El concepto C-348 de 2022 explica que, bajo los principios de máxima publicidad y transparencia de la Ley 1712 de 2014, las entidades públicas deben publicar la información relacionada con su contratación. Esta obligación se desarrolló en el Decreto 1081 de 2015 y se complementa con el artículo 53 de la Ley 2195 de 2022, que impone a las entidades con regímenes contractuales excepcionales el deber de publicar documentos de su actividad contractual en SECOP II o la plataforma transaccional que haga sus veces. Se precisa que “documentos relacionados con la actividad contractual” incluye documentos, contratos, actos e información generada por oferentes, contratistas, contratantes, supervisores o interventores, en etapas precontractual, contractual y postcontractual. No se establecen excepciones por el objeto o naturaleza del contrato. La vigencia prevé un periodo de transición de seis meses (del 18 de enero al 18 de julio de 2022) y las entidades pueden cumplir mediante contratación electrónica transaccional (módulo “Contratación Régimen Especial”) o como herramienta de publicidad (módulo “Contratación Régimen Especial (sin ofertas)”).
Expediente: C-348 de 2022 – Fecha: 13-06-2022 – Número Interno: C-348 de 2022 – Demandado: – Actor: – Radicado de entrada: P20220427004121 – Radicado de salida: RS20220613006996 – Restrictor: – Descriptor: SECOP II – Mes: Junio – Año: 2022
Texto del concepto
DEBER DE PUBLICACIÓN – Entidades exceptuadas del estatuto general de contratación
La Ley 1712 de 2014, por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones, identifica como principios que orientan el derecho de acceso a la información pública, el de máxima publicidad, transparencia en la información y buena fe. El principio de máxima publicidad establece que «toda información en posesión, bajo control o custodia de un sujeto obligado es pública y no podrá ser reservada o limitada sino por disposición constitucional o legal». El principio de transparencia en la información alude al deber de los sujetos de proporcionar y facilitar el acceso a la misma en los términos más amplios posibles, a través de los medios y procedimientos que establezca la ley.
La citada ley establece, en el literal e) del artículo 9, que los sujetos obligados, que son todas las entidades públicas, deben publicar la información relativa a su contratación. Esta obligación fue desarrollada por el artículo 2.1.1.2.1.7. del Decreto Único Reglamentario 1081 de 2015, el cual dispone que la publicación de la información contractual de los sujetos obligados, que contratan con cargo a recursos públicos, debe hacerse en el Sistema Electrónico de Contratación Pública ─ SECOP.
SECOP II – Deber de publicación – Entidades exceptuadas del estatuto general de contratación – Modificación artículo 53 de la Ley 2195 de 2022
Las anteriores disposiciones normativas fueron complementadas con la expedición del artículo 53 de la Ley 2195 de 2022, el cual le asigna la obligación expresa a las entidades estatales que por disposición legal cuenten con un régimen contractual excepcional al del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública de publicar los documentos relacionados con su actividad contractual en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública -SECOP II- o la plataforma transaccional que haga sus veces.
SECOP II – Deber de publicación – Entidades estatales exceptuadas – Documentos relacionados con la actividad contractual
En cuanto a los documentos que deben ser publicados en el SECOP II a efectos de dar cumplimiento al mandato consagrado en el artículo 53 de la Ley 2195 de 2022, es preciso advertir que la disposición hace referencia a los documentos relacionados con su actividad contractual, la cual define como «[…] los documentos, contratos, actos e información generada por oferentes, contratista, contratante, supervisor o interventor, tanto en la etapa precontractual, como en la contractual y la postcontractual». En ese sentido, el artículo 53 de la Ley 2195 de 2022 establece el deber de publicar toda aquella información relacionada con el respectivo contrato, sin incluir ninguna excepción relacionada con la naturaleza u objeto del contrato, por lo que no puede colegirse que los procesos de contratación relacionados con asuntos «no misionales» estén per se excluidos del deber de publicidad.
