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NORMATIVA ANTITRÁMITES, ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS, MENSAJE DE DATOS, FIRMA DIGITAL Y ELECTRÓNICA, FIRMA

Radicado: C-812 de 2020Fecha: 8 de febrero de 2021
Disposiciones, Normativa vigente, Definición, Validez…
Autoridad 0/100

El concepto C-812 de 2020 explica cómo, en actuaciones administrativas o judiciales, la información remitida como “mensaje de datos” conserva eficacia, validez y fuerza probatoria, aunque no provenga de un documento físico original. También desarrolla el alcance de la firma digital y la firma electrónica como formas de identificación en contexto digital: deben cumplir funciones como identificar al firmante, asegurar integridad y evitar el no repudio, y atender requisitos de confiabilidad del método. Finalmente, alude a sus efectos jurídicos en materia probatoria, destacando que en la firma digital existe una entidad de certificación que avala la identidad del titular.

Expediente: C-812 de 2020 – Fecha: 09-02-2021 – Número Interno: C-812 de 2020 – Demandado: – Actor: – Radicado de entrada: P20201227000866 – Radicado de salida: RS20210209000842 – Restrictor: Disposiciones,Normativa vigente,Definición,Validez,Funciones de identificación – Descriptor: NORMATIVA ANTITRÁMITES,ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS,MENSAJE DE DATOS,FIRMA DIGITAL Y ELECTRÓNICA,FIRMA – Mes: Febrero – Año: 2021

Texto del concepto

CCE-DES-FM-17

NORMATIVA ANTITRÁMITES – Antecedentes – Disposiciones

En la actualidad, se produce una inversión en la lógica que rige la relación de los ciudadanos con el Estado: i) en lugar de la presencialidad, se ha comenzado a privilegiar la virtualidad y ii) del reconocimiento de validez y autenticidad, exclusivamente, a la documentación física, se ha pasado a admitir dichos atributos respecto de la documentación electrónica.

En este cambio de paradigma, la función de las normas «antitrámites» –como la Ley 962 de 2005, el Decreto Ley 019 de 2012, así como el Decreto 2106 de 2019– ha sido decisiva. Pero no solo estas disposiciones han permitido o exigido el uso de medios electrónicos en las actuaciones administrativas. También lo han hecho la Ley 527 de 1999, la Ley 1150 de 2007 y la Ley 1437 de 2011.

En efecto, el artículo 10 de la Ley 527 de 1999, «Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones», dispone que, «En toda actuación administrativa o judicial, no se negará eficacia, validez o fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo de información en forma de un mensaje de datos, por el sólo hecho que se trate de un mensaje de datos o en razón de no haber sido presentado en su forma original».

MENSAJE DE DATOS – Normativa – Definición – Validez

El artículo 10 de la Ley 527 de 1999, «Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones», dispone que, «En toda actuación administrativa o judicial, no se negará eficacia, validez o fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo de información en forma de un mensaje de datos, por el sólo hecho que se trate de un mensaje de datos o en razón de no haber sido presentado en su forma original».

De igual manera, el artículo 2 define el «mensaje de datos» como «La información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax» –lit. a)– y «sistema de información» como «todo sistema utilizado para generar, enviar, recibir, archivar o procesar de alguna otra forma mensajes de datos» –lit. f)–. Bajo este entendido, las aplicaciones web, que posibilitan el envío de mensajes de datos escritos o audiovisuales, como Skype, Facetime, Whatsapp, Teams, entre otras, constituyen sistemas de información, permitidos por el legislador en las actuaciones administrativas.

FIRMA DIGITAL Y ELECTRÓNICA – Funciones de identificación

El Documento CONPES 3620 de 2009 explica que «La firma digital y la firma electrónica son formas de identificación personal en el contexto digital, que pueden ser empleadas para cumplir funciones de identificación, de la integridad de un mensaje de datos y el no repudio del mismo. La firma electrónica es el concepto genérico a través del cual se identifica un firmante asociado a un mensaje de datos y se entiende su aprobación al contenido del mismo, mientras la firma digital es una especie de firma electrónica». De hecho, bajo el principio de equivalencia funcional, estas firmas deben cumplir con las mismas funciones de la firma manuscrita, es decir, debe servir para identificar a una persona como el autor del documento, dar certeza de la participación exclusiva de dicha persona en la firma y asociar esta última al contenido del mensaje de datos.

