CAPACIDAD JURÍDICA, CAUSALES DE RECHAZO, SUBSANABILIDAD, VERIFICACIÓN DEL ACTA DEL ÓRGANO SOCIAL, COMPETENCIA CONSULTIVA

Texto del concepto

CAPACIDAD JURÍDICA ‒ Personas jurídicas ‒ Facultades y limitaciones del representante legal ‒ Autorización del órgano social competente ‒ Requisito habilitante ‒ Certificado de existencia y representación legal ‒ Acta ‒ Artículos 117, 189 y 196 del Código de Comercio¶

La capacidad jurídica es un requisito habilitante que, en las personas jurídicas, comprende la posibilidad de adelantar actividades en el marco de su objeto social, las facultades del representante legal y la autorización del órgano social competente cuando los estatutos la exigen, conforme al numeral 2 del artículo 2.2.1.1.1.5.3 del Decreto 1082 de 2015. Las facultades y limitaciones del representante legal se prueban con el certificado de existencia y representación legal, según el artículo 117 del Código de Comercio, y las limitaciones que no constan en el contrato social inscrito en el registro mercantil no son oponibles a terceros, según el artículo 196 del mismo código. La autorización del órgano social se acredita con el acta de la reunión en la que se adoptó la decisión. Por mandato del artículo 189 del Código de Comercio, el acta debe indicar la forma en que fueron convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos. Su copia autorizada por el secretario o por un representante de la sociedad es prueba suficiente de los hechos que constan en ella, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o del acta.¶

CAUSALES DE RECHAZO ‒ Carácter residual y restringido ‒ Pliego de condiciones ‒ Documentos no exigidos ‒ Estatutos y soportes de quórum y votación ‒ Comité evaluador ‒ Sujeción exclusiva a las reglas del pliego ‒ Facultad de solicitar aclaraciones¶

Las causales de rechazo tienen origen en la ley, en el reglamento o en el pliego de condiciones, y la competencia de las entidades para configurarlas es residual y restringida. El pliego indica los requisitos objetivos para participar y los documentos con los que se acreditan, y el comité evaluador debe ceñirse exclusivamente a sus reglas. Por ello, cuando el pliego exige el acta de autorización del órgano social y el proponente la aporta, la ausencia de los estatutos o de soportes separados de la convocatoria, el quórum y la votación, que el pliego no exigió, no es título suficiente para rechazar la oferta. Si la entidad necesita esos elementos para verificar el contenido del acta, lo procedente es pedirlos como aclaración o como subsanación de la prueba, dentro del término legal, sin que ello permita completar, adicionar, modificar o mejorar la oferta.¶

SUBSANABILIDAD ‒ Deber de la entidad de solicitar los requisitos que no afectan la asignación de puntaje ‒ Deficiencias no señaladas en el requerimiento de subsanación ‒ Término de traslado del informe de evaluación ‒ Rechazo únicamente por lo solicitado y no entregado¶

Conforme al parágrafo 1 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 5 de la Ley 1882 de 2018, los requisitos que no afectan la asignación de puntaje deben ser solicitados por la entidad y entregados por el proponente hasta el término de traslado del informe de evaluación. El deber de solicitar la subsanación es de la entidad, y el rechazo que la ley autoriza es el de las ofertas de quienes no entregan lo solicitado dentro de ese plazo. En consecuencia, el rechazo de una oferta por una deficiencia que la entidad no señaló en el requerimiento de subsanación ni en el informe de evaluación no se ajusta a esa norma. Si la entidad advierte una deficiencia adicional, lo procedente es requerirla y dar al proponente la oportunidad de subsanarla dentro del término legal, pues el requerimiento puede formularse desde antes de la publicación del informe y reiterarse mientras ese término no haya vencido.¶

VERIFICACIÓN DEL ACTA DEL ÓRGANO SOCIAL ‒ Valor probatorio ‒ Presunción de buena fe ‒ Ineficacia, nulidad e inoponibilidad de las decisiones sociales ‒ Artículos 190, 191 y 897 del Código de Comercio ‒ Autoridades competentes ‒ Alcance de la verificación del comité evaluador¶

El comité evaluador verifica que el acta aportada cumpla las formalidades del artículo 189 del Código de Comercio, que provenga del órgano competente según los estatutos, que sea anterior al cierre y que su contenido acredite la autorización exigida. No le corresponde declarar la ineficacia, la nulidad o la inoponibilidad de las decisiones del órgano social. La impugnación de esas decisiones corresponde a los administradores, a los revisores fiscales y a los socios ausentes o disidentes, ante los jueces civiles del circuito o ante la Superintendencia de Sociedades, conforme al artículo 191 del Código de Comercio y a los artículos 20, numeral 8, y 24, numeral 5, del Código General del Proceso. El reconocimiento de los presupuestos de ineficacia está atribuido a las superintendencias por el artículo 133 de la Ley 446 de 1998. Mientras no se demuestre la falsedad del acta o de su copia, esta es prueba suficiente de los hechos que constan en ella y el proponente se presume de buena fe. Si el acta no da cuenta de los elementos que exige la ley o el pliego, o la entidad tiene dudas razonables sobre su contenido, lo procedente es solicitar la aclaración o la subsanación de la prueba. Si establece que la información es inexacta o falsa, aplica las consecuencias previstas en la ley y en el pliego, con la debida motivación. Desconocer la suficiencia del acta con fundamento en presuntas irregularidades que ninguna autoridad ha declarado excede el alcance de esa verificación.¶

