4201913000005670

Texto del concepto

DOCUMENTOS TIPO – Factores técnicos y económicos

La Agencia Nacional de Contratación - Colombia Compra Eficiente al definir los factores técnicos y económicos de escogencia y los sistemas de ponderación tuvo en cuenta específicamente para la propuesta económica el “Documento Base” señala que se debe elaborar a partir del contenido del “Formulario 1– Formulario de Presupuesto Oficial” y su forma de presentación esta reglada en los numerales “2.3. ELABORACIÓN Y "PRESENTACIÓN DE LA OFERTA” y “4.1. OFERTA ECONÓMICA”.

FORMULARIO 1 – Formulario Presupuesto oficial

En el “Formulario 1– Formulario de Presupuesto Oficial” la entidad estatal elabora y presenta el Presupuesto Oficial del proceso y el proponente estructura su oferta económica. Este formulario es preparado por la entidad estatal en la etapa de planeación y le permite definir el valor oficial estimado del proceso de contratación. Por lo tanto, las entidades estatales, para su elaboración, deben tener en cuenta diferentes variables.

[…] En la estructuración de los Documentos Tipo se consideraron dos opciones para establecer el formulario de presupuesto oficial y el formato de propuesta económica. Una de ellas era fijar dos documentos diferentes, de manera que la entidad estatal publicará tanto el presupuesto oficial, como el formato de oferta económica al cual se deberían sujetar los oferentes.

[…] La otra opción que se consideró fue que el “Formulario 1– Formulario de Presupuesto Oficial” tuviera las dos connotaciones o usos en los Documentos Tipo: por un lado, que fuera el formulario sobre el cual la entidad estructura y presenta el presupuesto oficial del proceso de contratación; y por el otro, fuera el formulario sobre el cual los proponentes elaboraran y presentaran su oferta económica.

MODALIDADES DE PAGO – Formulario de Presupuesto Oficial

En su gran mayoría, son elaborados por precios unitarios, motivo por el cual, las reglas del “Documento Base” y el “Formulario 1– Formulario de Presupuesto Oficial” fueron fijadas principalmente para este tipo de procesos. Sin embargo, teniendo en cuenta que para establecer el valor y la forma de pago de los contratos de obra existen diferentes métodos como son: i) precio global, ii) llave en mano, iii) administración delegada, iv) reembolso de gastos, entre otros, las entidades estatales deben efectuar la adecuación del “Formulario 1– Formulario de Presupuesto Oficial” y de las reglas de los demás Documentos Tipo, siempre que no se modifiquen, alteren o contraríen las condiciones habilitantes, los factores técnicos y económicos de escogencia y los sistemas de ponderación, allí definidas.

PRECIOS UNITARIOS – Formulario 1 – Notas

Cuando la entidad estructura su “Formulario 1– Formulario de Presupuesto Oficial” a través de precios unitarios debe aplicar las notas allí incluidas-con excepción de la ‘Nota 6’-, por cuanto estas, responden a la forma adoptada por los Documentos Tipo-de las muchas posibles-, para el cálculo de los precios unitarios y el reconocimiento del A.I.U, por lo tanto, su omisión afecta la aplicación y consistencia de las reglas establecidas en el “Documento Base” para esta forma de pago. A continuación, se analizará cada una de las notas y su relación con las reglas del “Documento Base”. La “NOTA 3” dispone que “se debe tener en cuenta que el PRECIO UNITARIO incluye el valor de A.I.U.”, ello implica que la entidad estatal al configurar el precio unitario de cada uno de los ítems requeridos para la ejecución de la obra debe incluir en su cálculo el valor o porcentaje de A.I.U. que ha estimado la entidad estatal, siempre y cuando el ítem lo deba considerar.

FORMULARIO 1 – Formulario de Presupuesto Oficial – Inclusión A.I.U

Esta forma de inclusión del A.I.U. definida en la “Nota 3” del “Formulario 1– Formulario de Presupuesto Oficial” se encuentra en armonía con el numeral 4.1.1 del “Documento Base” al señalar que “el valor del AIU deberá ser expresado únicamente en porcentaje (%) y no en pesos y deberá consignarlo y discriminarlo en la propuesta económica”, de manera que cuando el proponente oferte el valor unitario del ítem, la entidad conozca cual fue el porcentaje que tuvo en cuenta para cada uno de los componentes al calcular el precio unitario ofertado, lo cual a su vez, guarda concordancia con la “Nota 5” del “Formulario” y con la causal de rechazo “S” del numeral 1.15 del “Documento Base”.

[…] Acá la entidad debe señalar cuál fue el porcentaje que tuvo en cuenta para cada uno de los componentes del A.I.U al elaborar los precios unitarios de los ítems que conforman el presupuesto oficial.

