El “Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial” hace parte de los Documentos Tipo y contiene el presupuesto oficial con base en el cual el proponente estructura su oferta económica. Este formulario lo prepara la entidad en la etapa de planeación para fijar el valor oficial estimado del proceso. CCE señala que, si la entidad incluye excepcionalmente ítems con valores “inmodificables” o “no modificables”, debe indicarlos de forma clara y expresa (por ejemplo, con la mención “valor inmodificable”, “no modificar” o “inmodificable”). La causal de rechazo “U” por modificar valores estimados como inmodificables aplica solo cuando la entidad haya establecido esos ítems bajo las consideraciones descritas.
Expediente: 4201912000004980 – Fecha: 14-08-2019 – Número Interno: N/A – Demandado: – Actor: – Radicado de entrada: 4201912000004980 – Radicado de salida: 2201913000005880 – Restrictor: – Descriptor: – Mes: Agosto – Año: 2019
Texto del concepto
DOCUMENTOS TIPO – Formulario 1 – Causal de rechazo «U»
El “Formulario 1– Formulario de Presupuesto Oficial” hace parte de los Documentos Tipo y es donde la Entidad elabora y presenta el Presupuesto Oficial del proceso y sobre el cual el proponente estructura su oferta económica. Este formulario es preparado por parte de la entidad estatal en la etapa de planeación y le permite definir el valor oficial estimado del proceso de contratación.
Las entidades estatales al elaborar el “Formulario 1– Formulario de Presupuesto Oficial” y cuando excepcionalmente requieran incluir ítems con valores no modificables, tienen la obligación de establecer de manera clara y expresa cuáles son los valores que no deben modificar los proponentes, para lo cual deben colocar alguna mención o señal que permita diferenciarlos de los demás ítems que son objeto de ofrecimiento. Por lo tanto, se recomienda poner frente a estos ítems alguna de las siguientes frases: “valor inmodificable”, “no modificar”, “inmodificable”. Así, las entidades no pueden rechazar ofertas cuando no haya quedado claro cuales valores no se pueden modificar. Adicionalmente, cuando las entidades fijan ítems con valores inmodificables es porque considera que deben estar presentes durante la ejecución del contrato para atender eventualidades o porque se trata de ítems que por su naturaleza tienen una dinámica de ejecución diferente a los otros, tal como es el caso de las provisiones para ajustes, que se incluyen en el presupuesto y se ejecutan en la medida que se requieran hasta que se agote el valor previsto por la entidad. En consecuencia, la causal de rechazo “U. Que se hayan modificado los valores estimados en los presupuestos oficiales, como no modificables o inmodificables”, únicamente aplica para aquellos procesos de contratación en los cuales la entidad estatal ha establecido ítems cuyos valores son inmodificables acorde con las consideraciones anteriores.
Bogotá D.C., 14/08/2019 Hora 15:33:21s
N° Radicado: 2201913000005888
Señor (a) Ciudadano (a) Ciudad
Radicación: Respuesta a consulta # 4201912000004987
Temas: Documentos Tipo, otros.
Tipo de asunto consultado: Valores modificables o inmodificables en el Formulario 1 –
Presupuesto Oficial de los Documentos Tipo.
Estimado ciudadano (a),
La Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente responde su consulta del 25 de julio de 2019, en ejercicio de la competencia otorgada por el numeral 5 del artículo 3 y numeral 8 del artículo 11 del Decreto 4170 de 2011.
- Problema Planteado
El peticionario solicita aclarar: ¿cuáles son los valores inmodificables o no modificables en el formulario 1- oferta económica de los documentos tipo? ¿Quién determina los valores inmodificables o no modificables?
Lo anterior, teniendo en cuenta la causal de rechazo prevista en el literal U del numeral 1.15 del documento base que dispone: “U. Que se hayan modificado los valores estimados en los presupuestos oficiales, como no modificables o inmodificables”.
- Consideraciones:
Los Documentos Tipo adoptados mediante el Decreto 342 de 2019 e implementados y desarrollados a través de la Resolución 1798 de 2019 expedida por Colombia Compra Eficiente establecen las condiciones habilitantes, los factores técnicos y económicos de escogencia y los sistemas de ponderación de carácter obligatorio para las entidades estatales sometidas al Estatuto General de la Contratación Pública que adelanten procesos de selección de licitación de obra pública de infraestructura de transporte.
