CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL, REPRESENTANTES LEGALES

Texto del concepto

CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL – Documento de identificación – Persona jurídica

En el caso de las personas jurídicas, el artículo 117 del Código de Comercio establece que la existencia de la sociedad y las cláusulas del contrato se probarán mediante «certificación de la cámara de comercio del domicilio principal, en la que constará el número, fecha y notaría de la escritura de constitución y de las reformas del contrato, si las hubiere». Dicho certificado también tiene la función de probar la representación de la sociedad, por lo que además deberá señalar los nombres de los representantes, las facultades conferidas a cada uno de ellos y las limitaciones que eventualmente se impongan a las facultades de los representantes.

En concordancia con esta disposición, las entidades estatales al adelantar sus procesos de contratación suelen exigir certificados de existencia y representación, con el fin de verificar la identidad de sus eventuales contratistas que tengan la condición de personas jurídicas. De igual manera, esta Agencia en, los documentos tipo de selección abreviada de menor cuantía de infraestructura de transporte, decidió incluir el siguiente documento que debe adjuntar el proponente persona jurídica o integrante del proponente plural al manifestar su interés: «I. Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio o autoridad competente […]»

REPRESENTANTES LEGALES ― Personas jurídicas

Así, para el caso de las personas jurídicas, la capacidad jurídica para contratar se materializa a través de las reglas propias de la representación, figura mediante la cual se permite que ciertas personas ejerzan la capacidad legal de quienes no pueden adquirir derechos o contraer obligaciones por sí mismos. En ese contexto, corresponde a las entidades estatales verificar, entre otros requisitos, la calidad del representante legal de las personas jurídicas de derecho privado que pretendan participar en un proceso de contratación. La inscripción del representante legal en el certificado de existencia y representación legal dará cuenta de esta condición y permitirá identificar que se encuentra facultado para presentar la oferta y obligar a la persona jurídica a cumplir con el objeto del contrato.

Bogotá D.C., [Día] de [Mes.NombreCapitalizado] de [Año]

Señor

Kevin Eduardo Verjel Caceres

kevinverjelc@gmail.com

Arauquita, Arauca

Estimado señor Verjel:

En ejercicio de la competencia otorgada por los artículos 3, numeral 5º, y 11, numeral 8º, del Decreto Ley 4170 de 2011, así como lo establecido en el artículo 4 de la Resolución 1707 de 2018 expedida por esta Entidad, la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente– responde su solicitud de consulta de fecha 8 de abril de 2025, en la cual manifiesta lo siguiente:

“1. ¿Es necesario u obligatorio por ley que la entidad contratante expida un acto administrativo para aceptar el cambio de representante legal de una empresa contratista? ¿O basta con que la empresa notifique el cambio y actualice los registros correspondientes, sin requerir una acción formal por parte de la entidad?.

2. En caso de cambio de representante legal, ¿qué fecha debe tener en cuenta la entidad contratante: la fecha en que la empresa contratista notifica el cambio mediante oficio, la fecha en que dicho cambio se inscribió en el Certificado de Existencia y Representación Legal, o la fecha de representación indicada en el Registro Único Tributario (RUT) […]”.

De manera preliminar, resulta necesario acotar que esta entidad solo tiene competencia para responder consultas sobre la aplicación de normas de carácter general en materia de compras y contratación pública. En ese sentido, resolver casos particulares desborda las atribuciones asignadas por el legislador extraordinario, que no concibió a Colombia Compra Eficiente como una autoridad para solucionar problemas jurídicos particulares de todos los partícipes del sistema de compra pública. La competencia de esta entidad se fija con límites claros, con el objeto de evitar que la Agencia actúe como una instancia de validación de las actuaciones de las entidades sujetas a la Ley 80 de 1993 o de los demás participantes de la contratación pública. Esta competencia de interpretación de normas generales, por definición, no puede extenderse a la resolución de controversias, ni a brindar asesorías sobre casos puntuales.

Conforme lo expuesto, en aras de satisfacer el derecho fundamental de petición se resolverá su consulta dentro de los límites de la referida competencia consultiva, esto es, haciendo abstracción de las circunstancias particulares y concretas mencionadas en su petición, pero haciendo unas consideraciones sobre las normas generales relacionadas con los problemas jurídicos de su consulta.

