PROCESO DE SELECCIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA, SECOP I, SECOP II, PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA, PRINCIPIO DE PUBLICIDAD

Texto del concepto

PROCESO DE MINIMA CUANTIA – Régimen jurídico – Procedencia – Estudios previos – Invitación a participar – Observaciones

El proceso de selección de mínima cuantía está regulado en el numeral 5 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011, y corresponde a la modalidad de selección que puede adelantar la entidad estatal cuando el valor de la contratación no excede el 10% de la menor cuantía de la entidad, además de que en esta modalidad el precio es el único factor de selección del proponente, por la cual la entidad debe adjudicar el proceso de contratación al oferente que cumpla con todas las condiciones exigidas en los documentos del proceso y ofrezca el menor valor.

Para adelantar un proceso de selección en esta modalidad de contratación, la entidad estatal debe elaborar los estudios previos en los términos del Decreto 1082 de 2015, describiendo la necesidad a satisfacer, el objeto de la contratación, las condiciones técnicas, el valor, el plazo de ejecución y el certificado de disponibilidad. La entidad estatal publicará la invitación con la información y la forma como los interesados deben acreditar el cumplimiento de las condiciones de la invitación. La invitación se hará por un término no inferior a un (1) días hábil. Si los interesados formulan observaciones o comentarios a la invitación, serán contestados antes del vencimiento del plazo para que presenten ofertas.

PROCESO DE MÍNIMA CUANTÍA – Revisión oferta económica – Selección del contratista – Procedimiento selección contratista – Cierre proceso de contratación –s – Audiencia pública

Posteriormente, la entidad debe revisar ofertas económicas y establecer si la de menor precio cumple las condiciones de la invitación. Si no cumple la entidad debe verificar el cumplimiento de los requisitos de la invitación de la oferta con el segundo mejor precio, y así sucesivamente. La selección se hará mediante comunicación de aceptación de la oferta, y será, como se dijo en líneas precedentes, la propuesta con el menor precio, siempre y cuando cumpla con las condiciones exigidas. Conforme a lo anterior, la normativa del sistema de compra pública no establece ni el momento en el cual las entidades estatales deben realizar el cierre de sus procesos de contratación y la apertura de las ofertas, ni tampoco si la apertura de las ofertas debe hacerse en presencia de los oferentes o acto público. Esto significa que la norma no previó esta actuación, y que de manera expresa no existe esta obligación.

SECOP I – Apertura propuestas – Audiencia pública – Acta de cierre

Cuando el proceso de selección se adelanta en el SECOP I, y el término para presentar ofertas ha vencido, se recomienda que la entidad estatal debe realizar la apertura de las propuestas en presencia de los proponentes o veedores que deseen asistir, y elaborar un acta de cierra en la cual conste la fecha y hora de recibo de las ofertas, indicando el nombre o razón social de los oferentes y sus representantes legales. El acta de cierre podrá incluir información general de las propuestas.

SECOP II – Publicación lista de oferentes – Acta de cierre – No requiere audiencia pública

Cuando el proceso de selección se publica en la plataforma transaccional SECOP II, la publicación de la lista de oferentes hace las veces de acta de cierre, la cual es generada por la plataforma, por lo cual no se requiere de la presencia de los proponentes, y la entidad estatal es quien hace la publicación de la lista de oferentes.

PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA – Principios función administrativa – principio de publicidad

Lo anterior, tiene fundamento en que las normas que componen el sistema de compra pública hacen referencia a los principios de transparencia y publicidad que orientan las actuaciones de las autoridades en los procesos que llevan a cabo. […] En línea con lo anterior, el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, respecto del principio de transparencia, establece que las actuaciones de las autoridades serán públicas y los expedientes que las contengan estarán abiertos al público, permitiendo, en el caso de licitación, el ejercicio del derecho de que trata el artículo de la Constitución.

CONTRATICIÓN PÚBLICA ELECTRÓNICA – Régimen jurídico

Por su parte, la Ley 1150 de 2007, al referirse a la contratación pública electrónica, estableció que los documentos, contratos y en general los actos derivados de la actividad contractual, podrán tener lugar por medio electrónicos.