Bogotá D.C., 25/09/2019 Hora 15:26:43s

N° Radicado: 2201913000007121

Señor

elasesor2013@gmail.com

Radicación: Respuesta a consulta # 4201913000005675

Temas: Documentos Tipo, otros

Tipo de asunto consultado: Obligatoriedad del “Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial”

Estimado señor Bendeck,

La Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente responde su consulta del 21 de agosto de 2019, en ejercicio de la competencia otorgada por el numeral 5 del artículo 3 y numeral 8 del artículo 11 del Decreto 4170 de 2011.

El peticionario manifiesta que las respuestas a las observaciones presentadas al proyecto de documentos tipo de licitación de obra pública de infraestructura de transporte, publicadas por la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente en su página web, establecen que “el Formulario 1- Presupuesto Oficial es de libre configuración de la entidad estatal, quien le corresponde estructurarlo de acuerdo al alcance del objeto contractual y producto del análisis realizado para la satisfacción de la necesidad que se pretende satisfacer”. Adicionalmente, en estas respuestas se sostuvo que no era posible estandarizar el formato de propuesta económica por cuanto el listado de documentos adoptados por el Decreto 342 de 2019 no permite “establecer otro nombre o adicionar un documento al listado allí dispuesto”. Frente a lo anterior presenta las siguientes preguntas:

“1. ¿El Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial, es de obligatoria utilización y sus componentes y notas no se pueden variar? O dicho formulario es de ‘libre configuración de la Entidad Estatal?

“2. ¿El formulario de propuesta económica es de libre configuración de la entidad estatal y puede diferir en forma y contenido del Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial?”

3. ¿La Nota 6 del “Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial” es obligatoria? “¿Es decir, sería ilegal calcular las gestiones ambientales, social y manejo de tráfico como un porcentaje tal como se hace con el porcentaje del AIU?”

“4. Las siguientes estipulaciones del pliego tipo, que reglamentan la forma de presentación de la propuesta económica y la forma de pago ¿serian de obligatorio cumplimiento? En caso afirmativo ¿Qué norma le da la potestad o competencia a Colombia Compra Eficiente de reglamentar específicamente la propuesta económica y la forma de pago?”

1. “Teniendo en cuenta que Colombia Compra no puede reglamentar la forma de pago y que ella no hace parte de los requisitos habilitantes ni evaluables, ¿es obligatorio pactar el pago a precios unitarios para los costos directos y con la metodología del AIU para el pago de los costos indirectos?
2. “¿Es obligatorio que la Entidad utilice la división de los costos indirectos en Administración, Imprevistos y Utilidades, existiendo muchas otras formas de dividir dichos costos?
3. “¿La Entidad puede optar por pagar los costos indirectos como gastos reembolsables, tal como se hace con las gestiones ambiental, social y manejo de tráfico?

La adopción de los Documentos Tipo por parte del Gobierno Nacional a través del Decreto

342 de 2019 encuentra su fundamento en el artículo 4 de la Ley 1882 de 2018 que adicionó el parágrafo 7 al artículo 2 de la Ley 1150 de 2007^[1], y aplica para los procesos de

como los factores técnicos y económicos de escogencia, según corresponda cada modalidad de selección y la ponderación precisa y detallada de los mismos, que deberán incluirse en los pliegos de condiciones, teniendo en cuenta la naturaleza y cuantía de los licitación de obra pública de infraestructura de transporte. De acuerdo con esta disposición, además de las condiciones habilitantes y los factores técnicos de escogencia, los Documentos Tipo deben señalar los factores económicos y de ponderación de las propuestas teniendo en cuenta los parámetros definidos en el artículo 2.2.1.2.6.1.3. del Decreto 1082 de 2015, adicionado por el artículo 1 del Decreto 342 de 2019 que dispone:

ARTÍCULO 2.2.1.2.6.1.3. Desarrollo e implementación de los Documentos Tipo. La Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente, en coordinación con el Departamento Nacional de Planeación (DNP) y el Ministerio de Transporte, desarrollará e implementará los Documentos Tipo. Para ello, deberá tener en cuenta los siguientes parámetros:

