En el Concepto C-113 de 2022, Colombia Compra Eficiente aclara el papel del “Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial” en licitación pública, menor cuantía y mínima cuantía de obra de infraestructura de transporte: sirve tanto para que la entidad presente su presupuesto oficial como para que los proponentes elaboren y presenten su oferta económica. También precisa que, en procesos con precios unitarios, las entidades deben diligenciar obligatoriamente los porcentajes de administración, imprevistos y utilidad (Notas 1, 2 y 3). Respecto de la Nota 2, el ajuste al peso de los precios unitarios genera correcciones aritméticas que determinan el valor real de la oferta para la asignación de puntaje. Finalmente, indica que las causales de rechazo aplicables son las establecidas en la Ley y las del numeral 1.15 del Documento Base, verificando, tras la corrección, si se configuran las causales de los literales M y Q (por superar el presupuesto oficial o valores unitarios definidos por la entidad).
Expediente: C-113 de 2022 – Fecha: 29-03-2022 – Número Interno: C-113 de 2022 – Demandado: – Actor: – Radicado de entrada: P20220209001255 – Radicado de salida: RS20220322003168 – Restrictor: – Descriptor: DOCUMENTOS TIPO,FORMULARIO 1 – Mes: Marzo – Año: 2022
Texto del concepto
DOCUMENTOS TIPO – Formulario 1 – Presupuesto Oficial – Propuesta económica
En los documentos tipo para los procesos de licitación pública, menor cuantía y mínima cuantía de obra de infraestructura de transporte el «Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial» tiene dos connotaciones: i) por un lado, es el formulario sobre el cual la entidad estructura y presenta el presupuesto oficial del procedimiento de contratación; y ii) por el otro, es el documento sobre el cual los proponentes elaboran y presentan su oferta económica. Esta doble connotación fue adoptada para evitar la duplicidad de información y permitir que las propuestas económicas se evalúen con las variables, cantidades, unidades de medida y reglas consideradas por la entidad al estructurar su presupuesto oficial.
FORMULARIO 1 – Notas 1, 2 y 3 – Precios unitarios
[…] en la hoja 1 del «Formulario 1 – Formulario de Presupuesto oficial» se señala que en los procesos de contratación estructurados por precios unitarios aplican las notas 1, 2 y 3 de dicho formato y, por tanto, se diligencian las casillas de «Descripción», «Porcentaje» de la Administración, Imprevistos, Utilidad y total del A.I.U resaltados en color amarillo. En otras palabras, las entidades estatales incluirán de manera obligatoria el porcentaje de la: i) administración, ii) imprevistos y iii) utilidad cuando el proceso de contratación sea por precios unitarios.
FORMULARIO 1 – Nota 2 – Alcance
De acuerdo con la regla del literal B es posible concluir que el ajuste al peso de que trata la Nota 2 del Formulario 1 da lugar a correcciones aritméticas de la oferta económica, y este ajuste recae sobre los precios unitarios, pues, la regla señala: «El ajuste al peso ya sea por exceso o por defecto de los precios unitarios contenidos en la propuesta económica».
Cabe resaltar que la finalidad de la corrección aritmética es determinar el valor real de la oferta económica, en aras de garantizar los principios de igualdad y selección objetiva, razón por la cual, de acuerdo con lo señalado en el inciso final del numeral 4.1.2 del Documento base, el efecto de la corrección por ajuste al peso o de la corrección de errores aritméticos es que el valor total corregido será el que se tendrá en cuenta para la asignación de puntaje. Esto es congruente con el numeral 4.1 que señala que para calificar el factor de la oferta económica se tendrá en cuenta el valor total indicado en la propuesta económica o el obtenido de la corrección aritmética.
FORMULARIO 1 – Oferta económica – Causales de rechazo – Corrección aritmética
De acuerdo con lo considerado, las causales de rechazo aplicables a los procedimientos de contratación que se adelanten utilizando los documentos tipo, atendiendo a la regla de la inalterabilidad que los caracteriza, únicamente son las establecidas directamente en la Ley y las contenidas en el numeral 1.15 del «Documento Base». La inclusión de algunas de estas depende de aspectos como la forma de pago escogida por la entidad contratante, como por ejemplo, la del literal Q, aplicable en procesos con pago por precios unitarios.
