PRINCIPIO DE PUBLICIDAD, SECOP I y II, SECOP II, CONCEJOS MUNICIPALES, CIRCULAR EXTERNA NO.003

Texto del concepto

PRINCIPIO DE PUBLICIDAD – Democracia – Estado social de Derecho

Uno de los postulados más importantes de un Estado social y democrático de derecho es el principio de publicidad, pues este permite que las actuaciones de las autoridades gocen de visibilidad. En tal sentido, la filosofía política explica que la democracia “[…] es idealmente el gobierno de un poder visible, es decir, el gobierno cuyos actos se realizan ante el público y bajo la supervisión de la opinión pública”. El secreto generalizado en el ejercicio del poder político constituye, por el contrario, una negación de la democracia, porque dificulta la supervisión de las autoridades por parte de la sociedad civil y establece una barrera para la participación ciudadana.

Inspirada en esta concepción axiológica, la Constitución Política de 1991 consagra en varios artículos la publicidad como un principio rector del Estado colombiano. Entre los más destacados, puede mencionarse el 209, que afirma que la publicidad es uno de los principios que fundamentan el ejercicio de la función administrativa y el 74, que consagra la garantía de acceso a los documentos públicos que no gocen de reserva –y esta, además, es excepcional, pues solo procede si existe causal constitucional o legal expresa–. En tal perspectiva, la Corte Constitucional ha señalado que el principio de publicidad es la garantía que tienen las personas de conocer las actuaciones judiciales y administrativas.

SECOP I y II – Principio de Publicidad y Transparencia

[…] Aunque no existe norma expresa que indique la necesidad de adelantar una audiencia pública para la apertura de sobres dentro del proceso de selección abreviada de mínima cuantía, debe cumplirse la Circular Externa Única proferida por la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente. Esta indica que aquellos procesos que se adelanten mediante publicación en SECOP I requieren que la apertura de ofertas se realice en presencia de proponentes o veedores y la elaboración de un acta de cierre, mientras que los procesos adelantados en el SECOP II no requieren de dicha asistencia, pues la publicación de la lista de oferentes hace las veces de acta de cierre. Así mismo debe tenerse en cuenta que en la actualidad, por regla general, los procesos contractuales deben adelantarse en el SECOP II y, al tramitarse por esta plataforma, se podrá prescindir de la audiencia pública de selección.

SECOP I y II – Obligatoriedad

[…] la obligatoriedad de publicar la información contractual en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP II) está establecida por la Ley 1150 de 2007, lo cual se desarrolla en la Circular Externa No. 003 de 2024 de Colombia Compra Eficiente exigiendo a todas las entidades estatales, incluidas aquellas con regímenes contractuales especiales, la publicación de documentos relacionados con su actividad contractual en dicha plataforma. Esta obligación incluye todos los documentos generados durante las fases precontractual, contractual y postcontractual, como contratos, actos administrativos e información sobre los involucrados en el proceso. Esto tiene como objetivo garantizar la transparencia, el acceso público a la información y el control social sobre la contratación pública, permitiendo que la ciudadanía tenga acceso a los documentos en un sistema unificado y oficial, el SECOP II o la plataforma transaccional que haga sus veces en el futuro.

CONCEJOS MUNICIPALES ‒ Naturaleza jurídica

[…] los concejos municipales, a pesar de no estar enlistados en el artículo 2 de la Ley 80 de 1993 como entidades estatales, para el EGCAP, en consonancia con el artículo 110 del Estatuto Orgánico del Presupuesto, son Entidades Estatales, por lo que, estos están obligados a publicar toda su actividad contractual en el SECOP II.

CIRCULAR EXTERNA NO.003 – SECOP II – Obligatoriedad – Concejos Municipales

[…] esta Agencia expidió la “Circular Externa No.003” del 18 de septiembre de 2024 “con el propósito de emitir directrices sobre la obligatoriedad del SECOP II para la vigencia 2024 y primer semestre del 2025” dirigida a “Alcaldías Municipales (Administración central y descentralizada), Concejos Municipales y Personerías Municipales”. En esta circular, teniendo en cuenta lo contenido en los boletines trimestrales del sector TIC publicados por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones de Colombia correspondiente al estado de conectividad en todo el territorio nacional, específicamente respecto del porcentaje de penetración de internet fijo en los municipios del país, y teniendo en cuenta el análisis efectuado por la Subdirección de Estudios de Mercado y Abastecimiento Estratégico sobre el comportamiento histórico a nivel de procesos de contratación y valor total contratado en la plataforma SECOP I, esta agencia identificó las entidades estatales que ingresarán con uso obligatorio del SECOP II, establecidas en el anexo 1 de esta.