1. Definir las reglas aplicables a la presentación de las ofertas, su evaluación y la adjudicación del contrato.
2. Incluir las reglas de interpretación, causales de rechazo y demás elementos necesarios para la estructuración de los documentos del Proceso de Contratación.
3. Establecer los requisitos y documentos necesarios para la acreditación de la capacidad jurídica.
4. Señalar las actividades sobre las cuales recaerá la verificación de la experiencia de los proponentes, así como los documentos y criterios de acreditación y verificación de experiencia, teniendo en cuenta la cuantía y el tipo de intervención.
5. Incluir indicadores financieros de acuerdo con el análisis del sector económico relativo a las obras de infraestructura de transporte.
6. Definir los métodos de ponderación de la oferta económica que deben incluir las entidades estatales dentro de sus procesos de contratación que procuren el desarrollo del principio de libre competencia, los cuales deberán ser seleccionados haciendo uso de un mecanismo aleatorio.
7. Fijar alternativas para la ponderación de los elementos de calidad con el fin de que la entidad estatal contratante seleccione la opción adecuada para evaluar las condiciones técnicas de manera objetiva de acuerdo con el objeto de la contratación.
8. Tener en cuenta las reglas contenidas en la Ley 816 de 2003 respecto del puntaje de apoyo a la industria nacional, y los artículos 2.2.1.2.4.2.6, 2.2.1.2.4.2.7, Y 2.2.1.2.4.2.8 del presente Decreto, en lo relativo al puntaje adicional para proponentes con trabajadores con discapacidad.
9. Implementar formatos, anexos, matrices o formularios necesarios para la presentación de las ofertas y descripción del proceso de contratación.
10. Establecer pautas generales para la ejecución del contrato, teniendo en cuenta que la entidad estatal es quien fija las condiciones particulares del contrato, atendiendo a su autonomía.

Las disposiciones definidas por la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente son de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades estatales sometidas al Estatuto General de la Contratación Pública.

Los Documentos Tipo adoptados mediante el Decreto 342 de 2019 e implementados y desarrollados a través de la Resolución 1798 de 2019 expedida por Colombia Compra Eficiente establecen las condiciones habilitantes, los factores técnicos y económicos de escogencia y los sistemas de ponderación de carácter obligatorio para las entidades estatales sometidas al Estatuto General de la Contratación Pública que adelanten procesos de selección de licitación de obra pública de infraestructura de transporte.

La Agencia Nacional de Contratación - Colombia Compra Eficiente al definir los factores técnicos y económicos de escogencia y los sistemas de ponderación tuvo en cuenta los parámetros 6, 7 y 8 del artículo previamente citado que se refieren a la oferta económica, factor de calidad, puntaje de apoyo a la industria nacional y puntaje por vinculación de personas en condición de discapacidad. Para ello, se fijaron en el “Documento Base” las reglas y requisitos que debe acreditar el proponente para la asignación de puntaje por estos criterios.

Específicamente para la propuesta económica el “Documento Base” señala que se debe elaborar a partir del contenido del “Formulario 1– Formulario de Presupuesto Oficial” y su forma de presentación esta reglada en los numerales “2.3. ELABORACIÓN Y "PRESENTACIÓN DE LA OFERTA” y “4.1. OFERTA ECONÓMICA”.

En el “Formulario 1– Formulario de Presupuesto Oficial” la entidad estatal elabora y presenta el Presupuesto Oficial del proceso y el proponente estructura su oferta económica. Este formulario es preparado por la entidad estatal en la etapa de planeación y le permite definir el valor oficial estimado del proceso de contratación. Por lo tanto, las entidades estatales, para su elaboración, deben tener en cuenta diferentes variables^[2]. Por ejemplo, deben considerar el objeto, alcance, obras a ejecutar, actividades, cantidades, particularidades de la zona de ejecución del proyecto, la disponibilidad y distancia de fuentes de materiales, entre otros, que deben ser identificados durante la etapa de planeación del proceso de contratación.

En la estructuración de los Documentos Tipo se consideraron dos opciones para establecer el formulario de presupuesto oficial y el formato de propuesta económica. Una de ellas era fijar dos documentos diferentes, de manera que la entidad estatal publicará tanto el presupuesto oficial, como el formato de oferta económica al cual se deberían sujetar los oferentes, sin embargo, esta opción, a juicio de la mesa técnica de estructuración de los documentos tipo, generaba la dificultad de presentar información duplicada y confundir a los oferentes, así por ejemplo, si en el formulario de presupuesto oficial la entidad estatal definía determinadas cantidades para un ítem y en el formato de propuesta económica establecía unas cantidades diferentes para el mismo ítem, daría lugar a confundir al oferente sobre las cantidades sobre las cuales debe presentar su propuesta económica y generaría discusiones en la fase de evaluación.

La otra opción que se consideró fue que el “Formulario 1– Formulario de Presupuesto Oficial” tuviera las dos connotaciones o usos en los Documentos Tipo: por un lado, que fuera el formulario sobre el cual la entidad estructura y presenta el presupuesto oficial del proceso de contratación; y por el otro, fuera el formulario sobre el cual los proponentes elaboraran y presentaran su oferta económica. Esta doble connotación fue la adoptada en los Documentos Tipo, con el fin de evitar la duplicidad de información y permitir que las propuestas económicas fueran evaluadas con las variables, cantidades, unidades de medida y reglas consideradas por la entidad estatal al estructurar su presupuesto oficial.