SUBSANABILIDAD ‒ Distinción entre el hecho y su prueba ‒ Autorización del órgano social anterior al cierre ‒ Aclaraciones, certificaciones y actas aclaratorias posteriores al cierre ‒ Improcedencia de autorizaciones o ratificaciones posteriores ‒ Prohibición de completar, adicionar, modificar o mejorar la oferta¶

Lo que debe existir antes del cierre es el hecho que se acredita, no el documento que lo prueba, que puede tener fecha posterior. Aplicada a la autorización del órgano social, esta regla exige que la decisión que faculta al representante legal haya sido adoptada antes del cierre, y permite que su prueba se aporte, complete o aclare después, hasta el término de traslado del informe de evaluación. Son admisibles, por tanto, las aclaraciones, las certificaciones del secretario o del representante legal y las actas adicionales o aclaratorias que confirmen el contenido, la fecha, la convocatoria, el quórum o la votación de una decisión anterior al cierre, porque se refieren a la prueba de un hecho preexistente y no completan, adicionan, modifican ni mejoran la oferta. No lo son, en cambio, las decisiones adoptadas después del cierre con las que se pretenda otorgar o ratificar una autorización que no existía al presentar la oferta, ni las actas aclaratorias que incorporen una decisión que la reunión original no adoptó.¶

COMPETENCIA CONSULTIVA ‒ Interpretación de normas generales ‒ Situaciones particulares ‒ Evaluación de las ofertas¶

La competencia consultiva de la Agencia se circunscribe a la interpretación de normas de carácter general en materia de compras y contratación pública. En ejercicio de esa competencia la Agencia fija criterios sobre la acreditación de la capacidad jurídica, la subsanabilidad de las ofertas, las causales de rechazo y el alcance de la verificación de los documentos aportados. No se pronuncia sobre la evaluación de una oferta determinada ni sobre la validez de una decisión social específica, asuntos que corresponden a la entidad que adelanta el proceso y, en su caso, a las autoridades judiciales.¶

Bogotá D.C., 27 de octubre de 2026

Señor(a)

Anónimo

Juanctoscano95@gmail.com

Ciudad

Respetados señores(a):

En ejercicio de la competencia otorgada por los artículos 3, numeral 5º, y 11, numeral 8º, del Decreto Ley 4170 de 2011, así como lo establecido en la Resolución 469 de 2025 expedida por esta Entidad, la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente– responde su solicitud de consulta del 15 de octubre de 2026, en la cual manifiesta lo siguiente: ¶

“Solicito concepto jurídico sobre los siguientes interrogantes:¶

1. Cuando el pliego exige un acta de autorización del órgano competente, ¿puede rechazarse una oferta por no aportar estatutos o soportes de quórum y votación que no fueron expresamente exigidos?¶

2. ¿Puede una entidad rechazar una oferta por deficiencias documentales que no fueron señaladas específicamente en el requerimiento inicial de subsanación?¶

3. ¿Es jurídicamente válido aportar aclaraciones o declaraciones posteriores que confirmen una autorización otorgada antes del cierre, sin que ello constituya una nueva decisión o modificación de la oferta?¶

4. ¿Puede el comité evaluador desconocer la suficiencia de un acta por presuntas irregularidades en su conformación, sin que exista una declaración de nulidad o ineficacia?”¶

De manera preliminar, resulta necesario acotar que esta entidad solo tiene competencia para responder consultas sobre la aplicación de normas de carácter general en materia de compras y contratación pública. En ese sentido, resolver casos particulares desborda las atribuciones asignadas por el legislador extraordinario, que no concibió a la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente como una autoridad para solucionar problemas jurídicos particulares de todos los partícipes del sistema de compra pública. La competencia de esta entidad se fija con límites claros, con el objeto de evitar que la Agencia actúe como una instancia de validación de las actuaciones de las entidades sujetas al Estatuto General de Contratación Pública o de los demás participantes de la contratación pública. Esta competencia de interpretación de normas generales, por definición, no puede extenderse a la resolución de controversias, ni a brindar asesorías sobre casos puntuales. ¶

Conforme lo expuesto, en aras de satisfacer el derecho fundamental de petición se resolverá su consulta dentro de los límites de la referida competencia consultiva, esto es, haciendo abstracción de las circunstancias particulares y concretas mencionadas en su petición, pero haciendo unas consideraciones sobre las normas generales relacionadas con el problema jurídico de su consulta. ¶

1. Problema planteado:

De acuerdo con el contenido de su solicitud, esta Agencia resolverá el siguiente problema jurídico: ¿Cuál es el alcance de la subsanabilidad de los documentos que acreditan la autorización del órgano social competente para la presentación de ofertas en los procesos de contratación estatal y cuáles son las facultades de las entidades estatales para verificar su suficiencia y determinar las consecuencias de las deficiencias advertidas durante la evaluación?¶

