Colombia Compra Eficiente indica que, cuando una operación aritmética en la propuesta económica arroje decimales, la entidad debe aproximar el resultado al entero superior o inferior según la regla del literal B del numeral 4.1.2: si la fracción decimal es igual o superior a 0,5 se aproxima por exceso, y si es inferior a 0,5 por defecto. Además, durante la verificación de ofertas económicas, la entidad debe revisar y aplicar la corrección aritmética (si se requiere) a cada una de las cifras del “Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial” que tengan operaciones aritméticas y antes de seleccionar y aplicar el método de ponderación. Luego, debe usar el “valor total” de la propuesta económica corregida para asignar el puntaje por el criterio de ponderación.
Expediente: 4201912000008470 – Fecha: 30-12-2019 – Número Interno: N/A – Demandado: – Actor: – Radicado de entrada: 4201912000008470 – Radicado de salida: 2201913000009730 – Restrictor: – Descriptor: – Mes: Diciembre – Año: 2019
Texto del concepto
DOCUMENTOS TIPO – Operación aritmética – Inclusión de decimales
Cuando el valor obtenido de la operación aritmética incluya decimales se debe aproximar al número entero superior o inferior, de acuerdo con la regla fijada en el literal B del numeral 4.1.2. Así, si el “valor total” del ejemplo propuesto fuera $5.233.133.760,65 se aproximará por exceso al número entero siguiente $5.233.133.761,00, o si el “valor total” fuera $ 5.233.133.760, 21 se aproximará por defecto al número entero, así: $ 5.233.133.760,00.
DOCUMENTOS TIPO – Formulario 1 – Verificación – Entidad estatal – Valores ofertados – Corrección aritmética
La entidad debe realizar la verificación de los valores ofertados y la corrección aritmética, cuando se requiera, para cada una de las cifras registradas en el “Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial” que tengan operaciones aritméticas y previo a seleccionar y aplicar el método de ponderación que corresponda, de acuerdo con el numeral 4.1.4 del “Documento Base”. Realizado lo anterior, la entidad tomará el valor total de la propuesta económica para asignar el puntaje por este criterio de ponderación.
Bogotá D.C., 30/12/2019 Hora 9:55:5s
N° Radicado: 2201913000009737
Señor (a)
Anónimo
Ciudad
Radicación: Respuesta a consulta # 4201912000008478
Temas: Documentos Tipo, otros
Tipo de asunto consultado: Diferencia entre el valor total en letras y en números
del “Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial”
Estimado (a) Ciudadano (a),
La Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente responde su consulta del 21 de diciembre de 2019, en ejercicio de la competencia otorgada por el numeral 5 del artículo 3 y numeral 8 del artículo 11 del Decreto 4170 de 2011.
Problema planteadoEl peticionario solicita: “(…) concepto de Colombia Compra Eficiente, sobre si es posible rechazar una oferta económica diligenciada en base al ‘FORMULARIO 1-FORMULARIO DE PRESUPUESTO OFICIAL’ -implementado mediante el decreto 342 de 2019-, que diligenció su propuesta económica con el valor total en pesos, pero omitió diligenciar la casilla: valor total en letras. Se solicita tal pronunciamiento toda vez que dentro de las causales de rechazo de las ofertas taxativamente no se encuentra referencia sobre este tema”.
ConsideracionesLa Subdirección de Gestión Contractual de la Agencia Nacional de Contratación Pública, en el concepto con radicado No. 4201912000006615 del 25 de septiembre de 2019, reiterado y desarrollado en el concepto con radicado No. 4201912000007109 del 16 de octubre de 2019 y en el concepto identificado con el radicado No. 4201912000007794 del
20 de diciembre de 2019, estudió la obligatoriedad del “Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial”. La Tesis desarrollada en estos conceptos es la que se expone a continuación:
El numeral “4.1.2 CORRECCIONES ARITMÉTICAS” del “Documento Base” dispone:
“4.1.2. CORRECCIONES ARITMÉTICAS
La Entidad sólo efectuará correcciones aritméticas originadas por:
- Todas las operaciones aritméticas a que haya lugar en la propuesta económica.
- El ajuste al peso ya sea por exceso o por defecto de los precios unitarios contenidos en la propuesta económica de las operaciones aritméticas a que haya lugar y del valor del IVA, así: cuando la fracción decimal del peso sea igual o superior a punto cinco (0.5) se aproximará por exceso al número entero siguiente del peso y cuando la fracción decimal del peso sea inferior a punto cinco (0.5) se aproximará por defecto al número entero.
