ACCESO A DOCUMENTACIÓN PÚBLICA, SECOP, DATOS SENSIBLES

Texto del concepto

CCE-DES-FM-17

ACCESO A DOCUMENTACIÓN PÚBLICA – Derecho fundamental – Transparencia – Información contractual

Por otro lado, el artículo 74 de la Constitución Política establece que «Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley». Esta disposición constitucional consagra el derecho fundamental de acceso a la información y a la documentación pública, salvo causal de reserva expresamente prevista en la Ley. Este derecho fue regulado en la Ley 1712 de 2014, conocida como Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional. Dicha Ley establece el deber de divulgación proactiva de la información e indica que las entidades estatales deben publicar su información contractual –artículos 9, literales c, e y f; 10 y 11, literal g–. Tales artículos son reglamentados por los artículos 2.1.1.2.1.5 a 2.1.1.2.1.10 del Decreto 1081 de 2015, los cuales, en concordancia con artículo 3 de la Ley 1150 de 2007, aluden al deber de las entidades estatales de publicar su información contractual en el SECOP.

SECOP – Deber de publicación – Alcance – Información contractual

De todos modos, el análisis del deber de publicidad no se puede limitar al estudio del Decreto 1082 de 2015 y el artículo 3 de la ley 1150 de 2007, pues tanto la Ley 1712 de 2014 como el Decreto 1081 de 2015, no solo refuerzan y complementan al régimen de contratación estatal en cuanto a la publicidad, sino que lo amplían, para incluir la publicación de los «procedimientos» y la información relativa a la «gestión contractual», sin el condicionamiento de tratarse exclusivamente de los Documentos del Proceso expedidos por la «entidad estatal».

[…] Por ende, al establecerse la obligación de publicar los «procedimientos» y la «información de la gestión contractual» en el SECOP, se incorpora una visión omnicomprensiva de la actividad contractual que debe publicarse, comoquiera que la noción de procedimiento debe asimilarse a la de Proceso de Contratación, lo que implica que la publicación que corresponde a las entidades estatales, como sujetos obligados en el marco de la Ley 1712 de 2014, se extienda a todo el desarrollo del procedimiento, desde la etapa de planeación hasta el vencimiento de las garantías, incluyendo cada actuación que se produzca en ese lapso.

DATOS SENSIBLES – Reserva – Excepción – SECOP.

Cuando el documento contractual tenga información sensible, clasificada o reservada, para proteger la información, las autoridades deben abstenerse de publicar en el SECOP la información que tiene protección especial, tal como sucede con el contenido de la hoja de vida que involucre información relacionada con los derechos a la privacidad e intimidad de las personas , situación que podría materializarse en lo descrito en la petición, pues podría suceder que parte información contenida en la hoja de vida del SIGEP o sus anexos esté relacionada con la intimidad y privacidad del contratista.

[…] Sin embargo, de acuerdo con el segundo inciso del artículo 25 de la Ley 1437 de 2011 «La restricción por reserva legal no se extenderá a otras piezas del respectivo expediente o actuación que no estén cubiertas por ella». Por ello, la entidad estatal deberá excluir del documento entregado por el proponente en el procedimiento contractual la información que contenga datos sensibles, clasificados o reservados, para no divulgarla, pero debe publicar las demás piezas de la oferta o los apartados que no gozan de reserva o que no están protegidos por las disposiciones de habeas data. En consecuencia, la entidad contratante al momento de recibir información sujeta a reserva legal o cuyo contenido involucre datos sensibles, deberá abstenerse de publicarlos en el SECOP y por consiguiente tendrá que incorporarlos en un cuaderno separado en los términos del tercer inciso del artículo 36 del CPACA.

Bogotá D.C., 08/03/2021

N° Radicado: RS20210308001696

Señor

Nelson Ferney Romero Segura

Villavicencio, Meta

Concepto C – 048 de 2021

Estimado señor Romero,

En ejercicio de la competencia otorgada por los artículos 11, numeral 8º, y 3º, numeral 5º, del Decreto Ley 4170 de 2011, la Agencia Nacional de Contratación Pública―Colombia Compra Eficiente responde su consulta del 25 de enero de 2021.

1. Problemas planteados

Usted realiza las siguientes preguntas: i) «[…] ¿se debe publicar la hoja de vida del SIGEP junto con sus anexos CC, tarjeta profesional, ¿experiencia y demás al (sic) SECOP?» y ii) «en caso de ser negativa o afirmativa la respuesta, ¿cual seria la normatividad aplicable a cada caso?» [sic].

