4201912000007390

Texto del concepto

CAPACIDAD ORGANIZACIONAL – Ingresos operacionales – Estados financieros auditados – Máximo órgano social del proponente – No reemplazable con el RUP

Esta consideración se aplica solamente en el caso de que la Cámara de Comercio, en los trámites de inscripción o renovación del RUP, verifique que los estados financieros se encuentren aprobados por el máximo órgano social del proponente, sin embargo, el reglamento respectivo, es decir la Circular Externa Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, en el capítulo VII, numeral 4.2.2.3, no establece esta regla, por lo cual es necesario que la entidad exija dicha aprobación como documento adicional.

Las cámaras de comercio no verifican que los estados financieros cuenten con aprobación del órgano máximo social, por lo tanto, cuando se exija este requisito en un proceso de contratación no será posible reemplazarlo con el certificado del RUP.

DOCUMENTOS TIPO – Capacidad organizacional – Información financiera – Auditada – Aprobada – Máximo órgano social del proponente

En los procesos de contratación que usen los Documentos Tipo el proponente debe presentar su información financiera auditada y aprobada por el máximo órgano social para efectos de que los estados financieros puedan ser tenidos en cuenta en el cálculo de Capacidad Residual. Ahora bien, en estos casos el proponente puede presentar un documento adicional, por ejemplo: acta de asamblea de accionistas, o demostrar con un anexo que los estados financieros cumplen con dicha condición, debido a que la normativa no establece características especiales para certificar la mencionada aprobación.

Bogotá D.C., 12/11/2019 Hora 18:18:45s

Señor

Andres Mauricio Rosero

Ciudad

Estimado señor Rosero,

La Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente- responde sus consultas del 29 de octubre de 2019, en ejercicio de la competencia otorgada por el numeral 8 del artículo 11 y el numeral 5 del artículo 3 del Decreto Ley 4170 de 2011.

1. Problema Planteado

“Solicitamos se aclare la respuesta que da Colombia Compra [Eficiente] a la consulta No. 4201912000006883 debido a que es una respuesta ambigua.

“La consulta principal es: si el siguiente párrafo ‘Información financiera auditada y aprobada por el máximo órgano social que pretende acreditar el proponerte’ se refiere a un acta de junta de socios aprobando los estados financieros, y si esta acta es necesaria para acreditar el factor de capacidad organizacional teniendo en cuenta que el proceso cerró en el mes de agosto y por tanto se entiende que la Cámara de Comercio ya efectuó la verificación correspondiente, tal como lo expresa Colombia Compra [Eficiente] en la página No. 5 párrafo tercero de su respuesta.

“Por favor aclararnos si es necesario o no aportar la aprobación por el máximo órgano social para acreditar la capacidad organizacional si el proceso de contratación cerró en el mes de agosto”

1. Consideraciones

La Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, en respuesta a la Consulta No. 4201912000006883, emitida el 17 de octubre de 2019, con radicado de salida No. 2201913000007767 manifestó:

La Guía para Determinar y Verificar la Capacidad Residual del Proponente en los Procesos de Contratación de Obra Pública determina:

La Capacidad de organización (CO) corresponde a los ingresos operacionales teniendo en cuenta lo siguiente:

Si los ingresos operacionales del proponente con uno (1) o más años de información financiera es menor a USD125.000, la Capacidad de organización (CO) del proponente es igual a USD125.000. Para verificar la capacidad de organización del proponente la Entidad Estatal debe solicitar el estado de resultados que contiene el mejor ingreso operacional de los últimos cinco (5) años debidamente auditado y aprobado por el contador público o revisor fiscal según corresponda y suscrito por el representante legal.

En los Procesos de Contratación en los cuales la oferta debe presentarse antes del 5° día hábil del mes de abril, la información financiera debe ser la información auditada y aprobada por el máximo órgano social que pretende acreditar el proponente.

El ultimo inciso, es decir el que establece que si el proceso cierra antes del quinto día hábil de abril, los estados financieros además de auditados deben ir aprobados por el máximo órgano social, es concordante con el deber que tienen los proponentes de renovar su RUP antes de ese mismo día^[1].

Entonces, antes del quinto día hábil de abril se requiere que el proponte presente ante la entidad estatal sus estados financieros aprobados por el máximo órgano social, pues luego de esta fecha no hace falta que se presente la aprobación pues se entiende que la cámara de comercio ya ha hecho la verificación correspondiente.

Sobre el último párrafo citado, esta consideración se aplica solamente en el caso de que la Cámara de Comercio, en los trámites de inscripción o renovación del RUP, verifique que los estados financieros se encuentren aprobados por el máximo órgano social del proponente, sin embargo, el reglamento respectivo, es decir la Circular Externa Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, en el capítulo VII, numeral 4.2.2.3, no establece esta regla, por lo cual es necesario que la entidad exija dicha aprobación como documento adicional. La Circular Externa Única de la Superintendencia de Industria y Comercio prevé:

4.2.2.3. Capacidad financiera y Capacidad Organizacional Los proponentes deberán acreditar su capacidad financiera y organizacional de acuerdo con lo dispuesto en las normas que rijan la materia. Las Cámaras de Comercio verificarán que la información financiera sea coherente con la reportada por el proponente en el Registro Mercantil o Registro de Entidad sin Ánimo de Lucro o en los demás registros que llevan las Cámaras de Comercio, salvo cuando se trate de sociedades extranjeras, entidades no inscritas en la Cámara de Comercio o personas naturales no matriculadas.