Bogotá D.C., 23 de enero de 2025

Señora

Marisol Graciano Orrego

marigraciano7@gmail.com

Peque, Antioquia

Estimada señora Marisol:

En ejercicio de la competencia otorgada por los artículos 3, numeral 5º, y 11, numeral 8º, del Decreto Ley 4170 de 2011, así como lo establecido en el artículo 4 de la Resolución 1707 de 2018 expedida por esta Entidad, la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente– responde su solicitud de consulta de fecha 9 de diciembre de 2024, en la cual manifiesta lo siguiente:

“[…] solicitamos claridad acerca de si esta entidad estatal debe realizar dichos procesos bajo los mismos lineamientos que otras entidades públicas, como la Alcaldía Municipal, utilizando la plataforma SECOP II para la publicación y gestión de los mismos. Esta consulta surge de la necesidad de garantizar el cumplimiento de las disposiciones establecidas en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, y demás normatividad vigente en materia de contratación pública.

[…]”.

De manera preliminar, resulta necesario acotar que esta entidad solo tiene competencia para responder consultas sobre la aplicación de normas de carácter general en materia de compras y contratación pública. En ese sentido, resolver casos particulares desborda las atribuciones asignadas por el legislador extraordinario, que no concibió a Colombia Compra Eficiente como una autoridad para solucionar problemas jurídicos particulares de todos los partícipes del sistema de compra pública. La competencia de esta entidad se fija con límites claros, con el objeto de evitar que la Agencia actúe como una instancia de validación de las actuaciones de las entidades sujetas a la Ley 80 de 1993 o de los demás participantes de la contratación pública. Esta competencia de interpretación de normas generales, por definición, no puede extenderse a la resolución de controversias, ni a brindar asesorías sobre casos puntuales.

Conforme lo expuesto, en aras de satisfacer el derecho fundamental de petición se resolverá su consulta dentro de los límites de la referida competencia consultiva, esto es, haciendo abstracción de las circunstancias particulares y concretas mencionadas en su petición, pero haciendo unas consideraciones sobre las normas generales relacionadas con el problema jurídico de su consulta.

1. Problema planteado:

De acuerdo con el contenido de su solicitud, esta Agencia resolverá el siguiente problema jurídico: ¿Un concejo municipal está obligado a publicar su actividad contractual en el SECOP II?

1. Respuesta:

1. Razones de la respuesta:

Lo anterior se sustenta en las siguientes consideraciones:

Uno de los postulados más importantes de un Estado Social y Democrático de Derecho es el principio de publicidad, pues este permite que las actuaciones de las autoridades gocen de visibilidad. La Constitución Política de 1991 consagra en varios artículos la publicidad como un principio rector del Estado colombiano. Entre los más destacados, puede mencionarse el 209, que afirma que la publicidad es uno de los principios que fundamentan el ejercicio de la función administrativa, y el artículo 74, que consagra la garantía de acceso a los documentos públicos que no gocen de reserva –y esta, además, es excepcional, pues solo procede si existe causal constitucional o legal expresa–. 

El principio de publicidad impone a las autoridades administrativas el deber de dar a conocer sus actos, contratos y decisiones para que se divulguen y eventualmente se controlen. Por ello, en la contratación estatal, el literal c) del artículo 3 de la Ley 1150 de 2007 establece el Sistema Electrónico para la Contratación Pública, en adelante SECOP, como un mecanismo que “contará con la información oficial de la contratación realizada con dineros públicos, para lo cual establecerá los patrones a que haya lugar y se encargará de su difusión a través de canales electrónicos”^[1].

Asimismo, de acuerdo con el literal g) del artículo 11 de la Ley 1712 de 2014, todos los destinatarios de la ley de transparencia deben garantizar la publicidad de “sus procedimientos, lineamientos, políticas en materia de adquisiciones y compras, así como todos los datos de adjudicación y ejecución de contratos, incluidos concursos y licitaciones”, y esta información también debe estar en el SECOP. El derecho de acceso a la información pública o de interés público permite a toda persona, sin necesidad de acreditar calidad, interés o condición particular, conocer la existencia de información pública, acceder a la misma y difundirla o publicarla, según su interés^[2]. En ese contexto, las Entidades Estatales, conforme al artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015, tienen la obligación de publicar en el SECOP “[…] los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición […]”.

