REQUISITOS HABILITANTES, MEJOR AÑO FISCAL

Texto del concepto

REQUISITOS HABILITANTES – Concepto – incentivos para emprendimientos y empresas de mujeres y MiPymes.  

Los requisitos habilitantes se definen como aquellas exigencias de participación en los procedimientos de selección, establecidas en disposiciones normativas, de carácter legal o reglamentario, o contenidas en el acto administrativo que regula las reglas de la convocatoria–es decir, en el pliego de condiciones o el documento equivalente a este–. Se diferencian de los criterios de evaluación también conocidos como criterios de calificación– en que estos son los factores definidos por la Entidad Estatal para la asignación de puntaje en el momento de la comparación de las ofertas, y que, a partir de su ponderación, permiten establecer el orden de elegibilidad y, por ende, la propuesta ganadora.  

No obstante, en virtud de los incentivos previstos en los artículos 31 y 32 de la Ley 2069 de 2020 y su reglamentación contenida en el Decreto 1860 de 2021, es posible que la selección objetiva del contratista del Estado se escoja por las entidades contratantes acudiendo a factores habilitantes y de calificación de los participantes fijados en los pliegos de condiciones de forma diferencial, con el objeto de fomentar o facilitar el acceso a las compras públicas de sujetos de menor capacidad en el mercado, como es el caso de los emprendimientos y empresas de mujeres y las MiPymes, por razones de equidad, siempre y cuando el uso de estas medidas afirmativas resulte justificado y no ponga en riesgo el adecuado cumplimiento del contrato, según el análisis del sector y los estudios previos que soporten el proceso contractual.  

MEJOR AÑO FISCAL – Decreto 399 de 2021– Capacidad financiera – Capacidad organizacional – Interpretación. 

Por “mejor año fiscal” se interpreta la información relativa al año apreciada en su conjunto, o sea, de manera integral, que permita al proponente cumplir los requisitos habilitantes de capacidad financiera y organizacional. Dicho de otro modo, cuando el parágrafo transitorio del artículo 2.2.1.1.1.6.2, adicionado por el artículo 6 del Decreto 399 de 2021 y sustituido por el artículo 3 del Decreto 579 de 2021, establece que “[…] las Entidades Estatales evaluarán estos indicadores, teniendo en cuenta el mejor año fiscal que se refleje en el registro de cada proponente”, significa que deben examinar los años certificados en el RUP y escoger para ser evaluado el que refleje mejores indicadores de capacidad financiera y organizacional, que permita al proponente cumplir los requisitos habilitantes de capacidad financiera y organizacional. 

Bogotá D.C., 16 de Julio de 2024

Señora

mariammgp@gmail.com

Puerto Colombia, Atlántico

Temas: REQUISITOS HABILITANTES – Noción / REQUISITOS

HABILITANTES – Autonomía / RUP – Renovación – Efectos – Validez de la información antigua / MEJOR AÑO FISCAL – Decreto 399 de 2021– Capacidad financiera – Capacidad organizacional – Interpretación

Radicación: Respuesta a consulta con radicado No.

Estimada señora García:

En ejercicio de la competencia otorgada por los artículos 3, numeral 5º, y 11, numeral 8º, del Decreto Ley 4170 de 2011, así como lo establecido en el artículo 4 de la Resolución 1707 de 2018 expedida por esta Entidad, la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente– responde su solicitud de consulta de fecha 28 de mayo de 2024, en la cual manifiesta lo siguiente:

“¿En pasados procesos de licitación, hemos recibido calificaciones negativas, ya que, en algunas modalidades de contratación, se solicita información financiera de proponentes a través de estados financieros del año anterior y no solicitan información de RUP actualizado y en firme. Esto lleva a oferentes a indicar que nuestra entidad no presenta experiencia suficiente, pues tenemos menos de tres años de conformación y acreditamos la experiencia de nuestros socios fundadores para los tres años iniciales, como indica la ley; sin embargo, no aceptan la experiencia al no solicitar RUP en el proceso, no permiten soportar nuestra idoneidad.

Por ello solicitamos un concepto emitido por ustedes para soportar los argumentos de validación de este tipo de experiencia basados en el Decreto 1082 de 2015 y la en la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio. Muchas gracias.? […]”.