Con respecto dicha causal, corresponde a la entidad estatal verificar si una vez realizada la corrección aritmética de la propuesta, ya sea por errores aritméticos o por el ajuste al peso, se configuran los supuestos previstos en las causales de rechazo señaladas en los literales M y Q el numeral 1.15 del Documento Base, es decir, si realizada la corrección aritmética se observa que la propuesta económica supera el presupuesto oficial del proceso de contratación; o se supera el valor unitario de alguno o algunos de los ítems que señale la entidad con respecto al valor establecido para cada ítem del presupuesto oficial, en los procesos en que haya sido definida esta condición. La finalidad de la corrección aritmética es determinar el valor real de la oferta económica, en aras de garantizar los principios de igualdad y selección objetiva, permitiendo que el valor corregido sea el que se tenga en cuenta para la asignación de puntaje.
Bogotá, 22 Marzo 2022
Señor
Raul Camilo Quintero Blanco
Tunja, Boyacá
Concepto C – 113 de 2022
Temas: | DOCUMENTOS TIPO – Formulario 1 – Presupuesto Oficial – Propuesta económica / FORMULARIO 1 – Formulario de presupuesto oficial – Inalterabilidad / FORMULARIO 1 – Nota 2 - Alcance / FORMULARIO 1 – Oferta económica – Causales de rechazo |
Radicación: | Respuesta a consulta # P20220209001255 |
Estimado señor Quintero,
En ejercicio de la competencia otorgada por el numeral 8 del artículo 11 y el numeral 5 del artículo 3 del Decreto Ley 4170 de 2011, la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente responde su consulta del 09 de febrero de 2022.
Usted formuló las siguientes preguntas sobre las notas del Formulario 1 de los documentos tipo para obras públicas de infraestructura de transporte:
«DE ACUERDO AL FORMULARIO 1 DE LOS DOCUMENTOS TIPO CONTIENE LAS SIGUIENTES 3 NOTAS
NOTA 1: Se debe tener en cuenta que el PRECIO UNITARIO incluye el valor de A.I.U.
NOTA 2: Cuando la fracción decimal del peso sea igual o superior a 5 se aproximará por exceso al número entero siguiente del peso y cuando la fracción decimal del peso sea inferior a 5 se aproximará por defecto al número entero del peso.
NOTA 3: El A.I.U y su discriminación deben estar en porcentaje (%)
PREGUNTA 1
la pregunta es la siguiente, de acuerdo a la nota 2, esta aproximacion debe hacerse sobre la casilla del VALOR UNITARIO o del VALOR TOTAL, aclarar por favor [sic]
PREGUNTA 2
en algunos procesos se requieren PROVISION PARA AJUSTES, OBRAS COMPLEMENTARIAS Y ADICIONALES = que normalmente es usado cuando se realizan procesos por monto agotable, que quiere decir que uno hace una oferta economica pero es adjudicado el presupuesto oficial, esta provisión normalmente es la diferencia entre el valor de la oferta economica por parte del proponente y el presupuesto oficial, para dar un ejemplo si el presupuesto oficial es de 100 millones de pesos y mi oferta es de 95 millones pues LA PROVISION PARA AJUSTES, OBRAS COMPLEMENTARIAS Y ADICIONALES seria de 5 millones de pesos, pero la duda es la siguiente
- Si la entidad al momento de realizar la correcion aritmetica encuentra que mi oferta es por 95´100.000 pero yo habia colocado que la PROVISION PARA AJUSTES era 5´000.000, esto quiere decir que superaria 100 mil pesos el presupuesto oficial y seria rechazada mi propuesta??? o por otro lado la misma correccion aritmetica conllevaria a que se ajuste este valor de la PROVISION DE AJUSTES Y OBRAS COMPLEMENTARIAS para que cuadrara exactamente el presupuesto oficial?? - Por eso mismo es de gran importancia aclarar cual es el valor corregido de la propuesta, en cuanto a la nota 2»[Sic].
2. Consideraciones
En ejercicio de las competencias establecidas en los artículos 3.5 y 11.8 del Decreto 4170 de 2011, la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente resuelve las consultas sobre los asuntos de su competencia, esto es, sobre las temáticas de la contratación estatal y compras públicas relacionadas en los artículos citados.Es necesario tener en cuenta que esta entidad solo tiene competencia para responder solicitudes sobre la aplicación de normas de carácter general en materia de compras y contratación pública.
En ese sentido, resolver casos particulares desborda las atribuciones asignadas por el legislador extraordinario, que no concibió a Colombia Compra Eficiente como una autoridad para solucionar problemas jurídicos particulares de todos los partícipes de la contratación estatal, ya sean reales o hipotéticos. La competencia de esta entidad se fija con límites claros, con el objeto de evitar que la Agencia actúe como una instancia de validación de las actuaciones de las entidades sujetas a la Ley 80 de 1993 o de los demás participantes de la contratación pública[1].
