REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES, REQUISITOS HABILITANTES, RUP

Texto del concepto

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CCE-DES-FM-17

REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES – Definición

El Registro Único de Proponentes es el documento donde consta la información relacionada con las
personas naturales y jurídicas, que tiene por objeto consolidar la información relacionada con la
capacidad jurídica, técnica, financiera y organizacional de los posibles proponentes, con el fin que
participen en los procedimientos de selección realizados por las entidades estatales, facilitando la
revisión de los datos contenidos en el registro.

REQUISITOS HABILITANTES – Registro Único de Proponentes – Plena prueba

[...] la capacidad jurídica, las condiciones de experiencia, la capacidad financiera y de organización
de los proponentes deberán verificarse exclusivamente con el Registro Único de Proponentes, pues,
de acuerdo con lo expuesto, este instrumento es plena prueba de la información que contiene.

REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES – Procesos de contratación – Exigencia –
Excepciones

[...] el RUP no es exigible en algunos procedimientos de selección, como en la contratación directa,
la mínima cuantía, la prestación de servicios de salud, enajenación de bienes del Estado, la
adquisición de productos de origen o destinación agropecuaria ofrecidos en bolsas de productos,
los contratos de concesión y los contratos que celebren las empresas industriales y comerciales del
Estado y las sociedades de economía mixta, que tengan por objeto el desarrollo de sus actividades
industriales y comerciales, razón por la cual las entidades estatales deben verificar directamente el
cumplimiento de los requisitos habilitantes.

RUP – Renovación – Consecuencias – Capacidad

Conforme a lo anterior, en armonía con lo señalado en el artículo 2.2.1.1.1.5.1. del Decreto 1082 de
2015, si el proponente no presenta la información para renovar su registro antes del quinto día hábil
del mes de abril de cada año, cesarán los efectos del RUP. Lo anterior implica que el proponente
que no cumpla con la carga indicada no se puede presentar a los procedimientos de selección, en
los casos que es necesario estar inscrito en el RUP, porque no tendría capacidad para hacerlo y,
por tanto, tendría que inscribirse nuevamente, caso en el que solo se podrá presentar cuando la
inscripción esté en firme.

RUP – Inscripción – Firmeza – Capacidad – Cierre del proceso

En relación con la inscripción –ya sea por primera vez o porque no se renueva a tiempo y se debe
realizar el trámite como una inscripción inicial–, se debe considerar lo prescrito en el parágrafo 1 del
artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 5 de la Ley 1882 de 2018. Este establece
que los proponentes no pueden acreditar circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del
proceso, unido a lo expresado por la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado, quien
interpretó una norma de igual contenido a la anterior, señalando que el proponente debe cumplir
materialmente para la fecha del cierre del proceso con los requisitos que se requieren para presentar
la oferta. En este sentido, para ese momento la persona natural o jurídica debe estar inscrita en el
Registro Único de Proponentes, para lo cual no basta con la solicitud o radicación de los documentos
para el trámite, sino que, además, el acto administrativo de inscripción debe estar en firme, pues
solo así se materializa y produce efectos la inscripción.

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Bogotá D.C., 06 de Julio del 2022


Señora
Dina Marcela Díaz Estévez
Ciudad

Concepto C – 328 de 2022
Temas:

REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES – Definición /
REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES – Marco jurídico /
REQUISITOS HABILITANTES – Registro Único de Proponentes
– Plena prueba / REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES –
Procesos de contratación – Exigencia – Excepciones / RUP –
Renovación – Consecuencias – Capacidad / RUP – Inscripción
– Firmeza – Capacidad – Cierre del proceso

Radicación:
Respuesta a consulta # P20220520005014


Estimada señora Díaz:

La Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, en ejercicio de
la competencia otorgada por el numeral 8 del artículo 11 y el numeral 5 del artículo 3 del
Decreto Ley 4170 de 2011, responde su consulta del 20 de mayo de 2021.

1. Problema planteado

Usted realiza la siguiente pregunta: «A las empresas se les estipula la renovación del
Registro Único de Proponentes antes del quinto día hábil del mes de abril para no perder
su vigencia y no cesar en sus efectos. Desafortunadamente [...] la fecha de renovación en
el Certificado de Registro Único de Proponentes no es la de la solicitud y pago que realiza
la empresa privada sino la fecha en que el jurídico de la Cámara de Comercio termina de
revisar y aprobar la documentación (por ejemplo 26 de abril, siendo que se solicitó y radicó
el 31 de marzo). Luego, algunas Entidades públicas en sus procesos de contratación están
asumiendo que la fecha que certifica la Cámara de Comercio es la fecha en que se renovó,
por lo que concluyen que no se cumplió con los tiempos establecidos en la ley de renovar
antes del quinto día hábil del mes de abril. [...] Siendo así, solicito que se emita Concepto

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en cuanto a si deben aceptar la entrada en firme del RUP según lo estipula la Circular
Externa Única o si esa decisión es optativa para la entidad pública».

