LEY DE GARANTÍAS ELECTORALES, CONTRATOS Y CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS, ACTO ADMINISTRATIVO

Texto del concepto

CCE-DES-FM-17

RUP – Renovación – Consecuencias – Capacidad

Conforme a lo anterior, en armonía con lo señalado en el artículo 2.2.1.1.1.5.1. del Decreto 1082 de 2015, si el proponente no presenta la información para renovar su registro antes del quinto día hábil del mes de abril de cada año –o el quinto día hábil del mes de julio, para el 2020–, cesarán los efectos del RUP. Lo anterior implica que el proponente que no cumpla con la carga indicada no se puede presentar a los procedimientos de selección, en los casos que es necesario estar inscrito en el RUP, porque no tendría capacidad para hacerlo y, por tanto, tendría que inscribirse nuevamente, caso en el que solo se podrá presentar cuando la inscripción esté en firme.

RUP – Inscripción – Firmeza – Capacidad – Cierre del proceso

En relación con la inscripción –ya sea por primera vez o porque no se renueva a tiempo y se debe realizar el trámite como una inscripción inicial–, se debe considerar lo prescrito en el parágrafo 1 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 5 de la Ley 1882 de 2018, que establece que los proponentes no pueden acreditar circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso, unido a lo expresado por la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado, quien interpretó una norma de igual contenido a la anterior, señalando que el proponente debe cumplir materialmente para la fecha del cierre del proceso con los requisitos que se requieren para presentar la oferta. En este sentido, para ese momento la persona natural o jurídica debe estar inscrita en el Registro Único de Proponentes, para lo cual no basta con la solicitud o radicación de los documentos para el trámite, sino que, además, el acto administrativo de inscripción debe estar en firme, pues solo así se materializa y produce efectos la inscripción.

RUP – Renovación – Trámite – Solicitud de renovación – Presentación de información – Información para evaluación – Información en firme

Tratándose del trámite de renovación, se reitera lo expresado en el sentido de que la persona que presentó la información para renovar su registro antes del quinto día hábil de abril de cada año, cumpliendo el requisito del artículo 2.2.1.1.1.5.1., y pese a que la renovación no esté en firme, es decir, mientras esté en trámite el proceso de renovación, puede participar en los procedimientos de selección, debiéndose tener en cuenta la información «antigua». De lo anterior se desprende que en el período comprendido entre el momento de la solicitud de renovación y el de su firmeza, se debe emplear la información del RUP que está en firme antes de iniciar el trámite de renovación, cuyos efectos no habrían cesado y se encontraría vigente. Incluso, en los procedimientos de selección, en caso de que el RUP con la información «antigua» se haya presentado válidamente antes del cierre del proceso y con posterioridad a este quede en firme el nuevo RUP, para la evaluación de las propuestas se deberá utilizar la información del registro presentado inicialmente, porque ninguno de los proponentes, durante el término otorgado para subsanar ofertas, podrá «acreditar circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso», por lo que la evaluación se realizará con la información del RUP en firme antes del cierre, independientemente de que la nueva información favorezca o perjudique al proponente.

CCE-DES-FM-17

Bogotá, 12 Enero 2022

Señor

DIEGO AGUSTIN DURÁN PATIÑO

Ibagué, Tolima

Concepto C – 703 de 2021

Temas: RUP – Renovación – Consecuencias – Capacidad / RUP – Inscripción – Firmeza – Capacidad – Cierre del proceso / RUP

– Renovación – Trámite – Solicitud de renovación – Presentación de información – Información para evaluación – Información en firme

Radicación: Respuesta a consulta # P20211130011067

Estimado señor Durán,

La Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente responde su consulta del 29 de noviembre de 2021, en ejercicio de la competencia otorgada por el numeral 8 del artículo 11 y el numeral 5 del artículo 3 del Decreto Ley 4170 de 2011.

• Problema planteado

Usted formula la siguiente solicitud en relación con la renovación del Registro Único de Proponentes – RUP: «[…] en la CIRCULAR EXTERNA UNICA pagina 36, se incorporó un error por parte de su equipo profesional; cito y textualmente "el RUP debe renovarse a más tardar el quinto día hábil del mes de abril de cada año de lo contrario cesan sus efectos", dicha afirmación es falsa en ínsita al error tanto a entidades como a contratistas por lo que solicitamos que se realice su cambio mediante circular aclaratoria corrigiendo el error y cambiándolo a: "EL PROPONENTE DEBE ACREDITAR LA PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN PARA RENOVAR EL REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES RUP A MÁS TARDAR EL QUINTO DÍA HÁBIL DEL MES DE ABRIL DE CADA AÑO, O EN LA FECHA QUE ESTABLEZCA LA LEY O EL REGLAMENTO SI FUERA UNA DISTINTA, DE LO CONTRARIO CESAN SUS EFECTOS"».