1. Consideraciones

La Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente ha tenido la oportunidad de estudiar en diversas ocasiones los temas relacionados con el deber de publicidad de las entidades estatales en los procesos de contratación y los límites derivados de la protección de los datos sensibles de la persona que contrata con el Estado. Así, en los conceptos C-046 del 19 de febrero de 2020, C-095 del 16 de marzo de 2020, C-197 del 26 de marzo de 2020, C-170 del 6 de abril de 2020, C-172 del 6 de abril de 2020, C-176 del 6 de abril de 2020, C-009 del 27 de abril de 2020, C-009 del 27 de abril de 2020 y C-015 del 29 de abril de 2020, se analizó la importancia del SECOP I y SECOP II el SECOP como medios de publicidad de las actuaciones contractuales y cuales son los documentos contractuales que deben publicarse en las referidas plataformas. Dichas ideas se unificaron en el concepto CU-367 del 23 de julio de 2020, que se reitera en esta ocasión. Por otro lado, en el concepto C-672 del 11 de noviembre de 2020 esta Subdirección explicó que los datos sensibles constituyen límites al deber de divulgación proactiva de la información en la contratación estatal, posición que también será reiterada en el presente concepto.

2.1. Principio de publicidad y acceso a la información pública en la contratación estatal

El principio de publicidad, consagrado en el artículo 209 superior, impone a las autoridades administrativas el deber de dar a conocer sus actos, contratos y decisiones, para que se divulguen y eventualmente se controlen las actuaciones. Conforme ha manifestado, la Corte Constitucional, el principio de publicidad es la garantía que tienen las personas de conocer las actuaciones judiciales y administrativas y con base en ese conocimiento tener la posibilidad de exigir que se surtan conforme a la ley^[1]. En el ámbito de la contratación estatal, el principio de publicidad ha sido desarrollado por artículo el artículo 3 de la Ley 1150 de 2007, en cuyo literal c) se establece que el Sistema Electrónico para la Contratación Pública –SECOP– «contará con la información oficial de la contratación realizada con dineros públicos, para lo cual establecerá los patrones a que haya lugar y se encargará de su difusión a través de canales electrónicos», lo que supone un deber de dar publicidad a la actividad contractual pública, el cual ha sido reglamentado por el artículo 2.2.1.1.1.7.1. del Decreto 1082 de 2015.

Por otro lado, el artículo 74 de la Constitución Política establece que «Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley». Esta disposición constitucional consagra el derecho fundamental de acceso a la información y a la documentación pública, salvo causal de reserva expresamente prevista en la Ley. Este derecho fue regulado en la Ley 1712 de 2014, conocida como Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional. Dicha Ley establece el deber de divulgación proactiva de la información e indica que las entidades estatales deben publicar su información contractual –artículos 9, literales c, e y f; 10 y 11, literal g–. Tales artículos son reglamentados por los artículos 2.1.1.2.1.5 a 2.1.1.2.1.10 del Decreto 1081 de 2015, los cuales, en concordancia con artículo 3 de la Ley 1150 de 2007, aluden al deber de las entidades estatales de publicar su información contractual en el SECOP ^[2].

De otra parte, la Ley 1712 de 2014 identifica como principios que orientan el derecho de acceso a la información pública los de máxima publicidad y transparencia en la información. El principio de máxima publicidad establece que «toda información en posesión, bajo control o custodia de un sujeto obligado es pública y no podrá ser reservada o limitada sino por disposición constitucional o legal»^[3]. El principio de transparencia en la información alude al deber de los sujetos de proporcionar y facilitar el acceso a la misma en los términos más amplios posibles, y a través de los medios y procedimientos que establezca la ley^[4].

La ley citada establece, en el literal e) del artículo 9, que los sujetos obligados–que son todas las entidades públicas^[5]–, deben publicar la información relativa a su contratación. Esta obligación fue en principio desarrollada por el Decreto 103 de 2015, hoy compilado en el Decreto Único Reglamentario 1081 de 2015^[6], el cual dispuso que la publicación de la información contractual de los sujetos obligados, que contratan con cargo a recursos públicos, debe hacerse en el Sistema Electrónico de Contratación Pública –SECOP–.

