En los procesos de Mínima Cuantía, las Entidades Estatales tienen autonomía para configurar documentos y definir requisitos habilitantes para verificar la idoneidad de los proponentes, y cuentan con discrecionalidad sobre la forma de acreditarlos. Sin embargo, esa facultad no es absoluta: debe ejercerse con los principios de adecuación y proporcionalidad. Por ello, la entidad debe evaluar si exigir el Formato Único de Hoja de Vida del DAFP a una persona jurídica resulta adecuado y necesario, especialmente cuando la información ya reposa con validez probatoria en documentos como el Certificado de Existencia y Representación Legal o el RUP. Si se exige RUP, como mínimo deben requerirse los indicadores del registro; si no es obligatorio contar con RUP, la entidad define y aclara en los documentos del proceso cómo acreditar y verificar la experiencia y capacidades (jurídica, financiera y organizacional).
MÍNIMA CUANTÍA – REQUISITOS HABILITANTES – AUTONOMÍA – DISCRECIONALIDAD
En el ordenamiento jurídico en materia de contratación estatal, las Entidades Estatales gozan de autonomía para configurar los documentos del proceso y determinar los requisitos habilitantes que consideren necesarios para verificar la idoneidad de los proponentes. En el caso de la Mínima Cuantía, regulada por el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011, la entidad tiene discrecionalidad para definir la forma de acreditar los requisitos habilitantes. Esta facultad busca establecer condiciones mínimas para que la Entidad Estatal sólo evalúe las ofertas de aquellos que están en condiciones de cumplir con el objeto del Proceso de Contratación. Por tanto, la entidad, como responsable de la estructuración de su procedimiento, es autónoma para determinar los requisitos necesarios de acuerdo con la naturaleza y valor del contrato.
REQUISITOS HABILITANTES – PRINCIPIOS DE ADECUACIÓN Y PROPORCIONALIDAD – LÍMITES A LA DISCRECIONALIDAD
Esta facultad no es absoluta y debe ejercerse bajo los principios de adecuación y proporcionalidad, estipulados en el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007. Esto implica que los requisitos exigidos deben guardar una relación directa con el objeto a contratar y no pueden constituir barreras injustificadas a la participación. Los requisitos habilitantes exigidos deben guardar proporción no sólo con el objeto del contrato y su valor, sino también con su complejidad, plazo, forma de pago y el Riesgo asociado. En consecuencia, la promoción de la competencia es un objetivo del sistema, por lo cual los requisitos no pueden ser una forma de restringir la participación en los Procesos de Contratación.
PERSONA JURÍDICA – FORMATO ÚNICO DE HOJA DE VIDA (DAFP) – EFICIENCIA ADMINISTRATIVA
Corresponde a la Administración evaluar si exigir el Formato Único de Hoja de Vida a una Persona Jurídica resulta adecuado y necesario frente a la información que ya reposa en otros documentos con plena validez probatoria, como el Certificado de Existencia y Representación Legal. Si la información requerida ya reposa en documentos como el Certificado de Existencia y Representación Legal o el RUP, la insistencia en formatos adicionales podría devenir en una carga administrativa innecesaria. Por tanto, se insta a la Entidad a ejercer su discrecionalidad bajo la óptica de la eficiencia, evitando duplicidades que no se compadecen con la naturaleza de una Persona Jurídica en un proceso de Mínima Cuantía.