FIRMAS – Mensaje de datos – Requisitos

[…] en relación con las firmas que se realizan por un mensaje de datos, el artículo 7 de la Ley 527 de 1999 señala que se deben cumplir los siguientes requisitos: i) se ha utilizado un método que permita identificar el iniciador de un mensaje de datos y para indicar que el contenido cuenta con su aprobación, y ii) el método es tanto confiable como apropiado para el propósito por el cual el mensaje fue generado o comunicado. Debido a que la firma electrónica se genera por un mensaje de datos deberá cumplir los requisitos explicados anteriormente. Dentro de este marco, es necesario distinguir dos (2) situaciones: i) el documento original tiene la firma manuscrita y luego se escaneó para enviarlo a la entidad estatal por correo electrónico y ii) el documento tiene una imagen con la firma y se adjunta como archivo para enviarlo a la entidad.

FIRMA – Electrónica – Digital – Efectos jurídicos – Carga probatoria

En materia probatoria, tanto la firma electrónica como la firma digital pueden producir los mismos efectos jurídicos como mecanismos de autenticación, pero su diferencia tiene que ver con la carga probatoria, pues en la firma digital, por existir una entidad de certificación que avala la identidad del titular de la firma, de manera automática introduce la autenticidad, integridad y no repudio. En el caso de la firma electrónica es necesario probar dichos elementos, a más de la trazabilidad, disponibilidad y el demostrar que se trata el mecanismo confiable y apropiable.

Bogotá D.C., 9/02/2021 a las 11:15:36

N° Radicado: RS20210209000842

Señor

Usuario

Bucaramanga, Santander

Concepto C – 812 de 2020

Temas:

NORMATIVA ANTITRÁMITES – Antecedentes – Disposiciones / MENSAJE DE DATOS – Normativa – Definición – Validez / FIRMA DIGITAL Y ELECTRÓNICA – Funciones de identificación/ FIRMAS – Mensaje de datos – Requisitos / FIRMA – Electrónica – Digital – Efectos jurídicos – Carga probatoria

Radicación:

Respuesta a consulta P20201227000866

Estimado señor Forero:

En ejercicio de la competencia otorgada por los artículos 11, numeral 8º, y 3º, numeral 5º, del Decreto Ley 4170 de 2011, la Agencia Nacional de Contratación Pública − Colombia Compra Eficiente responde su consulta del 26 de diciembre de 2020.

  1. Problema planteado

Usted realiza la siguiente pregunta: «¿Por medio de la presente solicito se aclare si para los procesos de SECOP II todos los documentos remitidos por los proponentes (habilitantes y ponderables) deben cumplir con lo requerido en la Ley 527 de 1999 y el Decreto 2364 de 2012, los cuales regulan las firmas de los documentos?».

  1. Consideraciones

Para responder a sus interrogantes se estudiarán los siguientes temas: i) Uso de medios electrónicos en las actuaciones administrativas, y en especial en la contratación pública: la tendencia a simplificar los trámites y cultura del cero papel y ii) uso de la firma manuscrita, firma electrónica y digital en la contratación pública. 

La Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente se pronunció sobre la utilización de los medios electrónicos en el Concepto C-016 del 21 de abril de 2020, así como en los Conceptos C-245, C-247, C-253, C-254 del 7 de abril de 2020, C-292 del 28 de mayo de 2020, C-296 del 21 de mayo de 2020, C-366 de 2020, C-555 del 24 de agosto de 2020. Igualmente, expidió los Conceptos 4201912000005683 del 12 de septiembre de 2019, C-044 del 24 de marzo de 2020, C-655 del 29 de octubre de 2020, el C-733 del 14 de diciembre de 2020 y el C-754 del 24 de diciembre de 2020 en los que se explicó el contexto normativo de las firmas manuscritas, electrónicas y digitales. La tesis de estos conceptos se reitera a continuación.

