DOCUMENTOS TIPO

Texto del concepto

CCE-DES-FM-17

DOCUMENTOS TIPO – Formulario 1 – Análisis de Precios Unitarios – Oportunidad

[…] El proponente no debe aportar con la oferta económica el Análisis de Precios Unitarios, corresponde al contratista seleccionado presentarlo para cada uno de los ítems requeridos en el «Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial» en la oportunidad señalada en el numeral 8.1. del «Documento Base», es decir en el número de días hábiles siguientes a la orden de iniciación del contrato de interventoría que estime la entidad, con el fin que el interventor realice su revisión y aprobación. En esta etapa, el interventor verifica que el proponente presente los análisis de precios unitarios para la totalidad de ítems enunciados en el «Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial», por los valores que fueron objeto de evaluación.

Bogotá D.C., 02/03/2020 Hora 20:45:1s

N° Radicado: 2202013000001526

Señora

Ayda Ballesta

Ciudad

Concepto C ─ 067 de 2020

Estimada señora,

La Agencia Nacional de Contratación Pública ―Colombia Compra Eficiente― responde su consulta del 20 de enero de 2020, en ejercicio de la competencia otorgada por el numeral 8 del artículo 11 y el numeral 5 del artículo 3 del Decreto Ley 4170 de 2011.

1. Problema planteado

Usted realiza la siguiente consulta: «los proponentes en su oferta económica deben incluir los análisis de precios unitarios de cada ítem, dado que el formulario No. 1 del pliego tipo para licitación pública de Colombiacompraeficiente.gov.co lo incluye, si no hay que incluirlos por favor indicar el motivo por el cual incluyen esta hoja dentro del formulario No. 1».

1. Consideraciones

La Agencia Nacional de Contratación Pública ― Colombia Compra Eficiente en el concepto con radicado No. 420191200006747 del 12 de noviembre de 2019 estudió la oportunidad para que el proponente presente los Análisis de Precios Unitarios. La tesis desarrollada es la que se expone a continuación.

Las entidades estatales, durante la etapa de planeación de los procedimientos de contratación, deben elaborar los estudios y documentos previos que sirven de soporte para la estructuración del proyecto de pliego de condiciones, el pliego de condiciones definitivos y el contrato.

De acuerdo con el artículo 2.2.1.1.2.1.1. del Decreto 1082 de 2015 los estudios y documentos previos deben incluir, entre otros:

1.    La descripción de la necesidad que la Entidad Estatal pretende satisfacer con el Proceso de Contratación.

2.    El objeto a contratar, con sus especificaciones, las autorizaciones, permisos y licen­cias requeridos para su ejecución, y cuando el contrato incluye diseño y construcción, los documentos técnicos para el desarrollo del proyecto.

3.    La modalidad de selección del contratista y su justificación, incluyendo los funda­mentos jurídicos.

4.    El valor estimado del contrato y la justificación del mismo. Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, la Entidad Estatal debe incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. La Entidad Estatal no debe publicar las variables utilizadas para calcular el valor estimado del contrato cuando la modalidad de selección del contratista sea en concurso de méritos. Si el contrato es de concesión, la Entidad Estatal no debe publicar el modelo financiero utilizado en su estructuración.

[…]

Conforme al numeral cuarto de este artículo, al estructurar el procedimiento de contratación la entidad estatal debe justificar la manera como definió el presupuesto oficial, para lo cual debe señalar, por ejemplo, si el valor del proceso de contratación se obtuvo del análisis de precios históricos del bien o servicio a adquirir, cotizaciones, actualización de valores de contratos anteriores, estudio de mercado o cualquier otro mecanismo. Igualmente, tratándose de precios unitarios, la entidad debe señalar la forma como los calculó y el soporte de su estimación, en este caso la entidad debe publicar, si esta fue la metodología utilizada, los análisis de precios unitarios o las cotizaciones, de manera que los interesados en el procedimiento de contratación puedan conocer y entender cómo se obtuvo el presupuesto oficial. Ello permite que los eventuales proponentes puedan realizar las estimaciones correspondientes, bien sea para presentar observaciones al procedimiento de contratación, por considerar que el presupuesto no es suficiente para cubrir el costo de los bienes o servicios a adquirir, o para decidir si se presenta oferta al procedimiento de selección.

