PRINCIPIO DE SELECCIÓN OBJETIVA, SUBSANABILIDAD, DECRETO LEY 019 DE 2012

Texto del concepto

PRINCIPIO DE SELECCIÓN OBJETIVA – Noción – Normativa – Requisitos habilitantes – Requisitos ponderables

Uno de los principios transversales de los procedimientos de selección es el de selección objetiva. Se trata del postulado que exige que la escogencia de la oferta ganadora se debe fundamentar en factores objetivos, de carácter técnico, jurídico y financiero, y no en criterios subjetivos, como el afecto, la amistad, el ánimo de ayuda, el interés personal, etc.

[…]

Al respecto, el numeral 1 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007 se refiere a algunos requisitos exigibles en la generalidad de los procesos de selección adelantados conforme al EGCAP, tales como la capacidad jurídica, las condiciones de experiencia, la capacidad financiera y de organización, denominados requisitos habilitantes, los cuales –en principio, salvo expresa disposición legal– no otorgan puntaje. Lo anterior comoquiera que estos no se refieren a la oferta misma sino a la idoneidad del oferente para asumir adecuadamente la ejecución del contrato. Los oferentes que cumplan estos requisitos habilitantes son considerados idóneos para ejecutar el objeto contractual, de manera que sus ofertas pueden ser consideradas en la evaluación dirigida a determinar cuál es la más favorable para la entidad y a los fines de la contratación. En este sentido, los requisitos habilitantes son aquellos que deben cumplir en igualdad de condiciones los proponentes, haciendo que estos se habiliten en el procedimiento de selección y sean susceptibles de ser seleccionados como futuros contratistas.

En contraposición a los requisitos habilitantes, el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007 regula los factores dirigidos a determinar cuál es la propuesta, comparativamente, más favorable. En ese sentido, el inciso primero dispone los factores de escogencia y calificación que deben indicarse en los pliegos de condiciones o documentos equivalentes. El numeral segundo de esta norma establece que la oferta más favorable es aquella que resulte ser la más ventajosa para la entidad, una vez se realice la ponderación precisa y detallada de los factores técnicos y económicos de escogencia, de acuerdo con los parámetros establecidos en los pliegos de condiciones o equivalentes, que permiten la comparación de ofertas. Este numeral segundo se divide en dos literales, cada uno de los cuales hace referencia a los mecanismos por los que pueden optar las entidades para ponderar los elementos de calidad y precio de las ofertas. El literal a) alude a la ponderación de los referidos elementos mediante puntajes o fórmulas, mientras que el literal b) se refiere la elección de la oferta que represente la mejor relación costo-beneficio para la entidad.

SUBSANABILIDAD – Aplicación – Regla general – Ley 1882 de 2018

Como se explicó en el concepto C-668 de 2026, la Ley 1882 de 2018 mantiene el criterio de la Ley 80 de 1993, relativo a que todo lo que no sea necesario para la comparación de propuestas no es título suficiente para su rechazo y mantiene el criterio aclaratorio de la Ley 1150 de 2007, según el cual todo lo que no afecte la asignación de puntaje puede subsanarse. Además, un cambio importante de esta norma fue la introducción de un criterio material, directamente relacionado con los aspectos subsanables: “los proponentes no podrán acreditar circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso”. Lo anterior ofrece dos aspectos que merecen clarificación; primero, qué debe entenderse por circunstancias ocurridas con posterioridad, y segundo, qué es el cierre del proceso.

[…]

De acuerdo con lo expuesto en torno a la subsanabilidad de las ofertas y teniendo en cuenta las reglas dispuestas en la Ley 1882 de 2018, se establece que mantiene el criterio de la Ley 80 de 1993, relativo a que todo lo que no sea necesario para la comparación de propuestas no es argumento suficiente para su rechazo; y se mantiene el criterio aclaratorio de la Ley 1150 de 2007, según el cual todo lo que no afecte la asignación de puntaje puede subsanarse. Por ello, si los requisitos no otorgan puntaje y tienen el carácter de habilitantes para la participación en el proceso de contratación, se entiende que, en principio, pueden subsanarse.

SUBSANABILIDAD – Solicitud de aclaraciones

La Agencia debe diferenciar entre la regla sobre subsanación de ofertas en los procedimientos de selección, que acaba de explicarse, por un lado, y por el otro lo referido a la aclaración de las ofertas, cuestiones que resultan ser distintas, sin perjuicio de que ambas puedan ser considerados como elementos propios del principio de selección objetiva. Así, en aras de que la entidad, al momento de evaluar las ofertas recibidas, pueda realizar tal evaluación de manera adecuada y contando con los elementos de juicio suficientes y necesarios para la comprensión integral de cada documento contenido en la oferta, puede acudir a la facultad que le otorga expresamente el numeral 7 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993. Dicha norma señala que entre los componentes que deberá contener el pliego de condiciones incluye al “plazo razonable dentro del cual la entidad deberá elaborar los estudios técnicos, económicos y jurídicos necesarios para la evaluación de las propuestas y para solicitar a los proponentes las aclaraciones y explicaciones que se estimen indispensables”.

[…]

Ahora bien, lo anterior no impide que se puedan hacer aclaraciones a las propuestas bien porque la entidad estatal las solicite en la etapa de evaluación de las mismas, o porque las realicen los oferentes en la etapa dispuesta para las observaciones a los informes de evaluación, pero siempre y cuando verse sobre aspectos meramente formales o adjetivos o que en todo caso no comporten una variación o corrección del fondo de la propuesta a favor de quien las presenta y en detrimento de la posición de los demás proponentes en la evaluación, esto es, sujetas a condición de que con las mismas no se altere de manera sustancial la información inicialmente suministrada y la situación de los oferentes en el proceso de licitación.