VERIFICACIÓN DE REQUISITOS HABILITANTES – RUP – CERTIFICACIONES
Si el Proceso de Contratación requiere que los oferentes cuenten con RUP, la Entidad Estatal debe exigir en los Documentos del Proceso como mínimo los indicadores establecidos en este registro. Sin embargo, puede pedir indicadores adicionales, caso en el cual debe verificarlos directamente mediante documentos adicionales. Por el contrario, si en el Proceso de Contratación no es obligatorio contar con RUP, la Entidad Estatal de forma autónoma debe definir la forma de acreditar los requisitos habilitantes de experiencia, capacidad jurídica, financiera y organizacional. En este caso, la entidad debe establecer en los Documentos del Proceso los requisitos exigidos y la forma de acreditarlos y verificarlos
Texto del concepto
Bogotá D.C., 22 Diciembre 2025
Señor
Juan David Patino Trasaladino
El dorado, Meta
Concepto C- 1649 de 2025 | |
Temas: | MÍNIMA CUATÍA - FORMATO HOJA DE VIDA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA-Persona Jurídica Principios de Adecuación y Proporcionalidad. |
Radicación: | Respuesta a consulta con radicado No. P 1_2025_11_07_012618 |
Estimado señor Trasaladino:
En ejercicio de la competencia otorgada por los artículos 3, numeral 5º, y 11, numeral 8º, del Decreto Ley 4170 de 2011, así como lo establecido en el artículo 4 de la Resolución 1707 de 2018 expedida por esta Entidad, la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente– responde su solicitud de consulta de fecha 7 de noviembre de 2025, en la cual manifiesta lo siguiente:
“En un proceso de Mínima cuantía, la entidad puede solicitar como requisito habilitante a las personas jurídicas, que deberán de diligenciar el formato único de hoja de vida, el cual puede ser consultado en la página Web del Departamento Administrativo de la Función Pública www.dafp.gov.co. ¿Qué tipo modalidad contractual y de contratos se debe cumplir con este requisito? si lo solicita a una persona jurídica se lo debe solicitar a las personas naturales ¿La entidad no se estaría extralimitando con este tipo de exigencias, para las personas Jurídicas de solicitar hoja de vida en un proceso de mínima Cuantía? Se aclara que la hoja de vida no corresponde para el personal técnico y/o profesional ni del representante Legal, la exigencia de la hoja de vida es netamente para la persona jurídica "empresas".
De manera preliminar, resulta necesario acotar que esta entidad solo tiene competencia para responder consultas sobre la aplicación de normas de carácter general en materia de compras y contratación pública. En ese sentido, resolver casos particulares desborda las atribuciones asignadas por el legislador extraordinario, que no concibió a Colombia Compra Eficiente como una autoridad para solucionar problemas jurídicos particulares de todos los partícipes del sistema de compra pública. La competencia de esta entidad se fija con límites claros, con el objeto de evitar que la Agencia actúe como una instancia de validación de las actuaciones de las entidades sujetas a la Ley 80 de 1993 o de los demás participantes de la contratación pública. Esta competencia de interpretación de normas generales, por definición, no puede extenderse a la resolución de controversias, ni a brindar asesorías sobre casos puntuales.
Conforme lo expuesto, en aras de satisfacer el derecho fundamental de petición se resolverá su consulta dentro de los límites de la referida competencia consultiva, esto es, haciendo abstracción de las circunstancias particulares y concretas mencionadas en su petición, pero haciendo unas consideraciones sobre las normas generales relacionadas con el problema jurídico de su consulta.
- Problema planteado:
De acuerdo con el contenido de su solicitud, esta Agencia resolverá el siguiente problema jurídico: ¿Puede una Entidad Estatal, en ejercicio de su autonomía, exigir como requisito habilitante el diligenciamiento del Formato Único de Hoja de Vida del DAFP a una Persona Jurídica en un proceso de Mínima Cuantía?
