El concepto C-480 de 2024 indica que, durante la ejecución y después de terminados los contratos estatales, la entidad debe realizar actuaciones documentadas como: acta de recibo final, acta de liquidación y constancia de cierre del expediente. Con base en el artículo 2.2.1.1.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015, el cierre del expediente es un acto de trámite que procede únicamente cuando (i) se vencen los términos de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o (ii) cuando la administración estableció condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes. Además, según la Circular Externa 002 de 2023 en SECOP II, el cierre del expediente electrónico procede en dos escenarios: expedientes que ya cumplieron obligaciones post-contractuales, y contratos de prestación de servicios/apoyos a la gestión cuyo plazo finalizó y no requieren liquidación ni tienen obligaciones postcontractuales pendientes.
CONTRATO ESTATAL – Ejecución – Entidad pública ‒ Obligaciones documentales
Durante la ejecución y después de la terminación de los contratos estatales se presentan ciertas actuaciones que la entidad estatal debe realizar por mandato legal, o que deben realizar las partes en virtud del acuerdo de voluntades. Por regla general, estas actuaciones deben estar contenidas en documentos, como por ejemplo: i) el acta de recibo final del contrato; ii) el acta de liquidación; y iii) la constancia de cierre del expediente.
EJECUCIÓN DEL CONTRATO ‒ Contrato estatal – Cierre del expediente contractual
De acuerdo con el artículo 2.2.1.1.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015, el cierre del expediente es un acto de trámite que debe realizar la entidad estatal cuando han vencido, por un lado, las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o por el otro, cuando la entidad estableció condiciones de disposición final o de recuperación ambiental de las obras o bienes.
CIERRE DEL EXPEDIENTE CONTRACTUAL – Obligatoriedad
La norma, como se dijo previamente, establece que el cierre del expediente debe llevarse a cabo únicamente en dos eventos: i) cuando la administración establece condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes; o ii) una vez vencidos los términos de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento. Resulta irrelevante, en consecuencia, que el contrato tenga garantías diferentes a las previstas en el artículo 2.2.1.1.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015, así la misma se encuentre vigente, pues, se insiste, la entidad únicamente deberá hacer el cierre del expediente, cuando se vencen los términos de las garantías expresamente referidas en el mencionado artículo 2.2.1.1.2.4.3.
TERMINACIÓN DEL PROCESO EN SECOP II
La Circular Externa Nº 002 de 2023 de la a Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente, frente a los cierres de los contratos en la plataforma SECOP II estableció que se debe proceder al cierre del mismo en dos escenarios 1. Cerrar los expedientes electrónicos de los contratos que hayan cumplido con las obligaciones post-contractuales. 2. Cerrar el expediente electrónico de los contratos de prestación de servicios y apoyos a la gestión, cuyo plazo de ejecución haya finalizado y no requiera de liquidación o no se encuentren obligaciones postcontractuales pendientes.
Texto del concepto
CONTRATO ESTATAL – Ejecución – Entidad pública ‒ Obligaciones documentales
Durante la ejecución y después de la terminación de los contratos estatales se presentan ciertas actuaciones que la entidad estatal debe realizar por mandato legal, o que deben realizar las partes en virtud del acuerdo de voluntades. Por regla general, estas actuaciones deben estar contenidas en documentos, como por ejemplo: i) el acta de recibo final del contrato; ii) el acta de liquidación; y iii) la constancia de cierre del expediente.
EJECUCIÓN DEL CONTRATO ‒ Contrato estatal – Cierre del expediente contractual
De acuerdo con el artículo 2.2.1.1.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015, el cierre del expediente es un acto de trámite que debe realizar la entidad estatal cuando han vencido, por un lado, las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o por el otro, cuando la entidad estableció condiciones de disposición final o de recuperación ambiental de las obras o bienes.
CIERRE DEL EXPEDIENTE CONTRACTUAL – Obligatoriedad
La norma, como se dijo previamente, establece que el cierre del expediente debe llevarse a cabo únicamente en dos eventos: i) cuando la administración establece condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes; o ii) una vez vencidos los términos de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento. Resulta irrelevante, en consecuencia, que el contrato tenga garantías diferentes a las previstas en el artículo 2.2.1.1.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015, así la misma se encuentre vigente, pues, se insiste, la entidad únicamente deberá hacer el cierre del expediente, cuando se vencen los términos de las garantías expresamente referidas en el mencionado artículo 2.2.1.1.2.4.3.