En ese sentido, la interpretación sistemática de los preceptos del Decreto 1082 de 2015, de acuerdo con el principio de publicidad, inicialmente, indica que las Entidades Estatales tienen la obligación de publicar todos los documentos que expidan con ocasión del Proceso de Contratación, es decir que todos los documentos expedidos por la entidad durante las etapas precontractual, de ejecución y postcontractual deberán ser publicados en SECOP dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición, para cumplir el deber de publicidad regulado por el artículo 2.2.1.1.1.7.1. del Decreto 1082 de 2015.

Con el propósito de garantizar el cumplimiento del mencionado deber de publicidad, se le asignó a la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente, la función de administrar el SECOP^[3]. Dicha plataforma ha tenido dos versiones, esto es, el SECOP I y el SECOP II. La primera versión de la plataforma –SECOP I–, sólo funciona como medio de publicidad, es decir, no es transaccional, lo que significa que el procedimiento contractual ocurre fuera de la plataforma y a través de un expediente físico en la entidad, pero las actuaciones y los documentos se convierten en electrónicos para ser cargados a la plataforma, por quien tenga la función dentro de la entidad, de acuerdo con su organización interna.

En cambio, el SECOP II, es una plataforma transaccional que permite gestionar en línea los procedimientos de contratación, con cuentas y usuarios asociados a estas, para las entidades y los proveedores, y vista pública para cualquier interesado en hacer seguimiento a la contratación pública. Desde sus cuentas, las entidades crean, evalúan y adjudican procedimientos de contratación, y gestionan la fase de ejecución del contrato. Los proveedores pueden hacer comentarios a los documentos del procedimiento, presentar ofertas y seguir el procedimiento de selección en línea.

Sin embargo, pese a que los documentos que deben publicarse en el SECOP II corresponden a los mismos que deben publicarse en el SECOP I, esto es, todos los expedidos con ocasión el Proceso de Contratación con excepción de los expresamente excluidos, la naturaleza transaccional del SECOP II implica que los procesos contractuales no sólo deban ser publicados mediante esta plataforma, sino también gestionados a través de ella, al consistir la mayoría de los hitos contractuales en documentos y actuaciones electrónicas generadas en tiempo real, de tal manera que el proceso contractual avanza en la medida en la que se generen y aprueben estos documentos y actuaciones electrónicas en la plataforma. Esto a diferencia de los procesos publicados en el SECOP I, en los que primero se generan los documentos escritos y luego se publican en la plataforma dentro del plazo de tres (3) días previsto en el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015.

En consonancia con la obligación explicada anteriormente, esta Agencia expidió la “Circular Externa No.003”^[4] del 18 de septiembre de 2024 “con el propósito de emitir directrices sobre la obligatoriedad del SECOP II para la vigencia 2024 y primer semestre del 2025” dirigida a “Alcaldías Municipales (Administración central y descentralizada), Concejos Municipales y Personerías Municipales”. En esta circular, teniendo en cuenta lo contenido en los boletines trimestrales del sector TIC^[5] publicados por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones de Colombia correspondiente al estado de conectividad en todo el territorio nacional, específicamente respecto del porcentaje de penetración de internet fijo^[6] en los municipios del país, y teniendo en cuenta el análisis efectuado por la Subdirección de Estudios de Mercado y Abastecimiento Estratégico sobre el comportamiento histórico a nivel de procesos de contratación y valor total contratado en la plataforma SECOP I, esta agencia identificó las entidades estatales que ingresarán con uso obligatorio del SECOP II, establecidas en el anexo 1^[7] de esta.

Cabe resaltar que este listado se estableció teniendo en cuenta las condiciones técnicas mínimas^[8] que deben garantizar las entidades estatales para garantizar una efectiva transición hacia los sistemas transaccionales como lo es el SECOP II.

