N/A

Texto del concepto

CCE-DES-FM-17

CÉDULA DE CIUDADANÍA – Documento de identidad – Persona natural – Finalidades

Tratándose de personas naturales la solicitud de la cédula de ciudadanía es el mecanismo más común para identificar contratistas o proponentes. Este si bien existe como un «título del elector» desde finales del siglo XIX, al ser entonces un medio utilizado para la identificación de electores, no fue sino hasta la expedición de la Ley 39 de 1961 cuando se dijo que «A partir del primero (1º) de enero de mil novecientos sesenta y dos (1962), los colombianos que hayan cumplido dieciocho (18) años solo podrán identificarse con la cédula de ciudadanía laminada, en todos los actos civiles, políticos, administrativos y judiciales».

[…]

Al tener tales propósitos e importancia, dentro del contenido de la cédula de ciudadanía se encuentran los principales datos que sirven a la identificación de la persona tales como nombres, apellidos, sexo, fechas de nacimiento y expedición, lugar de nacimiento, estatura, grupo y RH sanguíneo, lugar de expedición del documento, así como una foto del portador y una huella de su índice derecho, datos que además de una identificación formal por la mera presentación del documento, facilitan en la generalidad de los casos la individualización física del portador, al constituir información fácilmente verificable ante el ojo humano, o con la comparación con otros documentos.

CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL – Documento de identificación – Persona jurídica – Sociedades extranjeras

El artículo 117 del Código de Comercio establece que la existencia de la sociedad y las cláusulas del contrato se probarán mediante «certificación de la cámara de comercio del domicilio principal, en la que constará el número, fecha y notaría de la escritura de constitución y de las reformas del contrato, si las hubiere». Dicho certificado también tiene la función de probar la representación de la sociedad, por lo que además deberá señalar los nombres de los representantes, las facultades conferidas a cada uno de ellos y las limitaciones acordadas a dichas facultades.

En el caso de sociedades extranjeras con domicilio principal en el exterior, para emprender negocios permanentes en Colombia, de conformidad con los artículos 470 y 471 del Código de Comercio, deberán constituir sucursal con domicilio en el territorio nacional, para lo cual deberán protocolizar en una notaría del lugar elegido para su domicilio, copias auténticas del documento de su fundación, sus estatutos, el acto que acordó su establecimiento en Colombia y de los que acrediten la existencia de la sociedad y la personería de sus representantes; y obtener de la Superintendencia de Sociedades o de la Bancaria, según el caso, permiso para funcionar en el país.

[…] el artículo 486 del Código de Comercio establece que corresponde a las cámaras de comercio certificar la existencia de las sociedades extranjeras con domicilio en Colombia.

IDENTIDAD – Verificación – Intercambio de información

Las entidades estatales al adelantar sus procesos contractuales, para verificar la identidad de sus eventuales contratistas con la calidad de personas jurídicas, suelen exigir certificados de existencia y representación. Sin embargo se echa de menos que de conformidad con el artículo 15 del Decreto ley 019 de 2012, las entidades públicas y privadas que cumplan funciones públicas o presten servicios públicos, pueden conectarse gratuitamente a los registros públicos que llevan las entidades encargadas de expedir los certificados de existencia y representación legal de las personas jurídicas, sirviendo tal consulta para prescindir de la solicitud del certificado.

Así pues, la verificación física de estos documentos y la información en ellos contenida puede ser retroalimentada y complementada a partir de la información de los reposa en los registros y bases de datos llevados por otras autoridades, esto a partir del intercambio de información interinstitucional a través de medios tecnológicos que permitan la interoperabilidad de los respectivos sistemas de información, para lo cual resulta necesario que las entidades que pretendan realizar el intercambio acuerden los términos en los que es posible llevar a cabo el mismo, considerando además cuál es la información que puede ser objeto de tratamiento de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, sobre la protección y restricciones en el tratamiento de datos personales.