El “Formulario 1– Formulario de Presupuesto Oficial” hace parte de los Documentos Tipo y es donde la Entidad elabora y presenta el Presupuesto Oficial del proceso y sobre el cual el proponente estructura su oferta económica. Este formulario es preparado por parte de la entidad estatal en la etapa de planeación y le permite definir el valor oficial estimado del proceso de contratación. Por lo tanto, las entidades estatales, para su elaboración, deben tener en cuenta diferentes variables[1]. Así, por ejemplo, deben considerar el objeto, alcance, obras a ejecutar, actividades, cantidades, particularidades de la zona de ejecución del proyecto, la disponibilidad y distancia de fuentes de materiales, entre otros, que deben ser identificados durante la etapa de planeación del proceso de contratación.
Algunas entidades estatales al estructurar el “Formulario 1– Formulario de Presupuesto Oficial” incorporan ítems cuyos valores no deben ser modificados por parte de los proponentes al presentar sus ofertas económicas. Esta práctica no es generalizada ni obligatoria para todas las entidades, por cuanto la inclusión de estos ítems debe estar justificado en situaciones y eventos particulares de determinados procesos de contratación.
Cuando las entidades en la estructuración del “Formulario 1– Formulario de Presupuesto Oficial” han considerado, producto de su deber de análisis, incorporar ítems con valores no modificables, los proponentes los deben incluir dentro de la oferta económica sin modificar el valor que la entidad ha definido. Es decir, este tipo de valores no son objeto de negociación y tienen que estar presentes en las propuestas de los oferentes, so pena de incurrir en la causal de rechazo que señala: “U. Que se hayan modificado los valores estimados en los presupuestos oficiales, como no modificables o inmodificables”
Las entidades estatales al elaborar el “Formulario 1– Formulario de Presupuesto Oficial” y cuando excepcionalmente requieran incluir ítems con valores no modificables, tienen la obligación de establecer de manera clara y expresa cuáles son los valores que no deben modificar los proponentes, para lo cual deben colocar alguna mención o señal que permita diferenciarlos de los demás ítems que son objeto de ofrecimiento. Por lo tanto, se recomienda poner frente a estos ítems alguna de las siguientes frases: “valor inmodificable”, “no modificar”, “inmodificable”. Así, las entidades no pueden rechazar ofertas cuando no haya quedado claro cuales valores no se pueden modificar.
Adicionalmente, cuando las entidades fijan ítems con valores inmodificables es porque considera que deben estar presentes durante la ejecución del contrato para atender eventualidades o porque se trata de ítems que por su naturaleza tienen una dinámica de ejecución diferente a los otros, tal como es el caso de las provisiones para ajustes, que se incluyen en el presupuesto y se ejecutan en la medida que se requieran hasta que se agote el valor previsto por la entidad.
A continuación, se presentan a manera de ejemplo algunos ítems definidos por el Instituto Nacional de Vías – INVIAS con valores no modificables para el proceso de licitación No LP-DO-003-2018[2]:
PROVISION PARA AJUSTES, OBRAS COMPLEMENTARIAS Y/O ADICIONALES | NO MODIFICAR | $ 15.116.784.782,00 |
PROVISION PARA JORNADAS DE TRABAJO 24 HORAS DIARIAS 7 DIAS DE LA SEMANA | NO MODIFICAR | $ 300.000.000,00 |
Los ítems incluidos para el proceso en mención del INVIAS se ejecutarán en la medida que sean requeridos durante la ejecución del contrato, sin embargo, la entidad consideró incluirlos en el presupuesto para atender las eventualidades propias de la ejecución del contrato. De igual manera, se aclara que cada proceso es independiente y la entidad es la responsable de definir en cada caso si se requieren ítems con valores no modificables.
Finalmente, se reitera la excepcionalidad en la inclusión de los ítems con valores no modificables, por cuanto debe primar la posibilidad de que los proponentes realicen sus ofrecimientos por cada uno de los ítems requeridos en la entidad en el “Formulario 1– Formulario de Presupuesto Oficial”, con el fin que en desarrollo de la libre competencia de los proponentes se obtengan ofertas favorables para las entidades estatales.
En consecuencia, la causal de rechazo “U. Que se hayan modificado los valores estimados en los presupuestos oficiales, como no modificables o inmodificables”, únicamente aplica para aquellos procesos de contratación en los cuales la entidad estatal ha establecido ítems cuyos valores son inmodificables acorde con las consideraciones anteriores.
- Respuesta:
Los ítems con valores inmodificables son los que excepcionalmente identifique la entidad estatal en el “Formulario 1– Formulario de Presupuesto Oficial”, acorde con las anteriores consideraciones.
Este concepto tiene el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Atentamente,
Proyectó: Fredy Alexander Rodríguez Ardila