- Respuesta:
Frente al objeto de la consulta, es preciso indicar que en el ordenamiento jurídico en materia de contratación estatal, las Entidades Estatales gozan de autonomía para configurar los documentos del proceso y determinar los requisitos habilitantes que consideren necesarios para verificar la idoneidad de los proponentes. En el caso de la Mínima Cuantía, regulada por el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011, la entidad tiene discrecionalidad para definir la forma de acreditar los requisitos habilitantes. No obstante, esta facultad no es absoluta y debe ejercerse bajo los principios de adecuación y proporcionalidad, estipulados en el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007. Esto implica que los requisitos exigidos deben guardar una relación directa con el objeto a contratar y no pueden constituir barreras injustificadas a la participación. En este sentido, corresponde a la Administración evaluar si exigir el Formato Único de Hoja de Vida a una Persona Jurídica resulta adecuado y necesario frente a la información que ya reposa en otros documentos con plena validez probatoria, como el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio. Reconociendo que en últimas es discrecional de la Entidad Estatal insistir en exigirlo en virtud de su autonomía para configurar los pliegos de condiciones, corresponde a la Administración evaluar el proceso de contratación que en realidad quiere formular. Esta evaluación es indispensable para determinar la verdadera necesidad del requisito frente al objeto contractual, con el fin de no exigir requisitos adicionales o superfluos que no aporten valor a la verificación de idoneidad. En efecto, si la información requerida ya reposa en documentos con plena validez probatoria (como el Certificado de Existencia y Representación Legal o el RUP), la insistencia en formatos adicionales podría devenir en una carga administrativa innecesaria. Por tanto, aunque el proponente debe adherirse a lo exigido, se insta a la Entidad a ejercer su discrecionalidad bajo la óptica de la eficiencia, evitando duplicidades que no se compadecen con la naturaleza de una Persona Jurídica en un proceso de Mínima Cuantía. Finalmente, debe advertirse que el análisis de un proceso contractual en particular debe ser realizado por quienes tengan interés en ello. De esta manera, las afirmaciones aquí realizadas no pueden ser interpretadas como juicios de valor sobre circunstancias concretas que motivan la consulta. Por lo anterior, previo concepto de sus asesores, la solución de situaciones particulares corresponde a los interesados adoptar la decisión correspondiente y, en caso de conflicto, a las autoridades judiciales. Dentro de este marco, la Agencia no puede definir un criterio universal y absoluto, sino que brinda elementos de carácter general para que los partícipes del sistema de compras y contratación pública adopten la decisión que corresponda, lo cual es acorde con el principio de juridicidad. Así, cada entidad definirá la forma de adelantar su gestión contractual, sin que sea atribución de Colombia Compra Eficiente validar sus actuaciones frente a las autoridades que cumplen funciones de control y vigilancia. |
- Razones de la respuesta:
Lo anterior se sustenta en las siguientes consideraciones:
La Ley 1150 de 2007, en el artículo 5, dispone que la capacidad jurídica y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organización de los proponentes serán objeto de verificación por parte de las entidades como requisitos habilitantes para participar en los procesos de selección y no otorgarán puntaje. Dichos requisitos miden la aptitud del proponente para participar en un Proceso de Contratación como oferente, pues su propósito no es más que establecer unas condiciones mínimas para los proponentes de tal manera que la Entidad Estatal sólo evalúe las ofertas de aquellos que están en condiciones de cumplir con el objeto del Proceso de Contratación, por tal razón, los requisitos habilitantes siempre se refieren a las condiciones de un oferente y nunca de la oferta.
La entidad estatal, como responsable de la estructuración de su procedimiento de selección, es autónoma para determinar los requisitos habilitantes necesarios, de acuerdo con la naturaleza del contrato que se pretende suscribir y a su valor. Para esto, la entidad, según el artículo 2.2.1.1.1.6.2. del Decreto 1082 de 2015, deberá tener en cuenta el estudio del sector y sus componentes. Sin embargo, si el Proceso de Contratación requiere que los oferentes cuenten con RUP, la Entidad Estatal debe exigir en los Documentos del Proceso como mínimo los indicadores establecidos en este registro. Sin embargo, puede pedir indicadores adicionales, caso en el cual debe verificarlos directamente mediante documentos adicionales en virtud de lo dispuesto en el artículo 5 y 6 de la Ley 1150 de 2007.
Por el contrario, si en el Proceso de Contratación no es obligatorio que los oferentes cuenten con RUP, la Entidad Estatal de forma autónoma debe definir la forma de acreditar los requisitos habilitantes de experiencia, capacidad jurídica, capacidad financiera y capacidad organizacional. En este caso, la Entidad Estatal debe establecer en los Documentos del Proceso los requisitos habilitantes exigidos y la forma de acreditarlos y verificarlos.
