DOCUMENTOS TIPO, FORMULARIO 1

Texto del concepto

DOCUMENTOS TIPO – Fundamento normativo – Obligatoriedad

El artículo 1 de la Ley 2022 de 2020 “Por la cual modifica el artículo 4 de la Ley 1882 de 2018 y se dictan otras disposiciones” otorga a la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente la competencia para adoptar los documentos tipo que serán de obligatorio cumplimiento en la actividad contractual de todas las entidades sometidas al Estatuto General de la Administración Pública.

DOCUMENTOS TIPO – Infraestructura social – Sector educativo, salud, cultura, recreación y deporte

(…) la Agencia expidió Resolución 220 del 6 de agosto de 2021, mediante la cual, adoptó los documentos tipo complementarios para los procesos de licitación de obra pública de infraestructura social relacionados con el sector educativo. Por su parte, por medio de la Resolución 392 del 18 de noviembre de 2021, se adoptaron los documentos tipo complementarios relacionados con el sector salud. Finalmente, con la expedición de la Resolución 454 del 16 de diciembre de 2021, se acogieron los documentos tipo complementarios aplicables al sector cultura, recreación y deporte. Estas Resolución, en el artículo 2, adoptan el "Anexo -Glosario" y la "Matriz – Experiencia” para proyectos de infraestructura social en cada uno de los sectores señalados. Estos dos (2) documentos definen el alcance para cada sector específicamente.

DOCUMENTOS TIPO – Formulario 1 – Presupuesto Oficial – Propuesta económica

Este Formulario tiene dos connotaciones: i) por un lado, es el formulario sobre el cual la entidad estructura y presenta el presupuesto oficial del procedimiento de contratación; y ii) por el otro, es el formulario sobre el cual los proponentes elaborarán y presentarán su oferta económica. El propósito de esto es evitar la duplicidad de información y permitir que las propuestas económicas sean evaluadas con las variables, cantidades, unidades de medida y reglas consideradas por la entidad al estructurar su presupuesto oficial.

FORMULARIO 1 – Notas 1, 2 y 3 – Precios unitarios Inalterabilidad

[…] en la hoja 1 del “Formulario 1 – Formulario de Presupuesto oficial” se señala que en los procesos de contratación estructurados por precios unitarios aplican las notas 1, 2 y 3 de dicho formato y, por tanto, se diligencian las casillas de “Descripción”, “Porcentaje” de la Administración, Imprevistos, Utilidad y total del A.I.U resaltados en color amarillo. En otras palabras, las entidades estatales incluirán de manera obligatoria el porcentaje de la: i) administración, ii) imprevistos y iii) utilidad cuando el proceso de contratación sea por precios unitarios.

En este sentido, reiterando el principio de inalterabilidad, las entidades solo pueden modificar aquello que el documento tipo permita. Por ello, debido a que la primera hoja del Formulario 1 – Formulario del Presupuesto Oficial no permite su modificación en los procesos estructurados por precios unitarios, no será posible omitir alguno de los componentes del A.I.U. Bajo ese entendido, las entidades no podrán eliminar o modificar la fila correspondiente al imprevisto, ni eliminar o modificar las «Nota 1 a 3» que versan sobre el uso de precios unitarios con componentes del A.I.U.

FORMULARIO 1 – Nota 2 – Alcance – Finalidad

De acuerdo con la nota señalada, cuando la fracción decimal del peso sea: i) sea igual o superior a 5, se aproximará al entero siguiente del peso; y ii) cuando la fracción decimal del peso sea inferior a 5, se aproximará por defecto al número entero del peso. Esta regla constituye un parámetro objetivo y obligatorio para la determinación del valor final del peso, de modo que su aplicación no admite excepciones, interpretaciones alternativas ni adaptaciones discrecionales por parte de la Entidad. En consecuencia, la Entidad debe aplicar la nota exactamente en los términos descritos, sin alterar su sentido ni modificar los resultados que de ella se derivan, evitando prácticas que contravengan lo dispuesto, como redondear hacia abajo cuando corresponde hacerlo hacia arriba o cualquier otro ajuste que distorsione el criterio técnico establecido.