2. Respuesta:

3. Razones de la respuesta:

Lo anterior se sustenta en las siguientes consideraciones:¶

(i) Para resolver el problema jurídico planteado es necesario delimitar, en primer lugar, el alcance de este pronunciamiento. La competencia consultiva de esta Agencia, prevista en el numeral 5 del artículo 3 del Decreto Ley 4170 de 2011, se circunscribe a la interpretación de normas de carácter general en materia de compras y contratación pública. Por ello, las consideraciones que siguen se refieren a cinco materias: la forma en que se acredita la capacidad jurídica de las personas jurídicas cuando el representante legal requiere autorización del órgano social; los límites de las causales de rechazo; el deber de la entidad de solicitar la subsanación; la regla de subsanabilidad; y el alcance de la verificación que corresponde a la entidad sobre las actas aportadas. La evaluación de una oferta determinada corresponde a la entidad que adelanta el proceso, y la validez de las decisiones de los órganos sociales, cuando se controvierta, a las autoridades judiciales o administrativas competentes.¶

(ii) Conforme al artículo 6 de la Ley 80 de 1993, pueden celebrar contratos con las entidades estatales las personas consideradas legalmente capaces en las disposiciones vigentes. La capacidad jurídica es uno de los requisitos habilitantes previstos en el numeral 1 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007. Se verifica como requisito de participación y no otorga puntaje. En el caso de las personas jurídicas, el numeral 2 del artículo 2.2.1.1.1.5.3 del Decreto 1082 de 2015 describe su contenido al regular la información que verifican las cámaras de comercio: “Capacidad Jurídica - La capacidad jurídica del proponente para prestar los bienes, obras, o servicios que ofrecerá a las Entidades Estatales y la capacidad del representante legal de las personas jurídicas para celebrar contratos y si requiere, autorizaciones para el efecto con ocasión de los límites a la capacidad del representante legal del interesado en relación con el monto y el tipo de las obligaciones que puede adquirir a nombre del interesado”^[1]. Esta Agencia ha precisado que la capacidad jurídica de las personas jurídicas comprende la posibilidad de adelantar actividades en el marco de su objeto social, “las facultades de su representante legal y la autorización del órgano social competente cuando esto es necesario de acuerdo con sus estatutos”, y la ausencia de inhabilidades, incompatibilidades, conflictos de intereses o prohibiciones para contratar^[2].¶

Las facultades del representante legal y sus limitaciones se rigen por los estatutos. El artículo 196 del Código de Comercio dispone que la representación de la sociedad se ajusta a las estipulaciones del contrato social. A falta de estipulaciones, quienes representan a la sociedad pueden celebrar o ejecutar todos los actos y contratos comprendidos dentro del objeto social. Las limitaciones de esas facultades que no consten expresamente en el contrato social inscrito en el registro mercantil no son oponibles a terceros. El artículo 26 de la Ley 1258 de 2008 prevé la misma regla supletiva para el representante legal de las sociedades por acciones simplificadas^[3]. Las limitaciones se conocen, entonces, por el registro mercantil. El artículo 117 del Código de Comercio establece que para probar la representación de una sociedad basta la certificación de la cámara de comercio respectiva, con indicación del nombre de los representantes, de las facultades conferidas a cada uno de ellos en el contrato y de las limitaciones acordadas a dichas facultades^[4]. En principio, la entidad no necesita los estatutos para conocer esas limitaciones: el certificado de existencia y representación legal las expresa.¶

La autorización del órgano social se acredita con el acta de la reunión en la que se adoptó la decisión. El artículo 189 del Código de Comercio dispone que las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se hacen constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas designadas en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y el secretario. En ellas “deberá indicarse, además, la forma en que hayan sido convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos en cada caso”. Agrega que la copia de estas actas, autorizada por el secretario o por algún representante de la sociedad, “será prueba suficiente de los hechos que consten en ellas, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas”^[5]. La Guía de asuntos corporativos en los procesos de contratación de esta Agencia explica que los estatutos establecen las facultades y las limitaciones del representante legal. Si la oferta y el contrato exceden esas facultades, la sociedad no puede actuar “a menos que el representante legal reciba las autorizaciones correspondientes del órgano social competente”. La autorización se acredita mediante un acta: “El proponente acredita la autorización mediante acta que cumpla las formalidades previstas por la ley”^[6].¶

De lo anterior se sigue una precisión importante para la consulta. El acta que cumple las formalidades del artículo 189 del Código de Comercio contiene, por mandato legal, la indicación de la convocatoria, de los asistentes y de los votos emitidos. Esos son los elementos con los que se establece que la decisión fue adoptada con el quórum y la mayoría requeridos. Los soportes de la convocatoria, del quórum y de la votación no son, entonces, documentos distintos del acta que el proponente deba aportar por separado, salvo que el pliego los exija expresamente: son el contenido que el acta misma debe reflejar. Si el pliego exigió el acta y el acta fue aportada con esas menciones, el requisito se entiende acreditado, en principio, con el documento que la ley señala como prueba suficiente.¶