Esta competencia de interpretación de normas generales, por definición, no puede extenderse a la resolución de controversias, ni a brindar asesorías sobre casos puntuales. Esto en la medida en que, para resolver una consulta de carácter particular, además de conocer un sinnúmero de detalles de la actuación administrativa, es necesario acceder al expediente, a la información concreta y a los documentos del procedimiento contractual donde surge la inquietud. Por lo anterior, previo concepto de sus órganos asesores, la solución de estos temas corresponde a la entidad que adelanta el procedimiento de selección y, en caso de conflicto, a las autoridades judiciales, fiscales y disciplinarias. Sin perjuicio de lo anterior, la Subdirección –dentro de los límites de sus atribuciones, esto es, haciendo abstracción del caso particular planteado en la consulta, resolverá la consulta conforme a las normas generales en materia de contratación estatal.
Aclarado lo anterior, para resolver la presente consulta se analizarán los siguientes temas: i) obligatoriedad del «Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial», ii) alcance de la Nota 2 del Formulario 1 y correcciones aritméticas y iii) presentación de la oferta económica en procesos regidos por los documentos tipo y las causales de rechazo.
Esta Agencia se ha pronunciado en diferentes ocasiones sobre el Formulario 1 de los documentos tipo y las causales de rechazo, entre otros, en los conceptos: C-037 del 28 de enero de 2020, C-038 del 28 de enero de 2020, C-067 del 02 de marzo de 2020, C-093 del 28 de febrero de 2020, C-153 del 01 de abril de 2020, C-704 del 11 de diciembre de 2020, C-746 del 22 de diciembre de 2020, C-030 del 26 de febrero de 2021, C-070 del 16 de marzo de 2021, C-270 del 06 de junio de 2021, C-435 del 01 de septiembre de 2021, C-640 del 12 de noviembre de 2021, C-713 del 20 de enero de 2022 y C-078 del 15 de marzo de 2022. Las tesis expuestas en estos conceptos se desarrollan y se complementan en lo pertinente a continuación.
2.1. Obligatoriedad del «Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial»
Los documentos tipo para los procesos de licitación pública, menor cuantía y mínima cuantía de infraestructura de transporte contemplan un formulario en Excel denominado «Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial», empleado por la entidad para elaborar y presentar el presupuesto oficial –hoja 1– y mediante el cual el proponente estructura la oferta económica –hoja 2–.
Este formulario lo prepara la entidad en la etapa de planeación y le permite definir el valor oficial estimado del proceso de contratación. Por tanto, las entidades estatales para su elaboración deben tener en cuenta diferentes variables[2], como el objeto, alcance, obras a ejecutar, actividades, cantidades, particularidades de la zona de ejecución del proyecto, disponibilidad y distancia de fuentes de materiales, entre otros.
En los documentos tipo para los procesos de licitación pública, menor cuantía y mínima cuantía de obra de infraestructura de transporte el «Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial» tiene dos connotaciones: i) por un lado, es el formulario sobre el cual la entidad estructura y presenta el presupuesto oficial del procedimiento de contratación; y ii) por el otro, es el documento sobre el cual los proponentes elaboran y presentan su oferta económica. Esta doble connotación fue adoptada para evitar la duplicidad de información y permitir que las propuestas económicas se evalúen con las variables, cantidades, unidades de medida y reglas consideradas por la entidad al estructurar su presupuesto oficial.
En ese contexto, se tiene que en la primera hoja del Formulario 1, que corresponde al presupuesto oficial, la entidad debe enlistar los ítems de pago de los bienes, obras o servicios que se requieren para la ejecución de la obra pública de infraestructura de transporte que se contrata. Además, es posible establecer: i) sus especificaciones generales y particulares, ii) la descripción, iii) la unidad de medida, iv) la cantidad, v) el valor unitario y vi) el valor total de los ítems.
En el marco del ejercicio de planeación, la entidad podrá determinar la necesidad de establecer algunos valores topes para algunos ítems, los cuales no podrán ser excedidos por los proponentes al presentar sus ofertas. La inclusión que hace la entidad de valores que no deben ser excedidos por los proponentes al presentar sus ofertas no es una práctica generalizada ni obligatoria para todas las entidades, por cuanto la inclusión de estos ítems debe estar justificada en situaciones y eventos particulares de determinados procedimientos de contratación. Cuando las entidades estructuran el Formulario 1, incluyendo este tipo de ítems y justificando su decisión, los proponentes deben incluirlos dentro de la oferta económica sin exceder el valor que la entidad ha definido, so pena del rechazo de la propuesta[3].
