El concepto C-1037 de 2025 explica que, por regla general, los defectos en la acreditación de requisitos habilitantes y la falta de entrega son subsanables, con excepciones: no se pueden subsanar aspectos que otorgan puntaje, acreditar circunstancias ocurridas después del cierre del proceso, ni permitir la entrega de la garantía de seriedad que no fue aportada con la propuesta. Además, distingue entre aclarar y subsanar: la aclaración busca mejorar el entendimiento de elementos de la oferta durante la evaluación; y la subsanación procura que, dentro del plazo, se presenten documentos para acreditar requisitos habilitantes. También desarrolla la prevalencia del derecho sustancial frente a formalidades, los límites para establecer causales de rechazo (debe estar en ley/reglamento o en el pliego de forma clara y taxativa) y el régimen de seguridad social integral: las personas jurídicas deben acreditar aportes (certificación) y las entidades deben verificar el cumplimiento para iniciar la ejecución y al momento de cada pago.
SUBSANABILIDAD – Aplicación – Regla general – Excepciones
La regla de la subsanabilidad de las ofertas en los procedimientos de selección indica que, por regla general, la falta de entrega y los defectos en la acreditación de los requisitos habilitantes son aspectos subsanables. La excepción a esta regla se encuentra en la prohibición de permitir que se subsanen aspectos que otorgan puntaje, de valer la acreditación de circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso y de permitir la entrega de la garantía de seriedad de la oferta que no fue aportada con la propuesta.
SUBSANABILIDAD – Ley 1882 de 2018
[…] la Ley 1882 de 2018: i) mantiene el criterio de la Ley 80 de 1993, relativo a que todo lo que no sea necesario para la comparación de propuestas no es título suficiente para su rechazo; ii) mantiene el criterio aclaratorio de la Ley 1150 de 2007, según el cual todo lo que no afecte la asignación de puntaje puede subsanarse; e, iii) introduce modificaciones en relación con algunos aspectos que se analizarán a continuación.
SUBSANABILIDAD Y ACLARACIÓN DE LA OFERTA – Diferencias
“[…] es distinto aclarar y subsanar una oferta, siendo este último un instituto que procura porque el oferente presente, dentro del plazo y bajo las condiciones dadas por la norma aplicable, los documentos que acrediten el cumplimiento de los requisitos exigidos como habilitantes para participar en el respectivo procedimiento de selección, mientras que la aclaración permite mejor el entendimiento de los elementos de la oferta, sean o no subsanables, para la correcta verificación y evaluación de los mismos por parte de la entidad pública. Finalmente, como dispone el artículo 30.7 de la Ley 80 de 1993, la aclaración de las propuestas se realiza durante la evaluación de estas, pues es necesario esclarecer los aspectos dudosos de las ofertas antes de la adjudicación. Por ello, la jurisprudencia también explica que “[…] el proponente debe acogerse al tiempo que le otorga la administración para subsanar o aclarar la oferta, lapso que la entidad no puede extender más allá de la adjudicación […]”. De esta manera, “lo ideal en un proceso de selección es que las aclaraciones y explicaciones se anticipen y soliciten durante la etapa de evaluación, lo más pronto posible, es decir, antes de que la entidad elabore el informe respectivo, de tal manera que las tenga en cuenta para producir ese acto administrativo”.
PREVALENCIA DEL DERECHO SUSTANCIAL – Principio constitucional
[…] por disposición del artículo 228 Superior, las formas no deben convertirse en un obstáculo para la efectividad del derecho sustancial, sino que deben propender por su realización. Es decir, que las normas procesales son un medio para lograr la efectividad de los derechos subjetivos y no fines en sí mismas”. Ese fue el sentido que inspiró la Sentencia C-029 de 1995, mediante la cual la Corte Constitucional declaró exequible el artículo 4º del Código de Procedimiento Civil, argumentando, además, que el artículo 228 de la Constitución reconoce que “prevalecerá el derecho sustancial”, con lo que también está reconociendo, según el tribunal constitucional, que el fin de los procedimientos es la realización de los derechos consagrados en abstracto por el derecho objetivo.
CAUSALES DE RECHAZO DE LAS OFERTAS – Origen – Límites en su configuración
El rechazo de las ofertas y los eventos en los que proceden han sido asuntos de los que se ha ocupado la legislación nacional en materia de contratación pública, por lo que “la competencia de las entidades estales para establecer eventos de exclusión de propuestas es de carácter residual y restringido”. En ese sentido, si bien las entidades estatales, en ejercicio de la discrecionalidad que les corresponde en la configuración de los pliegos de condiciones, tienen competencia para determinar los requisitos que deben cumplir los proponentes para la presentación de ofertas y regular los eventos en los que procede su rechazo, el ejercicio de tales facultades encuentra ciertos límites en la ley y el reglamento, así como en los principios de razonabilidad y proporcionalidad.
CAUSALES DE RECHAZO – Procedencia
Dicho lo anterior, sobre si procede o no el rechazo de la oferta en razón al documento ambiguo u oscuro, en primera medida, dependerá de que exista la causal de rechazo en la ley, el reglamento o tenga origen en el pliego de condiciones expresada de manera clara y taxativa. De otro lado, si existe un supuesto de hecho incorporado por la entidad estatal en el pliego de condiciones como causal de rechazo, aquella deberá estar acorde con los principios de razonabilidad y proporcionalidad, no contrariar el ordenamiento jurídico y evitar que versen sobre aspectos meramente formales sin relevancia para el transcurso del proceso de selección o el perfeccionamiento del contrato.
SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL – Aportes parafiscales – Acreditación / Rechazo de oferta
[…] las personas jurídicas que quieran celebrar contratos con las entidades estatales deben acreditar el pago al sistema de seguridad social de sus empleados, por eso presentarán una certificación expedida por el revisor fiscal o por el representante legal, durante un lapso equivalente al que exija el respectivo régimen de contratación para que se hubiera constituido la sociedad, el cual no será inferior a los seis (6) meses anteriores a la celebración del contrato. En este sentido, la ley señala que para presentar la oferta las personas jurídicas deben acreditar el requisito señalado anteriormente.
Esta norma fue analizada por la Sección Tercera del Consejo de Estado, que consideró que el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 tiene por objeto evitar la evasión por parte de los empleadores de las cotizaciones al sistema de seguridad social y de los aportes parafiscales, y para lograr esa finalidad el legislador impuso a las entidades estatales la obligación de verificar, en los procesos de selección de contratistas y durante la ejecución y liquidación de los contratos, que tanto los oferentes como los contratistas hayan realizado los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral. Por lo tanto, la jurisprudencia reiteró la necesidad de que las entidades estatales, durante la ejecución de un contrato, verifiquen el cumplimiento de las obligaciones del sistema de seguridad social por parte de los oferentes. De esta manera, el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007 que modificó el inciso segundo del artículo 41 de la Ley 80 de 1993, incluye la obligación, para los proponentes y contratistas, de estar a paz y salvo con los aportes parafiscales al Sistema de Seguridad Social Integral […]
Del artículo 23 de la Ley 1150 de 2007 se concluye que si bien los proponentes y los contratistas deben estar al día en el pago al Sistema de Seguridad Social, la verificación de este requisito, por parte de las entidades estatales, se realizará como requisito para iniciar la ejecución de los contratos –inciso primero– y cuando realicen cada pago originado en el contrato estatal –parágrafo 1–, es decir, durante la ejecución del contrato. En estos términos, la obligación de estar al día en el pago al Sistema de Seguridad Social Integral es un requisito de ejecución de los contratos estatales. Sin embargo, ello no significa que no se solicite en momentos previos y posteriores a la celebración del contrato, teniendo en cuenta lo prescrito en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002.