• • Las personas naturales obligadas a llevar contabilidad, deberán presentar sus estados financieros debidamente certificados.
  • Las personas naturales no obligadas a llevar contabilidad tales como los no comerciantes, los que no pertenecen al régimen común, los asalariados, los que ejercen profesiones liberales, los agricultores o ganaderos que enajenen los productos en su estado natural, y en general todas aquellas personas naturales que conforme las normas especiales no estén obligadas a llevar contabilidad, acreditarán los indicadores de capacidad financiera y organizacional aportando una certificación suscrita por el Contador o Auditor y el proponente, en la que se revelen de manera detallada cada uno de los rubros financieros que componen sus indicadores.
  • Las personas jurídicas deben adjuntar copia simple de los estados financieros suscritos por el representante legal, sin que se requiera autenticación alguna, debidamente auditados y certificados por el contador o auditor o revisor fiscal según el caso. Los estados financieros tendrán como fecha de corte el 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, salvo que el interesado no tenga suficiente antigüedad para preparar estados financieros con corte al 31 de diciembre, evento en el cual deberá inscribirse con estados financieros de corte trimestral o con estados financieros de apertura.
  • Las personas jurídicas que estén sometidas a la inspección, vigilancia o control de la Superintendencia de Sociedades deben allegar también a las Cámaras de Comercio los documentos por ella exigidos.
  • En el evento en que de los estados financieros presentados por el proponente no puedan determinarse los indicadores previstos en las normas que rijan la materia, deberán anexar junto con la información financiera, certificación suscrita por el contador o por el auditor o por el revisor fiscal según el caso, en la que establezca las distintas cuentas.
  • Las sociedades extranjeras con sucursal registrada en el país, deberán presentar copia simple de los estados financieros de la casa matriz, sin que se requiera autenticación alguna ni apostilla, con corte que corresponda al cierre fiscal del país de origen, con la conversión a moneda colombiana, y la traducción oficial al español, cuando a ello haya lugar. En ningún caso serán admisibles los estados financieros de la sucursal de la sociedad establecida en Colombia.
  • Cuando la persona jurídica pertenezca a un grupo empresarial y por ley deba preparar y difundir estados financieros consolidados, también presentará copia simple de éstos como soporte para su inscripción en el RUP. Sin embargo, la capacidad financiera y organizacional del proponente, se determinará en atención a sus estados financieros individuales.
  • Los estados financieros aportados al RUP deberán cumplir con los requisitos exigidos por las normas contables para su preparación y presentación. Igualmente, deberán adjuntarse en moneda colombiana.

Como se aprecia, las cámaras de comercio no verifican que los estados financieros cuenten con aprobación del órgano máximo social, por lo tanto, cuando se exija este requisito en un proceso de contratación no será posible reemplazarlo con el certificado del RUP.

La exigencia de que la información financiera para la Capacidad Residual se encuentre auditada y aprobada por el máximo órgano social que pretende acreditar el proponente se fundamenta en la facultad que tienen las entidades estatales de solicitar información adicional a la contenida en el RUP, como lo dispone el inciso 6.1 del artículo 6 de la Ley 1150 de 2007^[2].

Además, resulta lógico que los estados financieros requeridos en procesos de contratación cuenten con la aprobación del máximo órgano de las sociedades comerciales, pues en caso contrario no se estaría ante un documento público sino ante unos estados financieros para uso interno que no han cumplido su finalidad.

Asimismo, Colombia Compra Eficiente, en el mismo radicado de salida No. 2201913000007767, manifestó:

La exigencia de que los estados financieros sean aprobados es razonable debido a que la legislación comercial obliga a las sociedades a rendir cuentas, para lo cual deben preparar y difundir sus estados financieros y un informe de gestión con el fin de ser aprobados o improbados por el máximo órgano social. Los artículos 34, 35, 45 y 47 de la Ley 222 de 1995 así lo disponen^[3].

Lo anterior se complementa con el Código de Comercio, que establece en el artículo 187 que son funciones de la junta, asamblea de socios o el máximo órgano respectivo: “Examinar, aprobar o improbar los balances de fin de ejercicio y las cuentas que deban rendir los administradores; para su aprobación o improbación”.

A partir de estas normas se entiende que los estados financieros y el informe de gestión deben ser primero aprobados por el órgano competente, antes de ser usados ante terceros. Además, vale la pena resaltar, que en virtud de los artículos 151 y 451 del Código de Comercio^[4] sin la aprobación respectiva no es posible distribuir las utilidades de la sociedad y por tanto no se podrá cerrar el ejercicio del año.