1. Problema planteado:

De acuerdo con el contenido de su solicitud, esta Agencia resolverá los siguientes problemas jurídicos: (i) ¿Requiere una entidad contratante, en el marco de un contrato estatal, expedir un acto administrativo para aceptar el cambio de representante legal de un contratista, o basta con la notificación y actualización de los registros por parte de la empresa? En ese contexto, (ii) ¿cuál debe considerarse como la fecha válida del cambio de representante legal?

1. Respuesta:

1. Razones de la respuesta:

Lo anterior se sustenta en las siguientes consideraciones:

(i) De acuerdo con el numeral 1 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, la capacidad jurídica es uno de los presupuestos para celebrar un contrato estatal. Según el Código Civil, esta se refiere a la facultad que la ley le confiere a la persona para ejercer derechos y contraer obligaciones^[1]. De esta manera, todas las personas naturales mayores de edad son capaces, con excepción de aquellas que la ley expresamente excluye de tal presunción, tal como lo disponen los artículos 1502, 1503 y 1504. Por su parte, la capacidad de las personas jurídicas se circunscribe a lo expresado en su objeto social y a su forma de creación^[2].

En materia de contratación estatal, el artículo 6 de la Ley 80 de 1993 señala que “Pueden celebrar contratos con las entidades estatales las personas consideradas legalmente capaces en las disposiciones vigentes. También podrán celebrar contratos con las entidades estatales, los consorcios y uniones temporales”. En consecuencia, pueden celebrar contratos estatales las personas naturales mayores de edad, las personas jurídicas que tengan dentro de su objeto social actividades relacionadas con el objeto a contratar, así como los consorcios y uniones temporales. La capacidad jurídica deberá además considerar lo dispuesto en el artículo 8 de la Ley 80 de 1993^[3], que señala el régimen de inhabilidades e incompatibilidades como prohibiciones legales a determinadas personas para celebrar contratos con entidades públicas.

De esta manera, para que una persona natural o jurídica pueda celebrar contratos con una entidad estatal es necesario, en primer lugar, una condición natural que corresponde a que exista y, en segundo lugar, que tenga capacidad de ejercicio, es decir, la aptitud para ejercer por sí misma sus derechos y obligaciones, sin que se encuentre incursa en alguna inhabilidad o incompatibilidad establecida en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública – en adelante EGCAP.

En el caso de las personas jurídicas, la capacidad jurídica se perfecciona con su sola constitución y se acredita con el certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio de su domicilio, el cual debe haber sido expedido dentro de los treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de presentación o por la entidad que tenga la competencia para expedir dicho certificado. Según el “Manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en los procesos de contratación” de esta Agencia, la entidad estatal deberá verificar la capacidad de las personas jurídicas revisando:

“(i) la posibilidad de adelantar actividades en el marco de su objeto social;

(ii) las facultades de su representante legal y la autorización del órgano social competente cuando esto es necesario de acuerdo con sus estatutos;

y (iii) la ausencia de inhabilidades, incompatibilidades, conflicto de intereses o prohibiciones para contratar, derivadas de la ley.

La capacidad contractual de las personas jurídicas nacionales o extranjeras interesadas en celebrar contratos con las entidades estatales se adquiere, en principio, con su sola constitución o existencia, pues dicha capacidad se entiende derivada, entre otras cosas, de la calidad de persona^[4].

Así, para el caso de las personas jurídicas, la capacidad jurídica para contratar se materializa a través de las reglas propias de la representación, figura mediante la cual se permite que ciertas personas ejerzan la capacidad legal de quienes no pueden adquirir derechos o contraer obligaciones por sí mismos. En ese contexto, corresponde a las entidades estatales verificar, entre otros requisitos, la calidad del representante legal de las personas jurídicas de derecho privado que pretendan participar en un proceso de contratación. La inscripción del representante legal en el certificado de existencia y representación legal dará cuenta de esta condición y permitirá identificar que se encuentra facultado para presentar la oferta y obligar a la persona jurídica a cumplir con el objeto del contrato.