Texto del concepto
SUBSANABILIDAD – Aplicación – Regla general – Excepciones
La regla de la subsanabilidad de las ofertas en los procedimientos de selección indica que, por regla general, la falta de entrega y los defectos en la acreditación de los requisitos habilitantes son aspectos subsanables. La excepción a esta regla se encuentra en la prohibición de permitir que se subsanen aspectos que otorgan puntaje, de valer la acreditación de circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso y de permitir la entrega de la garantía de seriedad de la oferta que no fue aportada con la propuesta.
SUBSANABILIDAD – Ley 1882 de 2018
[…] la Ley 1882 de 2018: i) mantiene el criterio de la Ley 80 de 1993, relativo a que todo lo que no sea necesario para la comparación de propuestas no es título suficiente para su rechazo; ii) mantiene el criterio aclaratorio de la Ley 1150 de 2007, según el cual todo lo que no afecte la asignación de puntaje puede subsanarse; e, iii) introduce modificaciones en relación con algunos aspectos que se analizarán a continuación.
SUBSANABILIDAD Y ACLARACIÓN DE LA OFERTA – Diferencias
“[…] es distinto aclarar y subsanar una oferta, siendo este último un instituto que procura porque el oferente presente, dentro del plazo y bajo las condiciones dadas por la norma aplicable, los documentos que acrediten el cumplimiento de los requisitos exigidos como habilitantes para participar en el respectivo procedimiento de selección, mientras que la aclaración permite mejor el entendimiento de los elementos de la oferta, sean o no subsanables, para la correcta verificación y evaluación de los mismos por parte de la entidad pública. Finalmente, como dispone el artículo 30.7 de la Ley 80 de 1993, la aclaración de las propuestas se realiza durante la evaluación de estas, pues es necesario esclarecer los aspectos dudosos de las ofertas antes de la adjudicación. Por ello, la jurisprudencia también explica que “[…] el proponente debe acogerse al tiempo que le otorga la administración para subsanar o aclarar la oferta, lapso que la entidad no puede extender más allá de la adjudicación […]”. De esta manera, “lo ideal en un proceso de selección es que las aclaraciones y explicaciones se anticipen y soliciten durante la etapa de evaluación, lo más pronto posible, es decir, antes de que la entidad elabore el informe respectivo, de tal manera que las tenga en cuenta para producir ese acto administrativo”.
PREVALENCIA DEL DERECHO SUSTANCIAL – Principio constitucional
[…] por disposición del artículo 228 Superior, las formas no deben convertirse en un obstáculo para la efectividad del derecho sustancial, sino que deben propender por su realización. Es decir, que las normas procesales son un medio para lograr la efectividad de los derechos subjetivos y no fines en sí mismas”. Ese fue el sentido que inspiró la Sentencia C-029 de 1995, mediante la cual la Corte Constitucional declaró exequible el artículo 4º del Código de Procedimiento Civil, argumentando, además, que el artículo 228 de la Constitución reconoce que “prevalecerá el derecho sustancial”, con lo que también está reconociendo, según el tribunal constitucional, que el fin de los procedimientos es la realización de los derechos consagrados en abstracto por el derecho objetivo.
CAUSALES DE RECHAZO DE LAS OFERTAS – Origen – Límites en su configuración
El rechazo de las ofertas y los eventos en los que proceden han sido asuntos de los que se ha ocupado la legislación nacional en materia de contratación pública, por lo que “la competencia de las entidades estales para establecer eventos de exclusión de propuestas es de carácter residual y restringido”. En ese sentido, si bien las entidades estatales, en ejercicio de la discrecionalidad que les corresponde en la configuración de los pliegos de condiciones, tienen competencia para determinar los requisitos que deben cumplir los proponentes para la presentación de ofertas y regular los eventos en los que procede su rechazo, el ejercicio de tales facultades encuentra ciertos límites en la ley y el reglamento, así como en los principios de razonabilidad y proporcionalidad.
CAUSALES DE RECHAZO – Procedencia
Dicho lo anterior, sobre si procede o no el rechazo de la oferta en razón al documento ambiguo u oscuro, en primera medida, dependerá de que exista la causal de rechazo en la ley, el reglamento o tenga origen en el pliego de condiciones expresada de manera clara y taxativa. De otro lado, si existe un supuesto de hecho incorporado por la entidad estatal en el pliego de condiciones como causal de rechazo, aquella deberá estar acorde con los principios de razonabilidad y proporcionalidad, no contrariar el ordenamiento jurídico y evitar que versen sobre aspectos meramente formales sin relevancia para el transcurso del proceso de selección o el perfeccionamiento del contrato.
SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL – Aportes parafiscales – Acreditación / Rechazo de oferta
[…] las personas jurídicas que quieran celebrar contratos con las entidades estatales deben acreditar el pago al sistema de seguridad social de sus empleados, por eso presentarán una certificación expedida por el revisor fiscal o por el representante legal, durante un lapso equivalente al que exija el respectivo régimen de contratación para que se hubiera constituido la sociedad, el cual no será inferior a los seis (6) meses anteriores a la celebración del contrato. En este sentido, la ley señala que para presentar la oferta las personas jurídicas deben acreditar el requisito señalado anteriormente.
Esta norma fue analizada por la Sección Tercera del Consejo de Estado, que consideró que el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 tiene por objeto evitar la evasión por parte de los empleadores de las cotizaciones al sistema de seguridad social y de los aportes parafiscales, y para lograr esa finalidad el legislador impuso a las entidades estatales la obligación de verificar, en los procesos de selección de contratistas y durante la ejecución y liquidación de los contratos, que tanto los oferentes como los contratistas hayan realizado los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral. Por lo tanto, la jurisprudencia reiteró la necesidad de que las entidades estatales, durante la ejecución de un contrato, verifiquen el cumplimiento de las obligaciones del sistema de seguridad social por parte de los oferentes. De esta manera, el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007 que modificó el inciso segundo del artículo 41 de la Ley 80 de 1993, incluye la obligación, para los proponentes y contratistas, de estar a paz y salvo con los aportes parafiscales al Sistema de Seguridad Social Integral […]
Del artículo 23 de la Ley 1150 de 2007 se concluye que si bien los proponentes y los contratistas deben estar al día en el pago al Sistema de Seguridad Social, la verificación de este requisito, por parte de las entidades estatales, se realizará como requisito para iniciar la ejecución de los contratos –inciso primero– y cuando realicen cada pago originado en el contrato estatal –parágrafo 1–, es decir, durante la ejecución del contrato. En estos términos, la obligación de estar al día en el pago al Sistema de Seguridad Social Integral es un requisito de ejecución de los contratos estatales. Sin embargo, ello no significa que no se solicite en momentos previos y posteriores a la celebración del contrato, teniendo en cuenta lo prescrito en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002.
Bogotá D.C., 02 de septiembre de 2025
Señor
Cesar Cruz
Tunja, Boyacá
Concepto C-1037 de 2025 | |
Temas: | SUBSANABILIDAD – Aplicación – Regla general – Excepciones / SUBSANABILIDAD – Ley 1882 de 2018 / CAUSALES DE RECHAZO DE LAS OFERTAS – Origen – Límites en su configuración / CAUSALES DE RECHAZO – Procedencia / SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL – Aportes parafiscales – Acreditación / Rechazo de oferta |
Radicación: | Respuesta al radicado No. 1_2025_07_28_007725 |
Estimado señor Cruz:
En ejercicio de la competencia otorgada por los artículos 3, numeral 5º, y 11, numeral 8º, del Decreto Ley 4170 de 2011, así como lo establecido en el artículo 4 de la Resolución 1707 de 2018 expedida por esta Entidad, la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente– responde su solicitud de consulta de fecha 28 de julio de 2025, en la cual manifiesta lo siguiente:
“Solicito concepto sobre cuales son las implicacion legales y contractuales del TRASALADO DE OBSERVACIONES DE OFERENTES, explicitamente si estas al ser trasladadas por la Entidad a los oferentes, estos estan la obligación de responderlas y subsanar y si no se subsana o no se subsana en debida forma aplica la ley 1882 de 2018 en cuanto al rechazo y que no se pueda volver a solicitar completar la informacion o aportar nuevos docuementos para ello.
