DOCUMENTO TIPO DE CONVENIOS SOLIDARIOS

Texto del concepto

DOCUMENTO TIPO DE CONVENIOS SOLIDARIOS – Fundamento normativo

Con fundamento en la competencia prevista en el artículo 1 de la Ley 2022 de 2020, el 30 de junio de 2023 la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente expidió la Resolución 358 de 2023 “Por la cual se adopta el documento tipo para la contratación directa de convenios solidarios para la ejecución de obras hasta la menor cuantía con organismos de acción comunal”. La Resolución señalada, consta de cuatro artículos, el primero dispone que esta adopta los documentos tipo para la contratación directa de convenios solidarios para la ejecución de obras hasta la menor cuantía con Organismos de Acción Comunal.

DOCUMENTO TIPO DE CONVENIOS SOLIDARIOS – Inalterabilidad

El artículo 3 dispone la inalterabilidad de los documentos tipo para la contratación directa de convenios solidarios para la ejecución de obras hasta la menor cuantía con organismos de acción comunal. En consecuencia, las condiciones establecidas en los documentos que adopte la Agencia, en ejercicio del mandato establecido en el artículo 1 de la Ley 2022 de 2020, son de obligatorio cumplimiento para las entidades sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública que adelanten procesos que deban regirse por su contenido y, salvo que se permita expresamente, podrán variarse algunos de los requisitos fijados en ellos.

DOCUMENTO TIPO DE CONVENIOS SOLIDARIOS – Giro y manejo de los recursos – Cláusulas 7 y 8 – Minuta Tipo – Alternativas – Administración de los recursos – Entidad financiera

El documento tipo para la contratación directa de convenios solidarios para la ejecución de obras hasta la menor cuantía con organismos de acción comunal, contempla tres (3) opciones para el giro de los recursos por parte de la Entidad Estatal, de acuerdo con la cláusula 7 de la Minuta Tipo. De esta manera, el giro de los recursos puede realizarse, según una de las siguientes opciones por la que opte la entidad estatal: i) a una cuenta de manejo conjunto a nombre del convenio – opción 1, ii) a un patrimonio autónomo irrevocable al nombre del convenio – opción 2, o iii) a cuenta bancaria a nombre del convenio – opción 3.

DOCUMENTO TIPO DE CONVENIOS SOLIDARIOS – Giro y manejo de los recursos – Cláusulas 7 – Opción 1

Como se aprecia, el inciso primero de la opción 1 indica parámetros obligatorios que debe incluir la entidad que acoja esa opción. De esta forma, el giro de los recursos se realizará en una cuenta de manejo conjunto a nombre del convenio, que es aquella que permite a la entidad y al OAC gestionar los fondos del convenio de manera compartida. Además, la cláusula de agrega que la misma debe generar rendimientos financieros, y no será posible el sobregiro.

Así mismo, la opción señala que en esa cuenta conjunta no se podrá disponer de los recursos de forma electrónica por el OAC, y que para disponer de ellos se requiere la autorización del Representante Legal del OAC y del Interventor y/o Supervisor de la Entidad.

Finalmente, el segundo inciso de la opción 1 dispone que la entidad podrá señalar opciones propias de los giros en relación con los siguientes aspectos: i) disponibilidad de Plan Anual de Caja – PAC, o ii) soportes que se requieran del Organismo de Acción Comunal OAC para efectuar el giro de los recursos. Este aspecto, es de aquellos que permite que la entidad complemente o indique las condiciones que allí se permiten, sin embargo, solo es posible en relación con el PAC y soportes para el giro de los recursos.

DOCUMENTO TIPO DE CONVENIOS SOLIDARIOS – Giro y manejo de los recursos – Cláusulas 8 – Opción 1

El numeral, indica que debe aperturarse una cuenta de “manejo y firmas conjuntas”, lo que implica que lo que deba pagarse con cargo a esa cuenta requiere la firma del Representante Legal del OAC y del Interventor y/o Supervisor de la Entidad. Además, en este numeral de obligatorio cumplimiento se indica que, ningún pago o gravamen que afecte el giro o desembolso podrá darse sin la autorización de este último -Interventor y/o Supervisor de la Entidad.