DECRETO LEY 019 DE 2012 –artículo 9 – Verificación de información – Alcance

El artículo 9 del Decreto Ley 019 de 2012, hace parte de la política de racionalización y simplificación de trámites que se deriva del parágrafo 1 del artículo 75 de la Ley 1474 de 2011, al establecer la prohibición de exigir a los particulares la presentación de actos administrativos, certificaciones, constancias o documentos que ya reposan en los archivos de la entidad, que busca materializar los principios de economía, eficacia y eficiencia de la actuación administrativa. De esta forma, el artículo 9 del Decreto Ley 019 de 2012 resulta aplicable a todas las actuaciones administrativas adelantadas por las autoridades, incluyendo los procedimientos de contratación estatal.

En ese contexto, el artículo 9 del Decreto Ley 019 de 2012 debe interpretarse de manera sistemática con las reglas que regulan la subsanabilidad de las ofertas, previstas en el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, toda vez que ambas disposiciones inciden en la forma en que la entidad evalúa la información presentada por los proponentes. No obstante, contrario a lo sugerido en la consulta, entre estas normas no existe una antinomia, pues cada una regula un supuesto de hecho diferente y, por tanto, sus efectos jurídicos son distintos y compatibles.

Bogotá D.C., 14 de julio de 2026

Señor

Omar Yire Mendoza Comas

omaryire@hotmail.es

Medellín, Antioquia

Estimado señor Mendoza:

En ejercicio de la competencia otorgada por los artículos 3, numeral 5º, y 11, numeral 8º, del Decreto Ley 4170 de 2011, así como lo establecido en la Resolución No. 469 del 2025 expedida por esta Entidad, la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente– responde sus solicitudes de consulta del 21 y 22 de junio y del 7 de julio de 2026, en la cual manifiesta lo siguiente:

“[…]

El Concepto C-668 de 2026 constituyó un importante pronunciamiento sobre la imposibilidad de mejorar ofertas mediante documentos que otorgan puntaje y sobre la responsabilidad que recae en los oferentes de aportar oportunamente los documentos soporte de las condiciones que pretenden hacer valer dentro del proceso de selección.

No obstante, con posterioridad a dicho concepto, se han evidenciado interpretaciones divergentes respecto del alcance de la denominada potestad verificadora de las entidades estatales y de la aplicación del artículo 9 del Decreto Ley 019 de 2012, particularmente en aquellos eventos en los cuales determinada documentación reposa previamente en los archivos institucionales de la propia entidad contratante.

Bajo algunas interpretaciones administrativas, se sostiene que la prohibición de exigir documentos que reposan en la entidad facultaría a los comités evaluadores para consultar, incorporar y valorar documentos existentes en sus archivos institucionales, incluso cuando tales documentos no hubieren sido aportados por el oferente al momento del cierre del proceso de selección.

A partir de dicha interpretación surge una tensión jurídica relevante entre:

• El artículo 9 del Decreto Ley 019 de 2012.

• El parágrafo 1 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, modificado por la Ley 1882 de 2018.

• El principio de selección objetiva.

• El principio de igualdad entre oferentes.

• La preclusión de la etapa de presentación de ofertas.

• La inmutabilidad de los factores objeto de ponderación.

• El deber de transparencia y publicidad que caracteriza la contratación estatal.

La necesidad de claridad doctrinal resulta especialmente importante porque la solución que se adopte puede impactar directamente la asignación de puntajes, el orden de elegibilidad y, en consecuencia, el resultado final de los procesos de selección

[…]”.

De manera preliminar, resulta necesario acotar que esta entidad sólo tiene competencia para responder consultas sobre la aplicación de normas de carácter general en materia de compras y contratación pública. En ese sentido, resolver casos particulares desborda las atribuciones asignadas por el legislador extraordinario, que no concibió a Colombia Compra Eficiente como una autoridad para solucionar problemas jurídicos particulares de todos los partícipes del sistema de compra pública. La competencia de esta entidad se fija con límites claros, con el objeto de evitar que la Agencia actúe como una instancia de validación de las actuaciones de las entidades sujetas a la Ley 80 de 1993 o de los demás participantes de la contratación pública. Esta competencia de interpretación de normas generales, por definición, no puede extenderse a la resolución de controversias ni a brindar asesorías sobre casos puntuales.

Conforme lo expuesto, en aras de satisfacer el derecho fundamental de petición se resolverá su consulta dentro de los límites de la referida competencia consultiva, esto es, haciendo abstracción de las circunstancias particulares y concretas que menciona en las preguntas de la solicitud, pero haciendo unas consideraciones sobre las normas generales relacionadas con el problema jurídico de su consulta.

1. Problema planteado:

De acuerdo con el contenido de su solicitud, esta Agencia resolverá los siguientes problemas jurídicos: i) ¿Cuáles son las reglas de subsanabilidad para la evaluación de los requisitos habilitantes y los requisitos que otorgan puntaje? y ii) ¿Cuál es el alcance del artículo 9 del Decreto 019 de 2012 en el desarrollo del proceso de contratación?

2. Respuestas:

3. Razones de la respuesta:

Lo anterior se sustenta en las siguientes consideraciones:

i. Uno de los principios transversales de los procedimientos de selección es el de selección objetiva. Se trata del postulado que exige que la escogencia de la oferta ganadora se debe fundamentar en factores objetivos, de carácter técnico, jurídico y financiero, y no en criterios subjetivos, como el afecto, la amistad, el ánimo de ayuda, el interés personal, etc.