TERMINACIÓN DEL PROCESO EN SECOP II
La Circular Externa Nº 002 de 2023 de la a Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente, frente a los cierres de los contratos en la plataforma SECOP II estableció que se debe proceder al cierre del mismo en dos escenarios 1. Cerrar los expedientes electrónicos de los contratos que hayan cumplido con las obligaciones post-contractuales. 2. Cerrar el expediente electrónico de los contratos de prestación de servicios y apoyos a la gestión, cuyo plazo de ejecución haya finalizado y no requiera de liquidación o no se encuentren obligaciones postcontractuales pendientes.
Bogotá D.C., 24 de septiembre de 2024
Señor
JORGE LUIS BARONE GONZALEZ
Bogotá D.C.
Concepto C- 480 de 2024 | |
Temas: | CIERRE DEL EXPEDIENTE CONTRACTUAL ― oportunidad.-Terminación del proceso en SECOP II- Circular Externa Nº 002 de 2023. |
Radicación: | Respuesta a consulta con radicado No. P20240813008259 |
Estimado señor Barone;
En ejercicio de la competencia otorgada por los artículos 3, numeral 5º, y 11, numeral 8º, del Decreto Ley 4170 de 2011, así como lo establecido en el artículo 4 de la Resolución 1707 de 2018 expedida por esta Entidad, la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente– responde su solicitud radicada en esta entidad el 8 de agosto de 2024, en la cual manifiesta lo siguiente:
(…) Se emita concepto jurídico sobre el trámite para realizar cierres contractuales en la plataforma SECOP II con pólizas de cumplimiento vigentes.(…)
- Problema planteado:
De acuerdo con el contenido de su solicitud, esta Agencia resolverá el siguiente problema jurídico:
¿Es posible terminar un proceso en SECOP II encontrándose aún vigentes las pólizas de cumplimiento?
- Respuesta:
De manera preliminar es pertinente indicar que la Circular Externa Nº 002 de 2023 de la a Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente, frente a los cierres de los contratos en la plataforma SECOP II impartió las siguientes directrices: (…)
Asi las cosas, se podrá efectuar el cierre en la plataforma SECOP II de los procesos que hayan cumplido con las obligaciones post-contractuales y de los contratos cuyo plazo de ejecución haya finalizado y no requiera de liquidación o no se encuentren obligaciones postcontractuales pendientes. De esta manera, el cierre del proceso en la plataforma SECOP II dependerá la causal de terminación y de las disposiciones específicas del contrato. De la misma manera el Artículo 2.2.1.1.2.4.3. del Decreto 10082 de 2015 establece que […] Vencidos los términos de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes, la Entidad Estatal debe dejar constancia del cierre del expediente del Proceso de Contratación. Ahora bien, las pólizas de cumplimiento son emitidas para garantizar que el contratista cumpla con sus obligaciones contractuales. Estas pólizas tienen una vigencia que usualmente excede la fecha de finalización del contrato, esto con el propósito de cubrir posibles reclamaciones o incumplimientos detectados después de la entrega final, por lo que corresponderá a la entidad en ejercicio de su competencia y previa valoración de los elementos fácticos y jurídicos asi como de las disposiciones legales anteriormente mencionadas, determinar o no la viabilidad del cierre del proceso en la plataforma SECOP II, lo anterior teniendo en cuenta que al tratarse de un análisis que se debe realizar en cada caso concreto, la Agencia, por vía consultiva, no puede definir un criterio universal y absoluto, sino que brinda elementos hermenéuticos de carácter general para que los partícipes del sistema de compras y contratación pública adopten la decisión que corresponda, lo cual es acorde con el principio de juridicidad. Por lo anterior, previo concepto de sus órganos asesores, la solución de casos particulares corresponde a la entidad que debe adoptar la decisión correspondiente y, en caso de conflicto, a las autoridades judiciales, fiscales y disciplinarias. Finalmente se recomienda revisar el anexo de la Circular Externa Nº 002 de 2023 en donde se encuentran los lineamientos técnico-funcionales para que las entidades estatales se procedan con el cierre de los contratos suscritos en SECOP II disponible en el siguiente enlace: https://www.colombiacompra. gov.co/content/circular-externa-no-002-de-2023-lineamientos-para-el-cierre-del-contrato-electronico-en |
- Razones de la respuesta:
Después de la terminación del contrato estatal se presentan ciertas actuaciones que la entidad debe realizar por mandato legal, o que deben realizar las partes en virtud del acuerdo de voluntades. Por regla general, estas actuaciones están contenidas en documentos, como, por ejemplo: i) el acta de recibo final del contrato, ii) el acta de liquidación, y iii) la constancia de cierre del expediente.