(…)

De acuerdo con la regla del literal B es posible concluir que el ajuste al peso de que trata la Nota 2 del Formulario 1 da lugar a correcciones aritméticas de la oferta económica, y este ajuste recae sobre los precios unitarios, pues, la regla señala: “El ajuste al peso ya sea por exceso o por defecto de los precios unitarios contenidos en la propuesta económica”.

Cabe resaltar que la finalidad de la corrección aritmética es determinar el valor real de la oferta económica, en aras de garantizar los principios de igualdad y selección objetiva, razón por la cual, de acuerdo con lo señalado en el inciso final del numeral 4.1.2 del Documento base, el efecto de la corrección por ajuste al peso o de la corrección de errores aritméticos es que el valor total corregido será el que se tendrá en cuenta para la asignación de puntaje. Esto es congruente con el numeral 4.1 que señala que para calificar el factor de la oferta económica se tendrá en cuenta el valor total indicado en la propuesta económica o el obtenido de la corrección aritmética.

Bogotá D.C., 17 Diciembre 2025

Señora

Marcela Blanco

Tunja, Boyacá

Estimada señora Blanco:

En ejercicio de la competencia otorgada por los artículos 3, numeral 5º, y 11, numeral 8º, del Decreto Ley 4170 de 2011, así como lo establecido en el artículo 4 de la Resolución 1707 de 2018 expedida por esta Entidad, la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente– responde su solicitud de consulta del 19 de noviembre de 2025, en las cuales manifiesta lo siguiente:

“Al diligenciar el formulario 1 del presupuesto de los pliegos tipo para infraestructura social, hay una nota que dice que se debe aproximar por encima si es más de 5 y por debajo si es menos de 5, para para dejar 2 decimales, al hacer el redondeo como lo pide la nota, se sobrepasa el presupuesto oficial aprobado en el proyecto de inversión por 260 pesos, por lo cual no podría tramitar el proceso, en ese orden de ideas no se podría redondear por debajo para no sobrepasar el valor del presupuesto oficial?”(sic).

De manera preliminar, resulta necesario acotar que esta entidad sólo tiene competencia para responder consultas sobre la aplicación de normas de carácter general en materia de compras y contratación pública. En ese sentido, resolver casos particulares desborda las atribuciones asignadas por el legislador extraordinario, que no concibió a Colombia Compra Eficiente como una autoridad para solucionar problemas jurídicos particulares de todos los partícipes del sistema de compra pública. La competencia de esta entidad se fija con límites claros, con el objeto de evitar que la Agencia actúe como una instancia de validación de las actuaciones de las entidades sujetas a la Ley 80 de 1993 o de los demás participantes de la contratación pública. Esta competencia de interpretación de normas generales, por definición, no puede extenderse a la resolución de controversias ni a brindar asesorías sobre casos puntuales.

Conforme lo expuesto, en aras de satisfacer el derecho fundamental de petición se resolverá su consulta dentro de los límites de la referida competencia consultiva, esto es, haciendo abstracción de las circunstancias particulares y concretas que menciona en las preguntas de la solicitud, pero haciendo unas consideraciones sobre las normas generales relacionadas con el problema jurídico de su consulta.

1. Problema planteado:

De acuerdo con el contenido de su solicitud, en relación con los documentos tipo de licitación de obra pública de infraestructura social, esta Agencia resolverá el siguiente problema jurídico: De acuerdo con el contenido de la Nota 2. Contenida en el Formulario 1 – Formulario del Presupuesto oficial ¿es posible realizar el redondeo por defecto al número entero del peso, cuando procede realizarse por exceso al número entero siguiente?