PRINCIPIO DE PUBLICIDIDAD – Ley 1712 de 2014 – Obligación de publicar – Publicación en SECOP – Publicidad actuaciones administrativas

Sumado a lo anterior, la Ley 1712 de 2014, “Ley Estatutaria de Transparencia e Información Pública”, establece que las entidades que están sometidas al régimen de contratación estatal deben publicar sus contrataciones en curso y un vínculo al sistema electrónico para la contratación en el que pueda accederse directamente a la información de los respectivos procesos contractuales. De acuerdo con el literal g) del artículo 11 de la misma ley, todos los destinatarios de las normas contenidas en la ley de transparencia deberán garantizar la publicidad de “sus procedimientos, lineamientos, políticas en materia de adquisiciones y compras, así como todos los datos de adjudicación y ejecución de contratos, incluidos concursos y licitaciones”.

Por último, el principio de publicidad consagrado en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo orienta la actuación de las autoridades para dar a conocer al público y a los interesados, en forma sistemática y permanente, sin que medie petición alguna, sus actos, contratos y resoluciones, mediante comunicaciones, notificaciones y publicaciones que ordene la ley, incluyendo el empleo de tecnologías que permitan difundir de manera masiva la información.

Bogotá D.C., 09/09/2019 Hora 9:46:31s

Señor

Fonseca, La Guajira

Estimado señor Ortiz,

La Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente, responde su consulta del 12 de junio de 2019 en ejercicio de la competencia otorgada por el numeral 8 del artículo 11 y el numeral 5 del artículo 3 del Decreto Ley 4170 de 2011. Su consulta fue remitida por la Procuraduría General de la Nación mediante radicado No. E-2019-348802 y recibida en Colombia Compra Eficiente el día 31 de julio de 2019.

“¿DEBEN o no DEBEN, los responsables de la realización de los procesos de mínima cuantía, realizar la apertura en público de los sobres que contienen las propuestas?”

El proceso de selección de mínima cuantía está regulado en el numeral 5 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011, y corresponde a la modalidad de selección que puede adelantar la entidad estatal cuando el valor de la contratación no excede el 10% de la menor cuantía de la entidad, además de que en esta modalidad el precio es el único factor de selección del proponente, por la cual la entidad debe adjudicar el proceso de contratación al oferente que cumpla con todas las condiciones exigidas en los documentos del proceso y ofrezca el menor valor.

Para adelantar un proceso de selección en esta modalidad de contratación, la entidad estatal debe elaborar los estudios previos en los términos del Decreto 1082 de 2015, describiendo la necesidad a satisfacer, el objeto de la contratación, las condiciones técnicas, el valor, el plazo de ejecución y el certificado de disponibilidad^[1].

La entidad estatal publicará la invitación con la información y la forma como los interesados deben acreditar el cumplimiento de las condiciones de la invitación. La invitación se hará por un término no inferior a un (1) días hábil. Si los interesados formulan observaciones o comentarios a la invitación, serán contestados antes del vencimiento del plazo para que presenten ofertas.

Posteriormente, la entidad debe revisar ofertas económicas y establecer si la de menor precio cumple las condiciones de la invitación. Si no cumple la entidad debe verificar el cumplimiento de los requisitos de la invitación de la oferta con el segundo mejor precio, y así sucesivamente.

La selección se hará mediante comunicación de aceptación de la oferta, y será, como se dijo en líneas precedentes, la propuesta con el menor precio, siempre y cuando cumpla con las condiciones exigidas^[2].

Conforme a lo anterior, la normativa del sistema de compra pública no establece ni el momento en el cual las entidades estatales deben realizar el cierre de sus procesos de contratación y la apertura de las ofertas, ni tampoco si la apertura de las ofertas debe hacerse en presencia de los oferentes o acto público. Esto significa que la norma no previó esta actuación, y que de manera expresa no existe esta obligación.

No obstante, la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, en la Circular Externa Única, indicó en lo referente a la apertura de las ofertas dos posibles situaciones: i) cuando el proceso de contratación se adelanta en SECOP I, y ii) cuando el proceso se adelanta en el SECOP II.

Cuando el proceso de selección se adelanta en el SECOP I, y el término para presentar ofertas ha vencido, se recomienda que la entidad estatal debe realizar la apertura de las propuestas en presencia de los proponentes o veedores que deseen asistir, y elaborar un acta de cierra en la cual conste la fecha y hora de recibo de las ofertas, indicando el nombre o razón social de los oferentes y sus representantes legales. El acta de cierre podrá incluir información general de las propuestas.

