DOCUMENTOS TIPO

Texto del concepto

DOCUMENTOS TIPO – Propuesta económica – Ponderación – Métodos

El Documento Base o Pliego Tipo, en el numeral 4.1.4, “DETERMINACIÓN DEL MÉTODO PARA PONDERACIÓN DE LA PROPUESTA ECONÓMICA”, señala las alternativas para escoger el método de ponderación de la propuesta económica. Estas son las siguientes: i) mediana con valor absoluto, ii) media geométrica con presupuesto oficial, iii) medía aritmética alta, iv) media aritmética baja y, v) menor valor. La entidad estatal escogerá uno u otro método de ponderación, de acuerdo con la Tasa de Cambio Representativa (TRM) del día de la “Audiencia efectiva de Adjudicación”, definida en el cronograma al momento del cierre del proceso de selección. En este sentido, a pesar de que se expidan adendas modificando la fecha en que se realizará la audiencia efectiva de adjudicación, se tendrá en cuenta la fecha definida en el cronograma al momento del cierre del proceso, como lo indica el documento base o pliego tipo en el numeral 4.1.4.

DOCUMENTOS TIPO – Ponderación – Pasos

Para conocer la TRM aplicable se recomienda seguir el siguiente procedimiento:

-Identificar el cronograma que está o estaba vigente al cierre de presentación de ofertas.

-Dentro de ese cronograma observar cual es la fecha definida para la adjudicación.

-Buscar en el siguiente enlace: https://www.superfinanciera.gov.co/publicacion/60819 la TRM del día de la audiencia de adjudicación vigente a la fecha presentación de ofertas. Esto aplica aún si fue modificado el cronograma del Proceso de Contratación con posterioridad a la fecha del cierre.

Seleccionar los centavos (dos cifras después de la coma) de dicha TRM y contrastarlos con los rangos del siguiente cuadro.

DOCUMENTOS TIPO – Licitación pública – Procesos por lotes o grupos – Acreditación de experiencia

Cuando las entidades estatales adelanten procesos de contratación de licitación de obra pública de infraestructura de transportes por lotes o grupos, de acuerdo con la orientación o recomendación dada en la “Guía para la comprensión e implementación de los Documentos Tipo de licitación de obra de infraestructura de transporte”, “deberán aplicar los Documentos Tipo para cada uno de los lotes que corresponda, para lo cual, deberá adaptar el contenido de estos, teniendo en cuenta que la experiencia debe analizarse de manera independiente para cada uno de los lotes”. En este sentido, la entidad estatal, al establecer la experiencia general y específica de cada lote, debe tener en cuenta el presupuesto oficial, el objeto y el alcance de las actividades a ejecutar del lote. Así, es posible que acorde con la aplicación de la “Matriz 1- Experiencia”, se solicite experiencia diferente para cada lote, caso en el cual los proponentes deberán determinar si los contratos que se pretenden aportar cumplen con las condiciones particulares.

Bogotá D.C., 13/09/2019 Hora 0:13:11s

Señor

Ciudad

Estimado señor Turriago:

La Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente- responde su consulta del 12 de agosto de 2019, en ejercicio de la competencia otorgada por el numeral 8 del artículo 11 y el numeral 5 del artículo 3 del Decreto Ley 4170 de 2011.

El peticionario solicita aclarar cuál es el día que se debe tener en cuenta para aplicar la TRM y así determinar el método de ponderación, si es “el día de la realización de la audiencia de adjudicación aún si esta fue aplazada por adenda después del cierre, o si es la fecha de la audiencia de adjudicación establecida el día del cierre, sin tener si esta es aplazada por adenda”.

Los Documentos Base o Pliegos Tipo implementados y desarrollados a través de la Resolución No. 1798 del 01 de abril de 2019 expedida por la Agencia Nacional de Contratación Pública, aplican para los procesos de licitación de obra pública de infraestructura de transporte.