(iii) El primer aspecto del problema jurídico es el rechazo de la oferta por documentos que el pliego no exigió o por deficiencias que la entidad no requirió. La primera cuestión se examina a continuación. Esta Agencia ha señalado que la competencia de las entidades para establecer causales de rechazo “es de carácter residual y restringido”. El rechazo procede en dos casos: cuando se configura una causal prevista en la ley o en el reglamento, y cuando se materializa una causal establecida en el pliego de condiciones. La facultad de configurar causales en el pliego está limitada por la ley y por los principios de razonabilidad y proporcionalidad, de modo que las causales no pueden versar sobre aspectos meramente formales sin relevancia^[7].¶

El pliego de condiciones es la regla del proceso. El numeral 5 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993 exige que en los pliegos se indiquen “los requisitos objetivos necesarios para participar en el correspondiente proceso de selección” y se definan “reglas objetivas, justas, claras y completas que permitan la confección de ofrecimientos de la misma índole”^[8]. A su vez, el artículo 2.2.1.1.2.2.3 del Decreto 1082 de 2015 dispone que el comité evaluador “debe realizar su labor de manera objetiva, ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en los pliegos de condiciones”^[9]. Cuando el proceso se rige por documentos tipo, la regla es aún más estricta. Esos documentos son de obligatorio cumplimiento, conforme al parágrafo 7 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 1 de la Ley 2022 de 2020. Las entidades no pueden incluir ni modificar en los documentos del proceso condiciones habilitantes ni factores de escogencia distintos de los previstos en ellos^[10].¶

En consecuencia, en criterio de esta Agencia, cuando el pliego exige el acta de autorización del órgano competente y el proponente la aporta, la ausencia de documentos que el pliego no exigió, como los estatutos o los soportes separados de la convocatoria, el quórum y la votación, no es título suficiente para rechazar la oferta. Un rechazo fundado en esa ausencia equivaldría a introducir en la etapa de evaluación un requisito que no estaba en el pliego. Ello no se aviene con el principio de transparencia, la sujeción del comité evaluador a las reglas del pliego y el parágrafo 1 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, conforme al cual la ausencia de documentos no necesarios para la comparación de las propuestas no es título suficiente para el rechazo. El numeral 15 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993 apunta en la misma dirección, al disponer que las autoridades no exigirán formalidades o exigencias rituales, salvo cuando en forma perentoria y expresa lo exijan leyes especiales^[11].¶

Lo anterior no impide que la entidad verifique el contenido del acta. Si el acta no indica alguno de los elementos que exige el artículo 189 del Código de Comercio, la entidad puede pedir al proponente las aclaraciones y los soportes necesarios. Lo mismo ocurre si tiene dudas razonables sobre si la decisión fue adoptada por el órgano competente o con el quórum y la mayoría que los estatutos exigen. Para ello cuenta con dos instrumentos: la facultad de pedir a los proponentes las aclaraciones y explicaciones que estime indispensables, prevista en el numeral 7 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, y la solicitud de subsanación de la prueba, prevista en el parágrafo 1 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007^[12]. Esa solicitud se refiere a la prueba de una decisión anterior al cierre y no permite completar, adicionar, modificar o mejorar la oferta. Lo que no resulta compatible con esas normas es omitir la solicitud y rechazar la oferta por la ausencia de soportes que no se exigieron. Distinto es el caso en que el pliego exige expresamente, junto con el acta, los estatutos o determinados soportes. En ese evento son documentos exigibles, pero su ausencia también sería subsanable, en principio, porque se refieren a un requisito habilitante que no otorga puntaje.¶

(iv) La segunda cuestión de ese primer aspecto es el rechazo por deficiencias que la entidad no señaló en el requerimiento de subsanación. El parágrafo 1 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 5 de la Ley 1882 de 2018, dispone: “La ausencia de requisitos o la falta de documentos referentes a la futura contratación o al proponente, no necesarios para la comparación de las propuestas no servirán de título suficiente para el rechazo de los ofrecimientos hechos. En consecuencia, todos aquellos requisitos de la propuesta que no afecten la asignación de puntaje, deberán ser solicitados por las entidades estatales y deberán ser entregados por los proponentes hasta el término de traslado del informe de evaluación que corresponda a cada modalidad de selección, salvo lo dispuesto para el proceso de Mínima cuantía y para el proceso de selección a través del sistema de subasta. Serán rechazadas las ofertas de aquellos proponentes que no suministren la información y la documentación solicitada por la entidad estatal hasta el plazo anteriormente señalado. Durante el término otorgado para subsanar las ofertas, los proponentes no podrán acreditar circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso”^[13]. A su vez, el numeral 8 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993 prevé que los informes de evaluación permanecen a disposición de los oferentes por cinco (5) días hábiles para que presenten observaciones. En ejercicio de esa facultad, “los oferentes no podrán completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas”^[14].¶

De esta regla se desprenden tres consecuencias. La primera es que el deber de solicitar los requisitos que no afectan la asignación de puntaje es de la entidad. La norma dispone que esos requisitos “deberán ser solicitados por las entidades estatales”, y esta Agencia ha señalado que “La Entidad Estatal tiene el deber de solicitar dichos documentos al proponente”^[15]. El Consejo de Estado ha sostenido, en el mismo sentido, que la ausencia de requisitos o documentos no necesarios para la comparación de las propuestas no es causal de rechazo y que, en tales eventos, “las entidades estatales deben requerir su subsanación”^[16]. La segunda es que el rechazo autorizado por la ley es el de las ofertas de quienes “no suministren la información y la documentación solicitada por la entidad estatal” dentro del plazo. El supuesto del rechazo es, entonces, la solicitud previa de la entidad y el incumplimiento del proponente. La tercera es que el término de traslado del informe de evaluación es el límite temporal de la subsanación, salvo en la mínima cuantía y en la subasta, que tienen reglas propias.¶

