Colombia Compra Eficiente explica que, al usar la subasta inversa, la entidad estatal puede escoger entre mecanismo presencial o electrónico. Si opta por la subasta electrónica, debe sujetarse a los términos y condiciones del SECOP II y al marco de la contratación pública en Colombia. El concepto también desarrolla la definición de subasta inversa y señala reglas sobre la presentación dinámica de ofertas: en la plataforma se pueden abrir el sobre habilitante o técnico de forma inmediata, pero el sobre económico solo puede abrirse hasta antes de la adjudicación. Lo anterior se relaciona con evitar que participantes identifiquen ofertas y lances con el oferente antes del evento, preservando la finalidad de selección de la mejor relación costo-beneficio.
Expediente: 4201913000004920 – Fecha: 20-08-2019 – Número Interno: N/A – Demandado: – Actor: – Radicado de entrada: 4201913000004920 – Radicado de salida: 2201913000006010 – Restrictor: – Descriptor: – Mes: Agosto – Año: 2019
Texto del concepto
SUBASTA INVERSA ─ Mecanismos presencial y electrónico
Colombia Compra Eficiente, como ente rector de la contratación pública, es la administradora de las tres plataformas que lo componen, SECOP I, SECOP II y la TVEC, por ende y respecto al SECOP II el manejo de cada cuenta y de sus procesos de contratación es exclusiva responsabilidad del usuario administrador. La entidad estatal tiene autonomía para escoger si va a utilizar el mecanismo de subasta de manera presencial o electrónica. En caso de escoger la subasta electrónica debe sujetarse a los términos y condiciones del SECOP II, los cuales están acorde a las leyes de contratación pública de Colombia.
Colombia Compra Eficiente tiene varios canales de comunicación para que en caso de alguna falla general o particular de la plataforma que interrumpa el normal desarrollo de los procesos de contratación, el proponente o la entidad estatal informen a Colombia Compra Eficiente lo sucedido. Por esta razón, la Agencia de contratación Pública, expide una guía de protocolo de indisponibilidad del SECOP II.
SUBASTA INVERSA ─ Definición – Doctrina
Para Ernesto Matallana Camacho: "se entiende por subasta inversa para la presentación de la oferta, la puja dinámica efectuada electrónicamente, mediante la cual los oferentes, durante un tiempo determinado, ajustan su oferta respecto de aquellas variables susceptibles de ser mejoradas, con el fin de lograr el ofrecimiento que representa la mejor relación costo-beneftcio para la entidad, de acuerdo con lo señalado en el pliego de condiciones”. Así mismo, el Decreto 1082 de 2015 establece el procedimiento para la presentación de ¡as ofertas de manera dinámica mediante subasta inversa en los procesos de licitación pública, estableciendo que las entidades estatales deben señalar en sus pliegos de condiciones las variables técnicas y económicas sobre las cuales los oferentes pueden realizar la puja.
SUBASTA INVERSA ─ Apertura de sobres – Publicidad
[…] Respecto de la apertura de sobres y la publicación de las ofertas en el SECOP II, la plataforma permitir abrir los sobres en momento diferentes, es decir, se puede abrir el sobre habilitante y técnico inmediatamente, sin embargo, el sobre económico solo puede abrirse hasta antes de la adjudicación ya que, por disposición del artículo 2.2.1.2.1.2.3 del Decreto 1082 de 2015, señala que la entidad estatal debe estructurar la subasta inversa de modo que hasta antes de la adjudicación los participantes de la subasta no identifiquen las ofertas y los lances con el oferente que los presenta. Lo anterior porque en el sobre económico está el precio inicial propuesto por el oferente y de publicarse antes del evento de la subasta se perdería la finalidad la cual no es otra que seleccionar la proposición más ventajosa que permita la libre competencia.
La publicación de los sobres se realiza acorde al artículo 2.2.1.2.1.2.3 del Decreto 1082 de 2015, es por ello que el sobre habilitante o técnico puede abrirse y publicarse inmediatamente al cierre del proceso; pero el sobre económico, por contener el precio ofertado, debe abrirse hasta antes de la adjudicación.