DOCUMENTO TIPO DE CONVENIOS SOLIDARIOS – Giro y manejo de los recursos – Cláusulas 8 – Entidad financiera

Finalmente, debe indicarse que, el numeral II. del parágrafo 1 de la Cláusula 8 de la Minuta Tipo, señala que la cuenta de manejo conjunto debe ser abierta en una entidad financiera autorizada por la Superintendencia Financiera. En este sentido, la entidad financiera que realizará la administración de los recursos puede ser seleccionada de forma discrecional por la entidad estatal, y en consecuencia para la apertura de la cuenta se observaran los requisitos particulares que exija la entidad financiera seleccionada, y para su manejo, las condiciones establecidas en la Minuta Tipo de Convenio Solidario para la ejecución de obras adoptada por medio de la Resolución 358 de 2023.

Bogotá D.C., 28 de febrero de 2025

Señora

Adriana Henao

Vista Hermosa, Meta

Estimado señor Henao:

En ejercicio de la competencia otorgada por los artículos 3, numeral 5º, y 11, numeral 8º, del Decreto Ley 4170 de 2011, así como lo establecido en el artículo 4 de la Resolución 1707 de 2018 expedida por esta Entidad, la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente– responde su solicitud de consulta del 13 de febrero de 2025, en la cual manifiesta lo siguiente:

“El municipio de vista hermosa - meta, requiere aclaración en relación al modelo de minuta de pliego tipo de los convenios solidarios para la ejecución de obras, en relación a la clausula 7 del giro de los recursos dentro de las opciones requeridas, ya que por la complejidad del distanciamiento de los centro poblados del municipio se esta manejado la solicitud de apertura de la cuenta a nombre de la junta de accion comunal, la alcaldía de vista hermosa a optado por la forma de pago de la opción 1 del pliego tipo, esta opcion habla de que se debe realizar una cuenta conjunta a nombre de la entidad y el organismo comunal para exclusivamente el convenio solidario, en este caso el municipio tiene claro esa condicion, pero en lo que respecta de la cuenta conjutna que valla compañada de las dos firmas las cuales son las del representante de la junta y el supervisor de la entidad, la alcaldia esta tomando la apertura de la cuenta por el solo el presidente y tesorero de la junta de accion comunal en relación del convenio suscrito, previa autorización del giro de los recursos por parte del supervisor del convenio, en el entendido que por las condiciones de tiempo y disponibilidad del supervisor y las entidades bancarias del municipio es complejo tanto para el municipio como para los presidentes de las juntas. Asi las cosas solicitamos aclaración si la entidad puede seguir realizando el giro de los recursos como se indico a continuación basándonos en la parte final de la opcion 1 que indica: La Entidad Estatal puede indicar condiciones propias de los giros respecto de la disponibilidad de PAC o Soportes que se requieran de la OAC para efectuar el giro de los recursos.o en su defecto tiene que implementar la apertura de las cuentas conjuntas con la suscripción del convenio solidario” (sic).

De manera preliminar, resulta necesario acotar que esta entidad solo tiene competencia para responder consultas sobre la aplicación de normas de carácter general en materia de compras y contratación pública. En ese sentido, resolver casos particulares desborda las atribuciones asignadas por el legislador extraordinario, que no concibió a la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente como una autoridad para solucionar problemas jurídicos particulares de todos los partícipes del sistema de compra pública. La competencia de esta entidad se fija con límites claros, con el objeto de evitar que la Agencia actúe como una instancia de validación de las actuaciones de las entidades sujetas a la Ley 80 de 1993 o de los demás participantes de la contratación pública. Esta competencia de interpretación de normas generales, por definición, no puede extenderse a la resolución de controversias, ni a brindar asesorías sobre casos puntuales.

Conforme lo expuesto, en aras de satisfacer el derecho fundamental de petición se resolverá su consulta dentro de los límites de la referida competencia consultiva, esto es, haciendo abstracción de las circunstancias particulares y concretas mencionadas en su petición, pero señalando algunas consideraciones sobre las normas generales relacionadas con los problemas jurídicos de su consulta.

1. Problema planteado:

De acuerdo con el contenido de su solicitud, esta Agencia resolverá el siguiente problema jurídico: ¿Cuál es el alcance de la opción 1 de la cláusula 7 “Giro de los Recursos” contenida en la minuta tipo de los documentos tipo de convenios solidarios?