De esta manera, es claro que la ley le da un amplio margen de discrecionalidad a las Entidades Estatales para determinar en sus Procesos de Contratación los requisitos habilitantes, por lo que es importante comprender el alcance de la expresión «adecuada y proporcional» del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, que busca que haya una relación entre el contrato y la experiencia del proponente y su capacidad jurídica, financiera y organizacional. Es decir, los requisitos habilitantes exigidos deben guardar proporción no sólo con el objeto del contrato y su valor, sino también con su complejidad, plazo, forma de pago y el Riesgo asociado al Proceso de Contratación, toda vez que la promoción de la competencia es uno de los objetivos del sistema de compras y contratación pública, por lo cual es muy importante tener en cuenta que los requisitos habilitantes no son ni pueden ser una forma de restringir la participación en los Procesos de Contratación.
Para determinar si los requisitos habilitantes son adecuados y proporcionales, la Agencia de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente recomienda a la Entidad Estatal hacerse las preguntas contempladas en el “Manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en los procesos de contratación”, Con el fin de que al momento de la estructuración de los Procesos de Contratación realice un análisis que le permita fijar unos requisitos mínimos que debe tener y acreditar el proponente, para que pueda verificarse su aptitud para participar en el procedimiento de contratación y, si se le adjudica, ejecutar el contrato estatal, fijando como lineamiento que el sistema de compras y contratación pública debe promover la participación de más proponentes y el crecimiento de la industria nacional de bienes y servicios y, por eso, si bien las Entidades Estatales cuentan con cierta autonomía para establecer los requisitos habilitantes en sus Procesos de Contratación, estos deben ser adecuados y proporcionales.
Frente al objeto de la consulta, es preciso indicar que en el ordenamiento jurídico en materia de contratación estatal, las Entidades Estatales gozan de autonomía para configurar los documentos del proceso y determinar los requisitos habilitantes que consideren necesarios para verificar la idoneidad de los proponentes.
En el caso de la Mínima Cuantía, regulada por el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011, la entidad tiene discrecionalidad para definir la forma de acreditar los requisitos habilitantes. No obstante, esta facultad no es absoluta y debe ejercerse bajo los principios de adecuación y proporcionalidad, estipulados en el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007. Esto implica que los requisitos exigidos deben guardar una relación directa con el objeto a contratar y no pueden constituir barreras injustificadas a la participación.
En este sentido, corresponde a la Administración evaluar si exigir el Formato Único de Hoja de Vida a una Persona Jurídica resulta adecuado y necesario frente a la información que ya reposa en otros documentos con plena validez probatoria, como el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio.
Reconociendo que en últimas es discrecional de la Entidad Estatal insistir en exigirlo en virtud de su autonomía para configurar los pliegos de condiciones, corresponde a la Administración evaluar el proceso de contratación que en realidad quiere formular. Esta evaluación es indispensable para determinar la verdadera necesidad del requisito frente al objeto contractual, con el fin de no exigir requisitos adicionales o superfluos que no aporten valor a la verificación de idoneidad.
En efecto, si la información requerida ya reposa en documentos con plena validez probatoria (como el Certificado de Existencia y Representación Legal o el RUP), la insistencia en formatos adicionales podría devenir en una carga administrativa innecesaria. Por tanto, aunque el proponente debe adherirse a lo exigido, se insta a la Entidad a ejercer su discrecionalidad bajo la óptica de la eficiencia, evitando duplicidades que no se compadecen con la naturaleza de una Persona Jurídica en un proceso de Mínima Cuantía.
Finalmente, debe advertirse que el análisis de un proceso contractual en particular debe ser realizado por quienes tengan interés en ello. De esta manera, las afirmaciones aquí realizadas no pueden ser interpretadas como juicios de valor sobre circunstancias concretas que motivan la consulta. Por lo anterior, previo concepto de sus asesores, la solución de situaciones particulares corresponde a los interesados adoptar la decisión correspondiente y, en caso de conflicto, a las autoridades judiciales.