Los Documentos Tipo, incluido el “Formulario 1– Formulario de Presupuesto Oficial”, fueron elaborados con base en los pliegos de condiciones del Instituto Nacional de Vías – INVIAS, cuyos presupuestos de sus procesos de contratación de obra pública, en su gran mayoría, son elaborados por precios unitarios, motivo por el cual, las reglas del “Documento Base” y el “Formulario 1– Formulario de Presupuesto Oficial” fueron fijadas principalmente para este tipo de procesos. Sin embargo, teniendo en cuenta que para establecer el valor y la forma de pago de los contratos de obra existen diferentes métodos como son: i) precio global, ii) llave en mano, iii) administración delegada, iv) reembolso de gastos, entre otros, las entidades estatales deben efectuar la adecuación del “Formulario 1– Formulario de Presupuesto Oficial” y de las reglas de los demás Documentos Tipo, siempre que no se modifiquen, alteren o contraríen las condiciones habilitantes, los factores técnicos y económicos de escogencia y los sistemas de ponderación, allí definidas.

Cuando el proceso de contratación es por precios unitarios, los Documentos Tipo establecen las reglas aplicables para la estructuración del presupuesto oficial, presentación y evaluación de la oferta económica. Por ello, el “Formulario 1– Formulario de Presupuesto Oficial” señala en la parte superior derecha: “[El presente formulario aplica para los procesos de contratación que tengan como forma de pago precios unitarios, la Entidad debe ajustarlo cuando la modalidad de pago corresponde a: precio global, llave en mano, administración delegada y reembolso de gastos]”. Esta regla indica que las entidades estatales que estructuren sus presupuestos oficiales por precios unitarios deben utilizar el “Formulario” efectuando las adecuaciones que procedan de acuerdo con el proceso de contratación, siempre y cuando, no contraríen las reglas de los Documentos Tipo. En aquellos eventos en los cuales la entidad opte por una modalidad de pago diferente, como las enunciadas, el contenido de este formulario se debe ajustar. Indistinto de la modalidad de pago seleccionada y de los ajustes que se requieran, la entidad estatal debe publicar el “Formulario 1– Formulario de Presupuesto Oficial” que sirva de base para la estructuración de las propuestas económicas de los proponentes.

Ahora bien, teniendo en cuenta la dualidad de usos del “Formulario 1– Formulario de Presupuesto Oficial”-como presupuesto oficial y como propuesta económica-, se deben establecer los momentos en los cuales se manifiesta en el proceso de contratación y la forma como debe ser interpretado. De acuerdo con lo señalado previamente, la entidad estatal durante la etapa de planeación debe estructurar su presupuesto oficial teniendo en cuenta diferentes variables que permiten justificar el valor del proceso de contratación, es decir, la manera como la entidad estableció el costo aproximado de la obra a contratar, e ilustra al público y particularmente a los proponentes, sobre los aspectos que deben tener en cuenta al elaborar su ofrecimiento económico. Este primer momento se manifiesta al interior de la entidad estatal y se presenta a los proponentes con la publicación del proceso de contratación, permitiendo que sus ítems, descripciones, unidades de medida, cantidades o valores puedan ser ajustados como consecuencia de las observaciones de los interesados.

Cuando la entidad estructura su “Formulario 1– Formulario de Presupuesto Oficial” a través de precios unitarios debe aplicar las notas allí incluidas-con excepción de la ‘Nota 6’-, por cuanto estas, responden a la forma adoptada por los Documentos Tipo-de las muchas posibles-, para el cálculo de los precios unitarios y el reconocimiento del A.I.U, por lo tanto, su omisión afecta la aplicación y consistencia de las reglas establecidas en el “Documento Base” para esta forma de pago. A continuación, se analizará cada una de las notas y su relación con las reglas del “Documento Base”.

La “NOTA 3” dispone que “se debe tener en cuenta que el PRECIO UNITARIO incluye el valor de A.I.U.”, ello implica que la entidad estatal al configurar el precio unitario de cada uno de los ítems requeridos para la ejecución de la obra debe incluir en su cálculo el valor o porcentaje de A.I.U.^[3] que ha estimado la entidad estatal, siempre y cuando el ítem lo deba considerar.