Bogotá D.C., 20/08/2019 Hora 16:17:36s
N° Radicado: 39d6bf84-8d04-4282-9319-1c5b3c8c7996
Señora
Respuesta a consulta #4201913000004928
Subasta inversa, SECOP II
Subasta inversa electrónica en SECOP II
Yenny Carolina
Ciudad
Radicación:
Temas:
Tipo de asunto consultado:
Estimada señora Guevara,
La Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente-, responde su consulta del 23 de julio de 2019 en ejercicio de la competencia otorgada por el numeral 8 del articulo 11 y el numeral 5 del artículo 3 del Decreto Ley 4170 de 2011. Su consulta fue remitida por la Secretaria de Transparencia mediante radicado No. OF119-00083754 / IDM 1103001 y recibida en Colombia Compra Eficiente.
- Problema Planteado
“Solicitamos que los eventos de subasta se adelante de forma presencial ya que es de pleno conocimiento que se está manipulando la plataforma desde la entidad Colombia Compra Eficiente (personal que administran la plataforma con plenos conocimientos de Colombia Compra Eficiente), tal y como sucedió en el proceso SA 040 2019 con la vigilancia de la Comisión de Regulación de Comunicaciones. Si el proveedor tiene problemas de conexión al momento del evento de subasta, se aplicará lo referido en el artículo 2.2.1.2.1.2.6 del Decreto 1082 de 2015 que señaia … si por causas imputables a! oferente o a su proveedor de soluciones de tecnología de la información y telecomunicaciones. Durante la subasta inversa electrónica la conexión con el sistema se pierde, la subasta continuará y la entidad estatal entiende que el proveedor que pierde su conexión ha desistido de participar de la misma… salvo que logre volver a conectarse antes de la terminación del evento, entendiendo que su propuesta está constituida por la presentación de oferta inicial de precio dentro del 1082 de 2015, o por el último lance mientras estuviera conectado a la plataforma tecnológica de subasta; de igual forma solicitamos la publicación de las ofertas una vez se verifique el cierre, toda vez que personas malintencionadas en el interior de la entidad cobran por copia de dichos archivos, pese a que la ley ordena que son pública, en ningún articulo se indica que estos solo se publican hasta las evaluaciones”.
- Consideraciones
De acuerdo con los términos de la consulta, la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente agradece haberse puesto en contacto con nosotros, y le recordamos que, según el Decreto 4170 de 2011, Colombia Compra Eficiente fue creada como una entidad descentralizada de la Rama Ejecutiva del orden nacional, con persona jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa y financiera, adscrita al Departamento Nacional de Planeación[1].
Así mismo, el objetivo de creación contemplado en el artículo 2 del Decreto 4170 de 2011, define que la Agencia tiene a su cargo el desarrollo de herramientas orientadas a la organización y articulación de los partícipes en los procesos de contratación pública con el fin generar una mayor eficiencia, transparencia y optimización de los recursos del Estado.
En ese sentido, una de las funciones de Colombia Compra Eficiente es el desarrollo y administración del Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP) o el que haga sus veces, y gestionar nuevos desarrollos tecnológicos en los asuntos de su competencia, teniendo en cuenta los parámetros fijados por el Consejo Directivo[2].
Por lo tanto, Colombia Compra Eficiente desarrolla y administra la versión II del SECOP, que es una plataforma transaccional de contratación en línea con cuentas para las entidades estatales y los proveedores, por lo que cada cuenta tiene unos usuarios asociados a ella y desde sus cuentas las entidades estatales crean, evalúan, adjudican procesos de contratación y celebran contratos electrónicos. Así mismo, los Proveedores pueden presentar manifestaciones de interés, observaciones, ofertas y firmar contratos. Toda la etapa de gestión contractual está contenida en la plataforma, lo que significa que entidad y proveedor deben incluir en el SECOP II la información correspondiente como garantías, facturas, informes de supervisión, modificaciones, entre otras.