2. Consideraciones

Para resolver el problema planteado, en primer lugar, se explicará, de manera general, la
obligatoriedad para las personas naturales o jurídicas que aspiren a celebrar contratos con
las entidades estatales de contar con el Registro Único de Proponentes – RUP y su
contenido. En segundo lugar, se analizará la firmeza de la inscripción en el Registro Único
de Proponentes.
Las problemáticas asociadas al RUP, relacionadas con la firmeza de la inscripción,
renovación y actualización fueron tratadas por la Agencia en los siguientes conceptos:
4201713000001182 del 24 de marzo de 2017; 4201814000002165 del 23 de abril de 2017;
4201713000001647 del 27 de abril de 2017; 4201711000001879 del 11 de mayo de 2017;
4201714000002097 del 24 de mayo de 2017; 4201814000002927 del 11 de abril de 2018;
4201814000002917 del 11 de mayo de 2018; 4201813000003018 del 11 de mayo de 2018;
; 4201814000004174 del 18 de mayo de 2018; 4201814000004014 del 20 de junio de 2018;
4201813000004073 del 21 de junio de 2018; 4201912000003350 del 4 de julio de 2019;
4201912000007418 del 11 de diciembre de 2019; y C−005 del 14 de febrero de 2020, C,
C−454 del 06 de julio de 2020 2020, C−466 del 24 de julio de 2020, C−420 del 28 de julio
de 2020, C−534 del 12 de agosto de 2020, C−553 del 24 de agosto de 2021, C−576 del 31
de agosto de 2021, C−786 de 2020 del 19 de enero de 2021, C−800 del 1 de febrero de
2021 y C-703 del 11 de enero de 2022.

2.1. Obligatoriedad del Registro Único de Proponentes – RUP para las personas
naturales o jurídicas que aspiren a celebrar contratos con las entidades estatales y
su contenido

El Registro Único de Proponentes es el documento donde consta la información
relacionada con las personas naturales y jurídicas, que tiene por objeto consolidar la
información relacionada con la capacidad jurídica, técnica, financiera y organizacional de
los posibles proponentes, con el fin que participen en los procedimientos de selección
realizados por las entidades estatales, facilitando la revisión de los datos contenidos en el
registro.
El artículo 6.1 de Ley 1150 de 2007, al determinar las características aplicables al
RUP, cualifica la información plasmada en él, al establecer que constituye plena prueba de
lo que contiene
1
.
A su vez, el numeral 1 del artículo 5 de la misma ley, al establecer los

1
«El certificado de Registro Único de Proponentes será plena prueba de las circunstancias que
en ella se hagan constar y que hayan sido verificadas por las Cámaras de Comercio. En tal sentido, la
verificación de las condiciones establecidas en el numeral 1 del artículo 5 de la presente ley, se
demostrará exclusivamente con el respectivo certificado del RUP en donde deberán constar dichas

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criterios que deben tenerse en cuenta por las entidades estatales para garantizar la
selección objetiva, determina que las Cámaras de Comercio realizarán la verificación de la
información suministrada por las personas naturales o jurídicas para su inscripción en el
Registro Único de Proponentes, ya que esta será tenida en cuenta por las entidades estales
en los procedimientos de selección en los que es exigible el RUP
2
.
En este sentido, la capacidad jurídica, las condiciones de experiencia, la capacidad
financiera y de organización de los proponentes deberán verificarse exclusivamente con el
Registro Único de Proponentes, pues, de acuerdo con lo expuesto, este instrumento es
plena prueba de la información que contiene. No obstante, el RUP no es exigible en algunos
procedimientos de selección, como en la contratación directa, la mínima cuantía, la
prestación de servicios de salud, enajenación de bienes del Estado, la adquisición de
productos de origen o destinación agropecuaria ofrecidos en bolsas de productos, los
contratos de concesión y los contratos que celebren las empresas industriales y
comerciales del Estado y las sociedades de economía mixta, que tengan por objeto el
desarrollo de sus actividades industriales y comerciales, razón por la cual las entidades
estatales deben verificar directamente el cumplimiento de los requisitos habilitantes
3.

