El concepto explica que, según el documento base (numeral 2.2 “Apoderado”), los proponentes pueden presentar la oferta directamente o por intermedio de un apoderado mediante un poder. El apoderado debe estar facultado para representar al proponente y, entre otras, presentar la oferta, responder requerimientos, recibir notificaciones y suscribir el contrato en nombre del adjudicatario. Adicionalmente, aclara la diferencia entre “presentación” de la propuesta (acto jurídico mediante mandato) y “entrega física” (actividad de entrega de un documento). La entrega física debe allegarse en la fecha, hora y lugar del “Anexo 2 – Cronograma”; si se incumple, la propuesta se tendrá por no presentada. El texto señala que no existe regla de obligatoriedad de que la entrega la haga el proponente o su apoderado, por lo que la entidad no debería rechazar por ese motivo. También indica que la entidad no puede crear causales de rechazo distintas a las establecidas en documentos tipo.
Expediente: 4201912000005010 – Fecha: 14-08-2019 – Número Interno: N/A – Demandado: – Actor: – Radicado de entrada: 4201912000005010 – Radicado de salida: 2201913000005880 – Restrictor: – Descriptor: – Mes: Agosto – Año: 2019
Texto del concepto
DOCUMENTOS TIPO – Documento base – Presentación ofertas – Apoderado – Anexo poder – Facultades apoderado
El documento base de los Documentos Tipo señala, en el Capítulo II “ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA OFERTA”, numeral 2.2 “APODERADO”, que los proponentes podrán presentar sus ofertas directamente o por intermedio de apoderado, el cual debe anexar el respectivo poder. Las facultades del apoderado, según el documento base son: El apoderado podrá ser una persona natural o jurídica que en todo caso deberá tener domicilio permanente, para efectos de este proceso, en la República de Colombia, y deberá estar facultado para representar al Proponente y/o a todos los integrantes del Proponente Plural, a efectos de adelantar en su nombre de manera específica las siguientes actividades: (i) presentar oferta para el Proceso de Contratación que trata este Pliego; (ii) dar respuesta a los requerimientos y aclaraciones que solicite la Entidad en el curso del presente proceso; (iii) recibir las notificaciones a que haya lugar dentro del proceso (iv) suscribir el contrato en nombre y representación del adjudicatario así como el acta de terminación y liquidación, si a ello hubiere lugar.
CONTRATO DE MANDATO – Régimen jurídico – Gestión de negocios – Cuenta y riesgo del mandante
De acuerdo con el artículo 2142 del Código Civil, el mandato es “un contrato en que una persona confía la gestión de uno o más negocios a otra, que se hace cargo de ellos por cuenta y riesgo de la primera”. Asimismo, el artículo 2177 ibidem, establece que “El mandatario puede, en el ejercicio de su cargo, contestar <sic> a su propio nombre o al del mandante; si contrata a su propio nombre no obliga respecto de terceros al mandante”.
DOCUMENTOS TIPO – Presentación ofertas – Apoderado – No implica entrega física – Mandato – Capacidad para obligarse
Así las cosas, cuando el numeral 2.2. del documento base de los pliegos tipo establece que el proponente podrá presentar su oferta a través de apoderado, hace referencia a la posibilidad de que, en virtud de un mandato, el apoderado presente la oferta en nombre del proponente. Por consiguiente, el numeral 2.2. del documento base no está haciendo referencia a la entrega física de la propuesta, sino a la capacidad de adquirir obligaciones a nombre del proponente.
DOCUMENTOS TIPO – Entrega propuesta – Cronograma proceso – No establece entrega directa – Propuesta no presentada – Entrega por tercero – No es obligatorio – Rechazo propuesta
En cuanto a la entrega física de la propuesta, el documento base, en el numeral 2.4, establece que esta debe ser allegada en la fecha, hora y lugar indicado por la entidad en el cronograma del proceso. En este numeral no se establece que la oferta deba entregarse directamente por parte del proponente o su apoderado, a diferencia de lo establecido en el numeral 2.2 respecto de la presentación de la propuesta.
