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Texto del concepto

CONTRATO ESTATAL – Requisitos de ejecución

De acuerdo con el artículo 411 de la Ley 80 de 1993, los contratos sometidos al Estatuto General de Contratación Pública se perfeccionan cuando se logre acuerdo sobre el objeto y la contraprestación, y éste se eleve a escrito. Asimismo, el artículo en mención establece que para la ejecución del contrato se requerirá la aprobación de la garantía y de la existencia de las disponibilidades presupuestales correspondientes, salvo que se trate de la contratación con recursos de vigencias fiscales futuras de conformidad con lo previsto en la ley orgánica del presupuesto, condiciones que solo son posibles cumplir una vez se haya suscrito el contrato.

SECOP II – Registro del contrato – Fecha de inicio de ejecución – Campo obligatorio

El campo establecido para la fecha de inicio de ejecución en el SECOP II es obligatorio; sin embargo, es una fecha estimada de aceptación del contrato, pues dependiendo del cumplimiento de los requisitos de ejecución, la misma puede estar sujeta a cambios. Teniendo en cuenta que no es posible saber de antemano con exactitud la fecha de su inicio, la plataforma no bloquea a futuro dicho campo.

El SECOP II permite a las entidades modificar la fecha de inicio del contrato de acuerdo con lo previsto en la normativa del sistema de compra pública.

Bogotá D.C., 19/11/2019 Hora 17:3:55s

Señor

La Virginia

Estimada señora Hurtado,

La Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente- responde su consulta del 3 de octubre de 2019, en ejercicio de la competencia otorgada por el numeral 8 del artículo 11 y el numeral 5 del artículo 3 del Decreto Ley 4170 de 2011.

“¿Para registrar un contrato en secop es necesario contar con la fecha de inicio de ejecución? Para nuestra entidad es requisito de inicio de ejecución contar con las garantías las cuales llegan posteriormente a la fecha de suscripción del contrato. Teniendo en cuenta que solo tenemos 3 días para publicar, ¿es posible poner como fecha de inicio la fecha del contrato y una vez tengamos las garantías y se dé inicio de ejecución cambiar la fecha en el formulario del secop?”.

De acuerdo con el artículo 41^[1] de la Ley 80 de 1993, los contratos sometidos al Estatuto General de Contratación Pública se perfeccionan cuando se logre acuerdo sobre el objeto y la contraprestación, y éste se eleve a escrito^[2]. Asimismo, el artículo en mención establece que para la ejecución del contrato se requerirá la aprobación de la garantía y de la existencia de las disponibilidades presupuestales correspondientes, salvo que se trate de la contratación con recursos de vigencias fiscales futuras de conformidad con lo previsto en la ley orgánica del presupuesto, condiciones que solo son posibles cumplir una vez se haya suscrito el contrato.

De otra parte, cabe mencionar que la Agencia Nacional de Contratación Pública- Colombia Compra Eficiente tiene la función de desarrollar y administrar el Sistema Electrónico de Contratación Pública- SECOP^[3]. La segunda versión del SECOP, en adelante SECOP II, consiste en una plataforma transaccional de contratación en línea con cuentas para las entidades estatales y los proveedores. Cada cuenta tiene unos usuarios asociados. Desde sus cuentas las entidades crean, evalúan, adjudican Procesos de Contratación y celebran contratos electrónicos. Toda la etapa de gestión contractual está contenida en la plataforma, lo que significa que entidad y proveedor deben incluir en el SECOP II la información correspondiente (garantías, facturas, informes de supervisión, modificaciones, etc.)

Ahora, las entidades compradoras, los proveedores y los ciudadanos que son usuarios del Sistema Electrónico de Contratación Pública (SECOP II) están sujetos a los Términos y Condiciones de Uso en virtud de su aceptación al momento de realizar la creación y/o cuenta^[4].

De otra parte, la Agencia Nacional de Contratación Pública, en la Guía para hacer la gestión contractual en el SECOP II, establece que en la plataforma la gestión contractual va desde la creación del contrato hasta su terminación, o liquidación si aplica. Además, incluye el cargue y aprobación de las garantías, la información de supervisión contractual, el cargue y aprobación de las facturas del contrato y las modificaciones realizadas al mismo.