De manera preliminar, resulta necesario acotar que esta entidad solo tiene competencia para responder consultas sobre la aplicación de normas de carácter general en materia de compras y contratación pública. En ese sentido, resolver casos particulares desborda las atribuciones asignadas por el legislador extraordinario, que no concibió a Colombia Compra Eficiente como una autoridad para solucionar problemas jurídicos particulares de todos los partícipes del sistema de compra pública. La competencia de esta entidad se fija con límites claros, con el objeto de evitar que la Agencia actúe como una instancia de validación de las actuaciones de las entidades sujetas a la Ley 80 de 1993 o de los demás participantes de la contratación pública. Esta competencia de interpretación de normas generales, por definición, no puede extenderse a la resolución de controversias, ni a brindar asesorías sobre casos puntuales.

Conforme lo expuesto, en aras de satisfacer el derecho fundamental de petición se resolverá su consulta dentro de los límites de la referida competencia consultiva, esto es, haciendo abstracción de las circunstancias particulares y concretas mencionadas en su petición, pero haciendo unas consideraciones sobre las normas generales relacionadas con el problema jurídico de su consulta.

De acuerdo con el contenido de su solicitud, esta Agencia resolverá los siguientes problemas jurídicos: ¿Cómo se debe acreditar la experiencia en los procesos contractuales? ¿Es necesario que el RUP se encuentre en firme para evaluar la experiencia como requisito habilitante?

La experiencia de los proponentes en los procesos de contratación tiene un carácter personal, lo cual significa que esta se obtiene por la participación, con anterioridad, en actividades que le permitieron a alguien conocer cómo ejecutar determinado objeto contractual que la entidad ahora pretende desarrollar.

De conformidad con el artículo 6 de la Ley 1150 de 2007, se establece que “todas las personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, domiciliadas o con sucursal en Colombia, que aspiren celebrar contratos con las entidades estatales, deberán estar inscritas en el Registro Único de Proponentes” (RUP). En dicho registro constará la información relacionada con la experiencia, capacidad jurídica, financiera y de organización del proponente y su clasificación.

Ahora bien, la norma ibidem también prescribe que “ no se requerirá de este registro, ni de clasificación, en los casos de contratación directa; contratos para la prestación de servicios de salud; contratos de mínima cuantía; enajenación de bienes del Estado; contratos que tengan por objeto la adquisición de productos de origen o destinación agropecuaria que se ofrezcan en bolsas de productos legalmente constituidas; los actos y contratos que tengan por objeto directo las actividades comerciales e industriales propias de las empresas industriales y comerciales del Estado y las sociedades de economía mixta y los contratos de concesión de cualquier índole. En los casos anteriormente señalados, corresponderá a las entidades contratantes cumplir con la labor de verificación de las condiciones de los proponentes. ”

De conformidad con los casos señalados por la norma anteriormente citada, las entidades estatales en los documentos precontractuales definirán las condiciones de las certificaciones que deberán aportar los interesados en el proceso de contratación indicando los datos que requiere para validar la experiencia solicitada.

Por otro lado, en los procesos de contratación donde sea obligatoria la exigencia del RUP, es requisito indispensable que se encuentre en firme para evaluar el criterio habilitante de la experiencia de si cumple o no con las exigencias establecidas por la entidad contratante en los documentos precontractuales, so pena de ser inhabilitados en el proceso de contratación.

Es necesario tener presente que en el RUP además de la información de experiencia, capacidad jurídica, capacidad financiera y capacidad organizacional, también reposa la clasificación UNSPSC relacionada con los contratos que se celebran con el Estado Colombiano. No obstante como ya se había indicado en el párrafo anterior, su firmeza está sujeta al cumplimiento de los términos del artículo 87 de la Ley 1437 de 2011, es decir, que contra

él no procedan recursos o que se haya cumplido con la publicidad del acto .