2.1. Uso de medios electrónicos en las actuaciones administrativas, y en especial en la contratación pública: la tendencia a simplificar los trámites y cultura del cero papel

Hace varios años el Estado tiende a la eliminación de los trámites innecesarios relacionados con las actuaciones que se adelantan ante las autoridades públicas, buscando que las personas tengan una mejor calidad de vida, de manera que puedan utilizar el tiempo en otras actividades. Anteriormente las actuaciones oficiales, es decir, las que se realizan ante las entidades públicas, debían surtirse de manera presencial o a través del envío de documentación física, muchas veces cumpliendo con el requisito de la presentación personal. En la actualidad, se produce una inversión en la lógica que rige la relación de los ciudadanos con el Estado: i) en lugar de la presencialidad, se ha comenzado a privilegiar la virtualidad y ii) del reconocimiento de validez y autenticidad, exclusivamente, a la documentación física, se ha pasado a admitir dichos atributos respecto de la documentación electrónica.

En este cambio de paradigma, la función de las normas «antitrámites» –como la Ley 962 de 2005, el Decreto Ley 019 de 2012, así como el Decreto 2106 de 2019– ha sido decisiva. Pero no solo estas disposiciones han permitido o exigido el uso de medios electrónicos en las actuaciones administrativas. También lo han hecho la Ley 527 de 1999, la Ley 1150 de 2007 y la Ley 1437 de 2011.

En efecto, el artículo 10 de la Ley 527 de 1999, «Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones», dispone que, «En toda actuación administrativa o judicial, no se negará eficacia, validez o fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo de información en forma de un mensaje de datos, por el sólo hecho que se trate de un mensaje de datos o en razón de no haber sido presentado en su forma original».

De igual manera, el artículo 2 define el «mensaje de datos» como «La información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax» –lit. a)– y «sistema de información» como «todo sistema utilizado para generar, enviar, recibir, archivar o procesar de alguna otra forma mensajes de datos» –lit. f)–. Bajo este entendido, las aplicaciones web, que posibilitan el envío de mensajes de datos escritos o audiovisuales, como Skype, Facetime, Whatsapp, Teams, entre otras, constituyen sistemas de información, permitidos por el legislador en las actuaciones administrativas.

Adicionalmente, la Ley 1150 de 2007, «Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos», incorporó la posibilidad de utilizar dichos sistemas de información y en general los medios electrónicos en las actuaciones contractuales. Así se desprende del artículo 3, el cual dispone lo siguiente:

De conformidad con lo dispuesto en la Ley 527 de 1999, la sustanciación de las actuaciones, la expedición de los actos administrativos, los documentos, contratos y en general los actos derivados de la actividad precontractual y contractual, podrán tener lugar por medios electrónicos. Para el trámite, notificación y publicación de tales actos, podrán utilizarse soportes, medios y aplicaciones electrónicas. Los mecanismos e instrumentos por medio de los cuales las entidades cumplirán con las obligaciones de publicidad del proceso contractual serán señalados por el Gobierno Nacional.

Lo anterior, sin perjuicio de las publicaciones previstas en el numeral 3 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993.

Con el fin de materializar los objetivos a que se refiere el inciso anterior, el Gobierno Nacional desarrollará el Sistema Electrónico para la Contratación Pública, Secop, el cual:

a) Dispondrá de las funcionalidades tecnológicas para realizar procesos de contratación electrónicos bajo los métodos de selección señalados en el artículo 2o de la presente ley según lo defina el reglamento;

b) Servirá de punto único de ingreso de información y de generación de reportes para las entidades estatales y la ciudadanía;

c) Contará con la información oficial de la contratación realizada con dineros públicos, para lo cual establecerá los patrones a que haya lugar y se encargará de su difusión a través de canales electrónicos y;

d) Integrará el Registro Único Empresarial de las Cámaras de Comercio, el Diario Único de Contratación Estatal y los demás sistemas que involucren la gestión contractual pública. Así mismo, se articulará con el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, creado por la Ley 598 de 2000, sin que este pierda su autonomía para el ejercicio del control fiscal a la contratación pública.

PARÁGRAFO 1o. En ningún caso la administración del Secop supondrá la creación de una nueva entidad.

El Secop será administrado por el organismo que designe el Gobierno Nacional, sin perjuicio de la autonomía que respecto del SICE confiere la Ley 598 de 2000 a la Contraloría General de la República.

Como se observa, la norma citada introduce en la contratación estatal la regulación contenida en la Ley 527 de 1999, permitiendo que el trámite de los procedimientos contractuales se realice por medios electrónicos; medios en los que cabe, como se indicó, el uso de sistemas de información para el envío de mensajes de datos.

