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Texto del concepto

SECOP II – Sistema electrónico contratación pública – Colombia Compra Eficiente – Administrador – Inspección, vigilancia y control – Documentos publicados – Competencia – Entidades estatales

El Decreto 4170 de 2011, en el artículo 3, estableció que la Agencia Nacional de Contratación Pública ejercerá la función de desarrollar y administrar el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP) o el que haga sus veces, y gestionar nuevos desarrollos tecnológicos en los asuntos de su competencia, teniendo en cuenta los parámetros fijados por el Consejo Directivo.

No se tiene la competencia para ejercer la función de inspección, vigilancia y control frente a los documentos que publican las entidades, ni autorizar los ajustes que cada entidad realiza a sus procesos de contratación. En este sentido, cada entidad es la encargada de manejar sus procesos de contratación en la plataforma del SECOP o en la Tienda Virtual del Estado Colombiano (TVEC) y frente alguna irregularidad, los órganos de control como la Fiscalía General de la República, la Contraloría General de la República o la Procuraduría General de la República son los encargados de verificar los ajustes o cambios realizados en la plataforma, y determinar si existe alguna responsabilidad penal, fiscal o disciplinaria.

Bogotá D.C., 23/10/2019 Hora 9:39:38s

Señor

Ciudad

Estimado señor Puentes,

La Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente- responde su consulta del 12 de septiembre de 2019, en ejercicio de la competencia otorgada por el numeral 8 del artículo 11 y el numeral 5 del artículo 3 del Decreto Ley 4170 de 2011.

¿Es posible realizar ajustes a la página de contratación de Colombia Compra Eficiente?

¿qué control realiza la entidad sobre los procesos que son objeto de ajustes? ¿bajo qué criterio puede una entidad pública realizar ajustes de años anteriores? ¿autoriza la Agencia Nacional de Contratación pública hacer estos ajustes? ¿quién o cuál entidad debe autorizar estos ajustes?

El Decreto 4170 de 2011, en el artículo 3, estableció que la Agencia Nacional de Contratación Pública ejercerá la función de desarrollar y administrar el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP) o el que haga sus veces, y gestionar nuevos desarrollos tecnológicos en los asuntos de su competencia, teniendo en cuenta los parámetros fijados por el Consejo Directivo^[1].

Además, el artículo 13 del Decreto 4170 de 2011, establece que son funciones de la Subdirección de Información y Desarrollo Tecnológico: i) gestionar y administrar el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP), o el que haga sus veces, ii) realizar las actividades para la integración del SECOP, o del sistema que haga sus veces, con el Registro Único Empresarial de las Cámaras de Comercio, el Diario Único de Contratación Estatal y demás sistemas de gestión contractual pública, y finalmente, iii) proponer mecanismos para articular el SECOP con los sistemas electrónicos públicos que contengan información relacionada con el objeto de la agencia^[2].

Del estudio de la norma que asigna funciones a la Agencia Nacional de Contratación Pública se demuestra que, si bien, se tiene la competencia para administrar el Sistema Electrónico para la Contratación Pública y gestionar los nuevos desarrollos tecnológicos que se implementan en la plataforma; no se tiene la competencia para ejercer la función de inspección, vigilancia y control frente a los documentos que publican las entidades, ni autorizar los ajustes que cada entidad realiza a sus procesos de contratación.

En este sentido, cada entidad es la encargada de manejar sus procesos de contratación en la plataforma del SECOP o en la Tienda Virtual del Estado Colombiano (TVEC) y frente alguna irregularidad, los órganos de control como la Fiscalía General de la República, la Contraloría General de la República o la Procuraduría General de la República son los encargados de verificar los ajustes o cambios realizados en la plataforma, y determinar si existe alguna responsabilidad penal, fiscal o disciplinaria.

Ahora, frente la posibilidad que las entidades realicen ajustes a la plataforma de contratación pública esto variará si se refiere al SECOP I o el SECOP II, y, además, si el proceso está en la etapa precontractual, contractual o post-contractual. A continuación, se explicará cada supuesto.