Si bien dentro de la historia de la contratación pública en Colombia, se vislumbran antecedentes normativos que consagraban dicho principio^[1], en la actualidad la disposición legal que lo prevé de manera más clara y contundente es el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 88 de la Ley 1474 de 2011 y por el artículo 5 de la Ley 1882 de 2018, enunciado normativo en el que se lee:

“Artículo 5o. De la selección objetiva. Es objetiva la selección en la cual la escogencia se haga al ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de motivación subjetiva. En consecuencia, los factores de escogencia y calificación que establezcan las entidades en los pliegos de condiciones o sus equivalentes tendrán en cuenta los siguientes criterios:

1. La capacidad jurídica y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organización de los proponentes serán objeto de verificación de cumplimiento como requisitos habilitantes para la participación en el proceso de selección y no otorgarán puntaje, con excepción de lo previsto en el numeral 4 del presente artículo. La exigencia de tales condiciones debe ser adecuada y proporcional a la naturaleza del contrato a suscribir y a su valor. La verificación documental de las condiciones antes señaladas será efectuada por las Cámaras de Comercio de conformidad con lo establecido en el artículo 6o de la presente ley, de acuerdo con lo cual se expedirá la respectiva certificación.

2. <Numeral modificado por el artículo 88 de la Ley 1474 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:> La oferta más favorable será aquella que, teniendo en cuenta los factores técnicos y económicos de escogencia y la ponderación precisa y detallada de los mismos contenida en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, resulte ser la más ventajosa para la entidad, sin que la favorabilidad la constituyan factores diferentes a los contenidos en dichos documentos. En los contratos de obra pública, el menor plazo ofrecido no será objeto de evaluación. La entidad efectuará las comparaciones del caso mediante el cotejo de los ofrecimientos recibidos y la consulta de precios o condiciones del mercado y los estudios y deducciones de la entidad o de los organismos consultores o asesores designados para ello.

En los procesos de selección en los que se tenga en cuenta los factores técnicos y económicos, la oferta más ventajosa será la que resulte de aplicar alguna de las siguientes alternativas:

a) La ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes o fórmulas señaladas en el pliego de condiciones; o

b) La ponderación de los elementos de calidad y precio que representen la mejor relación de costo-beneficio para la entidad.

3. Sin perjuicio de lo previsto en el numeral 1 del presente artículo, en los pliegos de condiciones para las contrataciones cuyo objeto sea la adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y común utilización, las entidades estatales incluirán como único factor de evaluación el menor precio ofrecido.

[…]”.

De acuerdo con esta norma y conforme con lo expresado en el concepto C–166 del 23 de abril de 2021, puede decirse que el deber de selección objetiva supone que las entidades escojan en los procesos de selección el “[…] ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines que ella busca […]”. Tal favorabilidad debe determinarse a partir de criterios que pueden variar, de acuerdo con el objeto contractual o la modalidad de selección aplicable, los cuales, en todo caso, para que la selección sea objetiva, deben estar señalados en el pliego de condiciones o documento equivalente.

Al respecto, el numeral 1 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007 se refiere a algunos requisitos exigibles en la generalidad de los procesos de selección adelantados conforme al EGCAP, tales como la capacidad jurídica, las condiciones de experiencia, la capacidad financiera y de organización, denominados requisitos habilitantes, los cuales –en principio, salvo expresa disposición legal– no otorgan puntaje. Lo anterior comoquiera que estos no se refieren a la oferta misma sino a la idoneidad del oferente para asumir adecuadamente la ejecución del contrato^[2]. Los oferentes que cumplan estos requisitos habilitantes son considerados idóneos para ejecutar el objeto contractual, de manera que sus ofertas pueden ser consideradas en la evaluación dirigida a determinar cuál es la más favorable para la entidad y a los fines de la contratación. En este sentido, los requisitos habilitantes son aquellos que deben cumplir en igualdad de condiciones los proponentes, haciendo que estos se habiliten en el procedimiento de selección y sean susceptibles de ser seleccionados como futuros contratistas.

En contraposición a los requisitos habilitantes, el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007 regula los factores dirigidos a determinar cuál es la propuesta, comparativamente, más favorable. En ese sentido, el inciso primero dispone los factores de escogencia y calificación que deben indicarse en los pliegos de condiciones o documentos equivalentes. El numeral segundo de esta norma establece que la oferta más favorable es aquella que resulte ser la más ventajosa para la entidad, una vez se realice la ponderación precisa y detallada de los factores técnicos y económicos de escogencia, de acuerdo con los parámetros establecidos en los pliegos de condiciones o equivalentes, que permiten la comparación de ofertas. Este numeral segundo se divide en dos literales, cada uno de los cuales hace referencia a los mecanismos por los que pueden optar las entidades para ponderar los elementos de calidad y precio de las ofertas. El literal a) alude a la ponderación de los referidos elementos mediante puntajes o fórmulas, mientras que el literal b) se refiere la elección de la oferta que represente la mejor relación costo-beneficio para la entidad.

Por su parte, el numeral tercero establece que en los procesos de selección de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización el único factor de evaluación consiste en el menor precio. Por último, el numeral 4, referente a los procedimientos para la selección de consultores, señala que deben usarse factores de calificación, para valorar los aspectos técnicos de la oferta, permitiendo que entre ellos se pondere la experiencia.