La firmeza del Registro Único de Proponentes (RUP) es esencial para la ejecución de los efectos del acto administrativo de inscripción, según lo establece el Consejo de Estado, que señala que una vez un acto cobra firmeza, se vuelve imposible de controvertir en sede administrativa y por ende ejecutable.¹ En consecuencia, la norma ibidem detalla los eventos que confieren firmeza a un acto, incluyendo la publicidad, comunicación o notificación del mismo, así como la resolución de recursos administrativos interpuestos, en respeto al debido proceso y al derecho de defensa.

La Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado ha interpretado que, para la fecha del cierre del proceso, el proponente debe estar inscrito en el RUP con un acto administrativo en firme, ya que la mera solicitud o radicación de documentos no es suficiente. Si la cámara de comercio emite el acto administrativo de inscripción después del cierre del procedimiento por falta de renovación oportuna o por ser una primera inscripción, el proponente no puede presentarlo en el proceso, ya que para el momento de la oferta no contaba con capacidad para contratar y no se pueden acreditar hechos ocurridos tras el cierre del proceso; la inscripción debe estar en firme antes del cierre para que sea efectiva y oponible a terceros.

En ese sentido, una vez adquiere firmeza, el RUP habilita a las personas para suscribir contratos válidamente con el Estado, si este no está en firme, no se pueden considerar sus efectos.

Lo anterior se sustenta en las siguientes consideraciones:

• Los requisitos habilitantes son condiciones necesarias que los proponentes deben cumplir para participar en procedimientos de selección, establecidos por normativas o en el pliego de condiciones. A diferencia de los criterios de evaluación, que asignan puntajes para determinar la propuesta ganadora, los requisitos habilitantes no se puntúan, sino que se verifican como un paso previo a la evaluación detallada. Quienes no cumplan con estos requisitos

¹ Sentencia proferida por la sala de lo contencioso administrativo, sección tercera, subsección B del Consejo de Estado el pasado 17 de junio de 2024, cuyo asunto es la vigencia del registro único de proponentes al momento del cierre del proceso de selección.

serán rechazados del proceso, aunque existe la posibilidad de corregir defectos en la documentación según lo estipulado por los parágrafos 1º al 4º del artículo 5, de la Ley 1150 de 2007.

• Dentro de los requisitos habilitantes además de la experiencia se encuentra la capacidad financiera y organizacional. La Entidad Estatal tiene la libertad de establecer la capacidad requerida que se alinee con las necesidades del contrato a adjudicar. De acuerdo con el artículo 2.2.1.1.1.6.2 del Decreto 1082 de 2015, es fundamental que la entidad considere un análisis del sector incluyendo aspectos como la evaluación de riesgos, así como las condiciones del mercado y el valor del bien o servicio objeto del contrato.
• La norma establece que la experiencia, capacidad financiera y organizacional debe acreditarse ante la Cámara de Comercio. Para ello, se requiere presentar la información contable del año inmediatamente anterior, conforme a las condiciones descritas en los numerales 1.3 y 2.3 del artículo 2.2.1.1.1.5.2 del Decreto 1082 de 2015. En caso que sean proponentes plurales, al evaluar, las entidades estatales deben analizar los criterios habilitantes de cada integrante proporcionalmente a su participación.
• Al respecto, la Cámara de Comercio es la entidad que valida la experiencia reportada por el proponente en el Registro Único de Proponentes (RUP) y la entidad contratante evalúa y compara las ofertas con el documento aportado por los proponentes, que en todo caso deberá encontrarse en firme en los términos del artículo 87 de la Ley 1437 de 2011 .
• El proceso de inscripción en el Registro Único de Proponentes (RUP), ya sea como inscripción inicial o por renovación, debe cumplir con lo establecido en el parágrafo 1 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 5 de la Ley 1882 de 2018 que indica que los proponentes no pueden presentar circunstancias posteriores al cierre del proceso de selección para acreditar requisitos, los cuales son :
  1. Información básica del proponente: Esto incluye datos como el nombre o razón social, número de identificación (ya sea cédula de ciudadanía, NIT o pasaporte), dirección, teléfono de contacto y correo electrónico. Es fundamental para identificar al proponente y establecer comunicación.
  2. Experiencia y capacidad técnica: Los proponentes deben detallar su experiencia previa en contratación pública o privada. Esto puede

incluir proyectos ejecutados, obras realizadas, servicios prestados, entre otros. Además, deben demostrar su capacidad técnica para cumplir con los requerimientos del contrato.

