La CCE explica que la apostilla es un trámite para certificar autenticidad de firmas o documentos públicos extranjeros, de modo que tengan validez en un país parte del Convenio de La Haya de 1961 (Ley 455 de 1998). La legalización aplica para países no signatarios del Convenio de 1961, conforme a la Convención de Viena de 1963 y la Resolución 10547 de 2018 del Ministerio de Relaciones Exteriores. El concepto aclara que el procedimiento de apostilla es exclusivo para documentos públicos definidos por la Ley 455 de 1998: decisiones judiciales, documentos administrativos, actos notariales y certificados oficiales; además, menciona exenciones para documentos ejecutados por agentes diplomáticos o consulares y ciertos documentos administrativos. También indica que documentos privados del exterior no están cobijados por la Ley 455, pero si se autentican por notario pueden adquirir carácter de documento público (“conversión”) y, por tanto, requerir apostilla.
Expediente: C-441 de 2020 – Fecha: 24-07-2020 – Número Interno: N/A – Demandado: – Actor: – Radicado de entrada: 4202013000005230 – Radicado de salida: 2202013000006580 – Restrictor: – Descriptor: – Mes: Julio – Año: 2020
Texto del concepto
APOSTILLA Y LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS ‒ Régimen jurídico
La Ley 455 de 1998, «por medio de la cual se aprueba la “Convención sobre la abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros”, suscrita en la Haya el 5 de octubre de 1961», establece que la apostilla es un trámite mediante el cual los agentes diplomáticos y consulares certifican la autenticidad de un documento o de una firma para que ostente validez en un país parte del Convenio sobre Abolición del Requisito de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros, de la Conferencia de la Haya de 1961.
[…]
De igual forma, en virtud de lo dispuesto por la Convención de Viena de 1963, los países no signatarios de la Convención de la Haya 1961 deberán realizar el trámite de legalización, el cual, de conformidad con el artículo 2 de la Resolución No. 10547 de 2018, expedida por el Ministerio de Relaciones Exteriores de la República de Colombia, es la certificación de un documento o firma de un servidor público para que éste tenga validez en un país que hace parte de la Convención de Viena de 1963, sobre relaciones consulares.
APOSTILLA Y LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS ‒ Finalidad ‒ Certificación firma ‒ Servidor público – Trámite – Documentos públicos ‒ Validez
En este sentido, a pesar de que la apostilla y legalización tienen como finalidad certificar la firma de un servidor público, su diferencia radica en los trámites y requisitos que se deben surtir de acuerdo con el instrumento internacional –Conferencia de la Haya de 1961 o Convención de Viena de 1963, según corresponda–.
De conformidad con lo anterior, es importante mencionar que la guía para el trámite de apostilla, expedida por el Despacho Permanente de la Conferencia de La Haya en Derecho Internacional Privado, expresa que el procedimiento de apostilla es un trámite exclusivo para los «documentos públicos», que, conforme al ordenamiento jurídico de un país, requieren de formalidades y solemnidades para que tengan validez jurídica, como por ejemplo una decisión judicial , razón por la que si el ordenamiento jurídico no distingue ni precisa que un documento requiere para su existencia y validez de alguna solemnidad, no puede exigirse que se apostille o legalice.
APOSTILLA Y LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS ‒ Documentos públicos ‒ Clases
El artículo 1º de la Ley 455 de 1998 identifica los documentos públicos que requieren del trámite de apostilla, conforme a la Convención sobre Abolición del Requisito de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros, de la Conferencia de la Haya de 1961, los cuales son: i) documentos que emanan de una autoridad o un funcionario relacionado con las cortes o tribunales de un Estado, incluyendo los que emanen de un fiscal, un secretario de un tribunal o un portero de estrados; ii) documentos administrativos; iii) actos notariales; y iv) certificados oficiales colocados en documentos firmados por personas a título personal, tales como certificados oficiales que consignan el registro de un documento o que existía en una fecha determinada y autenticaciones oficiales y notariales de firmas. Por su parte, la norma exime del trámite de apostilla los documentos ejecutados por agentes diplomáticos o consulares y los documentos administrativos que se ocupen directamente de operaciones comerciales o aduaneras.
Por consiguiente, se entiende que todo documento expedido por un funcionario público, en ejercicio de sus funciones o por un particular en el ejercicio de funciones públicas, es un documento público, por lo tanto los documentos públicos expedidos por un país signatario de la Convención de la Haya requieren de apostilla para que sean considerados válidos en Colombia . En cambio, los documentos públicos expedidos por países no signatarios de la Convención, para ser válidos en Colombia, requieren del trámite de legalización.
APOSTILLA Y LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS ‒ Documentos privados ‒ Convertidos en públicos
Por otro lado, los documentos privados expedidos en el exterior no se encuentran incluidos en la Ley 455 de 1998, que ratifica la Convención sobre Abolición del Requisito de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros de la Conferencia de la Haya, razón por la cual se considera que las disposiciones sobre apostilla y su regulación no deberían ser extensibles a los documentos que no provienen de un funcionario público en ejercicio de sus funciones o por de un particular en el ejercicio de funciones públicas.
Sin perjuicio de lo anterior, el Ministerio de Relaciones Exteriores considera que un documento privado que sea autenticado por un notario público o quien haga sus veces, adquiere el carácter de documento público y, por lo tanto, a pesar de que su naturaleza principal es un documento privado, deben ser apostillados dada su «conversión a documento público».