Lo anterior fue reafirmado por el Consejo de Estado, quien enlistó las excepciones
en las cuales no es necesario estar inscrito en el RUP para participar en procedimientos
de selección adelantados por las entidades estatales, incluyendo el supuesto en que se
puede verificar información adicional a la contenida en él
4
:

i) No se requiere el RUP respecto de los proponentes que pretenden celebrar
los contratos enunciados en el inciso segundo del artículo 6 de la ley 1150, así como
en los eventos de contratación directa.

condiciones. En consecuencia, las entidades estatales en los procesos de contratación no podrán exigir,
ni los proponentes aportar documentación que deba utilizarse para efectuar la inscripción en el registro».
2
«1. La capacidad jurídica y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de
organización de los proponentes serán objeto de verificación de cumplimiento como requisitos habilitantes
para la participación en el proceso de selección y no otorgarán puntaje, con excepción de lo previsto en
el numeral 4 del presente artículo. La exigencia de tales condiciones debe ser adecuada y proporcional
a la naturaleza del contrato a suscribir y a su valor. La verificación documental de las condiciones antes
señaladas será efectuada por las Cámaras de Comercio de conformidad con lo establecido en el artículo
6o de la presente ley, de acuerdo con lo cual se expedirá la respectiva certificación».
3
Ley 1150 de 2007, artículo 6: «No se requerirá de este registro, ni de calificación ni de
clasificación, en los casos de contratación directa; contratos para la prestación de servicios de salud;
contratos cuyo valor no supere el diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la respectiva entidad;
enajenación de bienes del Estado; contratos que tengan por objeto la adquisición de productos de origen
o destinación agropecuaria que se ofrezcan en bolsas de productos legalmente constituidas; los actos y
contratos que tengan por objeto directo las actividades comerciales e industriales propias de las empresas
industriales y comerciales del Estado y las sociedades de economía mixta y los contratos de concesión
de cualquier índole. En los casos anteriormente señalados, corresponderá a las entidades contratantes
cumplir con la labor de verificación de las condiciones de los proponentes».
4
Consejo de Estado. Sala de Consulta y Servicio Civil. Concepto del 20 de mayo de 2010.
Exp.1992. C.P. Enrique José Arboleda Perdomo.

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ii) Tratándose de personas naturales extranjeras sin domicilio en el país
o de personas jurídicas extranjeras que no tengan sucursal en Colombia, o
en aquellos casos en que el procedimiento de selección haya utilizado
sistemas de precalificación.
iii) Cuando por las características del objeto a contratar se requiera verificar
requisitos del proponente adicionales a los contenidos en el RUP, caso donde
puede exigirse el registro; solo que habrá información adicional que podrá verificar
la entidad directamente.

Además de lo anterior, tampoco es un requisito obligatorio estar inscrito en el
registro para celebrar los contratos con entidades privadas sin ánimo de lucro, con
fundamento en el régimen establecido en el Decreto 092 de 2017, al igual que para
participar en procedimientos de selección de entidades que no se rigen por el Estatuto
General de Contratación de la Administración Pública, esto es, para celebrar contratos que
tienen un régimen especial.
Por su parte, el artículo 2.2.1.1.1.1.5.2 del Decreto 1082 de 2015 relaciona los
documentos que debe aportar tanto la persona natural como jurídica para inscribirse en el
RUP, entre ellos: los certificados de experiencia; la identificación de los bienes y servicios
que ofrecerá a las entidades estatales, identificados con el Clasificador de Bienes y
Servicios en el tercer nivel; si la persona debe llevar contabilidad, copia de la información
contable del último año exigida por las normas tributarias; entre otros, que se detallan en
el artículo citado.
Señaladas algunas características del RUP y su obligatoriedad, debe precisarse
que frente a este aplican los efectos de la firmeza de los actos administrativos que, para
los casos de inscripción, renovación y actualización son diferentes, aclarando que estas
actuaciones frente a las cámaras de comercio tienen consecuencias y efectos distintos
entre sí. Conforme lo anterior, a continuación, se explicará la normativa que regula la
inscripción, renovación y actualización del RUP.

2.2. La firmeza del acto de inscripción en el Registro Único de Proponentes –
RUP. Efectos frente a la inscripción, renovación y actualización del registro

Las cámaras de comercio, de acuerdo con el artículo 6.1 de la Ley 1150 de 2007 y con el
artículo 2.2.1.1.1.5.3. del Decreto 1082 de 2015, verificarán y certificarán los requisitos
habilitantes de experiencia, capacidad jurídica, capacidad financiera y de organización. De
acuerdo con lo establecido en el numeral 6.3 de la Ley 1150 de 2007, la cámara de
comercio, verificada la información aportada por el proponente, publicará el acto de
inscripción del Registro Único de Proponentes, contra el cual cualquier persona podrá
interponer recurso de reposición dentro de los diez (10) días hábiles siguientes contados a
partir de su publicación –posibilidad aplicable frente a la inscripción, renovación o