El Documento Base o Pliego Tipo, en el numeral 4.1.4, “DETERMINACIÓN DEL MÉTODO PARA PONDERACIÓN DE LA PROPUESTA ECONÓMICA”^[1], señala las alternativas para escoger el método de ponderación de la propuesta económica. Estas son las siguientes: i) mediana con valor absoluto, ii) media geométrica con presupuesto oficial, iii) medía aritmética alta, iv) media aritmética baja y, v) menor valor.

La entidad estatal escogerá uno u otro método de ponderación, de acuerdo con la Tasa de Cambio Representativa (TRM) del día de la “Audiencia efectiva de Adjudicación”, definida en el cronograma al momento del cierre del proceso de selección. En este sentido, a pesar de que se expidan adendas modificando la fecha en que se realizará la audiencia efectiva de adjudicación, se tendrá en cuenta la fecha definida en el cronograma al momento del cierre del proceso, como lo indica el documento base o pliego tipo en el numeral 4.1.4.

Por su parte, la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente- expidió la “Guía para la comprensión e implementación de los Documentos Tipo de licitación de obra de infraestructura de transporte”, a través de la cual se hacen aclaraciones sobre el contenido del Pliego Tipo. Esta guía definió pasos para determinar cómo las entidades estatales escogen el método de ponderación de la propuesta económica, en los siguientes términos:

La página de la Superintendencia Financiera de Colombia es clara al indicar la TRM que aplica en una fecha específica. Para evitar confusiones en relación con la hora de publicación, se recomienda sólo acudir a esta página web para hacer la consulta.

Para conocer la TRM aplicable se recomienda seguir el siguiente procedimiento:

-Identificar el cronograma que está o estaba vigente al cierre de presentación de ofertas.

-Dentro de ese cronograma observar cual es la fecha definida para la adjudicación.

- Buscar en el siguiente enlace: https://www.superfinanciera.gov.co/publicacion/60819 la TRM del día de la audiencia de adjudicación vigente a la fecha presentación de ofertas. Esto aplica aún si fue modificado el cronograma del Proceso de Contratación con posterioridad a la fecha del cierre.

Seleccionar los centavos (dos cifras después de la coma) de dicha TRM y contrastarlos con los rangos del siguiente cuadro^[2].

Por lo tanto, se sugiere a las entidades estatales tener en cuenta los pasos indicados en la Guía, para determinar el método de ponderación de la propuesta económica, teniendo en cuenta el día de la audiencia efectiva de adjudicación definido en el cronograma del proceso al momento del cierre del proceso.

Para determinar el método de ponderación de la propuesta económica, la entidad deberá tener en cuenta la TRM del día de la “audiencia efectiva de adjudicación” entendida como la definida en el cronograma vigente al cierre del proceso, y no la fecha modificada a través de adenda.

El peticionario pregunta frente a los procesos de contratación para licitación de obra pública de infraestructura de transporte que se adelantan por lotes lo siguiente: “¿La experiencia para cada grupo debe ser independiente? es decir, si como proponente quiero ofertar por todos y cada uno de los grupos, debo aportar contratos diferentes para cada grupo o ¿es válido presentar los mismos contratos para cada grupo?”.

Las normas que rigen el Sistema de Compra Pública no prohíben a las entidades estatales que por medio de un proceso de contratación se seleccionen varios proveedores a través de la adjudicación por lotes o grupos. En este sentido, le corresponde a la entidad determinar, según sus necesidades, si adelantar un proceso de contratación por lotes genera mayor valor desde el punto de vista de la eficacia, eficiencia, economía, y de esta manera garantiza el cumplimiento de los objetivos misionales y los fines del Estado^[3].

