El Concepto C-603 de 2020 de Colombia Compra Eficiente aclara que debe diferenciarse la formalidad de “presentación” de la propuesta (regulada en el numeral 2.2 del Documento Base), del acto material de “entrega” y “recepción”. La “entrega” física debe realizarse en la fecha, hora y lugar fijados por la entidad en el cronograma. Además, explica que la oferta se entiende recibida si está a la fecha y hora indicadas en el lugar señalado para recibir ofertas, aunque los funcionarios no la hayan recibido por trámites de radicación en la hora exacta del cronograma. El rechazo no procede por el solo hecho de que la recepción se haga después de la hora, pero sí puede configurarse la causal prevista en el literal U del numeral 1.15 cuando el proponente no entrega la oferta en debida forma conforme a hora, fecha y lugar.
Expediente: C-603 de 2020 – Fecha: 22-09-2020 – Número Interno: N/A – Demandado: – Actor: – Radicado de entrada: 4202013000007700 – Radicado de salida: 2202013000009100 – Restrictor: – Descriptor: – Mes: Septiembre – Año: 2020
Texto del concepto
CCE-DES-FM-17
DOCUMENTOS TIPO – «Presentación» de la oferta – «Entrega» de la oferta – «Recepción» de la oferta
Se debe diferenciar la formalidad de «presentación» de la propuesta, regulada en el numeral 2.2 del Documento Base, del acto material de «entrega» y de «recepción»; y sobre estos últimos se referirá este concepto por ser el objeto de su consulta. En cuanto a la «entrega» física de la propuesta, el Documento Base, en el numeral 2.4, establece que debe cumplirse en la fecha, hora y lugar indicado por la entidad en el cronograma del procedimiento. Sin embargo, en este numeral no se establece que la oferta deba ser «recibida» por la entidad en la hora indicada, sino que siempre que la oferta se encuentre a la fecha y hora indicada en el lugar que la entidad señaló para recibir las ofertas, la oferta se entiende recibida, a pesar de que, por cualquier circunstancia, los funcionarios de la entidad no la hayan recibido por los trámites propios de radicación en la hora señalada en el cronograma del procedimiento.
DOCUMENTOS TIPO – «Entrega» de la oferta – «Recepción» de la oferta – Causal de rechazo
Ahora bien, como se estableció, la «recepción» de la propuesta por el funcionario encargado después de la hora señalada en el cronograma del procedimiento, por razones de los trámites de radicación, siempre que el proponente sí cumpla lo señalado en el cronograma y se encuentre haciendo la fila o esperando la atención del funcionario correspondiente, no genera por sí mismo el rechazo de la oferta, por cuanto esta consecuencia procede únicamente frente a los eventos establecidos en el numeral 1.15 del Documento Base. Sin embargo, si frente a las condiciones fijadas por la entidad estatal para la «entrega» y «recepción» de la propuesta, el proponente no la presenta o «entrega» en debida forma, es decir cumpliendo con lo señalado para la presentación de la propuesta, respecto de la hora, fecha y lugar, se configura la causal prevista en el literal U del numeral 1.15 […]
N° Radicado: 2202013000009102
Señores
Corporación Control Caribe
Ciudad
Concepto C ─ 603 de 2020
Temas:
| DOCUMENTOS TIPO – «Presentación» de la oferta – «Entrega» de la oferta – «Recepción» de la oferta / DOCUMENTOS TIPO – «Entrega» de la oferta – «Recepción» de la oferta – Causal de rechazo |
Radicación: | Respuesta a consulta # 4202013000007704 |
Estimados señores,
En ejercicio de la competencia otorgada por el numeral 8 del artículo 11 y el numeral 5 del artículo 3 del Decreto Ley 4170 de 2011, la Agencia Nacional de Contratación Pública ― Colombia Compra Eficiente responde su consulta del 2 de septiembre del año 2020.
Usted formuló la siguiente pregunta: «[…] 2. Con respecto al tema del cierre, dice explícitamente: Se entenderán recibidas por la Entidad las ofertas que a la fecha y hora indicada en el cronograma del Proceso de Contratación se encuentren en el lugar destinado para su recepción.
»Esto da lugar a confusiones, pues una persona puede estar en el lugar indicado por ejemplo: Oficina de ventanilla única, a la hora del cierre, pero su radicación demora y se radica minutos más tarde, esto da lugar a descalificación del proponente? o se interpreta que por estar en el sitio ya se le debe recibir?».
2. Consideraciones
Teniendo en cuenta que la consulta se realiza en vigencia de la versión 2 de los Documentos Tipo para licitación de obra pública de infraestructura de transporte, las consideraciones que se presentan a continuación están relacionadas con estos documentos, específicamente con el Documento Base.
La Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, en el concepto con radicado No. 4201912000004502 del 26 de julio de 2019, reiterado y desarrollado en los conceptos No. 4201912000004517 del 6 de julio de 2019, 4201912000004848 del 18 de julio de 2019, 4201912000005013 del 26 de julio de 2019, 4201913000005735 del 23 de agosto de 2019, 4201912000007550 del 6 de noviembre de 2019, 4201912000008398 del 30 de diciembre de 2019 y C-133 del 30 de marzo de 2020 se pronunció acerca de la presentación de ofertas en los procedimientos de contratación que aplican los Documentos Tipo. La tesis desarrollada se expone a continuación.
El Documento base de los Documentos Tipo señala, en el Capítulo II «ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA OFERTA», numeral 2.4 «CIERRE DEL PROCESO Y APERTURA DE OFERTAS», que los proponentes podrán presentar sus ofertas en SECOP I de forma presencial, señala el numeral en mención:
2.4. CIERRE DEL PROCESO Y APERTURA DE OFERTAS
[Incluir para los Procesos de Contratación adelantados por SECOP I]
Se entenderán recibidas por la Entidad las ofertas que a la fecha y hora indicada en el cronograma del Proceso de Contratación se encuentren en el lugar destinado para su recepción.
No serán tenidas como recibidas las ofertas que hayan sido radicadas o entregadas en otras dependencias de la Entidad.
Una vez vencido el término para presentar ofertas, la Entidad Estatal debe realizar la apertura del Sobre No. 1 en presencia de los Proponentes o veedores que deseen asistir y elaborar un acta de cierre en la cual conste la fecha y hora de recibo de las ofertas, indicando el nombre o razón social de los oferentes y sus representantes legales, conforme lo dispuesto en el artículo 2.2.1.1.2.2.5 del Decreto 1082 de 2015. La hora de referencia será la hora legal colombiana certificada por el Instituto Nacional de Metrología (utilizando para tal efecto la página web http://horalegal.inm.gov.co).
En el lugar y fecha señalada, en un acto público se realizará la apertura del Sobre No. 1 de todas las ofertas y tendrá la responsabilidad de hacerlo la [Dependencia de la Entidad encargada de abrir el sobre]. Una vez realizada la apertura, las propuestas son públicas y cualquier persona podrá consultarlas en el sitio o pedir copias, de conformidad con lo establecido en la Ley 1437 de 2011 y respetando la reserva de que gocen legalmente las patentes, procedimientos y privilegios.
De lo anterior, se levantará un acta que solo será suscrita por los funcionarios o contratistas de la Entidad que intervengan en la diligencia de cierre, en la cual se relacionará como información del Sobre 1 de cada oferta, el nombre de los Proponentes, si la carta de presentación fue incluida y está firmada; el número de la garantía de seriedad de la oferta que la acompaña; el número de folios y las observaciones correspondientes, así como los demás aspectos relevantes que considere la Entidad.
[…]
Se debe diferenciar la formalidad de «presentación» de la propuesta, regulada en el numeral 2.2 del Documento Base, del acto material de «entrega» y de «recepción»; y sobre estos últimos se referirá este concepto por ser el objeto de su consulta. En cuanto a la «entrega» física de la propuesta, el Documento Base, en el numeral 2.4, establece que debe cumplirse en la fecha, hora y lugar indicado por la entidad en el cronograma del procedimiento. Sin embargo, en este numeral no se establece que la oferta deba ser «recibida» por la entidad en la hora indicada, sino que siempre que la oferta se encuentre a la fecha y hora indicada en el lugar que la entidad señaló para recibir las ofertas, la oferta se entiende recibida, a pesar de que, por cualquier circunstancia, los funcionarios de la entidad no la hayan recibido por los trámites propios de radicación en la hora señalada en el cronograma del procedimiento.
La regla del numeral 2.4 citado dispone que la propuesta debe ser «entregada» en la fecha, hora y lugar definido en el «Anexo 2 – Cronograma» del procedimiento de contratación, y en caso de incumplimiento, como entregarse en otra dependencia, la propuesta se tendrá por no recibida. Este numeral no señala que si la oferta se «recibe» con posterioridad a la hora establecida no se tendrá en cuenta, sino que prevalece que se encuentre en el lugar, fecha y hora previstos para su «entrega» y «recepción», pero la hora de «recepción» no es relevante porque el Documento Base crea una regla de presunción en favor de los oferentes; y en ese sentido, existe una diferencia entre «entregar» y «recibir» como se ha destacado hasta el momento.
Lo anterior es así, ya que en los Documentos Tipo se prevén eventualidades que ocurren en la realidad de los procedimientos de selección, como la posibilidad de que la entidad estatal se demore en la radicación de las ofertas, o que los oferentes lleguen a entregar su propuesta a pocos minutos de finalizar el plazo señalado en el cronograma del procedimiento, y que por esto se supere la hora prevista para la recepción de las ofertas, teniendo en cuenta la complejidad de los procedimientos regulados por estos documentos al involucrar obras públicas de alto impacto por tratarse de infraestructura; por ende, para evitar que esas propuestas no sean tenidas en cuenta por una razón o por la otra, y privilegiando la pluralidad de oferentes, se fija la regla analizada, sin que pueda entenderse que los proponentes puedan desconocer lo señalado en el pliego de condiciones respecto de las circunstancias para «entregar» su propuesta, ya que la regla del numeral 2.4 permite que la entidad «reciba» la oferta con posterioridad pero no que el oferente la entregue extemporáneamente.