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actualización–
5
. En firme el acto administrativo que realiza la inscripción en el Registro
Único de Proponentes se podrá demandar su nulidad sin que la presentación de la
demanda suspenda la inscripción del RUP.
De otro lado, el artículo 2.2.1.1.1.5.1. del Decreto 1082 de 2015 señala que las
personas inscritas en el RUP deben presentar la información para renovar su registro a
más tardar el quinto día hábil del mes de abril de cada año, de lo contrario cesan los efectos
del RUP
6
. Asimismo, el Consejo de Estado en sentencia del 19 de septiembre de 2019
señaló la finalidad de la renovación del RUP y las consecuencias de no hacerlo en el
término previsto:

Al respecto, no puede perderse de vista que la finalidad principal de la
renovación del RUP, al margen de que con ese acto se nutra del registro de
nueva información, es conservar su vigencia, propósito que, de acuerdo con el
artículo 8 del Decreto 1510 de 2013, solo ha de cumplirse si el mismo se realiza

5
«6.3. De la impugnación de la inscripción en el Registro Único de Proponentes (RUP). Realizada
la verificación a que se refiere el numeral 6.1 del presente artículo, la Cámara publicará el acto de
inscripción, contra el cual cualquier persona podrá interponer recurso de reposición ante la respectiva
Cámara de Comercio, durante los diez (10) días hábiles siguientes a la publicación, sin que para ello
requiera demostrar interés alguno. Para que la impugnación sea admisible deberá prestarse caución
bancaria o de compañía de seguros para garantizar los perjuicios que se puedan causar al inscrito. Contra
la decisión que resuelva el recurso de reposición, no procederá apelación.
»En firme la inscripción, cualquier persona podrá demandar su nulidad en desarrollo de la acción
prevista en el Código Contencioso Administrativo. Para el efecto será competente el Juez de lo
Contencioso Administrativo en única instancia.
»La presentación de la demanda no suspenderá la inscripción, ni será causal de suspensión de
los procesos de selección en curso en los que el proponente sea parte. El proceso se tramitará por el
procedimiento ordinario a que se refiere el Código Contencioso Administrativo. Adoptada la decisión, la
misma sólo tendrá efectos hacia el futuro.
»Cuando en desarrollo de un proceso de selección una entidad estatal advierta la existencia de
posibles irregularidades en el contenido de la información del RUP, que puedan afectar el cumplimiento
de los requisitos exigidos al proponente dentro del proceso de que se trate, podrá suspender el proceso
de selección e impugnar ante la Cámara de Comercio la inscripción, para lo cual no estarán obligadas a
prestar caución. Para el trámite y adopción de la decisión las Cámaras de Comercio tendrán un plazo de
veinte (20) días. De no haberse adoptado una decisión en el término anterior, la entidad reanudará el
proceso de selección de acuerdo con la información certificada en el RUP.
»En el evento en que la Cámara de Comercio establezca la existencia de graves inconsistencias
se le cancelará la inscripción en el registro quedando en tal caso inhabilitado para contratar con las
entidades estatales por el término de cinco (5) años, sin perjuicio de las acciones penales a que haya
lugar. En caso de reincidencia la inhabilidad será permanente.
»Las mismas sanciones previstas en el inciso anterior se predicarán en el evento en que el Juez
de lo Contencioso Administrativa declare la nulidad del acto de inscripción.
»La información contenida en el registro es pública y su consulta será gratuita».

6
«Artículo 2.2.1.1.1.5.1. Inscripción, renovación, actualización y cancelación del RUP.
[...]
»La persona inscrita en el RUP debe presentar la información para renovar su registro a más
tardar el quinto día hábil del mes de abril de cada año. De lo contrario cesan los efectos del RUP. La
persona inscrita en el RUP puede actualizar la información registrada relativa a su experiencia y
capacidad jurídica en cualquier momento».

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dentro del plazo allí establecido, comprendido entre el 1 de enero hasta el quinto
día hábil del mes de abril. En defecto, la disposición reglamentaria establece
como consecuencia la cesación de los efectos del RUP.
Ante ese panorama, el incumplimiento del deber de renovar el RUP en el
período trae como consecuencia la cesación de efectos respecto de la
información certificada en ese documento y, por contera, la falta de vocación
como plena prueba para acreditar el cumplimiento de los requisitos habilitantes
del proponente, anomalía que en manera alguna se sanea o convalida por el
hecho de realizar una renovación por fuera del plazo reglamentado, en tanto no
resulta jurídicamente admisible extender una vigencia que por ministerio de la
ley se encuentra vencida y cuyos efectos cesaron, precisamente por no haberse
renovado en el término señalado
7
.