Es de precisar que en la plataforma el contrato esta dividido en nueve secciones: i) información general, ii) condiciones iii) bienes y servicios, iv) documentos del proveedor, v) Documentos del contrato, vi) Información presupuestal, vii) Ejecución del contrato, viii) Modificaciones del contrato, e ix) Incumplimientos. En este sentido, para dar respuesta a su pregunta se explicará las dos primeras secciones:

1. En la “Información general” se diligencian los datos básicos referidos a la información del contrato y la información de la entidad estatal y proveedor. En cuanto a la información del contrato se diligencia la fecha de generación del estado, es decir, la fecha en que se adjudica el proceso de contratación en el SECOP II; el número, objeto y tipo de contrato, así mismo si éste está asociado con otro contrato; las obligaciones, la fecha de inicio y fin del contrato.

El campo establecido para la fecha de inicio de ejecución en el SECOP II es obligatorio; sin embargo, es una fecha estimada de aceptación del contrato, pues dependiendo del cumplimiento de los requisitos de ejecución, la misma puede estar sujeta a cambios. Teniendo en cuenta que no es posible saber de antemano con exactitud la fecha de su inicio, la plataforma no bloquea a futuro dicho campo.

1. En “Condiciones”, la entidad debe indicar los requisitos de entrega de los bienes y servicios contratados y las garantías solicitadas con el contrato. Además puede agregar documentos que complementen las condiciones. Esta sección contiene: a) condiciones ejecución y entrega; b) configuración financiera – configuraciones generales; c) configuración financiera – garantías; d) configuración financiera – pago de anticipos; e) configuraciones de facturación y pago; f) comentarios; g) anexos del contrato; h) dirección de notificaciones.

Frente al numeral “a) condiciones ejecución y entrega” la Guía establece que en la fecha estimada de inicio de ejecución contrato, la entidad debe indicar la fecha teniendo en cuenta los tiempos requeridos para la legalización del contrato. Así que cuando efectivamente inicie el contrato, la entidad estatal puede modificar la fecha de inicio del contrato en el SECOP. El SECOP tiene totalmente habilitada esta funcionalidad para que la Entidad Estatal efectúe la aclaración correspondiente.

En cuanto a la fecha de inicio del contrato, tanto en la sección de información general como en la de condiciones, la Guía para hacer la gestión contractual en el SECOP II, establece que es la fecha estimada de la aceptación del contrato. Por lo cual, teniendo en cuenta que la misma puede estar sujeta a cambios, el SECOP II permite a las entidades modificar la fecha de inicio del contrato de acuerdo con lo previsto en la normativa del sistema de compra pública.

Este concepto tiene el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Atentamente,

Proyectó: Laura Cuenca Suárez

1. “Artículo 41. Del perfeccionamiento del contrato. Los contratos del Estado se perfeccionan cuando se logre acuerdo sobre el objeto y la contraprestación y éste se eleve a escrito.

   Para la ejecución se requerirá de la aprobación de la garantía y de la existencia de las disponibilidades presupuestales correspondientes, salvo que se trate de la contratación con recursos de vigencias fiscales futuras de conformidad con lo previsto en la ley orgánica del presupuesto”. ↑

2. Ley 80 de 1993: “Artículo 39. De la forma del contrato estatal. Los contratos que celebren las entidades estatales constarán por escrito y no requerirán ser elevados a escritura pública, con excepción de aquellos que impliquen mutación del dominio o imposición de gravámenes y servidumbres sobre bienes inmuebles y, en general, aquellos que conforme a las normas legales vigentes deban cumplir con dicha formalidad”. ↑

3. Decreto 4170 de 2011: “Artículo 3. Numeral 8. Desarrollar y administrar el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP) o el que haga sus veces, y gestionar nuevos desarrollos tecnológicos en los asuntos de su competencia, teniendo en cuenta los parámetros fijados por el Consejo Directivo”. ↑

4. Circular Externa Única, numeral 1.5 “Los Términos y Condiciones de cada una de las plataformas regulan y reglamentan la forma en la cual se realiza la publicación, el envío, recepción, archivo de mensajes de datos en el SECOP. Los usuarios del SECOP están obligados a cumplirlos. El uso del SECOP implica la aceptación de los Términos y Condiciones”

   (…)

   “Los usuarios del SECOP están obligados a cumplir las disposiciones legales y reglamentarias del Sistema de Compra Pública cuando adelanten Procesos de Contratación. La responsabilidad de la información relacionada con los Procesos de Contratación contenidos en SECOP es únicamente de la entidad contratante y sus funcionarios. Los Usuarios del SECOP son responsables de cualquier actuación efectuada con su Usuario. En consecuencia, deben mantener la confidencialidad de la información de su cuenta y su contraseña. Los términos y condiciones de cada una de las plataformas podrán ser consultados en: https://www.colombiacompra.gov.co/secop/terminosy-condiciones”. ↑