• Consideraciones

Con la finalidad de fundamentar adecuadamente la respuesta a las preguntas planteadas por el peticionario, es necesario analizar la firmeza de los actos de inscripción, renovación y actualización del Registro Único de Proponentes – RUP.

• Firmeza de la inscripción en el Registro Único de Proponentes – RUP

Las problemáticas asociadas al RUP, relacionadas con la firmeza de la inscripción, renovación y actualización fueron tratadas por la Agencia en los siguientes conceptos: 4201713000001182 del 24 de marzo de 2017; 4201814000002165 del 23 de abril de

2017; 4201713000001647 del 27 de abril de 2017; 4201711000001879 del 11 de mayo

de 2017; 4201714000002097 del 24 de mayo de 2017; 4201814000002927 del 11 de

abril de 2018; 4201814000002917 del 11 de mayo de 2018; 4201813000003018 del 11

de mayo de 2018; ; 4201814000004174 del 18 de mayo de 2018; 4201814000004014

del 20 de junio de 2018; 4201813000004073 del 21 de junio de 2018;

4201912000003350 del 4 de julio de 2019; 4201912000007418 del 11 de diciembre de 2019. En similar sentido, posteriormente se expidieron los siguientes conceptos: C–005 del 14 de febrero de 2020, C–148 del 22 de abril de 2020, C–330 del 27 de mayo de 2020, C–303 del 3 de junio de 2020, C–328 de 30 de junio de 2020, C–454 del 6 de julio de 2020, C–374 del 23 de julio de 2020, C–466 del 24 de julio de 2020, C–420 del 28 de julio de 2020 y C–534 del 12 de agosto de 2020. Las consideraciones expuestas en dichos conceptos se reiteran a continuación.

Las cámaras de comercio, de acuerdo con el artículo 6.1 de la Ley 1150 de 2007 y con el artículo 2.2.1.1.1.5.3. del Decreto 1082 de 2015, verificarán y certificarán los requisitos habilitantes de experiencia, capacidad jurídica, capacidad financiera y de organización. De acuerdo con lo establecido en el numeral 6.3 de la Ley 1150 de 2007, la cámara de comercio, verificada la información aportada por el proponente, publicará el acto de inscripción del Registro Único de Proponentes, contra el cual cualquier persona podrá interponer recurso de reposición dentro de los diez (10) días hábiles siguientes contados a partir de su publicación –posibilidad aplicable frente a la inscripción, renovación o actualización–¹. En firme el acto administrativo que realiza la inscripción en el Registro Único de Proponentes se podrá demandar su nulidad, sin que la presentación de la demanda suspenda la inscripción del RUP.

¹ «6.3. De la impugnación de la inscripción en el Registro Único de Proponentes (RUP). Realizada la verificación a que se refiere el numeral 6.1 del presente artículo, la Cámara publicará el acto de inscripción, contra el cual cualquier persona podrá interponer recurso de reposición ante la respectiva Cámara de Comercio, durante los diez (10) días hábiles siguientes a la publicación, sin que para ello requiera demostrar interés alguno. Para que la impugnación sea admisible deberá prestarse caución bancaria o de compañía de seguros para garantizar los perjuicios que se puedan causar al inscrito. Contra la decisión que resuelva el recurso de reposición, no procederá apelación.

»En firme la inscripción, cualquier persona podrá demandar su nulidad en desarrollo de la acción prevista en el Código Contencioso Administrativo.

Para el efecto será competente el Juez de lo Contencioso Administrativo en única instancia.

»La presentación de la demanda no suspenderá la inscripción, ni será causal de suspensión de los procesos de selección en curso en los que el proponente sea parte. El proceso se tramitará por el procedimiento ordinario a que se refiere el Código Contencioso Administrativo. Adoptada la decisión, la misma sólo tendrá efectos hacia el futuro.