SECOP II – Deber de publicación – Entidades estatales exceptuadas – Vigencia
Finalmente, el referido artículo dispone, en el inciso final, que «A partir de la entrada en vigencia de la presente Ley, se establecerá un periodo de transición de seis (6) meses, para que las entidades den cumplimiento efectivo a lo aquí establecido». Es decir que se trata un período concedido por el Legislador a las entidades que tienen un régimen especial de contratación para adelantar las gestiones administrativas, técnicas y jurídicas pertinentes, a fin de cumplir lo establecido en el artículo 53. Este período de transición va del 18 de enero al 18 de julio de 2022.
SECOP II – Deber de publicación – Entidades estatales exceptuadas – Uso
Dado que el artículo 53 de la Ley 2195 de 2022 no cambió la forma en que se perfeccionan los contratos suscritos por estas entidades exceptuadas, para cumplir con el deber de publicidad que les asiste, estas podrán elegir cualquiera de las siguientes opciones: 1. Firmar el contrato electrónicamente, es decir, realizar un uso transaccional de la plataforma. 2. Firmar el contrato en físico y publica los documentos de ejecución en la etapa precontractual del SECOP II, es decir, realizar un uso publicitario de la plataforma.
En el primer caso, si la entidad opta por hacer uso de la plataforma de manera transaccional (firmando el contrato electrónicamente), deberá utilizar el módulo de “Contratación Régimen Especial,” estructurar el proceso de contratación, generar el contrato electrónico y realizar la gestión contractual en línea a través de la plataforma.
En el segundo caso, si decide utilizar el SECOP II como herramienta de publicidad, deberá crear el proceso de contratación en el SECOP II mediante el módulo “Contratación Régimen Especial (sin ofertas)”, cargar todos los documentos del proceso en la sección dispuesta para ello y publicar el proceso. La publicación de los documentos de la gestión contractual, incluido el contrato firmado manuscritamente, se debe realizar mediante modificaciones al proceso a través de la opción “Modificaciones/Adendas”. Sin embargo, las entidades públicas deberán tener en cuenta que, si utilizan esta opción, no deben dar clic en “Finalizar” después de publicar el proceso, en tanto que la plataforma cierra el expediente y no permite la publicación posterior de ningún otro documento.
CCE-DES-FM-17
Bogotá D.C., 13 de junio de 2022
Señor
Juan David Peláez Henao
Pereira, Risaralda
Concepto C ‒ 348 de 2022
Temas: | Deber de publicación – Entidades Estatales exceptuadas del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública / SECOP II – Deber de publicación – Entidades Estatales exceptuadas del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública – Modificación artículo 53 de la Ley 2195 de 2022 / SECOP II – Deber de publicación – Entidades Estatales exceptuadas – Documentos relacionados con la actividad contractual / SECOP II – Deber de publicación – Entidades Estatales exceptuadas – Vigencia / SECOP II – Deber de publicación – Entidades Estatales exceptuadas – Uso |
Radicación: | Respuesta a consulta # P20220427004121
|
Estimado señor Peláez:
En ejercicio de la competencia otorgada por el numeral 8 del artículo 11 y el numeral 5 del artículo 3 del Decreto Ley 4170 de 2011, la Agencia Nacional de Contratación Pública ― Colombia Compra Eficiente responde su consulta del 27 de abril del 2022.
- Problema planteado
Respecto del artículo 53 de la Ley 2195 de 2022, usted realiza la siguiente consulta:
«Frente a la exigencia dispuesta en el artículo 53 de La Ley 2195 de 2022, de exigir a todas las entidad no sometidas al EGCP de publicar los documentos relacionados con su actividad contractual en el Sistema Electrónico para la Contratación Publica -SECOP II- o la plataforma transaccional que haga sus veces. Surgen las siguientes preguntas.