TRATO NACIONAL – Reciprocidad – Proponente Extranjero ‒ Apostilla ‒ Legalización de documentos ‒ Documentos extranjeros ‒ Deber de apostillar ‒ Deber de legalizar
Conforme a las consideraciones expuestas, nótese que independiente de los principios de trato nacional y reciprocidad que rigen las relaciones internacionales, particularmente, las relaciones internacionales de naturaleza económica, como ocurre en los tratados de libre comercio, las disposiciones que regulan la apostilla y legalización tienen por objeto otorgar validez o efecto jurídico a los documentos expedidos en el exterior, sin consideración al sujeto que pretende hacer valer ese instrumento. En consecuencia, un proponente extranjero que participa en un proceso de contratación ante una entidad estatal, aunque tenga derecho a trato nacional o reciprocidad, conforme a lo dispuesto en la Ley 455 de 1998, debe realizar el trámite de apostilla y/o legalización de los documentos públicos expedidos en el exterior, conforme a la Convención sobre Abolición del Requisito de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros, de la Conferencia de la Haya de 1961.
DOCUMENTOS EN IDIOMA DIFERENTE AL CASTELLANO ‒ Valor probatorio – Contratación estatal
Teniendo en cuenta que el artículo 10 de la Constitución Política señala que el idioma oficial en Colombia es el castellano , se debe entender que todos los documentos que se pretenden valorar y apreciar en el país deben estar traducidos al castellano. En este orden de ideas, los documentos expedidos en idioma diferente al castellano, para que puedan ser apreciados y valorados por la entidad contratante, deben ser presentados en su lengua original junto con la traducción al castellano. Aunque parezca una obviedad que deba acudirse al idioma castellano, lo cierto es que dicho idioma constituye un presupuesto importante para la presentación de documentos en los trámites de contratación estatal , pues de él depende que la entidad contratante comprenda el contenido del documento y pueda valorarlo según los efectos jurídicos que corresponde, como puede ser, por ejemplo, para reconocer la experiencia de los proponentes, para verificar que cumplan los requisitos habilitantes o, simplemente, para poder entender el alcance de la propuesta en sí misma.
De la exigencia de traducir los documentos al castellanos, pues, se deriva una garantía triple: para la entidad, porque le permite la valoración de la información de la que dan cuenta los documentos aportados al proceso de contratación; para el proponente que aporta el documento traducido, debido a que garantiza que su propuesta será valorada según su alcance; y para los otros oferentes, porque estos pueden tener certeza de los elementos que serán valorados de todas las propuestas, con lo que, además, se contribuye a la vigencia del principio de transparencia, rector de la contratación estatal en Colombia.
DOCUMENTOS EN IDIOMA DIFERENTE AL CASTELLANO ‒ Traducción simple
[…] es importante preguntarse si esta traducción debe hacerla una persona calificada como «traductor oficial», o si puede ser una traducción simple. Para ello, el numeral 15, artículo 25, de la Ley 80 de 1993, establece que las entidades no deben solicitar traducciones oficiales, ni cualquier clase de formalidad, excepto que una norma especial de forma expresa lo exija. Si bien es cierto que el artículo 251 del CGP señala que los documentos expedidos en el exterior, en idioma distinto al castellano, para que sean apreciados debe traducirlos un intérprete oficial registrado en el Ministerio de relaciones Exteriores o por quien designe el juez; consideramos que esta norma no aplica, pues, como se mencionó, el CGP regula la actividad procesal en los asuntos civiles, comerciales, de familia y agrarios, y no la actividad contractual del Estado, toda vez que el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo –CPACA– no realiza una remisión expresa a las disposiciones del mismo.
Sumado a lo anterior, dado que la Ley 80 de 1993 es una norma de carácter especial que rige la contratación pública y que contempla una disposición respecto a la exigencia de traducciones en los procesos de contratación, tampoco sería aplicado lo contemplado por el artículo 251 del CGP, porque al existir contraposición entre las dos normas prevalece aquella de carácter especial. Por su parte, el numeral 5 del artículo 9 de la Ley 1437 de 2011, prohíbe que las autoridades administrativas exijan documentos no previstos en la Ley o creen formalidades adicionales a las prevista en la Constitución y la Ley . En este contexto, es evidente que la Ley 80 no exige ninguna formalidad, como lo es la traducción oficial, para la presentación de documentos expedidos en un idioma diferente al castellano, por lo tanto las entidades no deben exigir traducción oficial.
DOCUMENTOS EN IDIOMA DIFERENTE AL CASTELLANO ‒ Traducción oficial – Resolución No. 10547 de 2018
[…] la Resolución No. 10547 de 2018, en el artículo 6, establece que los documentos que requieren de apostilla o legalización de un documento traducido se debe autenticar la firma del traductor ante el notario público . De todos modos, la aplicación de esta norma exige distinguir dos hipótesis, una de las cuales se regula por su contenido. Por un lado, la de aquellos documentos en otro idioma que se apostillaron en el extranjero y que se pretenden hacer valer en los procesos de contratación y, por el otro, los que estando en otro idioma se pretenden apostillar ante las autoridades colombianas, con el objeto de hacerlos valer en otro país y ante las autoridades extranjeras, en los términos y según las exigencias explicadas en el numeral 2.1. supra. Es esta última hipótesis y no aquella la que se regula por la norma sub examine, lo que supone que solo en este caso es necesario que la firma del traductor sea autenticada ante el notario público. Esto se explica en que apostillar significa «[…] certificar la autenticidad de la firma de un servidor público en ejercicio de sus funciones y la calidad en que el signatario haya actuado[…]».