En definitiva, en los procesos de contratación que usen los Documentos Tipo el proponente debe presentar su información financiera auditada y aprobada por el máximo órgano social para efectos de que los estados financieros puedan ser tenidos en cuenta en el cálculo de Capacidad Residual. Ahora bien, en estos casos el proponente puede presentar un documento adicional, por ejemplo: acta de asamblea de accionistas, o demostrar con un anexo que los estados financieros cumplen con dicha condición, debido a que la normativa no establece características especiales para certificar la mencionada aprobación.

1. Respuesta

Para aclarar la respuesta a la consulta No. 4201912000006883, Colombia Compra Eficiente manifiesta que en todos los procesos de contratación adelantado con Documentos Tipo es necesario que el proponente acredite que sus estados financieros están auditados y aprobados por el máximo órgano social, dado que la cámara de comercio no realiza tal verificación.

Para cumplir este requisito el proponente puede presentar un documento aparte o un anexo a los estados financieros que dé cuenta del cumplimiento de este requisito.

Este concepto tiene el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Atentamente,

Proyectó: Felipe Muñoz Tocarruncho

1. Decreto 1082 de 2015: “Artículo 2.2.1.1.1.5.1. Inscripción, renovación, actualización y cancelación del RUP. Las personas naturales y jurídicas, nacionales o extranjeras, con domicilio en Colombia, interesadas en participar en Procesos de Contratación convocados por las Entidades Estatales, deben estar inscritas en el RUP, salvo las excepciones previstas de forma taxativa en la ley.

   “La persona inscrita en el RUP debe presentar la información para renovar su registro a más tardar el quinto día hábil del mes de abril de cada año. De lo contrario cesan los efectos del RUP. La persona inscrita en el RUP puede actualizar la información registrada relativa a su experiencia y capacidad jurídica en cualquier momento”. ↑

2. “6.1. Del proceso de inscripción en el Registro Único de Proponentes (RUP). Corresponderá a los proponentes inscribirse en el registro de conformidad con los documentos aportados. Las cámaras de comercio harán la verificación documental de la información presentada por los interesados al momento de inscribirse en el registro.

   “El certificado de Registro Único de Proponentes será plena prueba de las circunstancias que en ella se hagan constar y que hayan sido verificadas por las Cámaras de Comercio. En tal sentido, la verificación de las condiciones establecidas en el numeral 1 del artículo 5 de la presente ley, se demostrará exclusivamente con el respectivo certificado del RUP en donde deberán constar dichas condiciones. En consecuencia, las entidades estatales en los procesos de contratación no podrán exigir, ni los proponentes aportar documentación que deba utilizarse para efectuar la inscripción en el registro.

   “No obstante lo anterior, sólo en aquellos casos en que por las características del objeto a contratar se requiera la verificación de requisitos del proponente adicionales a los contenidos en el Registro, la entidad podrá hacer tal verificación en forma directa”. ↑

3. “Artículo 34. Obligación de preparar y difundir estados financieros. A fin de cada ejercicio social y por lo menos una vez al año, el 31 de diciembre, las sociedades deberán cortar sus cuentas y preparar y difundir estados financieros de propósito general, debidamente certificados. Tales estados se difundirán junto con la opinión profesional correspondiente, si ésta existiera (…).

   “Artículo 35. Estados financieros consolidados. (…)

   “Los estados financieros de propósito general consolidados deben ser sometidos a consideración de quien sea competente, para su aprobación o improbación”.

   Artículo 45. Rendición de cuentas. Los administradores deberán rendir cuentas comprobadas de su gestión al final de cada ejercicio, dentro del mes siguiente a la fecha en la cual se retiren de su cargo y cuando se las exija el órgano que sea competente para ello. Para tal efecto presentarán los estados financieros que fueren pertinentes, junto con un informe de gestión”.

   “Artículo 47. Informe de gestión. El informe de gestión deberá contener una exposición fiel sobre la evolución de los negocios y la situación económica, administrativa y jurídica de la sociedad (…)

   “El informe deberá ser aprobado por la mayoría de votos de quienes deban presentarlo. A él se adjuntarán las explicaciones o salvedades de quienes no lo compartieren”. ↑

4. “Artículo 151. No podrá distribuirse suma alguna por concepto de utilidades si estas no se hallan justificadas por balances reales y fidedignos. Las sumas distribuidas en contravención a este artículo no podrán repetirse contra los asociados de buena fe; pero no serán repartibles las utilidades de los ejercicios siguientes, mientras no se absorba o reponga lo distribuido en dicha forma”.

   “Artículo 451. distribución de utilidades en la sociedad anónima. Con sujeción a las normas generales sobre distribución de utilidades consagradas en este Libro, se repartirán entre los accionistas las utilidades aprobadas por la asamblea, justificadas por balances fidedignos y después de hechas las reservas legal, estatutaria y ocasionales, así como las apropiaciones para el pago de impuestos”. ↑