en segundo lugar aclarar y emitir concepto sobre si las entidades pueden rechazar una oferta cuando se presente una observacion sobre PRESUNTAS DEUDAS en el sitema de seguridad social de los oferntes de mas de 6 meses atras del cierre del proceso (como lo exigen en los plIegos) esto porque el oferente aporta la certifación de estar a paz y salvo en los ultimos seis meses y efectivamente se comprueba en el reporte de las EPS que esta a paz y salavo pero figuran presuntas moras de años anteriores en bases de datos de EPS que no son verificables.(SIC)”
De manera preliminar, resulta necesario acotar que esta entidad solo tiene competencia para responder consultas sobre la aplicación de normas de carácter general en materia de compras y contratación pública. En ese sentido, resolver casos particulares desborda las atribuciones asignadas por el legislador extraordinario, que no concibió a la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente como una autoridad para solucionar problemas jurídicos particulares de todos los partícipes del sistema de compra pública. La competencia de esta entidad se fija con límites claros, con el objeto de evitar que la Agencia actúe como una instancia de validación de las actuaciones de las entidades sujetas a la Ley 80 de 1993 o de los demás participantes de la contratación pública. Esta competencia de interpretación de normas generales, por definición, no puede extenderse a la resolución de controversias, ni a brindar asesorías sobre casos puntuales.
Conforme lo expuesto, en aras de satisfacer el derecho fundamental de petición se resolverá su consulta dentro de los límites de la referida competencia consultiva, esto es, haciendo abstracción de las circunstancias particulares y concretas mencionadas en su petición, pero señalando algunas consideraciones sobre las normas generales relacionadas con los problemas jurídicos de su consulta.
- Problema planteado:
De acuerdo con el contenido de su solicitud, esta Agencia resolverá los siguientes problemas jurídicos: i) ¿Los requerimientos realizados por la entidad estatal durante el traslado de observaciones en los procesos de selección obliga a los oferentes a responder y subsanar, y cuáles son efectos produce el silencio o la subsanación incompleta a la luz de la Ley 1882 de 2018 sobre el rechazo de ofertas? ii) ¿Puede una entidad estatal rechazar una oferta con fundamento en presuntas deudas antiguas en el sistema de seguridad social, no verificables y distintas de las certificaciones de paz y salvo aportadas en cumplimiento de los pliegos, o dicho rechazo vulneraría los principios de transparencia, buena fe, confianza legítima y selección objetiva en la contratación pública?
- Respuesta:
i) En primer lugar, el traslado del informe de evaluación en los procesos de selección contractual tiene un alcance jurídico que se enmarca en el deber de la entidad estatal de garantizar los principios de transparencia, igualdad, debido proceso y selección objetiva. Este mecanismo busca que los oferentes tengan la oportunidad de conocer las inconsistencias detectadas en sus propuestas o las observaciones formuladas por otros competidores y, de ser el caso, aportar las aclaraciones o subsanaciones a que haya lugar. De acuerdo con el artículo 5 de la Ley 1882 de 2018 y la interpretación constante del Consejo de Estado, los oferentes tienen la posibilidad de subsanar los requisitos habilitantes y otros documentos que no incidan en la asignación de puntaje. Por regla general, el límite para que la entidad solicite y para que el proponente corrija lo que haga falta es hasta el término de traslado del informe de evaluación que corresponda a cada modalidad de selección. La excepción es que el límite anterior no aplica para los procesos de mínima cuantía y para el proceso de selección a través del sistema de subasta. Así, los oferentes no están obligados a responder todas las observaciones trasladadas, pero sí deben atender aquellas que recaigan sobre requisitos habilitantes o documentos esenciales. En caso de no hacerlo o hacerlo de manera incompleta, la entidad debe evaluar la propuesta con los defectos subsistentes y, si estos afectan requisitos habilitantes, proceder al rechazo de la oferta, sin que pueda volver a solicitarse documentación adicional ni permitirse su incorporación extemporánea. Esto se debe a que no se corrigieron los defectos identificados en el informe de evaluación, lo cual impide que la propuesta sea considerada válida dentro del proceso de selección. En suma, el traslado del informe de evaluación es el límite para que el oferente ejerza su derecho de defensa dentro de los límites legales, y el silencio, la omisión o la subsanación insuficiente tienen como efecto jurídico la pérdida de oportunidad de continuar en el proceso de selección. ii) En segundo lugar, en relación con la inquietud planteada sobre si la habilitación de un proponente en un proceso de selección se ve afectada cuando acredita, mediante el formato exigido por la entidad estatal, el pago de aportes parafiscales correspondientes a los seis (6) meses previos al cierre, pero se encuentra en mora obligaciones de meses anteriores, debe señalarse que, si bien de una lectura estricta del artículo 50 de la Ley 789 de 2002, modificado por la Ley 828 de 2003, podría entenderse que el requisito se satisface con la simple presentación de una certificación expedida por el revisor fiscal o representante legal, para esta Subdirección tal interpretación resulta limitada frente al espíritu de la norma. En ese contexto, la Ley 789 de 2002 fue concebida para fortalecer la empleabilidad, garantizar el sostenimiento del sistema de protección social y, de manera especial, controlar la evasión en el pago de aportes parafiscales, que constituyen contribuciones obligatorias de los empleadores destinadas no solo a los trabajadores, sino también al ICBF, el SENA y las Cajas de Compensación Familiar. De ahí que la intención del legislador al establecer este requisito no se restringiera a la formalidad de allegar un certificado, sino a garantizar el pago real y oportuno de dichas contribuciones, sancionando a las sociedades morosas con la imposibilidad de participar en la contratación pública. Sobre el artículo 50 ibidem, el Consejo de Estado, en sentencia del 24 de julio de 2024, hizo énfasis en que dicho requerimiento debe ser verificado en distintos momentos, entre los cuales se encuentra la etapa en la que se busca seleccionar al futuro contratista. Por ello, todos los oferentes deberán acreditar que se encuentran al día con el Sistema de Seguridad Social y de los aportes parafiscales al momento de ofertar. Así las cosas, la acreditación de estar al día con el Sistema de Seguridad Social y aportes parafiscales, se configura en un requisito de admisibilidad de los proponentes, quienes deberán demostrar que han sido cumplidos en su obligación. De esta manera, las personas jurídicas, de cara a acreditar el mencionado requisito, deberán aportar la certificación mencionada en precedencia. Ahora bien, debe mencionarse que del artículo 50 de la Ley 789 de 2002, surgen dos situaciones que no pueden confundirse. Una de ellas consiste en que el proponente estando al día con el Sistema de Seguridad Social integral, no aporta la prueba, mientras que otra circunstancia distinta es que, al estar incumplido con el sistema, se vea imposibilitado de aportar la correspondiente prueba. Ante los dos escenarios, se señalarse que lo que se subsana es la prueba, más no el requisito en sí mismo. Por lo anterior, si el contratista se encuentra al día y no aportó el medio de prueba, podrá allegarlo, pero en caso de que se encuentre incumplido, deberá ser rechazado y no podrá ser adjudicatario del proceso de selección en el que participa. Finalmente, aunque la norma fije un término mínimo de seis (6) meses como parámetro de verificación, ello no exime al proponente de su obligación de encontrarse al día en la totalidad de los aportes parafiscales, pues su acreditación constituye un requisito indispensable para la presentación de ofertas. Además, corresponde a las entidades estatales verificar en todas las etapas del proceso contractual —selección, ejecución y liquidación— que tanto oferentes como contratistas se encuentren al día en el pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y parafiscales, en cumplimiento de la ley. |
- Razones de la respuesta:
Lo anterior se sustenta en las siguientes consideraciones:
i) La regla de la subsanabilidad de las ofertas en los procedimientos de selección indica que, por regla general, la falta de entrega y los defectos en la acreditación de los requisitos habilitantes son aspectos subsanables. La excepción a esta regla se encuentra en la prohibición de permitir que se subsanen aspectos que otorgan puntaje, de valer la acreditación de circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso y de permitir la entrega de la garantía de seriedad de la oferta que no fue aportada con la propuesta.
