PUBLICIDAD, DOCUMENTOS DEL PROCESO

Texto del concepto

PRINCIPIO DE PUBLICIDAD – Principio rector del Estado – Artículo 209 – Constitución Política – Artículo 74 – Constitución Política

La Constitución Política de 1991 consagra en varios artículos la publicidad como un principio rector del Estado colombiano. Entre los más destacados, puede mencionarse el 209, que afirma que la publicidad es uno de los principios que fundamentan el ejercicio de la función administrativa y el 74, que consagra la garantía de acceso a los documentos públicos que no gocen de reserva –y esta, además, es excepcional, pues solo procede si existe causal constitucional o legal expresa.

PRINCIPIO DE PUBLICIDAD – SECOP – Deber de publicación – Finalidad – Principio de publicidad

El principio de publicidad impone a las autoridades administrativas el deber de dar a conocer sus actos, contratos y decisiones, para que se divulguen y, eventualmente, se controlen dichas actuaciones. Es por eso por lo que, en la contratación estatal, el literal c) del artículo 3 de la Ley 1150 de 2007 establece el Sistema Electrónico para la Contratación Pública –SECOP– como un mecanismo que “contará con la información oficial de la contratación realizada con dineros públicos, para lo cual establecerá los patrones a que haya lugar y se encargará de su difusión a través de canales electrónicos.

DOCUMENTOS DEL PROCESO – Noción – Deber de publicación – Proceso de contratación

[…] las entidades estatales, conforme al artículo 2.2.1.1.1.7.1. del Decreto 1082 de 2015, tienen la obligación de publicar en el SECOP “los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición”.

No obstante, para identificar los documentos que deben publicarse, es necesario realizar una interpretación sistemática de las disposiciones del Decreto 1082 del 2015, comoquiera que el anterior no es un listado taxativo, sino enunciativo, porque además de los documentos enlistados, el artículo 2.2.1.1.1.3.1 Ibídem recoge en la noción de Documentos del Proceso “cualquier otro documento expedido por la Entidad Estatal durante el Proceso de Contratación”. Este mismo artículo define la expresión Proceso de Contratación como el “Conjunto de actos y actividades, y su secuencia, adelantadas por la Entidad Estatal desde la planeación hasta el vencimiento de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes o el vencimiento del plazo, lo que ocurra más tarde”.

[…] Esto significa que todos los documentos expedidos por la entidad durante las etapas precontractual, de ejecución y postcontractual deberán ser publicados en SECOP dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición, para cumplir el deber de publicidad regulado por el artículo 2.2.1.1.1.7.1. del Decreto 1082 de 2015.

PUBLICIDAD – Transparencia – Ley 1712 de 2014

[…] la Ley 1712 de 2014, normativa de la transparencia y del derecho de acceso a la información pública, señala en el literal g) del artículo 11 que todo sujeto obligado debe publicar sus procedimientos, lineamientos, políticas en materia de adquisiciones y compras, así como todos los datos de adjudicación y ejecución de sus contratos.

De otro lado, el artículo 2.1.1.2.1.8 establece los efectos de la obligación contenida en el literal g) del artículo 11 de la Ley 1712 de 2014, en relación con los documentos producidos durante la ejecución del contrato, señalando que se deben publicar las aprobaciones, autorizaciones, requerimientos o informes del supervisor o interventor, que prueben la ejecución del contrato.

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO DE CARÁCTER CONTRACTUAL – PUBLICIDAD – Artículo 31 de la Ley 80 de 1993

Tratándose del procedimiento administrativo sancionatorio de carácter contractual contemplado en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, el artículo 31 de la Ley 80 de 1993 modificado por el artículo 218 del Decreto 19 de 2012 indica que la parte resolutiva de los actos que declaren caducidad, impongan multas, sanciones o declaren el incumplimiento, una vez ejecutoriados se publicarán en el SECOP y se comunicarán a la cámara de comercio en que se encuentre inscrito el contratista respectivo. También comunicarán a la Procuraduría General de la Nación.

[…] Ahora, es importante resaltar que, al no existir efectos derogatorios o subrogatorios entre las disposiciones del EGCAP y la normativa de la transparencia y el acceso a la información pública, las disposiciones de ambos regímenes deben ser interpretadas de manera complementaria. Esto significa que a pesar de que los documentos objeto de publicación según el Decreto 1082 de 2015, se encuentren recogidos dentro de los que deben ser publicados conforme a la Ley 1712 de 2014 y el Decreto 1081 de 2015, deberán respetarse los aspectos expresamente regulados en cada norma, como, por ejemplo, el término de publicación y la excepción de publicación de los documentos de las operaciones que se celebren en bolsa de productos, conforme al artículo 2.2.1.1.1.7.1. del Decreto 1082 de 2015.