De acuerdo con lo expresado, se concluye que el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007 define los parámetros conforme a los cuales deben exigirse y evaluarse los factores que no otorgan puntaje o requisitos habilitantes, como también aquellos que deben tenerse en cuenta para la exigencia y evaluación de los factores de escogencia o calificación, técnicos y económicos, los cuales inciden en la comparación de las ofertas. Por ello, la doctrina define los requisitos o factores ponderables como “[…] aquellas condiciones de la oferta y no de quien la presenta, que sí entrarán a ser evaluadas por la Administración y que, en consecuencia, darán lugar a la escogencia objetiva de la mejor propuesta para la entidad”^[3]. Todas estas categorías designan los “[…] factores a los cuales cabe otorgarles puntajes o que pueden ser ponderados, precisamente, pues estos son los factores que en últimas permiten una comparación de ofertas y una diferenciación entre ellas”^[4].

ii. Lo anterior adquiere especial relevancia para el análisis objeto del presente concepto, pues el ordenamiento jurídico establece un tratamiento diferenciado para la evaluación de los requisitos habilitantes y los factores que otorgan puntaje en el procedimiento de selección. Mientras que los primeros tienen por finalidad verificar la capacidad del proponente y, por regla general, la falta de entrega y los defectos en su acreditación son aspectos subsanables, los segundos constituyen los elementos con base en los cuales se realiza la evaluación comparativa de las propuestas y se determina la oferta más favorable. Por esta razón, el legislador prohibió la subsanación de los documentos que otorgan puntaje, así como la acreditación de circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso y la presentación extemporánea de la garantía de seriedad de la oferta.

En efecto, como se explicó en el concepto C-668 de 2026, la Ley 1882 de 2018 mantiene el criterio de la Ley 80 de 1993, relativo a que todo lo que no sea necesario para la comparación de propuestas no es título suficiente para su rechazo y mantiene el criterio aclaratorio de la Ley 1150 de 2007, según el cual todo lo que no afecte la asignación de puntaje puede subsanarse. Además, un cambio importante de esta norma fue la introducción de un criterio material, directamente relacionado con los aspectos subsanables: “los proponentes no podrán acreditar circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso”. Lo anterior ofrece dos aspectos que merecen clarificación; primero, qué debe entenderse por circunstancias ocurridas con posterioridad, y segundo, qué es el cierre del proceso.

La Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado ya había tenido la oportunidad de precisar estas expresiones, a propósito de un concepto en el que se refirió al artículo 10 del derogado Decreto 2474 de 2008, que había determinado que en ningún caso la entidad podía permitir que se acreditaran circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso. En esa ocasión, el Consejo de Estado precisó que, por cierre del proceso debe entenderse el vencimiento del plazo para la presentación de las ofertas y que lo subsanable son las circunstancias que ocurrieron con anterioridad a esa fecha^[5].

De conformidad con el artículo 5 de la Ley 1882 de 2018, lo subsanable es la prueba de todas las circunstancias ocurridas antes del vencimiento del término para presentar las ofertas, ello es lo que implica la prohibición de acreditar circunstancias ocurridas con posterioridad al “cierre del proceso”. Lo anterior evita, por ejemplo, que se presenten oferentes que no cumplían con los requisitos para participar al momento de presentar las ofertas, y pretendan cumplirlos durante el proceso de selección o, inclusive, que se puedan variar condiciones de la oferta una vez presentada.

Un mejor entendimiento del significado de la expresión “circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso” implica distinguir entre la prueba de un hecho y el hecho mismo. En el caso de la subsanabilidad de las ofertas, una cosa es el requisito habilitante o el elemento de la propuesta y otra su prueba. Lo que prohíbe la norma es que se subsanen requisitos que no estaban materialmente cumplidos al momento de presentación de la oferta, o en palabras de la ley, que se acrediten hechos que ocurrieron después del cierre del proceso^[6].

Visto lo anterior, una vez verificada la ausencia de requisitos y/o documentos de la oferta, para saber si se puede subsanar, la Administración se debe preguntar, en primer lugar, si lo que hace falta es un documento o información que otorga puntaje o no y, en segundo lugar, si el cumplimiento del requisito constituye una circunstancia ocurrida con anterioridad o con posterioridad al cierre del proceso. Para arribar a la conclusión de que lo omitido puede subsanarse, la respuesta al primer interrogante debe ser negativa, es decir, que lo omitido no sea un factor que otorgue puntaje, y la respuesta al segundo interrogante debe dar cuenta de que lo omitido sea la prueba de una circunstancia o hecho que ocurrió con anterioridad al cierre del proceso.

De acuerdo con lo expuesto en torno a la subsanabilidad de las ofertas y teniendo en cuenta las reglas dispuestas en la Ley 1882 de 2018, se establece que mantiene el criterio de la Ley 80 de 1993, relativo a que todo lo que no sea necesario para la comparación de propuestas no es argumento suficiente para su rechazo; y se mantiene el criterio aclaratorio de la Ley 1150 de 2007, según el cual todo lo que no afecte la asignación de puntaje puede subsanarse. Por ello, si los requisitos no otorgan puntaje y tienen el carácter de habilitantes para la participación en el proceso de contratación, se entiende que, en principio, pueden subsanarse.

Frente a lo anterior, la Agencia debe diferenciar entre la regla sobre subsanación de ofertas en los procedimientos de selección, que acaba de explicarse, por un lado, y por el otro lo referido a la aclaración de las ofertas, cuestiones que resultan ser distintas, sin perjuicio de que ambas puedan ser considerados como elementos propios del principio de selección objetiva. Así, en aras de que la entidad, al momento de evaluar las ofertas recibidas, pueda realizar tal evaluación de manera adecuada y contando con los elementos de juicio suficientes y necesarios para la comprensión integral de cada documento contenido en la oferta, puede acudir a la facultad que le otorga expresamente el numeral 7 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993. Dicha norma señala que entre los componentes que deberá contener el pliego de condiciones incluye al “plazo razonable dentro del cual la entidad deberá elaborar los estudios técnicos, económicos y jurídicos necesarios para la evaluación de las propuestas y para solicitar a los proponentes las aclaraciones y explicaciones que se estimen indispensables”.

