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Texto del concepto

DOCUMENTOS TIPO – Oferta – Elaboración – Presentación – Apoderado

El documento base de los Documentos Tipo señala, en el Capítulo II “ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA OFERTA”, numeral 2.2 “APODERADO”, que los proponentes podrán presentar sus ofertas directamente o por intermedio de apoderado, el cual debe anexar el respectivo poder.

MANDATO – Definición – Régimen jurídico

De acuerdo con el artículo 2142 del Código Civil, el mandato es “un contrato en que una persona confía la gestión de uno o más negocios a otra, que se hace cargo de ellos por cuenta y riesgo de la primera”. Asimismo, el artículo 2177 ibidem, establece que “El mandatario puede, en el ejercicio de su cargo, contestar (sic) a su propio nombre o al del mandante; si contrata a su propio nombre no obliga respecto de terceros al mandante”.

DOCUMENTOS TIPO – Mandato – Entrega oferta – Poder – Omisión – Presentación personal – No es causal de rechazo

Así las cosas, cuando el numeral 2.2. del documento base de los pliegos tipo establece que el proponente podrá presentar su oferta a través de apoderado, hace referencia a la posibilidad de que, en virtud de un mandato, el apoderado presente la oferta en nombre del proponente. Por consiguiente, el numeral 2.2. del documento base no hace referencia a la entrega física de la propuesta, sino a la capacidad de adquirir obligaciones a nombre del proponente. En cuanto a la entrega física de la propuesta, el documento base, en el numeral 2.4, establece que debe hacerse en la fecha, hora y lugar indicado por la entidad en el cronograma del proceso. En este numeral no se establece que la oferta deba entregarla directamente el proponente o su apoderado, a diferencia de lo establecido en el numeral 2.2, respecto de la presentación de la propuesta. Al respecto, establecen los incisos primero y segundo del numeral 2.4 del documento base

Por lo tanto, como no existe regla que establezca la obligación de entregar la propuesta directamente o a través de apoderado, es posible que la entregue un tercero, sin necesidad autorización o poder para tal fin. Lo anterior implica que la entidad estatal no debe rechazar o entender por no presentada la oferta que entregue una persona diferente al proponente o su apoderado, por cuanto el pliego no regula este evento, ni su consecuencia. Adicionalmente, la entidad estatal no puede establecer causales de rechazo o reglas diferente a las establecidas en los documentos tipo, de acuerdo con lo señalado en el artículo 2.2.1.2.6.1.4. del Decreto 1082 de 2015, adicionado por el Decreto 342 de 2019.

Bogotá D.C., 16/12/2019 Hora 10:33:9s

N° Radicado: 2201913000009276

Señora

Ciudad

Radicación: Respuesta a consulta # 4201912000007550

Temas: Documentos Tipo, Otros

Tipo de asunto consultado: Presentación y entrega de la oferta en Documentos

Tipo

Estimada señora Erazo,

La Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente responde su consulta del 6 de noviembre de 2019, en ejercicio de la competencia otorgada por el numeral 5 del artículo 3 y numeral 8 del artículo 11 del Decreto 4170 de 2011.

La peticionaria presenta las siguientes preguntas sobre la interpretación de los Documentos Tipo:

• 1. “¿Se deberían entender que la presentación de la oferta hace referencia al diligenciamiento del Formato 1 - Carta de presentación de la oferta por parte de la persona natural o jurídica debidamente facultado para tal actuación, aportando para ello todos los requisitos exigidos en el pliego de condiciones, y tal actuación convierte a la persona natural o jurídica en proponente?”.
  2. “¿En el evento que un tercero (persona diferente al proponente) adelante el trámite de radicación de la propuesta ante la entidad pública, este tercero, para tal trámite debería contar con poder otorgado por proponente interesado en participar dentro del proceso de contracción pública? ¿Qué clase de poder se requeriría?, entendiendo la radicación como el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley…”.
  3. “Ante una eventual respuesta afirmativa frente al interrogante anterior, es decir que para efectos de radicación de una propuesta por parte de un tercero (persona diferente al proponente) esté tercero, deberá contar con poder ¿Cuál es la calidad o condición que adquiere el tercero que radicó la propuesta dentro del proceso de contratación pública? O

¿cómo queda este tercero vinculado al proceso, es decir es sujeto de derechos y obligaciones?

• 1. “Ante eventualidad que para que un tercero (persona diferente al proponente) requería poder para adelantar el trámite de radicación de la propuesta ante la entidad pública. ¿Por qué la falta del poder extendió (sic) al tercero por parte del proponente NO se contempló como causal de rechazo?, o ¿porque NO se contempló dicho documento como requisito habilitante? Eventualmente, algunas entidades públicas, podrían interpretar de manera separada el capítulo referente a la elaboración y presentación de la oferta, e interpretarían que los dos sobres que contienen las propuestas deberán ser presentados (radicados) por el Proponente o su apoderado.
  2. “¿Puede decirse que existe una interpretación errónea por parte de una entidad pública, cuando manifiesta: que la oferta estará conformada por dos sobres, los cuales deberán ser presentados por el Proponente o su apoderado con el cumplimiento de la totalidad de los requisitos establecidos en los documentos del Proceso. El Proponente deberá presentar los sobres debidamente cerrados, separados e identificados.), en este sentido es claro que ya no se habla de la carta de presentación; por el contrario el pliego es claro en aclarar que la actuación es la entrega o presentación de los sobres, y que la falta de poder para radicar la propuesta es causal de rechazo o declaración de inhabilitada?”.