De igual manera, en la hoja 1 del «Formulario 1 – Formulario de Presupuesto oficial» se señala que en los procesos de contratación estructurados por precios unitarios aplican las notas 1, 2 y 3 de dicho formato y, por tanto, se diligencian las casillas de «Descripción», «Porcentaje» de la Administración, Imprevistos, Utilidad y total del A.I.U resaltados en color amarillo. En otras palabras, las entidades estatales incluirán de manera obligatoria el porcentaje de la: i) administración, ii) imprevistos y iii) utilidad cuando el proceso de contratación sea por precios unitarios.
En este sentido, reiterando el principio de inalterabilidad, las entidades solo pueden modificar aquello que el documento tipo permita. Por ello, debido a que la primera hoja del Formulario 1 – Formulario del Presupuesto Oficial no permite su modificación en los procesos estructurados por precios unitarios, no será posible omitir alguno de los componentes del A.I.U. Bajo ese entendido, las entidades no podrán eliminar o modificar la fila correspondiente al imprevisto, ni eliminar o modificar las «Nota 1 a 3» que versan sobre el uso de precios unitarios con componentes del A.I.U.
De otra parte, en los documentos tipo para procesos de licitación pública de obras de infraestructura de transporte, el «Formulario 1» en su segunda pestaña en Excel, titulada «Formulario 1 propuesta económica» señala en la parte superior derecha: «[La entidad puede utilizar este formulario de presentación de propuesta económica de forma detallada, sin perjuicio que la entidad pueda modificarlo o establecer la presentación de la oferta económica con un formulario distinto al indicado.]». Igualmente, se indica que los proponentes emplearán el formulario establecido por la entidad para determinar su propuesta económica conforme al Formulario 1 - Presupuesto Oficial publicado por la Entidad. Esto significa que las entidades pueden diseñar un formulario para que los proponentes presenten su oferta económica, sin que sea obligatorio sujetarse al formulario que los documentos tipo proponen para el efecto. En todo caso, el proponente deberá emplear el formulario que establezca la entidad.
Lo anterior es concordante con lo dispuesto en el numeral 4.1 del Documento Base, que establece que la entidad «debe configurar el formato de oferta económica que se encuentra en el Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial, para que sea diligenciado por los proponentes». En tales términos, la presentación de la oferta económica por parte del proponente se realizará teniendo en cuenta el formato determinado por la entidad, sea el que configure de acuerdo con el Formulario 1 o aquel que disponga sobre el particular. Adicionalmente, los proponentes al presentar su oferta deberán ceñirse a las reglas para la presentación de oferta establecidas en los numerales 2.3 y 4.1 del Documento Base, así como observar el análisis de precios unitarios, procurando no ofertar por encima de los valores tope establecidos por la entidad para algunos de los ítems, en caso de que se opte por dicha regulación.
Así las cosas, los oferentes deben usar la segunda pestaña del «Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial» puesta a disposición en formato Excel por la respectiva entidad, titulada «propuesta económica», sin perjuicio de que las entidades estatales modifiquen o establezcan la presentación de la oferta económica en un formulario distinto.
2.2. Alcance de la Nota 2 del Formulario 1 y correcciones aritméticas
La Nota 2 del «Formulario 1 – Formulario de Presupuesto oficial» se refiere a la aproximación de las fracciones decimales al número entero más cercano, de la siguiente manera:
«NOTA 2: Cuando la fracción decimal del peso sea igual o superior a 5 se aproximará por exceso al número entero siguiente del peso y cuando la fracción decimal del peso sea inferior a 5 se aproximará por defecto al número entero del peso.»
Para determinar el alcance de esta nota y definir si se refiere a los precios unitarios o al valor total, conviene acudir al numeral 4.1 del Documento Base, el cual, contiene las reglas referentes a la oferta económica. Una de estas reglas es la señalada en el numeral 4.1.2. del mismo documento, la cual, trata sobre las correcciones aritméticas de las propuestas económicas, de la siguiente manera:
«4.1.2. CORRECCIONES ARITMÉTICAS
La entidad solo efectuará correcciones aritméticas originadas por:
A. Todas las operaciones aritméticas a que haya lugar en la propuesta económica, cuando exista un error que surja de un cálculo meramente aritmético cuando la operación ha sido erróneamente realizada.