1. Cuando se hace referencia a la actividad contractual , esta incluye aquellos procesos no misionales ?
2. Cuando hace referencia a que la publicación debe realizarse en el sistema electrónico para la contratación pública - SECOP II- o quien haga sus veces, frente a esta última afirmación "o quien haga sus veces" quiere decir que si la entidad posee un sistema de contratación electrónica puede usar este como medio para cumplir con la obligación de publicidad de la actividad contractual estimada en el art. 53 de la Ley 2195 de 2022 .
3. Siendo la naturaleza del SECOP II netamente transaccional, en donde están establecidos los procedimiento por pasos y procesos, y cada etapa o acción requiere ciertas acciones, por ejemplo: En la etapa del proceso la configuración del cronograma o de las preguntas en el cuestionario, o en el contrato electrónico la firma de las partes. ¿Explicar por favor, como gestiono la plataforma transaccional SECOP II como una plataforma de publicidad solamente?» (SIC).
- Consideraciones
Para resolver su consulta, se analizarán los siguientes temas: i) deber de las entidades estatales exceptuadas del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública de publicar los documentos relacionados con su actividad contractual en el SECOP II, en virtud de la modificación introducida por el artículo 53 de la Ley 2195 de 2022; ii) uso del SECOP II por las entidades con exceptuadas del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.
La Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente se ha pronunciado en múltiples ocasiones sobre los principios de publicidad y de acceso a la información pública en la contratación estatal, y sobre los fundamentos normativos del deber de publicar la documentación contractual en las plataformas SECOP I y SECOP II. Así lo analizó la Agencia en el concepto CU-367 del 23 de julio de 2020, reiterado en los conceptos: C−433 de 24 de julio de 2020, C−468 del 24 de julio de 2020, C−474 de 24 de julio de 2020, C−488 del 28 de julio de 2020, C−544 del 21 de agosto de 2020, C−575 del 27 de agosto de 2020, C−643 del 26 de octubre de 2020, C−661 del 17 de noviembre de 2020, C-094 del 13 de abril de 2021, C−068 del 22 de abril de 2021, C-185 del 29 de abril de 2021 y C-472 del 6 de septiembre de 2021. Las ideas expuestas en dichas oportunidades se reiteran a continuación, complementándolas con la interpretación del artículo 53 de la Ley 2195 de 2022, que suscita las inquietudes de la presente consulta.
2.1. Deber de las entidades estatales exceptuadas del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública de publicar los documentos relacionados con su actividad contractual en el SECOP II. Modificación introducida por el artículo 53 de la Ley 2195 de 2022
La Ley 1712 de 2014, por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones, identifica como principios que orientan el derecho de acceso a la información pública, el de máxima publicidad, transparencia en la información y buena fe. El principio de máxima publicidad establece que «toda información en posesión, bajo control o custodia de un sujeto obligado es pública y no podrá ser reservada o limitada sino por disposición constitucional o legal»[1]. El principio de transparencia en la información alude al deber de los sujetos de proporcionar y facilitar el acceso a la misma en los términos más amplios posibles, a través de los medios y procedimientos que establezca la ley.
La citada ley establece, en el literal e) del artículo 9, que los sujetos obligados, que son todas las entidades públicas[2], deben publicar la información relativa a su contratación. Esta obligación fue desarrollada por el artículo 2.1.1.2.1.7. del Decreto Único Reglamentario 1081 de 2015[3], el cual dispone que la publicación de la información contractual de los sujetos obligados, que contratan con cargo a recursos públicos, debe hacerse en el Sistema Electrónico de Contratación Pública ─ SECOP.
Asimismo, de acuerdo con el literal g) del artículo 11 de la misma Ley, todos los destinatarios de la ley de transparencia deben garantizar la publicidad de «sus procedimientos, lineamientos, políticas en materia de adquisiciones y compras, así como todos los datos de adjudicación y ejecución de contratos, incluidos concursos y licitaciones», y esta información también debe estar en el SECOP.
