SUBSANABILIDAD, GARANTÍA DE SERIEDAD, SECOP II, PRINCIPIO DE LEGALIDAD

Texto del concepto

SUBSANABILIDAD – Aplicación – Regla general – Excepciones

La regla de la subsanabilidad de las ofertas en los procedimientos de selección indica que, por regla general, la falta de entrega y los defectos en la acreditación de los requisitos habilitantes son aspectos subsanables. La excepción a esta regla se encuentra en la prohibición de permitir que se subsanen aspectos que otorgan puntaje, de valer la acreditación de circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso y de permitir la entrega de la garantía de seriedad de la oferta que no fue aportada con la propuesta.

SUBSANABILIDAD – Ley 1882 de 2018

[…] la Ley 1882 de 2018: i) mantiene el criterio de la Ley 80 de 1993, relativo a que todo lo que no sea necesario para la comparación de propuestas no es título suficiente para su rechazo; ii) mantiene el criterio aclaratorio de la Ley 1150 de 2007, según el cual todo lo que no afecte la asignación de puntaje puede subsanarse; e, iii) introduce modificaciones en relación con algunos aspectos que se analizarán a continuación.

GARANTÍA DE SERIEDAD – Subsanación – Alcance – Límites

Un tercer cambio fue el introducido por el parágrafo 3 del artículo 5 de la Ley 1882 de 2018 determinó, de manera expresa, que “la no entrega de la garantía de seriedad junto con la propuesta no será subsanable y será causal de rechazo de la misma”. Esta disposición deja claro que se trata de un documento de obligatoria presentación junto con la propuesta y que su omisión no puede ser corregida posteriormente. Esta exigencia materializa los principios de seriedad e irrevocabilidad de la oferta, relacionados con la selección objetiva de la oferta. 

El origen de dicha norma, según se desprende de lo dicho en la Gaceta No. 605 del 2016, se encuentra en que para el legislador era necesario eliminar la posibilidad de subsanar la garantía de seriedad hasta antes de la adjudicación del contrato, porque si no se presentaba de manera concomitante con la oferta, en el evento que el proponente retirara su propuesta si la entidad no contaba con la póliza, no podía reclamarle por los perjuicios causados y, por lo tanto, se vería afectado el proceso de selección.

[…]

Bajo este contexto, es claro que conforme cambio introducido por el parágrafo 3 del artículo 5 de la Ley 1882 de 2018 la no entrega de la garantía de seriedad junto con la propuesta no será subsanable y será causal de rechazo de la misma, lo que significa que no aportar el documento contentivo de la garantía resulta insubsanable por expresa disposición legal.

SECOP II – Cargue documental – Garantía de seriedad

El SECOP II es una plataforma transaccional que permite gestionar en línea todos los procedimientos de contratación, con cuentas y usuarios asociados a estas, para las entidades y los proveedores, y vista pública para cualquier interesado en hacer seguimiento a la contratación pública. Desde sus cuentas, las entidades crean, evalúan y adjudican procedimientos de contratación, y gestionan la fase de ejecución del contrato. Por su parte, los proveedores pueden hacer comentarios a los documentos del procedimiento, presentar ofertas y seguir el procedimiento de selección en línea.

De esta forma, para efectos de la presentación de la oferta en el SECOP II el proponente deberá diligenciar la información respectiva y cargar en la sección correspondiente toda la documentación requerida por la entidad en el pliego de condiciones. Conforme a esto y teniendo en cuenta lo previsto en el artículo 5 de la Ley 1882 de 2018, el proponente deberá presentar junto con la oferta el documento contentivo del contrato de seguro que expide el asegurador para que la misma no sea rechazada. La entrega de este documento no tiene que ser en físico, sino que se debe efectuar en la plataforma del SECOP, puesto que esta permite que el proponente diligencie y cargue de forma digital la póliza que garantiza la seriedad de la oferta.

En tal sentido, si el proponente al momento de presentar la oferta carga a la plataforma del SECOP II la póliza que expide el asegurador, está cumpliendo con lo prescrito en el artículo 5 de la Ley 1882 de 2018, y, por lo tanto, la entidad no debería requerir al proponente para que allegue dicho documento en físico, ni mucho menos rechazar su oferta por este motivo. Por el contrario, en aquellos eventos en los que el proponente omite cargar la póliza expedida por el asegurador en la plataforma del SECOP II, debe entenderse que no cumple con lo previsto en la norma en mención y por ende, la consecuencia jurídica ante tal escenario es el rechazo de la oferta.

PRINCIPIO DE LEGALIDAD – insubsanabildiad – Garantía de seriedad

Si bien el régimen de contratación estatal admite la subsanación de ciertos requisitos cuando se trata de acreditar circunstancias posteriores al cierre del proceso, en el caso de la garantía de seriedad el legislador ha establecido una excepción expresa al calificar su no entrega como un defecto no subsanable. Esta previsión normativa excluye cualquier posibilidad de interpretación flexible, en la medida en que delimita de forma clara el ámbito de aplicación de la subsanabilidad en este caso, impidiendo que la administración amplíe dicho margen por vía interpretativa.

Lo anterior resulta concordante con el principio de legalidad que rige la actividad contractual, conforme al cual es legítima la actuación de las autoridades en cuanto se desarrolle dentro del preciso ámbito funcional definido por el legislador, proscribiendo las actuaciones de los servidores públicos que impliquen omisión o extralimitación en el ejercicio de las mismas; a la observancia del debido proceso, y a los principios de la función administrativa, desarrollados legalmente por el mismo Estatuto General de Contratación de la Administración Públicas. De acuerdo con este principio se garantiza la sujeción estricta de la administración a las condiciones establecidas en la ley, evitando márgenes indebidos de discrecionalidad que puedan afectar la transparencia y la igualdad entre los proponentes.

