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Texto del concepto

REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES – Documento – Requisitos habilitantes

De conformidad con el artículo 6° de la Ley 1150 de 2007 y la Circular Externa Única emitida por la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente, el Registro Único de Proponentes del Registro Único Empresarial de la Cámara de Comercio es el documento a través del cual se hace constar la información relativa a la capacidad jurídica, técnica, financiera y organizacional de los posibles proponentes como personas naturales o jurídicas nacionales o extranjeras domiciliadas o con sucursal en Colombia.

[…] el artículo 6°, numeral 6.1., de la Ley 1150 de 2007, establece que el registro único de proponentes es plena prueba de la información allí contenida

REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES – Excepción - Inscripción en el RUP

El mismo artículo 6° de la Ley 1150 de 2007 exceptúa de exigir el RUP en algunos procesos de contratación, tales como en la contratación directa, la mínima cuantía, la prestación de servicios de salud, enajenación de bienes del Estado, la adquisición de productos de origen o destinación agropecuaria ofrecidos en bolsas de productos, los contratos de concesión y los contratos que celebren las empresas industriales y comerciales del Estado y las sociedades de economía mixta, que tengan por objeto el desarrollo de sus actividades industriales y comerciales; razón por la cual las entidades estatales deben verificar directamente el cumplimiento de los requisitos habilitantes. Adicionalmente, la misma norma citada establece que en los eventos en que en virtud del objeto del contrato sea necesaria la verificación de requisitos o información que no reposa en el RUP, la entidad estatal podrá solicitar información adicional -por ejemplo, longitudes de obra, especificaciones técnicas, etc.-, pero sólo para complementar la información contenida en el RUP, y con el fin de verificar condiciones adicionales de experiencia del proponente.

CAPACIDAD RESIDUAL – Acreditación

En el artículo 2° de dicho decreto se definió la capacidad residual como la capacidad real de contratación que resulta de restarle a la capacidad máxima de contratación, la sumatoria de los valores de los contratos que tenga en ejecución el contratista.

[…] de conformidad con la Ley 1150 de 2007 y la norma reglamentaria vigente para el año 2011, la totalidad de los contratos que tuviera en ejecución el oferente al momento de presentar propuesta, debían tenerse en cuenta para efectos de establecer la capacidad residual del proponente o K de contratación.

CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACION LEGAL – Forma de demostrarse

El certificado de existencia y representación legal es un documento expedido por las cámaras de comercio, que cumple funciones eminentemente probatorias, es decir, permite acreditar las inscripciones efectuadas en el registro mercantil respecto de una sociedad comercial, como su existencia, representación, domicilio, revisoría fiscal, cláusulas del contrato, vigencia, entre otros. En tal medida, los datos consignados en los certificados de existencia y representación legal expedidos por las cámaras de comercio, podrán ser consultados por cualquier persona interesada, quien podrá solicitar a la respectiva cámara de comercio la expedición del respectivo certificado.

Señor

cm2275@outlook.com

Avenida 4E No. 6-49 Oficina 105 Edificio Centro Jurídico Cúcuta

Radicación: Respuesta a consulta #4201913000005790

Temas: RUP, K de contratación, certificado de existencia y representación legal

Tipo de asunto consultado: Documentos idóneos para determinar la capacidad

financiera, la existencia y representación legal y la dirección de un proponente para el año 2011

Estimado señor Marcucci:

La Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente responde su consulta del 26 de agosto de 2019, en ejercicio de la competencia otorgada por el numeral 5° del artículo 3° y el numeral 8° del artículo 11 del Decreto 4170 de 2011.

¿Qué documento es el idóneo para determinar la capacidad financiera de un proponente para el año 2011?

De conformidad con el artículo 6° de la Ley 1150 de 2007 y la Circular Externa Única emitida por la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente^[1], el Registro Único de Proponentes del Registro Único Empresarial de la Cámara de Comercio es el documento a través del cual se hace constar la información relativa a la capacidad jurídica, técnica, financiera y organizacional de los posibles proponentes como personas naturales o jurídicas nacionales o extranjeras domiciliadas o con sucursal en Colombia.

El Consejo de Estado, en sentencia de 30 de enero de 2013^[2], definió la naturaleza y finalidad del Registro Único de Proponentes:

“El Registro de Proponentes es un registro de creación legal en el cual se inscriben las personas naturales o jurídicas que aspiran a celebrar con entidades estatales contratos de obra, consultoría, suministro y compraventa de bienes muebles. Tiene como finalidad suministrar la información necesaria de un contratista inscrito, en lo relacionado con su experiencia, capacidad jurídica, capacidad técnica, capacidad de organización y capacidad financiera. En los términos del artículo 22 de la Ley 80 de 1993, todas las personas naturales o jurídicas que aspiren a celebrar dichos contratos con las entidades estatales, deberán inscribirse en el Registro de Proponentes de la Cámara de Comercio de su jurisdicción y deberán estar clasificadas y calificadas según lo dispuesto en esta norma”.