Por tanto, como no existe regla que establezca la obligatoriedad de «recibir» la propuesta a la hora señalada en el cronograma, sino que la obligación es que la oferta se encuentre y «entregue» en el lugar, fecha y hora señalados para su recepción, es posible que la oferta sea «recibida» por la entidad después de la hora señalada en el cronograma para su entrega por parte del contratista y para su recepción, sin que ello comporte el incumplimiento del contratista de «entregar» la oferta en las condiciones señaladas en el pliego de condiciones, o que la entidad no tenga en cuenta la oferta por esa razón.
Esto implica que la entidad estatal no debe rechazar o entender por no recibida la oferta después de la hora señalada para su «recepción» por la entidad, por cuanto el pliego regula este evento señalando como consecuencia que se presume que la oferta fue recibida si el oferente la «entrega» cumpliendo las condiciones del pliego. Adicionalmente, la entidad estatal no puede establecer causales de rechazo o reglas diferentes a las establecidas en los Documentos Tipo, de acuerdo con lo señalado en el artículo 2.2.1.2.6.1.4. del Decreto 1082 de 2015 adicionado por el Decreto 342 de 2019[1].
Ahora bien, como se estableció, la «recepción» de la propuesta por el funcionario encargado después de la hora señalada en el cronograma del procedimiento, por razones de los trámites de radicación, siempre que el proponente sí cumpla lo señalado en el cronograma y se encuentre haciendo la fila o esperando la atención del funcionario correspondiente, no genera por sí mismo el rechazo de la oferta, por cuanto esta consecuencia procede únicamente frente a los eventos establecidos en el numeral 1.15 del Documento Base. Sin embargo, si frente a las condiciones fijadas por la entidad estatal para la «entrega» y «recepción» de la propuesta, el proponente no la presenta o «entrega» en debida forma, es decir cumpliendo con lo señalado para la presentación de la propuesta, respecto de la hora, fecha y lugar, se configura la causal prevista en el literal U del numeral 1.15 que establece:
1.15 CAUSALES DE RECHAZO
Son causales de rechazo las siguientes:
(…)
U. Presentar la oferta extemporáneamente.
3. Respuesta
«[…] 2. Con respecto al tema del cierre, dice explícitamente: Se entenderán recibidas por la Entidad las ofertas que a la fecha y hora indicada en el cronograma del Proceso de Contratación se encuentren en el lugar destinado para su recepción.
»Esto da lugar a confusiones, pues una persona puede estar en el lugar indicado por ejemplo: Oficina de ventanilla única, a la hora del cierre, pero su radicación demora y se radica minutos más tarde, esto da lugar a descalificación del proponente? o se interpreta que por estar en el sitio ya se le debe recibir?»
Es diferente la «presentación» de la propuesta o su «entrega» a la «recepción» física por el funcionario de la entidad para los trámites de radicación, y el Documento Base de los Documentos Tipo no exige que la propuesta sea recibida por la entidad a la hora señalada en el cronograma, siendo posible que se reciba posteriormente siempre y cuando el proponente sí cumpla con lo señalado en el pliego respecto de la hora, lugar y fecha establecidos en el «Anexo 2 –Cronograma», so pena de tenerse por no recibida, de acuerdo con la regla del inciso 2 del numeral 2.4, o de que sea rechazada de acuerdo con el literal U del numeral 1.15.
Por lo tanto, si el proponente cumple con lo señalado en el «Anexo 2 –Cronograma», la propuesta se entiende «recibida», así la entidad aun no la haya radicado, y debe recibir la propuesta, sin que pueda ser rechazada, así se haya excedido la hora fijada en el pliego, ya que el proponente cumplió con la entrega pero por circunstancias diferentes la entidad no la recibió a tiempo. Situación diferente es la «entrega» de la propuesta, ya que en ese evento, si el proponente no cumple el cronograma del procedimiento, esta incurso en la causal del rechazo del literal U del numeral 1.15.
Este concepto tiene el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Atentamente,
Elaboró: | Ximena Ríos López Gestor T1-11 |
Revisó: | Cristian Andrés Díaz Díez Contratista, Subdirección de Gestión Contractual |
Aprobó: | Andrés Ricardo Mancipe González Subdirector de Gestión Contractual (E) |
Anexo: | 0 |
Decreto 1082 de 2015: «Artículo 2.2.1.2.6.1.4. Inalterabilidad de los Documentos Tipo. Las entidades estatales contratantes no podrán incluir o modificar dentro de los Documentos del Proceso las condiciones habilitantes, los factores técnicos y económicos de escogencia y los sistemas de ponderación distintos a los señalados en los Documentos Tipo». ↑