Colombia Compra Eficiente como ente rector del sistema de compra pública, es la administradora de las tres plataformas que lo componen, SECOP I, SECOP II y la TVEC, por ende, y respecto a! SECOP II, el manejo de cada cuenta es exclusiva responsabilidad del usuario administrador, en ese sentido, la Agencia no es la responsable de las actuaciones efectuadas con los usuarios y los procesos adelantados en el SECOP II. La responsabilidad de la estructuración y de! manejo de cada una de las etapas de los procesos, como sucede con e! proceso de subasta inversa SA_040 2019, usuarios y contraseñas recae exclusivamente en el titular de la cuenta de la Entidad Estatal o, como lo mencionamos antes, del usuario administrador de la cuenta y no en Colombia Compra Eficiente.
Aclarada la responsabilidad del manejo de los procesos de contratación desarrollados en el SECOP ll, se establecerá la regulación de los procesos de contratación de subasta inversa. Sea lo primero determinar que este mecanismo fue regulado por la Ley 1150 de 2007, en el artículo 2, y se utiliza para la conformación dinámica de las ofertas de los procesos de licitación pública, la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, y procesos de enajenación de bienes del estado.
Para Ernesto Mataliana Camacho: "se entiende por subasta inversa para la presentación de la oferta, la puja dinámica efectuada electrónicamente, mediante la cual los oferentes, durante un tiempo determinado, ajustan su oferta respecto de aquellas variables susceptibles de ser mejoradas, con el fin de lograr el ofrecimiento que representa la mejor relación costo-beneftcio para la entidad, de acuerdo con lo señalado en el pliego de condiciones”.
Así mismo, el Decreto 1082 de 2015 establece el procedimiento para la presentación de ¡as ofertas de manera dinámica mediante subasta inversa en los procesos de licitación pública, estableciendo que las entidades estatales deben señalar en sus pliegos de condiciones las variables técnicas y económicas sobre las cuales los oferentes pueden realizar la puja[3].
El mismo Decreto 1082 de 2015, artículo 2.2.1.2.1.2.2, señala el procedimiento para la subasta inversa para la adquisición de los bienes y servicios de características técnicas
uniformes, así:
- Los pliegos de condiciones deben indicar: a) la fecha y hora de inicio de la subasta; b) la periodicidad de los Lances; y c) el Margen Mínimo para mejorar la oferta durante la subasta inversa.
- La oferta debe contener dos partes, la primera en la cual el interesado acredite su capacidad de participar en el Proceso de Contratación y acredite el cumplimiento de ia ficha técnica; y la segunda parte debe contener el precio inicial propuesto por el oferente.
- La Entidad Estatal debe publicar un informe de habilitación de los oferentes, en el cual debe indicar si los bienes o servicios ofrecidos por el interesado cumplen con la ficha técnica y si el oferente se encuentra habilitado.
- Hay subasta inversa siempre que haya como minimo dos oferentes habilitados cuyos bienes o servicios cumplen con ¡a ficha técnica.
- Si en el Proceso de Contratación se presenta un único oferente cuyos bienes o servicios cumplen con la ficha técnica y está habilitado, la Entidad Estatal puede adjudicarle el contrato al único oferente si el valor de la oferta es igual o inferior a la disponibilidad presupuestal para el contrato, caso en el cual no hay lugar a la subasta inversa.
- La subasta debe iniciar con el precio más bajo indicado por los oferentes y en consecuencia, solamente serán válidos los Lances efectuados durante la subasta inversa en los cuales la oferta sea mejorada en por lo menos el Margen Mínimo establecido.
- Sí los oferentes no presentan Lances durante la subasta, la Entidad Estatal debe adjudicar el contrato al oferente que haya presentado el precio inicial más bajo.
- Al terminar la presentación de cada Lance, la Entidad Estatal debe informar el valor del Lance más bajo.