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO DE CARÁCTER CONTRACTUAL – PUBLICIDAD – Inicio de procedimiento con posterioridad al vencimiento del plazo de ejecución contractual – Deber de publicidad de la actuación

[…] la información relativa a los procesos administrativos sancionatorios de carácter contractual contemplado en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011 aun cuando se inicie tal procedimiento con posterioridad al vencimiento del plazo de ejecución contractual, tienen la misma virtualidad para ser publicados. Si bien el artículo 2.2.1.1.1.3.1. del Decreto 1082 de 2015 ha indicado que el proceso de contratación tiene como esquema desde la planeación hasta el vencimiento de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes o el vencimiento del plazo, y siguiendo los párrafos anteriores, deberá tenerse en cuenta lo que esta Agencia en reiteradas ocasiones ha señalado respecto del límite temporal debe definirse con fundamento en el artículo 17 de la Ley 1150 de 2007, norma vigente que actualmente asigna esta potestad a las entidades estatales y define los límites frente a su aplicación. En este sentido, la Ley 1150 de 2007 determinó de manera expresa que las entidades sometidas al EGCAP pueden imponer las multas pactadas en el contrato y hacer efectiva la cláusula penal, siempre que “se halle pendiente la ejecución de las obligaciones a cargo del contratista”.

Lo anterior tiene relación directa la aplicabilidad del principio de publicidad y transparencia como una de las manifestaciones definidas en la Constitución Política, así como en la Ley 1150 de 2007, el Decreto 1082 de 2015 y la Ley 1712 de 2014. La publicidad de los documentos relativos al procedimiento administrativo sancionatorio de carácter contractual, aun cuando se haya iniciado con posterioridad al vencimiento del plazo contractual, no le resta el cumplimiento por parte de las entidades estatales de publicar dichos documentos.

Bogotá D.C., 14 de marzo de 2025

Señor

Jose Luis Bedoya Castañeda

Director Técnico – Dirección Jurídica

Institución Educativa Colegio Mayor de Antioquia

direccionjuridica@colmayor.edu.co

Medellín - Antioquia

Estimado señor Bedoya:

En ejercicio de la competencia otorgada por los artículos 3, numeral 5º, y 11, numeral 8º, del Decreto Ley 4170 de 2011, así como lo establecido en el artículo 4 de la Resolución 1707 de 2018 expedida por esta Entidad, la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente– responde su solicitud de consulta de fecha 5 de febrero de 2025, en la cual manifiesta lo siguiente:

“(…) 1. Teniendo en cuenta las consideraciones expuestas ¿Cuáles actos y documentos expedidos en el marco de un procedimiento administrativo sancionatorio, adelantado según el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, deben publicarse en el SECOP?

2. ¿Cuál es la forma correcta de interpretar el artículo 2.2.1.1.1.7.1. del Decreto 1082 de 2015 y el artículo 31 de la Ley 80 de 1993 para que no resulten contradictorios en el marco del procedimiento administrativo sancionatorio por incumplimiento contractual?

3. ¿Los actos que declaran la caducidad, imponen multas, sanciones o declaran el incumplimiento deben publicarse en su totalidad o solo la parte resolutiva? Lo anterior considerando que a la luz del Decreto 1082 de 2015 debería publicarse el documento íntegramente.

4. En caso de considerarse que la regla de publicidad establecida en el artículo 2.1.1.1.7.1. del Decreto 1082 de 2015, resulta aplicable al procedimiento administrativo sancionatorio por incumplimiento contractual y que por tanto, todos los actos y documentos emitidos en el marco de este procedimiento deben publicarse en SECOP ¿qué pasaría con dicha obligación de publicidad cuando dicho procedimiento sancionatorio se adelante con posterioridad al vencimiento del plazo en un contrato estatal que no contemple garantías? Lo anterior considerando que el procedimiento sancionatorio se habría adelantado una vez terminado el proceso de contratación y que el Decreto 1082 define proceso de contratación desde la planeación hasta el vencimiento del plazo, quedando el procedimiento sancionatorio fuera de dicho límite temporal, esto es, fuera del proceso de contratación (…)”.