1. Respuestas:

1. Razones de la respuesta:

Lo anterior se sustenta en las siguientes consideraciones:

• Con fundamento en la competencia prevista en el artículo 1 de la Ley 2022 de 2020^[2], el 30 de junio de 2023 la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente expidió la Resolución 358 de 2023 “Por la cual se adopta el documento tipo para la contratación directa de convenios solidarios para la ejecución de obras hasta la menor cuantía con organismos de acción comunal”. La Resolución señalada, consta de cuatro artículos, el primero dispone que esta adopta los documentos tipo para la contratación directa de convenios solidarios para la ejecución de obras hasta la menor cuantía con Organismos de Acción Comunal.
• El artículo 2 consagra que los documentos que se adoptan por medio de la Resolución contienen parámetros obligatorios para las entidades sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública que adelanten procesos de selección bajo la modalidad de contratación directa para la celebración de convenios solidarios con organismos de acción comunal para la ejecución de obras hasta el monto de la menor cuantía^[3]. Además, en este artículo se señala que componen ese documento tipo: i) Minuta tipo, ii) Anexo1 – Especificaciones técnicas, iii) Anexo 2 – Análisis del Sector y iv) Matriz de Riesgos.
• El artículo 3 dispone la inalterabilidad de los documentos tipo para la contratación directa de convenios solidarios para la ejecución de obras hasta la menor cuantía con organismos de acción comunal. En consecuencia, las condiciones establecidas en los documentos que adopte la Agencia, en ejercicio del mandato establecido en el artículo 1 de la Ley 2022 de 2020, son de obligatorio cumplimiento para las entidades sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública que adelanten procesos que deban regirse por su contenido y, salvo que se permita expresamente, podrán variarse algunos de los requisitos fijados en ellos.
• El artículo 4 consagra que la Resolución 358 del 30 de junio de 2023, rige a partir de su publicación y aplicará a la contratación directa de convenios solidarios para la ejecución de obras hasta la menor cuantía con Organismos de Acción Comunal.
• Conforme al contenido de la Resolución 358 del 30 de junio de 2023, conviene precisar que los documentos tipo que se adoptan, son aquellos para la contratación directa de convenios solidarios para la ejecución de obras hasta la menor cuantía con Organismos de Acción Comunal, los cuales tiene como fundamento normativo el artículo 95 “Convenios solidarios” de la Ley 2166 de 2021^[4].
• El documento tipo para la contratación directa de convenios solidarios para la ejecución de obras hasta la menor cuantía con organismos de acción comunal, contempla tres (3) opciones para el giro de los recursos por parte de la Entidad Estatal, de acuerdo con la cláusula 7 de la Minuta Tipo. De esta manera, el giro de los recursos puede realizarse, según una de las siguientes opciones por la que opte la entidad estatal: i) a una cuenta de manejo conjunto a nombre del convenio – opción 1, ii) a un patrimonio autónomo irrevocable al nombre del convenio – opción 2, o iii) a cuenta bancaria a nombre del convenio – opción 3.
• En relación con la solicitud, convine mencionar el alcance de la Opción 1 “Giro de los recursos” de la Minuta Tipo de Convenios Solidarios, que dispone lo siguiente:

Opción 1

[Los giros de los recursos que realice la Entidad Estatal deberán realizarse a cuenta de manejo conjunto a nombre del convenio que genere rendimientos financieros y sin posibilidad de sobregiro, en la que no se podrá disponer de los recursos de manera electrónica por el OAC y que requiere para la disposición de los recursos allí depositados de la autorización del Representante Legal del OAC y del Interventor y/o Supervisor de la Entidad Estatal]

[La Entidad Estatal puede indicar condiciones propias de los giros respecto de la disponibilidad de PAC o Soportes que se requieran de la OAC para efectuar el giro de los recursos.]

• Como se aprecia, el inciso primero de la opción 1 indica parámetros obligatorios que debe incluir la entidad que acoja esa opción. De esta forma, el giro de los recursos se realizará en una cuenta de manejo conjunto a nombre del convenio, que es aquella que permite a la entidad y al OAC gestionar los fondos del convenio de manera compartida. Además, la cláusula de agrega que la misma debe generar rendimientos financieros, y no será posible el sobregiro.