- Si al terminar la subasta inversa hay empate, ia Entidad Estatal debe seleccionar al oferente que presentó el menor precio inicial. En caso de persistir el empate la Entidad Estatal debe aplicar las reglas del numeral 1 al 5 del artículo 2.2.1.1.2.2.9 del presente decreto.
La entidad estatal tiene la facultad legal de escoger si adelanta la subasta inversa de manera electrónica o presencial. Si la entidad decide adelantarla electrónicamente debe fijar en los pliegos de condiciones el sistema que va a utilizar para la subasta y los mecanismos de seguridad para el intercambio de los mensajes de datos[4].
En caso de presentar fallas técnicas durante la subasta inversa electrónica, el Decreto 1082 de 2015 establece, en el artículo 2.2.1.2.1.2.6, que, la entidad estatal debe suspenderla y cuando la se haya superado la entidad estatal debe reiniciar la subasta. Así mismo, determina que si por causas imputables a! oferente o a su proveedor de soluciones de tecnología de la información y telecomunicaciones, la conexión de la subasta inversa se pierde, ésta continuará y la entidad estatal entiende que el proveedor ha desistido de participar.
Ahora bien, en caso de que la entidad estatal considere realizar la subasta electrónica, debe conocer si está actualmente obligada al uso del SECOP II, si es así, los procesos de contratación por la modalidad de selección abreviada con subasta deberán realizarse a través del SECOP II, puesto que la plataforma permite adelantar el proceso de contratación y su adjudicación sin necesidad de utilizar el módulo de subasta. Lo anterior significa que no es necesario solicitar usuarios de! SECOP i para adelantar Procesos de selección abreviada con subasta[5].
Sumado a lo anterior, la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente ha desarrollado y hecho de público conocimiento a todos los ciudadanos y participes de! sistema de compra pública la guía para hacer un proceso de selección abreviada por subasta en el SECOP II que encontrará en el siguiente link, https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_step/20181123_guia_ms_su bastainversa_entidadestatal_parte1y2_v4.pdf. En esta guía usted podrá conocer el paso a paso que debe seguir la entidad estatal para realizar correctamente a través de la plataforma del SECOP II la subasta inversa.
Colombia Compra Eficiente se encuentra trabajando constantemente en un plan de mejora con los proveedores de aplicación e infraestructura para mejorar el rendimiento de la plataforma para optimizar el funcionamiento en el módulo de subasta y demás módulos para los procesos de contratación. Por la razón, anterior la Agencia tiene varios canales de comunicación para que en caso de alguna falla general o particular de la plataforma que interrumpa el normal desarrollo de los procesos de contratación, el proponente o la entidad estatal informen a Colombia Compra Eficiente lo sucedido. Estos protocolos hacen parte integral de los términos y condiciones del SECOP II, por lo tanto, es de obligatorio cumplimiento a partir del 19 de noviembre del 2018.
Las siguientes son las instrucciones para los proveedores, en caso de presentarse algún inconveniente, falla o indisponibilidades con la plataforma en procesos de subasta son las
siguientes:
- . En caso de que exista alguna indisponibilidad que no le permita acceder al SECOP II o, a la subasta: o, algún inconveniente relacionado con la presentación de Lances, llame a la Mesa de Servicio de Colombia Compra Eficiente e informe sobre una posible indisponibilidad del SECOP II. Los teléfonos de la Mesa de Servicio son: 7456788 en Bogotá y 01800 520808 para el resto del pais.
- . Una vez se haya comunicado con la Mesa de Servicio, envíe inmediatamente un correo electrónico a la Entidad Estatal informando esta situación; el número de proceso; y, el nombre del usuario en la plataforma y la cuenta de! proponente que quiere presentar la oferta. El correo de la Entidad Estatal debe ser el indicado para el efecto en los Documentos del Proceso o el correo electrónico para notificaciones judiciales de la Entidad Estatal.
- . Espere las instrucciones de la Entidad Estatal.