En consecuencia, en criterio de esta Agencia, el rechazo de una oferta por una deficiencia documental que la entidad no señaló en el requerimiento de subsanación ni en el informe de evaluación no se ajusta al parágrafo 1 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007. Esa deficiencia no fue objeto de la solicitud que la norma exige, y el proponente no ha tenido la oportunidad legal de subsanarla. Si la entidad, al evaluar la oferta o al revisar los documentos de subsanación, advierte una deficiencia adicional, lo procedente es requerirla y dar al proponente la oportunidad de subsanarla mientras no venza el término de traslado del informe de evaluación. La ley no limita el número de requerimientos; solo fija el término dentro del cual la subsanación debe producirse. Esta Agencia ha precisado que el límite legal no impide que la subsanación se solicite y se realice con anterioridad a la publicación del informe de evaluación^[17], y que las etapas posteriores al traslado, como la audiencia de adjudicación en la licitación pública, no constituyen una oportunidad adicional para aportar documentos^[18]. De ahí la importancia de que el requerimiento de subsanación y el informe de evaluación identifiquen de manera completa los requisitos que deben subsanarse. Si la entidad omitió hacerlo, trasladar al proponente las consecuencias de esa omisión no se aviene con el deber que la norma le impone. Corresponde a la entidad, con sujeción a las reglas de la modalidad de selección y del pliego, garantizar la oportunidad de subsanar antes de adoptar una decisión de rechazo.¶

(v) El segundo aspecto del problema jurídico se refiere a la facultad del comité evaluador de desconocer la suficiencia del acta por presuntas irregularidades en su conformación. Deben distinguirse dos planos. El primero es el de la acreditación del requisito habilitante. En este plano la entidad verifica que el acta cumpla las formalidades del artículo 189 del Código de Comercio, que la decisión provenga del órgano que los estatutos señalan como competente, que haya sido adoptada antes del cierre y que faculte al representante legal para presentar la oferta y celebrar el contrato en los términos del proceso. El segundo plano es el de la validez de la decisión social. El artículo 190 del Código de Comercio distingue tres consecuencias. Las decisiones tomadas en una reunión celebrada en contravención a lo prescrito en el artículo 186, que remite a las leyes y a los estatutos en cuanto a convocatoria y quórum, son ineficaces. Las que se adopten sin el número de votos previsto en los estatutos o en las leyes, o excediendo los límites del contrato social, son absolutamente nulas. Y las que no tengan carácter general son inoponibles a los socios ausentes o disidentes^[19].¶

La ley atribuye a sujetos y autoridades determinados la controversia sobre esa validez. El artículo 191 del Código de Comercio dispone que los administradores, los revisores fiscales y los socios ausentes o disidentes pueden impugnar las decisiones de la asamblea o de la junta de socios cuando no se ajusten a las prescripciones legales o a los estatutos. La impugnación debe intentarse dentro de los dos meses siguientes a la reunión o, si el acto debe inscribirse, a la inscripción en el registro mercantil^[20]. La impugnación corresponde a los jueces civiles del circuito, conforme al numeral 8 del artículo 20 del Código General del Proceso, y, a prevención, a la Superintendencia de Sociedades en ejercicio de funciones jurisdiccionales, conforme al literal c) del numeral 5 del artículo 24 del mismo código^[21]. La ineficacia opera de pleno derecho, sin necesidad de declaración judicial, según el artículo 897 del Código de Comercio. Aun así, el reconocimiento de sus presupuestos está atribuido a las superintendencias por el artículo 133 de la Ley 446 de 1998, de oficio o a solicitud de una de las partes cuando no hay acuerdo sobre la ocurrencia de la causal^[22].¶

El comité evaluador de una entidad estatal no es ninguno de esos sujetos ni ninguna de esas autoridades. Su función, conforme al artículo 2.2.1.1.2.2.3 del Decreto 1082 de 2015, es evaluar las ofertas de manera objetiva y con sujeción exclusiva a las reglas del pliego. No le corresponde juzgar la validez de las decisiones de los órganos de una sociedad, que es un asunto entre la sociedad, sus socios y sus administradores, sometido a legitimaciones, términos y procedimientos propios. Mientras no se demuestre la falsedad del acta o de su copia, el artículo 189 del Código de Comercio la tiene como prueba suficiente de los hechos que constan en ella. A su vez, el artículo 83 de la Constitución Política dispone que la buena fe se presume en todas las gestiones que los particulares adelanten ante las autoridades. De ahí que, en criterio de esta Agencia, desconocer la suficiencia de un acta con fundamento en presuntas irregularidades en su convocatoria, quórum o votación que ninguna autoridad ha declarado exceda el alcance de la verificación que corresponde al comité. El acta aportada es, para la entidad, la prueba de la autorización. Las dudas sobre su validez encuentran cauce, en el plano de la contratación, en la solicitud de aclaraciones o de subsanación de la prueba y, en el plano societario, en los mecanismos que la ley atribuye a los legitimados.¶