• Así mismo, la opción señala que en esa cuenta conjunta no se podrá disponer de los recursos de forma electrónica por el OAC, y que para disponer de ellos se requiere la autorización del Representante Legal del OAC y del Interventor y/o Supervisor de la Entidad.
• Finalmente, el segundo inciso de la opción 1 dispone que la entidad podrá señalar opciones propias de los giros en relación con los siguientes aspectos: i) disponibilidad de Plan Anual de Caja – PAC, o ii) soportes que se requieran del Organismo de Acción Comunal OAC para efectuar el giro de los recursos. Este aspecto, es de aquellos que permite que la entidad complemente o indique las condiciones que allí se permiten, sin embargo, solo es posible en relación con el PAC y soportes para el giro de los recursos.
• Por su parte, la cláusula 8 de la Minuta Tipo dispone de tres (3) alternativas para el manejo de los recursos, dependiendo de si se opta por la opción 1, 2 o 3 de la cláusula 7 para el giro de los recursos. Esto significa que la opción para el manejo de los recursos debe incluirse dependiendo de la opción de giro de recursos que se haya escogido. Estas opciones contienen unas condiciones que deben cumplirse y, en caso de que se opte por la opción 1 de la cláusula 7 de la Minuta Tipo, que implica que se realicen giros de recursos a cuenta conjunta a nombre del convenio, debe tenerse en cuenta -para efectos de su consulta-, el numeral I. que señala lo siguiente:

1. El manejo de los recursos del Convenio se hará mediante la apertura de una cuenta que genere rendimientos financieros de manejo y firmas conjuntas, a nombre del objeto contratado y los cheques que se giren con cargo a ella requerirán para ser pagados, la firma del representante legal del OAC, y del interventor y/o supervisor de la [Entidad Estatal], y debe tener los respectivos soportes que justifiquen el desembolso. Por consiguiente, ningún pago o gravamen que afecte el giro o desembolso podrá ser efectuado sin la autorización expresa y escrita del Interventor y/o supervisor de la Entidad Estatal, quien velará por que todo débito de la cuenta corresponda a gastos del convenio y que estén de acuerdo con el plan de inversión aprobado por el Interventor y/o supervisor.

• El numeral, indica que debe aperturarse una cuenta de “manejo y firmas conjuntas”, lo que implica que lo que deba pagarse con cargo a esa cuenta requiere la firma del Representante Legal del OAC y del Interventor y/o Supervisor de la Entidad. Además, en este numeral de obligatorio cumplimiento se indica que, ningún pago o gravamen que afecte el giro o desembolso podrá darse sin la autorización de este último -Interventor y/o Supervisor de la Entidad.
• Finalmente, en la opción 1 de la Clausula 8 de la Minuta Tipo del convenio solidario, dispone que “[La Entidad Estatal podrá adicionar condiciones para el manejo de los recursos siempre y cuando no estén en contra de las establecidas en la minuta]”. Por lo tanto, se faculta a la entidad para establecer condiciones adicionales en relación con el manejo de los recursos, no obstante, estas previsiones que puede incluir la entidad no podrán rebatir las condiciones fijadas en la Minuta Tipo, como, por ejemplo, las fijadas en la opción 1 de la Cláusula 7 y las de las Cláusula 8 cuando estas resulten de obligatorio cumplimiento para la entidad estatal.
• Finalmente, debe indicarse que, el numeral II. del parágrafo 1 de la Cláusula 8 de la Minuta Tipo, señala que la cuenta de manejo conjunto debe ser abierta en una entidad financiera autorizada por la Superintendencia Financiera. En este sentido, la entidad financiera que realizará la administración de los recursos puede ser seleccionada de forma discrecional por la entidad estatal, y en consecuencia para la apertura de la cuenta se observaran los requisitos particulares que exija la entidad financiera seleccionada, y para su manejo, las condiciones establecidas en la Minuta Tipo de Convenio Solidario para la ejecución de obras adoptada por medio de la Resolución 358 de 2023.