Conforme a lo anterior, en armonía el artículo 2.2.1.1.1.5.1. del Decreto 1082 de
2015, si el proponente no presenta la información para renovar su registro antes del quinto
día hábil del mes de abril de cada año, cesarán los efectos del RUP. Lo anterior implica
que el proponente que no cumpla con la carga indicada no se puede presentar a los
procedimientos de selección, en los casos que es necesario estar inscrito en el RUP,
porque no tendría capacidad para hacerlo y, por tanto, tendría que inscribirse nuevamente,
caso en el que solo se podrá presentar cuando la inscripción esté en firme.
Tratándose del trámite de renovación, la persona que haya presentado la
información para renovar su registro a más tardar al quinto día hábil del mes de abril,
cumpliendo con el requisito establecido en el artículo 2.2.1.1.1.5.1, puede participar en los
procedimientos de selección, debiéndose tener en cuenta la información «antigua». De
esta manera, en el período comprendido entre el momento de la solicitud de renovación y
el momento de la firmeza de la nueva información, se permite que emplee la información
del RUP que está en firme antes de iniciar el trámite de renovación, cuyos efectos no han
cesado por encontrarse vigente.
Así las cosas, para verificar que los efectos del RUP no han cesado, es necesario
que el certificado contenga la anotación de que el inscrito, a más tardar el quinto día hábil
de abril de cada año, radicó ante la cámara de comercio los documentos para la
renovación. En todo caso, si tal circunstancia no estuviere inscrita en el certificado, se podrá
acreditar a través del medio documental expedido por la cámara de comercio
correspondiente, por lo que al no existir tarifa legal que permita establecer la forma de
acreditar el trámite de renovación, la entidad estatal debe verificar que el documento
aportado por el proponente ofrezca certeza sobre el estado del trámite, verificando que se
haya presentado la información para renovar su registro antes del quinto día hábil del mes
de abril de cada año.

7
Consejo de Estado. Sección Tercera. Subsección A. Sentencia del 19 de septiembre de 2019.
Exp. 59.432. C.P. Marta Nubia Velásquez Rico.

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Dicho esto, la firmeza del acto de inscripción, renovación y actualización del RUP
debe armonizarse con las prescripciones establecidas para la generalidad de los actos
administrativos, esto es, de acuerdo con el artículo 87 de la Ley 1437 de 2011
8
.
Conforme a lo anterior, la persona natural o jurídica podrá presentarse a los
procedimientos de selección cuando el acto administrativo que realiza la inscripción del
RUP se encuentra en firme, porque es un requisito para las personas naturales y jurídicas,
nacionales o extranjeras con domicilio en Colombia, que aspiran a celebrar contratos con
las entidades estatales, estar inscritas en él, salvo las excepciones establecidas en la ley.
Así, la firmeza del RUP es una condición de ejecutoriedad, para consolidar los
efectos del acto administrativo de inscripción. En palabras del Consejo de Estado «El
fenómeno procesal de la firmeza implica en principio, que la decisión se torna
incuestionable en sede administrativa, lo que a su vez conlleva su ejecutoriedad»
9
.
Es importante resaltar que los distintos eventos de firmeza señalados en el artículo
87 del CPACA involucran la exigencia de la publicidad, comunicación o notificación del
acto, además de incluir la necesidad de resolver los recursos administrativos interpuestos
contra la decisión, como expresión del debido proceso y del derecho de defensa en sede
administrativa.
El artículo 6.3 de la Ley 1150 de 2007 regula la impugnación del acto de inscripción
de información en el RUP, para que cualquier persona presente recurso de reposición
durante los 10 días hábiles siguientes a su publicación, tiempo después del cual el acto
administrativo adquiere firmeza y será oponible a terceros, adquiriendo su presunción de
legalidad, siempre que durante el término indicado no se presenten recursos. Si ocurre lo
último, para que el acto de inscripción o renovación quede en firme, o que la actualización
de la nueva información adquiera firmeza, será necesario que se resuelvan dichos
recursos.
Expuestas las reglas generales en torno a la necesidad de la firmeza de los actos
de inscripción, renovación y actualización, se señalarán las consecuencias en cada
supuesto de que la información incluida en el RUP esté pendiente de quedar en firme, pues

8
«Artículo 87. Firmeza de los actos administrativos. Los actos administrativos quedarán en firme:
»1. Cuando contra ellos no proceda ningún recurso, desde el día siguiente al de su notificación,
comunicación o publicación según el caso.
»2. Desde el día siguiente a la publicación, comunicación o notificación de la decisión sobre los
recursos interpuestos.
»3. Desde el día siguiente al del vencimiento del término para interponer los recursos, si estos
no fueron interpuestos, o se hubiere renunciado expresamente a ellos.
»4. Desde el día siguiente al de la notificación de la aceptación del desistimiento de los recursos.
»5. Desde el día siguiente al de la protocolización a que alude el artículo 85 para el silencio
administrativo positivo».