Esto no convierte la verificación en un trámite formal. Si el acta no da cuenta de la convocatoria, de los asistentes o de los votos, lo procedente es solicitar la aclaración o la subsanación. Lo mismo procede si de su propio texto resulta que la decisión no fue adoptada por el órgano competente, que es posterior al cierre o que no cubre la oferta o el contrato. Si el defecto no se subsana en el término legal, procede el rechazo de la oferta por no haberse acreditado el requisito habilitante, conforme al parágrafo 1 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007. Si la entidad, en ejercicio de su facultad de verificación, establece que la información del acta es inexacta o que el documento es falso, aplica las consecuencias que prevén la ley y el pliego, entre ellas la causal de rechazo por información inexacta cuando esté prevista. Además, pone los hechos en conocimiento de las autoridades competentes. Todo ello mediante decisión motivada que el proponente pueda controvertir. Lo determinante es que la decisión de la entidad se funde en lo que el acta y la verificación demuestran, y no en conjeturas sobre irregularidades cuya declaración corresponde a otras autoridades.¶

(vi) El tercer aspecto del problema jurídico se refiere a las aclaraciones posteriores al cierre de una autorización otorgada antes del cierre. Esta Agencia ha fijado una línea consistente sobre el alcance de la regla de subsanabilidad. La falta de entrega y los defectos en la acreditación de los requisitos habilitantes son, por regla general, subsanables; las excepciones son los aspectos que otorgan puntaje, la garantía de seriedad no aportada con la oferta y la acreditación de circunstancias posteriores al cierre^[23]. Para aplicar esta última excepción, la Agencia distingue entre el requisito y su prueba: “una cosa es el requisito habilitante o el elemento de la propuesta y otra su prueba”, y “lo subsanable es la prueba de todas las circunstancias ocurridas antes del vencimiento del término” para presentar ofertas^[24]. En palabras de la Agencia, no es la prueba, usualmente un documento, “lo que debe ser anterior al cierre del proceso, sino el hecho que ella acredita”^[25].¶

El Consejo de Estado sostiene el mismo criterio. En sentencia reciente, la Sección Tercera señaló que “el requisito debe existir al momento del cierre del proceso de selección”, que “su acreditación puede efectuarse con posterioridad” y que “lo que resulta susceptible de subsanación, es la prueba de dichas condiciones”^[26]. Esta Agencia, al recoger esa jurisprudencia, ha reiterado que “lo que se subsana es la prueba y no la condición habilitante o un elemento de la propuesta”^[27].¶

La Agencia ha aplicado esta distinción, de manera expresa, a la autorización del órgano social. Al explicar la regla de la Ley 1882 de 2018 usó el siguiente ejemplo: si un oferente presentó la propuesta sin allegar la autorización al representante legal por parte de la junta directiva de la sociedad, el certificado, aunque sea posterior, debe dar cuenta de que el hecho que pretende acreditar, la autorización de la junta, ocurrió antes del vencimiento del término para ofertar^[28]. La Guía de asuntos corporativos, por su parte, califica el acta de autorización como “un documento subsanable en el proceso de contratación” y admite que “dicha autorización puede ser posterior a la fecha en la que se entregó la oferta”, sin que eso constituya una causal de rechazo^[29]. Esta última afirmación debe leerse hoy en armonía con el inciso final del parágrafo 1 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007 y con la doctrina citada. Lo que puede ser posterior al cierre es el documento que prueba la autorización, no la decisión del órgano social, que debe haberse adoptado antes del cierre.¶

Aplicada a la consulta, esa regla conduce a tres conclusiones. La primera es que la autorización del órgano social es un requisito habilitante que no afecta la asignación de puntaje y, por tanto, su falta de acreditación o los defectos del acta son subsanables hasta el término de traslado del informe de evaluación. La segunda es que lo que debe existir antes del cierre es el hecho, esto es, la decisión del órgano social que faculta al representante legal para presentar la oferta y celebrar el contrato. La tercera es que la prueba de esa decisión puede aportarse, completarse o aclararse después del cierre. Por ello, en principio, son admisibles las aclaraciones, las certificaciones del secretario o del representante legal y las actas adicionales o aclaratorias que confirmen el contenido, la fecha, la convocatoria, el quórum o la votación de una decisión adoptada antes del cierre. Esos documentos se refieren a la prueba de un hecho anterior, no incorporan un nuevo elemento a la oferta y no la completan, adicionan, modifican ni mejoran, de modo que no desconocen el numeral 8 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993.¶

Las actas adicionales tienen, además, respaldo en la legislación mercantil. El artículo 14 del Anexo 6 del Decreto 2420 de 2015, adicionado por el Decreto 2270 de 2019, regula las actas adicionales. Cuando inadvertidamente en las actas se omitan datos exigidos por la ley o el contrato, quienes hubieren actuado como presidente y secretario pueden asentar actas adicionales para suplir tales omisiones. Cuando se trate de aclarar o hacer constar decisiones de los órganos, “el acta adicional debe ser aprobada por el respectivo órgano o por las personas que este hubiere designado para el efecto”^[30]. En esa medida, el acta adicional no adopta una nueva decisión, sino que suple una omisión o aclara una decisión ya adoptada. Aportada dentro del término de subsanación, puede servir como prueba de un hecho anterior al cierre, lo que la entidad valorará a partir de su contenido.¶