Por su parte, la entidad debe incluir en el pliego de condiciones la información señalada en el artículo 2.2.1.1.2.1.3. del Decreto 1082 de 2015, frente a las reglas relacionadas con los criterios de evaluación y la presentación de las ofertas, así:

Artículo 2.2.1.1.2.1.3. Pliegos de condiciones. Los pliegos de condiciones deben contener por lo menos la siguiente información:

[…]

4. Las condiciones de costo y/o calidad que la Entidad Estatal debe tener en cuenta para la selección objetiva, de acuerdo con la modalidad de selección del contratista.

5. Las reglas aplicables a la presentación de las ofertas, su evaluación y a la adjudicación del contrato.

Estos numerales imponen la obligación de definir clara y expresamente en los pliegos de condiciones, los aspectos o criterios a evaluar relacionados con el costo y calidad ofertados por los proponentes, así como las reglas que debe tener en cuenta el proponente para estructurar y presentar su ofrecimiento, y aquellas a las cuales se sujeta la entidad al realizar la verificación del cumplimiento de los requisitos previamente establecidos. Por lo tanto, la entidad debe evaluar las ofertas con las reglas que definió en el pliego de condiciones durante la etapa de planeación, incluidas las modificaciones realizadas producto de las observaciones presentadas por los interesados y previo a la recepción de las ofertas, por cuanto el pliego de fija las reglas claras, objetivas, justas y completas del procedimiento de contratación.

Por lo anterior, tratándose de los formatos para presentar la propuesta económica, la entidad debe definir, en el pliego de condiciones, los requisitos y aspectos que el proponente debe tener en cuenta al estructurar su oferta económica, la forma de presentación, causales de rechazo y demás temas relevantes, que serán verificados durante la etapa de evaluación.

Con base en lo anterior, los Documentos Tipo de licitación de obra pública de infraestructura de transporte que fueron adoptados por el Gobierno Nacional mediante el Decreto 342 de 2019, el cual adicionó el Decreto 1082 de 2015, señalan que el «Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial» es uno de los documentos que contiene parámetros obligatorios para las entidades estatales sometidas al Estatuto General de la Contratación Pública que adelanten este tipo de procesos.

Adicionalmente, el artículo 2.2.1.2.6.1.3 del Decreto 1082 de 2015, adicionado por el Decreto 342 de 2019, señala que corresponde la Agencia Nacional de Contratación Pública, en coordinación con el Departamento Nacional de Planeación (DNP) y el Ministerio de Transporte, desarrollar el implementar los Documentos Tipo teniendo en cuenta como parámetros:

1. Definir las reglas aplicables a la presentación de las ofertas, su evaluación y la adjudicación del contrato.

2. Incluir las reglas de interpretación, causales de rechazo y demás elementos necesarios para la estructuración de los documentos del Proceso de Contratación.

[…]

9. Implementar formatos, anexos, matrices o formularios necesarios para la presentación de las ofertas y descripción del proceso de contratación.

Con fundamento en esta competencia, la Agencia Nacional de Contratación Pública expidió la Resolución No. 1798 de 2019, mediante la cual desarrolló el contenido de los Documentos Tipo adoptados por el Gobierno Nacional, incluyendo las condiciones del «Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial».

En este documento la entidad estatal elabora y presenta el Presupuesto Oficial del proceso y el proponente estructura su oferta económica. Este formulario es preparado por la entidad estatal con el fin de definir el valor estimado del proceso de contratación teniendo en cuenta, por ejemplo, el objeto, alcance, obras a ejecutar, actividades, cantidades, particularidades de la zona de ejecución del proyecto, la disponibilidad y distancia de fuentes de materiales, entre otros, que deben ser identificados durante la etapa de planeación del proceso de contratación.

