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Texto del concepto

PLAN ANUAL DE ACCIÓN – Plan Anual de Compras – Equivalencia – Plan Anual de Adquisiciones

De conformidad con la Ley 1474 de 2011, todas las entidades del Estado, indistintamente de su naturaleza jurídica y su régimen de contratación deben contar con un Plan de Acción, el cual debe contener el plan general de compras.

[L]as entidades públicas de régimen especial deben elaborar el respectivo plan general de compras, el cual de acuerdo con la definición del artículo 2.2.1.1.1.3.1 del Decreto 1082 de 2015, es equivalente al Plan Anual de Adquisiciones. En este sentido, se observa que el Título 1 de la Parte 2 del Decreto 1082 de 2015, además de reglamentar los procedimientos para la realización de los Procesos de Contratación de las Entidades Estatales cubiertos por el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, contiene algunas normas que son de aplicación transversal a las entidades públicas de régimen especial.

PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES – Definición – Guía para elaboración – Objeto

Así las cosas, de acuerdo con la definición que establece el artículo 2.2.1.1.1.3.1. del Decreto 1082 de 2015, el Plan Anual de Adquisiciones es un documento que sirve como instrumento de planeación contractual para poner en conocimiento de los partícipes del sistema de compra pública los bienes, obras y servicios que las entidades pretenden adquirir durante el año, el cual debe ser diligenciado, publicado y actualizado. El Decreto 1082 de 2015, en el artículo 2.2.1.1.1.4.1., obliga a las entidades estatales a elaborar un Plan Anual de Adquisiciones, el cual debe contener la información relativa la adquisición de bienes, obras o servicios, como la necesidad, la identificación según el Clasificador de Bienes y Servicios, el valor estimado, el tipo de recursos, la modalidad de selección o régimen especial y la fecha aproximada en la que entidad estatal iniciará el proceso de contratación.

Por su parte, la Guía para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones, expedida por la Agencia Nacional de Contratación Pública, definió como principal objetivo del Plan Anual de Adquisiciones aumentar la probabilidad que tienen las entidades estatales “de lograr mejores condiciones de competencia a través de la participación de un mayor número de operadores económicos interesados en los procesos de selección que se van a adelantar durante el año fiscal, y que el Estado cuente con información suficiente para realizar compras coordinadas”. De esta manera, el Plan Anual de Adquisiciones se constituye como un instrumento que comunica información útil y temprana a los proveedores potenciales de las entidades, para que estos participen de las adquisiciones que hace el Estado.

PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES – Recursos de terceros ─ Tipo de recursos

Frente al deber que tienen las universidades estatales u oficiales de incluir en el Plan Anual de Adquisiciones las necesidades que se adquieran con recursos de terceros, se precisa que por disposición legal del artículo 74 de la Ley 1474 de 2011 y el Decreto reglamentario 1082 de 2015, todas las entidades públicas deben elaborar el Plan Anual de Adquisiciones o Plan general de compras e indicar el tipo de recursos con cargo a los cuales la entidad pagará el bien, obra o servicio. Nótese como el artículo 2.2.1.1.1.4.1. del Decreto en mención, cuando se refiere al tipo de recursos no hace referencia a la fuente u origen de los mismos, razón por la cual una vez identificada la necesidad, la entidad debe indicar el tipo de recursos con cargo a los cuales pretende pagar el bien, obra o servicio, sin importar la fuente de financiación. Lo anterior quiere decir que respecto a los bienes, obras y servicios que pretendan adquirir las entidades públicas con recursos de terceros deben ser incluidos en el Plan Anual de Adquisiciones, toda vez que sobre el presupuesto es que la entidad realizará las adquisiciones en una vigencia fiscal determinada.

Bogotá D.C., 19/09/2019 Hora 19:41:44s

Señora

Fusagasugá - Cundinamarca

Estimada señora García,

La Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente-, responde su consulta del 6 de agosto de 2019 en ejercicio de la competencia otorgada por el numeral 8 del artículo 11 y el numeral 5 del artículo 3 del Decreto Ley 4170 de 2011.

La Universidad de Cundinamarca solicita asesoría “frente a si se debe incluir en el Plan Anual de Adquisiciones las necesidades que se adquieran con recursos de terceros”

La Constitución Política establece una garantía de autonomía para que las universidades públicas establezcan sus directivas y sus estatutos de acuerdo con la ley, así como un régimen especial que corresponde dictar al Congreso de la República^[1].