De manera preliminar, resulta necesario acotar que esta entidad solo tiene competencia para responder consultas sobre la aplicación de normas de carácter general en materia de compras y contratación pública. En ese sentido, resolver casos particulares, desborda las atribuciones asignadas por el legislador extraordinario que no concibió a Colombia Compra Eficiente como una autoridad para solucionar problemas jurídicos particulares de todos los partícipes del sistema de compra pública. La competencia de esta entidad se fija con límites claros, con el objeto de evitar que la Agencia actúe como una instancia de validación de las actuaciones de las entidades sujetas a la Ley 80 de 1993 o de los demás participantes de la contratación pública. Esta competencia de interpretación de normas generales, por definición, no puede extenderse a la resolución de controversias, ni a brindar asesorías sobre casos puntuales.

Conforme lo expuesto, en aras de garantizar el derecho fundamental de petición, se resolverá su petición dentro de los límites de la referida competencia consultiva, esto es, haciendo abstracción de las circunstancias particulares y concretas mencionadas en su petición, pero haciendo unas consideraciones sobre las normas generales relacionadas con los problemas jurídicos de su consulta.

1. Problema planteado:

De acuerdo con el contenido de su solicitud, esta Agencia resolverá los siguientes problemas jurídicos: En materia del procedimiento administrativo sancionatorio de carácter contractual contenido en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011 ¿resulta contradictoria la aplicación del artículo 2.2.1.1.1.7.1. del Decreto 1082 de 2015 y el artículo 31 de la Ley 80 de 1993? y ¿La entidad estatal deberá publicar los documentos relativos de un procedimiento administrativo sancionatorio de carácter contractual contemplado en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011 que se inició con posterioridad al vencimiento del contrato y que a su vez no contempla garantías?

1. Respuesta:

1. Razones de la respuesta:

Lo anterior se sustenta en las siguientes consideraciones:

La Constitución Política de 1991 consagra en varios artículos la publicidad como un principio rector del Estado colombiano. Entre los más destacados, puede mencionarse el 209, que afirma que la publicidad es uno de los principios que fundamentan el ejercicio de la función administrativa y el 74, que consagra la garantía de acceso a los documentos públicos que no gocen de reserva –y esta, además, es excepcional, pues solo procede si existe causal constitucional o legal expresa–. En tal perspectiva, la Corte Constitucional ha señalado que el principio de publicidad es la garantía que tienen las personas de conocer las actuaciones judiciales y administrativas. De este modo, explica:

“(…) El principio de publicidad se encuentra consagrado en el artículo 209 de la Constitución Política, que señala que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento entre otros, en el “principio de publicidad”, el cual se evidencia en dos dimensiones.

La primera de ellas, como el derecho que tienen las personas directamente involucradas, al conocimiento de las actuaciones judiciales y administrativas, la cual se concreta a través de los mecanismos de comunicación y la segunda, como el reconocimiento del derecho que tiene la comunidad de conocer las actuaciones de las autoridades públicas y, a través de ese conocimiento, a exigir que ellas se surtan conforme a la ley^[1].

El principio de publicidad impone a las autoridades administrativas el deber de dar a conocer sus actos, contratos y decisiones, para que se divulguen y, eventualmente, se controlen dichas actuaciones. Es por eso por lo que, en la contratación estatal, el literal c) del artículo 3 de la Ley 1150 de 2007 establece el Sistema Electrónico para la Contratación Pública –SECOP– como un mecanismo que “contará con la información oficial de la contratación realizada con dineros públicos, para lo cual establecerá los patrones a que haya lugar y se encargará de su difusión a través de canales electrónicos”^[2].

Ahora bien, las entidades estatales, conforme al artículo 2.2.1.1.1.7.1. del Decreto 1082 de 2015, tienen la obligación de publicar en el SECOP “los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición”.

La expresión Documentos del Proceso está definida en el artículo 2.2.1.1.1.3.1. del Decreto 1082 de 2015, norma en la cual se establece que: “son: (a) los estudios y documentos previos; (b) el aviso de convocatoria; (c) los pliegos de condiciones o la invitación; (d) las adendas; (e) la oferta; (f) el informe de evaluación; (g) el contrato; y cualquier otro documento expedido por la Entidad Estatal durante el Proceso de Contratación”.

No obstante, para identificar los documentos que deben publicarse, es necesario realizar una interpretación sistemática de las disposiciones del Decreto 1082 del 2015, comoquiera que el anterior no es un listado taxativo, sino enunciativo, porque además de los documentos enlistados, el artículo 2.2.1.1.1.3.1 Ibídem recoge en la noción de Documentos del Proceso “cualquier otro documento expedido por la Entidad Estatal durante el Proceso de Contratación”. Este mismo artículo define la expresión Proceso de Contratación como el “Conjunto de actos y actividades, y su secuencia, adelantadas por la Entidad Estatal desde la planeación hasta el vencimiento de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes o el vencimiento del plazo, lo que ocurra más tarde”.