2. Respuestas:

3. Razones de la respuesta:

Lo anterior se sustenta en las siguientes consideraciones:

El artículo 1 de la Ley 2022 de 2020 “Por la cual modifica el artículo 4 de la Ley 1882 de 2018 y se dictan otras disposiciones” otorga a la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente la competencia para adoptar los documentos tipo que serán de obligatorio cumplimiento en la actividad contractual de todas las entidades sometidas al Estatuto General de la Administración Pública.

Con sustento en esta competencia, esta Agencia expidió diversos grupos de documentos tipo aplicables principalmente a la contratación de obras públicas de infraestructura de transporte, agua potable, saneamiento básico y social, para interventoría y consultoría de estudios de ingeniería, pero también, para la celebración de convenios solidarios con Juntas de Acción Comunal y para los procesos de gestión catastral con enfoque multipropósito. De conformidad con las modalidades de selección establecidas en el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, estos documentos tipo se han expedido para las modalidades de selección de licitación pública, selección abreviada de menor cuantía, mínima cuantía, concurso de méritos y contratación directa.

En relación con su solicitud, debe indicarse que, la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente expidió la Resolución 219 del 6 de agosto de 2021, “Por la cual se adoptan los documentos tipo para los procesos de licitación de obra pública de infraestructura social”. Mediante esa Resolución, se adoptaron los documentos tipo que aplican de forma transversal a los proyectos de infraestructura social en los sectores educativo, salud, cultura, recreación y deporte. Estos documentos son el documento base, los anexos, los formatos, los formularios y las matrices, los cuales se complementarán con cada una de las resoluciones que adoptan las matrices de experiencia y los anexos de glosario para cada uno de los sectores, definiendo así su alcance y vigencia.

En consecuencia, en materia de infraestructura social debe tenerse en cuenta que existen dos (2) clases de documentos tipo que se integran en cada proceso: i) los documentos transversales a todos los sectores de infraestructura social, es decir, el documento base, los anexos, los formatos, los formularios y las matrices adoptados mediante la Resolución No. 219 de 2021; y ii) los documentos tipo complementarios, referentes a la matriz de experiencia y el glosario, los cuales han sido acogidos en la resolución para cada sector específico.

En este orden de ideas, la Agencia expidió Resolución 220 del 6 de agosto de 2021, mediante la cual, adoptó los documentos tipo complementarios para los procesos de licitación de obra pública de infraestructura social relacionados con el sector educativo. Por su parte, por medio de la Resolución 392 del 18 de noviembre de 2021, se adoptaron los documentos tipo complementarios relacionados con el sector salud. Finalmente, con la expedición de la Resolución 454 del 16 de diciembre de 2021, se acogieron los documentos tipo complementarios aplicables al sector cultura, recreación y deporte. Estas Resolución, en el artículo 2, adoptan el "Anexo -Glosario" y la "Matriz – Experiencia” para proyectos de infraestructura social en cada uno de los sectores señalados. Estos dos (2) documentos definen el alcance para cada sector específicamente.

Es importante resaltar que, en virtud de la regla de inalterabilidad, los documentos tipo solo pueden ser modificados en los aspectos en que estos lo permitan. Esto corresponde a aquellos aspectos que se encuentran entre corchetes y resaltados en gris –[texto]–, para lo cual deberán observarse las instrucciones contenidas en los mismos para su diligenciamiento.

Por lo tanto, la entidad solo podrá modificar aspectos de los documentos tipo cuando así esté permitido, en los términos expuestos. Lo anterior implica que, en los apartes en que los documentos tipo no lo permitan, la entidad deberá integrar el contenido de estos a su proceso de contratación sin ningún tipo de alteración.

Los documentos tipo de licitación de obra pública de infraestructura social contempla el “Formulario 1 - Formulario de Presupuesto Oficial”, empleado por la entidad para elaborar y presentar el presupuesto oficial -hoja 1-, y mediante el cual el proponente estructura la oferta económica -hoja 2-. Este formulario lo prepara la entidad en la etapa de planeación y le permite definir el valor oficial estimado del proceso de contratación. Por tanto, las entidades estatales, para su elaboración, deben tener en cuenta diferentes variables, como el objeto, alcance, obras a ejecutar, actividades, cantidades, particularidades de la zona de ejecución del proyecto, disponibilidad y distancia de fuentes de materiales, entre otros.