Incluso, la Ley 1437 de 2011, «Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo» continúan la línea explicada, consistente en el reconocimiento de validez a las actuaciones realizadas en sede virtual, y dedica un capítulo completo a la utilización de medios electrónicos en el procedimiento administrativo. En efecto, el artículo 5º, numeral 1, consagra, como derecho de las personas ante las autoridades, el de presentar peticiones y adelantar o promover estas actuaciones «por cualquier medio tecnológico o electrónico disponible en la entidad, aún por fuera de las horas de atención al público»; derecho al que le es correlativo el deber de las autoridades de «Tramitar las peticiones que lleguen vía fax o por medios electrónicos», previsto en el artículo 7º, numeral 6.

Así mismo, el artículo 35 establece que «Los procedimientos administrativos se adelantarán por escrito, verbalmente, o por medios electrónicos de conformidad con lo dispuesto en este Código o la ley»; en tanto que los artículos 53 al 64 regulan: i) la posibilidad de adelantar las actuaciones administrativas por medios electrónicos, ii) el registro para el uso de medios electrónicos, iii) el documento público por medio electrónico, iv) la notificación electrónica, v) el acto administrativo electrónico, vi) el archivo electrónico de documentos, vii) el expediente electrónico, viii) la sede electrónica, ix) la recepción de documentos electrónicos por parte de las autoridades, x) la prueba de recepción en envío de mensajes de datos por la autoridad, xi) las sesiones virtuales y xii) los estándares y protocolos.

La utilización de los medios electrónicos regulados en la Ley 1437 de 2011 en la contratación estatal es posible, a partir de la remisión del artículo 77 de la Ley 80 de 1993 a las normas del CPACA[1], que a su vez, como se indicó, remite a las disposiciones de la Ley 527 de 1999.

2.2. Uso de la firma manuscrita, firma electrónica y digital en la contratación pública

El artículo 836 del Código de Comercio define la firma como «la expresión del nombre del suscriptor o de alguno de los elementos que la integren o de un signo o símbolo empleado como medio de identificación personal», es decir, la forma por la cual se identifica a una persona ya sea con el nombre del suscriptor, un símbolo o signo. Dentro del concepto general, la firma manuscrita es «[…] un rasgo o signo impuesto del puño y letra de una persona, con el cual, de forma general y reiterada, se compromete con el contenido de los documentos que la consignan, o da fe de que lo allí registrado obedece a la realidad»[2].

Por otra parte, frente a la firma electrónica, el artículo 1 del Decreto 2364 de 2012 la define como «aquella que se realiza a través de métodos tales como, códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permite identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente». En este sentido, los atributos jurídicos que debe tener la firma electrónica son: i) identificar el firmante, ii) asegurar que el documento firmado es exactamente el mismo que el original y iii) asegurar que los datos que utiliza el firmante para realizar la firma son únicos y exclusivos.

Finalmente, el artículo 2 de la Ley 527 de 1999 define la firma digital como un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje, permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación[3]. Además, esta normativa prevé que las entidades de certificación podrán emitir certificados en relación con las firmas digitales[4].

El Documento CONPES 3620 de 2009 explica que «La firma digital y la firma electrónica son formas de identificación personal en el contexto digital, que pueden ser empleadas para cumplir funciones de identificación, de la integridad de un mensaje de datos y el no repudio del mismo. La firma electrónica es el concepto genérico a través del cual se identifica un firmante asociado a un mensaje de datos y se entiende su aprobación al contenido del mismo, mientras la firma digital es una especie de firma electrónica». De hecho, bajo el principio de equivalencia funcional, estas firmas deben cumplir con las mismas funciones de la firma manuscrita, es decir, debe servir para identificar a una persona como el autor del documento, dar certeza de la participación exclusiva de dicha persona en la firma y asociar esta última al contenido del mensaje de datos.