Nótese que la norma hace referencia a los documentos “expedidos por la entidad estatal” durante el proceso de contratación, excluyendo la noción de Documentos del Proceso los expedidos por un sujeto distinto a la entidad, salvo la oferta, la cual se incluye expresamente en el artículo 2.2.1.1.1.3.1. En ese sentido, la interpretación sistemática de los preceptos del Decreto 1082 de 2015, de acuerdo con el principio de publicidad, inicialmente indica que las entidades estatales tienen la obligación de publicar todos los documentos que expidan con ocasión del Proceso de Contratación, esto es, desde la fase de planeación hasta “el vencimiento de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes o el vencimiento del plazo, lo que ocurra más tarde”. Esto significa que todos los documentos expedidos por la entidad durante las etapas precontractual, de ejecución y postcontractual deberán ser publicados en SECOP dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición, para cumplir el deber de publicidad regulado por el artículo 2.2.1.1.1.7.1. del Decreto 1082 de 2015.

No obstante, el deber de publicar los documentos relacionados con la contratación no se encuentra regulado solamente por las normas del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, pues la Ley 1712 de 2014, normativa de la transparencia y del derecho de acceso a la información pública, señala en el literal g) del artículo 11 que todo sujeto obligado debe publicar sus procedimientos, lineamientos, políticas en materia de adquisiciones y compras, así como todos los datos de adjudicación y ejecución de sus contratos. Esta obligación, en principio, fue reglamentada por el Decreto 103 de 2015, hoy compilado en el Decreto 1081 de 2015. Este último señala, en el artículo 2.1.1.2.1.7, que las entidades deberán publicar en el SECOP la información de su gestión contractual^[3] .

De otro lado, el artículo 2.1.1.2.1.8 establece los efectos de la obligación contenida en el literal g) del artículo 11 de la Ley 1712 de 2014, en relación con los documentos producidos durante la ejecución del contrato, señalando que se deben publicar las aprobaciones, autorizaciones, requerimientos o informes del supervisor o interventor, que prueben la ejecución del contrato^[4].

En ese orden, el deber de publicar la actividad contractual de las entidades estatales no solo está regulado en el artículo 3 de la Ley 1150 de 2007, y en el artículo 2.2.1.1.1.7.1. del Decreto 1082 de 2015, sino también en la Ley 1712 de 2014, y en el Decreto 1081 de 2015. Estas normas no solo refuerzan y complementan al régimen de contratación estatal en cuanto a la publicidad, sino que lo amplía, para incluir la publicación de los “procedimientos” y la información relativa a la “gestión contractual”, sin el condicionamiento de tratarse exclusivamente de los Documentos del Proceso expedidos por la “entidad estatal”.

Tratándose del procedimiento administrativo sancionatorio de carácter contractual contemplado en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, el artículo 31 de la Ley 80 de 1993 modificado por el artículo 218 del Decreto 19 de 2012 indica que la parte resolutiva de los actos que declaren caducidad, impongan multas, sanciones o declaren el incumplimiento, una vez ejecutoriados se publicarán en el SECOP y se comunicarán a la cámara de comercio en que se encuentre inscrito el contratista respectivo. También comunicarán a la Procuraduría General de la Nación.

Este tipo de publicación, en palabras de la Corte Constitucional permite “(…) informar al ciudadano sobre decisiones administrativas o judiciales ejecutoriadas y cuya causa sea el quebrantamiento de disposiciones propias del marco de la contratación administrativa^[5] (…)”. Lo anterior se fundamenta en el entendido que se “considera que un sistema automatizado de información sobre la contratación estatal debe, para mostrarse ajustado a los postulados constitucionales, contar con instancias tecnológicas que aseguren, entre otros objetivos, (i)  la imparcialidad y la transparencia en el manejo y publicación de la información, en especial las decisiones adoptadas por la administración; (ii) la participación oportuna y suficiente de los interesados en el proceso contractual, al igual que los organismos de control; y (iii) el conocimiento oportuno de la información atinente en la contratación estatal, a fin de garantizar los derechos constitucionales a la defensa, el debido proceso y el acceso a los documentos públicos, al igual que la preservación del principio de seguridad jurídica (…)^[6]”.