De acuerdo con la Sección Tercera del Consejo de Estado el “concepto de Administración, Imprevistos y Utilidad -A.I.U.- que se introduce en el valor total de la oferta y de frecuente utilización en los contratos de tracto sucesivo y ejecución periódica, como, por ejemplo, en los de obra, si bien la legislación contractual no tiene una definición de este concepto”, se cuentan con elementos que permiten precisar su alcance, así:

(…) el AIU propuesto para el contrato, corresponde a:

“i) los costos de administración o costos indirectos para la operación del contrato, tales como los gastos de disponibilidad de la organización del contratista, esto es: A;

“ii) los imprevistos, que es el porcentaje destinado a cubrir los gastos con los que no se contaba y que se presenten durante la ejecución del contrato, esto es, el álea normal del contrato: I;

“iii) la utilidad o el beneficio económico que pretende percibir el contratista por la ejecución del contrato, esto es: U.

“Ahora, teniendo en cuenta que no existe ninguna reglamentación que establezca porcentajes mínimos o máximos para determinar el A.I.U., cada empresa o comerciante de acuerdo con su infraestructura, experiencia, las condiciones del mercado, la naturaleza del contrato a celebrar, entre otros factores, establece su estructura de costos conforme a la cual se compromete a ejecutar cabalmente un contrato en el caso de que le sea adjudicado.^[4]

Por su parte, la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado sostuvo en concepto del 5 de septiembre de 2018 ^[5] que “el concepto del A.I.U. comprende la Administración (costos indirectos) imprevistos y utilidades, y en algunos contratos este valor aparece cuantificado en forma independiente al valor de la obra y como un porcentaje de la misma^[6], sin perjuicio que en otros contratos este valor no aparezca discriminado y se incorpore en el valor de los precios unitarios”. Esta última opción fue la adoptada por los Documentos Tipo, en los cuales se debe estructurar los precios unitarios incluyendo el porcentaje de A.I.U.

Esta forma de inclusión del A.I.U. definida en la “Nota 3” del “Formulario 1– Formulario de Presupuesto Oficial” se encuentra en armonía con el numeral 4.1.1 del “Documento Base” al señalar que “el valor del AIU deberá ser expresado únicamente en porcentaje (%) y no en pesos y deberá consignarlo y discriminarlo en la propuesta económica”, de manera que cuando el proponente oferte el valor unitario del ítem, la entidad conozca cual fue el porcentaje que tuvo en cuenta para cada uno de los componentes al calcular el precio unitario ofertado, lo cual a su vez, guarda concordancia con la “Nota 5^[7]” del “Formulario” y con la causal de rechazo “S^[8]” del numeral 1.15 del “Documento Base”.

Ahora bien, la expresión “[Determinar por la Entidad]” dispuesta en el “Formulario 1– Formulario de Presupuesto Oficial”, como se muestra en el siguiente cuadro, aplica para la entidad estatal al estructurar su presupuesto oficial. Acá la entidad debe señalar cuál fue el porcentaje que tuvo en cuenta para cada uno de los componentes del A.I.U al elaborar los precios unitarios de los ítems que conforman el presupuesto oficial.

Cuando el proponente elabore y presente su oferta económica deberá señalar en esos espacios el porcentaje de A.I.U. que oferta, para lo cual debe tener en cuenta las reglas del numeral 4.1.1 y las causales de rechazo “R”, “S” y “T”^[9] del numeral 1.15 del “Documento Base”.

Por lo tanto, de la lectura integral de los Documentos Tipo-Documento Base y Formulario 1”-, se aprecia que la inclusión de las notas 3 y 5 no es caprichosa y responde a la forma estandarizada que ha sido adoptada para la estructuración de procesos de licitación de obra pública de infraestructura de transporte, cuya modalidad de pago corresponda a precios unitarios.

La “Nota 4”^[10] es una regla para el redondeo de las cifras decimales y reitera lo establecido en el literal B del numeral 4.1.2 que dispone:

4.1.2. CORRECCIONES ARITMÉTICAS

La Entidad sólo efectuará correcciones aritméticas originadas por: (…)

B. El ajuste al peso ya sea por exceso o por defecto de los precios unitarios contenidos en la propuesta económica de las operaciones aritméticas a que haya lugar y del valor del IVA, así: cuando la fracción decimal del peso sea igual o superior a punto cinco (0.5) se aproximará por exceso al número entero siguiente del peso y cuando la fracción decimal del peso sea inferior a punto cinco (0.5) se aproximará por defecto al número entero.

Finalmente, la “Nota 6”^[11] es clara al señala que se debe “ajustar de acuerdo al proyecto”. Por lo tanto, es una referencia de la manera como las entidades podrían efectuar el reconocimiento de los requerimientos ambientales o sociales, sin perjuicio, que las entidades en su estructuración y frente a las necesidades del proceso de contratación, opten por pagarlo de una forma diferente, Por lo tanto, esta nota es configurable por parte de las entidades estatales.