• 1. Capacidad financiera: Se debe proporcionar información sobre la solidez financiera del proponente. Esto puede incluir estados financieros, certificaciones bancarias o cualquier otro documento que demuestre su capacidad para asumir compromisos económicos.
  2. Cumplimiento de obligaciones fiscales y parafiscales: Los proponentes deben acreditar que están al día con sus obligaciones tributarias y de seguridad social. Esto se verifica mediante certificados expedidos por las autoridades competentes.
  3. Antecedentes disciplinarios y judiciales: Es necesario informar sobre cualquier sanción, multa o proceso judicial en el que el proponente haya estado involucrado. Esto garantiza la transparencia en la contratación.
  4. Información sobre inhabilidades: Si el proponente está inhabilitado para contratar con el Estado, debe declararlo en el RUP.
  • De acuerdo con el artículo 2.2.1.1.1.5.1 del Decreto 1082 de 2015, los proponentes deben renovar su registro en el RUP antes del quinto día hábil de abril cada año, o de julio para el año 2020, para mantener su capacidad de presentarse a procedimientos de selección que requieran inscripción en el RUP; de lo contrario, cesarán los efectos del registro y deberán reinscribirse. Durante el proceso de renovación, si se presenta la información requerida a tiempo, se permite la participación en procedimientos de selección usando la información que se encontraba registrada y vigente en el momento en que inicio el proceso de selección.
  • Ahora bien, la norma ibidem indica que para confirmar que los efectos del RUP se mantienen, el certificado expedido por cámara y comercio debe mostrar que el inscrito presentó los documentos necesarios para la renovación a más tardar el quinto día hábil de abril de cada año ante esta; si no está anotado en el certificado, se puede demostrar con un documento expedido por la cámara de comercio. En ese sentido, no hay una tarifa legal específica para la forma de acreditar la renovación, por lo que la Entidad Estatal debe asegurarse de que el documento presentado por el proponente confirme el estado del RUP.
  • De igual manera, la Circular Externa Única expedida por esta Agencia en concordancia con la normativa anterior, insiste que “para mantener la vigencia del Registro Único de Proponentes (RUP), los proponentes deben renovar su inscripción anualmente antes del quinto día hábil de abril, presentando la información requerida a la cámara de comercio correspondiente. En cuanto a la actualización del RUP, esta debe estar en firme al momento del cierre del proceso para ser considerada en la evaluación; de lo contrario, se evaluará prescindiendo de la nueva información no firme. No obstante, una inscripción vigente y en firme en el RUP no debe ser motivo para rechazar una oferta si la actualización está pendiente de firmeza. Además, cada entidad contratante tiene discreción para definir cómo calcular los indicadores financieros y organizacionales en sus documentos precontractuales, salvo en los procesos obligados a seguir documentos tipo con especificaciones establecidas ”.
• En ese orden de ideas, la Entidad Estatal es responsable de establecer los requisitos habilitantes como es el caso de la experiencia, considerando el RUP cuando aplique de acuerdo a los escenarios de excepción, los estudios del sector y ajustándolos al tipo y valor del contrato. Al respecto, el “Manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en los procesos de contratación” proporcionado por esta Agencia ofrece directrices para definir cada requisito habilitante.
• El artículo 6 de la Ley 1150 de 2007 contempla las excepciones a la obligación de requerir el RUP, como en en los casos de contratación directa; contratos para la prestación de servicios de salud; contratos de mínima cuantía; enajenación de bienes del Estado; contratos que tengan por objeto la adquisición de productos de origen o destinación agropecuaria que se ofrezcan en bolsas de productos legalmente constituidas; los actos y contratos que tengan por objeto directo las actividades comerciales e industriales propias de las empresas industriales y comerciales del Estado y las sociedades de economía mixta y los contratos de concesión de cualquier índole.
• Ahora bien, la firmeza del Registro Único de Proponentes (RUP) es esencial para la ejecución de los efectos del acto administrativo de inscripción, según lo establece el Consejo de Estado, que señala que una vez un acto es firme, se vuelve imposible de controvertir en sede administrativa y por ende ejecutable.²

² Sentencia proferida por la sala de lo contencioso administrativo, sección tercera, subsección B del Consejo

El artículo 87 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (CPACA) detalla los eventos que confieren firmeza a un acto, incluyendo la publicidad, comunicación o notificación del mismo, así como la resolución de recursos administrativos interpuestos, en respeto al debido proceso y al derecho de defensa.