Asimismo, de acuerdo con el literal g) del artículo 11 de la misma Ley, todos los destinatarios de la ley de transparencia deben garantizar la publicidad de «sus procedimientos, lineamientos, políticas en materia de adquisiciones y compras, así como todos los datos de adjudicación y ejecución de contratos, incluidos concursos y licitaciones», y esta información también debe estar en el SECOP.

Por otro lado, del artículo 3 de la Ley 1150 de 2007 se desprende un deber de publicar las actuaciones contractuales, el cual implica que todas las entidades estatales, publiquen los documentos en los que se evidencia el desarrollo de sus procesos de contratación. Esto, comoquiera que el objetivo del deber de dar publicidad a las actuaciones contractuales es materializar el derecho a conocer e intervenir de las decisiones de la Administración Pública.

Ahora bien, las entidades estatales, conforme al artículo 2.2.1.1.1.7.1. del Decreto 1082 de 2015, tienen la obligación de publicar en el SECOP «[…] los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición […]». La expresión Documentos del Proceso está definida en el artículo 2.2.1.1.1.3.1. del Decreto 1082 de 2015, donde se establece que: «son: (a) los estudios y documentos previos; (b) el aviso de convocatoria; (c) los pliegos de condiciones o la invitación; (d) las adendas; (e) la oferta; (f) el informe de evaluación; (g) el contrato; y cualquier otro documento expedido por la Entidad Estatal durante el Proceso de Contratación».

No obstante, los documentos referidos en el artículo 2.2.1.1.1.3.1. del Decreto 1082 de 2015 no son los únicos que deben publicarse, pues la lista de documentos mencionados no es taxativa, sino enunciativa, pues el mismo artículo define los Documentos del proceso como «cualquier otro documento expedido por la Entidad Estatal durante el Proceso de Contratación». A su vez, el mismo artículo define la expresión Proceso de Contratación como el «Conjunto de actos y actividades, y su secuencia, adelantadas por la Entidad Estatal desde la planeación hasta el vencimiento de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes o el vencimiento del plazo, lo que ocurra más tarde». 

Nótese que la norma hace referencia a los documentos «expedidos por la entidad estatal» durante el proceso de contratación, excluyendo de la noción de Documentos del Proceso los expedidos por un sujeto distinto a la entidad, salvo la oferta, la cual se incluye expresamente en el artículo 2.2.1.1.1.3.1. Por lo tanto, en un principio, se podría concluir que la hoja de vida del SIGEP junto con sus anexos no se tendría que publicar en el SECOP, pues se trata de un documento que no es elaborado por la entidad contratante.

De todos modos, el análisis del deber de publicidad no se puede limitar al estudio del Decreto 1082 de 2015 y el artículo 3 de la ley 1150 de 2007, pues tanto la Ley 1712 de 2014 como el Decreto 1081 de 2015, no solo refuerzan y complementan al régimen de contratación estatal en cuanto a la publicidad, sino que lo amplían, para incluir la publicación de los «procedimientos» y la información relativa a la «gestión contractual», sin el condicionamiento de tratarse exclusivamente de los Documentos del Proceso expedidos por la «entidad estatal».

Además, si se hace una interpretación sistemática de dichas disposiciones, en el entendido de que la finalidad de estas es desarrollar importantes principios de la transparencia y acceso a la información pública, como los de máxima publicidad para un titular universal^[7], transparencia, facilitación y divulgación proactiva de la información^[8], se entiende que «se amplía el alcance de los documentos que deben publicarse en el SECOP para garantizar mayor transparencia, permitiendo que la ciudadanía conozca con detalle y actualidad el desarrollo de la gestión contractual de la Administración, fomentándose en la contratación pública estándares altos de transparencia»^[9].

Por ende, al establecerse la obligación de publicar los «procedimientos» y la «información de la gestión contractual» en el SECOP, se incorpora una visión omnicomprensiva de la actividad contractual que debe publicarse, comoquiera que la noción de procedimiento debe asimilarse a la de Proceso de Contratación, lo que implica que la publicación que corresponde a las entidades estatales, como sujetos obligados en el marco de la Ley 1712 de 2014, se extienda a todo el desarrollo del procedimiento, desde la etapa de planeación hasta el vencimiento de las garantías, incluyendo cada actuación que se produzca en ese lapso.