El documento base de los Documentos Tipo señala, en el Capítulo II “ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA OFERTA”, numeral 2.2 “APODERADO”, que los proponentes podrán presentar sus ofertas directamente o por intermedio de apoderado, el cual debe anexar el respectivo poder. Las facultades del apoderado, según el documento base son:

El apoderado podrá ser una persona natural o jurídica que en todo caso deberá tener domicilio permanente, para efectos de este proceso, en la República de Colombia, y deberá estar facultado para representar al Proponente y/o a todos los integrantes del Proponente Plural, a efectos de adelantar en su nombre de manera específica las siguientes actividades: (i) presentar oferta para el Proceso de Contratación que trata este Pliego; (ii) dar respuesta a los requerimientos y aclaraciones que solicite la Entidad en el curso del presente proceso; (iii) recibir las notificaciones a que haya lugar dentro del proceso (iv) suscribir el contrato en nombre y representación del adjudicatario así como el acta de terminación y liquidación, si a ello hubiere lugar.

De acuerdo con el artículo 2142 del Código Civil, el mandato es “un contrato en que una persona confía la gestión de uno o más negocios a otra, que se hace cargo de ellos por cuenta y riesgo de la primera”. Asimismo, el artículo 2177 ibidem, establece que “El mandatario puede, en el ejercicio de su cargo, contestar (sic) a su propio nombre o al del mandante; si contrata a su propio nombre no obliga respecto de terceros al mandante”.

Así las cosas, cuando el numeral 2.2. del documento base de los pliegos tipo establece que el proponente podrá presentar su oferta a través de apoderado, hace referencia a la posibilidad de que, en virtud de un mandato, el apoderado presente la oferta en nombre del proponente. Por consiguiente, el numeral 2.2. del documento base no hace referencia a la entrega física de la propuesta, sino a la capacidad de adquirir obligaciones a nombre del proponente.

En cuanto a la entrega física de la propuesta, el documento base, en el numeral 2.4, establece que debe hacerse en la fecha, hora y lugar indicado por la entidad en el cronograma del proceso. En este numeral no se establece que la oferta deba entregarla directamente el proponente o su apoderado, a diferencia de lo establecido en el numeral 2.2, respecto de la presentación de la propuesta. Al respecto, establecen los incisos primero y segundo del numeral 2.4 del documento base:

2.4. CIERRE DEL PROCESO Y APERTURA DE OFERTAS

Se entenderán recibidas por la Entidad las ofertas que a la fecha y hora indicada en el cronograma del Proceso de Contratación se encuentren en el lugar destinado para la recepción de estas.

Se darán por no presentadas todas las propuestas que no hayan sido entregadas en el plazo y lugar previstos para ello en el presente pliego de condiciones. No serán tenidas como recibidas las ofertas que hayan sido radicadas o entregadas en otras dependencias de la Entidad.

La regla dispone que la propuesta debe entregarse en la fecha, hora y lugar definido en el “Anexo 2 – Cronograma” del proceso de contratación, y en caso de incumplimiento como entregarse en otra dependencia o con posterioridad a la hora establecida la propuesta se tendrá por no presentada.

Por lo tanto, como no existe regla que establezca la obligación de entregar la propuesta directamente o a través de apoderado, es posible que la entregue un tercero, sin necesidad autorización o poder para tal fin.

Lo anterior implica que la entidad estatal no debe rechazar o entender por no presentada la oferta que entregue una persona diferente al proponente o su apoderado, por cuanto el pliego no regula este evento, ni su consecuencia. Adicionalmente, la entidad estatal no puede establecer causales de rechazo o reglas diferente a las establecidas en los documentos tipo, de acuerdo con lo señalado en el artículo 2.2.1.2.6.1.4. del Decreto 1082 de 2015, adicionado por el Decreto 342 de 2019^[1].

3.1, 3.2, 3.3 y 3.4. El Documento Base de los Documentos Tipo no exige que la propuesta sea entregada físicamente por el proponente o su apoderado, siendo posible que se entregue a través de terceros, siempre y cuando se realice en el lugar y fecha establecido en el “Anexo 2 – Cronograma”, y antes de la fecha límite para la presentación de las propuestas, so pena de tenerse por no presentada, de acuerdo con la regla del inciso 2 del numeral 2.4. Por lo tanto, al no establecer el Documento Base requisitos para la entrega de la propuesta, no es posible impedir la presentación por ausencia de poder o porque no se realice directamente por el proponente.

Situación diferente es la presentación de la propuesta como acto jurídico en el que una persona –apoderado- fórmula y suscribe una oferta a nombre de otra –poderdante-. En este evento, si la propuesta es presentada a través de apoderado, se debe aportar el respectivo poder, otorgado en legal forma, a la fecha de cierre del proceso de contratación o como subsanación durante el termino de traslado del informe de evaluación.

3.5. La Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente no es competente para pronunciarse sobre las actividades contractuales específicas de las Entidades Estatales, ni para intervenir en el desarrollo de los procesos de contratación que estas tramitan; sin embargo, reiteramos que la interpretación de esta Agencia respecto de los numeral 2.2 y 2.4 del Documento base relacionados con la entrega de las ofertas, es la expuesta en la presenta consulta.

Este concepto tiene el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Atentamente,

Fabián G. Marín Cortés

Subdirector de Gestión Contractual

Proyectó: Fredy Alexander Rodríguez Ardila

1. Decreto 1082 de 2015, artículo 2.2.1.2.6.1.4. Inalterabilidad de los Documentos Tipo. Las entidades estatales contratantes no podrán incluir o modificar dentro de los Documentos del Proceso las condiciones habilitantes, los factores técnicos y económicos de escogencia y los sistemas de ponderación distintos a los señalados en los Documentos Tipo. ↑