Ahora bien, podría considerarse, en principio, la existencia de una contradicción entre el artículo 31 de la Ley 80 de 1993 y el artículo 2.2.1.1.1.7.1. del Decreto 1082 de 2015, debido a que, por un lado, el EGCP indica que deberá publicarse en SECOP la parte resolutiva de los actos que declaren la caducidad, impongan multas, sanciones o declaren el incumplimiento, una vez ejecutoriados, y, por el contrario, el artículo 2.2.1.1.1.7.1. del Decreto 1082 de 2015 impone la obligación de la Entidad Estatal de publicar en el Secop los documentos del proceso y los actos administrativos del proceso de contratación.

Sin embargo, las publicaciones que corresponde efectuar las entidades estatales, como sujetos obligados por la normativa de la transparencia y acceso a la información pública, en particular en lo referente a la información contractual, antes que una derogación o subrogación del contenido del deber de publicidad regulado por el EGCAP, suponen una ampliación de su alcance, que lo hace trascender de la simple publicación de la información “producida por la entidad estatal” asociada a la noción de Documentos del Proceso. Esto en la medida en que, al establecerse la obligación de publicar los “procedimientos” y la “información de la gestión contractual” en el SECOP, se incorporó una visión omnicomprensiva de la actividad contractual que debe publicarse, comoquiera que la noción de procedimiento debe asimilarse a la de Proceso de Contratación. Esto implica que la publicación que corresponde a las entidades estatales, como sujetos obligados en el marco de la Ley 1712 de 2014, se extienda a todo el desarrollo del procedimiento, desde la etapa de planeación hasta el vencimiento de las garantías o el vencimiento del plazo, incluyendo cada actuación que se produzca en ese lapso.

Esto quiere decir que las entidades estatales, además de los documentos y actos administrativos ­­–de trámite o definitivos– que expiden durante los procedimientos de contratación, deben publicar los documentos que los impulsan y materializan, incluso los que no produce la entidad, pero que hacen parte del procedimiento. En tal sentido, deben publicarse, por ejemplo, las observaciones formuladas por la ciudadanía al proyecto de pliego de condiciones, o por los proponentes al informe de evaluación, aclaraciones a las ofertas realizadas por los oferentes, y cualquier otra actuación que, a pesar de no tener origen en la entidad estatal, ni cabe en estricto sentido en lo que se entiende con la expresión Documento del Proceso, hace parte de su desarrollo, y que por disposición de la Ley de transparencia y acceso a la información pública, debe publicar la entidad de manera proactiva.

Ahora, es importante resaltar que, al no existir efectos derogatorios o subrogatorios entre las disposiciones del EGCAP y la normativa de la transparencia y el acceso a la información pública, las disposiciones de ambos regímenes deben ser interpretadas de manera complementaria. Esto significa que a pesar de que los documentos objeto de publicación según el Decreto 1082 de 2015, se encuentren recogidos dentro de los que deben ser publicados conforme a la Ley 1712 de 2014 y el Decreto 1081 de 2015, deberán respetarse los aspectos expresamente regulados en cada norma, como, por ejemplo, el término de publicación y la excepción de publicación de los documentos de las operaciones que se celebren en bolsa de productos, conforme al artículo 2.2.1.1.1.7.1. del Decreto 1082 de 2015.

De conformidad con lo anterior, esta interpretación de las disposiciones analizadas permite incorporar al EGCAP importantes principios desarrollados por la normativa de la transparencia y acceso a la información pública, como los de máxima publicidad para un titular universal^[7], transparencia, facilitación y divulgación proactiva de la información^[8]. Ello por cuanto, al ampliarse la actividad contractual sobre la que recae el deber de publicación, se divulga un mayor volumen de información, que, de por sí, es pública, mediante un mecanismo como el SECOP, que facilita el acceso a la misma desde cualquier dispositivo con acceso a internet. Con ello se garantiza mayor transparencia, al obligarse a las entidades estatales a publicar sus actuaciones de manera proactiva y rutinaria, lo que permite que la ciudadanía conozca con detalle y actualidad el desarrollo de la gestión contractual de la Administración, fomentándose en la contratación pública estándares altos de transparencia.