En desarrollo de lo anterior se expidió la Ley 30 de 1992, a través de la cual se regularon aspectos como la naturaleza jurídica de las universidades estatales y oficiales^[2], la forma de organizarse y el régimen de contratación aplicable^[3].

Posteriormente, la Ley 489 de 1998, al desarrollar la estructura y organización de la Administración pública, dispuso que los entes universitarios hacen parte integral de la Administración pública^[4], catalogándolos como entidades públicas de carácter autónomo a las que aplica un régimen especial^[5]. Al respecto, la Corte Constitucional señaló^[6]:

El régimen especial de las universidades públicas y oficiales se justifica en el hecho de que estas instituciones manejan recursos públicos y a que a través suyo se promueve directamente el servicio público de la educación, por lo cual es fundamental establecer canales de articulación con el Estado y la sociedad en aras de que esta misión se cumpla adecuadamente. Además, como entes públicos, a las universidades se les exige el cumplimiento de la obligación de colaboración armónica consagrado en el artículo 113 de la C.P. para el cumplimiento de las funciones del Estado.

Por otra parte, debido a que se consulta si la Universidad de Cundinamarca, entidad pública, debe incluir en el Plan Anual de Adquisiciones las necesidades que se adquieran con recursos de terceros se explicará, a continuación, lo relativo al Plan Anual de Adquisiciones.

De conformidad con la Ley 1474 de 2011, todas las entidades del Estado, indistintamente de su naturaleza jurídica y su régimen de contratación deben contar con un Plan de Acción, el cual debe contener el plan general de compras. El artículo 74 dispone:

Artículo 74. Plan de acción de las entidades públicas. A partir de la vigencia de la presente ley, todas las entidades del Estado a más tardar el 31 de enero de cada año, deberán publicar en su respectiva página web el Plan de Acción para el año siguiente, en el cual se especificarán los objetivos, las estrategias, los proyectos, las metas, los responsables, los planes generales de compras y la distribución presupuestal de sus proyectos de inversión junto a los indicadores de gestión.

A partir del año siguiente, el Plan de Acción deberá estar acompañado del informe de gestión del año inmediatamente anterior.

Igualmente publicarán por dicho medio su presupuesto debidamente desagregado, así como las modificaciones a este o a su desagregación.

Con base en la norma anterior, las entidades públicas de régimen especial deben elaborar el respectivo plan general de compras, el cual de acuerdo con la definición del artículo 2.2.1.1.1.3.1 del Decreto 1082 de 2015^[7], es equivalente al Plan Anual de Adquisiciones. En este sentido, se observa que el Título 1 de la Parte 2 del Decreto 1082 de 2015, además de reglamentar los procedimientos para la realización de los Procesos de Contratación de las Entidades Estatales cubiertos por el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, contiene algunas normas que son de aplicación transversal a las entidades públicas de régimen especial.

Así las cosas, de acuerdo con la definición que establece el artículo 2.2.1.1.1.3.1. del Decreto 1082 de 2015, el Plan Anual de Adquisiciones es un documento que sirve como instrumento de planeación contractual para poner en conocimiento de los partícipes del sistema de compra pública los bienes, obras y servicios que las entidades pretenden adquirir durante el año, el cual debe ser diligenciado, publicado y actualizado.

El Decreto 1082 de 2015, en el artículo 2.2.1.1.1.4.1., obliga a las entidades estatales a elaborar un Plan Anual de Adquisiciones, el cual debe contener la información relativa la adquisición de bienes, obras o servicios, como la necesidad, la identificación según el Clasificador de Bienes y Servicios, el valor estimado, el tipo de recursos, la modalidad de selección o régimen especial y la fecha aproximada en la que entidad estatal iniciará el proceso de contratación.

Artículo 2.2.1.1.1.4.1. Plan Anual de Adquisiciones. Las Entidades Estatales deben elaborar un Plan Anual de Adquisiciones, el cual debe contener la lista de bienes, obras y servicios que pretenden adquirir durante el año. En el Plan Anual de Adquisiciones, la Entidad Estatal debe señalar la necesidad y cuando conoce el bien, obra o servicio que satisface esa necesidad debe identificarlo utilizando el Clasificador de Bienes y Servicios, e indicar el valor estimado del contrato, el tipo de recursos con cargo a los cuales la Entidad Estatal pagará el bien, obra o servicio, la modalidad de selección del contratista, y la fecha aproximada en la cual la Entidad Estatal iniciará el Proceso de Contratación. Colombia Compra Eficiente establecerá los lineamientos y el formato que debe ser utilizado para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones.