Este Formulario tiene dos connotaciones: i) por un lado, es el formulario sobre el cual la entidad estructura y presenta el presupuesto oficial del procedimiento de contratación; y ii) por el otro, es el formulario sobre el cual los proponentes elaborarán y presentarán su oferta económica. El propósito de esto es evitar la duplicidad de información y permitir que las propuestas económicas sean evaluadas con las variables, cantidades, unidades de medida y reglas consideradas por la entidad al estructurar su presupuesto oficial.

En ese contexto, se tiene que en la primera hoja del Formulario 1, que corresponde al presupuesto oficial, la entidad debe enlistar los ítems de pago de los bienes, obras o servicios que se requieren para la ejecución de la obra pública de infraestructura social que se contrata. Además, es posible establecer: i) sus especificaciones generales y particulares, ii) la descripción, iii) la unidad de medida, iv) la cantidad, v) el valor unitario y vi) el valor total de los ítems.

En el marco del ejercicio de planeación, la entidad podrá determinar la necesidad de establecer algunos valores topes para algunos ítems, los cuales no podrán ser excedidos por los proponentes al presentar sus ofertas. La inclusión que hace la entidad de valores que no deben ser excedidos por los proponentes al presentar sus ofertas no es una práctica generalizada ni obligatoria para todas las entidades, por cuanto la inclusión de estos ítems debe estar justificada en situaciones y eventos particulares de determinados procedimientos de contratación. Cuando las entidades estructuran el Formulario 1, incluyendo este tipo de ítems y justificando su decisión, los proponentes deben incluirlos dentro de la oferta económica sin exceder el valor que la entidad ha definido, so pena del rechazo de la propuesta^[1].

De igual manera, en la hoja 1 del “Formulario 1 – Formulario de Presupuesto oficial” se señala que en los procesos de contratación estructurados por precios unitarios aplican las notas 1, 2 y 3 de dicho formato y, por tanto, se diligencian las casillas de “Descripción”, “Porcentaje” de la Administración, Imprevistos, Utilidad y total del A.I.U resaltados en color amarillo. En otras palabras, las entidades estatales incluirán de manera obligatoria el porcentaje de la: i) administración, ii) imprevistos y iii) utilidad cuando el proceso de contratación sea por precios unitarios.

En este sentido, reiterando el principio de inalterabilidad, las entidades solo pueden modificar aquello que el documento tipo permita. Por ello, debido a que la primera hoja del Formulario 1 – Formulario del Presupuesto Oficial no permite su modificación en los procesos estructurados por precios unitarios, no será posible omitir alguno de los componentes del A.I.U. Bajo ese entendido, las entidades no podrán eliminar o modificar la fila correspondiente al imprevisto, ni eliminar o modificar las “Nota 1 a 3” que versan sobre el uso de precios unitarios con componentes del A.I.U.

De otra parte, en los documentos tipo para procesos de licitación pública de obras de infraestructura social, el “Formulario 1” en su segunda pestaña en Excel, titulada “Formulario 1 propuesta económica” señala en la parte superior derecha: “[La entidad puede utilizar este formulario de presentación de propuesta económica de forma detallada, sin perjuicio que la entidad pueda modificarlo o establecer la presentación de la oferta económica con un formulario distinto al indicado.]”. Igualmente, se indica que los proponentes emplearán el formulario establecido por la entidad para determinar su propuesta económica conforme al Formulario 1 - Presupuesto Oficial publicado por la Entidad. Esto significa que las entidades pueden diseñar un formulario para que los proponentes presenten su oferta económica, sin que sea obligatorio sujetarse al formulario que los documentos tipo proponen para el efecto. En todo caso, el proponente deberá emplear el formulario que establezca la entidad.

