4201912000007100

Texto del concepto

DOCUMENTO TIPO – Formulario 1 – Formulario de presupuesto oficial – Corrección aritmética – Finalidad

La corrección aritmética, que esta tiene como finalidad que la entidad, durante la etapa de evaluación de las ofertas económicas de los proponentes habilitados, verifique, con base en la información registrada en el “Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial”, cada una de las operaciones aritméticas que permitan corroborar el valor real ofertado por el proponente. a continuación se reiteran los argumentos allí expuestos.

DOCUMENTOS TIPO – Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial – Obligatoriedad

El “Formulario 1- Formulario de Presupuesto Oficial”, publicado con los Documentos Tipo, contiene aspectos obligatorios cuando el proceso es estructurado por precios unitarios, los cuales están en armonía con las reglas definidas en el “Documento Base”, como es el caso de las “notas” y los espacios necesarios para la presentación y discriminación del porcentaje de AIU, cuya omisión puede configurar alguna de las causales de rechazo previstas en el “Documento Base”.

DOCUMENTO TIPO – Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial – Precios unitarios – Aspectos obligatorios

El “Formulario 1- Formulario de Presupuesto Oficial”, publicado con los Documentos Tipo, contiene aspectos obligatorios cuando el proceso es estructurado por precios unitarios, los cuales están en armonía con las reglas definidas en el “Documento Base”, como es el caso de las “notas” y los espacios necesarios para la presentación y discriminación del porcentaje de AIU, cuya omisión puede configurar alguna de las causales de rechazo previstas en el “Documento Base”.

FORMULARIO 1 – Valor en letras y en números – Error formal

Existen aspectos formales que se incluyen con la finalidad de dar claridad a la oferta económica, cuya omisión no puede generar consecuencias en el procedimiento de contratación, cuando puede corroborar o verificar esta información. La entidad debe verificar en la evaluación de las ofertas económicas de los habilitados que las operaciones aritméticas presentes en el “Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial” -oferta económica- y el valor total ofertado, son correctos.

El “valor total” que se tomará en cuenta para la evaluación, asignación de puntaje, eventual adjudicación y celebración del contrato, será el valor numérico obtenido de la corrección aritmética definida en el numeral 4.1.2 del “Documento Base”.

Bogotá D.C., 14/11/2019 Hora 10:12:39s

N° Radicado: 2201913000008454

Señor

Ciudad

Radicación: Respuesta a consulta # 4201912000007109

Temas: Documentos Tipo, otros

Tipo de asunto consultado: Diferencia entre el valor total en letras y en números

del “Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial”

Estimado señor Sánchez,

La Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente responde su consulta del 16 de octubre de 2019, en ejercicio de la competencia otorgada por el numeral 5 del artículo 3 y numeral 8 del artículo 11 del Decreto 4170 de 2011.

El peticionario solicita aclaración de los siguientes interrogantes relacionados con el “Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial”:

“1. Qué sucede si un proponente no relaciona el valor en letras en el formulario, pero si en número?

“2. Qué sucede si un proponente tiene diferencias entre el valor en letras y en número? “3. Puede ser esto estipulado como una corrección aritmética?”.

En la respuesta a la consulta 4201912000005852 del 28 de agosto de 2019, con radicado de salida 2201913000007115 del 25 de septiembre de 2019, se explicó la obligatoriedad del “Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial” y de las “notas” allí incluidas -con excepción de la ‘Nota 6-. Así mismo se indicó que en los procesos estructurados por precios unitarios la entidad puede configurar libremente la forma de presentación del “Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial”.

Posteriormente, en la respuesta a la consulta 4201912000006615 del 25 de septiembre, con radicado de salida 2201913000007850 del 21 de octubre de 2019, se aclaró, respecto de la corrección aritmética, que esta tiene como finalidad que la entidad, durante la etapa de evaluación de las ofertas económicas de los proponentes habilitados, verifique, con base en la información registrada en el “Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial”, cada una de las operaciones aritméticas que permitan corroborar el valor real ofertado por el proponente. a continuación se reiteran los argumentos allí expuestos.

El numeral “4.1.2 CORRECCIONES ARITMÉTICAS” del “Documento Base” dispone:

“4.1.2. CORRECCIONES ARITMÉTICAS

La Entidad sólo efectuará correcciones aritméticas originadas por:

• 1. Todas las operaciones aritméticas a que haya lugar en la propuesta económica.
  2. El ajuste al peso ya sea por exceso o por defecto de los precios unitarios contenidos en la propuesta económica de las operaciones aritméticas a que haya lugar y del valor del IVA, así: cuando la fracción decimal del peso sea igual o superior a punto cinco (0.5) se aproximará por exceso al número entero siguiente del peso y cuando la fracción decimal del peso sea inferior a punto cinco (0.5) se aproximará por defecto al número entero.

La Entidad a partir del valor total corregido de las propuestas asignará máximo setenta (70) puntos acumulables de conformidad con el procedimiento del numeral 4.1.4.”