• La Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado ha interpretado que, para la fecha del cierre del proceso, el proponente debe estar inscrito en el RUP con un acto administrativo en firme, ya que la mera solicitud o radicación de documentos no es suficiente. Si la cámara de comercio emite el acto administrativo de inscripción después del cierre del procedimiento por falta de renovación oportuna o por ser una primera inscripción, el proponente no puede presentarlo en el proceso, ya que para el momento de la oferta no contaba con capacidad para contratar y no se pueden acreditar hechos ocurridos tras el cierre del proceso; la inscripción debe estar en firme antes del cierre para que sea efectiva y oponible a terceros.
• Así mismo, el Consejo de Estado en el literal 3 del numeral 2.2. del considerando de la sentencia, reiteró lo siguiente ³:

“…3) Así las cosas, de acuerdo con el artículo 515 de la Ley 1882 de 2018, la entidad debe considerar el RUP vigente al momento del cierre de la licitación, por cuanto el proponente no puede acreditar circunstancias ocurridas después de ese momento, lo cual asegura que las propuestas se evalúen sobre las mismas condiciones y evita que se pueda tener en cuenta cualquier evento que otorgue alguna ventaja o desventaja y que, por tanto, resulte sorpresivo, desconocido o inesperado para los participantes y para la entidad estatal convocante.”

• • En cuanto a los proponentes que no han actualizado el Registro Único de Proponentes (RUP), podrán acreditar su capacidad financiera,

de Estado el pasado 17 de junio de 2024, cuyo asunto es la vigencia del registro único de proponentes al momento del cierre del proceso de selección.

³ Sentencia proferida por la sala de lo contencioso administrativo, sección tercera, subsección B del Consejo de Estado el pasado 17 de junio de 2024, cuyo asunto es la vigencia del registro único de proponentes al momento del cierre del proceso de selección.

organizacional y experiencia en un Proceso de Contratación con el RUP vigente al momento de presentar la oferta. La capacidad financiera y organizacional debe acreditarse a la Cámara de Comercio en las condiciones descritas en los numerales 1.3 y 2.3 del artículo 2.2.1.1.1.5.2 del Decreto 1082 de 2015, es decir, con la información contable del año inmediatamente anterior, de conformidad con la línea establecida por la Agencia:

“Debe tenerse en cuenta que por no existir una norma que amplié la vigencia 2024 las medidas adoptadas en los Decretos 399 y 579 de 2021 y Decreto 1041 de 2022, aquellas personas que partir del 1° de enero de 2024 realicen la inscripción o renovación del Registro Único de Proponentes solo podrán reportar ante las Cámaras de Comercio la información contable y los estados financieros del último año fiscal. Asimismo, es menester precisar que los proponentes que a la fecha no hayan realizado la respectiva actualización podrán acreditar la capacidad financiera dentro de un Proceso de Contratación con el RUP vigente, teniendo en cuenta que allí también reposa la información correspondiente al último año fiscal ”.

En conclusión, la experiencia se acreditará en los casos que exija la norma con el RUP en firme y por el contrario en los casos de “contratación directa; contratos para la prestación de servicios de salud; contratos de mínima cuantía; enajenación de bienes del Estado; contratos que tengan por objeto la adquisición de productos de origen o destinación agropecuaria que se ofrezcan en bolsas de productos legalmente constituidas; los actos y contratos que tengan por objeto directo las actividades comerciales e industriales propias de las empresas industriales y comerciales del Estado y las sociedades de economía mixta y los contratos de concesión de cualquier índole”, le corresponderá a la entidad contratante definir en su pliego de condiciones los requisitos para evaluar la habilitación del contratista y su idoneidad.