La regla del numeral anterior dispone que la propuesta debe ser entregada en la fecha, hora y lugar definido en el “Anexo 2 – Cronograma” del proceso de contratación y en caso de incumplimiento, como entregarse en otra dependencia o con posterioridad a la hora establecida, la propuesta se tendrá por no presentada. Por lo tanto, comoquiera que no existe regla que establezca la obligatoriedad de entregar la propuesta directamente o a través de apoderado, es posible entregarla por parte de un tercero, sin necesidad autorización o poder para tal fin. Lo anterior implica que la entidad estatal no debe rechazar o entender por no presentada la oferta que se entregue por persona diferente al proponente o su apoderado, por cuanto el pliego no regula este evento, ni su consecuencia.
DOCUMENTOS TIPO – Inalterabilidad
Adicionalmente, la entidad estatal no puede establecer causales de rechazo o reglas diferente a las establecidas en los documentos tipo, de acuerdo con lo señalado en el artículo 2.2.1.2.6.1.4. del Decreto 1082 de 2015 adicionado por el Decreto 342 de 2019.
PROPUESTA – Presentación propuesta – Acto jurídico – Entrega física – Diferencia – Entrega por tercero – Cronograma proceso
Es diferente la “presentación” de la propuesta a su “entrega física”, la primera es un acto jurídico en el que una persona – apoderado - formula y suscribe una oferta a nombre de otra – poderdante-, y la segunda, es una mera actividad de entrega de un documento en físico que no requiere de mandato para su realización. El documento base de los documentos tipo no exige que la propuesta sea entregada por el proponente o su apoderado, siendo posible que se entregue a través de terceros, siempre y cuando se realice en el lugar y fecha establecido en el “Anexo 2 – Cronograma” y antes de la fecha límite para la presentación de las propuestas, so pena de tenerse por no presentada, de acuerdo con la regla del inciso 2 del numeral 2.4.
Bogotá D.C., 14/08/2019 Hora 15:14:4s
N° Radicado: 2201913000005884
Señora
Laura Vanessa Vega
Cartagena – Bolívar
Radicación: Respuesta a consulta # 4201912000005013
Temas: Documentos Tipo, otros
Tipo de asunto consultado: Diferencia entre presentación y entrega de la
propuesta en documentos tipo
Estimado señora Vega,
La Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente responde su consulta del 26 de julio de 2019 en ejercicio de la competencia otorgada por el numeral 5 del artículo 3 y numeral 8 del artículo 11 del Decreto 4170 de 2011.
- Problema Planteado:
“De conformidad con lo señalado por los documentos tipo, para la radicación de la propuesta ¿es necesario que el proponente acuda directamente a la entidad o por medio de apoderado?, o si por el contrario esta puede, inclusive, ser enviada por servicio de correspondencia?”.
- Consideraciones:
El documento base de los Documentos Tipo señala, en el Capítulo II “ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA OFERTA”, numeral 2.2 “APODERADO”, que los proponentes podrán presentar sus ofertas directamente o por intermedio de apoderado, el cual debe anexar el respectivo poder. Las facultades del apoderado, según el documento base son:
El apoderado podrá ser una persona natural o jurídica que en todo caso deberá tener domicilio permanente, para efectos de este proceso, en la República de Colombia, y deberá estar facultado para representar al Proponente y/o a todos los integrantes del Proponente Plural, a efectos de adelantar en su nombre de manera específica las siguientes actividades: (i) presentar oferta para el Proceso de Contratación que trata este Pliego; (ii) dar respuesta a los requerimientos y aclaraciones que solicite la Entidad en el curso del presente proceso; (iii) recibir las notificaciones a que haya lugar dentro del proceso (iv) suscribir el contrato en nombre y representación del adjudicatario así como el acta de terminación y liquidación, si a ello hubiere lugar.