B. El ajuste al peso ya sea por exceso o por defecto de los precios unitarios contenidos en la propuesta económica de las operaciones aritméticas a que haya lugar y del valor del IVA, así: cuando la fracción decimal del peso sea igual o superior a punto cinco (0.5) se aproximará por exceso al número entero siguiente del peso y cuando la fracción decimal del peso sea inferior a punto cinco (0.5) se aproximará por defecto al número entero. (Cursivas fuera del texto).
La entidad a partir del valor total corregido de las propuestas asignará el puntaje de conformidad con el proceso del numeral 4.1.4.»
De acuerdo con la regla del literal B es posible concluir que el ajuste al peso de que trata la Nota 2 del Formulario 1 da lugar a correcciones aritméticas de la oferta económica, y este ajuste recae sobre los precios unitarios, pues, la regla señala: «El ajuste al peso ya sea por exceso o por defecto de los precios unitarios contenidos en la propuesta económica»
Cabe resaltar que la finalidad de la corrección aritmética es determinar el valor real de la oferta económica, en aras de garantizar los principios de igualdad y selección objetiva, razón por la cual, de acuerdo con lo señalado en el inciso final del numeral 4.1.2 del Documento base, el efecto de la corrección por ajuste al peso o de la corrección de errores aritméticos es que el valor total corregido será el que se tendrá en cuenta para la asignación de puntaje. Esto es congruente con el numeral 4.1 que señala que para calificar el factor de la oferta económica se tendrá en cuenta el valor total indicado en la propuesta económica o el obtenido de la corrección aritmética.
De igual modo, conviene tener en cuenta que el literal A del numeral 4.1.2. del Documento Base también contempla todas las operaciones aritméticas a que haya lugar en la propuesta económica ante un error que surja de un cálculo meramente aritmético cuando la operación ha sido erróneamente realizada, por lo que es posible que tanto el valor total como los precios unitarios sean objeto de corrección aritmética. Por lo tanto, la entidad durante la etapa de evaluación de las ofertas económicas de los proponentes habilitados debe verificar, con base en la información registrada en el «Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial», cada una de las operaciones aritméticas que permitan verificar el valor real ofertado por el proponente. La entidad debe realizar la verificación de los valores ofertados y la corrección aritmética, cuando esta se requiera, para cada una de las cifras registradas en el «Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial» que tengan operaciones aritméticas y previo a seleccionar y aplicar el método de ponderación que corresponda de acuerdo con el numeral 4.1.4 del Documento Base.
2.3 Presentación de la oferta económica en procesos regidos por los documentos tipo y las causales de rechazo
Las causales de rechazo son las establecidas en la Ley y las fijadas por la entidad estatal en los pliegos de condiciones. Sin embargo, en ejercicio de dicha facultad a las entidades no le es dable fijar causales de rechazo que soslayen o afecten la selección objetiva en la contratación. Sobre el particular, el Consejo de Estado señala:
Quiere con esto destacar la Sala que las causales de rechazo de las propuestas pueden ser legales y por lo mismo generan el efecto del descarte o exclusión de la oferta ope legis, sin necesidad de que se haga referencia a las mismas en el pliego de condiciones; o también pueden las causales de rechazo de las propuestas ser establecidas expresamente por la entidad en el respectivo pliego de condiciones. Lo cierto es que, sea que las causales de rechazo de la oferta emanen directamente de la ley o del pliego de condiciones, en uno y en otro caso se refieren a defectos, omisiones o circunstancias impeditivas que permiten deducir que la misma no resulta favorable para los intereses de la entidad y los fines de la contratación y que de soslayarse se comprometería el cumplimiento de los principios de transparencia, economía y responsabilidad, así como el deber de selección objetiva en la contratación[4].
En consecuencia, las causales de rechazo aplicables a los procedimientos de contratación que se adelanten utilizando los documentos tipo únicamente son las establecidas directamente en la Ley y las contenidas en el numeral 1.15 del «Documento Base». De esta manera, la entidad estatal debe verificar cuál de los supuestos previstos se configuran en la evaluación de las ofertas, sin que puedan crear nuevas causales de rechazo.
En este sentido, la Administración no tiene la facultad de descalificar una oferta de forma arbitraria, toda vez que solo es posible por las causales previamente definidas en la ley o en el pliego de condiciones. Sin embargo, las causales definidas por la entidad deben cumplir los requisitos de razonabilidad y proporcionalidad, so pena de que no sean válidas dentro del procedimiento de contratación.