9
Consejo de Estado. Sección Cuarta. Sentencia del 19 de noviembre de 1999. Exp. 9.453. CP.
Daniel Manrique Guzmán.

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en cada uno se generan efectos distintos; análisis en el que debe aludirse a la posibilidad
de subsanar las ofertas en los procedimientos de selección.
En relación con la inscripción –ya sea por primera vez o porque no se renueva a
tiempo y se debe realizar el trámite como una inscripción inicial–, debe considerarse lo
prescrito en el parágrafo 1 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo
5 de la Ley 1882 de 2018
10
, que establece que los proponentes no pueden acreditar
circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso, unido a lo expresado por
la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado, quien interpretó una norma de
igual contenido a la anterior
11
, señalando que el proponente debe cumplir materialmente
para la fecha del cierre del proceso con los requisitos que se requieren para presentar la
oferta. En este sentido, para ese momento la persona natural o jurídica debe estar inscrita
en el Registro Único de Proponentes, para lo cual no basta con la solicitud o radicación de
los documentos para el trámite, sino que, además, el acto administrativo de inscripción
debe estar en firme, pues solo así se materializa y produce efectos la inscripción
12
.
Por lo tanto, si la cámara de comercio expide el acto administrativo de inscripción
en el RUP después del cierre del procedimiento de selección, motivado en la falta de
renovación a tiempo de la información contenida en él o por ser la primera inscripción, el
proponente no puede aportarlo al proceso, porque al momento de presentar la oferta no
tenía capacidad para contratar, y no puede acreditar circunstancias ocurridas con
posterioridad al cierre del proceso, reiterando que la inscripción debe estar en firme antes

10
Ley 1882 de 2018: «Artículo 5. Modifíquese el Parágrafo 1 e inclúyanse los parágrafos 3, 4 y
5 de artículo 5° de la Ley 1150 de 2007, los cuales quedarán así:
[...]
»Artículo 5°. De la selección objetiva.
[...]
»Parágrafo 1°. La ausencia de requisitos o la falta de documentos referentes a la futura
contratación o al proponente, no necesarios para la comparación de las propuestas no servirán de título
suficiente para el rechazo de los ofrecimientos hechos. En consecuencia, todos aquellos requisitos de la
propuesta que no afecten la asignación de puntaje deberán ser solicitados por las entidades estatales y
deberán ser entregados “por los proponentes hasta el término de traslado del informe de evaluación que
corresponda a cada modalidad de selección, salvo lo dispuesto para el proceso de Mínima cuantía y para
el proceso de selección a través del sistema de subasta. Serán rechazadas las ofertas de aquellos
proponentes que no suministren la información y la documentación solicitada por la entidad estatal hasta
el plazo anteriormente señalado.
»Durante el término otorgado para subsanar las ofertas, los proponentes no podrán acreditar
circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso» (cursiva fuera de texto).

11
Decreto 2474 de 2008, art. 10, inciso final: «En ningún caso la entidad podrá señalar
taxativamente los requisitos o documentos subsanables o no subsanables en el pliego de condiciones, ni
permitir que se subsane la falta de capacidad para presentar la oferta, ni que se acrediten circunstancias
ocurridas con posterioridad al cierre del proceso» (cursiva fuera de texto).

12
«De esta manera, quien se presenta al proceso de selección debe cumplir para la fecha en
que “se cierra el proceso” con los requisitos que se requieren para presentar la oferta, de manera que es
sobre ellos y no sobre otros que se cumplan con posterioridad, sobre los que recae la posibilidad de
saneamiento» (Consejo de Estado. Sala de Consulta y Servicio Civil. Concepto del 6 de noviembre de
2008. Exp. 1.927. C.P. William Zambrano Cetina).