Bogotá D.C., 27 de abril de 2026

Señor

Omar Yire Mendoza Comas

omaryire@hotmail.es

Medellín, Antioquia

Estimado señor Mendoza:

En ejercicio de la competencia otorgada por los artículos 3, numeral 5º, y 11, numeral 8º, del Decreto Ley 4170 de 2011, así como lo establecido en la Resolución 469 de 2025 expedida por esta Entidad, la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente– responde su solicitud de consulta de fecha 14 de marzo de 2026, en la cual manifiesta lo siguiente:

“PRIMERA: EMITIR CONCEPTO JURÍDICO en el que la Agencia determine si, frente al supuesto fáctico planteado (póliza expedida materialmente antes del cierre, pero cuyo archivo PDF no se cargó oportunamente por error en plataforma), considera que el perfeccionamiento material del amparo prevalece sobre la falta de anexidad del documento en la plataforma, teniendo en cuenta la aplicación hermenéutica de la naturaleza consensual del contrato de seguro (ad probationem vs ad substantiam actus) prevista en el artículo 1036 del Código de Comercio.

SEGUNDA: INDICAR EXPRESAMENTE en su concepto si los Manuales y guías de uso del SECOP II, así como las directrices jurídicas de Colombia Compra Eficiente, armonizan con las Sentencias SU-041/22 de la Corte Constitucional y la providencia del 12 de noviembre de 2014 del Consejo de Estado, en el sentido de proscribir el Exceso Ritual Manifiesto, entendiendo que rechazar a un proponente cuyo amparo existía previamente constituye un apego ciego a las formas que sacrifica el derecho sustancial (Art. 228 C.P.), el cual justificaría la interposición de recursos procesales para impugnar dicha actuación.

TERCERA: PRECISAR, a través de su concepto institucional, si de cara al principio de Selección Objetiva y al resultado del Test de Proporcionalidad y ponderación esbozado en el Acápite IV de este documento, Colombia Compra Eficiente considera jurídicamente viable y subsanable la habilitación de un oferente que demuestre de manera fehaciente (con certificación de la aseguradora) que su póliza fue expedida, pagada y entró en vigencia con anterioridad al cierre del proceso, independientemente del momento exacto de la carga del archivo en SECOP II.

CUARTA: Sobre los deberes oficiosos de constatación y la prevalencia de la realidad material frente a las validaciones de interfaz electrónica. EMITIR CONCEPTO JURÍDICO de fondo en el cual la Agencia determine si, a la luz de los postulados constitucionales que ordenan darle primacía a lo sustancial sobre las formas, el rol de los comités evaluadores se agota en la validación mecánica de la plataforma SECOP II. Concretamente, solicito se indique si, ante la posibilidad de que un proponente demuestre que el negocio jurídico de aseguramiento ya existía plenamente con una aseguradora vigilada antes de la hora de cierre, Colombia Compra Eficiente reconoce la existencia de un deber administrativo de constatación para verificar la realidad de dicho amparo, o si, por el contrario, considera ajustado a derecho descartar una propuesta asumiendo que el instrumento tecnológico tiene mayor valor que la existencia material, jurídica e inalterable del contrato de seguro.

QUINTA: Sobre la congruencia entre el rechazo por fallas instrumentales y los fines de eficiencia comercial de la entidad contratante. PRONUNCIARSE INSTITUCIONALMENTE frente a la exigencia de anexidad informática contrastada con la naturaleza misional y los fines de la contratación estatal. Dado que las entidades acuden a los procesos de selección precisamente para asegurar la opción más favorable, solicito conceptuar si la decisión de excluir de plano a un proponente plural cuyo respaldo financiero sí se concretó en los tiempos exigidos resulta una medida razonable y congruente con dichos fines. Es decir, sírvase indicar si la Agencia considera que el beneficio operativo de tener un archivo cargado en un repositorio digital justifica el grave perjuicio económico y competitivo que sufriría el Estado al privarse de evaluar una oferta que podría ser altamente conveniente, todo a causa de un error netamente instrumental.

SEXTA: Sobre la validez de los actos administrativos de rechazo fundamentados en premisas fácticas que no corresponden a la realidad del oferente. PRONUNCIARSE JURÍDICAMENTE sobre la solidez y legalidad de las decisiones de rechazo en este tipo de escenarios. Considerando que la finalidad de exigir este amparo es precaver que los proponentes participen sin voluntad real de obligarse o que constituyan las pólizas de forma extemporánea, sírvase conceptuar qué validez tendría un acto definitivo que excluye a un postor bajo el argumento normativo de “no allegar la garantía”, si en la realidad objetiva dicho oferente sí comprometió su patrimonio y adquirió la cobertura antes del vencimiento del plazo. Concretamente, solicito indicar si la entidad rectora considera ajustado a derecho expedir decisiones sancionatorias o excluyentes basándose en supuestos de hecho que riñen con la verdad comprobable, asumiendo la “falta de garantía” simplemente por un fallo tecnológico de la plataforma, a pesar de que el riesgo sí estaba materialmente cubierto.