Así, en lo que respecta a las causales de rechazo establecidas en los documentos base de los documentos tipo, no se observa, por ejemplo, que alguna de ellas contemple per se algún supuesto de hecho que cause el rechazo por la presentación de la oferta en un documento distinto del Formulario 1 de los Documentos Tipo. Por tanto, ante la imposibilidad de incluir nuevas causales con fundamento en el principio de inalterabilidad, las entidades estatales deben evaluar en la presentación de la oferta económica la configuración de causales de rechazo del pliego, determinando en cada caso concreto si la situación evidenciada en la presentación de la oferta configura en estricto sentido alguno de los supuestos de hecho establecidos en las mismas[5].
De esta manera, la entidad estatal al evaluar una oferta presentada en la hoja respectiva del Formulario 1, deberá tener en cuenta la configuración de causales de rechazo que eventualmente impedirían evaluar la oferta. Ahora bien, respecto a las causales de rechazo que aplican para los procedimientos de licitación de obra pública de infraestructura de transporte son las establecidas en la ley y las definidas en el numeral 1.15 del «Documento Base» de los Documentos Tipo, sin que las entidades puedan establecer causales adicionales. De conformidad con la jurisprudencia del Consejo de Estado, las causales de rechazo son las establecidas en la ley y las fijadas por la entidad estatal en los pliegos de condiciones; sin embargo, en ejercicio de dicha facultad no es posible fijar causales de rechazo que afecten la selección objetiva[6].
En efecto, por ejemplo, tratándose de un proceso regido por los documentos tipo de licitación de obra pública de infraestructura de transporte – Versión 3, puede suceder que el oferente presente una oferta cuyo total exceda el valor del presupuesto oficial, configurándose la causal de rechazo del literal M, establecida en el numeral 1.15 del documento base de los documentos tipo para licitación pública de infraestructura de transporte. También puede ocurrir que no se ofrezca el valor de un precio unitario –causal de rechazo del literal P– o que se oferte por encima del tope establecido por la entidad –literal Q–, eventos que ameritarían el rechazo de la oferta y que incluso impiden la posibilidad de subsanarla. De otro lado, eventualmente podría incurrir en la causal de rechazo del literal O, consistente en: «O. Que el proponente adicione, suprima, cambie, o modifique los ítems, la descripción, las especificaciones, el detalle, las unidades o cantidades señaladas en el Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial, de acuerdo con lo exigido por la entidad» (Cursiva fuera de texto).
Los documentos tipo permiten establecer ítems del presupuesto oficial cuyo valor no puede exceder el proponente. Al respecto, el literal Q del numeral 1.15 dispone como causal de rechazo lo que pueden incluir facultativamente las entidades estatales en sus pliegos de condiciones:
Q. [Incluir solo cuando la forma de pago sea por precios unitarios] Superar el valor unitario de alguno o algunos de los siguientes ítems ofrecidos con respecto al valor establecido para cada ítem del presupuesto oficial: [La entidad debe incluir esta causal cuando la forma de pago sea por precios unitarios y cuando considere necesario establecer ítems del presupuesto oficial cuyo valor no pueda ser excedido por el proponente. Cuando decida incluirla, identificará en este espacio los ítems frente a los cuales aplicará la causal de rechazo.
Para la aplicación de esta causal la entidad debe tener en cuenta que el valor unitario establecido en el Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial incluye el valor de AIU]
En relación con la anterior causal de rechazo es importante precisar que su inclusión en los pliegos de condiciones es facultativa por parte de las entidades estatales, en el entendido de que la utilizarán en los procesos contractuales que se estructuren por precios unitarios cuando la entidad «considere necesario establecer ítems del presupuesto oficial cuyo valor no pueda ser excedido por el proponente». En este sentido, le corresponde a la entidad decidir, de acuerdo con lo anterior, si incluye esta causal en los pliegos de condiciones, para lo cual deberá seguir las instrucciones establecidas entre corchetes y resaltado en gris.
De esta manera, esta causal permite establecer un límite máximo en el valor de ciertos ítems determinados para el proceso de contratación, para lo cual la entidad tendrá que identificar en la causal de rechazo del literal Q, los ítems frente a los cuales aplicará la causal, de modo que el proponente no podría superar el valor unitario de los ítems que la entidad incluya en dicho literal. En efecto, la entidad tiene la carga de identificar estos ítems, pues como lo establece el documento tipo en el aparte transcrito anteriormente, «Cuando decida incluirla, identificará en este espacio los ítems frente a los cuales aplicará la causal de rechazo». Además, la entidad definirá discrecional y razonablemente los ítems frente a los que procede, pues los documentos tipo no establecen lineamientos precisos frente a la procedencia o improcedencia de incluirla en relación con ciertos ítems, por lo que es un análisis que corresponde a la entidad estatal.