La Entidad a partir del valor total corregido de las propuestas asignará máximo setenta (70) puntos acumulables de conformidad con el procedimiento del numeral 4.1.4.”
El “Documento Base o Pliego Tipo” contempla la forma de corregir las operaciones aritméticas y las aproximaciones de las cifras decimales. Por lo tanto, la entidad, durante la etapa de evaluación de las ofertas económicas de los proponentes habilitados, debe verificar, con base en la información registrada en el “Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial”, cada una de las operaciones aritméticas que permitan verificar el valor real ofertado por el proponente. Ejemplo[1]: el proponente oferta en el “Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial”, como “valor unitario” del ítem 450.1.2P, la suma de
$618.720,00, por lo cual la entidad debe verificar que dicho valor corresponda al “valor total” ofertado para ese ítem, de acuerdo con las cantidades requeridas, y que la sumatoria de la totalidad de ítems incluye la diferencia producto de la corrección:
- Valor ofertado por el proponente:
ITEM DE PAGO | ESPECIFICACIONES | DESCRIPCION | UND. | CANTIDAD | VALOR UNITARIO | VALOR TOTAL | |
GENERAL | PARTICULAR | ||||||
450.1.2P | 450.1.2P | Mezcla densa en caliente Tipo MDC-25 para capa intermedia | m3 | 8.458,00 | $ 618.720,00 | $ 5.232.973.058,00 |
El valor producto de la multiplicación entre las cantidades requeridas y el “valor unitario” ofertado por el proponente no corresponde al “valor total” registrado por el proponente en el “Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial” para dicho ítem. En este evento la entidad debe efectuar la corrección aritmética e incluir el valor total que corresponde, así:
- Valor con corrección aritmética
ITEM DE PAGO | ESPECIFICACIONES | DESCRIPCION | UND. | CANTIDAD | VALOR UNITARIO | VALOR TOTAL | |
GENERAL | PARTICULAR | ||||||
450.1.2P | 450.1.2P | Mezcla densa en caliente Tipo MDC-25 para capa intermedia | m3 | 8.458,00 | $ 618.720,00 | $ 5.233.133.760,00 |
Cuando el valor obtenido de la operación aritmética incluya decimales se debe aproximar al número entero superior o inferior, de acuerdo con la regla fijada en el literal B del numeral 4.1.2. Así, si el “valor total” del ejemplo propuesto fuera $5.233.133.760,65 se aproximará por exceso al número entero siguiente $5.233.133.761,00, o si el “valor total” fuera $ 5.233.133.760, 21 se aproximará por defecto al número entero, así: $ 5.233.133.760,00.
La entidad debe realizar la verificación de los valores ofertados y la corrección aritmética, cuando se requiera, para cada una de las cifras registradas en el “Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial” que tengan operaciones aritméticas y previo a seleccionar y aplicar el método de ponderación que corresponda, de acuerdo con el numeral 4.1.4 del “Documento Base”. Realizado lo anterior, la entidad tomará el valor total de la propuesta económica para asignar el puntaje por este criterio de ponderación.
RespuestaEl “Documento Base” de los Documentos Tipo no contempla una consecuencia en caso de diferencias entre el valor total de la oferta expresado en números y en letras, ni puede ser catalogado como una corrección aritmética, porque esta procede, de acuerdo con lo expresado en el numeral 4.1.2 del “Documento Base”, para corregir las operaciones aritméticas y las aproximaciones de las cifras decimales.
En consecuencia, las entidades en la evaluación deben verificar el valor de la propuesta y las operaciones aritméticas y si el resultado obtenido es números es diferente al expresado en letras, no puede rechazar o dejar de evaluar las ofertas económicas.
Este concepto tiene el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Atentamente,
Proyectó: Sergio Mateo Avila
Tomado del formulario de presupuesto oficial del proceso de Licitación Pública No. LP-DO- 003-2018 que tiene por objeto la “GESTIÓN SOCIAL, PREDIAL, AMBIENTAL Y CONSTRUCCIÓN DE LA VARIANTE DE SAN GIL EN EL DEPARTAMENTO DE SANTANDER” tramitado por el
Instituto Nacional de Vías – INVIAS. ↑