Esto quiere decir que las entidades estatales, además de los documentos y actos administrativos ­­–de trámite o definitivos– que expiden durante los procedimientos de contratación, deben publicar los documentos que los impulsan y materializan, incluso los que no produce la entidad, pero que hacen parte del procedimiento. Esto quiere decir que se deben publicar documentos e información como las observaciones formuladas por la ciudadanía al proyecto de pliego de condiciones, o por los proponentes al informe de evaluación, aclaraciones a las ofertas realizadas por los oferentes, y cualquier otra actuación que a pesar de no tener origen en la entidad estatal, hace parte del desarrollo del Proceso de Contratación, y que por disposición de la Ley de transparencia y acceso a la información pública, debe publicar la entidad de manera proactiva.

Esto lleva a entender que, en el marco de contratos de prestación de servicios con entidades estatales, la hoja de vida del SIGEP junto con sus anexos deberá ser publicada en el SECOP, toda vez que obedece a la noción de Documento del Proceso aquí precisada. Esto comoquiera que, si bien no es expedida por la entidad, es un documento que hace parte del desarrollo del Proceso de Contratación que, de conformidad con el artículo 2.2.17.10 del Decreto 1083 de 2015, cumple la función de servir como «[…] instrumento para la obtención estandarizada de datos sobre el personal que presta sus servicios a las entidades y a los organismos del sector público […]»^[10], constituyéndose en un documento importante para la celebración del contrato, el cual deberá publicarse para garantizar la transparencia y el acceso a la información del proceso de contratación.

Sin embargo, en el evento en el que la hoja de vida o sus anexos contengan datos sensibles o información reservada, la entidad no podrá publicar este tipo de información sino deberá darle un tratamiento diferente, pues de lo contrario vulneraría otras normas de carácter imperativo como se explicará en el siguiente acápite.

2.2. Los datos sensibles como límites al deber de divulgación proactiva de la información en la contratación estatal. Habeas data y política de transparencia

Sin perjuicio de lo expresado en el numeral anterior, vale la pena aclarar que el cumplimiento del deber de publicación de la documentación contractual debe armonizarse con las normas aplicables al tipo de información que estas contienen. Lo anterior significa que, respecto de datos sensibles, información sometida a reserva o de la cual proceda un tratamiento especial que impida su publicidad, las entidades deberán proceder de conformidad con el tratamiento que impongan tales normas, absteniéndose, de ser el caso, de publicar Documentos del Proceso, o las partes pertinentes en las que se evidencie este tipo de información. Para dichos eventos, la plataforma SECOP II, antes de publicar las ofertas, brinda a las entidades la opción de calificar dicha información como confidencial, lo cual impide que los documentos se publiquen.

En otras palabras, por más de que el artículo 74 de la Constitución establezca que la información pública debe ser dada a conocer a la ciudadanía y así los documentos que hagan parte de la actividad contractual puedan catalogarse, prima facie, como información pública, cuando dicha documentación contenga datos sensibles, operan algunas restricciones a su publicidad. Sin embargo, esto no necesariamente convierte el documento completo en reservado, es decir, en un documento que no puede publicarse.

El enunciado constitucional, en armonía con los artículos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014 y los artículos 24 y 25 de la Ley 1437 de 2011, establecen que el derecho de acceso a la información o documentación pública no es absoluto, sino que puede exceptuarse cuando se configuren causales de reserva. Así mismo, hay información que goza de protección especial y no puede divulgarse. La información pública que contiene datos semiprivados o privados, definidos en los literales g) y h) del artículo 3° de la Ley 1266 de 2008, clasificados o reservados, según los artículos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014, o datos personales o sensibles, según lo previsto en los artículos 3° y 5° de la Ley 1581 de 2012 y en el numeral 3° del artículo 3° del Decreto 1377 de 2013, solo podrá divulgarse según las reglas establecidas en dichas normas. Pero esto no quiere decir que todo el documento se convierta en reservado, sino que se debe proceder como se indica a continuación.

Cuando el documento contractual tenga información sensible, clasificada o reservada, para proteger la información, las autoridades deben abstenerse de publicar en el SECOP la información que tiene protección especial, tal como sucede con el contenido de la hoja de vida que involucre información relacionada con los derechos a la privacidad e intimidad de las personas^[11], situación que podría materializarse en lo descrito en la petición, pues podría suceder que parte información contenida en la hoja de vida del SIGEP o sus anexos esté relacionada con la intimidad y privacidad del contratista.