Así las cosas, aun cuando por un mismo proceso de selección se van a celebrar varios contratos, por medio de la modalidad de grupos o lotes, cada lote o grupo deberá tener definida la experiencia exigible como requisito habilitante según el valor de dicho lote o grupo, que en todo caso debe analizarse de manera independiente para cada uno. De tal forma, teniendo en cuenta que la experiencia no se agota con la presentación de los contratos en varios procesos de contratación, la entidad estatal, al configurar las reglas para la evaluación de este requisito en los procesos que se adelanten por lotes, debe permitir que el proponente opte por acreditar su experiencia para los diferentes lotes con los mismos contratos, siempre que estos cumplan con las condiciones propias de cada uno de los lotes.

La experiencia requerida en un Proceso de Contratación debe ser adecuada y proporcional a la naturaleza del contrato y su valor^[4]. La experiencia es adecuada cuando es afín al tipo de actividades previstas en el objeto del contrato a celebrar. Por ejemplo, si el Proceso de Contratación es para un servicio de aseo general, el proponente debe tener experiencia en el servicio de aseo, sin que sea relevante el lugar en el cual ha prestado el servicio o quién ha sido el contratante.

La experiencia es proporcional cuando tiene relación con el alcance, la cuantía y complejidad del contrato a celebrar. Por ejemplo, en un Proceso de Contratación de obra pública con un presupuesto oficial de 100 SMMLV, la experiencia exigida es proporcional si la Entidad Estatal exige que los proponentes hayan participado en Procesos de Contratación de 50 SMMLV del mismo tipo de obra^[5].

Ahora, tratándose de la acreditación de la experiencia conforme a los Documentos Tipo para licitación de obra pública de infraestructura de transporte, se debe tener en cuenta lo indicado en la “Matriz 1 – Experiencia”. Dicho documento contiene las actividades requeridas para la acreditación de experiencia en relación con el objeto a contratar. Así mismo, señala la experiencia general y específica que debe acreditar el proponente, dependiendo de las actividades y cuantía del proceso de contratación.

Cuando las entidades estatales adelanten procesos de contratación de licitación de obra pública de infraestructura de transportes por lotes o grupos, de acuerdo con la orientación o recomendación dada en la “Guía para la comprensión e implementación de los Documentos Tipo de licitación de obra de infraestructura de transporte”, “deberán aplicar los Documentos Tipo para cada uno de los lotes que corresponda, para lo cual, deberá adaptar el contenido de estos, teniendo en cuenta que la experiencia debe analizarse de manera independiente para cada uno de los lotes”.

En este sentido, la entidad estatal, al establecer la experiencia general y específica de cada lote, debe tener en cuenta el presupuesto oficial, el objeto y el alcance de las actividades a ejecutar del lote. Así, es posible que acorde con la aplicación de la “Matriz 1- Experiencia”, se solicite experiencia diferente para cada lote, caso en el cual los proponentes deberán determinar si los contratos que se pretenden aportar cumplen con las condiciones particulares.

Asimismo, para determinar el valor mínimo que debe acreditar el proponente con relación al presupuesto oficial de que trata el numeral 3.5.7. del Documento Base, la entidad estatal deberá tomar como referencia el presupuesto oficial de cada uno de los lotes de manera independiente.

Por lo tanto, teniendo en cuenta que la experiencia no se agota con la presentación de los contratos en varios procesos de contratación^[6], la entidad estatal, al configurar las reglas para la evaluación de este requisito en los procesos que se adelanten por lotes, debe permitir que el proponente opte por acreditar su experiencia para los diferentes lotes con los mismos contratos, siempre que cumplan las condiciones de cada lote. Adicionalmente, al realizarse el análisis de la experiencia de manera independiente para cada lote, el proponente puede aportar mínimo uno (1) y máximo seis (6) contratos para cada uno lote según la regla prevista en el numeral 3.5.7 de los Documentos Base o Pliegos Tipo^[7].

Para los procesos de licitación de obra pública de infraestructura de transporte estructurados por lotes o grupos, los proponentes podrán participar en cada uno de los lotes acreditando el valor mínimo con relación al presupuesto oficial de que trata el numeral

3.5.7. del Documento Base. En este sentido, para efectos de la experiencia, la entidad estatal deberá tomar como referencia el presupuesto oficial de cada uno de los lotes de manera independiente y no sobre la sumatoria del porcentaje del presupuesto oficial de la totalidad de los lotes o grupos a los cuales se presente un proponente.