En conclusión, con base en los fundamentos normativos y argumentos expuestos, además del Plan Anual de Adquisiciones, las entidades estatales regidas por el EGCAP deberán publicar en SECOP, entre otros, los siguientes documentos expedidos con ocasión del proceso de contratación:

i) El estudio de oportunidad y conveniencia.

ii) Los estudios y documentos previos –técnicos o no–.

iii) El aviso de convocatoria.

iv) El proyecto de pliego de condiciones y las observaciones que le formulen.

v) El pliego de condiciones o la invitación, así como las observaciones que se les realicen.

vi) Las actas de la audiencia de asignación de riesgos.

vii) El acta de cierre del plazo para presentar ofertas.

viii) Las adendas.

ix) En procesos cuya publicación deba realizarse en SECOP I, la oferta del adjudicatario y las aclaraciones que se le realicen.

x) El informe de precalificación y las observaciones que se formulen.

xi) El informe de evaluación y las observaciones que se formulen.

xii) Las respuestas a las observaciones.

xiii) El contrato y los otrosíes o modificaciones.

xiv) El acta de inicio.

xv) Las garantías.

xvi) El acta de liquidación.

xvii) Los actos administrativos expedidos con ocasión del procedimiento de selección o la ejecución del contrato, como las resoluciones de apertura, de adjudicación, las que se impongan multas, la cláusula penal o declaren la caducidad del contrato.

xviii) Los documentos de los procesos por incumplimiento contractual que se lleven a cabo conforme al artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, como la citación, las pruebas que se practiquen, la resolución que resuelve la actuación y demás documentos que se produzcan.

ix) Las reclamaciones que presenten las partes y las respuestas que se expidan a las mismas.

xx) Las actas de entrega o recibo.

xxi) Los informes de supervisión y/o interventoría.

xxii) En cuanto a la ejecución, de conformidad con el artículo 2.1.1.2.1.8 de Decreto 1081 de 2015, deberán publicarse las aprobaciones, autorizaciones, requerimientos o informes del supervisor o del interventor, que prueben la ejecución del contrato.

xxiii) La liquidación unilateral.

xxiv) En general, cualquier otro documento producido o expedido con ocasión del Proceso de Contratación, sin importar quién sea su autor –la Administración o el contratista–, con excepción de los que pertenecen al marco de operaciones de bolsa de productos, expresamente excluidos de publicación por el artículo 2.2.1.1.1.7.1. del Decreto 1082 de 2015.

Sin perjuicio de lo anterior, no debe perderse de vista que, en virtud del principio de transparencia, específicamente por cuenta de lo dispuesto en el numeral 4 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993^[9], así como por el principio de máxima publicidad establecido en el artículo 2 de la Ley 1712 de 2014^[10], el contenido del expediente en el que reposa la actuación es información pública, independientemente de si se trata de documentos que deban ser publicados en SECOP.

Ahora bien, la información relativa a los procesos administrativos sancionatorios de carácter contractual contemplado en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011 aun cuando se inicie tal procedimiento con posterioridad al vencimiento del plazo de ejecución contractual, tienen la misma virtualidad para ser publicados. Si bien el artículo 2.2.1.1.1.3.1. del Decreto 1082 de 2015 ha indicado que el proceso de contratación tiene como esquema desde la planeación hasta el vencimiento de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes o el vencimiento del plazo, y siguiendo los párrafos anteriores, deberá tenerse en cuenta lo que esta Agencia en reiteradas ocasiones ha señalado respecto del límite temporal debe definirse con fundamento en el artículo 17 de la Ley 1150 de 2007, norma vigente que actualmente asigna esta potestad a las entidades estatales y define los límites frente a su aplicación. En este sentido, la Ley 1150 de 2007 determinó de manera expresa que las entidades sometidas al EGCAP pueden imponer las multas pactadas en el contrato y hacer efectiva la cláusula penal, siempre que “se halle pendiente la ejecución de las obligaciones a cargo del contratista”^[11].

Lo anterior tiene relación directa la aplicabilidad del principio de publicidad y transparencia como una de las manifestaciones definidas en la Constitución Política, así como en la Ley 1150 de 2007, el Decreto 1082 de 2015 y la Ley 1712 de 2014. La publicidad de los documentos relativos al procedimiento administrativo sancionatorio de carácter contractual, aun cuando se haya iniciado con posterioridad al vencimiento del plazo contractual, no le resta el cumplimiento por parte de las entidades estatales de publicar dichos documentos, pues tal como lo ha expresado la Corte Constitucional: “(…) El principio de publicidad, en consecuencia, no sólo es “condición esencial del funcionamiento adecuado de la democracia” al evitar el ocultamiento o la clandestinidad de las actuaciones de las diferentes ramas del poder público, sino que: (i) contribuye a asegurar la imparcialidad y la transparencia de las decisiones adoptadas por las autoridades al permitir que se revele ante la sociedad el manejo de los asuntos públicos. (ii) Ayuda al fortalecimiento de la democracia participativa (C.P Preámbulo, artículos 1° y 2°), al facilitar la intervención eventual de los ciudadanos en las decisiones que los afectan (C.P. Art. 3). (iii) Favorece que las personas ejerzan las funciones de “control político a las que se refiere el artículo 40 de la Carta”. (iv)Garantiza la consolidación de la seguridad jurídica, ya que permite el conocimiento de las diferentes disposiciones jurídicas por parte de los ciudadanos; y finalmente, (v) promueve el ejercicio de derechos fundamentales como el debido proceso, el derecho a la información, el derecho de petición, el derecho de acceso a documentos públicos y especialmente el derecho de defensa y contradicción, entre otros, porque facilita a los asociados controvertir las actuaciones del Estado (…)”^[12].