SÉPTIMA: Sobre la interoperabilidad, la racionalización de trámites y la verificación directa en portales web de entidades aseguradoras. EMITIR CONCEPTO JURÍDICO respecto al alcance del deber de verificación de la entidad evaluadora a la luz de los principios de eficacia, economía y lo dispuesto en la normativa de racionalización de trámites (Decreto 2106 de 2019). Específicamente, solicito se determine si Colombia Compra Eficiente considera ajustado a derecho rechazar una propuesta por la no carga del archivo PDF en SECOP II, en aquellos eventos donde la existencia, vigencia y firmeza de la garantía de seriedad (expedida oportunamente) puede ser consultada, validada y descargada de manera directa, gratuita y en tiempo real a través de los portales web de consulta de las propias compañías aseguradoras (entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera). Sírvase conceptuar si, ante la duda o ausencia temporal de un documento en SECOP II, el deber oficioso y diligente del evaluador incluye agotar esta simple validación digital pública antes de proferir una decisión excluyente que lesione la libre concurrencia”

De manera preliminar, resulta necesario acotar que esta entidad solo tiene competencia para responder consultas sobre la aplicación de normas de carácter general en materia de compras y contratación pública. En ese sentido, resolver casos particulares desborda las atribuciones asignadas por el legislador extraordinario, que no concibió a la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente como una autoridad para solucionar problemas jurídicos particulares de todos los partícipes del sistema de compra pública. La competencia de esta entidad se fija con límites claros, con el objeto de evitar que la Agencia actúe como una instancia de validación de las actuaciones de las entidades sujetas a la Ley 80 de 1993 o de los demás participantes de la contratación pública. Esta competencia de interpretación de normas generales, por definición, no puede extenderse a la resolución de controversias, ni a brindar asesorías sobre casos puntuales.

Conforme lo expuesto, en aras de satisfacer el derecho fundamental de petición se resolverá su consulta dentro de los límites de la referida competencia consultiva, esto es, haciendo abstracción de las circunstancias particulares y concretas mencionadas en su petición, pero señalando algunas consideraciones sobre las normas generales relacionadas con el problema jurídico de su consulta.

1. Problema planteado:

De acuerdo con el contenido de su solicitud, esta Agencia resolverá el siguiente problema jurídico: ¿Conforme al régimen de contratación estatal, no entregar o cargar la garantía de seriedad de la oferta en la plataforma SECOP II al momento de la presentación de la propuesta configura una causal de rechazo de la oferta?

1. Respuesta:

1. Razones de la respuesta:

Lo anterior se sustenta en las siguientes consideraciones:

i. La regla de la subsanabilidad de las ofertas en los procedimientos de selección indica que, por regla general, la falta de entrega y los defectos en la acreditación de los requisitos habilitantes son aspectos subsanables. La excepción a esta regla se encuentra en la prohibición de permitir que se subsanen aspectos que otorgan puntaje, de valer la acreditación de circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso y de permitir la entrega de la garantía de seriedad de la oferta que no fue aportada con la propuesta.

La posibilidad de enmendar, corregir o subsanar los errores en los que se incurre en los documentos contentivos de la oferta es un tema que ha tenido diferentes momentos o etapas en el ordenamiento jurídico colombiano, momentos que se han expuesto de manera detallada en conceptos como el C-285 del 20 de mayo de 2022^[1] o el C-447 del 19 de septiembre de 2024^[2] los cuales, en el evento en que tenga interés, podrá consultar en los enlaces de la nota al pie. Sin embargo, a continuación, se hará referencia particularmente al último momento, que refleja la postura vigente de esta Entidad en torno a la subsanabilidad:

La expedición de la Ley 1882 de 2018 tuvo por finalidad la de introducir cambios y ajustes para fortalecer la contratación pública. En ese orden, mediante su artículo 5 modificó el parágrafo 1º y adicionó algunos otros, entre ellos el 3° y 4° del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, en los siguientes términos:

“Artículo 5°. De la selección objetiva.

Es objetiva la selección en la cual la escogencia se haga al ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de motivación subjetiva. En consecuencia, los factores de escogencia y calificación que establezcan las entidades en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, tendrán en cuenta los siguientes criterios: 

(…)

PARÁGRAFO 1o. <Parágrafo modificado por el artículo 5 de la Ley 1882 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:> La ausencia de requisitos o la falta de documentos referentes a la futura contratación o al proponente, no necesarios para la comparación de las propuestas no servirán de título suficiente para el rechazo de los ofrecimientos hechos. En consecuencia, todos aquellos requisitos de la propuesta que no afecten la asignación de puntaje, deberán ser solicitados por las entidades estatales y deberán ser entregados por los proponentes hasta el término de traslado del informe de evaluación que corresponda a cada modalidad de selección, salvo lo dispuesto para el proceso de Mínima cuantía y para el proceso de selección a través del sistema de subasta. Serán rechazadas las ofertas de aquellos proponentes que no suministren la información y la documentación solicitada por la entidad estatal hasta el plazo anteriormente señalado. 

Durante el término otorgado para subsanar las ofertas, los proponentes no podrán acreditar circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso. 

PARÁGRAFO 2o. Las certificaciones de sistemas de gestión de calidad no serán objeto de calificación, ni podrán establecerse como documento habilitante para participar en licitaciones o concursos. 

PARÁGRAFO 3o. <Parágrafo adicionado por el artículo 5 de la Ley 1882 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:> La no entrega de la garantía de seriedad junto con la propuesta no será subsanable y será causal de rechazo de la misma. 

PARÁGRAFO 4o. <Parágrafo adicionado por el artículo 5 de la Ley 1882 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:> En aquellos procesos de selección en los que se utilice el mecanismo de subasta, los documentos referentes a la futura contratación o al proponente, no necesarios para la comparación de las propuestas, deberán ser solicitados hasta el momento previo a su realización. 