Finalmente, teniendo en cuenta las diferentes interpretaciones que se han dado sobre la recomendación dada en la “Guía para la comprensión e implementación de los Documentos Tipo de licitación de obra de infraestructura de transporte”, la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente informa que se encuentra trabajando para definir y dejar una regla clara frente al tema de la estructuración de los procesos a través de lotes o grupos.

Este concepto tiene el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Atentamente,

Proyectó: María Catalina Salinas R

1. Documento Base o Pliego Tipo, numeral 4.1.4: “La Entidad seleccionará el método de ponderación de la propuesta económica de acuerdo con las siguientes alternativas:

   Concepto	Método
   1	Mediana con valor absoluto
   2	Media geométrica con Presupuesto Oficial
   3	Media aritmética alta
   4	Media aritmética baja
   5	Menor Valor

   Para determinar el método de ponderación, la Entidad tomará los centavos de la Tasa de Cambio Representativa del Mercado (TRM) (certificada por la Superintendencia Financiera de Colombia en su sitio web: https://www.superfinanciera.gov.co/publicacion/60819) que rija el día de la Audiencia efectiva de Adjudicación, definida en el cronograma vigente al momento del cierre del proceso de selección, aun cuando la fecha de la Audiencia efectiva de Adjudicación se modifique posteriormente en desarrollo del Proceso de Contratación”. ↑

2. Agencia Nacional de Contratación Pública, “Guía para la comprensión e implementación de los Documentos Tipo de licitación de obra de infraestructura de transporte. Disponible en el siguiente link: https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_documentos/guia_documentos_tipo_obra_public a_-_transporte_.pdf pág. 59. ↑

3. La Constitución Política, en el artículo 209, dispone que: “La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.

   Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley” ↑

4. La Ley 1150 de 2007, en el artículo 5, numeral 1, indica que: “La capacidad jurídica y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organización de los proponentes serán objeto de verificación de cumplimiento como requisitos habilitantes para la participación en el proceso de selección y no otorgarán puntaje, con excepción de lo previsto en el numeral 4 del presente artículo. La exigencia de tales condiciones debe ser adecuada y proporcional a la naturaleza del contrato a suscribir y a su valor. La verificación documental de las condiciones antes señaladas será efectuada por las Cámaras de Comercio de conformidad con lo establecido en el artículo 6 de la presente ley, de acuerdo con lo cual se expedirá la respectiva certificación”. ↑

5. Agencia Nacional de Contratación Pública- Colombia Compra Eficiente. “Manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en los Procesos de Contratación” Disponible en el siguiente link: https://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/20140901_manual_requisitos_habilitantes_4_ web.pdf ↑

6. Agencia Nacional de Contratación Pública- Colombia Compra Eficiente. “Manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en los Procesos de Contratación: “la experiencia es el conocimiento del proponente derivado de su participación previa en actividades iguales o similares a las previstas en el objeto del contrato, (…) no se agota con el paso del tiempo y por el contrario los proponentes adquieren mayor experiencia con el paso del tiempo en la medida en que continúen con sus actividades”. ↑

7. “La verificación del número de contratos para la acreditación de experiencia se realizará de la siguiente manera:

   Número de contratos con los cuales el proponente cumple la experiencia acreditada	Valor mínimo a certificar (como % del Presupuesto Oficial de obra expresado en SMMLV)
   De 1 hasta 2	75%
   De 3 hasta 4	120%
   De 5 hasta 6	150%

   “La verificación se hará con base en la sumatoria de los valores totales ejecutados (incluido IVA) en SMMLV de los contratos que cumplan con los requisitos establecidos en este Pliego de Condiciones (…)”. ↑