Por ello, en relación con las firmas que se realizan por un mensaje de datos, el artículo 7 de la Ley 527 de 1999 señala que se deben cumplir los siguientes requisitos: i) se ha utilizado un método que permita identificar el iniciador de un mensaje de datos y para indicar que el contenido cuenta con su aprobación, y ii) el método es tanto confiable como apropiado para el propósito por el cual el mensaje fue generado o comunicado. Debido a que la firma electrónica se genera por un mensaje de datos deberá cumplir los requisitos explicados anteriormente. Dentro de este marco, es necesario distinguir dos (2) situaciones: i) el documento original tiene la firma manuscrita y luego se escaneó para enviarlo a la entidad estatal por correo electrónico y ii) el documento tiene una imagen con la firma y se adjunta como archivo para enviarlo a la entidad.

En el primer supuesto, es válido el documento con firma manuscrita que se escanea posteriormente, pues aquel está firmado con el puño y letra de la persona que lo suscribe, razón por la cual el hecho de que se escanee para enviarlo no es un motivo para rechazar su eficacia. En efecto, tratándose de los proponentes el pliego solo podrá exigir que los documentos de la oferta estén firmados, no que se presenten en original. De acuerdo con el numeral 15 de la Ley 80 de 1993, «Las autoridades no exigirán sellos, autenticaciones, documentos originales o autenticados, reconocimientos de firmas, traducciones oficiales, ni cualquier otra clase de formalidades o exigencias rituales, salvo cuando en forma perentoria y expresa lo exijan leyes especiales»[5]. Conforme a lo anterior, si el oferente envía el documento con firma manuscrita y luego lo escanea para enviarlo, éste será válido, toda vez que la normativa no exige que se tenga que enviar el documento en original sino solo que tenga la firma de quien lo suscribe.

En el segundo supuesto, el documento tiene una imagen con la firma y se adjunta como archivo para enviarlo al correo electrónico, la entidad verificará si el archivo cumple con los requisitos de la firma digital o electrónica. Como se mencionó, el artículo 2 de la Ley 527 de 1999 regula la firma digital como un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje, permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación. En este sentido, la entidad deberá determinar con las entidades de certificación acreditadas por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia si esa firma digital se encuentra o no registrada. Por otro lado, tratándose de una firma electrónica, la entidad deberá verificar i) la identidad del firmante, ii) que el documento firmado es exactamente el mismo que el original y iii) los datos que utiliza el firmante para realizar la firma son únicos y exclusivos.

En materia probatoria, tanto la firma electrónica como la firma digital pueden producir los mismos efectos jurídicos como mecanismos de autenticación, pero su diferencia tiene que ver con la carga probatoria, pues en la firma digital, por existir una entidad de certificación que avala la identidad del titular de la firma, de manera automática introduce la autenticidad, integridad y no repudio. En el caso de la firma electrónica es necesario probar dichos elementos, a más de la trazabilidad, disponibilidad y el demostrar que se trata el mecanismo confiable y apropiable.

En conclusión, para que un documento con la imagen de una firma sea válido, se deberá determinar si cumple los requisitos de una firma digital o electrónica. Si no cumple los requisitos se entiende que el documento carece de firma. Si el documento tiene firma manuscrita y se escanea para enviarlo a la entidad estatal, deberá considerarse como válido, porque estos documentos son una copia simple del original y tienen validez, salvo que una norma expresa imponga la entrega del original.

En relación con los requisitos de firma de los documentos habilitantes y ponderables, remitidos por los proponentes a través del SECOP, es importante recordar que la Agencia Nacional de Contratación Pública − Colombia Compra Eficiente ha construido una línea consolidada, que se confirma en esta consulta, en relación con la validez de la firma electrónica y digital en la actividad contractual del Estado. En efecto, en los conceptos CU-003, C-016 de 2020, C-044 de 2020, y C-287 de 2020, se ha considerado que en los contratos estatales es plenamente válida la utilización de los medios electrónicos y, dentro de ellos, de la firma electrónica y digital, como análogos de la tradicional firma manuscrita.

  1. Respuesta

«¿Por medio de la presente solicito se aclare si para los procesos de SECOP II todos los documentos remitidos por los proponentes (habilitantes y ponderables) deben cumplir con lo requerido en la Ley 527 de 1999 y el Decreto 2364 de 2012, los cuales regulan las firmas de los documentos?».

De conformidad con lo explicado en el presente concepto, las Leyes 527 de 1999, 962 del 2005, 1150 de 2007 y 1437 de 2011, así como los Decretos 019 de 2012 y 2364 de 2012, fundamentan la recepción de las ofertas en plataformas transaccionales como el SECOP II, pues es el mecanismo que permite la gestión de los procesos de selección a través de medios electrónicos.