La posibilidad de enmendar, corregir o subsanar los errores en los que se incurre en los documentos contentivos de la oferta es un tema que ha tenido diferentes momentos o etapas en el ordenamiento jurídico colombiano, momentos que se han expuesto de manera detallada en conceptos como el C-285 del 20 de mayo de 2022[1] o el C-447 del 19 de septiembre de 2024[2], los cuales, en el evento en que tenga interés, podrá consultar en los enlaces de la nota al pie. Sin embargo, a continuación, se hará referencia particularmente al último momento, que refleja la postura vigente en torno a la subsanabilidad:
La expedición de la Ley 1882 de 2018, a la cual se refiere en su consulta, tuvo por finalidad la de introducir cambios y ajustes para fortalecer la contratación pública. En ese orden, mediante su artículo 5 modificó el parágrafo 1º y adicionó algunos otros, entre ellos el 3° y 4° del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, en los siguientes términos:
“Artículo 5°. De la selección objetiva.
Es objetiva la selección en la cual la escogencia se haga al ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de motivación subjetiva. En consecuencia, los factores de escogencia y calificación que establezcan las entidades en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, tendrán en cuenta los siguientes criterios:
1. La capacidad jurídica y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organización de los proponentes serán objeto de verificación de cumplimiento como requisitos habilitantes para la participación en el proceso de selección y no otorgarán puntaje, con excepción de lo previsto en el numeral 4 del presente artículo. La exigencia de tales condiciones debe ser adecuada y proporcional a la naturaleza del contrato a suscribir y a su valor. La verificación documental de las condiciones antes señaladas será efectuada por las Cámaras de Comercio de conformidad con lo establecido en el artículo 6o de la presente ley, de acuerdo con lo cual se expedirá la respectiva certificación.
2. <Numeral modificado por el artículo 88 de la Ley 1474 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:> La oferta más favorable será aquella que, teniendo en cuenta los factores técnicos y económicos de escogencia y la ponderación precisa y detallada de los mismos contenida en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, resulte ser la más ventajosa para la entidad, sin que la favorabilidad la constituyan factores diferentes a los contenidos en dichos documentos. En los contratos de obra pública, el menor plazo ofrecido no será objeto de evaluación. La entidad efectuará las comparaciones del caso mediante el cotejo de los ofrecimientos recibidos y la consulta de precios o condiciones del mercado y los estudios y deducciones de la entidad o de los organismos consultores o asesores designados para ello.
En los procesos de selección en los que se tenga en cuenta los factores técnicos y económicos, la oferta más ventajosa será la que resulte de aplicar alguna de las siguientes alternativas:
a) La ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes o fórmulas señaladas en el pliego de condiciones; o
b) La ponderación de los elementos de calidad y precio que representen la mejor relación de costo-beneficio para la entidad.
3. Sin perjuicio de lo previsto en el numeral 1 del presente artículo, en los pliegos de condiciones para las contrataciones cuyo objeto sea la adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y común utilización, las entidades estatales incluirán como único factor de evaluación el menor precio ofrecido.
4. En los procesos para la selección de consultores se hará uso de factores de calificación destinados a valorar los aspectos técnicos de la oferta o proyecto. De conformidad con las condiciones que señale el reglamento, se podrán utilizar criterios de experiencia específica del oferente y del equipo de trabajo, en el campo de que se trate.
En ningún caso se podrá incluir el precio, como factor de escogencia para la selección de consultores.
PARÁGRAFO 1o. <Parágrafo modificado por el artículo 5 de la Ley 1882 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:> La ausencia de requisitos o la falta de documentos referentes a la futura contratación o al proponente, no necesarios para la comparación de las propuestas no servirán de título suficiente para el rechazo de los ofrecimientos hechos. En consecuencia, todos aquellos requisitos de la propuesta que no afecten la asignación de puntaje, deberán ser solicitados por las entidades estatales y deberán ser entregados por los proponentes hasta el término de traslado del informe de evaluación que corresponda a cada modalidad de selección, salvo lo dispuesto para el proceso de Mínima cuantía y para el proceso de selección a través del sistema de subasta. Serán rechazadas las ofertas de aquellos proponentes que no suministren la información y la documentación solicitada por la entidad estatal hasta el plazo anteriormente señalado.
Durante el término otorgado para subsanar las ofertas, los proponentes no podrán acreditar circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso.
PARÁGRAFO 2o. Las certificaciones de sistemas de gestión de calidad no serán objeto de calificación, ni podrán establecerse como documento habilitante para participar en licitaciones o concursos.
PARÁGRAFO 3o. <Parágrafo adicionado por el artículo 5 de la Ley 1882 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:> La no entrega de la garantía de seriedad junto con la propuesta no será subsanable y será causal de rechazo de la misma.
PARÁGRAFO 4o. <Parágrafo adicionado por el artículo 5 de la Ley 1882 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:> En aquellos procesos de selección en los que se utilice el mecanismo de subasta, los documentos referentes a la futura contratación o al proponente, no necesarios para la comparación de las propuestas, deberán ser solicitados hasta el momento previo a su realización.
PARÁGRAFO 5o. <Parágrafo adicionado por el artículo 5 de la Ley 1882 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:> En los procesos de contratación, las entidades estatales deberán aceptar la experiencia adquirida por los proponentes a través de la ejecución de contratos con particulares”. [Subrayado por fuera de texto original]
Como puede observarse, la Ley 1882 de 2018: i) mantiene el criterio de la Ley 80 de 1993, relativo a que todo lo que no sea necesario para la comparación de propuestas no es título suficiente para su rechazo; ii) mantiene el criterio aclaratorio de la Ley 1150 de 2007, según el cual todo lo que no afecte la asignación de puntaje puede subsanarse; e, iii) introduce modificaciones en relación con algunos aspectos que se analizarán a continuación.
La primera modificación está relacionada con el ámbito temporal para ejercer la facultad de subsanar la oferta, pues la Ley 1882 de 2018 fijó una regla general y una excepción. La regla general es que, el límite para que la entidad solicite y para que el proponente corrija lo que haga falta es hasta el término de traslado del informe de evaluación que corresponda a cada modalidad de selección. La excepción es que el límite anterior no aplica para los procesos de mínima cuantía y para el proceso de selección a través del sistema de subasta[3].
Frente a la regla general aplicable a los demás procesos de selección, la norma fijó un límite final para que la Administración y los oferentes subsanen los requisitos o documentos que puedan y deban ser subsanados. No obstante, lo anterior, nada impide, y la norma no lo hace, que la Administración requiera al proponente antes de publicar el informe de evaluación. En efecto, la redacción de la norma permite que la Administración solicite a los oferentes subsanar y que estos lo hagan hasta antes del término del traslado del informe de evaluación: “deberán ser solicitados por las entidades estatales y deberán ser entregados por los proponentes hasta el término de traslado del informe de evaluación que corresponda a cada modalidad de selección”.
Sin perjuicio de lo expuesto, de la lectura de este aparte podrían, en la práctica, darse dos interpretaciones que dan lugar a dos formas de proceder en los procesos de selección, en lo que a la subsanabilidad de las ofertas se refiere. Primera, que la posibilidad para subsanar de los oferentes es el término del traslado del informe de evaluación, ya que es en este documento donde la Administración consigna los requisitos o documentos omitidos que los oferentes deben subsanar, so pena de rechazo. Segunda, que el término del traslado del informe de evaluación es el límite para la subsanación de ofertas, pero no el único momento para hacerlo.
De acuerdo con la primera interpretación, el informe de evaluación se convierte en la oportunidad que adopta la Administración para decirles a los oferentes qué documentos o requisitos omitieron y deben subsanar. Consecuentemente, el término del traslado es la oportunidad del proponente para cumplir con lo solicitado.