En ese sentido, la facultad de solicitar aclaraciones en cabeza de la entidad directora del proceso selección establecida, principal y genéricamente, en el artículo 30 de la Ley 80 de 1993, debe comprenderse bajo el entendido que el oferente cuya oferta requiera ser aclarada, no podrá, so pena de proceder de conformidad con el requerimiento de la entidad, realizar modificaciones que impliquen una mejora o alteración sustancial de la oferta, tal y como ha sido expresado por el Consejo de Estado.

Ahora bien, lo anterior no impide que se puedan hacer aclaraciones a las propuestas bien porque la entidad estatal las solicite en la etapa de evaluación de las mismas, o porque las realicen los oferentes en la etapa dispuesta para las observaciones a los informes de evaluación, pero siempre y cuando verse sobre aspectos meramente formales o adjetivos o que en todo caso no comporten una variación o corrección del fondo de la propuesta a favor de quien las presenta y en detrimento de la posición de los demás proponentes en la evaluación, esto es, sujetas a condición de que con las mismas no se altere de manera sustancial la información inicialmente suministrada y la situación de los oferentes en el proceso de licitación. Por eso, como es posible que por vía aclaratoria los proponentes intenten modificar o mejorar sus ofertas, hay que distinguir entre las simples aclaraciones de las propuestas y las modificaciones a estas; las primeras son los medios para que se pueda hacer perceptible, manifiesto, explícito o inteligible algún aspecto confuso de la propuesta, sin implicar una complementación, adición, modificación o mejora de dicho aspecto, que es, precisamente, en lo que consisten las segundas.

iii. Ahora bien, de cara a las consultas planteadas, resulta pertinente analizar el alcance del artículo 9 del Decreto Ley 019 de 2012 en el desarrollo de los procedimientos de contratación estatal y, en particular, establecer si existe una antinomia entre dicha disposición y las reglas de la subsanabilidad de las ofertas antes explicada. La norma señalada dispone lo siguiente:

“ARTÍCULO 9. PROHIBICIÓN DE EXIGIR DOCUMENTOS QUE REPOSAN EN LA ENTIDAD. Cuando se esté adelantando un trámite ante la administración, se prohíbe exigir actos administrativos, constancias, certificaciones o documentos que ya reposen en la entidad ante la cual se está tramitando la respectiva actuación.

PARÁGRAFO. A partir del 1 de enero de 2013, las entidades públicas contarán con los mecanismos para que cuando se esté adelantando una actuación ante la administración y los documentos reposen en otra entidad pública, el solicitante pueda indicar la entidad en la cual reposan para que ella los requiera de manera directa, sin perjuicio que la persona los pueda aportar. Por lo tanto, no se podrán exigir para efectos de trámites y procedimientos el suministro de información que repose en los archivos de otra entidad pública”.

Esta disposición hace parte de la política de racionalización y simplificación de trámites que se deriva del parágrafo 1 del artículo 75 de la Ley 1474 de 2011, al establecer la prohibición de exigir a los particulares la presentación de actos administrativos, certificaciones, constancias o documentos que ya reposan en los archivos de la entidad, que busca materializar los principios de economía, eficacia y eficiencia de la actuación administrativa.

De conformidad con los artículos 1 y 2 del decreto 019 del 2012, dicha normativa tiene por objeto suprimir o reformar los trámites, procedimientos y regulaciones innecesarios existentes en la Administración Pública, con el fin de facilitar las actuaciones de las personas naturales y jurídicas ante las autoridades, contribuir al fortalecimiento de la eficiencia y eficacia de la gestión administrativa y desarrollar los principios constitucionales que la rigen. En este contexto, sus disposiciones son aplicables a todos los organismos y entidades que integran la Administración Pública y ejercen funciones administrativas, en los términos del artículo 39 de la Ley 489 de 1998, así como a los particulares cuando ejerzan funciones administrativas.

Bajo esta premisa, el artículo 9 del Decreto Ley 019 de 2012 resulta aplicable a todas las actuaciones administrativas adelantadas por las autoridades, incluyendo los procedimientos de contratación estatal. En consecuencia, la prohibición de exigir a los particulares la presentación de documentos que ya reposan en la entidad también debe observarse durante el desarrollo de los procesos de selección. Ello obedece a que los pliegos de condiciones, como actos administrativos que regulan el procedimiento de selección, deben elaborarse, interpretarse y aplicarse en armonía con la Constitución, la ley y el reglamento, garantizando la observancia del principio de legalidad y de los principios que rigen la contratación estatal, en especial la transparencia, la igualdad y la selección objetiva.

En ese contexto, el artículo 9 del Decreto Ley 019 de 2012 debe interpretarse de manera sistemática con las reglas que regulan la subsanabilidad de las ofertas, previstas en el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, toda vez que ambas disposiciones inciden en la forma en que la entidad evalúa la información presentada por los proponentes. No obstante, contrario a lo sugerido en la consulta, entre estas normas no existe una antinomia, pues cada una regula un supuesto de hecho diferente y, por tanto, sus efectos jurídicos son distintos y compatibles.

En efecto, como se explicó, las reglas de subsanabilidad determinan los eventos en los cuales el proponente puede corregir la falta de entrega o los defectos en la acreditación de los requisitos habilitantes, así como los casos en que ello no resulta procedente, particularmente tratándose de los requisitos o documentos que otorgan puntaje, de la acreditación de circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso o de la presentación extemporánea de la garantía de seriedad de la oferta. Por su parte, el artículo 9 del Decreto Ley 019 de 2012 no regula la posibilidad de subsanar o complementar la oferta, sino que establece el deber de la entidad de abstenerse de exigir documentos que ya reposan en sus archivos y, por ende, podrá verificar directamente la información que obra en su poder cuando ello resulte pertinente.

