DOCUMENTOS TIPO, CAUSALES DE RECHAZO

Texto del concepto

DOCUMENTOS TIPO – Formulario de Presupuesto Oficial

El “Formulario 1– Formulario de Presupuesto Oficial” hace parte de los Documentos Tipo y es donde la Entidad elabora y presenta el Presupuesto Oficial del proceso y sobre el cual el proponente estructura su oferta económica. Este formulario es preparado por la entidad estatal en la etapa de planeación, y le permite definir el valor oficial estimado del proceso de contratación. Por lo tanto, las entidades estatales, para su elaboración, deben tener en cuenta diferentes variables1. Así, por ejemplo, deben considerar el objeto, alcance, obras a ejecutar, actividades, cantidades, particularidades de la zona de ejecución del proyecto, la disponibilidad y distancia de fuentes de materiales, entre otros, que deben ser identificados durante la etapa de planeación del proceso de contratación.

DOCUMENTOS TIPO – Formulario 1 – Estructuración – Valores inmodificables

Al estructurar el “Formulario 1– Formulario de Presupuesto Oficial”, incorporan ítems cuyos valores no deben ser modificados por parte de los proponentes al presentar sus ofertas económicas. Esta práctica no es generalizada ni obligatoria para todas las entidades, por cuanto la inclusión de estos ítems debe estar justificado en situaciones y eventos particulares de determinados procesos de contratación. Cuando las entidades en la estructuración del “Formulario 1– Formulario de Presupuesto Oficial” han considerado, producto de su deber de análisis, incorporar ítems con valores no modificables, los proponentes los deben incluir dentro de la oferta económica sin modificar el valor que la entidad ha definido.

DOCUMENTOS TIPO – Formulario 1 – Valores modificables – Excepcionalidad

Las entidades estatales, al elaborar el “Formulario 1– Formulario de Presupuesto Oficial”, y cuando excepcionalmente requieran incluir ítems con valores no modificables, tienen la obligación de indicar de manera clara y expresa cuáles son los valores que no deben modificar los proponentes, para lo cual deben hacer alguna mención o señal que permita diferenciarlos de los demás ítems que son objeto de ofrecimiento.

CAUSALES DE RECHAZO – Causal U – Procedencia

La causal de rechazo “U. Que se hayan modificado los valores estimados en los presupuestos oficiales, como no modificables o inmodificables”, únicamente aplica para aquellos procesos de contratación en los cuales la entidad estatal ha establecido ítems cuyos valores son inmodificables, acorde con las consideraciones anteriores.

Bogotá D.C., 17/09/2019 Hora 18:25:22s

Señor (a)

Chipatá, Santander

Estimado señor Villamizar,

La Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente responde su consulta del 21 de agosto de 2019, en ejercicio de la competencia otorgada por el numeral 5 del artículo 3 y numeral 8 del artículo 11 del Decreto 4170 de 2011.

“En un proceso contractual uno de los oferentes modificó el valor asignado por el municipio en el presupuesto de los planes de manejo ambiental y plan de tráfico. Dentro de las causales de rechazo de los pliegos tipo se encuentra la siguiente: ‘que se hayan modificado los valores estimados en los presupuestos oficiales, como no modificables o inmodificables’, El presupuesto oficial contemplo con valores fijos sin (sic) precios unitarios ¿esto es razón suficiente para rechazar la oferta presentada por uno de los oferentes?”.

Los Documentos Tipo adoptados mediante el Decreto 342 de 2019, e implementados y desarrollados a través de la Resolución 1798 de 2019, expedida por Colombia Compra Eficiente establecen las condiciones habilitantes, los factores técnicos y económicos de escogencia y los sistemas de ponderación de carácter obligatorio para las entidades estatales sometidas al Estatuto General de la Contratación Pública que adelanten procesos de selección de licitación de obra pública de infraestructura de transporte.

El “Formulario 1– Formulario de Presupuesto Oficial” hace parte de los Documentos Tipo y es donde la Entidad elabora y presenta el Presupuesto Oficial del proceso y sobre el cual el proponente estructura su oferta económica. Este formulario es preparado por la entidad estatal en la etapa de planeación, y le permite definir el valor oficial estimado del proceso de contratación. Por lo tanto, las entidades estatales, para su elaboración, deben tener en cuenta diferentes variables^[1]. Así, por ejemplo, deben considerar el objeto, alcance, obras a ejecutar, actividades, cantidades, particularidades de la zona de ejecución del proyecto, la disponibilidad y distancia de fuentes de materiales, entre otros, que deben ser identificados durante la etapa de planeación del proceso de contratación.