»Cuando en desarrollo de un proceso de selección una entidad estatal advierta la existencia de posibles irregularidades en el contenido de la información del RUP, que puedan afectar el cumplimiento de los requisitos exigidos al proponente dentro del proceso de que se trate, podrá suspender el proceso de selección e impugnar ante la Cámara de Comercio la inscripción, para lo cual no estarán obligadas a prestar caución. Para el trámite y adopción de la decisión las Cámaras de Comercio tendrán un plazo de veinte (20) días. De no haberse adoptado una decisión en el término anterior, la entidad reanudará el proceso de selección de acuerdo con la información certificada en el RUP.

»En el evento en que la Cámara de Comercio establezca la existencia de graves inconsistencias se le cancelará la inscripción en el registro quedando en tal caso inhabilitado para contratar con las entidades estatales por el término de cinco (5) años, sin perjuicio de las acciones penales a que haya lugar. En caso de reincidencia la inhabilidad será permanente.

»Las mismas sanciones previstas en el inciso anterior se predicarán en el evento en que el Juez de lo Contencioso Administrativa declare la nulidad del acto de inscripción.

»La información contenida en el registro es pública y su consulta será gratuita».

De otro lado, el artículo 2.2.1.1.1.5.1. del Decreto 1082 de 2015 señala que las personas inscritas en el RUP deben presentar la información para renovar su registro a más tardar el quinto día hábil del mes de abril de cada año, de lo contrario cesan los efectos del RUP²; sin perjuicio de lo indicado, para el año 2020, conforme al Decreto Legislativo 434 de 2020, debió entenderse a más tardar el quinto día hábil del mes de julio de 2020. Asimismo, el Consejo de Estado en sentencia del 19 de septiembre de 2019 señaló la finalidad de la renovación del RUP y las consecuencias de no hacerlo en el término previsto:

Al respecto, no puede perderse de vista que la finalidad principal de la renovación del RUP, al margen de que con ese acto se nutra del registro de nueva información, es conservar su vigencia, propósito que, de acuerdo con el artículo 8 del Decreto 1510 de 2013, solo ha de cumplirse si el mismo se realiza dentro del plazo allí establecido, comprendido entre el 1 de enero hasta el quinto día hábil del mes de abril. En defecto, la disposición reglamentaria establece como consecuencia la cesación de los efectos del RUP.

Ante ese panorama, el incumplimiento del deber de renovar el RUP en el período trae como consecuencia la cesación de efectos respecto de la información certificada en ese documento y, por contera, la falta de vocación como plena prueba para acreditar el cumplimiento de los requisitos habilitantes del proponente, anomalía que en manera alguna se sanea o convalida por el hecho de realizar una renovación por fuera del plazo reglamentado, en tanto no resulta jurídicamente admisible extender una vigencia que por ministerio de la ley se encuentra vencida y cuyos efectos cesaron, precisamente por no haberse renovado en el término señalado³.

Conforme a lo anterior, en armonía con lo señalado en el artículo 2.2.1.1.1.5.1. del Decreto 1082 de 2015, si el proponente no presenta la información para renovar su registro antes del quinto día hábil del mes de abril de cada año –o el quinto día hábil del mes de julio, para el 2020–, cesarán los efectos del RUP. Lo anterior implica que el proponente que no cumpla con la carga indicada no se puede presentar a los procedimientos de selección, en los casos en que es necesario estar inscrito en el RUP, porque no tendría capacidad para hacerlo y, por tanto, tendría que inscribirse nuevamente, caso en el que solo se podrá presentar cuando la inscripción esté en firme.

Tratándose del trámite de renovación, la persona que haya presentado la información para renovar su registro a más tardar al quinto día hábil del mes de abril de cada año, cumpliendo con el requisito establecido en el artículo 2.2.1.1.1.5.1., puede participar en los procedimientos de selección, debiéndose tener en cuenta la información

«antigua». En este sentido, en el período comprendido entre el momento de la solicitud de renovación y el momento de la firmeza de la nueva información, se permite que emplee la información del RUP que está en firme antes de iniciar el trámite de renovación, cuyos efectos no han cesado por encontrarse vigente.

²«Artículo 2.2.1.1.1.5.1. Inscripción, renovación, actualización y cancelación del RUP. […]

»La persona inscrita en el RUP debe presentar la información para renovar su registro a más tardar el quinto día hábil del mes de abril de cada año. De lo contrario cesan los efectos del RUP. La persona inscrita en el RUP puede actualizar la información registrada relativa a su experiencia y capacidad jurídica en cualquier momento».