PARÁGRAFO 5o. <Parágrafo adicionado por el artículo 5 de la Ley 1882 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:> En los procesos de contratación, las entidades estatales deberán aceptar la experiencia adquirida por los proponentes a través de la ejecución de contratos con particulares”. [Subrayado por fuera de texto original]

Como puede observarse, la Ley 1882 de 2018: i) mantiene el criterio de la Ley 80 de 1993, relativo a que todo lo que no sea necesario para la comparación de propuestas no es título suficiente para su rechazo; ii) mantiene el criterio aclaratorio de la Ley 1150 de 2007, según el cual todo lo que no afecte la asignación de puntaje puede subsanarse; e, iii) introduce modificaciones en relación con algunos aspectos que se analizarán a continuación.

La primera modificación introducida por el artículo antes citado está relacionada con el ámbito temporal para ejercer la facultad de subsanar la oferta, pues la Ley 1882 de 2018 fijó una regla general y una excepción. La regla general es que, el límite para que la entidad solicite y para que el proponente corrija lo que haga falta es hasta el término de traslado del informe de evaluación que corresponda a cada modalidad de selección. La excepción es que el límite anterior no aplica para los procesos de mínima cuantía y para el proceso de selección a través del sistema de subasta^[3].

Frente a la regla general aplicable a los demás procesos de selección, la norma fijó un límite final para que la Administración y los oferentes subsanen los requisitos o documentos que puedan y deban ser subsanados. No obstante, lo anterior, nada impide, y la norma no lo hace, que la Administración requiera al proponente antes de publicar el informe de evaluación. En efecto, la redacción de la norma permite que la Administración solicite a los oferentes subsanar y que estos lo hagan hasta antes del término del traslado del informe de evaluación: “deberán ser solicitados por las entidades estatales y deberán ser entregados por los proponentes hasta el término de traslado del informe de evaluación que corresponda a cada modalidad de selección”.

Sin perjuicio de lo expuesto, de la lectura de este aparte podrían, en la práctica, darse dos interpretaciones que dan lugar a dos formas de proceder en los procesos de selección, en lo que a la subsanabilidad de las ofertas se refiere. Primera, que la posibilidad para subsanar de los oferentes es el término del traslado del informe de evaluación, ya que es en este documento donde la Administración consigna los requisitos o documentos omitidos que los oferentes deben subsanar, so pena de rechazo. Segunda, que el término del traslado del informe de evaluación es el límite para la subsanación de ofertas, pero no el único momento para hacerlo.

De acuerdo con la primera interpretación, el informe de evaluación se convierte en la oportunidad que adopta la Administración para decirles a los oferentes qué documentos o requisitos omitieron y deben subsanar. Consecuentemente, el término del traslado es la oportunidad del proponente para cumplir con lo solicitado.

La segunda interpretación permitiría que la Administración requiera al oferente durante el proceso de evaluación de las propuestas, tan pronto advierta que hace falta un documento o requisito que se puede subsanar. En este caso, el proceso de subsanación se podría realizar con anterioridad a la publicación del informe de evaluación, de manera que, una vez se publique el informe ya se encuentren subsanadas las propuestas, sin perjuicio del término límite que concedió la ley.

La modificación introducida por el artículo 5 de la Ley 1882 de 2018, si bien pudo significar, en la práctica de los procesos de selección, que el informe de evaluación fuera la oportunidad de la Administración para requerir al proponente para que subsane la oferta, y el término del traslado la oportunidad para hacerlo, lo cierto es que no impide que esto se realice con anterioridad a la publicación del informe. Inclusive, es más adecuado y conveniente que la subsanación de las ofertas se intente con anterioridad, de forma que, una vez la Administración advierta el defecto, le solicite directamente al oferente que subsane. Esta interpretación es más consistente con los principios de economía, transparencia y selección objetiva. Lo anterior, se aclara, sin desconocer el límite que establece la norma para que los oferentes, sin perjuicio de que lo hagan antes, cuenten hasta el término de traslado del informe de evaluación con la posibilidad de presentar la información solicitada.

El segundo cambio importante de la Ley 1882 de 2018 fue la introducción de un criterio material, directamente relacionado con los aspectos subsanables: “los proponentes no podrán acreditar circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso”. Lo anterior ofrece dos aspectos que merecen clarificación; primero, qué debe entenderse por circunstancias ocurridas con posterioridad; y segundo, qué es el cierre del proceso.

La Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado ya había tenido la oportunidad de precisar estas expresiones, a propósito de un concepto en el que se refirió al artículo 10 del derogado Decreto 2474 de 2008, que había determinado que en ningún caso la entidad podía permitir que se acreditaran circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso. En esa ocasión, el Consejo de Estado precisó que, por cierre del proceso debe entenderse el vencimiento del plazo para la presentación de las ofertas y que lo subsanable son las circunstancias que ocurrieron con anterioridad a esa fecha^[4].

De conformidad con el artículo 5 de la Ley 1882 de 2018, lo subsanable es la prueba de todas las circunstancias ocurridas antes del vencimiento del término para presentar las ofertas, ello es lo que implica la prohibición de acreditar circunstancias ocurridas con posterioridad al “cierre del proceso”. Lo anterior evita, por ejemplo, que se presenten oferentes que no cumplían con los requisitos para participar al momento de presentar las ofertas, y pretendan cumplirlos durante el proceso de selección o, inclusive, que se puedan variar condiciones de la oferta una vez presentada.

Un mejor entendimiento del significado de la expresión “circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso” implica distinguir entre la prueba de un hecho y el hecho mismo. En el caso de la subsanabilidad de las ofertas, una cosa es el requisito habilitante o el elemento de la propuesta y otra su prueba. Lo que prohíbe la norma es que se subsanen requisitos que no estaban materialmente cumplidos al momento de presentación de la oferta, o en palabras de la ley, que se acrediten hechos que ocurrieron después del cierre del proceso^[5].