La segunda interpretación permitiría que la Administración requiera al oferente durante el proceso de evaluación de las propuestas, tan pronto advierta que hace falta un documento o requisito que se puede subsanar. En este caso, el proceso de subsanación se podría realizar con anterioridad a la publicación del informe de evaluación, de manera que, una vez se publique el informe ya se encuentren subsanadas las propuestas, sin perjuicio del término límite que concedió la ley.
La modificación introducida por el artículo 5 de la Ley 1882 de 2018, si bien pudo significar, en la práctica de los procesos de selección, que el informe de evaluación fuera la oportunidad de la Administración para requerir al proponente para que subsane la oferta, y el término del traslado la oportunidad para hacerlo, lo cierto es que no impide que esto se realice con anterioridad a la publicación del informe. Inclusive, es más adecuado y conveniente que la subsanación de las ofertas se intente con anterioridad, de forma que, una vez la Administración advierta el defecto, le solicite directamente al oferente que subsane. Esta interpretación es más consistente con los principios de economía, transparencia y selección objetiva. Lo anterior, se aclara, sin desconocer el límite que establece la norma para que los oferentes, sin perjuicio de que lo hagan antes, cuenten hasta el término de traslado del informe de evaluación con la posibilidad de presentar la información solicitada.
El segundo cambio importante de la Ley 1882 de 2018 fue la introducción de un criterio material, directamente relacionado con los aspectos subsanables: “los proponentes no podrán acreditar circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso”. Lo anterior ofrece dos aspectos que merecen clarificación; primero, qué debe entenderse por circunstancias ocurridas con posterioridad; y segundo, qué es el cierre del proceso.
La Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado ya había tenido la oportunidad de precisar estas expresiones, a propósito de un concepto en el que se refirió al artículo 10 del derogado Decreto 2474 de 2008, que había determinado que en ningún caso la entidad podía permitir que se acreditaran circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso. En esa ocasión, el Consejo de Estado precisó que, por cierre del proceso debe entenderse el vencimiento del plazo para la presentación de las ofertas y que lo subsanable son las circunstancias que ocurrieron con anterioridad a esa fecha[4].
De conformidad con el artículo 5 de la Ley 1882 de 2018, lo subsanable es la prueba de todas las circunstancias ocurridas antes del vencimiento del término para presentar las ofertas, ello es lo que implica la prohibición de acreditar circunstancias ocurridas con posterioridad al “cierre del proceso”. Lo anterior evita, por ejemplo, que se presenten oferentes que no cumplían con los requisitos para participar al momento de presentar las ofertas, y pretendan cumplirlos durante el proceso de selección o, inclusive, que se puedan variar condiciones de la oferta una vez presentada.
Un mejor entendimiento del significado de la expresión “circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso” implica distinguir entre la prueba de un hecho y el hecho mismo. En el caso de la subsanabilidad de las ofertas, una cosa es el requisito habilitante o el elemento de la propuesta y otra su prueba. Lo que prohíbe la norma es que se subsanen requisitos que no estaban materialmente cumplidos al momento de presentación de la oferta, o en palabras de la ley, que se acrediten hechos que ocurrieron después del cierre del proceso[5].
Por ejemplo: i) si un oferente olvidó adjuntar con su propuesta el certificado que da cuenta de su inscripción en el RUP, el requisito será subsanable siempre que la prueba allegada demuestre que el hecho, esto es, la inscripción en el registro, ocurrió con anterioridad al cierre del proceso, estando está en firme para dicho momento; ii) si un oferente presentó la propuesta sin allegar la autorización al representante legal, por parte de la junta directiva de la sociedad, el certificado, aunque sea posterior, debe dar cuenta de que el hecho que pretende acreditar –la autorización de la junta– ocurrió antes del vencimiento del término para ofertar[6]; iii) si un oferente no anexó el Certificado de existencia y representación legal, el documento aportado con posterioridad debe dar cuenta de que la sociedad existía antes del cierre del proceso[7]; iv) si un oferente olvidó adjuntar un certificado que demuestra un título universitario, el documento, aunque tenga fecha posterior al cierre del proceso, debe acreditar que el título académico se obtuvo con anterioridad al cierre del proceso; v) si un oferente no allegó un certificado de experiencia, el documento que subsana –sin importar que tenga fecha posterior– debe demostrar que la experiencia que se pretende hacer valer se obtuvo antes de vencerse el término para presentar ofertas y vi) si el oferente olvidó firmar la propuesta o presentar una copia de ella, puede subsanar sin que con ello se entienda que acreditó una circunstancia ocurrida con posterioridad al cierre del proceso.
Lo anterior quiere decir que no es la prueba –usualmente un documento– lo que debe ser anterior al cierre del proceso, sino el hecho que ella acredita. Es decir, ante la solicitud de la Administración de subsanar determinado requisito, el documento podría estar fechado con posterioridad al vencimiento del término para recibir propuestas, siempre y cuando el hecho que acredite haya ocurrido antes, esto es, que no sea una circunstancia ocurrida con posterioridad al cierre del proceso. Es por esto que el Consejo de Estado sostiene que “lo que se subsana es la prueba y no la condición habilitante o un elemento de la propuesta [...] lo que se puede remediar es la prueba y no el requisito: La posibilidad debe recaer exclusivamente sobre circunstancias acaecidas antes del cierre del respectivo proceso, esto es, del vencimiento del plazo para presentar ofertas”[8].
Ahora bien, el parágrafo 3 del artículo 5 de la Ley 1882 de 2018 determinó, de manera expresa, que “la no entrega de la garantía de seriedad junto con la propuesta no será subsanable y será causal de rechazo de la misma”, dejando claro que se trata de un documento de obligatoria presentación junto con la propuesta y que materializa los principios de seriedad e irrevocabilidad de la oferta.
Frente al primer problema jurídico se concluye que, la Ley 1882 de 2018 establece que los oferentes tienen la posibilidad de subsanar los requisitos habilitantes y otros documentos que no incidan en la asignación de puntaje. Por regla general, el límite para que la entidad solicite y para que el proponente corrija lo que haga falta es hasta el término de traslado del informe de evaluación que corresponda a cada modalidad de selección. La excepción es que el límite anterior no aplica para los procesos de mínima cuantía y para el proceso de selección a través del sistema de subasta.
Ahora bien, el traslado de observaciones habilita pero no obliga a los oferentes a subsanar. No obstante, si el oferente no subsana dentro del plazo establecido, o lo hace de forma incompleta, la consecuencia jurídica es el rechazo de la oferta. Esto se debe a que no se corrigieron los defectos identificados en el informe de evaluación, lo cual impide que la propuesta sea considerada válida dentro del proceso de selección.
ii) El rechazo de las ofertas y los eventos en los que proceden han sido asuntos de los que se ha ocupado la legislación nacional en materia de contratación pública, por lo que “la competencia de las entidades estales para establecer eventos de exclusión de propuestas es de carácter residual y restringido”[9]. En ese sentido, si bien las entidades estatales, en ejercicio de la discrecionalidad que les corresponde en la configuración de los pliegos de condiciones, tienen competencia para determinar los requisitos que deben cumplir los proponentes para la presentación de ofertas[10] y regular los eventos en los que procede su rechazo[11], el ejercicio de tales facultades encuentra ciertos límites en la ley y el reglamento, así como en los principios de razonabilidad y proporcionalidad.
En ese entendido, uno de los límites a la facultad para establecer causales de rechazo, se encuentra en la regla de subsanabilidad del parágrafo 1 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, según la cual “La ausencia de requisitos o la falta de documentos referentes a la futura contratación o al proponente, no necesarios para la comparación de las propuestas no servirán de título suficiente para el rechazo de los ofrecimientos hechos”, por lo que las entidades no podrán establecer causales de rechazo referentes a meros requisitos formales o rechazar las ofertas por esa razón.