Cuando el proceso de selección se publica en la plataforma transaccional SECOP II, la publicación de la lista de oferentes hace las veces de acta de cierre, la cual es generada por la plataforma, por lo cual no se requiere de la presencia de los proponentes, y la entidad estatal es quien hace la publicación de la lista de oferentes^[3].

Lo anterior, tiene fundamento en que las normas que componen el sistema de compra pública hacen referencia a los principios de transparencia y publicidad que orientan las actuaciones de las autoridades en los procesos que llevan a cabo. Así, la Ley 80 de 1993 establece en el artículo 23 que todas las actuaciones de quienes intervengan en la contratación estatal estarán orientadas por los principios de transparencia, economía y responsabilidad, y por los postulados que rigen la función administrativa:

Artículo 23. De los principios en las actuaciones contractuales de las entidades estatales. Las actuaciones de quienes intervengan en la contratación estatal se desarrollarán con arreglo a los principios de transparencia, economía y responsabilidad y de conformidad con los postulados que rigen la función administrativa. Igualmente, se aplicarán en las mismas las normas que regulan la conducta de los servidores públicos, las reglas de interpretación de la contratación, los principios generales del derecho y los particulares del derecho administrativo.

En línea con lo anterior, el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, respecto del principio de transparencia, establece que las actuaciones de las autoridades serán públicas y los expedientes que las contengan estarán abiertos al público, permitiendo, en el caso de licitación, el ejercicio del derecho de que trata el artículo de la Constitución.^[4]

Por su parte, la Ley 1150 de 2007, al referirse a la contratación pública electrónica, estableció que los documentos, contratos y en general los actos derivados de la actividad contractual, podrán tener lugar por medio electrónicos^[5].

Sumado a lo anterior, la Ley 1712 de 2014, “Ley Estatutaria de Transparencia e Información Pública”, establece que las entidades que están sometidas al régimen de contratación estatal deben publicar sus contrataciones en curso y un vínculo al sistema electrónico para la contratación en el que pueda accederse directamente a la información de los respectivos procesos contractuales^[6]. De acuerdo con el literal g) del artículo 11 de la misma ley, todos los destinatarios de las normas contenidas en la ley de transparencia deberán garantizar la publicidad de “sus procedimientos, lineamientos, políticas en materia de adquisiciones y compras, así como todos los datos de adjudicación y ejecución de contratos, incluidos concursos y licitaciones”.

El artículo 2.2.2.1.8.3 del Decreto 1082 de 2015, establece el deber para las entidades contratantes de garantizar la publicidad de los procedimientos, documentos y tantos asociados a los procesos de contratación:

Artículo 2.2.2.1.8.3. De la publicidad. La entidad contratante deberá garantizar la publicidad de los procedimientos, documentos y actos asociados a los procesos de contratación y precalificación de los proyectos de Asociación Público Privada, salvo el modelo financiero estatal que está sometido a reserva legal.

La publicidad a que se refiere este artículo se hará en la página web de la entidad estatal competente correspondiente y en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública SECOP.

Por último, el principio de publicidad consagrado en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo orienta la actuación de las autoridades para dar a conocer al público y a los interesados, en forma sistemática y permanente, sin que medie petición alguna, sus actos, contratos y resoluciones, mediante comunicaciones, notificaciones y publicaciones que ordene la ley, incluyendo el empleo de tecnologías que permitan difundir de manera masiva la información^[7].

La normativa del sistema de compra pública no exige que la apertura de las ofertas de los procesos de mínima cuantía se realice en presencia de los oferentes o de manera pública. Sin embargo, con la finalidad de garantizar los principios de transparencia y publicidad las entidades estatales deberían realizar la apertura de las ofertas de manera pública.

Se reitera lo expuesto en la Circular Externa Única por la Agencia Nacional de Contratación Pública

– Colombia Compra Eficiente. Cuando el proceso de selección se adelanta en el SECOP I y el término para presentar ofertas ha vencido, la entidad estatal puede abrir las propuestas en presencia de los proponentes o veedores que deseen asistir, y elaborar un acta de cierra en la cual conste la fecha y hora de recibo de las ofertas, indicando el nombre o razón social de los oferentes y sus representantes legales. El acta de cierre podrá incluir información general de las propuestas. Cuando el proceso de selección se publica en la plataforma transaccional SECOP II, la publicación de la lista de oferentes hace las veces de acta de cierre, la cual es generada por la plataforma, por lo cual no se requiere de la presencia de los proponentes, y la entidad estatal es quien hace la publicación de la lista de oferentes.