El acta de recibo final del objeto del contrato no está regulada por las normas de contratación pública. Sin embargo, en virtud de la autonomía de la voluntad, la entidad y el contratista pueden acordar su suscripción, con el objeto de facilitar la verificación de la ejecución de las obligaciones a cargo de aquel. Este documento también es útil para liquidar el contrato. La Sección Tercera del Consejo de Estado, en sentencia del 28 de febrero de 2013[1], indicó:
Es decir que dicha acta de recibo final es concebida como un medio de verificación de la ejecución del objeto contractual, para determinar si el mismo se efectuó cabalmente y de acuerdo con las especificaciones pactadas en el contrato, lo que significa que dicha acta constituye un elemento anterior y útil para la liquidación de los contratos, puesto que a través de ella se constata cualitativa y cuantitativamente el cumplimiento de las prestaciones a cargo del contratista como paso previo para efectuar el respectivo corte de cuentas que implica la liquidación del contrato aunque en algunas ocasiones, las partes de hecho liquidan el contrato en la que denominan acta de recibo final.
El acta de recibo final es un elemento accidental del contrato estatal[2], pues, de acuerdo con las cláusulas pactadas en el mismo, las partes la utilizan dentro del negocio jurídico, por un lado, para verificar la ejecución del contrato cualitativa y cuantitativamente y, por el otro, como insumo para definir las prestaciones a cargo de cada una de ellas.
Por su parte, el artículo 2.2.1.1.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015, el cierre del expediente es un acto de trámite que realiza la entidad estatal cuando han vencido, por un lado, las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o por el otro, cuando se establecieron condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes. Se trata de una constancia administrativa que culmina las actuaciones contractuales[3].
Ahora bien, teniendo en cuenta que su consulta se encuentra relacionada con la posibilidad de terminar un proceso en SECOP II encontrándose aún vigentes las pólizas de cumplimiento, es de precisar que la Circular Externa Nº 002 de 2023 de la a Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente, frente a los cierres de los contratos en la plataforma SECOP II impartió las siguientes directrices:
(…)
- Cerrar los expedientes electrónicos de los contratos que hayan cumplido con las obligaciones post-contractuales.
- Cerrar el expediente electrónico de los contratos de prestación de servicios y apoyos a la gestión, cuyo plazo de ejecución haya finalizado y no requiera de liquidación o no se encuentren obligaciones postcontractuales pendientes (…)
De esta manera, se podrá efectuar el cierre en la plataforma SECOP II de los procesos que hayan cumplido con las obligaciones post-contractuales y de los contratos cuyo plazo de ejecución haya finalizado y no requiera de liquidación o no se encuentren obligaciones postcontractuales pendientes, por lo que el cierre del proceso dependerá la causal de terminación y de las disposiciones específicas del contrato.
Ahora bien, las pólizas de cumplimiento son emitidas para garantizar que el contratista cumpla con sus obligaciones contractuales. Estas pólizas tienen una vigencia que usualmente excede la fecha de finalización del contrato, esto con el propósito de cubrir posibles reclamaciones o incumplimientos detectados después de la entrega final por lo que corresponderá a la entidad en ejercicio de su competencia y previa valoración de los elementos fácticos y jurídicos asi como de las disposiciones legales anteriormente mencionadas, determinar o no la viabilidad del cierre del proceso en la plataforma SECOP II, lo anterior teniendo en cuenta que, al tratarse de un análisis que se debe realizar en cada caso concreto, la Agencia, por vía consultiva, no puede definir un criterio universal y absoluto, sino que brinda elementos hermenéuticos de carácter general para que los partícipes del sistema de compras y contratación pública adopten la decisión que corresponda, lo cual es acorde con el principio de juridicidad. Por lo anterior, previo concepto de sus órganos asesores, la solución de casos particulares corresponde a la entidad que debe adoptar la decisión correspondiente y, en caso de conflicto, a las autoridades judiciales, fiscales y disciplinarias.
- Referencias normativas, jurisprudenciales y otras fuentes:
|
- Doctrina de la Agencia Nacional de Contratación Pública:
Esta Subdirección se ha pronunciado sobre el acta de recibo final del contrato y la constancia de cierre del expediente en los conceptos del 13 y 14 de agosto de 2019 ─radicados Nos. 2201913000005848[4] y 2201913000005887[5]─, y del 7 de octubre de 2019 ─radicado No. 2201913000007481 y Concepto CU ─ 028 de 2020[6]─, se explicó el objeto de estos. La tesis desarrollada se expone a continuación.