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del cierre, pues la inscripción solo se materializa y es oponible a terceros cuando el acto
administrativo está en firme.
Tratándose del trámite de renovación, se reitera lo expresado en el sentido de que
la persona que presentó la información para renovar su registro antes del quinto día hábil
de abril de cada año, cumpliendo el requisito del artículo 2.2.1.1.1.5.1., y pese a que la
renovación no esté en firme, es decir, mientras esté en trámite el proceso de renovación,
puede participar en los procedimientos de selección, debiéndose tener en cuenta la
información «antigua». De esta manera, en el período comprendido entre el momento de
la solicitud de renovación y el de su firmeza, debe emplearse la información del RUP que
está en firme antes de iniciar el trámite de renovación, cuyos efectos no habrían cesado y
se encontraría vigente. Incluso, en los procedimientos de selección, en caso de que el RUP
con la información «antigua» se haya presentado válidamente antes del cierre del proceso
y con posterioridad a este quede en firme el nuevo RUP, para la evaluación de las
propuestas se deberá utilizar la información del registro presentado inicialmente. Esto se
sustenta en que ninguno de los proponentes, durante el término otorgado para subsanar
ofertas, podrá «acreditar circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso»,
por lo que la evaluación se realizará con la información del RUP en firme antes del cierre,
independientemente de que la nueva información favorezca o perjudique al proponente.
Ahora bien, el deber de renovación, para impedir que el RUP deje de producir
efectos consiste en «presentar la información para renovar su registro antes del quinto día
hábil del mes de abril de cada año»
13
. De manera que basta con la presentación de dicha
información, mediante la cual se solicita a la cámara de comercio respectiva que adelante
el trámite de renovación, para que se impida que el registro cese en sus efectos. Lo
anterior, independientemente del término que tarde la cámara de comercio para revisar la
información o de la solicitud que ésta le haga al interesado para que aporte algún
documento adicional, o el término que transcurra mientras se interponen y resuelven los
recursos frente al acto de inscripción –en caso de que se presenten– y del momento en
que finalmente adquiera firmeza el acto de renovación. En este sentido, siempre que se
cumpla con la primera actuación tendiente a la renovación del RUP este sigue produciendo
efectos, por lo que, se reitera, en el período comprendido entre el momento de la solicitud
de renovación y el de la firmeza de la renovación, se puede utilizar la información del RUP
que está en firme antes de iniciar el trámite de renovación, cuyos efectos no han cesado y
se encuentra vigente, pudiendo utilizar dicho registro para participar en los procedimientos
de selección de contratistas.
Finalmente, tratándose del trámite administrativo de la actualización, sucede algo
similar con la renovación, en el sentido de que, si la actualización no estaba en firme para
el momento del cierre del proceso, en la evaluación se tendrá en cuenta únicamente la
información que estaba en firme para dicho momento. Lo que no deben hacer las entidades
es rechazar la oferta bajo el argumento de que la actualización no está en firme –como si

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Decreto 1082 de 2015, artículo 2.2.1.1.1.5.1., citado previamente.

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no hubiera una inscripción vigente en el RUP–, pues simplemente se debe evaluar la oferta
prescindiendo de la nueva información incluida –que no adquirió firmeza–, pues aunque la
nueva información –actualización– esté pendiente de adquirir firmeza, para el momento del
cierre del proceso el oferente tenía su inscripción vigente y en firme. De esta manera el
trámite de actualización no hace que los efectos del RUP cesen momentáneamente –
mientras adquiere firmeza–, sino, simplemente, que la nueva información contenida solo
se podrá considerar si estaba en firme para el momento del cierre del proceso, pues no se
pueden acreditar circunstancias ocurridas con posterioridad a dicho momento.
En armonía con el análisis anterior, la Circular Externa Única de Colombia Compra
Eficiente compila una variedad de temas de la Contratación Estatal, como el Sistema
Electrónico de Contratación Pública –SECOP–, el plan anual de adquisiciones, la
subsanabilidad de ofertas, la metodología para el cálculo de la capacidad residual, la ley
de garantías y la acreditación de la formación académica en los procesos de selección,
entre otros. En relación con el tema objeto de análisis, el numeral 6.3 señala, respecto de
la renovación y los efectos del RUP, lo siguiente:

El RUP debe renovarse a más tardar el quinto día hábil del mes de abril de cada
año, de lo contrario cesan sus efectos.
Al cierre del Proceso de Contratación, es decir, hasta el plazo para presentar
ofertas, el RUP debe encontrarse vigente, esto es, que el proponente haya
presentado la información para renovar el registro en el término anteriormente
establecido. Para verificar que los efectos el RUP no han cesado, es necesario
que el certificado presentado acredite que el interesado realizó los trámites
necesarios para renovar su registro dentro del término. (Cursiva fuera de texto)

En efecto, la Circular Externa Única establece que, con el fin de que el RUP se
mantenga vigente y continúe produciendo efectos, se debe realizar la renovación del
mismo, consistente en que el proponente presente, antes del quinto día hábil del mes de
abril de cada año, la información requerida ante la Cámara de Comercio respectiva. En
este sentido, el primer inciso del aparte citado no puede entenderse de forma aislada frente
a lo señalado en el inciso segundo. Así las cosas, la circular resulta armónica con las
consideraciones expuestas anteriormente, pues de su contenido se deriva que con la
presentación de la información necesaria, antes de la fecha mencionada, es suficiente para
que se adelante el trámite de renovación, que impide que cesen los efectos del RUP y
continúe vigente, como lo establece el artículo 2.2.1.1.1.5.1. del Decreto 1082 de 2015.