Las anteriores disposiciones normativas fueron complementadas con la expedición del artículo 53 de la Ley 2195 de 2022, el cual le asigna la obligación expresa a las entidades estatales que por disposición legal cuenten con un régimen contractual excepcional al del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública de publicar los documentos relacionados con su actividad contractual en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública -SECOP II- o la plataforma transaccional que haga sus veces. Al respecto, la disposición citada de manera expresa señala:
Adiciónese los siguientes incisos al artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, el cual quedará así:
Artículo 13. PRINCIPIOS GENERALES DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL PARA ENTIDADES NO SOMETIDAS AL ESTATUTO GENERAL DE CONTRATACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA. Las entidades estatales que por disposición legal cuenten con un régimen contractual excepcional al del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, aplicarán en desarrollo de su actividad contractual, acorde con su régimen legal especial, los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, respectivamente según sea el caso y estarán sometidas al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto legalmente para la contratación estatal.
En desarrollo de los anteriores principios, deberán publicar los documentos relacionados con su actividad contractual en el Sistema Electrónico para la Contratación PÚBLICA –SECOP II– o la plataforma transaccional que haga sus veces. Para los efectos de este artículo, se entiende por actividad contractual los documentos, contratos, actos e información generada por oferentes, contratista, contratante, supervisor o interventor, tanto en la etapa precontractual, como en la contractual y la postcontractual.
A partir de la entrada en vigencia de la presente Ley, se establecerá un periodo de transición de seis (6) meses, para que las entidades den cumplimiento efectivo a lo aquí establecido. (Cursiva fuera del original).
Cabe destacar que, cuando la norma trascrita hace referencia a que el mencionado deber de publicidad debe cumplirse en el SECOP II o «la plataforma transaccional que haga sus veces», esta expresión debe interpretarse bajo el entendido de que si bien el SECOP II es la plataforma oficial que actualmente se utiliza como mecanismo transaccional, en caso de que dicha plataforma sea remplazada por otra que tenga una denominación distinta, las entidades que tienen un régimen exceptuado deben continuar publicando la documentación de su actividad contractual en la nueva plataforma. En ese sentido, la locución «la plataforma que haga sus veces» no puede interpretarse como una autorización para que las entidades obligadas en virtud del artículo 53 de la Ley 2195 de 2022 pueden emplear sus páginas web o sus propios portales electrónicos para cumplir con el deber de publicidad que les asiste.
En cuanto a los documentos que deben ser publicados en el SECOP II a efectos de dar cumplimiento al mandato consagrado en el artículo 53 de la Ley 2195 de 2022, es preciso advertir que la disposición hace referencia a los documentos relacionados con su actividad contractual, la cual define como «[…] los documentos, contratos, actos e información generada por oferentes, contratista, contratante, supervisor o interventor, tanto en la etapa precontractual, como en la contractual y la postcontractual». En ese sentido, el artículo 53 de la Ley 2195 de 2022 establece el deber de publicar toda aquella información relacionada con el respectivo contrato, sin incluir ninguna excepción relacionada con la naturaleza u objeto del contrato, por lo que no puede colegirse que los procesos de contratación relacionados con asuntos «no misionales» estén per se excluidos del deber de publicidad.
Por lo tanto, para que las entidades exceptuadas cumplan con el deber de publicidad consagrado en el artículo 53 de la Ley 2195 de 2022, se requiere que publiquen en el SECOP II todo documento expedido durante las diferentes etapas del contrato, abarcando desde la fase previa a su celebración, pasando por la ejecución y hasta la fase posterior a su ejecución.
Sin perjuicio de lo anterior, vale la pena aclarar que el cumplimiento del deber de publicación de la documentación contractual debe armonizarse con las normas aplicables al tipo de información que estas contienen[4]. Lo anterior significa que, respecto de datos sensibles, información sometida a reserva o de la cual proceda un tratamiento especial que impida su publicidad, las entidades deberán proceder de conformidad con el tratamiento que impongan tales normas.