Si el documento ya fue apostillado por una autoridad extranjera habrá lugar a la traducción simple del mismo, claro está, si se encuentra en un idioma diferente al castellano, pero no será necesario que se lleve a cabo la traducción oficial y, por ende, tampoco lo será que se autentique la firma del traductor ante notario público.
Bogotá D.C., 24/07/2020 Hora 11:0:29s
N° Radicado: 2202013000006585
Señor
Libardo Enrique Mejía Echeverri
Bogotá D.C.
Concepto C – 441 de 2020
Temas:
| APOSTILLA Y LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS ‒ Régimen jurídico / APOSTILLA Y LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS ‒ Finalidad ‒ Certificación firma ‒ Servidor público – Trámite – Documentos públicos ‒ Validez / APOSTILLA Y LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS ‒ Documentos públicos ‒ Clases / APOSTILLA Y LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS ‒ Documentos privados ‒ Convertidos en públicos / TRATO NACIONAL – Reciprocidad – Proponente Extranjero ‒ Apostilla ‒ Legalización de documentos ‒ Documentos extranjeros ‒ Deber de apostillar ‒ Deber de legalizar / DOCUMENTOS EN IDIOMA DIFERENTE AL CASTELLANO ‒ Valor probatorio en la contratación estatal / DOCUMENTOS EN IDIOMA DIFERENTE AL CASTELLANO ‒ Traducción simple / DOCUMENTOS EN IDIOMA DIFERENTE AL CASTELLANO ‒ Traducción oficial – Resolución No. 10547 de 2018 |
Radicación: | Respuesta a consulta 4202013000005234 |
Estimado señor Mejía Echeverri:
En ejercicio de la competencia otorgada por los artículos 11, numeral 8º, y 3º, numeral 5º, del Decreto Ley 4170 de 2011, la Agencia Nacional de Contratación Pública − Colombia Compra Eficiente responde su consulta del 20 de junio de 2020.
- Problemas planteados
Usted realiza las siguientes preguntas:
- Con base en lo previsto en el artículo 6o de la Resolución 10547 del 14 de diciembre de 2018 por favor aclarar [¿] en qu[é] casos se deben autenticar en notaria las traducciones oficiales que se realizan en Colombia, de documentos expedidos en el exterior en otro idioma que cuentan con su apostille o legalización, y que van a ser aportados como parte de una oferta a presentar ante una entidad estatal para participar en un proceso de contratación regido por las normas de contratación pública y / o de contratación privada?
2. Por favor aclarar si en todos los casos, los proponentes deben presentar las traducciones oficiales a español de los documentos extranjeros, con la autenticación notarial de la firma del traductor oficial que efectúo la respectiva traducción.
3. [¿] Deben los proponentes autenticar en notaria todas las traducciones oficiales que presenten junto con sus ofertas? Y de ser así, [¿] en qu[é] momento debe hacerse la autenticación notarial, antes o después de que se surta el proceso de apostille y/o legalización de los documentos de origen extranjero en otro idioma?
- Consideraciones
La Agencia Nacional de Contratación Pública − Colombia Compra Eficiente se ha pronunciado sobre lo previsto en la Circular Externa Única expedida por esta Agencia y la Ley 455 de 1998 para apostillar y legalizar documentos expedidos en el exterior, en los conceptos del 16 de agosto y el 3 de octubre de 2019 −radicados Nos. 2201913999995975 y 2201913000007348−, así como en los conceptos C-261 del 15 de abril y C-304 del 21 de mayo de 2020 (infra 2.1.). Igualmente, en el concepto acumulado del 15 de noviembre de 2019 −radicados Nos. 4201912000006160, 4201912000006163 y 4201912000006457−, estudió lo relacionado con la validez probatoria de los documentos que se presentan en un idioma diferente al castellano en los procesos de contratación estatal (infra 2.2.). Las tesis propuestas se exponen a continuación y se reiteran en esta ocasión.
2.1. Apostilla y legalización de documentos expedidos en el exterior
La Ley 455 de 1998, «por medio de la cual se aprueba la “Convención sobre la abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros”, suscrita en la Haya el 5 de octubre de 1961», establece que la apostilla es un trámite mediante el cual los agentes diplomáticos y consulares certifican la autenticidad de un documento o de una firma para que ostente validez en un país parte del Convenio sobre Abolición del Requisito de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros, de la Conferencia de la Haya de 1961.
Por su parte, teniendo en cuenta que la Convención de la Haya elimina la obligación de legalización, se entiende que los países que no suscriben dicho instrumento internacional realizan el trámite de legalización.
De igual forma, en virtud de lo dispuesto por la Convención de Viena de 1963, los países no signatarios de la Convención de la Haya 1961 deberán realizar el trámite de legalización, el cual, de conformidad con el artículo 2 de la Resolución No. 10547 de 2018, expedida por el Ministerio de Relaciones Exteriores de la República de Colombia, es la certificación de un documento o firma de un servidor público para que éste tenga validez en un país que hace parte de la Convención de Viena de 1963, sobre relaciones consulares[1].