En consecuencia, no resulta jurídicamente procedente afirmar que la aplicación del artículo 9 del Decreto Ley 019 de 2012 faculta a la entidad estatal para subsanar la oferta de un proponente. Tal conclusión no se desprende del tenor literal de la disposición ni de su finalidad, orientada exclusivamente a racionalizar los trámites administrativos mediante la prohibición de exigir documentos que ya reposan en la entidad. Adicionalmente, en materia de contratación estatal existen disposiciones especiales que regulan de manera expresa la subsanabilidad de las ofertas, las cuales deben interpretarse de forma sistemática con el citado artículo, sin que una norma desplace o modifique el ámbito de aplicación de la otra^[7].

En ese sentido, la verificación directa de información por parte de la entidad que se deriva del artículo 9 no puede equipararse a la subsanación de la oferta. Mientras la subsanación supone la posibilidad de que el proponente aporte o corrija documentos para acreditar requisitos habilitantes dentro de las oportunidades previstas en la ley, la verificación únicamente consiste en constatar información que ya obra en los archivos de la administración, sin que ello implique incorporar nuevos elementos a la oferta, modificar su contenido o permitir su mejoramiento.

No obstante, se debe precisar que en el marco de la aplicación del artículo 9 ibidem tampoco se exonera al proponente de la carga de acreditar los requisitos exigidos en el procedimiento de selección. De esta manera, corresponde al oferente identificar de manera clara y precisa los documentos o la información que reposan en la entidad y cuya verificación solicita, de forma que la administración pueda localizarlos razonablemente sin sustituir la actividad probatoria que corresponde al interesado. Esta exigencia garantiza la transparencia, la igualdad de los oferentes y la selección objetiva, al impedir que sea la entidad quien, de oficio, deba complementar o integrar el contenido de las ofertas.

De esta manera, su alcance exige que el proponente cumpla con un deber mínimo de diligencia consistente en identificar de manera clara, precisa e inequívoca los documentos cuya verificación solicita, así como el expediente, proceso o actuación administrativa en la que estos reposan, de forma que la entidad pueda localizarlos razonablemente sin desplegar una actividad de búsqueda general o indeterminada.

Ahora bien, a juicio de esta Agencia la forma en que la verificación derivada del artículo 9 del Decreto Ley 019 de 2012 se integra al proceso de evaluación de las ofertas varía según se trate de requisitos habilitantes o de requisitos que otorgan puntaje, pues, como se explicó, ambos tienen una naturaleza y una finalidad distintas dentro del procedimiento de selección. En efecto, en relación con los requisitos habilitantes, la entidad puede verificar directamente la información que el proponente identifique y que repose en sus archivos, sin que ello implique una subsanación de la oferta. Así, por ejemplo, como se indicó en el concepto C-668 de 2026 cuando una certificación de experiencia exigida como requisito habilitante reposa en la entidad, esta podrá consultarla para efectos de verificar su contenido, siempre que el proponente la haya individualizado de manera suficiente. En este supuesto, la entidad simplemente constata información que ya reposa en sus archivos.

Por su parte, distinto es el tratamiento de los requisitos o documentos que otorgan puntaje, puesto que, dada su naturaleza, estos constituyen los elementos con fundamento en los cuales la entidad realiza la comparación objetiva de las ofertas y determina cuál de ellas resulta más favorable. En consecuencia, su acreditación constituye una carga que corresponde asumir exclusivamente al proponente, en los términos y con los documentos previstos en el pliego de condiciones. En efecto, el oferente debe aportar oportunamente los documentos, formatos, certificaciones, información y demás soportes exigidos para demostrar las condiciones que pretende hacer valer para efectos de obtener el puntaje correspondiente. Esta carga reviste especial importancia en tratándose de estos requisitos, pues la ausencia de acreditación de tales condiciones no constituye un defecto subsanable, sino que impide el otorgamiento del puntaje respectivo, circunstancia que puede incidir directamente en la determinación de la oferta más favorable y, por ende, en la adjudicación del contrato.

Bajo esta perspectiva, la aplicación del artículo 9 del Decreto Ley 019 de 2012 no puede convertirse en un mecanismo para relevar al proponente de su deber de diligencia en la acreditación de los factores de evaluación, ni para trasladar a la entidad la carga de construir la oferta bajo el argumento de que determinada información obra en sus archivos. Una interpretación en ese sentido comprometería los principios de igualdad, transparencia y selección objetiva, en la medida en que la asignación del puntaje dejaría de depender exclusivamente de la información oportunamente incorporada por el oferente a su propuesta y pasaría a depender, además, de las actuaciones desplegadas por la administración durante la evaluación.

Por esta razón, la facultad de verificación directa derivada del artículo 9 ibidem no puede implicar completar la acreditación de un factor de evaluación o suplir la falta de prueba de las condiciones que dan lugar a la asignación de puntaje. Lo anterior no excluye la posibilidad de que la entidad solicite aclaración de la información aportada en los términos aquí explicados, siempre que dicha actuación se limite precisar el alcance de la información ya contenida en la oferta, sin acreditar circunstancias no demostradas inicialmente o mejorar la propuesta. En este sentido, lo señalado en el artículo 9 y la aclaración de la oferta se armonizan, siempre que ninguna de ellas tenga como efecto sustituir la carga probatoria del proponente. Lo anterior, de acuerdo con su consulta, aplica para todos los procesos incluyendo los tramitados por la plataforma del SECOP II.