De acuerdo con el artículo 2142 del Código Civil, el mandato es “un contrato en que una persona confía la gestión de uno o más negocios a otra, que se hace cargo de ellos por cuenta y riesgo de la primera”. Asimismo, el artículo 2177 ibidem, establece que “El mandatario puede, en el ejercicio de su cargo, contestar <sic> a su propio nombre o al del mandante; si contrata a su propio nombre no obliga respecto de terceros al mandante”.
Así las cosas, cuando el numeral 2.2. del documento base de los pliegos tipo establece que el proponente podrá presentar su oferta a través de apoderado, hace referencia a la posibilidad de que, en virtud de un mandato, el apoderado presente la oferta en nombre del proponente. Por consiguiente, el numeral 2.2. del documento base no está haciendo referencia a la entrega física de la propuesta, sino a la capacidad de adquirir obligaciones a nombre del proponente.
En cuanto a la entrega física de la propuesta, el documento base, en el numeral 2.4, establece que esta debe ser allegada en la fecha, hora y lugar indicado por la entidad en el cronograma del proceso. En este numeral no se establece que la oferta deba entregarse directamente por parte del proponente o su apoderado, a diferencia de lo establecido en el numeral 2.2 respecto de la presentación de la propuesta. Al respecto establecen los incisos primero y segundo del numeral 2.4 del documento base:
2.4. CIERRE DEL PROCESO Y APERTURA DE OFERTAS
Se entenderán recibidas por la Entidad las ofertas que a la fecha y hora indicada en el cronograma del Proceso de Contratación se encuentren en el lugar destinado para la recepción de estas.
Se darán por no presentadas todas las propuestas que no hayan sido entregadas en el plazo y lugar previstos para ello en el presente pliego de condiciones. No serán tenidas como recibidas las ofertas que hayan sido radicadas o entregadas en otras dependencias de la Entidad.
La regla del numeral anterior dispone que la propuesta debe ser entregada en la fecha, hora y lugar definido en el “Anexo 2 – Cronograma” del proceso de contratación y en caso de incumplimiento, como entregarse en otra dependencia o con posterioridad a la hora establecida, la propuesta se tendrá por no presentada.
Por lo tanto, comoquiera que no existe regla que establezca la obligatoriedad de entregar la propuesta directamente o a través de apoderado, es posible entregarla por parte de un tercero, sin necesidad autorización o poder para tal fin.
Lo anterior implica que la entidad estatal no debe rechazar o entender por no presentada la oferta que se entregue por persona diferente al proponente o su apoderado, por cuanto el pliego no regula este evento, ni su consecuencia. Adicionalmente, la entidad estatal no puede establecer causales de rechazo o reglas diferente a las establecidas en los documentos tipo, de acuerdo con lo señalado en el artículo 2.2.1.2.6.1.4. del Decreto 1082 de 2015 adicionado por el Decreto 342 de 2019[1].
- Respuesta:
Es diferente la “presentación” de la propuesta a su “entrega física”, la primera es un acto jurídico en el que una persona – apoderado - formula y suscribe una oferta a nombre de otra – poderdante-, y la segunda, es una mera actividad de entrega de un documento en físico que no requiere de mandato para su realización.
El documento base de los documentos tipo no exige que la propuesta sea entregada por el proponente o su apoderado, siendo posible que se entregue a través de terceros, siempre y cuando se realice en el lugar y fecha establecido en el “Anexo 2 – Cronograma” y antes de la fecha límite para la presentación de las propuestas, so pena de tenerse por no presentada, de acuerdo con la regla del inciso 2 del numeral 2.4
Este concepto tiene el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Atentamente,
Proyectó: Fredy Alexander Rodríguez Ardila
Decreto 1082 de 2015, artículo 2.2.1.2.6.1.4. Inalterabilidad de los Documentos Tipo. Las entidades estatales contratantes no podrán incluir o modificar dentro de los Documentos del Proceso las condiciones habilitantes, los factores técnicos y económicos de escogencia y los sistemas de ponderación distintos a los señalados en los Documentos Tipo. ↑