3. Respuesta

«A las empresas se les estipula la renovación del Registro Único de
Proponentes antes del quinto día hábil del mes de abril para no perder
su vigencia y no cesar en sus efectos. Desafortunadamente [...] la fecha de
renovación en el Certificado de Registro Único de Proponentes no es la de la

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solicitud y pago que realiza la empresa privada sino la fecha en que el jurídico
de la Cámara de Comercio termina de revisar y aprobar la documentación (por
ejemplo 26 de abril, siendo que se solicitó y radicó el 31 de marzo). Luego,
algunas Entidades públicas en sus procesos de contratación están asumiendo
que la fecha que certifica la Cámara de Comercio es la fecha en que se renovó,
por lo que concluyen que no se cumplió con los tiempos establecidos en la ley
de renovar antes del quinto día hábil del mes de abril. [...] Siendo así, solicito
que se emita Concepto en cuanto a si deben aceptar la entrada en firme del
RUP según lo estipula la Circular Externa Única o si esa decisión es optativa
para la entidad pública».

El deber de renovación, para impedir que el RUP deje de producir efectos consiste en
«presentar la información para renovar su registro antes del quinto día hábil del mes de
abril de cada año», como lo establece el artículo 2.2.1.1.1.5.1. del Decreto 1082 de 2015.
De manera que basta con la presentación de dicha información, mediante la cual se solicita
a la cámara de comercio respectiva que adelante el trámite de renovación, para que se
impida que el registro cese en sus efectos.
Sin embargo, se aclara que, cumplida la exigencia anterior, en caso de que la
renovación no esté en firme, solo podrán participar en los procedimientos de selección,
debiéndose tener en cuenta la información «antigua». De lo anterior se desprende que en
el período comprendido entre el momento de la solicitud de renovación y el de su firmeza,
debe emplearse la información del RUP que está en firme antes de iniciar el trámite de
renovación, cuyos efectos no habrían cesado y se encontraría vigente. Incluso, en los
procedimientos de selección, en caso de que el RUP con la información «antigua» se haya
presentado válidamente antes del cierre del proceso y con posterioridad a este quede en
firme el nuevo RUP, para la evaluación de las propuestas se deberá utilizar la información
del registro presentado inicialmente, porque ninguno de los proponentes, durante el término
otorgado para subsanar ofertas, podrá «acreditar circunstancias ocurridas con
posterioridad al cierre del proceso», por lo que la evaluación se realizará con la información
del RUP en firme antes del cierre, independientemente de que la nueva información
favorezca o perjudique al proponente.
En armonía con lo anterior, la Circular Externa Única de Colombia Compra Eficiente,
en el numeral 6.3, señala lo siguiente respecto de la renovación y los efectos del RUP:

El RUP debe renovarse a más tardar el quinto día hábil del mes de abril de cada
año, de lo contrario cesan sus efectos.
Al cierre del Proceso de Contratación, es decir, hasta el plazo para presentar
ofertas, el RUP debe encontrarse vigente, esto es, que el proponente haya
presentado la información para renovar el registro en el término anteriormente
establecido. Para verificar que los efectos el RUP no han cesado, es necesario
que el certificado presentado acredite que el interesado realizó los trámites
necesarios para renovar su registro dentro del término. (Cursiva fuera de texto)

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En efecto, la Circular Externa Única establece que, con el fin de que el RUP se
mantenga vigente y continúe produciendo efectos, se debe realizar la renovación del
mismo, consistente en que el proponente presente, antes del quinto día hábil del mes de
abril de cada año, la información requerida ante la Cámara de Comercio respectiva. En
este sentido, el primer inciso del aparte citado no puede entenderse de forma aislada frente
a lo señalado en el inciso segundo. Así las cosas, la circular resulta armónica con las
consideraciones expuestas anteriormente, pues de su contenido se deriva que con la
presentación de la información necesaria, antes de la fecha mencionada, es suficiente para
que se adelante el trámite de renovación, que impide que cesen los efectos del RUP y
continúe vigente, como lo establece el artículo 2.2.1.1.1.5.1. del Decreto 1082 de 2015.

Este concepto tiene el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.


Atentamente,



Elaboró:
Nathalia Andrea Urrego Jiménez
Contratista de la Subdirección de Gestión Contractual
Revisó:
Juan David Montoya Penagos
Gestor T1-15 de la Subdirección de Gestión Contractual
Aprobó:
Juan David Marín López
Subdirector de Gestión Contractual (E)