³ Consejo de Estado. Sección Tercera. Subsección A. Sentencia del 19 de septiembre de 2019. Exp. 59.432. C.P. Marta Nubia Velásquez Rico.

Así las cosas, para verificar que los efectos del RUP no han cesado, es necesario que el certificado contenga la anotación de que el inscrito, a más tardar el quinto día hábil de abril de cada año, radicó ante la cámara de comercio los documentos para la renovación. En todo caso, si tal circunstancia no estuviere inscrita en el certificado, se podrá acreditar a través del medio documental expedido por la cámara de comercio correspondiente, por lo que al no haber tarifa legal que permita establecer la forma de acreditar el trámite de renovación, la entidad estatal debe verificar que el documento aportado por el proponente ofrezca certeza sobre el estado del mismo.

Dicho esto, la firmeza del acto de inscripción, renovación y actualización del RUP debe armonizarse con las prescripciones establecidas para la generalidad de los actos administrativos, esto es, de acuerdo con el artículo 87 de la Ley 1437 de 2011⁴.

Conforme a lo anterior, la persona natural o jurídica podrá presentarse a los procedimientos de selección cuando el acto administrativo que realiza la inscripción del RUP se encuentra en firme, porque su inscripción es un requisito para las personas naturales y jurídicas, nacionales o extranjeras con domicilio en Colombia, que aspiran celebrar contratos con las entidades estatales, salvo las excepciones establecidas en la ley.

Así, la firmeza del RUP es una condición de ejecutoriedad, para consolidar los efectos del acto administrativo de inscripción. En palabras del Consejo de Estado «El fenómeno procesal de la firmeza implica en principio, que la decisión se torna incuestionable en sede administrativa, lo que a su vez conlleva su ejecutoriedad»⁵.

Es importante resaltar que los distintos eventos de firmeza señalados en el artículo 87 del CPACA involucran la exigencia de la publicidad, comunicación o notificación del acto, además de incluir la necesidad de resolver los recursos administrativos interpuestos contra la decisión, como expresión del debido proceso y del derecho de defensa en sede administrativa.

El artículo 6.3 de la Ley 1150 de 2007 regula la impugnación del acto de inscripción de información en el RUP, para que cualquier persona presente recurso de reposición durante los 10 días hábiles siguientes a su publicación, tiempo después del cual el acto administrativo adquiere firmeza y será oponible a terceros, adquiriendo su presunción de legalidad, siempre que durante el término indicado no se presenten recursos. Si ocurre lo último, para que el acto de inscripción o renovación quede en firme, o que la actualización de la nueva información adquiera firmeza, será necesario que se resuelvan dichos recursos.

Expuestas las reglas generales en torno a la necesidad de la firmeza de los actos de inscripción, renovación y actualización, se señalarán las consecuencias en cada supuesto de que la información incluida en el RUP esté pendiente de quedar en firme,

⁴ «Artículo 87. Firmeza de los actos administrativos. Los actos administrativos quedarán en firme:

»1. Cuando contra ellos no proceda ningún recurso, desde el día siguiente al de su notificación, comunicación o publicación según el caso.

»2. Desde el día siguiente a la publicación, comunicación o notificación de la decisión sobre los recursos interpuestos.

»3. Desde el día siguiente al del vencimiento del término para interponer los recursos, si estos no fueron interpuestos, o se hubiere renunciado expresamente a ellos.

»4. Desde el día siguiente al de la notificación de la aceptación del desistimiento de los recursos.

»5. Desde el día siguiente al de la protocolización a que alude el artículo 85 para el silencio administrativo positivo».

⁵ Consejo de Estado. Sección Cuarta. Sentencia del 19 de noviembre de 1999. Exp. 9.453. CP. Daniel Manrique Guzmán.

pues en cada uno se generan efectos distintos; análisis donde debe aludirse a la posibilidad de subsanar las ofertas en los procedimientos de selección.