Por su parte, el artículo 6°, numeral 6.1., de la Ley 1150 de 2007, establece que el registro único de proponentes es plena prueba de la información allí contenida:

“El certificado de Registro Único de Proponentes será plena prueba de las circunstancias que en ella se hagan constar y que hayan sido verificadas por las Cámaras de Comercio. En tal sentido, la verificación de las condiciones establecidas en el numeral 1 del artículo 5 de la presente ley, se demostrará exclusivamente con el respectivo certificado del RUP en donde deberán constar dichas condiciones. En consecuencia, las entidades estatales en los procesos de contratación no podrán exigir, ni los proponentes aportar documentación que deba utilizarse para efectuar la inscripción en el registro”.

En el mismo sentido, se manifestó sobre el particular el Consejo de Estado^[3], en sentencia de 12 de febrero de 2014:

“El certificado del Registro Único de Proponentes se erigió como “plena prueba” de las circunstancias sometidas al mismo, además de que se estableció que en el procedimiento de contratación no se pueden solicitar de nuevo los mismos documentos verificados por las Cámaras de Comercio según se observa de la disposición contenida en el artículo 5º de la Ley 1150”.

Ahora bien, el numeral 1° del artículo 5° de la misma ley, al explicar los criterios que deberán ser tenidos en cuenta por las entidades estatales para garantizar la selección objetiva, determina que las Cámaras de Comercio realizarán la verificación de la información suministrada por las personas naturales o jurídicas para su inscripción en el registro único de proponentes, información que es la que deberá ser tenida en cuenta por las entidades estales en los procesos de contratación en los que es exigible el RUP:

“1. La capacidad jurídica y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organización de los proponentes serán objeto de verificación de cumplimiento como requisitos habilitantes para la participación en el proceso de selección y no otorgarán puntaje, con excepción de lo previsto en el numeral 4 del presente artículo. La exigencia de tales condiciones debe ser adecuada y proporcional a la naturaleza del contrato a suscribir y a su valor. La verificación documental de las condiciones antes señaladas será efectuada por las Cámaras de Comercio de conformidad con lo establecido en el artículo 6o de la presente ley, de acuerdo con lo cual se expedirá la respectiva certificación”.

De esta forma, la capacidad jurídica y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organización de los proponentes deberán ser verificadas exclusivamente a través del Registro Único de Proponentes, pues, se reitera, tal documento constituye plena prueba de la información financiera, de experiencia y de capacidad acreditada por la persona natural o jurídica.

Sin embargo, el mismo artículo 6° de la Ley 1150 de 2007 exceptúa de exigir el RUP en algunos procesos de contratación, tales como en la contratación directa, la mínima cuantía, la prestación de servicios de salud, enajenación de bienes del Estado, la adquisición de productos de origen o destinación agropecuaria ofrecidos en bolsas de productos, los contratos de concesión y los contratos que celebren las empresas industriales y comerciales del Estado y las sociedades de economía mixta, que tengan por objeto el desarrollo de sus actividades industriales y comerciales; razón por la cual las entidades estatales deben verificar directamente el cumplimiento de los requisitos habilitantes. Adicionalmente, la misma norma citada establece que en los eventos en que en virtud del objeto del contrato sea necesaria la verificación de requisitos o información que no reposa en el RUP, la entidad estatal podrá solicitar información adicional -por ejemplo, longitudes de obra, especificaciones técnicas, etc.-, pero sólo para complementar la información contenida en el RUP, y con el fin de verificar condiciones adicionales de experiencia del proponente.

Entonces, sólo en aquellos casos en que por las características del objeto a contratar se requiera la verificación de requisitos del proponente adicionales a los contenidos en el Registro, la entidad podrá hacer tal verificación en forma directa y solicitar documentos diferentes al RUP.

En resumen, la regla general prevista en la Ley 1150 de 2007 -vigente en el año 2011- es que la verificación de las condiciones de los proponentes, referidas a los requisitos habilitantes previstos en el numeral 1° del artículo 5° ibídem, corresponde a las Cámaras de Comercio con jurisdicción en el domicilio principal del proponente, en tanto que sólo en los referidos casos previstos por dicha ley, las entidades estatales deberán realizar directamente la mencionada verificación y, por ende, es necesario que recurran a otros medios de prueba.

Para determinar la capacidad máxima de contratación para el año 2011 por parte de un contratista, ¿se deben tener en cuenta los contratos celebrados durante toda la vigencia de 2011 o se tienen solo en cuenta los contratos que se estén ejecutando al momento de presentarse a una nueva contratación?

El parágrafo 1° del artículo 6 de la Ley 1150 de 2007 determina que para efectos de establecer la capacidad residual del proponente o K de contratación, se deberán considerar todos los contratos que tenga en ejecución el proponente al momento de presentar la oferta.

Por su parte, para el año 2011 se encontraba vigente el decreto 1464 de 2010^[4], reglamentario de la Ley 1150 de 2007, en relación con la verificación de las condiciones de los proponentes y su acreditación para el Registro Único de Proponentes a cargo de las Cámaras de Comercio.