En todo caso, para la aplicación del artículo 9 del Decreto Ley 019 de 2012 en el marco de un proceso de contratación, se recomienda que el pliego de condiciones establezca de manera expresa las condiciones y el procedimiento conforme a los cuales la entidad podrá verificar la información que repose en sus archivos. Ello contribuye a garantizar la transparencia del procedimiento, la igualdad de trato entre los oferentes y la aplicación uniforme de esta facultad durante la evaluación de las ofertas.

Asimismo, toda actuación de verificación deberá quedar debidamente documentada en el expediente del proceso de contratación. Para tal efecto, los evaluadores deberán dejar constancia expresa de los documentos consultados, indicando el expediente, contrato, actuación administrativa o archivo en el que estos reposan, el aspecto específico objeto de verificación y la forma en que dicha información fue considerada durante la evaluación de la oferta. Esta documentación garantiza la trazabilidad de la actuación administrativa y asegura que la facultad de verificación se ejerza de manera objetiva, transparente y verificable, sin alterar el contenido de las ofertas ni desbordar el alcance del artículo 9 del Decreto Ley 019 de 2012.

Finalmente, es preciso resaltar que cada entidad deberá realizar el análisis correspondiente de acuerdo a las circunstancias propias de cada caso concreto, así como valorar la incidencia que puedan tener la aplicación del artículo 9 del Decreto 019 de 2012 durante el desarrollo del proceso de contratación. De esta manera, las afirmaciones aquí realizadas no pueden ser interpretadas como juicios de valor sobre circunstancias concretas relacionadas con los hechos que motivan la consulta. Por lo anterior, previo concepto de sus asesores, la solución de situaciones particulares corresponde a los interesados adoptar la decisión correspondiente y, en caso de conflicto, a las autoridades judiciales, fiscales y disciplinarias.

Al tratarse de un análisis que debe realizarse en el procedimiento contractual específico, la Agencia no puede definir un criterio universal y absoluto por vía consultiva, sino que brinda elementos de carácter general para que los partícipes del sistema de compras y contratación pública adopten la decisión que corresponda, lo cual es acorde con el principio de juridicidad. Así, cada Entidad definirá la forma de adelantar su gestión contractual, sin que sea atribución de Colombia Compra Eficiente validar sus actuaciones

4. Referencias normativas, jurisprudenciales y otras fuentes:

4. Referencias normativas, jurisprudenciales y otras fuentes:

5.Doctrina de la Agencia Nacional de Contratación Pública:

Esta Agencia ha estudiado la regla de subsanabilidad en los procesos de selección, en los conceptos 4201913000007643 del 26 de diciembre de 2019, C-343 del 17 de junio de 2020, C-518 del 9 de septiembre de 2020, C-614 del 5 de octubre de 2022, C-882 del 21 de diciembre de 2022, C-172 del 6 de junio de 2023, C-120 del 7 de marzo de 2025, C-1210 del 8 de octubre de 2025, C-1610 del 4 de diciembre de 2025, C-421 del 27 de abril de 2026, C-153 del 13 de marzo de 2026, C-668 del 2 de junio de 2026, C-808 del 30 de junio de 2026, entre otros. Estos conceptos se encuentran disponibles para consulta en el Sistema de Relatoría de la Agencia, en el cual también podrás encontrar jurisprudencia del Consejo de Estado, laudos arbitrales y la normativa de la contratación concordada con la doctrina de la Subdirección de Gestión Contractual. Accede a través del siguiente enlace: https://relatoria.colombiacompra.gov.co/busqueda/conceptos.

La sostenibilidad no es una opción, es una obligación. Por ello, la Agencia Nacional de Contratación Pública –Colombia Compra Eficiente– te invita a realizar el Curso de Contratación Pública Sostenible y Socialmente Responsable, una herramienta clave para fortalecer las capacidades de todos los compradores públicos, proveedores, servidores públicos y para generar mayor valor público. Accede al curso y aprende como implementar criterios sociales y ambientales en las diferentes etapas del proceso de contratación:
https://formacionvirtual.colombiacompra.gov.co/mod/page/view.php?id=3718

De otro lado, te contamos que esta Agencia ha da un paso decisivo en la estandarización y modernización del sector social con la expedición de las Resoluciones 539, 540, 541, 952 y 953 de 2025, mediante las cuales adoptó Documentos Tipo para las modalidades de selección de licitación pública (versión 2), selección abreviada de menor cuantía, mínima cuantía, consultoría e interventoría, promoviendo procesos más transparentes, eficientes competitivos y sostenibles en sectores estratégicos como educación, salud, cultura, recreación, deporte, institucional y vivienda. Consulta y descarga los documentos aquí: https://www.colombiacompra.gov.co/normativa-y-relatoria/documentos-tipo

Si quieres conocer más sobre la aplicación de Documentos Tipo puedes consultar la última versión de la Guía para la comprensión e implementación de los Documentos Tipo de obra pública de infraestructura de transporte. En esta actualización se incorporaron orientaciones prácticas dirigidas a entidades públicas, proveedores, organismos de control y demás interesados, con el propósito de facilitar la adecuada implementación de estos instrumentos en los procesos contractuales. Además se incluyeron lineamientos que orientan la implementación de los criterios ambientales y sociales incluidos en los documentos tipo: Consulta la guía aquí:
https://www.colombiacompra.gov.co/archivos/manual/guia-para-la-comprension-e-implementacion-de-los-documentos-tipo-de-obra-publica-de-infraestructura-de-transporte-bajo-las-diferentes-modalidades-de-contratacion-vigentes

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Este concepto tiene el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y las expresiones utilizadas con mayúscula inicial deben ser entendidas con el significado que les otorga el artículo 2.2.1.1.1.3.1 del Decreto 1082 de 2015.

Atentamente,

1. Al respecto, conviene recordar el artículo 29 de la Ley 80 de 1993, derogado por el artículo 32 de la Ley 1150 de 2007, que establecía: “La selección de contratistas será objetiva.