1. Referencias normativas, jurisprudenciales y otras fuentes:

4. Referencias normativas, jurisprudenciales y otras fuentes:

5.Doctrina de la Agencia Nacional de Contratación Pública:

La Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, se ha pronunciado sobre el giro y manejo de los recursos en los documentos tipo para la contratación directa de los convenios solidarios para la ejecución de obras hasta la menor cuantía con organismos de acción comunal en el concepto C-370 del 19 de septiembre de 2023.

Este y otros conceptos se encuentran disponibles para consulta en el Sistema de Relatoría de la Agencia, en el cual también podrás encontrar jurisprudencia del Consejo de Estado, laudos arbitrales y la normativa de la contratación concordada con la doctrina de la Subdirección de Gestión Contractual. Accede a través del siguiente enlace: https://relatoria.colombiacompra.gov.co/ .

Te informamos que ya se encuentra disponible la Cartilla para incentivar y fortalecer el acceso a las compras y contratación pública de los pueblos y comunidades étnicas en Colombia. Esta cartilla es una apuesta de la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, para incentivar la participación de los pueblos y comunidades étnicas en las compras y contratación pública, mediante el desarrollo de los principios de igualdad, equidad e inclusión social. Puede consultar la versión actualizada en el siguiente enlace: Cartilla para incentivar y fortalecer el acceso a las compras y contratación pública de los pueblos y comunidades étnicas en Colombia | Colombia Compra Eficiente | Agencia Nacional de Contratación Pública

De otra parte, te informamos que, con el objetivo de garantizar un conocimiento adecuado de las modificaciones y/o actualizaciones realizadas a los Documentos Tipo, hemos programado una serie de capacitaciones dirigidas a todos los actores involucrados en los procesos de selección. Podrás conocer la programación y realizar tu inscripción a estas capacitaciones a través del siguiente enlace: Calendario | Colombia Compra Eficiente | Agencia Nacional de Contratación Pública

También, te contamos que ya publicamos la nueva Guía de Contratación Pública Sostenible y Socialmente Responsable. Esta guía es un instrumento clave para integrar buenas prácticas en la contratación estatal, promoviendo los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) a través de criterios y obligaciones ambientales y sociales en todas las etapas del proceso. Puede consultar la guía en el siguiente enlace: Guía de Contratación Pública Sostenible y Socialmente Responsable | Colombia Compra Eficiente | Agencia Nacional de Contratación Pública

Por último, lo invitamos a seguirnos en las redes sociales en las cuales se difunde información institucional:

Twitter: @colombiacompra

Facebook: ColombiaCompraEficiente

LinkedIn: Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente Instagram: @colombiacompraeficiente_cce

Este concepto tiene el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Atentamente,

1. Es importante señalar que los documentos tipo adoptados son obligatorios para las entidades estatales regidas por el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública –EGCAP– que adelanten procesos de contratación mediante las modalidades de selección y objetos contractuales cobijados por alguno de los documentos tipo vigentes en los diferentes sectores. La obligatoriedad del contenido de los documentos tipo implica que las entidades estatales tengan que adelantar los procesos de contratación ciñéndose a las condiciones establecidas en los documentos tipo, sin que puedan variarse los requisitos fijados en ellos. ↑

2. Es importante señalar que los documentos tipo adoptados son obligatorios para las entidades estatales regidas por el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública –EGCAP– que adelanten procesos de contratación mediante las modalidades de selección y objetos contractuales cobijados por alguno de los documentos tipo vigentes en los diferentes sectores. La obligatoriedad del contenido de los documentos tipo implica que las entidades estatales tengan que adelantar los procesos de contratación ciñéndose a las condiciones establecidas en los documentos tipo, sin que puedan variarse los requisitos fijados en ellos. ↑

3. En relación con el artículo 2. “Desarrollo e implementación de los documentos tipo” contenido en la Resolución 358 del 30 de junio de 2023, debe aclararse que respecto a la palabra subrayada “[…] la ejecución de obras hasta el momento de la menor cuantía”, se cometió una impresión en la digitación, y esta palabra debe entenderse como monto. ↑

4. “Por la cual se deroga la Ley 743 de 2002, se desarrolla el Artículo 38 de la Constitución Política de Colombia en lo referente a los organismos de acción comunal y se establecen lineamientos para la formulación e implementación de la política pública de los organismos de acción comunal y de sus afiliados, y se dictan otras disposiciones”. ↑