En el SECOP I en cualquiera de las etapas del contrato, es decir, precontractual, contractual o post-contractual, la plataforma técnicamente permite subir cualquier documento al proceso, quedando la trazabilidad de quien subió el documento a la plataforma. Sin embargo, esta plataforma no permite eliminar ningún documento en ninguna de las etapas del proceso. En este sentido, es posible subir documentos a los contratos, que se encuentran en la plataforma del SECOP I, sin la posibilidad de eliminar algún documento.

Por su parte en el SECOP II sí varía la posibilidad de hacer ajustes en el proceso de contratación, ya sea subiendo o eliminando documentos dependiendo de la etapa del proceso. En la etapa precontractual, cuando la entidad publica el proyecto de pliego de condiciones en estado borrador a la publicación del pliego de condiciones en definitivo sí es posible subir o eliminar documentos que no se previeron desde el principio. Ahora, para verificar qué documentos se subieron o no a la plataforma se deberá verificar qué documentos se publicaron con el proyecto de pliego de condiciones y los que se publicaron con el pliego de condiciones en estado definitivo.

Una vez se publica el pliego de condiciones definitivo cualquier cambio que se quiera realizar en los documentos que se encuentran en la plataforma se deberá realizar a través de una Adenda y, en este caso, será posible verificar cuál es el cambio que se hizo al proceso de contratación. Ahora, si se celebra el contrato estatal en la “sección 7 Ejecución del contrato”, tanto la entidad como el contratista tendrán la facultad de eliminar o agregar nuevos documentos y en ambos casos queda la trazabilidad de quien realizó el ajuste en la plataforma

Finalmente, cuando el contrato se termina por expiración del plazo contractual o por mutuo acuerdo, en los casos que se requiere liquidación, se subirá el acta de terminación en la sección 7 “Ejecución del Contrato” y se podrán seguir subiendo documentos en esta misma sección. Una vez se termina el lapso para poder liquidar el contrato, la entidad deberá cerrar el contrato a través de la modificación denominada “cerrar el contrato” o “terminar el contrato” y una vez aprobada la modificación no es posible subirle más documentos al contrato.

En este sentido, si el contrato no se cierra a través de la modificación, la entidad tendrá la facultad de seguir subiendo documentos al proceso de contratación, por su parte, si se cierra el contrato no se podrán seguir subiendo documentos a la plataforma del SECOP II una vez terminado el contrato.

La Agencia Nacional de Contratación Pública no tiene competencia para aprobar los ajustes que una entidad realice a sus procesos de contratación, ni para ejercer funciones de inspección, vigilancia y control sobre estos procesos. Como se mencionó de forma previa, las entidades son autónomas en el manejo de sus procesos de contratación y, por lo tanto, no requieren autorización para realizar ajustes en sus procesos dentro de la plataforma, sin perjuicio de que un órgano de control ejerza las funciones de inspección, vigilancia y control frente a esos cambios.

Ahora, frente a la posibilidad de realizar ajustes a los contratos, de acuerdo con lo explicado previamente, esto varía dependiendo si el proceso de contratación se realizó en la plataforma del SECOP I o SECOP II y, asimismo, en la etapa en que se encuentre el proceso de contratación.

Este concepto tiene el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Atentamente,

Proyectó: Sara Milena Núñez Aldana

1. Decreto 4170 de 2011 “Artículo 3°. Funciones. La Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente– ejercerá las siguientes funciones:

   (…)

   “8. Desarrollar y administrar el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP) o el que haga sus veces, y gestionar nuevos desarrollos tecnológicos en los asuntos de su competencia, teniendo en cuenta los parámetros fijados por el Consejo Directivo”. ↑

2. Decreto 4170 de 2011: “Artículo 13. Subdirección de Información y Desarrollo Tecnológico. Son funciones de la Subdirección de Información y Desarrollo Tecnológico las siguientes:

   “6. Gestionar y administrar el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP), o el que haga sus veces.

   “7. Realizar las actividades para la integración del SECOP, o del sistema que haga sus veces, con el Registro Único Empresarial de las Cámaras de Comercio, el Diario Único de Contratación Estatal y los demás sistemas de gestión contractual pública.

   “8. Proponer mecanismos para articular el SECOP con los sistemas electrónicos públicos que contengan información relacionada con el objeto de la Agencia”. ↑