Por ejemplo: i) si un oferente olvidó adjuntar con su propuesta el certificado que da cuenta de su inscripción en el RUP, el requisito será subsanable siempre que la prueba allegada demuestre que el hecho, esto es, la inscripción en el registro, ocurrió con anterioridad al cierre del proceso, estando está en firme para dicho momento; ii) si un oferente presentó la propuesta sin allegar la autorización al representante legal, por parte de la junta directiva de la sociedad, el certificado, aunque sea posterior, debe dar cuenta de que el hecho que pretende acreditar –la autorización de la junta– ocurrió antes del vencimiento del término para ofertar^[6]; iii) si un oferente no anexó el Certificado de existencia y representación legal, el documento aportado con posterioridad debe dar cuenta de que la sociedad existía antes del cierre del proceso^[7]; iv) si un oferente olvidó adjuntar un certificado que demuestra un título universitario, el documento, aunque tenga fecha posterior al cierre del proceso, debe acreditar que el título académico se obtuvo con anterioridad al cierre del proceso; v) si un oferente no allegó un certificado de experiencia, el documento que subsana –sin importar que tenga fecha posterior– debe demostrar que la experiencia que se pretende hacer valer se obtuvo antes de vencerse el término para presentar ofertas y; vi) si el oferente olvidó firmar la propuesta o presentar una copia de ella, puede subsanar sin que con ello se entienda que acreditó una circunstancia ocurrida con posterioridad al cierre del proceso.

Lo anterior quiere decir que no es la prueba –usualmente un documento– lo que debe ser anterior al cierre del proceso, sino el hecho que ella acredita. Es decir, ante la solicitud de la Administración de subsanar determinado requisito, el documento podría estar fechado con posterioridad al vencimiento del término para recibir propuestas, siempre y cuando el hecho que acredite haya ocurrido antes, esto es, que no sea una circunstancia ocurrida con posterioridad al cierre del proceso. Es por esto que el Consejo de Estado sostiene que” lo que se subsana es la prueba y no la condición habilitante o un elemento de la propuesta [...] lo que se puede remediar es la prueba y no el requisito: La posibilidad debe recaer exclusivamente sobre circunstancias acaecidas antes del cierre del respectivo proceso, esto es, del vencimiento del plazo para presentar ofertas”^[8].

Un tercer cambio fue el introducido por el parágrafo 3 del artículo 5 de la Ley 1882 de 2018, el cual determinó, de manera expresa, que “la no entrega de la garantía de seriedad junto con la propuesta no será subsanable y será causal de rechazo de la misma”. Esta disposición deja claro que se trata de un documento de obligatoria presentación junto con la propuesta y que su omisión no puede ser corregida posteriormente. Esta exigencia materializa los principios de seriedad e irrevocabilidad de la oferta, relacionados con la selección objetiva de la oferta. 

El origen de dicha norma, según se desprende de lo dicho en la Gaceta No. 605 del 2016, se encuentra en que para el legislador era necesario eliminar la posibilidad de subsanar la garantía de seriedad hasta antes de la adjudicación del contrato, porque si no se presentaba de manera concomitante con la oferta, en el evento que el proponente retirara su propuesta si la entidad no contaba con la póliza, no podía reclamarle por los perjuicios causados y, por lo tanto, se vería afectado el proceso de selección^[9] .

Es así, como el artículo 5 de la Ley 1882 de 2018 dispone que la no presentación de la garantía junto con la propuesta no será subsanable y será causal de rechazo de esta. El Código de Comercio regula el contrato de seguro como un contrato consensual, bilateral, oneroso, aleatorio y de ejecución sucesiva. El artículo 1.046 ibidem establece que el contrato de seguro se probará por escrito o confesión y, para fines exclusivamente probatorios, el asegurador está obligado a entregar en su original al tomador dentro de los quince días siguientes a la fecha de su celebración, el documento contentivo del contrato de seguro, es decir, la póliza de seguro, la cual deberá redactarse en castellano y firmarse por el asegurador^[10].

En este sentido, solo para fines probatorios del contrato de seguro, el asegurador está obligado a entregar a su tomador el documento contentivo del contrato de seguro, aunque el mismo se perfeccione por el solo consentimiento de las partes (tomador y asegurador), sin perjuicio de que el asegurador también esté obligado a librar duplicados o copias de la póliza al beneficiario, el asegurado o tomador por solicitud de estos.

Bajo este contexto, es claro que conforme cambio introducido por el parágrafo 3 del artículo 5 de la Ley 1882 de 2018 la no entrega de la garantía de seriedad junto con la propuesta no será subsanable y será causal de rechazo de la misma, lo que significa que no aportar el documento contentivo de la garantía resulta insubsanable por expresa disposición legal.

ii. Ahora bien, para efectos de dar respuesta al problema jurídico planteado, es importante destacar que el SECOP II es una plataforma transaccional que permite gestionar en línea todos los procedimientos de contratación, con cuentas y usuarios asociados a estas, para las entidades y los proveedores, y vista pública para cualquier interesado en hacer seguimiento a la contratación pública. Desde sus cuentas, las entidades crean, evalúan y adjudican procedimientos de contratación, y gestionan la fase de ejecución del contrato. Por su parte, los proveedores pueden hacer comentarios a los documentos del procedimiento, presentar ofertas y seguir el procedimiento de selección en línea.

En este sentido, en el SECOP II el procedimiento contractual se desarrolla en línea y dentro de la plataforma, conformándose un expediente electrónico, lo cual denota una diferencia con el SECOP I, donde el procedimiento se desarrolla de manera física, esto es, con documentos escritos que se publican para cumplir las obligaciones de las entidades antes señaladas. Al existir esa diferencia entre las dos versiones del SECOP, no es posible realizar en SECOP II actuaciones por escrito que son propias del SECOP I, sino que los documentos y actuaciones son electrónicas.