Estos y otros conceptos se encuentran disponibles para consulta en el Sistema de Relatoría de la Agencia, en el cual también podrás encontrar jurisprudencia del Consejo de Estado, laudos arbitrales y la normativa de la contratación concordada con la doctrina de la Subdirección de Gestión Contractual. Accede a través del siguiente enlace: https://relatoria.colombiacompra.gov.co/ . Te invitamos también a revisar la tercera edición del Boletín de Relatoría de 2024 en el cual podrás consultar en detalle el marco normativo de documentos tipo: https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/files_2020/boletin_de_realtoria_iii.pdf ".
También le invitamos a consultar las versiones I y II de 2024 del Boletín de Relatoría de la Subdirección de Gestión Contractual, las cuales puede descargar en la página web de la Agencia: https://www.colombiacompra.gov.co/sala-de-prensa/boletin-digital
Por último, lo invitamos a seguirnos en las redes sociales en las cuales se difunde información institucional:
Twitter: @colombiacompra
Facebook: ColombiaCompraEficiente
LinkedIn: Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente Instagram: @colombiacompraeficiente_cce
Este concepto tiene el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y las expresiones aquí utilizadas con mayúscula inicial deben ser entendidas con el significado que les otorga el artículo 2.2.1.1.1.3.1. del Decreto 1082 de 2015.
Atentamente,
Elaboró: | Christian Camilo Orjuela Galeano Contratista de la Subdirección de Gestión Contractual |
Revisó: | Ximena Rios Contratista de la Subdirección de Gestión Contractual |
Aprobó: | Carolina Quintero Gacharná Subdirectora de Gestión Contractual ANCP – CCE |
Consejo de Estado. Sección Tercera. Subsección «B». Radicado No. 25000-23-26-000-2001-02118-01. Número Interno 25199. M.P. Danilo Rojas Betancourth. ↑
Código Civil, artículo 1501: «Se distinguen en cada contrato las cosas que son de su esencia, las que son de su naturaleza, y las puramente accidentales. Son de la esencia de un contrato aquellas cosas sin las cuales, o no produce efecto alguno, o degeneran en otro contrato diferente; son de la naturaleza de un contrato las que no siendo esenciales en él, se entienden pertenecerle, sin necesidad de una cláusula especial; y son accidentales a un contrato aquellas que ni esencial ni naturalmente le pertenecen, y que se le agregan por medio de cláusulas especiales”. ↑
La Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado, en concepto del 8 de marzo de 2017, radicado No. 2298, y con ponencia del Consejero Édgar González, manifestó respecto del trámite del cierre del expediente del Proceso de Contratación que: «[…] procede cuando se ha efectuado la liquidación del contrato, a efectos de dejar las constancias sobre el vencimiento de las garantías y la condición de los bienes y obras desde la perspectiva ambiental, y también en los casos en los cuales no se haya efectuado dicha liquidación, a efectos de dejar constancia sobre el punto final de la actuación contractual”. ↑
Allí se preguntó: ¿[u]na vez liquidado un contrato se puede efectuar la terminación en la rendición de informes postcontractuales y la correspondiente suscripción de las actas de cierre de los contratos que tienen vigente la póliza pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales; lo anterior teniendo como fundamento el numeral V de la Guía para la liquidación de los Procesos de Contratación, emitida por Colombia Compra Eficiente que indica: ‘El Decreto 1082 de 2015 dispone que vencidos los términos de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes, la Entidad Estatal debe dejar constancia del cierre del expediente del Proceso de Contratación?. ↑
En este caso se preguntó: ¿[u]na vez liquidado un contrato, se puede efectuar la terminación en la rendición de informes postcontractuales y las (sic) correspondiente suscripción de las actas de cierre de los contratos que tiene vigente la póliza pago salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales?. ↑
La pregunta fue la siguiente: ¿[e]s viable jurídicamente adelantar el trámite de cierre de expediente contractual de que trata el artículo 2.2.1.1.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015, en los casos en los cuales se ha perdido competencia para liquidar un contrato por mutuo acuerdo entre las partes (vencimiento del plazo pactado para liquidación bilateral más dos meses de la liquidación unilateral más dos años de la caducidad de la acción de control de controversias contractuales), en el cual para efectos contables, presupuestales y financieros se ordene la liberación de los recursos no ejecutados en favor de la Entidad, y adicionalmente se ordene el pago de los saldos a favor del contratista por actividades ejecutadas durante el término de vigencia del contrato, que no hubiesen sido cobradas por el contratista debido a que se encontraban sujetas a pago contra liquidación bilateral, y el contrato no fue liquidado por causas no imputables a este?. ↑