En el artículo 2° de dicho decreto se definió la capacidad residual como la capacidad real de contratación que resulta de restarle a la capacidad máxima de contratación, la sumatoria de los valores de los contratos que tenga en ejecución el contratista. Y reiteró:

“El cálculo de la capacidad residual se exigirá por las entidades estatales para el momento en que se presente la propuesta, cualquiera que sea la modalidad del contrato.

“Para establecer la capacidad residual del proponente o K de contratación, la entidad contratante deberá considerar los contratos relevantes que tenga en ejecución el proponente al momento de presentar la oferta, de acuerdo con lo señalado en el respectivo pliego de condiciones, incluyendo los que tenga por su participación en sociedades, consorcios o uniones temporales…”.

Luego entonces, de conformidad con la Ley 1150 de 2007 y la norma reglamentaria vigente para el año 2011, la totalidad de los contratos que tuviera en ejecución el oferente al momento de presentar propuesta, debían tenerse en cuenta para efectos de establecer la capacidad residual del proponente o K de contratación.

Cuál es el documento idóneo para determinar la existencia y representación legal de un proponente y la dirección donde se encuentra ubicado?

Dentro de la función pública registral a cargo de las cámaras de comercio, se encuentra la prevista en el numeral 3° del artículo 86 del Código de Comercio, en el sentido de llevar el registro mercantil y certificar sobre los actos y documentos en él inscritos.

Por su parte, el artículo 26 del mismo código dispone que el registro mercantil tiene por objeto llevar la matrícula de los comerciantes y de los establecimientos de comercio, así como la inscripción de todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exija esa formalidad.

En este orden de ideas, es función de las cámaras de comercio certificar sobre los actos y documentos inscritos en el registro mercantil, para lo cual expide los denominados certificados de existencia y representación legal, de conformidad con lo establecido en el artículo 117 del Código de Comercio:

“Prueba de la existencia, cláusulas del contrato y representación de la sociedad. La existencia de la sociedad y las cláusulas del contrato se probarán con certificación de la cámara de comercio del domicilio principal, en la que constará el número, fecha y notaría de la escritura de constitución y de las reformas del contrato, si las hubiere; el certificado expresará, además, la fecha y el número de la providencia por la cual se le concedió permiso de funcionamiento y, en todo caso, la constancia de que la sociedad no se halla disuelta.

“Para probar la representación de una sociedad bastará la certificación de la cámara respectiva, con indicación del nombre de los representantes, de las facultades conferidas a cada uno de ellos en el contrato y de las limitaciones acordadas a dichas facultades, en su caso.

Por lo tanto, la existencia, la representación y el domicilio de la sociedad se probarán con la certificación expedida por la cámara de comercio del domicilio principal de la misma, en la que constará el número, fecha y notaría de la escritura de constitución y de las reformas del contrato, o si la constitución fue por documento privado, la fecha del mismo y de las reformas, en caso de que las haya; y además, el certificado hará constar de que la sociedad no se haya disuelta.

Sobre el particular, es importante señalar que el certificado de existencia y representación legal es un documento expedido por las cámaras de comercio, que cumple funciones eminentemente probatorias, es decir, permite acreditar las inscripciones efectuadas en el registro mercantil respecto de una sociedad comercial, como su existencia, representación, domicilio, revisoría fiscal, cláusulas del contrato, vigencia, entre otros.

En tal medida, los datos consignados en los certificados de existencia y representación legal expedidos por las cámaras de comercio, podrán ser consultados por cualquier persona interesada, quien podrá solicitar a la respectiva cámara de comercio la expedición del respectivo certificado.

En cuanto a la dirección registrada en el respectivo documento idóneo presentado por el contratista (oferente), es obligación de la entidad territorial realizar la verificación de campo para establecer la existencia de la dirección allí matriculada?

Como quiera que los datos de una sociedad, incluidos los relativos a su existencia, representación y domicilio, se prueban a través de los certificados de existencia y representación legal expedidos por la cámara de comercio del domicilio principal de dicha sociedad, según antes se expuso de conformidad con el mencionado artículo 117 del Código de Comercio, se considera que no es necesario que la entidad territorial contratante verifique la existencia de la dirección consignada en el certificado de existencia y representación legal de la sociedad proponente. No obstante, la necesidad de hacerlo corresponde definirla a la entidad.

Este concepto tiene el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Atentamente,

Proyectó: Carlos José Mansilla Jáuregui

1. Numeral 6.2., página 37. ↑

2. Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Tercera, Subsección “B”, M.P.: Stella Conto Díaz del Castillo, expediente: 11001-03-26-000-2003-00026-01(25151). ↑

3. Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Tercera Subsección “A”, M.P.: Mauricio Fajardo Gómez, expediente: 73001-23-31-000-2000-03414- 01(31753).

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4. Derogado por el artículo 9.2 del Decreto Nacional 734 de 2012. ↑