Las instrucciones para los proveedores en caso de presentarse algún inconveniente, falla o indisponibilidades con la plataforma en procesos de subasta son:
i) En caso de haber recibido correos electrónicos[6] de proponentes informando una posible indisponibilidad de! SECOP II para acceder o participar en la subasta, verifique la existencia del Certificado de Indisponibiiidad y que ios proponentes hayan estado habilitados para participar en la subasta. En caso de que exista dentro de las 24 horas siguientes a ¡a hora programada para la realización de la subasta el Certificado de Indisponibiiidad correspondiente, deberá repetir la subasta e indicar en la justificación que está utilizando el procedimiento previsto en la “Guia para actuar ante una indisponibilidad en el SECOP II”.
llegar con retraso".
En caso de presentarse indisponibiiidad de la plataforma, la entidad estatal que adelanta el proceso de contratación deberá cuando se restablezca la plataforma cancelar dicha subasta por medio de la pestaña de “Configuración”, haciendo clic en “Cancelar'’ y justificando dicha acción con el Certificado expedido por Colombia Compra Eficiente.
Por último, respecto de la apertura de sobres y la publicación de las ofertas en el SECOP II, la plataforma permitir abrir los sobres en momento diferentes, es decir, se puede abrir el sobre habilitante y técnico inmediatamente, sin embargo, el sobre económico solo puede abrirse hasta antes de la adjudicación ya que, por disposición del artículo 2.2.1.2.1.2.3 del Decreto 1082 de 2015, señala que la entidad estatal debe estructurar la subasta inversa de modo que hasta antes de la adjudicación los participantes de la subasta no identifiquen las ofertas y los lances con el oferente que los presenta. Lo anterior porque en el sobre económico está el precio inicial propuesto por el oferente y de publicarse antes del evento de la subasta se perdería la finalidad la cual no es otra que seleccionar la proposición más ventajosa que permita la libre competencia.
- Conclusión
Colombia Compra Eficiente, como ente rector de la contratación pública, es la administradora de las tres plataformas que lo componen, SECOP i, SECOP II y la TVEC, por ende y respecto al SECOP II el manejo de cada cuenta y de sus procesos de contratación es exclusiva responsabilidad del usuario administrador.
La entidad estatal tiene autonomía para escoger si va a utilizar el mecanismo de subasta de manera presencial o electrónica. En caso de escoger la subasta electrónica debe sujetarse a los términos y condiciones del SECOP II, los cuales están acorde a las leyes de contratación pública de Colombia. En ese sentido, usted puede ingresar al siguiente enlace y conocer el paso a paso de la correcta realización del proceso de selección abreviada por subasta inversa.
https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_step/20181123_guia_ms_su bastainversa_entidadestatal_parte1y2_v4.pdf
Colombia Compra Eficiente tiene varios canales de comunicación para que en caso de alguna falla general o particular de la plataforma que interrumpa el normal desarrollo de los procesos de contratación, el proponente o la entidad estatal informen a Colombia Compra Eficiente lo sucedido. Por esta razón, la Agencia de contratación Pública, expide una guía de protocolo de indisponibilidad del SECOP il la cual puede encontrar en el siguiente enlace,https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_documentos/protocolo_deJndisponibilidad_secop_ii.pdf
La publicación de los sobres se realiza acorde al artículo 2.2.1.2.1.2.3 del Decreto 1082 de 2015, es por ello que el sobre habilitante o técnico puede abrirse y publicarse inmediatamente al cierre del proceso; pero el sobre económico, por contener el precio ofertado, debe abrirse hasta antes de la adjudicación.
Por último, en caso de tener alguna inconformidad o evidencia ciara que determiné la manipulación de los procesos de contratación por parte de Colombia Compra Eficiente le recomendamos dirigirse a los órganos de control que son los directos competentes para determinar estas causas.