En este sentido, a pesar de que la apostilla y legalización tienen como finalidad certificar la firma de un servidor público, su diferencia radica en los trámites y requisitos que se deben surtir de acuerdo con el instrumento internacional –Conferencia de la Haya de 1961 o Convención de Viena de 1963, según corresponda–.
De conformidad con lo anterior, es importante mencionar que la guía para el trámite de apostilla, expedida por el Despacho Permanente de la Conferencia de La Haya en Derecho Internacional Privado, expresa que el procedimiento de apostilla es un trámite exclusivo para los «documentos públicos», que, conforme al ordenamiento jurídico de un país, requieren de formalidades y solemnidades para que tengan validez jurídica, como por ejemplo una decisión judicial[2], razón por la que si el ordenamiento jurídico no distingue ni precisa que un documento requiere para su existencia y validez de alguna solemnidad, no puede exigirse que se apostille o legalice.
Con fundamento en la Ley 455 de 1998 y con la Resolución No. 10547 de 2018 expedida por el Ministerio de Relaciones Exteriores de la República de Colombia, se incorporó en la Circular Externa Única de la Agencia Nacional de Contratación Pública — Colombia Compra Eficiente el numeral 10.1, el cual hace referencia a la forma en la que se acreditan los documentos expedidos en el exterior para ser tenidos en cuenta en los procesos de contratación. La circular establece que los documentos expedidos en el exterior y que requieran apostilla y/o legalización deben tramitarse de conformidad con lo previsto en la Resolución No. 10547 de 2018, expedida por el Ministerio de Relaciones Exteriores de la República de Colombia. En este sentido, la circular establece que solo los documentos de carácter público requieren agotar el procedimiento de apostilla o legalización para que sean considerados válidos en Colombia[3].
El artículo 1º de la Ley 455 de 1998 identifica los documentos públicos que requieren del trámite de apostilla, conforme a la Convención sobre Abolición del Requisito de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros, de la Conferencia de la Haya de 1961, los cuales son: i) documentos que emanan de una autoridad o un funcionario relacionado con las cortes o tribunales de un Estado, incluyendo los que emanen de un fiscal, un secretario de un tribunal o un portero de estrados; ii) documentos administrativos; iii) actos notariales; y iv) certificados oficiales colocados en documentos firmados por personas a título personal, tales como certificados oficiales que consignan el registro de un documento o que existía en una fecha determinada y autenticaciones oficiales y notariales de firmas. Por su parte, la norma exime del trámite de apostilla los documentos ejecutados por agentes diplomáticos o consulares y los documentos administrativos que se ocupen directamente de operaciones comerciales o aduaneras.
Por consiguiente, se entiende que todo documento expedido por un funcionario público, en ejercicio de sus funciones o por un particular en el ejercicio de funciones públicas, es un documento público, por lo tanto los documentos públicos expedidos por un país signatario de la Convención de la Haya requieren de apostilla para que sean considerados válidos en Colombia[4]. En cambio, los documentos públicos expedidos por países no signatarios de la Convención, para ser válidos en Colombia, requieren del trámite de legalización.
De conformidad con lo anterior, el numeral 10.2 de la Circular precisa que los documentos que aporten los proponentes, sean públicos o privados, se presumen auténticos y por lo tanto no se deben solicitar autenticaciones, reconocimiento, presentación personal o trámites adicionales, excepto cuando la Ley lo exija expresamente. En este sentido, solo los documentos que requieren determinada forma para su existencia, de acuerdo con la ley, deben ser exigidos y aportados de acuerdo con las solemnidades previstas en la Ley, situación que se presenta con los documentos públicos otorgados en el exterior[5].
Por otro lado, los documentos privados expedidos en el exterior no se encuentran incluidos en la Ley 455 de 1998, que ratifica la Convención sobre Abolición del Requisito de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros de la Conferencia de la Haya, razón por la cual se considera que las disposiciones sobre apostilla y su regulación no deberían ser extensibles a los documentos que no provienen de un funcionario público en ejercicio de sus funciones o por de un particular en el ejercicio de funciones públicas.
Sin perjuicio de lo anterior, el Ministerio de Relaciones Exteriores considera que un documento privado que sea autenticado por un notario público o quien haga sus veces, adquiere el carácter de documento público y, por lo tanto, a pesar de que su naturaleza principal es un documento privado, deben ser apostillados dada su «conversión a documento público».
Sumado a lo anterior, no hay norma que disponga que los documentos privados deban estar apostillados o legalizados; de hecho, las normas del ordenamiento que regulan o contemplan lo relativo a los documentos extranjeros no son aplicables o no prevén dicho requisito para los documentos privados, como se pasa a exponer.
El artículo 480 del Código de Comercio determina que los documentos otorgados en el exterior deben ser autenticados por los funcionarios competentes de cada país, y posteriormente autenticarse la firma de estos funcionarios con el cónsul colombiano o, a falta de cónsul colombiano, por una nación amiga[6]. Sin embargo, dada la ubicación de esta norma en el Código de Comercio, debe interpretarse que no es aplicable a todos los documentos en general, sino únicamente en lo relativo a las sociedades extranjeras.
Por su parte, el Código General del Proceso, en el artículo 251, establece que los documentos públicos otorgados en el extranjero deberán apostillarse de acuerdo con lo contemplado en los tratados internacionales ratificados por Colombia[7]. En la misma línea que la norma anterior, esta disposición no sería aplicable tratándose del procedimiento administrativo contractual, pues, como su nombre lo dispone, el CGP regula la actividad procesal en los asuntos judiciales civiles, comerciales, de familia y agrarios, por lo tanto sus disposiciones no son aplicables en materia de contratos estatales, más aún cuando el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo –CPACA– no realiza una remisión expresa a las disposiciones del mismo, salvo en el artículo 40 –y otras remisiones menores–.