De otro lado, cabe aclarar que la utilización de la causal, bajo los criterios indicados, no implica que el valor de estos ítems se torne inmodificable, pues si bien la causal prohíbe ofrecimientos por exceso, es posible que el proponente ajuste el precio a la baja, esto es, ofreciendo un valor inferior frente a estos ítems. Además, la inclusión facultativa de la causal analizada produce beneficios para el interés general dentro procedimientos de selección con pluralidad de oferentes como la licitación pública, pues garantiza el cumplimiento de las especificaciones definidas por la entidad al menor costo posible. Lo anterior, sin perder de vista que la causal analizada únicamente rige en los procesos de selección en los que se contrate por precios unitarios, siendo además necesario que la entidad defina los ítems frente a los cuales aplica el rechazo.
Las correcciones aritméticas de la propuesta económica podrían ocasionar el rechazo de la propuesta en los eventos señalados en los literales M y Q del numeral 1.15 del Documento Base, es decir, que una vez realizada la corrección aritmética se observe que la propuesta económica supera el presupuesto oficial del proceso de contratación; o que supera el valor unitario de alguno o algunos de los ítems que señale la entidad con respecto al valor establecido para cada ítem del presupuesto oficial, en los procesos en que haya sido definida esta regla, si estos eventos no ocurren, el valor corregido será el que se tome para la ponderación económica de la propuesta.
3. Respuesta
«[…]
PREGUNTA 1
la pregunta es la siguiente, de acuerdo a la nota 2, esta aproximacion debe hacerse sobre la casilla del VALOR UNITARIO o del VALOR TOTAL, aclarar por favor»
Conforme a lo expuesto, la aproximación que señala la Nota 2 del «Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial», se refiere a los precios unitarios contenidos en la oferta económica y reitera lo establecido en el literal B del numeral 4.1.2 del Documento Base que establece las reglas para efectuar la corrección aritmética de los precios unitarios por las aproximaciones de las cifras decimales. Cabe señalar que la entidad al evaluar las ofertas económicas de los proponentes habilitados debe revisar, con base en la información registrada en el «Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial», cada una de las operaciones aritméticas que permitan verificar el valor real ofertado por el proponente, lo cual comprende tanto los valores unitarios como el valor total.
PREGUNTA 2
en algunos procesos se requieren PROVISION PARA AJUSTES, OBRAS COMPLEMENTARIAS Y ADICIONALES = que normalmente es usado cuando se realizan procesos por monto agotable, que quiere decir que uno hace una oferta onllevar pero es adjudicado el presupuesto oficial, esta provisión normalmente es la diferencia entre el valor de la oferta onllevar por parte del proponente y el presupuesto oficial, para dar un ejemplo si el presupuesto oficial es de 100 millones de pesos y mi oferta es de 95 millones pues LA PROVISION PARA AJUSTES, OBRAS COMPLEMENTARIAS Y ADICIONALES seria de 5 millones de pesos, pero la duda es la siguiente
- Si la entidad al momento de realizar la onllevarí onllevarí encuentra que mi oferta es por 95´100.000 pero yo onll colocado que la PROVISION PARA AJUSTES era 5´000.000, esto quiere decir que onllevar 100 mil pesos el presupuesto oficial y seria rechazada mi propuesta??? O por otro lado la misma onllevarí onllevarí onllevaría a que se ajuste este valor de la PROVISION DE AJUSTES Y OBRAS COMPLEMENTARIAS para que cuadrara exactamente el presupuesto oficial?? - Por eso mismo es de gran importancia aclarar cual es el valor corregido de la propuesta, en cuanto a la nota 2»
De acuerdo con lo considerado, las causales de rechazo aplicables a los procedimientos de contratación que se adelanten utilizando los documentos tipo, atendiendo a la regla de la inalterabilidad que los caracteriza, únicamente son las establecidas directamente en la Ley y las contenidas en el numeral 1.15 del «Documento Base». La inclusión de algunas de estas depende de aspectos como la forma de pago escogida por la entidad contratante, como por ejemplo, la del literal Q, aplicable en procesos con pago por precios unitarios.
Con respecto dicha causal, corresponde a la entidad estatal verificar si una vez realizada la corrección aritmética de la propuesta, ya sea por errores aritméticos o por el ajuste al peso, se configuran los supuestos previstos en las causales de rechazo señaladas en los literales M y Q el numeral 1.15 del Documento Base, es decir, si realizada la corrección aritmética se observa que la propuesta económica supera el presupuesto oficial del proceso de contratación; o se supera el valor unitario de alguno o algunos de los ítems que señale la entidad con respecto al valor establecido para cada ítem del presupuesto oficial, en los procesos en que haya sido definida esta condición. La finalidad de la corrección aritmética es determinar el valor real de la oferta económica, en aras de garantizar los principios de igualdad y selección objetiva, permitiendo que el valor corregido sea el que se tenga en cuenta para la asignación de puntaje.