   Es objetiva la selección en la cual la escogencia se hace al ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de motivación subjetiva.

   Ofrecimiento más favorable es aquel que, teniendo en cuenta los factores de escogencia, tales como cumplimiento, experiencia, organización, equipos, plazo, precio y la ponderación precisa, detallada y concreta de los mismos, contenida en los pliegos de condiciones o términos de referencia o en el análisis previo a la suscripción del contrato, si se trata de contratación directa, resulta ser el más ventajoso para la entidad, sin que la favorabilidad la constituyan factores diferentes a los contenidos en dichos documentos, sólo alguno de ellos, el más bajo precio o el plazo ofrecido. El menor plazo que se ofrezca inferior al solicitado en los pliegos, no será objeto de evaluación”.

   El administrador efectuará las comparaciones del caso mediante el cotejo de los diferentes ofrecimientos recibidos, la consulta de precios o condiciones del mercado y los estudios y deducciones de la entidad o de los organismos consultores o asesores designados para ello.

   En caso de comparación de propuestas nacionales y extranjeras, se incluirán los costos necesarios para la entrega del producto terminado en el lugar de su utilización”. ↑

2. DÁVILA VINUEZA, Luis Guillermo. Régimen jurídico de la contratación estatal. Tercera edición, Bogotá: Legis, 2016. p. 355. ↑

3. RODRÍGUEZ TAMAYO, Mauricio F. Evaluación y rechazo de ofertas en la Ley 80 de 1993. Primera edición. Medellín: Librería Jurídica Sánchez, 2016. pp. 110-111. ↑

4. EXPÓSITO VELEZ, Juan C., El deber de selección objetiva, en: Del contrato estatal a los sistemas de compras públicas, por COVILLA MARTINEZ Juan C. y LOZANO VILLEGAS Germán (Eds.). Universidad Externado de Colombia, Bogotá, 2019. págs. 118-184. ↑

5. Sin embargo, debe tenerse en cuenta que la última norma en cita -Decreto 2474 de 2008, aparte subrayado-, establece un límite a la subsanabilidad, puesto que en cualquier caso debe referirse o recaer sobre circunstancias ocurridas antes del cierre del respectivo proceso, esto es, del vencimiento del plazo para presentar ofertas.

   De esta manera, quien se presenta al proceso de selección debe cumplir para la fecha en que ‘se cierra el proceso’ con los requisitos que se requieren para presentar la oferta, de manera que es sobre ellos y no sobre otros que se cumplan con posterioridad, sobre los que recae la posibilidad de saneamiento. Así, por ejemplo, si se requiere una experiencia x, la misma se debe tener al presentar la oferta y la Administración puede requerir al oferente para que especifique aspectos relacionados con ella (complementar certificaciones, aclarar fechas, acreditación de la misma, etc.); pero no podría, por vía de las normas en cita, extender el tiempo para avalar experiencia que sólo se llega a cumplir después del cierre del proceso contractual. O si, igualmente a manera de ejemplo, fuera necesario ser persona jurídica pero el oferente no entrega el certificado de existencia y representación legal que lo acredita o éste es demasiado antiguo, la entidad contratante podría requerir al interesado para que haga entrega del mismo o lo actualice, pero no para que se constituya la sociedad con posterioridad al cierre del proceso, pues si ello no se había hecho, significa simplemente que el oferente no tenía la condición para participar. (Consejo de Estado. Sala de Consulta y Servicio Civil. Concepto del 6 de noviembre de 2008. Expediente: 1927. Consejero Ponente: William Zambrano Cetina). ↑

6. En armonía con lo anterior, actualmente la Circular Única Externa de Colombia Compra Eficiente señala lo siguiente: “De otro lado, cabe destacar que, de conformidad con el artículo 5 de la Ley 1882 de 2018, durante el término otorgado para subsanar, los proponentes no podrán acreditar circunstancias ocurridas luego del cierre del proceso. De esta manera, es subsanable la prueba de todas las circunstancias ocurridas antes del vencimiento del término para presentar las ofertas, por lo que no se podrán acreditar circunstancias ocurridas con posterioridad a dicho momento.

   Lo anterior quiere decir que no es la prueba lo que debe ser anterior al cierre del proceso, sino el hecho que esta acredita. En ese sentido, ante la solicitud de la Administración de subsanar un requisito, el documento podría estar fechado con posterioridad al vencimiento del término para recibir propuestas, con la condición de que el hecho que acredite haya ocurrido antes, esto es, que no sea una circunstancia ocurrida con posterioridad al cierre del proceso. Un mejor entendimiento del significado de la expresión “circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso” implica distinguir entre la prueba de un hecho y el hecho mismo. En el caso de la subsanabilidad de las ofertas, una cosa es el requisito habilitante o el elemento de la propuesta que permite cumplir determinada exigencia del pliego de condiciones –o documento equivalente– y otra su prueba. Lo que prohíbe la norma es que se subsanen requisitos que no estaban materialmente cumplidos al momento del cierre del proceso”. Disponible en: https://www.colombiacompra.gov.co/circulares?page=2 ↑

7. Sobre la interpretación sistemática la Corte Constitucional en sentencia C-569 del 200 señaló que “De nada sirve el ejercicio de interpretación que se reduce a los límites de una sola disposición –v.gr. el artículo acusado-, cuando la adecuada compresión de dicho precepto depende de la integración de artículos contenidos en otras regulaciones. El ordenamiento jurídico presenta con frecuencia normas incompletas, cuyo contenido y finalidad deben articularse junto a otras reglas; sólo de este modo es posible superar supuestas incongruencias al interior de un orden normativo”. ↑