De esta manera, la jurisprudencia del Consejo de Estado ha determinado que las causales de rechazo pueden o no estar establecidas en el pliego de condiciones, sin perjuicio de que sean aplicables al proceso contractual las establecidas directamente en la ley. Así se estableció en la sentencia del 27 de abril de 2011, en los siguientes términos:
“En efecto, la Administración puede rechazar o descalificar los ofrecimientos hechos por causales previstas en la ley; hipótesis bajo la cual, la entidad pública licitante se limita a dar por comprobado el hecho que justifica la exclusión y así lo declarará apoyada en normas legales o reglamentarias de carácter general.
En esta línea de pensamiento, resulta claro que el rechazo o la descalificación de ofertas no puede depender de la libre discrecionalidad de la Administración, en la medida en que el oferente adquiere el derecho de participar en el procedimiento de selección y se genera para él una situación jurídica particular, en consecuencia, para rechazar o descalificar una propuesta la entidad pública debe sujetarse a determinadas reglas consistentes en que las causales que dan lugar a ello se encuentren previamente establecidas en la ley o deriven del incumplimiento de requisitos de la propuesta o de la omisión de documentos referentes a la futura contratación que sean necesarios para la comparación de las propuestas, de conformidad con lo establecido en el numeral 15 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, puesto que la causa excluyente debe ser razonable, esencial y proporcionada, toda vez que no tendría justificación excluir una propuesta por una deficiencia que no tenga incidencia alguna en la contratación.
[…]
Quiere con esto destacar la Sala que las causales de rechazo de las propuestas pueden ser legales y por lo mismo generan el efecto del descarte o exclusión de la oferta ope legis, sin necesidad de que se haga referencia a las mismas en el pliego de condiciones; o también pueden las causales de rechazo de las propuestas ser establecidas expresamente por la entidad en el respectivo pliego de condiciones. Lo cierto es que, sea que las causales de rechazo de la oferta emanen directamente de la ley o del pliego de condiciones, en uno y en otro caso se refieren a defectos, omisiones o circunstancias impeditivas que permiten deducir que la misma no resulta favorable para los intereses de la entidad y los fines de la contratación y que de soslayarse se comprometería el cumplimiento de los principios de transparencia, economía y responsabilidad, así como el deber de selección objetiva en la contratación[12]”.
De acuerdo con la jurisprudencia citada, existen dos casos en los que procede el rechazo de la oferta: i) que se configure alguna de las causales de rechazo originadas en la ley o el reglamento y ii) que se materialicen las establecidas en el pliego de condiciones. En tal sentido, las causales de rechazo de la oferta serán las consagradas en la ley o el reglamento producto de su aplicación, así como las definidas por las entidades en el respectivo pliego de condiciones.
En tales términos, la facultad de las entidades estatales para incluir en los pliegos de condiciones causales de rechazo de las ofertas, no es una facultad absoluta, en la medida que se encuentra limitada por lo dispuesto en ley, al igual que por los principios de razonabilidad y proporcionalidad, los cuales exigen que las causales de rechazo que sean establecidas por la entidad, además de no contrariar el ordenamiento jurídico, no versen sobre aspectos meramente formales sin relevancia para el transcurso del proceso de selección o el perfeccionamiento del contrato.
Ahora bien, en consideración a la pregunta formulada sobre si la habilitación de un proponente en un proceso de selección se ve afectada cuando se acredita, mediante el formato señalado por la entidad estatal, el pago de aportes parafiscales de los últimos seis (6) meses anteriores al cierre, pero se encuentra en mora respecto de meses anteriores, y si en ese caso hipotético se configura una causal de rechazo, resulta relevante indicar lo siguiente:
Una interpretación literal del artículo 50 de la Ley 789 de 2002, modificado por la Ley 828 de 2003, permite concluir, prima facie, que el requisito exigido a las personas jurídicas de acreditar el pago de los aportes parafiscales para presentar ofertas en un proceso de contratación pública se cumple simplemente con la presentación de una certificación expedida por el revisor fiscal o por el representante legal. No obstante, para esta Subdirección tal exigencia resulta insuficiente para cumplir con el propósito y el espíritu que la norma en mención pretende, por las razones que a continuación se exponen.
La Ley 789 de 2002 fue expedida con la finalidad de promover la empleabilidad, desarrollar el sistema de protección social y controlar la evasión de los aportes al Sistema de Seguridad Social y los recursos parafiscales[13]. Estos últimos, son entendidos como las contribuciones de carácter obligatorio impuestas legalmente a los empleadores, cuyo monto se determina sobre la base gravable de la nómina total de trabajadores y no solo benefician estos últimos, sino también al sostenimiento del ICBF, SENA y las Cajas de Compensación Familiar[14].
Ante ese panorama, esta Agencia entiende que la intención del legislador, al expedir la Ley 789 de 2002, particularmente, lo dispuesto en el artículo 50, fue establecer que las personas jurídicas interesadas en presentar ofertas en un proceso de selección acreditaran estar a paz y salvo en el pago de aportes parafiscales.- Esta exigencia va más allá de la formalidad de presentar un certificado, pues la verdadera finalidad es prevenir la mora en el pago de las contribuciones, mediante una sanción consistente en la exclusión de las sociedades deudoras en procesos públicos de contratación.
Así, el referido artículo 50 de la Ley 789 de 2022, a tenor literal, establece lo siguiente:
“Artículo 50. Control a la evasión de los recursos parafiscales. La celebración, renovación o liquidación por parte de un particular, de contratos de cualquier naturaleza con Entidades del sector público, requerirá para el efecto, del cumplimiento por parte del contratista de sus obligaciones con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a ello haya lugar. Las Entidades públicas en el momento de liquidar los contratos deberán verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones del contratista frente a los aportes mencionados durante toda su vigencia, estableciendo una correcta relación entre el monto cancelado y las sumas que debieron haber sido cotizadas.
En el evento en que no se hubieran realizado totalmente los aportes correspondientes, la Entidad pública deberá retener las sumas adeudadas al sistema en el momento de la liquidación y efectuará el giro directo de dichos recursos a los correspondientes sistemas con prioridad a los regímenes de salud y pensiones, conforme lo define el reglamento.
Cuando la contratación se realice con personas jurídicas, se deberá acreditar el pago de los aportes de sus empleados, a los sistemas mencionados mediante certificación expedida por el revisor fiscal, cuando este exista de acuerdo con los requerimientos de ley, o por el representante legal durante un lapso equivalente al que exija el respectivo régimen de contratación para que se hubiera constituido la sociedad, el cual en todo caso no será inferior a los seis (6) meses anteriores a la celebración del contrato. En el evento en que la sociedad no tenga mas de seis (6) meses de constituida, deberá acreditar los pagos a partir de la fecha de su constitución.
Para la presentación de ofertas por parte de personas jurídicas será indispensable acreditar el requisito señalado anteriormente. El funcionario que no deje constancia de la verificación del cumplimiento de este requisito incurrirá en causal de mala conducta. (Negrilla y subrayado fuera de texto)
Como se mencionó, la norma precitada buscó evitar la evasión en el pago al Sistema de Seguridad Social y de los aportes parafiscales, utilizando como estrategia la revisión constante por parte de los funcionarios públicos respecto a los posibles oferentes en los procesos de selección, así como de los contratistas de manera previa a la suscripción del contrato o su renovación, incluyendo su liquidación. En el caso de las personas jurídicas, el requisito se acredita con la certificación emitida por el revisor fiscal, cuando deba existir en la persona jurídica, o por el representante legal, el cual, en todo caso, no debe ser inferior a los seis (6) meses anteriores a la celebración del contrato o a la apertura del proceso de selección.
En consecuencia, si bien la norma establece un término mínimo de seis (6) meses para que las entidades estatales verifiquen, a través de la certificación, el cumplimiento de los aportes parafiscales de las personas jurídicas, ello no significa que se omita la exigencia del pago total de dicha contribución obligatoria, conforme al mandato legal. En ese sentido, para la presentación de ofertas de personas jurídicas resulta indispensable acreditar el requisito previamente señalado, puesto que con ello se busca evitar la evasión por parte de los empleadores de efectuar las cotizaciones al Sistema de Seguridad Social y de los aportes parafiscales.