La implementación de estos mecanismos tecnológicos de intercambio de información para la verificación de la identidad de los contratistas es uno de los aspectos en los que encuentra aplicabilidad lo dispuesto en el artículo 227 de la Ley 1450 de 2011, al referirse a la «integración de los sistemas de información para el ejercicio eficiente y adecuado de la función», así como lo dispuesto en el artículo 15 del Decreto ley 019 de 2012, disposiciones que desarrollan mecanismos dirigidos a racionalizar trámites comunes en el normal funcionamiento de la Administración Pública, que de implementarse a partir de medios técnicos adecuados devendrían en un ejercicio de funciones administrativas y prestación de servicios públicos más eficientes, así como en el desarrollo de una gestión contractual en la verificación de aspectos tan importantes como la identidad de los contratistas, para que no quede únicamente supeditada a la buena fe de estos y a la verificación documental de los instrumentos que estos presentan.

Bogotá D.C., 13/04/2020 Hora 9:28:47s

N° Radicado: 2202013000002595

Señor

Álvaro Palma Orjuela

Alvarado, Tolima

Concepto C ─ 202 de 2020

Estimado señor Palma.

En ejercicio de la competencia otorgada por los artículos 11, numeral 8º, y 3º, numeral 5º, del Decreto Ley 4170 de 2011, la Agencia Nacional de Contratación Pública―Colombia Compra Eficiente responde sus consultas de 4^[1] y 16 de marzo de 2020.

1. Problemas planteados

Usted realiza la siguiente pregunta en relación con la aplicación del artículo 27 de la 1121 de 2006, específicamente «Que procedimiento, mecanismos o acciones pueden las entidades del Estado y las Entidades Territoriales implementar en los procesos de contratación para identificar y verificar plenamente la identidad de los contratistas con el fin de tener certeza de quien firma el documento y/o demás documentos es la persona que dice ser».

1. Consideraciones

A través de la Ley 1121 de 2006, el Legislador profirió una serie de disposiciones normativas encaminadas a la prevención de la financiación del terrorismo, así como su detección, investigación y sanción. Dentro de esas medidas encontramos el fortalecimiento de las funciones de la Unidad de Información y Análisis Financiero para requerir información (art. 8), la creación del delito de financiación del terrorismo y administración de recursos relacionados con actividades terroristas (art. 16), la exclusión de beneficios y subrogados penales para los condenados por delitos de terrorismo (art. 26), así como otras medidas entre las que encontramos la del artículo 27:

Artículo 27. El Estado colombiano y las Entidades Territoriales en cualquier proceso de contratación deberán identificar plenamente a las personas naturales y a las personas jurídicas que suscriban el contrato, así como el origen de sus recursos; lo anterior con el fin de prevenir actividades delictivas.

Con relación al mandato derivado de este artículo, el peticionario indaga en torno a los procedimientos a los que pueden acudir las entidades estatales, en el marco de sus procesos de contratación para constatar la identidad de sus contratistas, de tal manera que puedan establecer que estos son quienes dicen ser.

A pesar de que lo dispuesto en la norma transcrita está específicamente dirigido a procesos de contratación adelantados por entidades estatales, lo dispuesto en ella no se ha materializado en una norma reglamentaria específica aplicable en estos procesos, o en la delimitación de algún procedimiento estándar para esclarecer la identidad de los proponentes o contratistas, por lo que las entidades estatales deben recurrir a los medios establecidos por las leyes generales para identificar a las personas.

a) Personas naturales

Tratándose de personas naturales la solicitud de la cédula de ciudadanía es el mecanismo más común para identificar contratistas o proponentes. Este, si bien existe como un «título del elector» desde finales del siglo XIX, al ser entonces un medio utilizado para la identificación de electores, no fue sino hasta la expedición de la Ley 39 de 1961 cuando se dijo que «A partir del primero (1º) de enero de mil novecientos sesenta y dos (1962), los colombianos que hayan cumplido dieciocho (18) años solo podrán identificarse con la cedula de ciudadanía laminada, en todos los actos civiles, políticos, administrativos y judiciales»^[2].