Este concepto tiene el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Elaboró: | Guillermo Escolar Flórez Contratista de la Subdirección de Gestión Contractual |
Revisó: | Alejandro Sarmiento Cantillo Gestor T1-15 de la de la Subdirección de Gestión Contractual |
Aprobó: | Jorge Augusto Tirado Navarro Subdirector de Gestión Contractual ANCP – CCE |
La Agencia Nacional de Contratación Pública ‒ Colombia Compra Eficiente fue creada por el Decreto Ley 4170 de 2011. Su objetivo es servir como ente rector de la política de compras y contratación del Estado. Para tales fines, como órgano técnico especializado, le corresponde formular políticas públicas y normas y unificar los procesos de contratación estatal, con el fin de lograr una mayor eficiencia, transparencia y optimización de los recursos del Estado. El artículo 3 ibidem señala, de manera precisa, las funciones de Colombia Compra Eficiente. Concretamente, el numeral 5º de este artículo establece que le corresponde a esta entidad: «[a]bsolver consultas sobre la aplicación de normas de carácter general y expedir circulares externas en materia de compras y contratación pública». Seguidamente, el numeral 8º del artículo 11 ibidem señala que es función de la Subdirección de Gestión Contractual: «[a]bsolver consultas sobre la aplicación de normas de carácter general». ↑
Artículo 2.2.1.1.2.1.1. del Decreto 1082 de 2015. ↑
Así por ejemplo, la causal de rechazo del literal Q de los documentos tipo de licitación de obra pública de infraestructura de transporte – Versión 3 establece: «[Incluir solo cuando la forma de pago sea por precios unitarios] Superar el valor unitario de alguno o algunos de los siguientes ítems ofrecidos con respecto al valor establecido para cada ítem del presupuesto oficial: [La entidad debe incluir esta causal cuando la forma de pago sea por precios unitarios y cuando considere necesario establecer ítems del presupuesto oficial cuyo valor no pueda ser excedido por el proponente. Cuando decida incluirla, identificará en este espacio los ítems frente a los cuales aplicará la causal de rechazo.
»Para la aplicación de esta causal la entidad debe tener en cuenta que el valor unitario establecido en el Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial incluye el valor de AIU]» ↑
Consejo de Estado. Sección Tercera. Sentencia del 27 de abril de 2011. Exp. 18.293. C.P. Ruth Stella Correa Palacio. ↑
Al respecto esta Agencia ha manifestado: «[…] Como se consideró en los conceptos del 25 de septiembre y el 23 de diciembre de 2019 −radicados Nos. 2201913000007117 y 2201913000009538−, las causales de rechazo de ofertas consagradas en los documentos tipo son taxativas, descartándose que la entidad introduzca causales, salvo, que estén contempladas en otras disposiciones normativas. Igualmente, por la naturaleza de las causales de rechazo, su aplicación es estricta, lo que –a juicio de la Agencia Nacional de Contratación Pública– significa que su interpretación gramatical prevalece sobre una interpretación extensiva o de otra índole, mediante la cual se pretenda ampliar su alcance». Concepto C-642 del 30 de octubre de 2020. Radicado de entrada No. 4202013000008306. Radicado de salida No. 2202013000010785. ↑
Sobre el particular, el Consejo de Estado explica que «[…] las causales de rechazo de las propuestas pueden ser legales y por lo mismo generan el efecto del descarte o exclusión de la oferta ope legis, sin necesidad de que se haga referencia a las mismas en el pliego de condiciones; o también pueden las causales de rechazo de las propuestas ser establecidas expresamente por la entidad en el respectivo pliego de condiciones. Lo cierto es que, sea que las causales de rechazo de la oferta emanen directamente de la ley o del pliego de condiciones, en uno y en otro caso se refieren a defectos, omisiones o circunstancias impeditivas que permiten deducir que la misma no resulta favorable para los intereses de la entidad y los fines de la contratación y que de soslayarse se comprometería el cumplimiento de los principios de transparencia, economía y responsabilidad, así como el deber de selección objetiva en la contratación» (Consejo de Estado. Sección Tercera. Sentencia del 27 de abril de 2011. Exp. 18.293. C.P. Ruth Stella Correa Palacio). ↑