Nótese como el artículo en mención, cuando se refiere al tipo de recursos no hace referencia a la fuente u origen de los mismos, razón por la cual una vez identificada la necesidad, la entidad debe indicar el tipo de recursos con cargo a los cuales pretende pagar el bien, obra o servicio, sin importar la fuente de financiación. Así las cosas, se debe tener en cuenta que la finalidad de incluir dicha información es satisfacer las necesidades de la entidad mediante la adquisición de servicios, bienes y obras.

Por su parte, la Guía para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones, expedida por la Agencia Nacional de Contratación Pública, definió como principal objetivo del Plan Anual de Adquisiciones aumentar la probabilidad que tienen las entidades estatales “de lograr mejores condiciones de competencia a través de la participación de un mayor número de operadores económicos interesados en los procesos de selección que se van a adelantar durante el año fiscal, y que el Estado cuente con información suficiente para realizar compras coordinadas”. De esta manera, el Plan Anual de Adquisiciones se constituye como un instrumento que comunica información útil y temprana a los proveedores potenciales de las entidades, para que estos participen de las adquisiciones que hace el Estado.

En ese sentido, de acuerdo con el artículo 2.2.1.1.1.4.4 del Decreto 1082 de 2015, las entidades estatales deben actualizar su Plan Anual de Adquisiciones por los menos una vez al año (en julio de cada año)^[8] y podrán realizarse tantas actualizaciones como sean necesarias con el fin de modificar la información contenida en el Plan, para que la misma reporte información confiable y fidedigna a los posibles proveedores. Dicho artículo estableció que Colombia Compra Eficiente debe definir los lineamientos y el formato que en adelante debe ser utilizado por las Entidades Estatales para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones.

A su vez, la norma mencionada enlista las situaciones en donde se hace necesario hacer la actualización, entre las cuales se encuentran los ajustes en los cronogramas de adquisición, valores, modalidad de selección, origen de los recursos; la inclusión y exclusión de nuevas obras, bienes y/o servicios o modificación del presupuesto anual de adquisiciones. También precisa que la actualización debe ser publicada en la página web y en el SECOP^[9], de tal manera que solo sea visible el Plan Anual de Adquisiciones actualizado.

No obstante lo anterior, se debe tener en cuenta que el Plan Anual de Adquisiciones es un documento de la etapa de planeación que tiene carácter informativo, por lo cual los valores allí reflejados y las adquisiciones que en él se enumeran no obligan a las entidades estatales a su adquisición y posterior ejecución^[10].

Finalmente, la Circular Externa Única de Colombia Compra Eficiente establece, en el numeral 4, que el Plan Anual de Adquisiciones es el instrumento de planeación de la actividad de compras para: i) facilitar a las Entidades Estatales identificar, registrar, programar y divulgar sus necesidades de bienes, obras y servicios; y ii) diseñar estrategias de contratación basadas en agregación de la demanda que permitan incrementar la eficiencia del proceso de contratación. De esta manera, a través de la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones y la inclusión de la información a que se refiere el artículo 2.2.1.1.1.4.1 del Decreto 1082 de 2015, la entidad puede adquirir los bienes, obras y servicios de acuerdo a sus necesidades y tener una trazabilidad entre su planeación y la ejecución contractual.

Frente al deber que tienen las universidades estatales u oficiales de incluir en el Plan Anual de Adquisiciones las necesidades que se adquieran con recursos de terceros, se precisa que por disposición legal del artículo 74 de la Ley 1474 de 2011 y el Decreto reglamentario 1082 de 2015, todas las entidades públicas deben elaborar el Plan Anual de Adquisiciones o Plan general de compras e indicar el tipo de recursos con cargo a los cuales la entidad pagará el bien, obra o servicio. Nótese como el artículo 2.2.1.1.1.4.1. del Decreto en mención, cuando se refiere al tipo de recursos no hace referencia a la fuente u origen de los mismos, razón por la cual una vez identificada la necesidad, la entidad debe indicar el tipo de recursos con cargo a los cuales pretende pagar el bien, obra o servicio, sin importar la fuente de financiación. Lo anterior quiere decir que respecto a los bienes, obras y servicios que pretendan adquirir las entidades públicas con recursos de terceros deben ser incluidos en el Plan Anual de Adquisiciones, toda vez que sobre el presupuesto es que la entidad realizará las adquisiciones en una vigencia fiscal determinada.