Sobre el artículo 50 ibidem, el Consejo de Estado, en sentencia del 24 de julio de 2024, hizo énfasis en que dicho requerimiento debe ser verificado en distintos momentos, entre los cuales se encuentra la etapa en la que se busca seleccionar al futuro contratista. Por ello, todos los oferentes deberán acreditar que se encuentran al día con el Sistema de Seguridad Social y de los aportes parafiscales al momento de ofertar. De esta manera, las personas jurídicas, de cara a acreditar el mencionado requisito, deberán aportar la certificación mencionada en precedencia[15].
En tal sentido, el inciso final de la norma, el cual resulta relevante frente al segundo problema jurídico, expresó que era necesario acreditar, para presentar ofertas, el pago de los aportes de los empleados a los Sistemas de Seguridad Social. Así las cosas, la acreditación de estar al día con el Sistema de Seguridad Social y aportes parafiscales, se configura en un requisito de admisibilidad de los proponentes, quienes deberán demostrar que han sido cumplidos en su obligación. Ello, porque se trata de un requisito frente a las condiciones del proponente y no relativos al contenido mismo de la oferta. De esta manera, en caso de consorcios o uniones temporales, cada uno de sus miembros deberá acreditar que se encuentra afiliado y al día en el pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social y aportes parafiscales, dependiendo la prueba de su naturaleza jurídica.
Ahora bien, debe mencionarse que del artículo 50 de la Ley 789 de 2002, surgen dos situaciones que no pueden confundirse. Una de ellas consiste en que el proponente estando al día con el Sistema de Seguridad Social integral, no aporta la prueba, mientras que otra circunstancia distinta es que, al estar incumplido con el sistema, se vea imposibilitado de aportar la correspondiente prueba. Ante los dos escenarios, se debe recordar lo expuesto previamente, en el sentido que lo que se subsana es la prueba, más no el requisito en sí mismo. Por lo anterior, si el contratista se encuentra al día y no aportó el medio de prueba, podrá allegarlo, pero en caso de que se encuentre incumplido, deberá ser rechazado y no podrá ser adjudicatario del proceso de selección en el que participa.
Lo anterior, teniendo en cuenta que lo que se subsana son las circunstancias ocurridas antes del cierre del proceso de contratación. En tal sentido, aunque conforme al artículo 50 de la Ley 789 de 2002, para el momento de ofertar debe aportarse la prueba del pago a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, ello no quiere decir que ese requisito no pueda ser subsanado en la medida en que se refiere a la condición misma del contratista y no aportaba ningún elemento de juicio significativo para efectos de la comparación de las propuestas. Se reitera, eso sí, que se permite subsanar la prueba del pago, pero en manera alguna supone que para el momento de ofertar se habilite el pago atrasado de esa obligación.
Al respecto, en reciente fallo, la Subsección A del Consejo de Estado estudió un recurso de apelación, en el que el recurrente afirmó que la exigencia de esa certificación, al ser subsanable, no imponía que constara el pago oportuno de la obligación. Frente a ese razonamiento, esa Sala estimó que debía rechazarse la propuesta, pues la interpretación del artículo 50 de la Ley 789 de 2002, imponía que el pago estuviera efectivamente realizado al momento de ofertar. En esa oportunidad, la Sala indicó:
“(…) Ahora, el recurrente también sostuvo que el INVÍAS realizó una interpretación inadecuada del pliego de condiciones, dado que en este expresamente se dijo que “el INSTITUTO verificará únicamente la acreditación del respectivo pago a la fecha de presentación de la oferta, sin perjuicio de los efectos generados ante las entidades recaudadoras por el no pago de las fechas establecidas en las normas vigentes”, lo que, en su parecer, denota que solo se le podía exigir el pago de los aportes, sin la verificación de que éstos se realizaran de forma oportuna o no y sin la exigencia en la cancelación de los intereses, multas o sanciones impuestos por la supuesta extemporaneidad. (…) Por consiguiente y dado que no se acreditó que la sociedad Excarvar S.A. estuviese al día en el pago de sus aportes a la seguridad social, a la entidad demandada le correspondía, como ocurrió, desestimar su propuesta, en atención a lo prescrito en la nota del numeral 6 del punto 3.8.1. del pliego de condiciones y en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, ya referenciados, razón por la cual para la Sala el INVÍAS no incurrió en una interpretación extensiva e inadecuada del marco jurídico aplicable, sino que actuó en el marco de sus competencias y de los deberes de verificación y control de evasión de los aportes parafiscales expresamente establecidos en la normativa. Por ende, pese a que en un primer momento fue ubicada la oferta del Consorcio Excarvar S.A. – Explanan S.A. en el primer lugar de elegibilidad, lo cierto es que la misma fue rechazada por la ausencia en el cumplimiento de sus obligaciones relacionadas con la seguridad social, de modo que su propuesta no era la mejor ni la más conveniente para la Administración”[16]
En la Sentencia 47156 del 24 de julio de 2024, el Consejo de Estado estableció que, en los procesos de selección contractual, los oferentes deben acreditar estar al día en el pago de los aportes a seguridad social y parafiscales. Este requisito, aunque puede ser subsanable cuando no se aporta la certificación correspondiente, solo es válido si el proponente ha cumplido efectivamente con sus obligaciones frente a todos los sistemas. De lo contrario, la propuesta deberá ser rechazada[17].
Conforme a lo expuesto, respecto al segundo problema jurídico, se afirma que el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 distingue dos escenarios: i) la falta de prueba, pero cumplimiento del requisito: Si el proponente está al día con sus aportes, pero no presenta la certificación, puede subsanar la omisión aportando el documento en la etapa que corresponda; ii) el incumplimiento del requisito: Si el proponente no ha cumplido con sus obligaciones al momento del cierre del proceso, su propuesta debe ser rechazada, sin posibilidad de subsanación. Así, lo subsanable es la presentación de la prueba documental y no el requisito mismo. En consecuencia, los proponentes en mora o que hayan incumplido con sus obligaciones no pueden participar en igualdad de condiciones con aquellos que han cumplido cabalmente.
Del mismo modo, las entidades estatales tienen el deber de verificar, en los procesos de selección de contratistas y durante la ejecución y liquidación de los contratos, que tanto los oferentes como los contratistas hayan realizado los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y parafiscales, preservando los principios de igualdad y legalidad en la contratación estatal. Así mismo, se resalta, la necesidad de que los proponentes aseguren el cumplimiento de sus obligaciones para garantizar su participación
- Referencias normativas, jurisprudenciales y otras fuentes:
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- Doctrina de la Agencia Nacional de Contratación Pública:
Sobre la regla de subsanabilidad en los procesos de selección, se pronunció esta Subdirección en los conceptos 4201913000007643 del 26 de diciembre de 2019, C-343 del 17 de junio de 2020, C-518 del 9 de septiembre de 2020, C-285 del 20 de mayo de 2022, C-614 del 5 de octubre de 2022, C-882 del 21 de diciembre de 2022, C-172 del 6 de junio de 2023, C-447 del 19 de septiembre de 2024, C-1009 del 30 de enero de 2025 y C-331 del 24 de abril de 2025. Estos y otros conceptos se encuentran disponibles para consulta en el Sistema de relatoría de la Agencia, al cual se puede acceder a través del siguiente enlace: https://relatoria.colombiacompra.gov.co/busqueda/conceptos
Por último, lo invitamos a seguirnos en las redes sociales en las cuales se difunde información institucional:
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Este concepto tiene el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y las expresiones aquí utilizadas con mayúscula inicial deben ser entendidas con el significado que les otorga el artículo 2.2.1.1.1.3.1. del Decreto 1082 de 2015.