De otro lado, y aún cuando se aceptara que las disposiciones del CGP son aplicables al procedimiento contractual del Estado, la citada disposición tampoco contempla la obligación de apostillar los documentos privados, sino únicamente para los documentos públicos otorgados en el exterior; por ende, tampoco sería posible extender dicha obligación a documentos no relacionados por la misma.
Finalmente, el trámite y los requisitos para apostillar y legalizar documentos expedidos en el exterior se encuentran en el artículo 7 de la Resolución No. 10547 de 2018.
Conforme a las consideraciones expuestas, nótese que independiente de los principios de trato nacional y reciprocidad que rigen las relaciones internacionales, particularmente, las relaciones internacionales de naturaleza económica, como ocurre en los tratados de libre comercio, las disposiciones que regulan la apostilla y legalización tienen por objeto otorgar validez o efecto jurídico a los documentos expedidos en el exterior, sin consideración al sujeto que pretende hacer valer ese instrumento. En consecuencia, un proponente extranjero que participa en un proceso de contratación ante una entidad estatal, aunque tenga derecho a trato nacional o reciprocidad, conforme a lo dispuesto en la Ley 455 de 1998, debe realizar el trámite de apostilla y/o legalización de los documentos públicos expedidos en el exterior, conforme a la Convención sobre Abolición del Requisito de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros, de la Conferencia de la Haya de 1961.
2.2. Documentos en un idioma diferente al castellano
Teniendo en cuenta que el artículo 10 de la Constitución Política señala que el idioma oficial en Colombia es el castellano[8], se debe entender que todos los documentos que se pretenden valorar y apreciar en el país deben estar traducidos al castellano. En este orden de ideas, los documentos expedidos en idioma diferente al castellano, para que puedan ser apreciados y valorados por la entidad contratante, deben ser presentados en su lengua original junto con la traducción al castellano. Aunque parezca una obviedad que deba acudirse al idioma castellano, lo cierto es que dicho idioma constituye un presupuesto importante para la presentación de documentos en los trámites de contratación estatal[9], pues de él depende que la entidad contratante comprenda el contenido del documento y pueda valorarlo según los efectos jurídicos que corresponde, como puede ser, por ejemplo, para reconocer la experiencia de los proponentes, para verificar que cumplan los requisitos habilitantes o, simplemente, para poder entender el alcance de la propuesta en sí misma.
De la exigencia de traducir los documentos al castellanos, pues, se deriva una garantía triple: para la entidad, porque le permite la valoración de la información de la que dan cuenta los documentos aportados al proceso de contratación; para el proponente que aporta el documento traducido, debido a que garantiza que su propuesta será valorada según su alcance; y para los otros oferentes, porque estos pueden tener certeza de los elementos que serán valorados de todas las propuestas, con lo que, además, se contribuye a la vigencia del principio de transparencia, rector de la contratación estatal en Colombia.
Sin embargo, es importante preguntarse si esta traducción debe hacerla una persona calificada como «traductor oficial», o si puede ser una traducción simple. Para ello, el numeral 15, artículo 25, de la Ley 80 de 1993, establece que las entidades no deben solicitar traducciones oficiales, ni cualquier clase de formalidad, excepto que una norma especial de forma expresa lo exija. Si bien es cierto que el artículo 251 del CGP señala que los documentos expedidos en el exterior, en idioma distinto al castellano, para que sean apreciados debe traducirlos un intérprete oficial registrado en el Ministerio de relaciones Exteriores o por quien designe el juez; consideramos que esta norma no aplica, pues, como se mencionó, el CGP regula la actividad procesal en los asuntos civiles, comerciales, de familia y agrarios, y no la actividad contractual del Estado, toda vez que el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo –CPACA– no realiza una remisión expresa a las disposiciones del mismo.
Sumado a lo anterior, dado que la Ley 80 de 1993 es una norma de carácter especial que rige la contratación pública y que contempla una disposición respecto a la exigencia de traducciones en los procesos de contratación, tampoco sería aplicado lo contemplado por el artículo 251 del CGP, porque al existir contraposición entre las dos normas prevalece aquella de carácter especial.
Por su parte, el numeral 5 del artículo 9 de la Ley 1437 de 2011, prohíbe que las autoridades administrativas exijan documentos no previstos en la Ley o creen formalidades adicionales a las prevista en la Constitución y la Ley[10]. En este contexto, es evidente que la Ley 80 no exige ninguna formalidad, como lo es la traducción oficial, para la presentación de documentos expedidos en un idioma diferente al castellano, por lo tanto las entidades no deben exigir traducción oficial.