En relación con la inscripción –ya sea por primera vez o porque no se renueva a tiempo y se debe realizar el trámite como una inscripción inicial–, se debe considerar lo prescrito en el parágrafo 1 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 5 de la Ley 1882 de 2018⁶, que establece que los proponentes no pueden acreditar circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso, unido a lo expresado por la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado, quien interpretó una norma de igual contenido a la anterior⁷, señalando que el proponente debe cumplir materialmente para la fecha del cierre del proceso con los requisitos que se requieren para presentar la oferta. En este sentido, para ese momento la persona natural o jurídica debe estar inscrita en el Registro Único de Proponentes, para lo cual no basta con la solicitud o radicación de los documentos para el trámite, sino que, además, el acto administrativo de inscripción debe estar en firme, pues solo así se materializa y produce efectos la inscripción⁸.

Por lo tanto, si la cámara de comercio expide el acto administrativo de inscripción en el RUP después del cierre del procedimiento de selección, con motivo de la falta de renovación a tiempo de la información contenida en él o por ser la primera inscripción, el proponente no puede aportarlo al proceso, porque al momento de presentar la oferta no tenía capacidad para contratar, y no puede acreditar circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso, reiterando que la inscripción debe estar en firme antes del cierre, pues la inscripción solo se materializa y es oponible a terceros cuando el acto administrativo está en firme.

Tratándose del trámite de renovación, se reitera lo expresado en el sentido de que la persona que presentó la información para renovar su registro antes del quinto día hábil de abril de cada año, cumpliendo el requisito del artículo 2.2.1.1.1.5.1., y pese a que la renovación no esté en firme, es decir, mientras esté en trámite el proceso de renovación, puede participar en los procedimientos de selección, debiéndose tener en

⁶ Ley 1882 de 2018: «Artículo 5. Modifíquese el Parágrafo 1 e inclúyanse los parágrafos 3, 4 y 5 de artículo 5° de la Ley 1150 de 2007, los cuales quedarán así:

[…]

»Artículo 5°. De la selección objetiva. […]

»Parágrafo 1°. La ausencia de requisitos o la falta de documentos referentes a la futura contratación o al proponente, no necesarios para la comparación de las propuestas no servirán de título suficiente para el rechazo de los ofrecimientos hechos. En consecuencia, todos aquellos requisitos de la propuesta que no afecten la asignación de puntaje deberán ser solicitados por las entidades estatales y deberán ser entregados “por los proponentes hasta el término de traslado del informe de evaluación que corresponda a cada modalidad de selección, salvo lo dispuesto para el proceso de Mínima cuantía y para el proceso de selección a través del sistema de subasta. Serán rechazadas las ofertas de aquellos proponentes que no suministren la información y la documentación solicitada por la entidad estatal hasta el plazo anteriormente señalado.

»Durante el término otorgado para subsanar las ofertas, los proponentes no podrán acreditar circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso» (cursiva fuera de texto).

⁷ Decreto 2474 de 2008, art. 10, inciso final: «En ningún caso la entidad podrá señalar taxativamente los requisitos o documentos subsanables o no subsanables en el pliego de condiciones, ni permitir que se subsane la falta de capacidad para presentar la oferta, ni que se acrediten circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso» (cursiva fuera de texto).

⁸ «De esta manera, quien se presenta al proceso de selección debe cumplir para la fecha en que “se cierra el proceso” con los requisitos que se requieren para presentar la oferta, de manera que es sobre ellos y no sobre otros que se cumplan con posterioridad, sobre los que recae la posibilidad de saneamiento» (Consejo de Estado. Sala de Consulta y Servicio Civil. Concepto del 6 de noviembre de 2008. Exp. 1.927. C.P. William Zambrano Cetina).

cuenta la información «antigua». De lo anterior se desprende que en el período comprendido entre el momento de la solicitud de renovación y el de su firmeza, se debe emplear la información del RUP que está en firme antes de iniciar el trámite de renovación, cuyos efectos no habrían cesado y se encontraría vigente. Incluso, en los procedimientos de selección, en caso de que el RUP con la información «antigua» se haya presentado válidamente antes del cierre del proceso y con posterioridad a este quede en firme el nuevo RUP, para la evaluación de las propuestas se deberá utilizar la información del registro presentado inicialmente, porque ninguno de los proponentes, durante el término otorgado para subsanar ofertas, podrá «acreditar circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso», por lo que la evaluación se realizará con la información del RUP en firme antes del cierre, independientemente de que la nueva información favorezca o perjudique al proponente.