Algunas entidades estatales, al estructurar el “Formulario 1– Formulario de Presupuesto Oficial”, incorporan ítems cuyos valores no deben ser modificados por parte de los proponentes al presentar sus ofertas económicas. Esta práctica no es generalizada ni obligatoria para todas las entidades, por cuanto la inclusión de estos ítems debe estar justificado en situaciones y eventos particulares de determinados procesos de contratación.

Cuando las entidades en la estructuración del “Formulario 1– Formulario de Presupuesto Oficial” han considerado, producto de su deber de análisis, incorporar ítems con valores no modificables, los proponentes los deben incluir dentro de la oferta económica sin modificar el valor que la entidad ha definido. Es decir, este tipo de valores no son objeto de negociación y tienen que estar presentes en las propuestas de los oferentes, so pena de incurrir en la causal de rechazo que señala: “U. Que se hayan modificado los valores estimados en los presupuestos oficiales, como no modificables o inmodificables”

Las entidades estatales, al elaborar el “Formulario 1– Formulario de Presupuesto Oficial”, y cuando excepcionalmente requieran incluir ítems con valores no modificables, tienen la obligación de indicar de manera clara y expresa cuáles son los valores que no deben modificar los proponentes, para lo cual deben hacer alguna mención o señal que permita diferenciarlos de los demás ítems que son objeto de ofrecimiento. Por lo tanto, se recomienda poner frente a estos ítems alguna de las siguientes frases: “valor inmodificable”, “no modificar”, “inmodificable”. Así, las entidades no pueden rechazar ofertas cuando no haya quedado claro cuáles valores no se pueden modificar.

Adicionalmente, cuando las entidades incluyen ítems con valores inmodificables es porque considera que deben estar presentes durante la ejecución del contrato para atender eventualidades o porque se trata de ítems que por su naturaleza tienen una dinámica de ejecución diferente a los otros, como es el caso de las provisiones para ajustes, que se incluyen en el presupuesto y se ejecutan en la medida que se requieran hasta que se agote el valor previsto por la entidad.

A continuación, se presentan, a manera de ejemplo, algunos ítems definidos por el Instituto Nacional de Vías – INVIAS con valores no modificables para el proceso de licitación No LP-DO-003-2018^[2]:

Los ítems incluidos para el proceso en mención del INVIAS se ejecutarán en la medida que sean requeridos durante la ejecución del contrato, sin embargo, la entidad consideró incluirlos en el presupuesto para atender las eventualidades propias de la ejecución del contrato. De igual manera, se aclara que cada proceso es independiente y la entidad es la responsable de definir si se requieren ítems con valores no modificables.

Finalmente, se reitera la excepcionalidad en la inclusión de los ítems con valores no modificables, por cuanto debe primar la posibilidad de que los proponentes realicen sus ofrecimientos por cada uno de los ítems requeridos en la entidad, en el “Formulario 1– Formulario de Presupuesto Oficial”, con el fin de que en desarrollo de la libre competencia de los proponentes se obtengan ofertas favorables para las entidades estatales.

En consecuencia, la causal de rechazo “U. Que se hayan modificado los valores estimados en los presupuestos oficiales, como no modificables o inmodificables”, únicamente aplica para aquellos procesos de contratación en los cuales la entidad estatal ha establecido ítems cuyos valores son inmodificables, acorde con las consideraciones anteriores.

Los ítems con valores inmodificables son los que excepcionalmente identifique la entidad estatal en el “Formulario 1– Formulario de Presupuesto Oficial”, acorde con las anteriores consideraciones. En este sentido, si la entidad estatal no establece que un valor será inmodificable, no podrá rechazar una oferta que modificó valores que no estaban previstos como inmodificables el en “Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial”.

Este concepto tiene el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Atentamente,

Proyectó: Sergio Mateo Avila

1. Artículo 2.2.1.1.2.1.1. del Decreto 1082 de 2015. ↑

2. Este proceso tiene por objeto la “gestión social, predial, ambiental y construcción de la variante de San Gil en el departamento de Santander” ↑