Finalmente, el referido artículo dispone, en el inciso final, que «A partir de la entrada en vigencia de la presente Ley, se establecerá un periodo de transición de seis (6) meses, para que las entidades den cumplimiento efectivo a lo aquí establecido». Es decir que se trata un período concedido por el Legislador a las entidades que tienen un régimen especial de contratación para adelantar las gestiones administrativas, técnicas y jurídicas pertinentes, a fin de cumplir lo establecido en el artículo 53. Este período de transición va del 18 de enero al 18 de julio de 2022.
Si bien la norma materia de estudio no hace referencia a los contratos suscritos con anterioridad a su entrada en vigencia, de acuerdo con el artículo 38 de la Ley 153 de 1887, el cual dispone que en todo contrato se entenderán incorporadas las leyes vigentes al tiempo de su celebración, la obligación para las entidades estatales exceptuadas de publicar los documentos relacionados con su actividad contractual en el SECOP II solo aplica para los contratos suscritos con posterioridad al término dispuesto en el artículo 53 de la Ley 2195 de 2022, esto es el 18 de julio de 2022.
2.2. Uso del SECOP II por las entidades con exceptuadas del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública
Con el propósito de garantizar el cumplimiento del mencionado deber de publicidad, la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente, en su calidad de administrador del SECOP, en los términos establecidos en el numeral 8 del artículo 3 del Decreto-Ley 4170[5], tiene dispuesto dos módulos para las entidades estatales con régimen especial, los cuales son:
- Contratación Régimen Especial (con ofertas)[6]: Permite a las entidades gestionar sus procesos competitivos de contratación. Mediante este módulo las entidades pueden adelantar el proceso de contratación de manera transaccional, es decir, que a través de este módulo las entidades estatales pueden estructurar el proceso de contratación, recibir ofertas de los proveedores, generar el contrato de electrónico y realizar la gestión contractual.
- Contratación Régimen Especial (sin ofertas)[7]: Este módulo permite a las entidades gestionar sus procesos de selección directos. Asimismo, este módulo permite estructurar los procesos de contratación, publicar documentos generados por fuera de la plataforma y realizar la gestión contractual en línea.
Una diferencia importante entre ambos módulos de la plataforma radica en la necesidad de crear cuentas de proveedores por parte de los contratistas. Al utilizarse el módulo de Contratación Régimen Especial (Con Ofertas) es necesario que los proveedores con los que vayan a suscribir contratos estén registrados como proveedores en la plataforma, debido a que a esa cuenta le será enviado el contrato electrónico para su firma y gestión. Por el contrario, si la entidad decide usar el módulo de Contratación Régimen Especial (Sin ofertas) no será necesario que los contratistas con quien suscriba contratos se registren en el SECOP II toda vez que, al usar la opción publicitaria, el proceso de contratación ocurre de manera externa a la plataforma y no existirá un contrato electrónico.
Ahora bien, dado que el artículo 53 de la Ley 2195 de 2022 no cambió la forma en que se perfeccionan los contratos suscritos por estas entidades exceptuadas, para cumplir con el deber de publicidad que les asiste, estas podrán elegir cualquiera de las siguientes opciones:
- Firmar el contrato electrónicamente, es decir, realizar un uso transaccional de la plataforma.
- Firmar el contrato en físico y publica los documentos de ejecución en la etapa precontractual del SECOP II, es decir, realizar un uso publicitario de la plataforma.
En el primer caso, si la entidad opta por hacer uso de la plataforma de manera transaccional (firmando el contrato electrónicamente), deberá utilizar el módulo de “Contratación Régimen Especial,” estructurar el proceso de contratación, generar el contrato electrónico y realizar la gestión contractual en línea a través de la plataforma.