Ahora bien, el deber de renovación, para impedir que el RUP deje de producir efectos consiste en «presentar la información para renovar su registro antes del quinto día hábil del mes de abril de cada año»⁹. De manera que basta con la presentación de dicha información, mediante la cual se solicita a la cámara de comercio respectiva que adelante el trámite de renovación, para que se impida que el registro cese en sus efectos. Lo anterior, independientemente del término que tarde la cámara de comercio para revisar la información o de la solicitud que ésta le haga al interesado para que aporte algún documento adicional, o el término que transcurra mientras se interponen y resuelven los recursos –en caso de que se presenten– y del momento en que finalmente adquiera firmeza el acto de renovación. En este sentido, siempre que se cumpla con la primera actuación tendiente a la renovación del RUP este sigue produciendo efectos, por lo que, se reitera, en el período comprendido entre el momento de la solicitud de renovación y el de la firmeza, se puede utilizar la información del RUP que está en firme antes de iniciar el trámite de renovación, cuyos efectos no habrían cesado y se encontraría vigente, pudiendo utilizar dicho registro para participar en los procedimientos de selección de contratistas.

Finalmente, tratándose del trámite administrativo de la actualización, sucede algo similar con la renovación, en el sentido de que, si la actualización no estaba en firme para el momento del cierre del proceso, en la evaluación se tendrá en cuenta únicamente la información que estaba en firme para dicho momento. Lo que no deben hacer las entidades es rechazar la oferta bajo el argumento de que la actualización no está en firme –como si no hubiera una inscripción vigente en el RUP–, ya que simplemente se debe evaluar la oferta prescindiendo de la nueva información incluida

–que no adquirió firmeza–, pues aunque la nueva información –actualización– esté pendiente de adquirir firmeza, para el momento del cierre del proceso el oferente tenía su inscripción vigente y en firme. En este sentido, de manera el trámite de actualización no hace que los efectos del RUP cesen momentáneamente –mientras adquiere firmeza–, sino, simplemente, que la nueva información contenida solo se podrá considerar si estaba en firme para el momento del cierre del proceso, pues no se pueden acreditar circunstancias ocurridas con posterioridad a dicho momento.

⁹ Decreto 1082 de 2015, artículo 2.2.1.1.1.5.1., citado previamente.

En armonía con el análisis anterior, la Circular Externa Única de Colombia Compra Eficiente compila una variedad de temas de la Contratación Estatal, como el Sistema Electrónico de Contratación Pública –SECOP–, el plan anual de adquisiciones, la subsanabilidad de ofertas, la metodología para el cálculo de la capacidad residual, la ley de garantías y la acreditación de la formación académica en los procesos de selección, entre otros. En relación con el tema objeto de análisis, el numeral 6.3 señala, respecto de la renovación y los efectos del RUP, lo siguiente:

El RUP debe renovarse a más tardar el quinto día hábil del mes de abril de cada año, de lo contrario cesan sus efectos.

Al cierre del Proceso de Contratación, es decir, hasta el plazo para presentar ofertas, el RUP debe encontrarse vigente, esto es, que el proponente haya presentado la información para renovar el registro en el término anteriormente establecido. Para verificar que los efectos el RUP no han cesado, es necesario que el certificado presentado acredite que el interesado realizó los trámites necesarios para renovar su registro dentro del término. (Cursiva fuera de texto)

En efecto, la Circular Externa Única establece que, con el fin de que el RUP se mantenga vigente y continúe produciendo efectos, se debe realizar la renovación del mismo, consistente en que el proponente presente, antes del quinto día hábil del mes de abril de cada año, la información requerida ante la Cámara de Comercio respectiva. En este sentido, el primer inciso del aparte citado no puede entenderse de forma aislada frente a lo señalado en el inciso segundo. Así las cosas, la circular resulta armónica con las consideraciones expuestas anteriormente, pues de su contenido se deriva que con la presentación de la información necesaria, antes de la fecha mencionada, es suficiente para que se adelante el trámite de renovación, que impide que cesen los efectos del RUP y continúe vigente, tal como lo establece el artículo 2.2.1.1.1.5.1. del Decreto 1082 de 2015.