Por lo tanto, cuando en la respuesta a las observaciones presentadas al proyecto de Documentos Tipo se manifestó “el Formulario 1- Presupuesto Oficial es de libre configuración de la Entidad Estatal quien le corresponde estructurarlo de acuerdo al alcance del objeto contractual y producto del análisis realizado para la satisfacción de la necesidad que se pretende satisfacer”, implica que la entidad estatal define libremente la forma de elaborar su presupuesto oficial, sin embargo, tratándose de precios unitarios la entidad estatal debe tener en cuenta las reglas establecidas en el “Documento Base” y en el “Formulario 1– Formulario de Presupuesto Oficial”.

El segundo uso del “Formulario 1– Formulario de Presupuesto Oficial” se manifiesta cuando el proponente estructura su oferta económica, la presenta al cierre del proceso de contratación y se evalúa de acuerdo con las reglas del “Documento Base”. Para el primer y tercer evento, el proponente debe tener en cuenta las reglas definidas en el numeral “4.1. OFERTA ECONÓMICA” y las causales de rechazo del numeral 1.15., así como el contenido del “Formulario 1– Formulario de Presupuesto Oficial” publicado por la entidad estatal.

Para el segundo evento relacionado con la presentación de la oferta económica al cierre del proceso de contratación, el proponente debe tener en cuenta las reglas para la elaboración y presentación de la propuesta desarrolladas en el numeral 2.3 del “Documento Base”.

Por lo anterior, los partícipes del sistema de compra pública deben tener en cuenta que el “Formulario 1– Formulario de Presupuesto Oficial” tiene dos usos o connotaciones en los Documentos Tipo, las cuales encuentran su regulación, entre otras, en las reglas previamente expuestas.

“1. ¿El Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial, es de obligatoria utilización y sus componentes y notas no se pueden variar? O dicho formulario es de ‘libre configuración de la Entidad Estatal?

De acuerdo con el Decreto 342 de 2019 el “Formulario 1– Formulario de Presupuesto Oficial” es obligatorio en los procesos de contratación de licitación de obra pública de infraestructura de transporte, es decir, independiente de la modalidad de pago seleccionada se debe publicar este formulario que tendrá las dos connotaciones previamente explicadas-presupuesto oficial y oferta económica-.

Cuando la entidad ha establecido como modalidad de pago: i) precio global, ii) llave en mano, iii) administración delegada, iv) reembolso de gastos o cualquier otro, tanto la forma como el contenido del “Formulario 1– Formulario de Presupuesto Oficial” es de libre configuración y las notas se deben ajustar a la modalidad seleccionada.

Cuando el pago ha sido definido por precios unitarios, la entidad puede configurar libremente la forma de presentación del “Formulario 1– Formulario de Presupuesto Oficial” en cuanto a los ítems, descripciones, unidades de medida, cantidades o valores, sin embargo, las notas allí incluidas son obligatorias-excepto la Nota 6- al fijar las reglas para la presentación de la oferta económica en esta modalidad de pago, las cuales como se expuso están en concordancia con el Documento Base. Como consecuencia de lo anterior, también se deben conservar los espacios para el diligenciamiento de los porcentajes de A.I.U. que se tuvieron en cuenta al calcular los precios unitarios.

“2. ¿El formulario de propuesta económica es de libre configuración de la entidad estatal y puede diferir en forma y contenido del Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial?”

Teniendo en cuenta que el “Formulario 1– Formulario de Presupuesto Oficial” tiene dos usos o connotaciones-presupuesto oficial y oferta económica-, aplican las precisiones señaladas en la respuesta anterior. Por lo tanto, es de libre configuración en forma y contenido cuando la modalidad de pago es: i) precio global, ii) llave en mano, iii) administración delegada, iv) reembolso de gastos o cualquier otro, sin embargo, cuando se trata de precios unitarios, la entidad estatal puede configurar libremente la forma respetando el contenido de las notas y espacio de los porcentajes del A.I.U.

3. ¿La Nota 6 del “Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial” es obligatoria? “¿Es decir, sería ilegal calcular las gestiones ambientales, social y manejo de tráfico como un porcentaje tal como se hace con el porcentaje del AIU?”

La “Nota 6” no es vinculante y se debe “ajustar de acuerdo al proyecto”. En consecuencia, la entidad estatal puede señalar libremente la forma de pago de los requerimientos ambientales y sociales.

Con relación al manejo de tráfico no existe regla en el “Formulario 1– Formulario de Presupuesto Oficial” ni en los “Documentos Tipo”.

“4. Las siguientes estipulaciones del pliego tipo, que reglamentan la forma de presentación de la propuesta económica y la forma de pago ¿serian de obligatorio cumplimiento? En caso afirmativo ¿Qué norma le da la potestad o competencia a Colombia Compra Eficiente de reglamentar específicamente la propuesta económica y la forma de pago?”