En el segundo caso, si decide utilizar el SECOP II como herramienta de publicidad, deberá crear el proceso de contratación en el SECOP II mediante el módulo “Contratación Régimen Especial (sin ofertas)”, cargar todos los documentos del proceso en la sección dispuesta para ello y publicar el proceso. La publicación de los documentos de la gestión contractual, incluido el contrato firmado manuscritamente, se debe realizar mediante modificaciones al proceso a través de la opción “Modificaciones/Adendas”. Sin embargo, las entidades públicas deberán tener en cuenta que, si utilizan esta opción, no deben dar clic en “Finalizar” después de publicar el proceso, en tanto que la plataforma cierra el expediente y no permite la publicación posterior de ningún otro documento.
Por último, resulta importante señalar que el pasado 1 de junio, el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica profirió la Circular 02 del 2022, mediante la cual se imparten instrucciones sobre la aplicación del artículo 53 de la Ley 2195 de 2022, en los siguientes aspectos: i) publicación de los documentos contractuales en el SECOP II; ii) reserva de los documentos relacionados con la actividad contractual y; iii) régimen de transición de los contratos celebrados con anterioridad a la entrada en vigencia de la obligación consagrada en el artículo 53 de la Ley 2195 de 2022. La mencionada guía contiene una serie de instrucciones con miras a garantizar el cumplimiento del deber legal por parte de las entidades estatales exceptuadas del Estatuto General de Contratación Pública.
3. Respuesta
«1. ¿Cuando se hace referencia a la actividad contractual, esta incluye aquellos procesos no misionales?».
De conformidad con lo expuesto, el inciso segundo del artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, adicionado por el artículo 53 de la Ley 2195 de 2022, establece que la actividad contractual que debe ser objeto de publicación abarca todos «[…] los documentos, contratos, actos e información generada por oferentes, contratista, contratante, supervisor o interventor, tanto en la etapa precontractual, como en la contractual y la postcontractual». Esto debe ser armonizado con el deber de publicidad que deviene de normas como el artículo 3 de la Ley 1150 de 2007, el literal g) del artículo 11 de la Ley 1712 de 2014, los artículos 2.1.1.2.1.7, 2.1.1.2.1.8, 2.1.1.2.1.9 y 2.1.1.2.1.10 del Decreto 1081 de 2015, en virtud de las cuales las entidades estatales deben publicar en el SECOP todos los documentos, actos administrativos e información producida con ocasión de los procesos de contratación que se adelanten con cargo a recursos públicos.
Ninguna de estas normas indica que la información relacionada con «procesos no misionales» esté relevada del deber de publicidad de la información contractual, por lo que, en principio, esta también debe ser objeto de publicación, siempre encaje en la noción de actividad contractual establecida en las referidas disposiciones. No obstante, tratándose de información sometida a reserva o respecto de la cual proceda un tratamiento especial que impida su publicidad, las entidades deberán proceder de conformidad con el tratamiento que impongan las respectivas normas, absteniéndose, de ser el caso, de publicar documentación contractual o las partes pertinentes en las que se evidencie este tipo de información.
«2. Cuando hace referencia a que la publicación debe realizarse en el sistema electrónico para la contratación pública - SECOP II- o quien haga sus veces, frente a esta última afirmación "o quien haga sus veces" quiere decir que si la entidad posee un sistema de contratación electrónica puede usar este como medio para cumplir con la obligación de publicidad de la actividad contractual estimada en el art. 53 de la Ley 2195 de 2022».
La Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente considera que lo dispuesto en el artículo 53 respecto de que la obligación se debe cumplir en el SECOP II «o la plataforma transaccional que haga sus veces» debe interpretarse en el sentido en que a pesar de que en la actualidad el SECOP II es la plataforma transaccional vigente en el Estado colombiano, si en el futuro esta es reemplazada por otra que tenga otra denominación, las entidades que tienen un régimen especial de contratación pública deben continuar publicando la documentación de su actividad contractual en la nueva plataforma. Esta Agencia no considera que la disposición analizada, al utilizar la expresión indicada, deba entenderse como que las entidades exceptuadas del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública pueden emplear sus páginas web o sus propios portales electrónicos, para realizar, a través de ellos, el procedimiento contractual, pues, precisamente, el artículo 53 de la Ley 2195 de 2022 unifica el régimen de publicidad de las entidades estatales en una sola plataforma, actualmente denominada SECOP II. Con esto se logra que la ciudadanía pueda encontrar en un mismo sistema la gestión de la actividad contractual del Estado, garantizándose en mayor grado la transparencia y el acceso a la documentación pública.