No obstante, esta finalidad identificatoria, a pesar de importante, no es la única del referido documento, el cual además sirve como título para el ejercicio de derechos civiles y políticos, al permitir acreditar la ciudadanía, principal presupuesto que requieren los nacionales para elegir y ser elegidos, fuera de servir para probar la mayoría de edad y con ello la plena capacidad civil para contraer obligaciones de tal naturaleza. Así lo precisó la Corte Constitucional en la C 551 de 1999 al expresar:

2.1. La Constitución y la ley han asignado a la cédula de ciudadanía, tres funciones particularmente diferentes pero unidas por una finalidad común, cual es la de identificar a las personas, permitir el ejercicio de sus derechos civiles y asegurar la participación de los ciudadanos en la actividad política que propicia y estimula la democracia.

Jurídicamente hablando, la identificación constituye la forma como se establece la individualidad de una persona con arreglo a las previsiones normativas. La ley le otorga a la cédula el alcance de prueba de la identificación personal, de donde se infiere que sólo con ella se acredita la personalidad de su titular en todos los actos jurídicos o situaciones donde se le exija la prueba de tal calidad. En estas condiciones, este documento se ha convertido en el medio idóneo e irremplazable para lograr el aludido propósito.

De otra parte, la cédula juega papel importante en el proceso de acreditación de la ciudadanía, que se ejerce por los nacionales a partir de los 18 años y que, en los términos del artículo 99 de la Constitución, es la "...condición previa e indispensable para ejercer el derecho de sufragio, para ser elegido y para desempeñar cargos públicos que llevan anexa autoridad o jurisdicción".

[…]

Pero, además de lo señalado, la cédula de ciudadanía constituye también un medio idóneo para acreditar la "mayoría de edad", o sea, el estado en que se alcanza la capacidad civil total, circunstancia en  que se asume por el legislador que la persona ha logrado la plenitud física y mental que lo habilita para ejercitar válidamente sus derechos y asumir o contraer obligaciones civiles.

En resumen, la cédula de ciudadanía representa en nuestra organización jurídica, un instrumento de vastos alcances en el orden social, en la medida en la que se considera idónea para identificar cabalmente a las personas, acreditar la ciudadanía y viabilizar el ejercicio de los derechos civiles y políticos^[3].

En ese orden de ideas, la cédula de ciudadanía no solo es el mecanismo idóneo por excelencia para la identificación e individualización de las personas naturales, sino que también al probar la mayoría de edad de su dueño, da fe de la aptitud de este para contraer obligaciones civiles y suscribir contratos, por lo que es un documento importante en las operaciones civiles y comerciales.

Al tener tales propósitos e importancia, dentro del contenido de la cédula de ciudadanía se encuentran los principales datos que sirven a la identificación de la persona tales como nombres, apellidos, sexo, fechas de nacimiento y expedición, lugar de nacimiento, estatura, grupo y RH sanguíneo, lugar de expedición del documento, así como una foto del portador y una huella de su índice derecho, datos que además de una identificación formal por la mera presentación del documento, facilitan en la generalidad de los casos la individualización física del portador, al constituir información fácilmente verificable ante el ojo humano, o con la comparación con otros documentos.

Puede suceder que en el marco del ejercicio de alguna función administrativa a cargo de una entidad o un particular, tales mecanismos resulten insuficientes para esclarecer más allá de toda duda la identidad de una persona con base únicamente en la cédula de ciudadanía, o que las particularidades propias del ejercicio de dicha función así lo impidan, razón por la que eventualmente la verificación de la identidad de las personas naturales requerirá de información adicional a la consignada en el documento de identidad.

Ante tal situación, la huella dactilar se ofrece como uno de los mecanismos habilitados por la ley para esta verificación inmediata de identidad, sin embargo, conforme al artículo 18 del Decreto 019 de 2012 tal verificación debe llevarse a cabo por medios electrónicos, y requiere que la entidad que hace la verificación disponga de los medios tecnológicos de interoperabilidad necesarios para cotejar la identidad del titular de la huella con la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil^[4].