• Parágrafo 1 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007
• Artículo 87 de la Ley 1437 de 2011. Artículo 2.2.1.1.1.5.1. del Decreto 1082 de 2015
• Manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en los procesos de contratación
• Circular Externa Única. Agencia Nacional de Compra Pública- Colombia Compra Eficiente. . Disponible en:

https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_documents/ cce_guia_garantias.pdf

1. Doctrina de la Agencia Nacional de Contratación Pública:

La Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente explicó sobre la acreditación de los indicadores de capacidad financiera y organizacional de los oferentes mediante el RUP en los conceptos No. 4201912000006798 del 24 de octubre de 2019, C-002 del 12 de febrero de 2020, C-089 del 4 de marzo de 2020, C-099 del 06 de abril de 2020, C-166 del 14 de abril de 2020, C-233 del 16 de abril de 2020, C-326 del 9 de junio de 2020, C-140 del 9 de abril de 202, entre otros. Respecto de la reciente reglamentación establecida en los Decretos 399 y 579 de 2021 y 1041 de 2022 se pronunció en los Conceptos C-

288 de 17 de junio de 2021, C-353 del 19 de julio de 2021, C-366 del 26 de julio de 2021 y C-372 del 28 de julio de 2021, C-406 del 8 de agosto de 2021, C-407 del 25 de agosto de 2021, C-439 de 5 de julio de 2022, C-831 del 28 de noviembre del 2022, C-005 de 21 de febrero de 2023, C-050 de 22 de marzo de 2023, C-185 de 8 de junio de 2023, C-277 de 14 de julio de 2023, C-350 del 28 de agosto de 2023, C-355 del 30 de agosto de 2023, C-006 de marzo 2024 y C- 26 de 2024.

Asimismo, se ha pronunciado sobre las problemáticas asociadas al RUP en los Conceptos 4201713000001182 del 24 de marzo de 2017, 4201814000002165

4201814000004014 del 20 de junio de 2018, 4201813000004073 del 21 de

junio de 2018, 4201912000003350 del 4 de julio de 2019, 4201912000007418 del 11 de diciembre de 2019, y C-005 del 14 de febrero de 2020, C-454 del 06 de julio de 2020 2020, C-466 del 24 de julio de 2020, C-420 del 28 de julio de 2020, C-480 del 25 de agosto de 2021, C-534 del 12 de agosto de 2020, C-553 del 24 de agosto de 2021, C-576 del 31 de agosto de 2021, C-786 de 2020 del 19 de enero de 2021, C-800 del 1 de febrero de 2021, C-703 del 11 de enero de 2022, C-328 del 22 de julio de 2022 y 029 de 2024 la Circular externa única versión 03 del 27 de diciembre de 2023 expedida por la Agencia Nacional de Contratación Estatal entre otros. Algunas de las consideraciones de estos conceptos se reiteran y se complementan en lo pertinente para dar respuesta a su consulta.

Estos y otros conceptos se encuentran disponibles para consulta en el Sistema de relatoría de la Agencia, al cual se puede acceder a través del siguiente enlace: https://relatoria.colombiacompra.gov.co/busqueda/conceptos .

"También le recomendamos consultar las versiones I y II de 2024 del Boletín de Relatoría de la Subdirección de Gestión Contractual, las cuales puede descargar en la página web de la Agencia: https://www.colombiacompra.gov.co/sala-de- prensa/boletin-digital.

Por otro lado, le contamos que ampliamos hasta el 19 de julio de 2024 el periodo para recibir observaciones a los borradores de los próximas versiones de los documentos tipo para la contratación obras públicas de infraestructura de transporte en las modalidades de licitación pública, selección abreviada y mínima cuantía, por lo que le invitamos a realizar sus comentarios a través del siguiente enlace: https://www.colombiacompra.gov.co/documentos-tipo/documentos- tipo "

Por último, lo invitamos a seguirnos en las redes sociales en las cuales se difunde información institucional:

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Este concepto tiene el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Atentamente,

Elaboró: Juan Manuel Avendaño Robles

Contratista de la Subdirección de Gestión Contractual

Cielo Victoria González Meza

Revisó:

Contratista de la Subdirección de Gestión Contractual Carolina Quintero Gacharná

Aprobó:

Subdirectora de Gestión Contractual ANCP – CCE