No lo serían, en cambio, las decisiones adoptadas después del cierre con las que se pretenda otorgar la autorización que no existía al presentar la oferta, ni las que pretendan ratificar una actuación que el representante legal realizó sin facultades, ni las actas aclaratorias que incorporen una decisión que la reunión original no adoptó. En esos casos el documento no prueba un hecho anterior al cierre, sino que acredita una circunstancia posterior, lo que prohíbe el inciso final del parágrafo 1 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007. Corresponde a la entidad, al verificar la subsanación, establecer en cuál de los dos supuestos se encuentra el documento aportado, a partir de su contenido y de la fecha de la decisión que acredita.¶

(vii) En síntesis, la autorización del órgano social es un requisito habilitante de capacidad jurídica que se acredita con el acta, cuya copia autorizada es prueba suficiente de los hechos que constan en ella. Primero, en criterio de esta Agencia, la ausencia de estatutos o de soportes de quórum y votación que el pliego no exigió no es título suficiente para rechazar la oferta; si la entidad los necesita, los pide como aclaración o subsanación. Tampoco lo es una deficiencia que no se señaló en el requerimiento de subsanación ni en el informe de evaluación, pues la norma impone a la entidad requerirla y permitir su subsanación hasta el término de traslado del informe. Segundo, desconocer la suficiencia del acta por presuntas irregularidades que ninguna autoridad ha declarado excede el alcance de la verificación del comité evaluador, que se contrae a sus formalidades y a su contenido, a solicitar las aclaraciones que requiera y a aplicar, con la debida motivación, las consecuencias que la ley y el pliego prevén cuando la información resulta inexacta o falsa. Tercero, en principio son admisibles las aclaraciones, certificaciones y actas adicionales o aclaratorias que confirmen una decisión adoptada antes del cierre, y no lo serían las decisiones posteriores que pretendan otorgar o ratificar una autorización inexistente, lo que la entidad establece en cada caso a partir del contenido y la fecha de los documentos.¶

Finalmente, debe advertirse que el análisis requerido para resolver situaciones concretas relacionadas con la contratación de las entidades estatales corresponde a quienes tengan interés en ello, de modo que las afirmaciones aquí realizadas no pueden interpretarse como juicios de valor sobre circunstancias particulares. Al tratarse de decisiones que deben adoptarse en cada procedimiento contractual, la Agencia no puede definir un criterio universal y absoluto por vía consultiva, sino que brinda elementos de carácter general para que los partícipes del sistema de compras y contratación pública adopten la decisión que corresponda, lo cual es acorde con el principio de juridicidad.¶

4. Referencias normativas, jurisprudenciales y otras fuentes:¶

5. Doctrina de la Agencia Nacional de Contratación Pública:¶

Esta Subdirección se ha pronunciado sobre la regla de subsanabilidad de las ofertas, sus excepciones, la distinción entre el requisito habilitante y su prueba, el deber de la entidad de solicitar la subsanación, el límite temporal del traslado del informe de evaluación y el carácter restringido de las causales de rechazo, en los Conceptos C-230 de 2024, C-1052 de 2024, C-1376 de 2025, C-1465 de 2025, C-1609 de 2025, C-153 de 2026, C-668 de 2026, C-680 de 2026, C-832 de 2026 y C-1388 de 2026, y aplicó esa distinción a la autorización del órgano social al representante legal en el Concepto del 6 de noviembre de 2019, radicado 4201912000005409. Sobre la capacidad jurídica de las personas jurídicas, las facultades del representante legal y su acreditación con el certificado de existencia y representación legal se pronunció en los Conceptos C-171 de 2025, C-431 de 2025 y C-389 de 2026, además de la Guía de asuntos corporativos en los procesos de contratación, y sobre la inalterabilidad de los documentos tipo en el Concepto C-794 de 2026. Estos y otros conceptos se encuentran disponibles para consulta en el Sistema de relatoría de la Agencia, al cual se puede acceder a través del siguiente enlace: https://relatoria.colombiacompra.gov.co/busqueda/conceptos¶

La sostenibilidad no es una opción, es una obligación. Por ello, la Agencia Nacional de Contratación Pública –Colombia Compra Eficiente– te invita a realizar el Curso de Contratación Pública Sostenible y Socialmente Responsable, una herramienta clave para fortalecer las capacidades de todos los compradores públicos, proveedores, servidores públicos v para generar mayor valor público. Accede al curso y aprende como implementar criterios sociales y ambientales en las diferentes etapas del proceso de contratación: https://formacionvirtual.colombiacompra.gov.co/mod/page/view.php?id=3718 ¶