El artículo 13 de la Ley 80 de 1993, señala que, los contratos que celebren las entidades a que se refiere el artículo 2 del EGCAP se regirán por las disposiciones comerciales y civiles pertinentes, salvo en las materias particularmente reguladas en esa Ley. De esta forma, en razón a que en la normativa del sistema de compra pública no ha regulado el tema, es necesario acudir a lo previsto en el Código de Comercio y los conceptos de la Superintendencia de Sociedades sobre la relación o vinculación entre los representantes legales y las personas jurídicas.

El artículo 196 del Código de Comercio establece sobre las funciones y limitaciones de los administradores que la representación de la sociedad se ajustará a las estipulaciones del contrato social, conforme al régimen de cada tipo de sociedad. En el caso en que no se establezca estipulaciones sobre lo anterior, se entenderá que los representantes de la sociedad podrán celebrar o ejecutar todos los actos y contratos comprendidos dentro del objeto social o que se relacionen directamente con la existencia y el funcionamiento de la sociedad. Así, por ejemplo, tal como lo señala el artículo 440 del Código de Comercio en el caso de las sociedades anónimas, corresponde a una facultad discrecional de cada sociedad, a través de la junta directiva o de la sociedad de accionistas, determinar las condiciones de la vinculación de dicho representante, según lo que dispongan sus estatutos.

La Superintendencia de Sociedades se ha pronunciado sobre lo anterior en varias oportunidades. En el oficio 220-062154 del 23 de abril de 2015 señaló que las empresas pueden vincular al representante legal a través de un contrato laboral, contrato de mandato en el caso de una sociedad extrajera, o mediante un contrato de prestación de servicios. La naturaleza de la vinculación podrá ser civil o comercial, dependiendo del encargo, de modo que si se deriva de un contrato mercantil se regirá por la legislación comercial, y si la prestación del servicio corresponde a profesiones liberales se regirá por la legislación civil. En este sentido, la vinculación del representante se regirá por las normas que sean aplicables dependiendo la clase de contrato que se disponga. Al respecto, la Superintendencia señaló:

“a) Como es sabido, es a través de un contrato de trabajo que usualmente la mayoría de los administradores se vinculan a una empresa, pese a que no existe norma alguna que señale que sea indispensable y connatural a la función del representante legal la constitución de un nexo laboral con la persona jurídica.

[…]

c) Ahora bien, ante lo expuesto se pregunta si el representante legal, como administrador que es, está ligado al ente que apersona a través de un contrato de trabajo, y con igual propósito, si el fenómeno de la representación trae aparejado el de la subordinación, tema sobre el cual se ha pronunciado esta Entidad en diversos conceptos que se encuentran en su P. WEB.

d) En el caso que nos ocupa, el representante legal acude como órgano de expresión de la voluntad social para el normal funcionamiento de la sociedad por ejemplo cuando ordena el pago de salarios, suscribe convenciones colectivas, gira cheques, arrienda inmuebles, etc., y también se constituye en trabajador del patrono que representa.

[…] se reitera entonces que el representante legal de una empresa se puede vincular o no, mediante un contrato laboral, atendiendo que es competencia privativa del órgano social respectivo”. Énfasis fuera del texto original.

(ii) Adicionalmente, frente a la fecha que debe tenerse en cuenta para efectos contractuales ante un cambio de representante legal, esta corresponde a la fecha de inscripción del nuevo representante legal en el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio correspondiente. Esta inscripción constituye el acto que produce efectos jurídicos frente a terceros, y por tanto, es el único medio idóneo para oponer válidamente dicho cambio a la entidad contratante.

Este principio encuentra sustento en el artículo 28 del Código de Comercio^[5], el cual consagra que la inscripción en el registro mercantil es el mecanismo legal de publicidad mediante el cual los actos, libros y documentos adquieren oponibilidad frente a terceros. Esta disposición responde al principio de publicidad registral, conforme al cual ciertos actos jurídicos solo producen efectos frente a terceros una vez han sido debidamente inscritos en el registro correspondiente.