No obstante, la Resolución No. 10547 de 2018, en el artículo 6, establece que los documentos que requieren de apostilla o legalización de un documento traducido se debe autenticar la firma del traductor ante el notario público[11]. De todos modos, la aplicación de esta norma exige distinguir dos hipótesis, una de las cuales se regula por su contenido. Por un lado, la de aquellos documentos en otro idioma que se apostillaron en el extranjero y que se pretenden hacer valer en los procesos de contratación y, por el otro, los que estando en otro idioma se pretenden apostillar ante las autoridades colombianas, con el objeto de hacerlos valer en otro país y ante las autoridades extranjeras, en los términos y según las exigencias explicadas en el numeral 2.1. supra. Es esta última hipótesis y no aquella la que se regula por la norma sub examine, lo que supone que solo en este caso es necesario que la firma del traductor sea autenticada ante el notario público. Esto se explica en que apostillar significa «[…] certificar la autenticidad de la firma de un servidor público en ejercicio de sus funciones y la calidad en que el signatario haya actuado[…]».
Si el documento ya fue apostillado por una autoridad extranjera habrá lugar a la traducción simple del mismo, claro está, si se encuentra en un idioma diferente al castellano, pero no será necesario que se lleve a cabo la traducción oficial y, por ende, tampoco lo será que se autentique la firma del traductor ante notario público. Tal conclusión se fundamenta en dos argumentos: primero, que el artículo 6º de la Resolución 10547 del 14 de diciembre de 2018 establece un trámite previo a la apostilla o la legalización del documento, lo que supone que dicha norma no aplica en aquellos eventos en los que ya se llevó a cabo la apostilla o la legalización, menos cuando se hizo ante una autoridad extranjera. En efecto, la norma establece lo siguiente:
Artículo 6. Apostilla y/o legalización de documentos traducidos. Antes de realizar la solicitud de apostilla y/o legalización de un documento traducido, se deberá efectuar reconocimiento o autenticación de la firma del traductor ante notario público.
Parágrafo. El Ministerio de Relaciones Exteriores, apostillará y/o legalizará la firma del Notario Público, de ninguna manera lo hará sobre el contenido del documento traducido o firma del traductor. (Subrayas propias)
Segundo, que el artículo 25, numeral 15, de la Ley 80 de 1993, establece que «[l]as autoridades no exigirán sellos, autenticaciones, documentos originales o autenticados, reconocimientos de firmas, traducciones oficiales, ni cualquier otra clase de formalidades o exigencias rituales, salvo cuando en forma perentoria y expresa lo exijan leyes especiales». En ese mismo sentido, el artículo 9, numeral 5, de la Ley 1437 de 2011, les prohíbe a las entidades estatales exigir documentos o crear formalidades no previstas en la ley de forma expresa. Estas dos normas cobran importancia si se tiene en cuenta que no existe una norma que establezca la formalidad notarial de los documentos que fueron apostillados por autoridades extranjeras y que se pretenden hacer valer en procesos de contratación estatal, pues, se itera, el artículo 6 de la Resolución 10547 del año 2018, únicamente se aplica en aquellos casos en los que el documento a traducir no ha sido apostillado y/o legalizado.
Por consiguiente, cuando un documento es presentado en un idioma distinto al castellano, debe ser traducido y, para tales fines, se aplicarán las siguientes reglas: i) si es un documento privado que requiere de traducción, no será indispensable, de acuerdo con el numeral 15, artículo 25 de la Ley 80 de 1993, traducción oficial; ii) si es un documento público que requiere de apostilla o legalización, y estos trámites se van a realizar ante las autoridades colombianas, se requerirá la autenticación ante notario público de la firma del traductor del documento, en los términos del artículo 6 de la Resolución 10547 de 2018; y iii) si es un documento público que requiere de apostilla o legalización, y esta ya se realizó ante autoridades diferentes a las colombianas, se requerirá traducción siempre que el idioma sea diferente al castellano, sin que sea necesario traducción oficial ni autenticación ante notario público, en aplicación del numeral 15 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, y del numeral 5 del articulo 9 de la Ley 1437 de 2011, según se explicó antes.
- Respuestas
«1. Con base en lo previsto en el artículo 6o de la Resolución 10547 del 14 de diciembre de 2018 por favor aclarar [¿] en qu[é] casos se deben autenticar en notaria las traducciones oficiales que se realizan en Colombia, de documentos expedidos en el exterior en otro idioma que cuentan con su apostille o legalización, y que van a ser aportados como parte de una oferta a presentar ante una entidad estatal para participar en un proceso de contratación regido por las normas de contratación pública y / o de contratación privada?»
Para la aplicación del requisito en el artículo 6 de la Resolución 10547 del 14 de diciembre de 2018, es necesario distinguir dos hipótesis: por un lado, la de aquellos documentos en otro idioma que se apostillaron en el extranjero y que se pretenden hacer valer en los procesos de contratación y, por el otro, los que estando en otro idioma se pretenden apostillar ante las autoridades colombianas, con el objeto de hacerlos valer en otro país y ante las autoridades extranjeras. Es esta última y no aquella la que se regula por la Resolución 10547 de 2018, lo que supone que solo en este caso es necesario que la firma del traductor sea autenticada ante el notario público. En ese mismo sentido, si el documento ya fue apostillado por una autoridad extranjera habrá lugar a la traducción simple del mismo, claro está, si se encuentra en un idioma diferente al castellano, pero no será necesario que se lleve a cabo la traducción oficial y, por ende, tampoco lo será que se autentique la firma del traductor ante notario público.