El “Documento Base o Pliego Tipo” contempla la forma de corregir las operaciones aritméticas y las aproximaciones de las cifras decimales. Por lo tanto, la entidad, durante la etapa de evaluación de las ofertas económicas de los proponentes habilitados, debe verificar, con base en la información registrada en el “Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial”, cada una de las operaciones aritméticas que permitan verificar el valor real ofertado por el proponente. Ejemplo^[1]: el proponente oferta en el “Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial”, como “valor unitario” del ítem 450.1.2P, la suma de

$618.720,00, por lo cual la entidad debe verificar que dicho valor corresponda al “valor total” ofertado para ese ítem, de acuerdo con las cantidades requeridas, y que la sumatoria de la totalidad de ítems incluye la diferencia producto de la corrección:

• Valor ofertado por el proponente:

El valor producto de la multiplicación entre las cantidades requeridas y el “valor unitario” ofertado por el proponente no corresponde al “valor total” registrado por el proponente en el “Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial” para dicho ítem. En este evento la entidad debe efectuar la corrección aritmética e incluir el valor total que corresponde, así:

• Valor con corrección aritmética

Cuando el valor obtenido de la operación aritmética incluya decimales se debe aproximar al número entero superior o inferior, de acuerdo con la regla fijada en el literal B del numeral 4.1.2. Así, si el “valor total” del ejemplo propuesto fuera $5.233.133.760,65 se aproximará por exceso al número entero siguiente $5.233.133.761,00, o si el “valor total” fuera $ 5.233.133.760, 21 se aproximará por defecto al número entero, así: $ 5.233.133.760,00.

La entidad debe realizar la verificación de los valores ofertados y la corrección aritmética, cuando se requiera, para cada una de las cifras registradas en el “Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial” que tengan operaciones aritméticas y previo a seleccionar y aplicar el método de ponderación que corresponda, de acuerdo con el numeral 4.1.4 del “Documento Base”. Realizado lo anterior, la entidad tomará el valor total de la propuesta económica para asignar el puntaje por este criterio de ponderación.

“1. Que sucede si un proponente no relaciona el valor en letras en el formulario, pero si en número?

El “Formulario 1- Formulario de Presupuesto Oficial”, publicado con los Documentos Tipo, contiene aspectos obligatorios cuando el proceso es estructurado por precios unitarios, los cuales están en armonía con las reglas definidas en el “Documento Base”, como es el caso de las “notas” y los espacios necesarios para la presentación y discriminación del porcentaje de AIU, cuya omisión puede configurar alguna de las causales de rechazo previstas en el “Documento Base”.

Sin embargo, existen aspectos formales que se incluyen con la finalidad de dar claridad a la oferta económica, cuya omisión no puede generar consecuencias en el procedimiento de contratación, cuando puede corroborar o verificar esta información. Es el caso de la casilla “VALOR TOTAL EN LETRAS”, la cual se puede o no incluir por la entidad al estructurar el presupuesto oficial o por el proponente al presentar su oferta económica.

Lo anterior, porque aunque esta casilla se incluya, la entidad debe verificar en la evaluación de las ofertas económicas de los habilitados que las operaciones aritméticas presentes en el “Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial” -oferta económica- y el valor total ofertado, son correctos. Por lo tanto, el “valor total” que se tomará en cuenta para la evaluación, asignación de puntaje, eventual adjudicación y celebración del contrato, será el valor numérico obtenido de la corrección aritmética definida en el numeral 4.1.2 del “Documento Base”. Sostener lo contrario conllevaría a que todas las ofertas que se corrijan aritméticamente y cuyos valores en números no corresponden a los expresados en letras, no fueran consideradas en la evaluación, lo cual sería desproporcionado y desconocería el principio de selección objetiva.

“2. Que sucede si un proponente tiene diferencias entre el valor en letras y en número?

“3. Puede ser esto estipulado como una corrección aritmética?”

El “Documento Base” de los Documentos Tipo no contempla una consecuencia en caso de diferencias entre el valor total de la oferta expresado en números y en letras, ni puede ser catalogado como una corrección aritmética, porque esta procede, de acuerdo con lo expresado en el numeral 4.1.2 del “Documento Base”, para corregir las operaciones aritméticas y las aproximaciones de las cifras decimales.

En consecuencia, las entidades en la evaluación deben verificar el valor de la propuesta y las operaciones aritméticas y si el resultado obtenido es números es diferente al expresado en letras, no puede rechazar o dejar de evaluar las ofertas económicas.

Este concepto tiene el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Atentamente,

Proyectó: Fredy Alexander Rodríguez Ardila

1. Tomado del formulario de presupuesto oficial del proceso de Licitación Pública N° LP-DO- 003-2018 que tiene por objeto la “GESTIÓN SOCIAL, PREDIAL, AMBIENTAL Y CONSTRUCCIÓN DE LA VARIANTE DE SAN GIL EN EL DEPARTAMENTO DE SANTANDER” tramitado por el

   Instituto Nacional de Vías – INVIAS. ↑