Debido a que la plataforma es totalmente transaccional, el trámite se realiza en línea y la publicidad de las actuaciones es concomitante, según transcurran cada una de las etapas del procedimiento, lo que descarta la necesidad de cargar documentación alguna, salvo algunas excepciones. Además, de acuerdo con lo prescrito en el artículo 14 de la Ley 527 de 1999, en la formación del contrato, salvo acuerdo expreso entre las partes, la oferta y su aceptación podrán expresarse por medio de un mensaje de datos, lo que implica que “[n]o se negará validez o fuerza obligatoria a un contrato por la sola razón de haberse utilizado en su formación uno o más mensajes de datos”. Igualmente, el artículo 22 ibidem dispone que los contratos electrónicos compuestos por mensajes de datos tienen los efectos jurídicos según las normas aplicables al negocio jurídico contenido en dichos mensajes, esto es, las normas que regulan el sistema de contratación pública.

De esta forma, para efectos de la presentación de la oferta en el SECOP II el proponente deberá diligenciar la información respectiva y cargar en la sección correspondiente toda la documentación requerida por la entidad en el pliego de condiciones. Conforme a esto y teniendo en cuenta lo previsto en el artículo 5 de la Ley 1882 de 2018, el proponente deberá presentar junto con la oferta el documento contentivo del contrato de seguro que expide el asegurador que garantice la seriedad de la oferta, para que la misma no sea rechazada. La entrega de este documento no tiene que ser en físico, sino que se debe efectuar en la plataforma del SECOP, puesto que esta permite que el proponente diligencie y cargue de forma digital la póliza que garantiza la seriedad de la oferta.

En tal sentido, si el proponente al momento de presentar la oferta carga a la plataforma del SECOP II la póliza que expide el asegurador, está cumpliendo con lo prescrito en el artículo 5 de la Ley 1882 de 2018, y, por lo tanto, la entidad no debería requerir al proponente para que allegue dicho documento en físico, ni mucho menos rechazar su oferta por este motivo. Por el contrario, en aquellos eventos en los que el proponente omite cargar la póliza expedida por el asegurador en la plataforma del SECOP II, debe entenderse que no cumple con lo previsto en la norma en mención y por ende, la consecuencia jurídica ante tal escenario es el rechazo de la oferta.

En efecto, el mandato legal establecido en el parágrafo 3 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007 adicionado por el artículo 5 de la Ley 1882 de 2018, impone de manera expresa e inequívoca la entrega de la garantía de seriedad o aporte simultáneo con la oferta, lo cual configura un deber en cabeza del proponente.

Desde esta perspectiva, para efectos del SECOP II, el alcance de este mandato legal se entiende como la incorporación efectiva del documento digital al proceso de selección en el momento requerido por la norma, es decir, de manera concomitante con la presentación de la oferta en dicha plataforma y no con posterioridad. Esta exigencia, como se explicó, fue incorporada por el legislador precisamente con el propósito de eliminar la posibilidad de subsanar la garantía de seriedad hasta antes de la adjudicación del contrato, por lo que la omisión en su entrega o cargue en el SECOP II no puede ser objeto de subsanación, ya que desnaturalizaría el sentido de la norma y desconocería su finalidad.

Si bien el régimen de contratación estatal admite la subsanación de ciertos requisitos cuando se trata de acreditar circunstancias posteriores al cierre del proceso, en el caso de la garantía de seriedad el legislador ha establecido una excepción expresa al calificar su no entrega como un defecto no subsanable. Esta previsión normativa excluye cualquier posibilidad de interpretación flexible, en la medida en que delimita de forma clara el ámbito de aplicación de la subsanabilidad en este caso, impidiendo que la administración amplíe dicho margen por vía interpretativa.

Lo anterior resulta concordante con el principio de legalidad que rige la actividad contractual, conforme al cual es legítima la actuación de las autoridades en cuanto se desarrolle dentro del preciso ámbito funcional definido por el legislador, proscribiendo las actuaciones de los servidores públicos que impliquen omisión o extralimitación en el ejercicio de las mismas; a la observancia del debido proceso, y a los principios de la función administrativa, desarrollados legalmente por el mismo Estatuto General de Contratación de la Administración Públicas^[11]. De acuerdo con este principio se garantiza la sujeción estricta de la administración a las condiciones establecidas en la ley, evitando márgenes indebidos de discrecionalidad que puedan afectar la transparencia y la igualdad entre los proponentes.

En consecuencia, la interpretación conforme a la cual la sola constitución de la garantía sería suficiente, aun sin su entrega oportuna y cargue del documento digital en el SECOP II, no resulta compatible con el marco normativo vigente, pues desconoce el tenor literal de la disposición señalada y la intención del legislador. Por el contrario, la aplicación estricta de la regla de rechazo no subsanable constituye una manifestación legítima del principio de legalidad y una garantía de transparencia y seguridad jurídica en los procesos de contratación.

Así, la obligación del proponente no se agota en la existencia de la póliza como documento independiente, sino que se proyecta hacia su efectiva incorporación en el proceso de contratación en la plataforma del SECOP II, garantizando de esta forma su conocimiento oportuno por parte de la entidad contratante y la verificación de su validez. En este sentido, la norma impone una mayor diligencia en cabeza del proponente que trasciende la constitución de la garantía y comprende su aporte oportuno y completo al proceso de contratación, de manera que se trata de una obligación con efectos sustanciales pues no basta con tener la póliza, sino que es indispensable entregarla en el momento requerido.