Tal conclusión se fundamenta en dos argumentos: primero, que el artículo 6º de la Resolución 10547 del 14 de diciembre de 2018 establece un trámite previo a la apostilla o la legalización del documento, lo que supone que dicha norma no aplica en aquellos eventos en los que ya se llevó a cabo la apostilla o la legalización, menos cuando se hizo ante una autoridad extranjera. Segundo, que el artículo 25, numeral 15, de la Ley 80 de 1993, establece que «[l]as autoridades no exigirán sellos, autenticaciones, documentos originales o autenticados, reconocimientos de firmas, traducciones oficiales, ni cualquier otra clase de formalidades o exigencias rituales, salvo cuando en forma perentoria y expresa lo exijan leyes especiales». En ese mismo sentido, el artículo 9, numeral 5, de la Ley 1437 de 2011, les prohíbe a las entidades estatales exigir documentos o crear formalidades no previstas en la ley de forma expresa.
Ahora bien, teniendo en cuenta que usted pregunta por documentos «[…] que cuentan con apostille o legalización», le informamos que en ese evento no es necesaria la traducción oficial y tampoco la autenticación de la firma del traductor ante notario público; bastará con la traducción simple del documento.
«2. Por favor aclarar si en todos los casos, los proponentes deben presentar las traducciones oficiales a español de los documentos extranjeros, con la autenticación notarial de la firma del traductor oficial que efectúo la respectiva traducción.
3. [¿] Deben los proponentes autenticar en notaria todas las traducciones oficiales que presenten junto con sus ofertas? Y de ser así, [¿] en qu[é] momento debe hacerse la autenticación notarial, antes o después de que se surta el proceso de apostille y/o legalización de los documentos de origen extranjero en otro idioma?»
Cuando un documento es presentado en un idioma distinto al castellano, siempre debe ser traducido y, para tales fines, en materia de contratación estatal se aplicarán las siguientes reglas: i) si es un documento privado que requiere de traducción, no será indispensable, de acuerdo con el numeral 15, artículo 25 de la Ley 80 de 1993, traducción oficial; ii) si es un documento público que requiere de apostilla o legalización, y estos trámites se van a realizar ante las autoridades colombianas, se requerirá la autenticación ante notario público de la firma del traductor del documento, en los términos del artículo 6 de la Resolución 10547 de 2018, esto es, antes de realizar el trámite de apostilla y/o legalización; y iii) si es un documento público que requiere de apostilla o legalización, y esta ya se realizó ante autoridades diferentes a las colombianas, se requerirá traducción siempre que el idioma sea diferente al castellano, sin que sea necesario traducción oficial ni autenticación ante notario público, en aplicación del numeral 15 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, y del numeral 5 del articulo 9 de la Ley 1437 de 2011, según se explicó en el presente concepto.
Sin perjuicio de lo anterior, debe usted tener en cuenta que las dudas en relación con los trámites y procedimientos en materia de apostilla y legalización son competencia del Ministerio de Relaciones Exteriores y de los consulados de Colombia en el exterior.
Este concepto tiene el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Atentamente,
Elaboró: | David Castellanos Carreño Contratista ‒ Subdirección de Gestión Contractual |
Revisó: | Cristian Andrés Díaz Díez Contratista, Subdirección de Gestión Contractual |
Aprobó: | Fabián Gonzalo Marín Cortés Subdirector de Gestión Contractual |
Resolución No. 10547 de 2018: «artículo 2. De las definiciones. Para efectos de la presente Resolución, entiéndase lo siguiente:
[…]
»2. Legalización: Certificar la autenticidad de la firma de un servidor público en ejercicio de sus funciones y la calidad en que el signatario haya actuado, la cual deberá estar registrada ante el Ministerio de Relaciones Exteriores, para que el documento surta plenos efectos legales en un país que hace parte de la Convención de Viena de 1963, sobre relaciones consulares, artículo 5°, literal f) que reglamenta las actuaciones consulares en calidad de notario”.
Despacho Permanente de la Conferencia de La Haya en Derecho Internacional Privado. El ABC de las Apostillas ¿Cómo garantizar el reconocimiento de sus documentos públicos en el extranjero: «Una apostilla no puede ser requerida cuando las leyes, reglamentos o usos vigentes en el país en que el documento público debe ser utilizado rechacen o simplifiquen el requerimiento de una Apostilla o dispensen al documento de la exigencia de la legalización. Esta simplificación o dispensa puede también resultar de un tratado u otro acuerdo vigente entre el país en que el documento debe ser utilizado y el país que lo emitió (e.g., algunos otros Convenios de la Haya exceptúan a los documentos públicos de legalización o de otras formalidades análogas, incluidas las Apostillas)». ↑
«10.1 Apostilla y/o legalización de documentos […] Todos los documentos expedidos en el exterior deben ser apostillados o legalizados por la Entidad competente desde el país de origen, para que puedan surtir efectos legales en Colombia.
»Para efectos del trámite de apostilla y/o legalización de documentos otorgados en el exterior se debe tener en cuenta lo establecido en la Resolución No. 10547 del 14 de diciembre de 2018, “Por la cual se adopta el procedimiento para apostillar y/o legalizar documentos”, expedida por el Ministerio de Relaciones Exteriores de la República de Colombia.
»Las Entidades Estatales solamente pueden exigir la legalización de acuerdo con la Convención de la Apostilla o la legalización de documentos públicos otorgados en el extranjero. Este tipo de legalización no es procedente para los documentos privados.
»Cuando en un Proceso de Contratación un proponente presenta un documento público legalizado de acuerdo con la Convención de la Apostilla, la Entidad Estatal no debe solicitar legalizaciones, autenticaciones o ratificaciones adicionales de ninguna autoridad nacional o extranjera, puesto que el trámite de la Apostilla es suficiente para certificar por sí mismo la autenticidad.