Tal intercambio de información a partir del cual resulta posible dicho cotejo biométrico por parte de entidades públicas o particulares que ejercen funciones públicas, se encuentra regulado por el artículo 227 de la Ley 1450 de 2011, modificado por el artículo 259 de la Ley 1753 de 2015, en el que se dispone la obligatoriedad del suministro de información interinstitucional y la interoperabilidad de los sistemas de información de las diferentes entidades estatales con el propósito de generar sinergias y un mejor aprovechamiento de la información consignada en las bases de datos, regulándose específicamente en el inciso segundo del parágrafo 2, la posibilidad de que tales entidades realicen las verificaciones de información requeridas en el ejercicio de sus funciones a partir de la información biométrica recabada por la Registraduría^[5].

La posibilidad de acceder a la información que la Registraduría Nacional del Estado Civil permite el desarrollo de sus cometidos misionales, necesaria para la verificación de huellas dactilares por parte de otras entidades públicas; además, se encuentra hoy regulada por la Resolución 5633 de 2016, acto administrativo de carácter general expedido por el Registrador Nacional del Estado Civil, en el que «se reglamentan las condiciones y el procedimiento para el acceso a las bases de datos de la información que produce y administra la Registraduría Nacional del Estado Civil».

Esta Resolución constituye el marco dentro del cual la referida entidad autoriza y pone a disposición de las entidades interesadas la consulta de las bases de datos que produce y administra para el cumplimiento de las obligaciones constitucionales y legales (entidades públicas y particulares con funciones públicas) o con el objeto social (particulares autorizados por la ley), consulta para la que deberá mediar una solicitud escrita e incluso la suscripción de un convenio o contrato a través del cual se precisen los aspectos técnicos y económicos del andamiaje tecnológico necesario para tal intercambio de información en los términos del inciso segundo del parágrafo 2 del artículo 227 de la Ley 1450 de 2011, ya sea través de un acceso directo o a través de un aliado tecnológico autorizado por la Registraduría^[6].

Debe precisarse que datos como las huellas dactilares son datos personales sensibles, por lo cual su tratamiento se encuentra prohibido por regla general, según el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, a no ser que se cuente autorización del titular o se trate de alguna de las excepciones previstas en la norma^[7].

Por otra parte, para la identificación de los extranjeros residentes en Colombia que no tengan la ciudadanía colombiana, las entidades contratantes deberán exigir la cédula de extranjería, la cual es definida por el artículo 2.2.1.11.4 del Decreto 1067 de 2017 como el «Documento de Identificación expedido por Migración Colombia, que se otorga a los extranjeros titulares de una visa superior a 3 meses y a sus beneficiarios con base en el registro de extranjeros». Este documento tiene por finalidad identificar a los extranjeros que se encuentren en el territorio nacional, y su expedición se encuentra a cargo de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, quien expide estos documentos acorde con el tipo de visa que se le ha otorgado al extranjero^[8], y la cual también deberá exigirse por parte de las entidades, en aras de verificar que si la modalidad contractual a suscribirse es permitida por el tipo de visa con la que cuenta. Los extranjeros a los que se refiere el artículo 2.2.1.11.4.7 del Decreto 1067 de 2015, que no estén obligados a registrarse ante la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia se identificaran con el respectivo pasaporte vigente de su país de origen.

b) Personas jurídicas

El artículo 117 del Código de Comercio establece que la existencia de la sociedad y las cláusulas del contrato se probarán mediante «certificación de la cámara de comercio del domicilio principal, en la que constará el número, fecha y notaría de la escritura de constitución y de las reformas del contrato, si las hubiere». Dicho certificado también tiene la función de probar la representación de la sociedad, por lo que además deberá señalar los nombres de los representantes, las facultades conferidas a cada uno de ellos y las limitaciones acordadas a dichas facultades^[9]. 

En el caso de sociedades extranjeras con domicilio principal en el exterior, para emprender negocios permanentes en Colombia, de conformidad con los artículos 470 y 471 del Código de Comercio^[10], deberán constituir sucursal con domicilio en el territorio nacional, para lo cual deberán protocolizar en una notaría del lugar elegido para su domicilio, copias auténticas del documento de su fundación, sus estatutos, el acto que acordó su establecimiento en Colombia y de los que acrediten la existencia de la sociedad y la personería de sus representantes; y obtener de la Superintendencia de Sociedades o de la Bancaria, según el caso, permiso para funcionar en el país.