Al respecto, si bien no todos los documentos de la propuesta se entregan firmados, la Administración analizará la validez de aquellos que la requieran. En esta medida, si el documento tiene firma manuscrita y se escanea para enviarlo a la entidad estatal, éste es completamente válido porque es una copia simple del original debidamente suscrito. Por su parte, si el documento está firmado por medio de una imagen, será válido únicamente si cumple los requisitos de las firmas electrónicas y digitales, conforme a lo dispuesto en la Ley 527 de 1999. De lo contrario, se entenderá que el documento carece de firma.

Este concepto tiene el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Atentamente,

Elaboró:

Camilo Perdomo Villamil

Contratista de la Subdirección de Gestión Contractual

Revisó:

Juan David Montoya Penagos

Gestor T1-15 de la Subdirección de Gestión Contractual

Aprobó:

Jorge Augusto Tirado Navarro

Subdirector de Gestión Contractual ANCP – CCE

  1. El artículo 77 de la Ley 80 de 1993 dispone: «En cuanto sean compatibles con la finalidad y los principios de esta ley, las normas que rigen los procedimientos y actuaciones en la función administrativa serán aplicables en las actuaciones contractuales. A falta de éstas, regirán las disposiciones del Código de Procedimiento Civil.

    »Los actos administrativos que se produzcan con motivo u ocasión de la actividad contractual sólo serán susceptibles de recurso de reposición y del ejercicio de la acción contractual, de acuerdo con las reglas del Código Contencioso Administrativo.

    »[…]».

  2. REMOLINA, Nelson y PEÑA, Lisandro De los títulos valores y de los valores en el contexto digital. Bogotá: Temis, 2011. p. 120.

  3. Ley 527 de 1999: «Artículo 2. Definiciones […] c) Firma digital. Se entenderá como un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación […]».

  4. Ley 527 de 1999: «Artículo 30. Actividades de las entidades de certificación. Las entidades de certificación acreditadas por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia para prestar sus servicios en el país, podrán realizar, entre otras, las siguientes actividades: […] 1. Emitir certificados en relación con las firmas electrónicas o digitales de personas naturales o jurídicas […]».

  5. En concordancia, el artículo 246 de la Ley 1564 de 2012 dispone que «Las copias tendrán el mismo valor probatorio del original, salvo cuando por disposición legal sea necesaria la presentación del original o de una determinada copia.

    »Sin perjuicio de la presunción de autenticidad, la parte contra quien se aduzca copia de un documento podrá solicitar su cotejo con el original, o a falta de este con una copia expedida con anterioridad a aquella. El cotejo se efectuará mediante exhibición dentro de la audiencia correspondiente».

Preguntas frecuentes

¿La información enviada como mensaje de datos tiene validez en actuaciones administrativas o judiciales?
Sí. Según el artículo 10 de la Ley 527 de 1999, no se negará eficacia, validez ni fuerza obligatoria o probatoria por el solo hecho de tratarse de un mensaje de datos o por no estar en su forma original.
¿Qué se entiende por “mensaje de datos” y “sistema de información” según la Ley 527 de 1999?
“Mensaje de datos” es la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares. “Sistema de información” es todo sistema usado para generar, enviar, recibir, archivar o procesar mensajes de datos.
¿Las aplicaciones web como WhatsApp, Teams o Skype pueden usarse para enviar mensajes a entidades estatales?
El concepto indica que dichas aplicaciones web, que permiten enviar mensajes escritos o audiovisuales, constituyen sistemas de información permitidos por el legislador en actuaciones administrativas.
¿Qué requisitos debe cumplir una firma realizada por mensaje de datos?
De acuerdo con el artículo 7 de la Ley 527 de 1999: (i) usar un método para identificar al iniciador del mensaje e indicar aprobación del contenido y (ii) que el método sea confiable y apropiado para el propósito con el que el mensaje fue generado o comunicado.
¿Qué diferencia hay entre firma electrónica y firma digital frente a la probatoria?
El concepto señala que ambas pueden producir los mismos efectos jurídicos como mecanismos de autenticación; la diferencia se relaciona con la carga probatoria: en la firma digital, la existencia de una entidad de certificación avala la identidad del titular.