Lo anterior es concordante con lo dispuesto en el numeral 4.1 del Documento Base, que establece que la entidad “debe configurar el formato de oferta económica que se encuentra en el Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial, para que sea diligenciado por los proponentes”. En tales términos, la presentación de la oferta económica por parte del proponente se realizará teniendo en cuenta el formato determinado por la entidad, sea el que configure de acuerdo con el Formulario 1 o aquel que disponga sobre el particular. Adicionalmente, los proponentes al presentar su oferta deberán ceñirse a las reglas para la presentación de oferta establecidas en los numerales 2.3 y 4.1 del Documento Base, así como observar el análisis de precios unitarios, procurando no ofertar por encima de los valores tope establecidos por la entidad para algunos de los ítems, en caso de que se opte por dicha regulación.

Así las cosas, los oferentes deben usar la segunda pestaña del “Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial” puesta a disposición en formato Excel por la respectiva entidad, titulada “propuesta económica”, sin perjuicio de que las entidades estatales modifiquen o establezcan la presentación de la oferta económica en un formulario distinto.

Ahora bien, para responder el primer problema jurídico planteado en este concepto, debe indicarse que la Nota 2 del “Formulario 1 – Formulario de Presupuesto oficial” se refiere a la aproximación de las fracciones decimales al número entero más cercano, de la siguiente manera:

“NOTA 2: Cuando la fracción decimal del peso sea igual o superior a 5 se aproximará por exceso al número entero siguiente del peso y cuando la fracción decimal del peso sea inferior a 5 se aproximará por defecto al número entero del peso”.

De acuerdo con la nota señalada, cuando la fracción decimal del peso: i) sea igual o superior a 5, se aproximará al entero siguiente del peso; y ii) cuando la fracción decimal del peso sea inferior a 5, se aproximará por defecto al número entero del peso. Esta regla constituye un parámetro objetivo y obligatorio para la determinación del valor final del peso, de modo que su aplicación no admite excepciones, interpretaciones alternativas ni adaptaciones discrecionales por parte de la Entidad. En consecuencia, la Entidad debe aplicar la nota exactamente en los términos descritos, sin alterar su sentido ni modificar los resultados que de ella se derivan, evitando prácticas que contravengan lo dispuesto, como redondear hacia abajo cuando corresponde hacerlo hacia arriba o cualquier otro ajuste que distorsione el criterio técnico establecido.

Aunado a lo anterior, para determinar el alcance de esta nota, conviene acudir al numeral 4.1 del Documento Base, el cual, contiene las reglas referentes a la oferta económica. Una de estas reglas es la señalada en el numeral 4.1.2. del mismo documento, la cual, trata sobre las correcciones aritméticas de las propuestas económicas, de la siguiente manera:

“4.1.2 CORRECCIONES ARITMÉTICAS

La Entidad solo efectuará correcciones aritméticas originadas por: 

A. Las operaciones aritméticas a que haya lugar en la propuesta económica, cuando exista un error que surja de un cálculo meramente aritmético cuando la operación ha sido erróneamente realizada. 

B. El ajuste al peso ya sea por exceso o por defecto de los precios unitarios contenidos en la propuesta económica y del valor del IVA, así: cuando la fracción decimal del peso sea igual o superior a punto cinco (0.5) se aproximará por exceso al número entero siguiente del peso y cuando la fracción decimal del peso sea inferior a punto cinco (0.5) se aproximará por defecto al número entero. 

La Entidad a partir del valor total corregido de las propuestas asignará el puntaje de conformidad con el proceso del numeral 4.1.4”. 

De acuerdo con la regla del literal B es posible concluir que el ajuste al peso de que trata la Nota 2 del Formulario 1 da lugar a correcciones aritméticas de la oferta económica, y este ajuste recae sobre los precios unitarios, pues, la regla señala: “El ajuste al peso ya sea por exceso o por defecto de los precios unitarios contenidos en la propuesta económica”.