Por su parte, el artículo 480 indica que los documentos otorgados en el exterior deberán autenticarse por los funcionarios competentes para ello en el respectivo país y la firma de tales funcionarios será, a su vez, autenticada por un cónsul colombiano o, a falta de este, por el de una Nación amiga.

En concordancia con estas disposiciones, el artículo 486 del Código de Comercio establece que corresponde a las cámaras de comercio certificar la existencia de las sociedades extranjeras con domicilio en Colombia^[11].En ese orden, la existencia de las sociedades comerciales debe acreditarse a través del certificado de existencia y representación emitido por la respectiva cámara de comercio, no obstante, para que sea posible su adecuada identificación este deberá completarse con el documento de identidad del respectivo representante legal, o la persona habilitada para representar a la sociedad conforme al respectivo certificado.

Las entidades estatales al adelantar sus procesos contractuales, para verificar la identidad de sus eventuales contratistas con la calidad de personas jurídicas, suelen exigir certificados de existencia y representación; sin embargo se echa de menos que de conformidad con el artículo 15 del Decreto ley 019 de 2012, las entidades públicas y privadas que cumplan funciones públicas o presten servicios públicos, pueden conectarse gratuitamente a los registros públicos que llevan las entidades encargadas de expedir los certificados de existencia y representación legal de las personas jurídicas, sirviendo tal consulta para prescindir de la solicitud del certificado^[12].

Así pues, la verificación física de estos documentos y la información en ellos contenida puede ser retroalimentada y complementada a partir de la información de los reposa en los registros y bases de datos llevados por otras autoridades, esto a partir del intercambio de información interinstitucional a través de medios tecnológicos que permitan la interoperabilidad de los respectivos sistemas de información, para lo cual resulta necesario que las entidades que pretendan realizar el intercambio acuerden los términos en los que es posible llevar a cabo el mismo, considerando además cual es la información que puede ser objeto de tratamiento de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, sobre la protección y restricciones en el tratamiento de datos personales.

La implementación de estos mecanismos tecnológicos de intercambio de información para la verificación de la identidad de los contratistas es uno de los aspectos en los que encuentra aplicabilidad lo dispuesto en el artículo 227 de la Ley 1450 de 2011, al referirse a la «integración de los sistemas de información para el ejercicio eficiente y adecuado de la función», así como lo dispuesto en el artículo 15 del Decreto ley 019 de 2012, disposiciones que desarrollan mecanismos dirigidos a racionalizar trámites comunes en el normal funcionamiento de la Administración Pública, que, de implementarse a partir de medios técnicos adecuados, devendrían en un ejercicio de funciones administrativas y prestación de servicios públicos más eficiente, así como en el desarrollo de una gestión contractual en la verificación de aspectos tan importantes como la identidad de los contratistas, para que no quede únicamente supeditada a la buena fe de estos y a la verificación documental de los instrumentos que estos presentan.

1. Respuesta

«Que procedimiento, mecanismos o acciones pueden las entidades del Estado y las Entidades Territoriales implementar en los procesos de contratación para identificar y verificar plenamente la identidad de los contratistas con el fin de tener certeza de quien firma el documento y/o demás documentos es la persona que dice ser»

Para constatar la identidad de los contratistas personas naturales en el marco de procesos de contratación, las entidades estatales deberán verificar la cédula de ciudadanía, documento de identidad oficial establecido por el artículo 1 de la Ley 39 de 1961 para las personas naturales con ciudadanía colombiana. A las personas naturales extranjeras con domicilio en Colombia, que no sean ciudadanos, se les exigirá la cédula de extranjería, mientras que a las que, de conformidad con el artículo 2.2.1.11.4.7 del Decreto 1067 de 2015, no les sea exigible la cédula de extranjería, deberán identificarse con el pasaporte vigente de su país de origen.