Sin perjuicio de lo anterior, a efectos de la consulta planteada, resulta necesario mencionar que la Circular 2 de junio de 2022, dictada por el Departamento de Administrativo de la Presidencia de la República señala que el el deber de publicar en la plataforma SECOP II, que se encuentra a cargo de las entidades estatales que por disposición legal cuenten con un régimen contractual excepcional al del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, se realizará por parte de dichas entidades de acuerdo con el régimen especial aplicable y sin perjuicio de que, de manera paralela, continúen adelantado la gestión de sus procesos mediante las plataformas electrónicas que tengan dispuestas para el efecto.
«3. Siendo la naturaleza del SECOP II netamente transaccional, en donde están establecidos los procedimiento por pasos y procesos, y cada etapa o acción requiere ciertas acciones, por ejemplo: En la etapa del proceso la configuración del cronograma o de las preguntas en el cuestionario, o en el contrato electrónico la firma de las partes. ¿ Explicar por favor, como gestiono la plataforma transaccional SECOP II como una plataforma de publicidad solamente?» (SIC).
De acuerdo con lo expuesto en el numeral 2.4 del presente concepto, el SECOP II cuenta con dos módulos para uso de las entidades estatales con régimen especial, i) Contratación Régimen Especial (Con Ofertas) y ii) Contratación Régimen Especial (Sin ofertas). El primero de estos permite adelantar el proceso de contratación de manera transaccional, realizar invitaciones públicas, estructurar y publicar el proceso, recibir observaciones y ofertas de los proponentes en línea, adjudicar y generar su contrato electrónico, así como realizar la gestión contractual a través de la plataforma. Por su parte, el módulo de Contratación Régimen especial (Sin ofertas) permite estructurar los procesos de contratación, publicar documentos generados por fuera de la plataforma y realizar la gestión contractual en línea.
Las entidades pueden optar por cualquiera de estos módulos para dar cumplimiento al artículo 53 de la Ley 2195 de 2022, toda vez que ambos permiten realizar el cargue de los documentos e información producida con ocasión de los procesos de contratación, cargándola dentro de los documentos de ejecución, en la etapa precontractual del SECOP II [«Etapa de Proceso»]. Si decide utilizar el SECOP II como herramienta de publicidad, es decir, mediante el módulo Contratación Régimen Especial (sin ofertas), la publicación de los documentos de gestión contractual incluido el contrato firmado físicamente debe realizarse mediante la sección «Modificaciones/Adendas». Al hacer uso de esta opción esta opción, se debe procurar no dar clic en «Finalizar», en tanto que la plataforma cierra el expediente y no permite la publicación posterior de ningún documento.
Por último, le informamos que la Agencia tiene dispuesta una oferta de capacitaciones generales sobre el funcionamiento de la plataforma para las entidades que cuentan con un régimen especial de contratación, las cuales se realizan de manera pública a través de Microsoft Teams y a las cuales se puede acceder a través del siguiente enlace: https://www.colombiacompra.gov.co/ciudadanos/calendario/. Adicionalmente, la Agencia también brinda el servicio de capacitaciones virtuales personalizadas a las entidades que lo requieran, para lo cual es necesario enviar la respectiva solicitud al correo electrónico secopii@colombiacompra.gov.co incluyendo los siguientes datos de la persona que se designe para coordinar los aspectos logísticos de capacitación: nombre completo, cargo, correo electrónico y número de teléfono celular.