Por consiguiente, la omisión en su cargue no puede entenderse como un defecto meramente formal susceptible de subsanación, sino como el incumplimiento de una exigencia que ha sido establecida por el legislador, cuya inobservancia conlleva al rechazo de la oferta. En esa medida, la decisión de rechazar la oferta no puede interpretarse como una manifestación de “exceso de ritual manifiesto” por parte de la entidad estatal, sino como la aplicación estricta de una consecuencia jurídica previamente definida por el legislador.

En todo caso, vale la pena señalar la regla contenida en el parágrafo 3 artículo 5 de la Ley 1150 de 2007 debe aplicarse cuando la garantía de seriedad no se entregó con la presentación de la oferta. Por ello, en principio, se podrían corregir los errores de la garantía, siempre y cuando estos se pretendan corregir, modificar o enmendar y no se enmarquen en el supuesto de no presentación de la garantía de seriedad junto con la oferta, por lo que es posible enmendar ciertas falencias, como por ejemplo, un error en el valor o en la vigencia de los amparos.

Finalmente, es preciso resaltar que cada entidad deberá realizar el análisis correspondiente que le permita determinar la procedencia del rechazo de la oferta, a partir de las circunstancias fácticas y jurídicas propias de cada caso concreto, así como valorar la incidencia que puedan tener las situaciones técnicas presentadas en la plataforma SECOP II durante el desarrollo del proceso de contratación. De esta manera, las afirmaciones aquí realizadas no pueden ser interpretadas como juicios de valor sobre circunstancias concretas relacionadas con los hechos que motivan la consulta. Por lo anterior, previo concepto de sus asesores, la solución de situaciones particulares corresponde a los interesados adoptar la decisión correspondiente y, en caso de conflicto, a las autoridades judiciales, fiscales y disciplinarias.

Al tratarse de un análisis que debe realizarse en el procedimiento contractual específico, la Agencia no puede definir un criterio universal y absoluto por vía consultiva, sino que brinda elementos de carácter general para que los partícipes del sistema de compras y contratación pública adopten la decisión que corresponda, lo cual es acorde con el principio de juridicidad. Así, cada Entidad definirá la forma de adelantar su gestión contractual, sin que sea atribución de Colombia Compra Eficiente validar sus actuaciones.

1. Referencias normativas, jurisprudenciales y otras fuentes:

1. Doctrina de la Agencia Nacional de Contratación Pública:

Sobre la regla de subsanabilidad en los procesos de selección y la aclaración de la oferta económica, se pronunció esta Subdirección en los conceptos 4201913000007643 del 26 de diciembre de 2019, C-343 del 17 de junio de 2020, C-518 del 9 de septiembre de 2020, C-285 del 20 de mayo de 2022, C-614 del 5 de octubre de 2022, C-882 del 21 de diciembre de 2022, C-172 del 6 de junio de 2023, C-354 del 30 de agosto de 2024, C-447 del 19 de septiembre de 2024, C-1009 del 30 de enero de 2025 y C – 687 del 9 de julio de 2025. Estos y otros conceptos se encuentran disponibles para consulta en el Sistema de relatoría de la Agencia, al cual se puede acceder a través del siguiente enlace: https://relatoria.colombiacompra.gov.co/busqueda/conceptos

La sostenibilidad no es una opción, es una obligación. Por ello, la Agencia Nacional de Contratación Pública –Colombia Compra Eficiente– te invita a realizar el Curso de Contratación Pública Sostenible y Socialmente Responsable, una herramienta clave para fortalecer las capacidades de todos los compradores públicos, proveedores, servidores públicos v para generar mayor valor público. Accede al curso y aprende como implementar criterios sociales y ambientales en las diferentes etapas del proceso de contratación:
https://formacionvirtual.colombiacompra.gov.co/mod/page/view.php?id=3718

De otro lado, te contamos que esta Agencia ha da un paso decisivo en la estandarización y modernización del sector social con la expedición de las Resoluciones 539, 540, 541, 952 y 953 de 2025, mediante las cuales adoptó Documentos Tipo para las modalidades de selección de licitación pública (versión 2), selección abreviada de menor cuantía, mínima cuantía, consultoría e interventoría, promoviendo procesos más transparentes, eficientes competitivos y sostenibles en sectores estratégicos como educación, salud, cultura, recreación, deporte, institucional y vivienda. Consulta y descarga los documentos aquí: https://www.colombiacompra.gov.co/normativa-y-relatoria/documentos-tipo

Si quieres conocer más sobre la aplicación de Documentos Tipo puedes consultar la última versión de la Guía para la comprensión e implementación de los Documentos Tipo de obra pública de infraestructura de transporte. En esta actualización se incorporaron orientaciones prácticas dirigidas a entidades públicas, proveedores, organismos de control y demás interesados, con el propósito de facilitar la adecuada implementación de estos instrumentos en los procesos contractuales. Además se incluyeron lineamientos que orientan la implementación de los criterios ambientales y sociales incluidos en los documentos tipo: Consulta la guía aquí:
https://www.colombiacompra.gov.co/archivos/manual/guia-para-la-comprension-e-implementacion-de-los-documentos-tipo-de-obra-publica-de-infraestructura-de-transporte-bajo-las-diferentes-modalidades-de-contratacion-vigentes

Este concepto tiene el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y las expresiones aquí utilizadas con mayúscula inicial deben ser entendidas con el significado que les otorga el artículo 2.2.1.1.1.3.1. del Decreto 1082 de 2015.