De otro lado, te contamos que esta Agencia ha da un paso decisivo en la estandarización y modernización del sector social con la expedición de las Resoluciones 539, 540, 541, 952 y 953 de 2025, mediante las cuales adoptó Documentos Tipo para las modalidades de selección de licitación pública (versión 2), selección abreviada de menor cuantía, mínima cuantía, consultoría e interventoría, promoviendo procesos más transparentes, eficientes competitivos y sostenibles en sectores estratégicos como educación, salud, cultura, recreación, deporte, institucional y vivienda. Consulta y descarga los documentos aquí: https://www.colombiacompra.gov.co/normativa-y-relatoria/documentos-tipo¶

Si quieres conocer más sobre la aplicación de Documentos Tipo puedes consultar la última versión de la Guía para la comprensión e implementación de los Documentos Tipo de obra pública de infraestructura de transporte. En esta actualización se incorporaron orientaciones prácticas dirigidas a entidades públicas, proveedores, organismos de control y demás interesados, con el propósito de facilitar la adecuada implementación de estos instrumentos en los procesos contractuales. Además se incluyeron lineamientos que orientan la implementación de los criterios ambientales y sociales incluidos en los documentos tipo: Consulta la guía aquí: https://www.colombiacompra.gov.co/archivos/manual/guia-para-la-comprension-e-implementacion-de-los-documentos-tipo-de-obra-publica-de-infraestructura-de-transporte-bajo-las-diferentes-modalidades-de-contratacion-vigentes¶

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Este concepto tiene el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y las expresiones aquí utilizadas con mayúscula inicial deben ser entendidas con el significado que les otorga el artículo 2.2.1.1.1.3.1. del Decreto 1082 de 2015.¶

Atentamente,

1. Decreto 1082 de 2015, artículo 2.2.1.1.1.5.3, numeral 2. ↑¶

2. Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente. Concepto C-171 de 2025. ↑¶

3. Código de Comercio, artículo 196; Ley 1258 de 2008, artículo 26. ↑¶

4. Código de Comercio, artículo 117. ↑

5. Código de Comercio, artículo 189. ↑

6. Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente. Guía de asuntos corporativos en los procesos de contratación, G-ACPC-02, sección II, literales B y D. ↑¶

7. Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente. Conceptos C-1376 de 2025 y C-1465 de 2025. ↑¶

8. Ley 80 de 1993, artículo 24, numeral 5, literales a) y b). ↑¶

9. Decreto 1082 de 2015, artículo 2.2.1.1.2.2.3. ↑¶

10. Ley 1150 de 2007, artículo 2, parágrafo 7, modificado por el artículo 1 de la Ley 2022 de 2020. Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente. Concepto C-794 de 2026. ↑¶

11. Ley 80 de 1993, artículo 25, numeral 15, inciso primero. ↑¶

12. Ley 80 de 1993, artículo 30, numeral 7; Ley 1150 de 2007, artículo 5, parágrafo 1. ↑¶

13. Ley 1150 de 2007, artículo 5, parágrafo 1, modificado por el artículo 5 de la Ley 1882 de 2018. ↑¶

14. Ley 80 de 1993, artículo 30, numeral 8. ↑¶

15. Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente. Concepto C-1376 de 2025. ↑¶

16. Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Tercera, Subsección C. Sentencia del 19 de agosto de 2026, radicado 52001-23-33-000-2021-00207-01 (72107), C.P. Nicolás Yepes Corrales. En el mismo sentido, Sección Tercera, Subsección C, sentencia del 26 de febrero de 2014, radicado 13001-23-31-000-1999-00113-01 (25804), C.P. Enrique Gil Botero, que calificó como un deber de la entidad dar a los proponentes la oportunidad de corregir la oferta. ↑¶

17. Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente. Concepto C-1609 de 2025. ↑¶

18. Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente. Concepto C-668 de 2026. ↑¶

19. Código de Comercio, artículos 186 y 190. ↑¶

20. Código de Comercio, artículo 191. ↑

21. Ley 1564 de 2012, artículos 20, numeral 8, y 24, numeral 5, literal c). ↑¶

22. Código de Comercio, artículo 897; Ley 446 de 1998, artículo 133. Superintendencia de Sociedades, Oficio 220-149634 del 21 de octubre de 2025. ↑¶

23. Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente. Conceptos C-1465 de 2025, C-1609 de 2025, C-153 de 2026, C-668 de 2026, C-680 de 2026, C-832 de 2026 y C-1388 de 2026. ↑¶

24. Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente. Conceptos C-230 de 2024 y C-1052 de 2024; en el mismo sentido, Concepto C-832 de 2026. ↑¶

25. Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente. Conceptos C-153 de 2026, C-668 de 2026 y C-1388 de 2026. ↑¶

26. Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Tercera, Subsección C. Sentencia del 19 de agosto de 2026, radicado 52001-23-33-000-2021-00207-01 (72107), C.P. Nicolás Yepes Corrales. ↑¶

27. Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente. Conceptos C-1609 de 2025, C-153 de 2026, C-668 de 2026 y C-1388 de 2026. ↑¶

28. Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente. Concepto del 6 de noviembre de 2019, radicado 4201912000005409. ↑¶

29. Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente. Guía de asuntos corporativos en los procesos de contratación, G-ACPC-02, sección II, literal B. ↑¶

30. Decreto 2420 de 2015, Anexo 6, artículo 14, adicionado por el Decreto 2270 de 2019. Superintendencia de Sociedades, Oficio 220-059073 del 15 de marzo de 2024. ↑¶