Asimismo, el artículo 442 del Código de Comercio dispone de manera expresa que “las personas cuyos nombres figuren inscritos en el correspondiente registro mercantil como gerentes principales y suplentes serán los representantes de la sociedad para todos los efectos legales, mientras no se cancele su inscripción mediante el registro de un nuevo nombramiento”. Esta norma establece con claridad que la inscripción es la fuente de la oponibilidad jurídica frente a terceros, incluidas las entidades estatales contratantes.

En consecuencia, mientras el nuevo representante legal no se encuentre inscrito en el registro mercantil, carece de facultades jurídicas para actuar en nombre de la sociedad ante terceros, por lo que ninguna actuación contractual en la que intervenga será válida ni producirá efectos jurídicos frente a la entidad contratante.

Así, la fecha que debe tenerse en cuenta para efectos contractuales es la de la inscripción en el registro mercantil del nuevo representante, dado que ese es el momento a partir del cual se habilita su capacidad legal para representar a la sociedad ante terceros conforme al ordenamiento jurídico vigente.

Así las cosas, cualquier actuación contractual en la que intervenga el nuevo representante legal —como la firma de un contrato, adición, modificación, acta de inicio o cualquier otro acto jurídico— solo será válida si, para la fecha correspondiente, el nuevo representante ya se encontraba inscrito en el certificado expedido por la Cámara de Comercio. De lo contrario, la actuación carecería de validez jurídica por ausencia de representación legal debidamente acreditada al momento de la actuación.

1. Referencias normativas, jurisprudenciales y otras fuentes:

1. Doctrina de la Agencia Nacional de Contratación Pública:

La Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente ha analizado a la capacidad jurídica y la representación legal en los conceptos con Radicado 2201913000009611 del 26 de diciembre de 2019, C-122 de 12 de marzo de 2015, C-233 de 2025 y C-366 de 2025, entre otros. Estos se encuentran disponibles para consulta en el Sistema de relatoría de la Agencia, al cual puede accederse a través del siguiente enlace: https://relatoria.colombiacompra.gov.co/busqueda/conceptos.

También le invitamos a consultar las versiones I y II de 2024 del Boletín de Relatoría de la Subdirección de Gestión Contractual, las cuales puede descargar en la página web de la Agencia: https://www.colombiacompra.gov.co/sala-de-prensa/boletin-digital

Por último, lo invitamos a seguirnos en las redes sociales en las cuales se difunde información institucional:

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Este concepto tiene el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y las expresiones aquí utilizadas con mayúscula inicial deben ser entendidas con el significado que les otorga el artículo 2.2.1.1.1.3.1. del Decreto 1082 de 2015.

Atentamente,

1. «En nuestro régimen legal, la capacidad es la aptitud que se tiene para ser sujeto de relaciones jurídicas, es decir, para realizar sin el ministerio de otra persona, actos con efectos válidos en la esfera del derecho, y si bien esa habilitación se vincula con la noción de persona, hasta el punto que toda persona, en principio, es capaz, salvo lo que en contrario disponga la ley, no es requisito necesario ser persona para disponer de capacidad jurídica (Corte Constitucional, sentencia C-414 de 1994, M.P. Antonio Barrera Carbonell) ». ↑

2. EXPOSITO VÉLEZ, Juan Carlos. Forma y contenido del contrato estatal. Universidad Externado de Colombia, Bogotá, 2013, 1ra Ed., p.112. ↑

3. Sobre el particular ver: Consejo de Estado. Sección Tercera. Sentencia del 10 de agosto de 2016. Exp. 34369. C.P. Hernán Andrade Rincón; y Sentencia del 8 de febrero de 2012. Exp. 34369A. C.P. Ruth Stella Correa Palacio. ↑

4. Manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en los Procesos de Contratación. Disponible en: https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_documents/cce-eicp-ma-04._manual_requisitos_habilitantes_v3_29-09-2023.pdf ↑

5. Decreto 410 de 1971.  Artículo 28. Deberán inscribirse en el registro mercantil: …(7) Los libros de contabilidad, los de registro de accionistas, los de actas de asambleas y juntas de socios, así como los de juntas directivas de sociedades mercantiles; ↑