Este concepto tiene el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Atentamente,

Proyectó: Ana María Pérez Cárdenas

1. “Artículo 2.2.1.2.1.5.1. Estudios previos para la contratación de mínima cuantía. La Entidad Estatal debe elaborar unos estudios previos que deben contener lo siguiente:

   “1. La descripción sucinta de la necesidad que pretende satisfacer con la contratación.

   “2. La descripción del objeto a contratar identificado con el cuarto nivel del Clasificador de Bienes y Servicios.

   “3. Las condiciones técnicas exigidas.

   “4. El valor estimado del contrato y su justificación.

   “5. El plazo de ejecución del contrato.

   “6. El certificado de disponibilidad presupuestal que respalda la contratación”. ↑

2. El literal c) del artículo 2 de la Ley 1150, adicionado por el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011, señala dentro de las reglas del procedimiento de mínima cuantía: “(…) c) La entidad seleccionará, mediante comunicación de aceptación de la oferta, la propuesta con el menor precio, siempre y cuando cumpla con las condiciones exigidas; (…)” ↑

3. Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente. Circular Externa Única 5. Apertura de ofertas 5.1. Acta de cierra del proceso de selección: “Cuando el Proceso de Contratación se publique en SECOP I, una vez vencido el término para presentar ofertas, la Entidad Estatal debe realizar la apertura de las propuestas en presencia de los proponentes o veedores que deseen asistir y elaborar un acta de cierre en la cual conste la fecha y hora de recibo de las ofertas, indicando el nombre o razón social de los oferentes y sus representantes legales. Además, el acta de cierre puede incluir datos generales de las propuestas, como, por ejemplo: la presentación o no de la garantía de seriedad de la oferta, en caso de que se haya requerido; el valor ofertado, salvo en aquellos casos en que se presente sobre económico que deba permanecer cerrado. El acta de cierre debe publicarse en SECOP”.

   “En SECOP II la publicación de la lista de oferentes hace las veces de acta de cierre, la cual es generada por la plataforma, por lo cual no se requiere de la presencia de los proponentes. La Entidad Estatal debe publicar dicha lista de oferentes”. ↑

4. Artículo 24, numeral 3: “Las actuaciones de las autoridades serán públicas y los expedientes que las contengan estarán abiertos al público, permitiendo en el caso de licitación el ejercicio del derecho de que trata el artículo 273 de la Constitución Política”. ↑

5. “Artículo 3o. De la contratación pública electrónica. De conformidad con lo dispuesto en la Ley 527 de 1999, la sustanciación de las actuaciones, la expedición de los actos administrativos, los documentos, contratos y en general los actos derivados de la actividad precontractual y contractual, podrán tener lugar por medios electrónicos. Para el trámite, notificación y publicación de tales actos, podrán utilizarse soportes, medios y aplicaciones electrónicas. Los mecanismos e instrumentos por medio de los cuales las entidades cumplirán con las obligaciones de publicidad del proceso contractual serán señalados por el Gobierno Nacional”. ↑

6. “Artículo 10. Publicidad de la Contratación. En el caso de la información de contratos indicada en el artículo 9o literal e), tratándose de contrataciones sometidas al régimen de contratación estatal, cada entidad publicará en el medio electrónico institucional sus contrataciones en curso y un vínculo al sistema electrónico para la contratación pública o el que haga sus veces, a través del cual podrá accederse directamente a la información correspondiente al respectivo proceso contractual, en aquellos que se encuentren sometidas a dicho sistema, sin excepción”. ↑

7. Ley 1437 de 2011. Artículo 3. Numeral 9. “En virtud del principio de publicidad, las autoridades darán a conocer al público y a los interesados, en forma sistemática y permanente, sin que medie las comunicaciones, notificaciones y publicaciones que ordene la ley, incluyendo el empleo de tecnologías que permitan difundir de manera masiva tal información de conformidad con lo dispuesto en este código. Cuando el interesado deba asumir el costo de la publicación esta no podrá exceder en ningún caso el valor de la misma”. ↑