Con base en lo explicado, en la mencionada circular se establecen las siguientes directrices dirigidas a las entidades enlistadas en el anexo 1:

“[…]

1. Los procesos de contratación de las entidades estatales relacionadas en el Anexo No. 1 de esta Circular Externa deberán gestionarse, exclusivamente en el SECOP II. La medida aplica para todas las modalidades de selección del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública (licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos, contratación directa y contratación de mínima cuantía). Así mismo, es aplicable para los procesos que cuenten con un régimen especial de contratación, así como la publicación del Plan Anual de Adquisiciones de 2024 y 2025 con sus modificaciones o actualizaciones, respectivamente.
2. Están exceptuados de la medida las asociaciones público–privadas-APP- de que trata la Ley 1508 de 2012 y demás normas complementarias, los contratos donde existan más de dos partes, los concursos de arquitectura y la enajenación de bienes a título gratuito, los cuales deberán publicarse a través del SECOP I.
3. La obligatoriedad aplicará de acuerdo con la distribución relacionada en el Anexo No. 1 de la presente Circular Externa teniendo en cuenta las entidades ingresarán a partir del 31 de octubre, 31 de diciembre de 2024, 01 de marzo y 01 de mayo de 2025, respectivamente.
4. Todos los procesos de contratación publicados en el SECOP I antes del 1 de noviembre de 2024, 01 de enero, 01 marzo y 01 mayo de 2025 por parte de las entidades estatales que correspondan de acuerdo con la distribución del Anexo No. 1, podrán continuar siendo gestionados en esta plataforma.
5. Se les suspenderá la opción de publicar nuevos procesos en el SECOP I a las entidades estatales que ingresan con uso obligatorio del SECOP II en el 2024 y 2025 a partir de las fechas mencionadas anteriormente.

Antes de la fecha de inicio de publicación en SECOP II las entidades que hayan adelantado procesos de contratación, están en la obligación de cumplir con el deber de publicidad en el SECOP I de los documentos expedidos en virtud de la gestión contractual que se desprende del artículo 3 de la Ley 1150 de 2007, regulado por el artículo 2.2.1.1.1.7.1. del Decreto 1082 de 2015, el cual establece que las entidades estatales están obligadas a publicar los documentos y los actos administrativos del proceso de contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición.

Así las cosas, para dar publicidad a los contratos que hayan sido expedidos por lo menos tres (3) días antes de la fecha de entrada en vigencia de la obligatoriedad y, en cumplimiento de lo preceptuado en el artículo 2.2.1.1.1.7.1. del Decreto 1082 de 2015, las entidades relacionadas en el Anexo No. 1 deberán solicitar la habilitación del SECOP I mediante un oficio firmado por el ordenador del gasto, a través del canal de PQRSD^[9] a la ANCP–CCE, relacionando la cantidad de contratos y los días que requieren la habilitación para dar cumplimiento a la publicación de la información relacionada con su contratación.”

Estas directrices, establecidas en desarrollo de la competencia de esta Agencia para promover las mejores prácticas en la gestión contractual del Estado con el fin de lograr una mayor eficiencia, transparencia y optimización de los recursos públicos, se emiten a modo de reglamento para la transición de las Alcaldías, Concejos y Personerías Municipales hacia el uso del SECOP II en virtud de la obligación establecida por la Ley 1150 de 2007. Esto tiene como objetivo garantizar la transparencia, el acceso público a la información y el control social sobre la contratación pública, permitiendo que la ciudadanía tenga acceso a los documentos en un sistema unificado y oficial, el SECOP II o la plataforma transaccional que haga sus veces en el futuro.

Finalmente, es menester resaltar que los concejos municipales, a pesar de no estar enlistados en el artículo 2 de la Ley 80 de 1993 como entidades estatales, para el EGCAP, en consonancia con el artículo 110 del Estatuto Orgánico del Presupuesto, son Entidades Estatales, por lo que, estos están obligados a publicar toda su actividad contractual en el SECOP II.

1. Referencias normativas, jurisprudenciales y otras fuentes:

1. Doctrina de la Agencia Nacional de Contratación Pública:

Sobre el Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP, esta Subdirección se ha referido en los Conceptos CU-367 del 23 de julio de 2020, reiterado en los conceptos: C−433 de 24 de julio de 2020, C−468 del 24 de julio de 2020, C−474 de 24 de julio de 2020, C−488 del 28 de julio de 2020, C−544 del 21 de agosto de 2020, C−575 del 27 de agosto de 2020, C−643 del 26 de octubre de 2020, C−661 del 17 de noviembre de 2020, C-094 del 13 de abril de 2021, C−068 del 22 de abril de 2021, C-185 del 29 de abril de 2021, C-472 del 6 de septiembre de 2021, C-804 de 2024, y C-906 del 27 de diciembre de 2024, entre otros. Estos y otros conceptos se encuentran disponibles para consulta en el Sistema de relatoría de la Agencia, al cual se puede acceder a través del siguiente enlace: https://relatoria.colombiacompra.gov.co/busqueda/conceptos.