4. Referencias normativas, jurisprudenciales y otras fuentes:

5. Doctrina de la Agencia Nacional de Contratación Pública:

Sobre la publicación de documentación contractual de las entidades sometidas al EGCP, se pronunció esta Subdirección en los Conceptos, radicado No. 4201912000007253 del 4 de diciembre de 2019, reiterado en el concepto con radicado No. 4201912000007289 de la misma fecha, C-336 del 2 de junio de 2020, C- 284 del 17 de julio de 2023, C- 478 de 23 de septiembre de 2024, C-893 de 5 de diciembre de 2024, C- 906 de 27 de diciembre de 2024, entre otros. Estos y otros conceptos se encuentran disponibles para consulta en el Sistema de Relatoría de la Agencia, en el cual también podrás encontrar jurisprudencia del Consejo de Estado, laudos arbitrales y la normativa de la contratación concordada con la doctrina de la Subdirección de Gestión Contractual. Accede a través del siguiente enlace: https://relatoria.colombiacompra.gov.co/.

También le invitamos a consultar las versiones I y II de 2024 del Boletín de Relatoría de la Subdirección de Gestión Contractual, las cuales puede descargar en la página web de la Agencia: https://www.colombiacompra.gov.co/sala-de-prensa/boletin-digital

Te informamos que ya se encuentra disponible la Cartilla para incentivar y fortalecer el acceso a las compras y contratación pública de los pueblos y comunidades étnicas en Colombia. Esta cartilla es una apuesta de la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, para incentivar la participación de los pueblos y comunidades étnicas en las compras y contratación pública, mediante el desarrollo de los principios de igualdad, equidad e inclusión social. Puede consultar la versión actualizada en el siguiente enlace: Cartilla para incentivar y fortalecer el acceso a las compras y contratación pública de los pueblos y comunidades étnicas en Colombia | Colombia Compra Eficiente | Agencia Nacional de Contratación Pública

De otra parte, te informamos que, con el objetivo de garantizar un conocimiento adecuado de las modificaciones y/o actualizaciones realizadas a los Documentos Tipo, hemos programado una serie de capacitaciones dirigidas a todos los actores involucrados en los procesos de selección. Podrás conocer la programación y realizar tu inscripción a estas capacitaciones a través del siguiente enlace: Calendario | Colombia Compra Eficiente | Agencia Nacional de Contratación Pública

También, te contamos que ya publicamos la nueva Guía de Contratación Pública Sostenible y Socialmente Responsable. Esta guía es un instrumento clave para integrar buenas prácticas en la contratación estatal, promoviendo los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) a través de criterios y obligaciones ambientales y sociales en todas las etapas del proceso. Puede consultar la guía en el siguiente enlace: Guía de Contratación Pública Sostenible y Socialmente Responsable | Colombia Compra Eficiente | Agencia Nacional de Contratación Pública

Por último, lo invitamos a seguirnos en las redes sociales en las cuales se difunde información institucional:

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Este concepto tiene el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y las expresiones aquí utilizadas con mayúscula inicial deben ser entendidas con el significado que les otorga el artículo 2.2.1.1.1.3.1. del Decreto 1082 de 2015.

Atentamente,

1. Corte Constitucional. Sentencia C- 341 del 4 de junio de 2014. M. P. Mauricio González Cuervo. ↑

2. Ley 1150 de 2007: “Artículo 3. De conformidad con lo dispuesto en la Ley 527 de 1999, la sustanciación de las actuaciones, la expedición de los actos administrativos, los documentos, contratos y en general los actos derivados de la actividad precontractual y contractual, podrán tener lugar por medios electrónicos. Para el trámite, notificación y publicación de tales actos, podrán utilizarse soportes, medios y aplicaciones electrónicas. Los mecanismos e instrumentos por medio de los cuales las entidades cumplirán con las obligaciones de publicidad del proceso contractual serán señalados por el Gobierno Nacional.