Las personas jurídicas se identificarán con los certificados de existencia representación expedidos por las Cámaras de Comercio, de conformidad con el artículo 117 del Código de Comercio. Las sociedades extranjeras con domicilio principal en el exterior y sucursal en Colombia también deberán identificarse con certificados de existencia y representación expedidos por la cámara de comercio en donde se fijó el domicilio de la sucursal, de conformidad con el artículo 486 del Código de Comercio. A tales certificados se deberá acompañar el documento de identidad del representante legal de la sociedad.

Estos, si bien son los medios oficiales establecidos por el ordenamiento jurídico para identificar a estos sujetos, no son los únicos mecanismos con los que cuentan las entidades estatales para verificar su identidad, las cuales, en virtud de lo dispuesto en los artículos 227 de la Ley 1753 de 2015 y 15 del Decreto ley 019 de 2012, pueden acudir a la información de las bases de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil y las cámaras de comercio, a través de esquemas de intercambio de información, para optimizar sus procesos de verificación de la información que, respecto de sus identidad, reportan sus contratistas.

Este concepto tiene el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Atentamente,

1. El peticionario previamente realizó la misma consulta a la Superintendencia de Industria y Comercio, quien la remitió por competencia a través del radicado 4202013000001654 de 4 de marzo de 2020. ↑

2. Registraduría Nacional del Estado Civil. Historia de la Cédula de Ciudadanía. Disponible en: https://www.registraduria.gov.co/-Historia-de-la-cedula-de,2468-.html ↑

3. Corte Constitucional. Sentencia C-511 de 1999. M.P. Antonio Barrera Carbonell. ↑

4. Decreto 019 de 2012 «Artículo 18. Verificación de la huella dactilar por medios electrónicos. En los trámites y actuaciones que se cumplan ante las entidades públicas y los particulares que ejerzan funciones administrativas en los que se exija la obtención de la huella dactilar como medio de identificación inmediato de la persona, ésta se hará por medios electrónicos. Las referidas entidades y particulares contarán con los medios tecnológicos de interoperabilidad necesarios para cotejar la identidad del titular de la huella con la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil». ↑

5. «Artículo 227. Obligatoriedad de suministro de información. Para el desarrollo de los planes, programas y proyectos incluidos en el Plan Nacional de Desarrollo y en general para el ejercicio de las funciones públicas, las entidades públicas y los particulares que ejerzan funciones públicas, pondrán a disposición de las entidades públicas que así lo soliciten, la información que generen, obtengan, adquieran o controlen y administren, en cumplimiento y ejercicio de su objeto misional. El uso y reutilización de esta información deberá garantizar la observancia de los principios y normas de protección de datos personales, de conformidad con lo dispuesto en las Leyes 1581 de 2012 y 1712 de 2014, así como las demás normas que regulan la materia.

   »El suministro de la información será gratuito, deberá solicitarse y realizarse respaldado en estándares que faciliten el proceso de intercambio y no en tecnologías específicas que impidan el acceso, no estará sujeto al pago de tributo, tarifa o precio alguno y las entidades públicas solo podrán cobrar los costos asociados a su reproducción o los derivados de la aplicación de procesamientos o filtros especiales. Las entidades públicas propenderán por la integración de los sistemas de información para el ejercicio eficiente y adecuado de la función pública […]

   »Parágrafo 1o. Para el reconocimiento de derechos pensionales y el cumplimiento de la labor de fiscalización de competencia de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP), esta tendrá acceso a la información alfanumérica y biográfica que administra la Registraduría Nacional del Estado Civil, así como a la tributaria de que trata el artículo 574 y el Capítulo III del Título II del Libro V del Estatuto Tributario que administra la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. La UGPP podrá reportar los hallazgos a las Administradoras del Sistema de Protección Social, para que adelanten las acciones bajo su competencia. Para estos efectos la UGPP requerirá a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, dentro de lo de su competencia, para obtener la información necesaria.