El Documento Base, en el Anexo 1- Anexo Técnico y el Anexo 5 – Minuta del Contrato, los cuales hacen parte de los Documentos Tipo, señalan que forma de pago debe ser definida por la entidad estatal al estructurar el proceso de contratación, como parte de su deber de planeación.

El primero, el Documento Base, señala en el numeral “4.1 OFERTA ECONÓMICA” respecto de la forma de pago como instrucción para el diligenciamiento por parte de la entidad estatal:

• 1. OFERTA ECONÓMICA

[La Entidad deberá indicar si la forma de pago es por precio global, llave en mano, precios unitarios, administración delegada o reembolso de gastos en el Anexo 1 – Anexo Técnico y el Formulario 1– Formulario de Presupuesto Oficial debe ser concordante con la modalidad de pago seleccionada]

(…)

El segundo, el Anexo 1 – Anexo Técnico, establece en el numeral “5. FORMA DE PAGO”:

5. FORMA DE PAGO

[Señalar si es por precio global, precios unitarios u otro sistema de pago e incluir información necesaria para precisar la forma de pago.

La Entidad debe justificar la inclusión o exclusión de anticipos e imprevistos basada en el estudio del sector y otros estudios que realice para el presente proceso de contratación.]

El tercero, el Anexo 5 – Minuta del Contrato dispone en la cláusula 8:

CLÁUSULA 8. FORMA DE PAGO

La Entidad pagará al Contratista las sumas del valor del Contrato así:

[incluir descripción de forma de pago, incluyendo todos los documentos y plazos para el mismo]

(…)

De lo transcrito se concluye que la forma de pago no fue un aspecto objeto de regulación por parte de los Documentos Tipo, por cuanto es un elemento que se debe fijar atendiendo al objeto del contrato, su alcance y demás particularidades propias de cada proyecto que debe ser establecido por la entidad contratante como responsable del proceso de contratación. Por lo tanto, en los procesos cubiertos por los Documentos Tipo, las entidades estatales son las responsables de definir la forma de pago^[12] y su justificación acorde con el deber de planeación.

En cuanto a la oferta económica, las reglas definidas en el “Documento Base” son obligatorias al referirse a un requisito necesario para la comparación de las propuestas. Los pliegos de condiciones, incluidos los adoptados a través de Documentos Tipo, deben señalar las reglas para la elaboración presentación y evaluación de las ofertas económicas y los métodos la ponderación de estas. Por ello, el “Documento Base” señaló expresamente las reglas que deben aplicar cuando la entidad requiera que la oferta económica sea presentada a través de precios unitarios, incluida la evaluación de los componentes del A.I.U.

La inclusión de estas reglas se fundamenta en el artículo 4 de la Ley 1882 de 2018 que adicionó el parágrafo 7 al artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y los parámetros dados en el artículo 2.2.1.2.6.1.3. del Decreto 1082 de 2015, adicionado por el artículo 1 del Decreto 342 de 2019

1. “Teniendo en cuenta que Colombia Compra no puede reglamentar la forma de pago y que ella no hace parte de los requisitos habilitantes ni evaluables, ¿es obligatorio pactar el pago a precios unitarios para los costos directos y con la metodología del AIU para el pago de los costos indirectos?
2. “¿Es obligatorio que la Entidad utilice la división de los costos indirectos en Administración, Imprevistos y Utilidades, existiendo muchas otras formas de dividir dichos costos?”
3. “¿La Entidad puede optar por pagar los costos indirectos como gastos reembolsables, tal como se hace con las gestiones ambiental, social y manejo de tráfico?

La Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, reitera que en los Documentos Tipo no se establece la forma de pago que deben utilizar las entidades estatales, sin embargo, cuando la entidad en ejercicio de su autonomía opte por pagar a través de precios unitarios debe tener en cuenta las reglas definidas en el “Documento Base” y en el “Formulario 1– Formulario de Presupuesto Oficial”.

La entidad estatal al estructurar el proceso de contratación cuenta con autonomía para definir la forma de pago de los costos directos y los costos indirectos que hacen parte de la obra, pudiendo pagar los costos indirectos a través del componente de Administración (A)^[13] o como ítem independiente.

En consecuencia, la entidad estatal cuenta con autonomía para definir la forma de pago de los costos directos e indirectos, sin embargo, cuando la forma de pago este dada por precios unitarios y AIU deberá aplicar las reglas establecidas en los Documentos Tipo.