Así mismo, cuando el proceso de contratación es por precios unitarios, los Documentos Tipo establecen las reglas aplicables para la estructuración del presupuesto oficial y la presentación y evaluación de la oferta económica. Por ello, el “Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial” señala en la parte superior: «[El presente formulario aplica para los procesos de contratación que tengan como forma de pago precios unitarios, la Entidad debe ajustarlo cuando la modalidad de pago corresponde a: precio global, llave en mano, administración delegada y reembolso de gastos]». Esta regla indica que las entidades estatales que estructuren sus presupuestos oficiales por precios unitarios deben utilizar el Formulario adecuándolo según el proceso de contratación, siempre y cuando, no contraríen las reglas de los Documentos Tipo, lo cual es aplicable también para el uso de la hoja del «Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial» correspondiente al Análisis de Precios Unitarios.

En aquellos eventos en los cuales la entidad opte por una modalidad de pago diferente, el contenido de este formulario se debe ajustar. Indistinto de la modalidad de pago seleccionada y de los ajustes que se requieran, la entidad estatal debe publicar el «Formulario 1– Formulario de Presupuesto Oficial» que sirva de base para la estructuración de las propuestas económicas de los proponentes.

Conforme a lo anterior, la entidad estatal define libremente la forma de elaborar su presupuesto oficial, sin embargo, tratándose de precios unitarios debe tener en cuenta las reglas establecidas en el «Documento Base» y en el «Formulario 1– Formulario de Presupuesto Oficial».

Ahora bien, cuando el proponente estructure su oferta económica haciendo uso del «Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial» debe tener en cuenta las reglas definidas en el «Documento Base», particularmente las establecidas en los numerales «4.1. OFERTA ECONÓMICA» y las causales de rechazo del numeral 1.15., así como el contenido del «Formulario 1– Formulario de Presupuesto Oficial» publicado por la entidad estatal.

Con respecto a la inclusión de los análisis de los precios unitarios en la presentación de la oferta económica, el inciso final del numeral 4.1 del «Documento Base» dispone:

El desglose de los Análisis de Precios Unitarios publicados por la Entidad es únicamente de referencia, constituye una guía para la preparación de la Oferta. Si existe alguna duda o interrogante sobre la presentación de estos Análisis de Precios Unitarios y el precio de estudios publicados por la Entidad, es deber de los Proponente hacerlos conocer dentro del plazo establecido en el Anexo 2 – Cronograma - para la presentación de observaciones al proyecto de pliego de condiciones para que la Entidad los pueda estudiar. (Negrilla fuera del texto original)

Por lo tanto, los Análisis de Precios Unitarios presentado por la entidad con el presupuesto oficial es un referente para que el proponente conozca la forma como la entidad definió su presupuesto, y a partir de esta información elabore su ofrecimiento económico y estructure los análisis de precios unitarios que justifican cada uno de los valores ofertados.

Por otra parte, es necesario resaltar que los Análisis de Precios Unitarios solamente deben ser aportados por el contratista en la oportunidad señalada en el numeral 8.1 del «Documento Base», el cual señala:

El Contratista presentará a la Interventoría respectiva, dentro de los [La Entidad deberá definir los días] días hábiles siguientes a la orden de iniciación del contrato de interventoría para su revisión y aprobación, los documentos que se relacionan a continuación, debidamente diligenciados de conformidad con el Pliego de Condiciones:

[…]

3. Análisis de precios unitarios correspondientes a la propuesta económica.

[…]

El Interventor revisará los documentos presentados por el Contratista de obra en un término no mayor a [incluir] días calendario. En caso de existir algún requerimiento por escrito por parte del Interventor, el Contratista debe atenderlo en un término no mayor a [incluir] días hábiles, so pena de incurrir en causal de incumplimiento del contrato.

Una vez se cumpla con lo exigido en el pliego de condiciones, el Interventor emitirá su concepto favorable mediante comunicación dirigido al Contratista, con copia a la Entidad.