   »Parágrafo 2o. La Registraría Nacional de Estado Civil, permitirá el acceso a la información alfanumérica, biográfica y biométrica que soliciten las administradoras del sistema de seguridad social integral en pensiones, salud y riesgos laborales, para que adelanten las accione estrictamente relacionadas con el cumplimiento de su objetivo misional.

   »Las entidades públicas o particulares con funciones públicas que quieran verificar la plena identidad de los ciudadanos contra la base de datos biométrica que produce y administra la Registraduría Nacional de Estado Civil, podrán implementar su propia infraestructura para acceder directamente o a través de un aliado tecnológico certificado por la Registraduría para consultar en línea las minucias dactilares.

   »Los particulares que desarrollen las actividades del artículo 335 de la Constitución Política y los demás que autorice la ley, podrán acceder a las réplicas de las bases de datos de identificación de la Registradora y consultar en línea minucias dactilares, utilizando infraestructura propia o a través de un aliado tecnológico certificado por la Registraduría. Para ello deberán previamente cubrir los costos que anualmente indique la Registraduría, por concepto de Administración, soporte, mantenimiento de las aplicaciones y de las actualizaciones de las bases de datos […]». ↑

6. Resolución 5633 de 2016 «Artículo 4o. Acceso a la información de las bases de datos. Las entidades interesadas en acceder y consultar los datos y las bases de datos de la información que produce y administra la Registraduría Nacional del Estado Civil, deberán presentar solicitud escrita, indicando el tipo de información requerida, el propósito y las razones en que se fundamenta la necesidad sobre dicha información, las cuales deben estar relacionadas con la función pública que legal y constitucionalmente desarrollan (entidades públicas y particulares con funciones públicas) o con su objeto social (particulares autorizados por la ley).

   »Artículo 5o. Plataforma de comunicaciones y seguridad informática. Las entidades interesadas deberán proveer el canal de comunicaciones, así como la infraestructura tecnológica requerida para el servicio, garantizando el cumplimiento de las políticas de Seguridad de la Información de la Registraduría Nacional del Estado Civil. […]

   »Artículo 7o. Acceso a la información. La Registraduría Nacional del Estado Civil permitirá el acceso y la consulta de los datos y las bases de datos de la información que produce y administra, una vez cumplidos los requisitos exigidos en la presente resolución, y la suscripción y legalización del convenio o contrato respectivo». ↑

7. Ley 1581 de 2012 «Artículo 6o. Tratamiento de datos sensibles. Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:

   »a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;

   »b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;

   »c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;

   »d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;

   »e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares». ↑

8. Decreto 1067 de 2017 «Artículo 2.2.1.11.4.4. Cédula de extranjería. La Cédula de Extranjería cumple única y exclusivamente fines de identificación de cualquier extranjero en el territorio nacional y su utilización deberá estar acorde con la visa otorgada al extranjero.  

   »Con base en el Registro de Extranjeros, la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, expedirá a los extranjeros un documento de identidad, denominado Cédula de Extranjería.  

   »La autoridad migratoria expedirá dos clases de cédulas de extranjería, así:  

   »Cédula de Extranjería para mayores de edad.  

   »Cédula de Extranjería para menores de edad.  

   »Los extranjeros mayores y menores de edad titulares de visas con vigencia superior a tres (3) meses, deberán tramitar ante la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia la Cédula de Extranjería al momento de efectuar el registro de extranjeros o a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes, si este se realizó de manera electrónica, con excepción de las visas que se establezcan para tal fin por parte del Ministerio de Relaciones Exteriores.  

   »En el caso de los menores extranjeros que cumplan la mayoría de edad, estos deberán tramitar la Cédula de Extranjería para mayores de edad, con excepción de las visas que se establezcan para tal fin por parte del Ministerio de Relaciones Exteriores. Esta obligación deberá cumplirse dentro de los quince (15) días calendarios siguientes a la ocurrencia del hecho.  

   »Así mismo, la autoridad migratoria expedirá Cédula de Extranjería para menores de edad, la cual deberá ser tramitada solamente cuando el menor alcance los siete (7) años. Antes del cumplimiento de esta edad el menor deberá identificarse con el pasaporte o el documento nacional de identidad respectivo, de acuerdo con los instrumentos internacionales vigentes.  