Nos complace informarte que ya están disponibles las nuevas versiones de los Documentos Tipo para Infraestructura de Transporte, recuerda que es de obligatoria observancia por TODAS las entidades sometidas al EGCAP y entidades de régimen especial, con las excepciones de ley:

• Documentos tipo para los procesos de selección de interventoría de obra pública de infraestructura de transporte – versión 3: 03. Documentos tipo para los procesos de selección de interventoría de obra pública de infraestructura de transporte – versión 3 | Colombia Compra Eficiente | Agencia Nacional de Contratación Pública
• Documentos tipo para los procesos de selección de consultoría de obra pública de infraestructura de transporte – versión 2: 02. Documentos tipo para los procesos de selección de consultoría de obra pública de infraestructura de transporte – versión 2. | Colombia Compra Eficiente | Agencia Nacional de Contratación Pública

También, te contamos que ya publicamos la nueva Guía de Contratación Pública Sostenible y Socialmente Responsable. Esta guía es un instrumento clave para integrar buenas prácticas en la contratación estatal, promoviendo los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) a través de criterios y obligaciones ambientales y sociales en todas las etapas del proceso. Puede consultar la guía en el siguiente enlace: Guía de Contratación Pública Sostenible y Socialmente Responsable | Colombia Compra Eficiente | Agencia Nacional de Contratación Pública

Por último, lo invitamos a seguirnos en las redes sociales en las cuales se difunde información institucional:

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LinkedIn: Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente Instagram: @colombiacompraeficiente_cce

Este concepto tiene el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y las expresiones aquí utilizadas con mayúscula inicial deben ser entendidas con el significado que les otorga el artículo 2.2.1.1.1.3.1. del Decreto 1082 de 2015.

Atentamente,

1. Ley 1150 de 2007: “Artículo 3. De conformidad con lo dispuesto en la Ley 527 de 1999, la sustanciación de las actuaciones, la expedición de los actos administrativos, los documentos, contratos y en general los actos derivados de la actividad precontractual y contractual, podrán tener lugar por medios electrónicos. Para el trámite, notificación y publicación de tales actos, podrán utilizarse soportes, medios y aplicaciones electrónicas. Los mecanismos e instrumentos por medio de los cuales las entidades cumplirán con las obligaciones de publicidad del proceso contractual serán señalados por el Gobierno Nacional.

   Lo anterior, sin perjuicio de las publicaciones previstas en el numeral 3 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993.

   Con el fin de materializar los objetivos a que se refiere el inciso anterior, el Gobierno Nacional desarrollará el Sistema Electrónico para la Contratación Pública, Secop, el cual:

   […]

   c) Contará con la información oficial de la contratación realizada con dineros públicos, para lo cual establecerá los patrones a que haya lugar y se encargará de su difusión a través de canales electrónico”. ↑

2. Corte Constitucional. Sentencia C‒274 de 9 de mayo de 2013. M.P. María Victoria Calle Correa. ↑

3. Decreto 4170 de 2011: “Artículo 3. Funciones: La Agencia Nacional de Contratación Pública –Colombia Compra Eficiente– ejercerá las siguientes funciones: [...]

   8. Desarrollar y administrar el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP) o el que haga sus veces, y gestionar nuevos desarrollos tecnológicos en los asuntos de su competencia, teniendo en cuenta los parámetros fijados por el Consejo Directivo.[...]”. ↑

4. Disponible en: https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_circulares/circular-externa_no._003_-_obligatoriedad_secop_ii_2024-2025.pdf ↑

5. Boletines trimestrales del sector TIC. Disponible en: https://colombiatic.mintic.gov.co/679/w3-channel.html ↑

6. El porcentaje de penetración de internet fijo es un insumo que permite tener un panorama general sobre el acceso a internet en los municipios del país que pueden implementar la plataforma transaccional SECOP ll. ↑

7. Disponible en: https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_circulares/anexo_no._1_circular_externa_de_obligatoriedad_2024-2025.pdf ↑

8. […] las entidades estatales deben garantizar las condiciones técnicas mínimas, así como, contar con disponibilidad y calidad de conectividad con un ancho de banda superior o igual a los 10 Mbps (Megabits por Segundo – Mbps-) de internet dedicado teniendo en cuenta un uso exclusivo. ↑

9. Canal PQRSD https://pqrs.colombiacompra.gov.co/index.html#/home ↑