Adicionalmente, el numeral 8.2 del «Documento Base» establece los aspectos que debe considerar en proponente para la estructuración de los Análisis de Precios Unitarios:

8.2 ANÁLISIS DE PRECIOS UNITARIOS

El Contratista deberá diligenciar para cada uno de los ítems enunciados en el Formulario 1– Formulario de Presupuesto Oficial, el análisis de precios unitarios (costos directos más indirectos), de acuerdo con el formato que se presenta en el respectivo Formulario 1– Formulario de Presupuesto Oficial y entregarlos en el plazo establecido en el numeral 8.1. Los precios unitarios resultantes de los análisis no podrán ser diferentes a los consignados en el Formulario 1– Formulario de Presupuesto Oficial toda vez que estos últimos fueron utilizados en la evaluación de las propuestas; si se presentare alguna discrepancia, el contratista deberá ajustar el precio unitario obtenido en el análisis consignado en el Formulario de la propuesta.

El Contratista deberá tener en cuenta dentro de cada uno de los análisis de precios unitarios todo lo necesario y suficiente para llevar a cabo el ítem de acuerdo con las normas y especificaciones técnicas contractuales, en relación con: el equipo (con sus rendimientos), materiales (cantidades, rendimientos), transportes, mano de obra (con sus rendimientos), AIU. Los equipos deberán tener la capacidad y rendimientos que requiera la ejecución de cada ítem de obra. Cualquier error u omisión del Contratista en los costos directos o indirectos considerados en su Análisis de Precios Unitarios para los ítems de obra, es de exclusiva responsabilidad del contratista y por lo tanto no podrá reclamar a la Entidad reconocimiento alguno adicional al valor de los precios unitarios consignados en el formulario de su propuesta. El contratista acepta que los precios unitarios por él ofertados constituyen su propuesta económica autónoma.

En consecuencia, el proponente no debe aportar con la oferta económica el Análisis de Precios Unitarios, corresponde al contratista seleccionado presentarlo para cada uno de los ítems requeridos en el «Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial» en la oportunidad señalada en el numeral 8.1. del «Documento Base», es decir en el número de días hábiles siguientes a la orden de iniciación del contrato de interventoría que estime la entidad, con el fin que el interventor realice su revisión y aprobación. En esta etapa, el interventor verifica que el proponente presente el análisis de precios unitarios para la totalidad de ítems enunciados en el «Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial», por los valores que fueron objeto de evaluación.

Adicionalmente, el proponente debe presentar los Análisis de Precios Unitarios de acuerdo con el formato que se presenta en el «Formulario 1– Formulario de Presupuesto Oficial» y en las condiciones señaladas en el numeral 8.2 del «Documento Base».

1. Respuesta
2. «los proponentes en su oferta económica deben incluir los análisis de precios unitarios de cada ítem, dado que el formulario No. 1 del pliego tipo para licitación pública de Colombiacompraeficiente.gov.co lo incluye, si no hay que incluirlos por favor indicar el motivo por el cual incluyen esta hoja dentro del formulario No. 1».

La hoja establecida en el «Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial» para los Análisis de Precios Unitarios fue incluida para que la entidad cumpla con el deber de incorporar en los documentos del proceso la forma en que calcula los precios unitarios y el soporte de su estimación, de manera que los interesados en el procedimiento de contratación puedan conocer y entender cómo se obtuvo el presupuesto oficial y realizar las estimaciones correspondientes, bien sea para presentar observaciones al procedimiento de contratación, por considerar que el presupuesto no es suficiente para cubrir el costo de los bienes o servicios a adquirir, o para decidir si se presenta oferta al procedimiento de selección

Sin embargo, el proponente no debe aportar con la oferta económica el Análisis de Precios Unitarios, corresponde al contratista seleccionado presentarlo para cada uno de los ítems requeridos en el «Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial» en la oportunidad señalada en el numeral 8.1. del «Documento Base», es decir en el número de días hábiles siguientes a la orden de iniciación del contrato de interventoría que estime la entidad, con el fin que el interventor realice su revisión y aprobación. En esta etapa, el interventor verifica que el proponente presente el análisis de precios unitarios para la totalidad de ítems enunciados en el «Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial», por los valores que fueron objeto de evaluación.

Adicionalmente, el proponente debe presentar los Análisis de Precios Unitarios de acuerdo con el formato que se presenta en el «Formulario 1– Formulario de Presupuesto Oficial» y en las condiciones señaladas en el numeral 8.2 del «Documento Base».

Este concepto tiene el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Atentamente,