Atentamente,
Elaboró: | Andreina Cerpa Muñoz Analista T2-02 de la Subdirección de Gestión Contractual |
Revisó: | Diana Lucia Saavedra Castañeda Contratista de la Subdirección de Gestión Contractual |
Aprobó: | Carolina Quintero Gacharná Subdirectora de Gestión Contractual ANCP – CCE |
Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente. Concepto C-285 del 20 de mayo de 2022. Consultar en: https://relatoria.colombiacompra.gov.co/conceptos/c-285-de-2022/
Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente. Concepto C-447 del 19 de septiembre de 2024. Consultar en: https://relatoria.colombiacompra.gov.co/conceptos/c-447-de-2024/ ↑
Ley 1150 de 2007, artículo 5, parágrafo 4°: “En aquellos procesos de selección en los que se utilice el mecanismo de subasta, los documentos referentes a la futura contratación o a proponente, no necesarios para la comparación de las propuestas, deberán ser solicitados hasta el momento previo a su realización”. ↑
Sin embargo, debe tenerse en cuenta que la última norma en cita -Decreto 2474 de 2008, aparte subrayado-, establece un límite a la subsanabilidad, puesto que en cualquier caso debe referirse o recaer sobre circunstancias ocurridas antes del cierre del respectivo proceso, esto es, del vencimiento del plazo para presentar ofertas.
De esta manera, quien se presenta al proceso de selección debe cumplir para la fecha en que ‘se cierra el proceso’ con los requisitos que se requieren para presentar la oferta, de manera que es sobre ellos y no sobre otros que se cumplan con posterioridad, sobre los que recae la posibilidad de saneamiento. Así, por ejemplo, si se requiere una experiencia x, la misma se debe tener al presentar la oferta y la Administración puede requerir al oferente para que especifique aspectos relacionados con ella (complementar certificaciones, aclarar fechas, acreditación de la misma, etc.); pero no podría, por vía de las normas en cita, extender el tiempo para avalar experiencia que sólo se llega a cumplir después del cierre del proceso contractual. O si, igualmente a manera de ejemplo, fuera necesario ser persona jurídica pero el oferente no entrega el certificado de existencia y representación legal que lo acredita o éste es demasiado antiguo, la entidad contratante podría requerir al interesado para que haga entrega del mismo o lo actualice, pero no para que se constituya la sociedad con posterioridad al cierre del proceso, pues si ello no se había hecho, significa simplemente que el oferente no tenía la condición para participar. (Consejo de Estado. Sala de Consulta y Servicio Civil. Concepto del 6 de noviembre de 2008. Expediente: 1927. Consejero Ponente: William Zambrano Cetina). ↑
En armonía con lo anterior, actualmente la Circular Externa Única de Colombia Compra Eficiente señala lo siguiente: “De otro lado, cabe destacar que, de conformidad con el artículo 5 de la Ley 1882 de 2018, durante el término otorgado para subsanar, los proponentes no podrán acreditar circunstancias ocurridas luego del cierre del proceso. De esta manera, es subsanable la prueba de todas las circunstancias ocurridas antes del vencimiento del término para presentar las ofertas, por lo que no se podrán acreditar circunstancias ocurridas con posterioridad a dicho momento.
Lo anterior quiere decir que no es la prueba lo que debe ser anterior al cierre del proceso, sino el hecho que esta acredita. En ese sentido, ante la solicitud de la Administración de subsanar un requisito, el documento podría estar fechado con posterioridad al vencimiento del término para recibir propuestas, con la condición de que el hecho que acredite haya ocurrido antes, esto es, que no sea una circunstancia ocurrida con posterioridad al cierre del proceso. Un mejor entendimiento del significado de la expresión «circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso» implica distinguir entre la prueba de un hecho y el hecho mismo. En el caso de la subsanabilidad de las ofertas, una cosa es el requisito habilitante o el elemento de la propuesta que permite cumplir determinada exigencia del pliego de condiciones –o documento equivalente– y otra su prueba. Lo que prohíbe la norma es que se subsanen requisitos que no estaban materialmente cumplidos al momento del cierre del proceso”. Disponible en: https://www.colombiacompra.gov.co/circulares?page=2 ↑
Ver CONSEJO DE ESTADO, Sección Tercera, Subsección C. Sentencia del 26 de febrero de 2011. C.P. Jaime Orlando Santofimio. Rad. 36.408. ↑
Ver CONSEJO DE ESTADO, Sección Tercera, Subsección C. Sentencia del 26 de febrero de 2014. C.P. Enrique Gil Botero. Rad. 25.804. ↑
CONSEJO DE ESTADO. Sala de Consulta y Servicio Civil. Concepto del 20 de mayo de 2010. Expediente: 1992. Consejero Ponente: Enrique José Arboleda Perdomo. ↑
RODRÍGUEZ TAMAYO, Mauricio Fernando. Evaluación y rechazo de ofertas en la Ley 80 de 1993. Medellín: Librería Jurídica Sánchez, 2016. p. 190. ↑
Ley 80 de 1993 “Articulo 24. Del principio de transparencia. En virtud de este principio:
[…]
5o. En los pliegos de condiciones:
[…]
b) Se definirán reglas objetivas, justas, claras y completas que permitan la confección de ofrecimientos de la misma índole, aseguren una escogencia objetiva y eviten la declaratoria de desierta de la licitación […]”. ↑
Decreto 1082 de 2015 “Artículo 2.2.1.1.2.1.3. Pliegos de condiciones. Los pliegos de condiciones deben contener por lo menos la siguiente información
[…]
6. Las causas que dan lugar a rechazar una oferta […]” ↑
CONSEJO DE ESTADO. Sección Tercera Subsección B. Sentencia del 27 de abril de 2011. Expediente No. 18.293. C.P. Ponente: Ruth Stella Correa Palacio. ↑
Exposición de Motivos 789 de 2002 Nivel Nacional, https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?dt=S&i=7228
Gaceta del Congreso de la República núm. 542 del 24 de julio de 2018, Acápite referido a la descripción de la reforma laboral – Ley 789 de 2002, en la que se plasmó: “Desde un punto de vista conceptual, la Ley 789 de 2002 puede dividirse en cuatro partes parcialmente independientes. La primera se ocupa de acopiar recursos para atender las necesidades inmediatas de los desempleados. Los recursos provienen de un cambio en la destinación de las contribuciones parafiscales, especialmente de aquellas administradas por las Cajas de Compensación Familiar. Por mandato legal, los programas previstos, consistentes en subsidios en dinero y especie y planes de capacitación, se focalizan mayoritariamente hacia los desempleados con vinculación anterior a las Cajas de Compensación. // La segunda parte incluye la creación de varios estímulos para la generación de empleo. Los estímulos son de varios tipos: subsidios al empleo, recursos de crédito para empresas pequeñas y medianas, y exención de parafiscales para empresas que empleen personas vulnerables y estudiantes. […]. La tercera parte consiste en la reglamentación de los contratos de aprendizaje y en la regulación del mercado de trabajo para los aprendices. […]. // La cuarta parte (en la que se concentra este trabajo) comprende varias disposiciones orientadas a flexibilizar los contratos laborales. […]”. ↑
Ley 21 de 1982; Ley 27 de 1974; Ley 7 de 1979 y Ley 119 de 1994. ↑
Consejo de Estado. Sala de lo Contencioso Administrativo. Sección Tercera. Subsección C. Radicación: 05001-23-31-000-2005-04664-02 (47.156). Consejero Ponente: WILLIAM BARRERA MUÑOZ. Bogotá D.C., veinticuatro (24) de julio de dos mil veinticuatro (2024). ↑
Consejo de Estado, Sección Tercera Subsección A, sentencia de 19 de febrero de 2021, rad. n°. 49167 [fundamento jurídico 3.2.3]. ↑
Consejo de Estado. Sala de lo Contencioso Administrativo. Sección Tercera. Subsección C. Radicación: 05001-23-31-000-2005-04664-02 (47.156). Consejero Ponente: WILLIAM BARRERA MUÑOZ. Bogotá D.C., veinticuatro (24) de julio de dos mil veinticuatro (2024). ↑