   »Quienes sean titulares de visas con vigencia menor a tres (3) meses, podrán tramitar la cédula de extranjería voluntariamente, a fin de facilitar el ejercicio de los derechos que dicho documento otorga al extranjero.  

      […]

   »Artículo 2.2.1.11.4.5. Vigencia de la cédula de extranjería. La Unidad Administrativa Especial Migración Colombia expedirá la Cédula de Extranjería por un término igual al de la vigencia de la visa del titular. 

   »Parágrafo 1°. La Cédula de Extranjería expedida a quienes se les haya otorgado visa con término indefinido con anterioridad al día 24 de julio de 2013 deberá ser solicitada y expedida cada cinco (5) años.  

     »Parágrafo 2°. Los extranjeros a quienes a partir de la fecha se les expida Visa de Residente deben tramitar la Cédula de Extranjería ante Migración Colombia, la cual tendrá una vigencia de 5 años 

   »Artículo 2.2.1.11.4.7. Documento de identidad. Los titulares de las categorías de visas que deban registrarse ante la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, se identificarán dentro del territorio nacional con la respectiva Cédula de Extranjería en su formato físico o digital. Los demás extranjeros se identificarán con el pasaporte vigente.  

   »La Cédula de Extranjería vigente en calidad de Residente, será válida como documento para salir e ingresar del país, sin perjuicio de los requisitos adicionales establecidos en el presente capítulo o en acuerdos internacionales.  

   »Los titulares de Visa Preferencial también se identificarán dentro del territorio nacional con la Cédula de Extranjería […]».  

      ↑

9. «Artículo 117. La existencia de la sociedad y las cláusulas del contrato se probarán con certificación de la cámara de comercio del domicilio principal, en la que constará el número, fecha y notaría de la escritura de constitución y de las reformas del contrato, si las hubiere; el certificado expresará, además, la fecha y el número de la providencia por la cual se le concedió permiso de funcionamiento y, en todo caso, la constancia de que la sociedad no se halla disuelta.

   »Para probar la representación de una sociedad bastará la certificación de la cámara respectiva, con indicación del nombre de los representantes, de las facultades conferidas a cada uno de ellos en el contrato y de las limitaciones acordadas a dichas facultades, en su caso». ↑

10. «Artículo 470. Todas las sucursales de sociedades extranjeras que desarrollen actividades permanentes en Colombia estarán sometidas a la vigilancia del Estado, que se ejercerá por la Superintendencia Bancaria o de Sociedades, según su objeto social.

    »Artículo 471. Para que una sociedad extranjera pueda emprender negocios permanentes en Colombia, establecerá una sucursal con domicilio en el territorio nacional, para lo cual cumplirá los siguientes requisitos:

    »1) Protocolizar en una notaría del lugar elegido para su domicilio en el país, copias auténticas del documento de su fundación, de sus estatutos, la resolución o acto que acordó su establecimiento en Colombia y de los que acrediten la existencia de la sociedad y la personería de sus representantes, y

    »2) Obtener de la Superintendencia de Sociedades o de la Bancaria, según el caso, permiso para funcionar en el país». ↑

11. «Artículo 486.. La existencia de las sociedades domiciliadas en el exterior de que trata este Título y las cláusulas de los estatutos se probarán mediante el certificado de la cámara de comercio. De la misma manera se probará la personería de sus representantes. La existencia del permiso de funcionamiento se establecerá mediante certificado de la correspondiente Superintendencia».  ↑

12. «Artículo 15. Acceso de las autoridades a los registros públicos. Las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas o presten servicios públicos pueden conectarse gratuitamente a los registros públicos que llevan las entidades encargadas de expedir los certificados de existencia y representación legal de las personas jurídicas, los certificados de tradición de bienes inmuebles, naves, aeronaves y vehículos y los certificados tributarios, en las condiciones y con las seguridades requeridas que establezca el reglamento La lectura de la información obviará la solicitud del certificado y servirá de prueba bajo la anotación del funcionario que efectúe la consulta». ↑