Este concepto tiene el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Proyectó: Silvia Saavedra
] “Artículo 1, “Creación de ia Unidad Administrativa Especial Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente-, Créase la Unidad Administrativa Especial denominada Agencia Nacional de Contratación Pública —Colombia Compra Eficiente-, como una entidad descentralizada de la Rama Ejecutiva del orden nacional, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa y financiera, adscrita al Departamento Nacional de Planeación". ↑
- Artículo 8. Funciones de la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente.
"Artículo 2.2.1.2.1.1.1. Presentación de la oferta de manera dinámica mediante subasta inversa en los procesos de licitación pública. Las Entidades Estatales pueden utilizar el mecanismo de subasta inversa para la conformación dinámica de las ofertas en la licitación. En este caso, la Entidad Estatal debe señalar en los pliegos de condiciones las variables técnicas y económicas sobre las cuales ios oferentes pueden realizar la puja.
‘En la fecha señalada en los pliegos de condiciones, los oferentes deben presentar los documentos que acrediten los requisitos habilitantes requeridos por la Entidad Estatal. En el caso de una conformación dinámica parcial de la oferta, a los documentos señalados se acompañará e! componente de la oferta que no es objeto de conformación dinámica.
"La Entidad Estatal dentro del plazo previsto en los pliegos de condiciones debe verificar el cumplimiento de los requisitos habilitantes y de las condiciones adicionales si hay lugar a ello para determinar ios oferentes que pueden continuar en el proceso de selección. La subasta inversa para la conformación dinámica de la oferta debe realizarse con los oferentes habilitados, en la fecha y hora previstas en los pliegos de condiciones.
"En la subasta, los oferentes deben presentar su oferta inicial con las variables dinámicas, de conformidad con los pliegos de condiciones, la cual puede ser mejorada con los Lances hasta la conformación de la oferta definitiva.
“Se tomará como definitiva la oferta inicia! realizada por el oferente que no presente Lances en la subasta.
"En ningún caso el precio será la única variable sometida a conformación dinámica.
"La herramienta electrónica usada para la subasta debe permitir que el oferente conozca su situación respecto de los demás competidores y únicamente en relación con el cálculo del menor costo evaluado. Si la subasta recae únicamente sobre algunas variables, las que no admiten mejora deben haber sido previamente evaluadas y alimentadas en el sistema, de manera que este pueda ante cualquier Lance efectuar el cálculo automático del menor costo evaluado.” ↑
‘'Artículo 2.2,1,2,1,2,5, Subasta inversa electrónica o presencial. La Entidad Estatal puede escoger si adelanta la subasta inversa electrónica o presencialmente".
"Si la Entidad Estatal decide adelantar la subasta electrónicamente debe fijar en los piie-gos de condiciones el sistema que utilizará para la subasta inversa y los mecanismos de segundad para e! intercambio de mensajes de datos’’. ↑
Guía para hacer un Proceso de Selección Abreviada por Subasta en el SECOP,https://www.colomb¡acompra.gov.co/sitesi,cce_public/files/cce_step/20181123_gui3_ms_subastainversa_entida destata Lparte 1 y2_v4.pdf ↑
Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente. Protocolo de indisponibilidad de! SECOP II. “Para un uso más expedito de este Protocolo, Colombia Compra Eficiente recomienda a las Entidades Compradoras la ímplementación de un correo electrónico de contacto para los casos de indisponibilidad y la estipulación del mismo dentro de los pliegos de condiciones de los Procesos de Contratación. Las Entidades Compradoras a su consideración podrán establecer como mecanismo de comunicación oficial ante una indisponibilidad del SECOP II su página Web, lo cual deberá estar consignado de manera clara y expresa en ei pliego de condiciones de manera que no induzca a error a los interesados.
“Ante una Falla General con certificado de indisponibilidad o Falla Particular certificada, Colombia Compra Eficiente recomienda no hacer uso de los mensajes del SECOP II como mecanismo de comunicación hasta tanto no se certifique que se superó la Falla. Los mensajes podrían estar afectados por la Falla y no llegar, o llegar con retraso”. ↑