Cabe resaltar que la finalidad de la corrección aritmética es determinar el valor real de la oferta económica, en aras de garantizar los principios de igualdad y selección objetiva, razón por la cual, de acuerdo con lo señalado en el inciso final del numeral 4.1.2 del Documento base, el efecto de la corrección por ajuste al peso o de la corrección de errores aritméticos es que el valor total corregido será el que se tendrá en cuenta para la asignación de puntaje. Esto es congruente con el numeral 4.1 que señala que para calificar el factor de la oferta económica se tendrá en cuenta el valor total indicado en la propuesta económica o el obtenido de la corrección aritmética.

De igual modo, conviene tener en cuenta que el literal A del numeral 4.1.2. del Documento Base también contempla todas las operaciones aritméticas a que haya lugar en la propuesta económica ante un error que surja de un cálculo meramente aritmético cuando la operación ha sido erróneamente realizada, por lo que es posible que tanto el valor total como los precios unitarios sean objeto de corrección aritmética. Por lo tanto, la entidad durante la etapa de evaluación de las ofertas económicas de los proponentes habilitados debe verificar, con base en la información registrada en el “Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial”, cada una de las operaciones aritméticas que permitan verificar el valor real ofertado por el proponente. La entidad debe realizar la verificación de los valores ofertados y la corrección aritmética, cuando esta se requiera, para cada una de las cifras registradas en el “Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial” que tengan operaciones aritméticas y previo a seleccionar y aplicar el método de ponderación que corresponda de acuerdo con el numeral 4.1.4 del Documento Base.

4. Referencias normativas, jurisprudenciales y otras fuentes:

4. Referencias normativas, jurisprudenciales y otras fuentes:

5.Doctrina de la Agencia Nacional de Contratación Pública:

La Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente se pronunció sobre el alcance de la Nota 2 contenida en el Formulario 1 – Formulario del Presupuesto oficial, de los documentos tipo en los siguientes conceptos: C-113 del 22 de febrero de 2022 y C-123 del 22 de marzo de 2023, entre otros.

Estos y otros conceptos se encuentran disponibles para consulta en el Sistema de Relatoría de la Agencia, en el cual también podrás encontrar jurisprudencia del Consejo de Estado, laudos arbitrales y la normativa de la contratación concordada con la doctrina de la Subdirección de Gestión Contractual. Accede a través del siguiente enlace: https://relatoria.colombiacompra.gov.co/ .

La Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente le informa que ya se encuentra disponible la Guía de lineamientos de transparencia y selección objetiva para el departamento de La Guajira – Objetivo sexto constitucional de la Sentencia T-302 del 2017. Esta Guía se expedide en el marco del cumplimiento de la orden proferida por la Honorable Corte Constitucional en la Sentencia T-302 del 2017. Con su implementación se busca contribuir a la superación del Estado de Cosas Inconstitucional declarado por la situación de vulneración masiva y recurrente de los derechos fundamentales de los niños y de las niñas del Pueblo Wayúu. Puede consultar la guía en el siguiente enlace: Guía de lineamientos de transparencia y selección objetiva para el departamento de La Guajira – Objetivo sexto constitucional de la Sentencia T-302 del 2017"

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Este concepto tiene el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y las expresiones utilizadas con mayúscula inicial deben ser entendidas con el significado que les otorga el artículo 2.2.1.1.1.3.1 del Decreto 1082 de 2015.

Atentamente,

1. Así, por ejemplo, la causal de rechazo del literal P establece: “[Incluir solo cuando la forma de pago sea por precios unitarios] Superar el valor unitario de alguno o algunos de los siguientes ítems ofrecidos con respecto al valor establecido para cada ítem del presupuesto oficial: [La entidad debe incluir esta causal cuando la forma de pago sea por precios unitarios y cuando considere necesario establecer ítems del presupuesto oficial cuyo valor no pueda ser excedido por el proponente. Cuando decida incluirla, identificará en este espacio los ítems frente a los cuales aplicará la causal de rechazo.

   Para la aplicación de esta causal la entidad debe tener en cuenta que el valor unitario establecido en el Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial incluye el valor de AIU]”. ↑