Sin embargo, de acuerdo con el segundo inciso del artículo 25 de la Ley 1437 de 2011 «La restricción por reserva legal no se extenderá a otras piezas del respectivo expediente o actuación que no estén cubiertas por ella». Por ello, la entidad estatal deberá excluir del documento entregado por el proponente en el procedimiento contractual la información que contenga datos sensibles, clasificados o reservados, para no divulgarla, pero debe publicar las demás piezas de la oferta o los apartados que no gozan de reserva o que no están protegidos por las disposiciones de habeas data. En consecuencia, la entidad contratante al momento de recibir información sujeta a reserva legal o cuyo contenido involucre datos sensibles, deberá abstenerse de publicarlos en el SECOP y por consiguiente tendrá que incorporarlos en un cuaderno separado en los términos del tercer inciso del artículo 36 del CPACA^[12].

1. Respuesta

«Teniendo de presente la ley de protección de datos personales, pero al mismo tiempo la Ley 1712 de 2014, y conceptos de Colombia Compra Eficiente en los cuales establece que: "La Entidad Estatal está obligada a publicar en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación." en (sic) base al articulo 2.2.1.1.1.3.1 del Decreto 1082 de 2015; i) «se (sic) debe publicar la hoja de vida del SIGEP junto con sus anexos CC, tarjeta profesional, ¿experiencia y demás al (sic) SECOP?» y ii) «en (sic) caso de ser negativa o afirmativa la respuesta, ¿cual (sic) seria (sic) la normatividad aplicable a cada caso?»

De conformidad con lo expuesto, teniendo en cuenta las disposiciones establecidas en el artículo 3 de la ley 1150 de 2007, el artículo 2.2.1.1.1.7.1. del Decreto 1082 de 2015, la Ley 1712 de 2014 y el Decreto 1081 de 2015, la hoja de vida del SIGEP junto con los documentos que soportan la información contenida deberán publicarse en el SECOP. Esto se debe a que este documento tiene la utilidad de servir como fuente de información para que la ciudadanía pueda conocer sobre la idoneidad de la persona que para ejecutar el contrato estatal y en esta medida se garantice la transparencia y el acceso a la información del proceso de contratación.

Lo anterior sin perjuicio de que en el evento en el que la hoja de vida o sus anexos contengan datos sensibles o información reservada, la entidad estatal deba abstenerse de publicar en el SECOP dicha información. A los documentos que contengan tal información, se les deberá dar el tratamiento indicado en el artículo 36 del CPACA, que señala que deben ser incluidos en cuaderno separado.

Atentamente,

1. Al respecto ha dicho la Corte Constitucional: «El principio de publicidad se encuentra consagrado en el artículo 209 de la Constitución Política, que señala que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento entre otros, en el «principio de publicidad», el cual se evidencia en dos dimensiones.

   »La primera de ellas, como el derecho que tienen las personas directamente involucradas, al conocimiento de las actuaciones judiciales y administrativas, la cual se concreta a través de los mecanismos de comunicación y la segunda, como el reconocimiento del derecho que tiene la comunidad de conocer las actuaciones de las autoridades públicas y, a través de ese conocimiento, a exigir que ellas se surtan conforme a la ley». Sentencia C- 341 del 4 de junio de 2014. M. P. Mauricio González Cuervo ↑

2. Corte Constitucional. Sentencia C- 341 del 4 de junio de 2014. M. P. Mauricio González Cuervo. ↑

3. Ley 1712 de 2014: «Artículo 2°.Principio de máxima publicidad para titular universal. Toda información en posesión, bajo control o custodia de un sujeto obligado es pública y no podrá ser reservada o limitada sino por disposición constitucional o legal, de conformidad con la presente ley». ↑

4. Ley 1712 de 2014 «Artículo 3°. Otros principios de la transparencia y acceso a la información pública. En la interpretación del derecho de acceso a la información se deberá adoptar un criterio de razonabilidad y proporcionalidad, así como aplicar los siguientes principios:

   […]

   »Principio de transparencia. Principio conforme al cual toda la información en poder de los sujetos obligados definidos en esta ley se presume pública, en consecuencia de lo cual dichos sujetos están en el deber de proporcionar y facilitar el acceso a la misma en los términos más amplios posibles y a través de los medios y procedimientos que al efecto establezca la ley, excluyendo solo aquello que esté sujeto a las excepciones constitucionales y legales y bajo el cumplimiento de los requisitos establecidos en esta ley. […]».