Este concepto tiene el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Atentamente,

Proyectó: Laura Cuenca Suárez

1. “Artículo 69. Se garantiza la autonomía universitaria. Las universidades podrán darse sus directivas y regirse por sus propios estatutos, de acuerdo con la ley. La ley establecerá un régimen especial para las universidades del Estado”. ↑

2. “Artículo 57. Las universidades estatales u oficiales deben organizarse como entes universitarios autónomos, con régimen especial y vinculados al Ministerio de Educación Nacional en lo que se refiere a las políticas y la planeación del “Los entes universitarios autónomos tendrán las siguientes características: Personería jurídica, autonomía académica, administrativa y financiera, patrimonio independiente y podrán elaborar y manejar su presupuesto de acuerdo con las funciones que le corresponden”.

   “El carácter especial del régimen de las universidades estatales u oficiales comprenderá la organización y elección de directivas, del personal docente y administrativo, el sistema de las universidades estatales u oficiales, el régimen financiero, el régimen de contratación y control fiscal y su propia seguridad social en salud, de acuerdo con la presente ley”. ↑

3. “Artículo 93. Salvo las excepciones consagradas en la presente ley, los contratos que para el cumplimiento de sus funciones celebren las universidades estatales u oficiales, se regirán por las normas del derecho privado y sus efectos estarán sujetos a las normas civiles y comerciales, según la naturaleza de los contratos”. ↑

4. “Artículo 39. Integración de la Administración Pública. La Administración Pública se integra por los organismos que conforman la Rama Ejecutiva del Poder Público y por todos los demás organismos y entidades de naturaleza pública que de manera permanente tienen a su cargo el ejercicio de las actividades y funciones administrativas o la prestación de servicios públicos del Estado Colombiano”: ↑

5. “Artículo 40. Entidades y organismos estatales sujetos a régimen especial. El Banco de la República, los entes universitarios autónomos, las corporaciones autónomas regionales, la Comisión Nacional de Televisión y los demás organismos y entidades con régimen especial otorgado por la Constitución Política se sujetan a las disposiciones que para ellos establezcan las respectivas leyes”. ↑

6. Corte Constitucional, sentencia C-121 de 2003, Magistrada Ponente: Dra. Clara Inés Vargas Hernández ↑

7. “Artículo 2.2.1.1.1.3.1. Definiciones. Los términos no definidos en el Título I de la Parte 2 del presente decreto y utilizados frecuentemente deben entenderse de acuerdo con su significado natural y obvio.

   (…)

   “Plan Anual de Adquisiciones: Plan general de compras al que se refiere el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011 y el plan de compras al que se refiere la Ley Anual de Presupuesto. Es un instrumento de planeación contractual que las Entidades Estatales deben diligenciar, publicar y actualizar en los términos del presente título”. ↑

8. Decreto 1082 de 2015: “Artículo 2.2.1.1.1.4.4. Actualización del Plan Anual de Adquisiciones. La Entidad Estatal debe actualizar el Plan Anual de Adquisiciones por lo menos una vez durante su vigencia, en la forma y la oportunidad que para el efecto disponga Colombia Compra Eficiente.

   “La Entidad Estatal debe actualizar el Plan Anual de Adquisiciones cuando: (i) haya ajustes en los cronogramas de adquisición, valores, modalidad de selección, origen de los recursos; (ii) para incluir nuevas obras, bienes y/o servicios; (iii) excluir obras, bienes y/o servicios; o (iv) modificar el presupuesto anual de adquisiciones”. ↑

9. Decreto 1082 de 2015: “Artículo 2.2.1.1.1.4.3. Publicación del Plan Anual de Adquisiciones. La Entidad Estatal debe publicar su Plan Anual de Adquisiciones y las actualizaciones del mismo en su página web y en el SECOP, en la forma que para el efecto disponga Colombia Compra Eficiente”. ↑

10. Decreto 1082 de 2015: “Artículo 2.2.1.1.1.4.2. No obligatoriedad de adquirir los bienes, obras y servicios contenidos en el Plan Anual de Adquisiciones. El Plan Anual de Adquisiciones no obliga a las Entidades Estatales a efectuar los procesos de adquisición que en él se enumeran”. ↑