Atentamente,

1. Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente. Concepto C-285 del 20 de mayo de 2022. Consultar en: https://relatoria.colombiacompra.gov.co/conceptos/c-285-de-2022/

   ↑

2. Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente. Concepto C-447 del 19 de septiembre de 2024. Consultar en: https://relatoria.colombiacompra.gov.co/conceptos/c-447-de-2024/ ↑

3. Ley 1150 de 2007, artículo 5, parágrafo 4°: “En aquellos procesos de selección en los que se utilice el mecanismo de subasta, los documentos referentes a la futura contratación o a proponente, no necesarios para la comparación de las propuestas, deberán ser solicitados hasta el momento previo a su realización”. ↑

4. Sin embargo, debe tenerse en cuenta que la última norma en cita -Decreto 2474 de 2008, aparte subrayado-, establece un límite a la subsanabilidad, puesto que en cualquier caso debe referirse o recaer sobre circunstancias ocurridas antes del cierre del respectivo proceso, esto es, del vencimiento del plazo para presentar ofertas.

   De esta manera, quien se presenta al proceso de selección debe cumplir para la fecha en que ‘se cierra el proceso’ con los requisitos que se requieren para presentar la oferta, de manera que es sobre ellos y no sobre otros que se cumplan con posterioridad, sobre los que recae la posibilidad de saneamiento. Así, por ejemplo, si se requiere una experiencia x, la misma se debe tener al presentar la oferta y la Administración puede requerir al oferente para que especifique aspectos relacionados con ella (complementar certificaciones, aclarar fechas, acreditación de la misma, etc.); pero no podría, por vía de las normas en cita, extender el tiempo para avalar experiencia que sólo se llega a cumplir después del cierre del proceso contractual. O si, igualmente a manera de ejemplo, fuera necesario ser persona jurídica pero el oferente no entrega el certificado de existencia y representación legal que lo acredita o éste es demasiado antiguo, la entidad contratante podría requerir al interesado para que haga entrega del mismo o lo actualice, pero no para que se constituya la sociedad con posterioridad al cierre del proceso, pues si ello no se había hecho, significa simplemente que el oferente no tenía la condición para participar. (Consejo de Estado. Sala de Consulta y Servicio Civil. Concepto del 6 de noviembre de 2008. Expediente: 1927. Consejero Ponente: William Zambrano Cetina). ↑

5. En armonía con lo anterior, actualmente la Circular Externa Única de Colombia Compra Eficiente señala lo siguiente: “De otro lado, cabe destacar que, de conformidad con el artículo 5 de la Ley 1882 de 2018, durante el término otorgado para subsanar, los proponentes no podrán acreditar circunstancias ocurridas luego del cierre del proceso. De esta manera, es subsanable la prueba de todas las circunstancias ocurridas antes del vencimiento del término para presentar las ofertas, por lo que no se podrán acreditar circunstancias ocurridas con posterioridad a dicho momento.

   Lo anterior quiere decir que no es la prueba lo que debe ser anterior al cierre del proceso, sino el hecho que esta acredita. En ese sentido, ante la solicitud de la Administración de subsanar un requisito, el documento podría estar fechado con posterioridad al vencimiento del término para recibir propuestas, con la condición de que el hecho que acredite haya ocurrido antes, esto es, que no sea una circunstancia ocurrida con posterioridad al cierre del proceso. Un mejor entendimiento del significado de la expresión «circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso» implica distinguir entre la prueba de un hecho y el hecho mismo. En el caso de la subsanabilidad de las ofertas, una cosa es el requisito habilitante o el elemento de la propuesta que permite cumplir determinada exigencia del pliego de condiciones –o documento equivalente– y otra su prueba. Lo que prohíbe la norma es que se subsanen requisitos que no estaban materialmente cumplidos al momento del cierre del proceso”. Disponible en: https://www.colombiacompra.gov.co/circulares?page=2 ↑

6. Ver Consejo de Estado, Sección Tercera, Subsección C. Sentencia del 26 de febrero de 2011. C.P. Jaime Orlando Santofimio. Rad. 36.408. ↑

7. Ver Consejo de Estado, Sección Tercera, Subsección C. Sentencia del 26 de febrero de 2014. C.P. Enrique Gil Botero. Rad. 25.804. ↑

8. Consejo de Estado. Sala de Consulta y Servicio Civil. Concepto del 20 de mayo de 2010. Expediente: 1992. Consejero Ponente: Enrique José Arboleda Perdomo. ↑

9. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Gaceta 605 del 10 de agosto de 2016: «Aunque resulte extraña la anterior proposición, hoy en Colombia impera la posición según la cual, en la medida en que de la garantía de seriedad de la oferta no afecta la asignación de puntaje, su presentación, así como y la corrección de errores contenidos en esta, son susceptibles de subsanación hasta antes de oferta.

   Esto ha generado, además de las precipitadas prácticas colusivas, una desprotección del patrimonio público por cuanto no existe un amparo del riesgo de retiro de la oferta por parte de los proponentes después de vencido el plazo fijo para la presentación de las ofertas. ↑

10. El Código de comercio en el artículo 1046, indica, frente a la prueba del contrato de seguro que se hará por escrito o por confesión: “Con fines exclusivamente probatorios, el asegurador está obligado a entregar en su original, al tomador, dentro de los quince días siguientes a la fecha de su celebración el documento contentivo del contrato de seguro, el cual se denomina póliza, el que deberá redactarse en castellano y firmarse por el asegurador.

    La Superintendencia Bancaria señalará los ramos y la clase de contratos que se redacten en idioma extranjero.

    Parágrafo. El asegurador está también obligado a librar a petición y a costa del tomador, del asegurado o del beneficiario duplicados o copias de la póliza”. ↑

11. Consejo de Estado. Sala de Consulta y Servicio Civil. Concepto del 20 de mayo de 2010. Expediente: 1992. Consejero Ponente: Enrique José Arboleda Perdomo. ↑