   ↑

5. Ley 1712 de 2014: «Artículo 5. Ámbito de aplicación. Las disposiciones de esta ley serán aplicables a las siguientes personas en calidad de sujetos obligados:

   »a) Toda entidad pública, incluyendo las pertenecientes a todas las Ramas del Poder Público, en todos los niveles de la estructura estatal, central o descentralizada por servicios o territorialmente, en los órdenes nacional, departamental, municipal y distrital». Obsérvese que este artículo no efectúa distinción alguna sobre el régimen jurídico aplicable a los sujetos obligados. ↑

6. «Artículo 2.1.1.2.1.7. Publicación de la información contractual. De conformidad con el literal (c) del artículo 3° de la Ley 1150 de 2007, el sistema de información del Estado en el cual los sujetos obligados que contratan con cargo a recursos públicos deben cumplir la obligación de publicar la información de su gestión contractual es el Sistema Electrónico para la Contratación Pública [SECOP]

   […].

   »Los sujetos obligados que contratan con recursos públicos y recursos privados, deben publicar la información de su gestión contractual con cargo a recursos públicos en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública [SECOP]». ↑

7. Ley 1712 de 2014 «Artículo 2°. Principio de máxima publicidad para titular universal. Toda información en posesión, bajo control o custodia de un sujeto obligado es pública y no podrá ser reservada o limitada sino por disposición constitucional o legal, de conformidad con la presente ley». ↑

8. Ley 1712 de 2014 «Artículo 3°.Otros principios de la transparencia y acceso a la información pública. En la interpretación del derecho de acceso a la información se deberá adoptar un criterio de razonabilidad y proporcionalidad, así como aplicar los siguientes principios: 

    

      […] 

      »Principio de facilitación. En virtud de este principio los sujetos obligados deberán facilitar el ejercicio del derecho de acceso a la información pública, excluyendo exigencias o requisitos que puedan obstruirlo o impedirlo. 

      […]

      » Principio de la divulgación proactiva de la información. El derecho de acceso a la información no radica únicamente en la obligación de dar respuesta a las peticiones de la sociedad, sino también en el deber de los sujetos obligados de promover y generar una cultura de transparencia, lo que conlleva la obligación de publicar y divulgar documentos y archivos que plasman la actividad estatal y de interés público, de forma rutinaria y proactiva, actualizada, accesible y comprensible, atendiendo a límites razonables del talento humano y recursos físicos y financieros […]». ↑

9. Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente. Concepto CU-367 del 23 de julio de 2020. Radicado de entrada No. 4202012000003917. Radicado de salida No. 2202013000006561. ↑

10. El artículo 2.2.17.10. del Decreto 1083 del 2015 define la hoja de vida del SIGEP y establece su contenido de la siguiente manera: «Artículo 2.2.17.10 Formato de hoja de vida. El formato único de hoja de vida es el instrumento para la obtención estandarizada de datos sobre el personal que presta sus servicios a las entidades y a los organismos del sector público, de acuerdo con la reglamentación que para el efecto establezca el Departamento Administrativo de la Función Pública.

    »Están obligados a diligenciar el formato único de hoja de vida, con excepción de quienes ostenten la calidad de miembros de las Corporaciones Públicas:

    »1. Los empleados públicos que ocupen cargos de elección popular y que no pertenezcan a Corporaciones Públicas, de período fijo, de carrera y de libre nombramiento y remoción, previamente a la posesión.

    »2. Los trabajadores oficiales.

    »3. Los contratistas de prestación de servicios, previamente a la celebración del contrato.» ↑

11. Ley 1437 de 2011 «Artículo 24. Informaciones y documentos reservados. Solo tendrán carácter reservado las informaciones y documentos expresamente sometidos a reserva por la Constitución Política o la ley, y en especial:

    […]

    »3. Los que involucren derechos a la privacidad e intimidad de las personas, incluidas en las hojas de vida, la historia laboral y los expedientes pensionales y demás registros de personal que obren en los archivos de las instituciones públicas o privadas, así como la historia clínica.» ↑

12. Ley 1437 de 2011 «Artículo 36. Formación y examen de expedientes

    […]

    » Con los documentos que por mandato de la Constitución Política o de la ley tengan el carácter de reservados y obren dentro de un expediente, se hará cuaderno separado.» ↑