Este concepto tiene el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Atentamente,

Proyectó: Fredy Alexander Rodríguez Ardila

1. “Artículo 4°. Adiciónese el siguiente parágrafo al artículo 2° de la Ley 1150 de 2007:

   “Parágrafo 7°. El Gobierno nacional adoptará documentos tipo para los pliegos de condiciones de los procesos de selección de obras públicas, interventoría para las obras públicas, interventoría para consultoría de estudios y diseños para obras públicas, consultoría en ingeniería para obras, los cuales deberán ser utilizados por todas las entidades sometidas al Estatuto General de la Contratación de la Administración Pública en los procesos de selección que adelanten. Dentro de los documentos tipo el Gobierno adoptará de manera general y con alcance obligatorio para todas las entidades sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, las reglamentación que expida el Gobierno Nacional”

   condiciones habilitantes, así contratos. Para la adopción de esta reglamentación el Gobierno tendrá en cuenta las características propias de las regiones con el ánimo de promover el empleo local.

   “La facultad de adoptar documentos tipo la tendrá el Gobierno Nacional, cuando lo considere necesario, en relación con otros contratos o procesos de selección. ↑

2. Artículo 2.2.1.1.2.1.1. del Decreto 1082 de 2015. ↑

3. En el ordenamiento jurídico no existe norma que exija para los contratos de obra la distinción entre costos directos e indirectos, ni sobre el contenido y estructuración del A.I.U., su inclusión es consecuencia de la costumbre mercantil que ha considerado necesario para algunos contratos este esquema de pago. ↑

4. Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Tercera, Subsección B, sentencia del 14 de octubre de 2011, exp. 20811, C.P. Ruth Stella Correa Palacio. ↑

5. Consejo de Estado, Sala de Consulta y Servicio Civil, concepto del 5 de septiembre de 2018, radicado No 11001-03-06-000-2018-00124-00 C.P. Édgar González López. ↑

6. “Los costos indirectos incorporados en el A, corresponden como regla general a gastos de la oficina central, honorarios del director de obra, y de personal especializado. Generalmente estos costos pueden estar compartidos con los diversos contratos de obra que en forma simultánea esté ejecutando el contratista. Un ejemplo corresponde a los costos de la oficina central, y de los asesores de proyectos”. ↑

7. NOTA 5: El A.I.U y su discriminación deben estar en porcentaje (%)”. ↑

8. “S. No discriminar en la oferta económica el porcentaje de AIU en la forma como lo establece el Pliego de Condiciones y el Formulario 1– Formulario de Presupuesto Oficial”. ↑

9. “1.15. CAUSALES DE RECHAZO

   “Son causales de rechazo las siguientes:

   (…)

   “R. Ofrecer un porcentaje para imprevistos inferior al definido en el Formulario 1– Formulario de Presupuesto Oficial.

   “S. No discriminar en la oferta económica el porcentaje de AIU en la forma como lo establece el Pliego de Condiciones y el Formulario 1– Formulario de Presupuesto Oficial.

   “T. Ofrecer como valor del AIU un porcentaje diferente al rango establecido por la Entidad en la sección 4.1.1 del Pliego de Condiciones”. ↑

10. “NOTA 4: Cuando la fracción decimal del peso sea igual o superior a 5 se aproximará por exceso al número entero siguiente del peso y cuando la fracción decimal del peso sea inferior a 5 se aproximará por defecto al número entero del peso”. ↑

11. “NOTA 6: El reconocimiento económico de los requerimientos ambientales exigidos por las autoridades ambientales, y/o sociales que son de obligatorio cumplimiento, serán reconocidos a cargo de reembolso de gastos (afectados por un % de administración). (Ajustar de acuerdo al proyecto)” ↑

12. El articulo Artículo 2.2.1.1.2.1.3. del Decreto 1082 de 2015 establece que los pliegos de condiciones deben contener, entre otros, “7 El valor del contrato, el plazo, el cronograma de pagos y la determinación de si debe haber lugar a la entrega de anticipo, y si hubiere, indicar su valor, el cual debe tener en cuenta los rendimientos que este pueda generar.” ↑

13. Teniendo en cuenta que los componentes que hacen parte del A.I.U. no están definidos por la ley ni el reglamento, la inclusión en los procesos de contratación y su contenido responde a la autonomía de la voluntad de las partes y es posible que la Administración (A) no incluya la totalidad de costos indirectos, sino que algunos sean pagados de forma independiente. Sobre el contenido de la Administración señaló Fabián G. Marín Cortes en su obra El Precio (2012): “(…) Con esta suma se cubre parte de los costos indirectos del contrato, es decir, los que sin constituir el valor de los materiales, de la mano de obra, de la maquinaria y otros directamente relacionados con la inversión requerida para ejecutar la obra, de todos modos afectan su valor, porque necesariamente se incurre en esos gastos para realizar el trabajo.

    (…)”. ↑