»De acuerdo con el Manual para el Funcionamiento Práctico de la Convención de la Apostilla, el país de origen del documento puede tener una autoridad que verifica y certifica ciertos documentos públicos (autoridad intermedia) y otra autoridad centralizadora que es quien emite la Apostilla. En consecuencia, las Entidades Estatales deben aceptar la Apostilla expedida por la autoridad centralizadora correspondiente». ↑
Sentencia T-473 del 14 de julio de 1992. Magistrado Ponente Ciro Angarita Barón: «Se concluye entonces que desde y para la perspectiva procesal, el término "documento público" se define de acuerdo a la persona que lo produce (funcionario público), y será público en la medida en que se produzca con las formalidades legales. Tiene, por supuesto, un mayor valor probatorio que el documento privado. Es, por tanto, una perspectiva orgánica: el carácter público del documento lo determina la persona u órgano donde se origina. El ámbito de producción del documento -sujeto productor y calidad del mismo- es lo que define y determina, en últimas, su naturaleza pública». ↑
«Los documentos públicos y privados se presumen auténticos. Las Entidades Estatales no deben solicitar autenticaciones, reconocimiento, presentación personal o trámites adicionales para documentos aportados a Procesos de Contratación, excepto cuando la ley lo exige expresamente.
»Los poderes especiales para actuar en los Procesos de Contratación requieren nota de presentación personal.
»Los proponentes pueden aportar a los Procesos de Contratación los documentos públicos o privados en copia simple. Las copias de los documentos también gozan de presunción de autenticidad y su valor probatorio es el mismo del original, excepto cuando por disposición legal sea necesaria la presentación del original o de una determinada copia.
»En los pliegos de condiciones y en las invitaciones a participar en Procesos de Contratación, cuando la ley exija expresamente autenticaciones, reconocimiento, presentación personal o trámites adicionales, el proponente puede presentar con la oferta documentos en copia simple y aportar el documento con la exigencia legal correspondiente dentro del plazo previsto para la subsanación».
Código de Comercio: «Artículo 480. Autenticación de documentos otorgados en el exterior. Los documentos otorgados en el exterior se autenticarán por los funcionarios competentes para ello en el respectivo país, y la firma de tales funcionarios lo será a su vez por el cónsul colombiano o, a falta de éste, por el de una nación amiga, sin perjuicio de lo establecido en convenios internacionales sobre el régimen de los poderes.
»Al autenticar los documentos a que se refiere este artículo los cónsules harán constar que existe la sociedad y ejerce su objeto conforme a las leyes del respectivo país». ↑
Código General el Proceso: «Artículo 251. Documentos en idioma extranjero y otorgados en el extranjero. Para que los documentos extendidos en idioma distinto del castellano puedan apreciarse como prueba se requiere que obren en el proceso con su correspondiente traducción efectuada por el Ministerio de Relaciones Exteriores, por un intérprete oficial o por traductor designado por el juez. En los dos primeros casos la traducción y su original podrán ser presentados directamente. En caso de presentarse controversia sobre el contenido de la traducción, el juez designará un traductor.
»Los documentos públicos otorgados en país extranjero por funcionario de este o con su intervención, se aportarán apostillados de conformidad con lo establecido en los tratados internacionales ratificados por Colombia. En el evento de que el país extranjero no sea parte de dicho instrumento internacional, los mencionados documentos deberán presentarse debidamente autenticados por el cónsul o agente diplomático de la República de Colombia en dicho país, y en su defecto por el de una nación amiga. La firma del cónsul o agente diplomático se abonará por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia, y si se trata de agentes consulares de un país amigo, se autenticará previamente por el funcionario competente del mismo y los de este por el cónsul colombiano.
»Los documentos que cumplan con los anteriores requisitos se entenderán otorgados conforme a la ley del respectivo país». ↑
Resulta del caso precisar, por una parte, que el mismo artículo constitucional reconoce que «[…] Las lenguas y dialectos de los grupos étnicos son también oficiales en sus territorios […]» y, por la otra, que el legislador también ha declarado otros idiomas y lenguajes como oficiales, esto es, el inglés en el Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina (Ley 47 de 1993); y el lenguaje de señas (Ley 982 de 2005), al cual el mismo legislador dotó de especial protección. ↑
Cfr. Mutatis mutandi MARÍN CORTÉS, Fabián Gonzalo. Derecho de petición y procedimiento administrativo. Editorial Librería Jurídica Sánchez R. Ltda. Medellín. 2017. Págs. 293 y ss. ↑
Ley 1437 de 2011: «Artículo 9o. Prohibiciones. A las autoridades les queda especialmente prohibido:
[…]
»5. Exigir documentos no previstos por las normas legales aplicables a los procedimientos de que trate la gestión o crear requisitos o formalidades adicionales de conformidad con el artículo 84 de la Constitución Política». ↑
Resolución No. 10547 de 2018: «Artículo 6. Apostilla y/o legalización de documentos traducidos. Antes de realizar la solicitud de apostilla y/o legalización de documentos traducidos, se deberá efectuar reconocimiento o autenticación de la firma del traductor ante Notario Público.
»Parágrafo. El Ministerio de Relaciones Exteriores, apostillará y/o legalizará la firma del Notario Público, de ninguna manera lo hará sobre el contenido del documento traducido o firma del traductor». ↑