Dentro de este marco, la Agencia no puede definir un criterio universal y absoluto, sino que brinda elementos de carácter general para que los partícipes del sistema de compras y contratación pública adopten la decisión que corresponda, lo cual es acorde con el principio de juridicidad. Así, cada entidad definirá la forma de adelantar su gestión contractual, sin que sea atribución de Colombia Compra Eficiente validar sus actuaciones frente a las autoridades que cumplen funciones de control y vigilancia.
- Referencias normativas, jurisprudenciales y otras fuentes:
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- Doctrina de la Agencia Nacional de Contratación Pública:
La Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente se ha referido sobre los factores de escogencia y calificación que establecen las Entidades Estatales en los pliegos de condiciones o sus equivalentes en los conceptos C−107 del 24 de febrero de 2020, C−108 del 03 de marzo de 2020, C−166 del 13 de abril de 2020, C−469 del 27 de julio de 2020, C-708 del 9 de diciembre de 2020, C-767 del 07 de enero de 2021, C-059 del 10 de marzo de 2021, C-283 de 15 de junio de 2021, C-326 del 02 de julio de 2021, C-415 del 10 de agosto de 2021, C-432 del 27 de septiembre de 2021, C-572 del 12 de octubre de 2021, C-710 del 10 de diciembre de 2021, C-034 del 02 de marzo de 2022, C-084 del 22 de marzo de 2022, C-144 del 29 de marzo de 2022, C-239 del 25 de abril de 2022, C-278 del 09 de mayo de 2022, C-434 del 08 de julio de 2022, entre otros. De igual forma se ha pronunciado sobre el concepto del contrato de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión en los conceptos C-090 del 24 de febrero de 2020, C-105 del 12 de marzo 03 de 2020, C-156 del 3 de abril de 2020, C-018 del 11 de mayo de 2020; C-175, C-320, C-053, C-255, C-282, C-106 de 07 de abril de 2021, C-145 de 8 de abril de 2021, C-491 del 14 de septiembre de 2021 y C- 517 del 30 de septiembre de 2021, C-019 de 2022 del 21 de febrero de 2022, Estos y otros conceptos se encuentran disponibles para consulta en el Sistema de relatoría de la Agencia, al cual se puede acceder a través del siguiente enlace: enlacehttps://relatoria.colombiacompra.gov.co/busqueda/conceptos.
Te informamos que ya se encuentra disponible la Guía de lineamientos de transparencia y selección objetiva para el departamento de La Guajira – Objetivo sexto constitucional de la Sentencia T-302 del 2017. Esta Guía se expedide en el marco del cumplimiento de la orden proferida por la Honorable Corte Constitucional en la Sentencia T-302 del 2017. Con su implementación se busca contribuir a la superación del Estado de Cosas Inconstitucional declarado por la situación de vulneración masiva y recurrente de los derechos fundamentales de los niños y de las niñas del Pueblo Wayúu. Puede consultar la guía en el siguiente enlace: Guía de lineamientos de transparencia y selección objetiva para el departamento de La Guajira – Objetivo sexto constitucional de la Sentencia T-302 del 2017.
Por último, lo invitamos a seguirnos en las redes sociales en las cuales se difunde información institucional:
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Este concepto tiene el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y las expresiones aquí utilizadas con mayúscula inicial deben ser entendidas con el significado que les otorga el artículo 2.2.1.1.1.3.1. del Decreto 1082 de 2015.
Atentamente,
Elaboró: | Andrea del Pilar Garzón Sánchez. Contratista de la Subdirección de Gestión Contractual |
Revisó: | Diana Lucia Saavedra Castañeda. Contratista de la Subdirección de Gestión Contractual |
Aprobó: | Carolina Quintero Gacharná Subdirectora de Gestión Contractual ANCP – CCE |