• Respuesta

«en la CIRCULAR EXTERNA UNICA pagina 36, se incorporó un error por parte de su equipo profesional; cito y textualmente "el RUP debe renovarse a más tardar el quinto día hábil del mes de abril de cada año de lo contrario cesan sus efectos", dicha afirmación es falsa en ínsita al error tanto a entidades como a contratistas por lo que solicitamos que se realice su cambio mediante circular aclaratoria corrigiendo el error y cambiándolo a: "EL PROPONENTE DEBE ACREDITAR LA PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN PARA RENOVAR EL REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES RUP A MÁS TARDAR EL QUINTO DÍA HÁBIL DEL MES DE ABRIL DE CADA AÑO, O EN LA FECHA QUE ESTABLEZCA LA LEY O EL REGLAMENTO SI FUERA UNA DISTINTA, DE LO CONTRARIO CESAN SUS EFECTOS».

El deber de renovación, para impedir que el RUP deje de producir efectos consiste en

«presentar la información para renovar su registro antes del quinto día hábil del mes de abril de cada año», como lo establece el artículo 2.2.1.1.1.5.1. del Decreto 1082 de 2015. De manera que basta con la presentación de dicha información, mediante la cual

se solicita a la cámara de comercio respectiva que adelante el trámite de renovación, para que se impida que el registro cese en sus efectos.

Sin embargo, se aclara que, cumplida la exigencia anterior, en caso que la renovación no esté en firme, solo podrán participar en los procedimientos de selección, debiéndose tener en cuenta la información «antigua». De lo anterior se desprende que en el período comprendido entre el momento de la solicitud de renovación y el de su firmeza, se debe emplear la información del RUP que está en firme antes de iniciar el trámite de renovación, cuyos efectos no habrían cesado y se encontraría vigente. Incluso, en los procedimientos de selección, en caso de que el RUP con la información

«antigua» se haya presentado válidamente antes del cierre del proceso y con posterioridad a este quede en firme el nuevo RUP, para la evaluación de las propuestas se deberá utilizar la información del registro presentado inicialmente, porque ninguno de los proponentes, durante el término otorgado para subsanar ofertas, podrá «acreditar circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso», por lo que la evaluación se realizará con la información del RUP en firme antes del cierre, independientemente de que la nueva información favorezca o perjudique al proponente.

En armonía con lo anterior, la Circular Externa Única de Colombia Compra Eficiente, en el numeral 6.3, señala lo siguiente respecto de la renovación y los efectos del RUP:

El RUP debe renovarse a más tardar el quinto día hábil del mes de abril de cada año, de lo contrario cesan sus efectos.

Al cierre del Proceso de Contratación, es decir, hasta el plazo para presentar ofertas, el RUP debe encontrarse vigente, esto es, que el proponente haya presentado la información para renovar el registro en el término anteriormente establecido. Para verificar que los efectos el RUP no han cesado, es necesario que el certificado presentado acredite que el interesado realizó los trámites necesarios para renovar su registro dentro del término. (Cursiva fuera de texto)

En efecto, la Circular Externa Única establece que, con el fin de que el RUP se mantenga vigente y continúe produciendo efectos, se debe realizar la renovación del mismo, consistente en que el proponente presente, antes del quinto día hábil del mes de abril de cada año, la información requerida ante la Cámara de Comercio respectiva. En este sentido, el primer inciso del aparte citado no puede entenderse de forma aislada frente a lo señalado en el inciso segundo. Así las cosas, la circular resulta armónica con las consideraciones expuestas anteriormente, pues de su contenido se deriva que con la presentación de la información necesaria, antes de la fecha mencionada, es suficiente para que se adelante el trámite de renovación, que impide que cesen los efectos del RUP y continúe vigente, tal como lo establece el artículo 2.2.1.1.1.5.1. del Decreto 1082 de 2015.

Finalmente, agradecemos su interés en la aplicación y contenido de la Circular Externa Única expedida por la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente. En consecuencia, le informamos que el numeral 6.3 de la Circular se encuentra en armonía con lo solicitado; sin embargo, sus comentarios y sugerencias serán tenidos en cuenta al momento de proponer nuevos temas que deban ser

ajustados o aclarados en la circular. Por ello, valoramos su interés en la mejora de las normas que integran la contratación pública y agradecemos que haya compartido sus inquietudes con esta entidad.

Este concepto tiene el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Atentamente,

Elaboró: Nathalia Urrego J.

Contratista de la Subdirección de Gestión Contractual

Revisó: Sebastián Ramírez Grisales

Gestor T1- Grado 15 de la Subdirección de Gestión Contractual

Aprobó: Jorge Augusto Tirado Navarro

Subdirector de Gestión Contractual