Este concepto tiene el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Atentamente,
Elaboró: | Diana Lucia Saavedra Castañeda Contratista de la Subdirección de Gestión Contractual |
Revisó: | Alejandro Sarmiento Cantillo Gestor T1-15 de la Subdirección de Gestión Contractual Juan David Marín Rico Asesor Jurídico ANCP – CCE |
Aprobó: | Jorge Augusto Tirado Navarro Subdirector de Gestión Contractual ANCP – CCE |
Ley 1712 de 2014: «Artículo 2. Toda información en posesión, bajo control o custodia de un sujeto obligado es pública y no podrá ser reservada o limitada sino por disposición constitucional o legal, de conformidad con la presente ley». ↑
Ley 1712 de 2014: «Artículo 5. Ámbito de aplicación. Las disposiciones de esta ley serán aplicables a las siguientes personas en calidad de sujetos obligados:
»a) Toda entidad pública, incluyendo las pertenecientes a todas las Ramas del Poder Público, en todos los niveles de la estructura estatal, central o descentralizada por servicios o territorialmente, en los órdenes nacional, departamental, municipal y distrital». ↑
«Artículo 2.1.1.2.1.7. Publicación de la información contractual. De conformidad con el literal (c) del artículo 3° de la Ley 1150 de 2007, el sistema de información del Estado en el cual los sujetos obligados que contratan con cargo a recursos públicos deben cumplir la obligación de publicar la información de su gestión contractual es el Sistema Electrónico para la Contratación Pública [SECOP]
[…].
«Los sujetos obligados que contratan con recursos públicos y recursos privados, deben publicar la información de su gestión contractual con cargo a recursos públicos en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública [SECOP]». ↑
Ley 1437 de 2011: «Artículo 24. Informaciones y documentos reservados. Solo tendrán carácter reservado las informaciones y documentos expresamente sometidos a reserva por la Constitución Política o la ley, y en especial:
»1. Los relacionados con la defensa o seguridad nacionales.
»2. Las instrucciones en materia diplomática o sobre negociaciones reservadas.
»3. Los que involucren derechos a la privacidad e intimidad de las personas, incluidas en las hojas de vida, la historia laboral y los expedientes pensionales y demás registros de personal que obren en los archivos de las instituciones públicas o privadas, así como la historia clínica.
»4. Los relativos a las condiciones financieras de las operaciones de crédito público y tesorería que realice la nación, así como a los estudios técnicos de valoración de los activos de la nación. Estos documentos e informaciones estarán sometidos a reserva por un término de seis (6) meses contados a partir de la realización de la respectiva operación.
»5. Los datos referentes a la información financiera y comercial, en los términos de la Ley Estatutaria 1266 de 2008.
»6. Los protegidos por el secreto comercial o industrial, así como los planes estratégicos de las empresas públicas de servicios públicos.
»7. Los amparados por el secreto profesional.
»8. Los datos genéticos humanos.
»Parágrafo. Para efecto de la solicitud de información de carácter reservado, enunciada en los numerales 3, 5, 6 y 7 solo podrá ser solicitada por el titular de la información, por sus apoderados o por personas autorizadas con facultad expresa para acceder a esa información». ↑
Decreto 4170 de 2011: «Artículo 3. Funciones: La Agencia Nacional de Contratación Pública –Colombia Compra Eficiente– ejercerá las siguientes funciones: [...]
»8. Desarrollar y administrar el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP) o el que haga sus veces, y gestionar nuevos desarrollos tecnológicos en los asuntos de su competencia, teniendo en cuenta los parámetros fijados por el Consejo Directivo. [...]». ↑
En el siguiente link se puede consultar la Guía para gestionar o publicar los procesos de Régimen Especial con oferta en el SECOP II: https://www.colombiacompra.gov.co/node/23628
En el siguiente link se puede consultar la Guía para gestionar o publicar los procesos de Régimen Especial sin oferta en el SECOP II: https://www.colombiacompra.gov.co/node/30741 ↑