   “Lo anterior, sin perjuicio de las publicaciones previstas en el numeral 3 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993.

   “Con el fin de materializar los objetivos a que se refiere el inciso anterior, el Gobierno Nacional desarrollará el Sistema Electrónico para la Contratación Pública, Secop, el cual:

   […]

   “c) Contará con la información oficial de la contratación realizada con dineros públicos, para lo cual establecerá los patrones a que haya lugar y se encargará de su difusión a través de canales electrónico”. ↑

3. Decreto 1081 de 2015 «Artículo 2.1.1.2.1.7. Publicación de la información contractual. De conformidad con el literal (c) del artículo 3° de la Ley 1150 de 2007, el sistema de información del Estado en el cual los sujetos obligados que contratan con cargo a recursos públicos deben cumplir la obligación de publicar la información de su gestión contractual es el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP). 

      -Los sujetos obligados que contratan con cargo a recursos públicos deben publicar la información de su gestión contractual en el plazo previsto en el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013, o el que lo modifique, sustituya o adicione. 

      -Los sujetos obligados que contratan con recursos públicos y recursos privados, deben publicar la información de su gestión contractual con cargo a recursos públicos en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP)». ↑

4. Decreto 1081 de 2015: “Artículo 2.1.1.2.1.8. Publicación de la ejecución de contratos. Para efectos del cumplimiento de la obligación contenida en el literal g) del artículo 11 de la Ley 1712 de 2014, relativa a la información sobre la ejecución de contratos, el sujeto obligado debe publicar las aprobaciones, autorizaciones, requerimientos o informes del supervisor o del interventor, que prueben la ejecución del contrato”. ↑

5. Corte Constitucional. Sentencia C-016 de 2013. ↑

6. Ibidem. ↑

7. Ley 1712 de 2014 “Artículo 2°. Principio de máxima publicidad para titular universal. Toda información en posesión, bajo control o custodia de un sujeto obligado es pública y no podrá ser reservada o limitada sino por disposición constitucional o legal, de conformidad con la presente ley”. ↑

8. Ley 1712 de 2014 “Artículo 3°. Otros principios de la transparencia y acceso a la información pública. En la interpretación del derecho de acceso a la información se deberá adoptar un criterio de razonabilidad y proporcionalidad, así como aplicar los siguientes principios: 

     -Principio de transparencia. Principio conforme al cual toda la información en poder de los sujetos obligados definidos en esta ley se presume pública, en consecuencia de lo cual dichos sujetos están en el deber de proporcionar y facilitar el acceso a la misma en los términos más amplios posibles y a través de los medios y procedimientos que al efecto establezca la ley, excluyendo solo aquello que esté sujeto a las excepciones constitucionales y legales y bajo el cumplimiento de los requisitos establecidos en esta ley. 

      […] 

      -Principio de facilitación. En virtud de este principio los sujetos obligados deberán facilitar el ejercicio del derecho de acceso a la información pública, excluyendo exigencias o requisitos que puedan obstruirlo o impedirlo. 

      […]

      -Principio de la divulgación proactiva de la información. El derecho de acceso a la información no radica únicamente en la obligación de dar respuesta a las peticiones de la sociedad, sino también en el deber de los sujetos obligados de promover y generar una cultura de transparencia, lo que conlleva la obligación de publicar y divulgar documentos y archivos que plasman la actividad estatal y de interés público, de forma rutinaria y proactiva, actualizada, accesible y comprensible, atendiendo a límites razonables del talento humano y recursos físicos y financieros […]”. ↑

9. Ley 80 de 1993 “Artículo 24. Del principio de transparencia. En virtud de este principio:

   […]

   4o. Las autoridades expedirán a costa de aquellas personas que demuestren interés legítimo, copias de las actuaciones y propuestas recibidas, respetando la reserva de que gocen legalmente las patentes, procedimientos y privilegios”. ↑

10. Ley 1712 de 2014. Artículo 2°.Principio de máxima publicidad para titular universal. Toda información en posesión, bajo control o custodia de un sujeto obligado es pública y no podrá ser reservada o limitada sino por disposición constitucional o legal, de conformidad con la presente ley”. ↑

11. Concepto C-1005 de 2024. ↑

12. Corte Constitucional- Sentencia C-016 de 2013. ↑