El Concepto C-084 de 2021 de Colombia Compra Eficiente explica el deber de elaborar el Plan Anual de Adquisiciones conforme al artículo 2.2.1.1.1.4.1 del Decreto 1082 de 2015. El plan debe contener un listado de las adquisiciones del año para satisfacer necesidades de bienes, obras o servicios, con información desagregada en identificación con el clasificador, valor estimado, tipo de recursos, modalidad de selección y fecha de inicio del proceso contractual. Además, señala que el plan debe actualizarse al menos una vez durante su vigencia, ya que la norma permite poner al día la información del documento y, por la dinámica contractual, los datos requieren modificación. También precisa que el contenido es de carácter indicativo o estimativo: no exige valores, tiempos y necesidades exactas, y sirve como referente para evaluar la ejecución presupuestal y pronosticar la demanda, según la guía de Colombia Compra Eficiente.
Expediente: C-084 de 2021 – Fecha: 28-04-2021 – Número Interno: C-084 de 2021 – Demandado: – Actor: – Radicado de entrada: P20210312002060 – Radicado de salida: RS20210428003515 – Restrictor: – Descriptor: PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES – Mes: Abril – Año: 2021
Texto del concepto
PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES – Contenido
El artículo 2.2.1.1.1.4.1. del Decreto 1082 de 2015 establece el deber de elaborar el plan anual de adquisiciones, que debe contener un listado de lo que la entidad adquirirá durante el año, para satisfacer sus necesidades de bienes, obras o servicios, y debe tener la información desagregada, principalmente en los siguientes aspectos: i) identificación con el clasificador de bienes y servicios, ii) valor estimado del contrato, iii) tipo de recursos, iv) modalidad de selección y v) fecha de inicio del proceso contractual.
PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES – Actualización
El Diccionario de la Lengua Española define «actualizar» como «hacer actual algo, darle actualidad» o «poner al día datos, normas, precios rentas, salarios». Es decir, «actualizar» se puede asociar con la acción de traer al presente un dato establecido en el pasado. Aplicada esta definición a la norma citada, se tendría que el reglamento facultó a las entidades públicas para poner al día la información contenida en el documento del plan anual de adquisiciones.
Con el deber de actualizar el plan, una vez al año cuando menos, implícitamente se señala que el contenido inicial no es rígido ni inmodificable y, en consecuencia, por la misma dinámica de la actividad contractual de la Administración, estos datos necesariamente tendrán que modificarse. Además, la norma no limita la actualización del plan a un tope máximo, pero estableció un número mínimo, pues indicó que debían actualizarlo por lo menos una vez durante su vigencia.
PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES – Carácter estimativo
La norma referida establece la obligación de enunciar la información de manera indicativa, y no impone determinar valores precisos, tiempos, bienes, obras o servicios de manera exacta, pues, por el contrario, permite realizar un pronóstico indicativo de las necesidades que debe contratar. Este carácter estimativo del plan anual de adquisiciones fue reconocido por la Agencia Nacional de Contratación Pública ― Colombia Compra Eficiente, en la guía para elaborar el plan anual de adquisiciones, donde precisó, como uno de sus usos, «servir como referente inicial para evaluar la ejecución de presupuesto y pronosticar la demanda de bienes y servicios de la entidad durante el año referido del plan».
Bogotá, 28 de abril de 2021
Brayan Javier González Redondo
Bucaramanga, Santander
Concepto C - 084 de 2021
Temas: PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES – Contenido / PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES – Actualización / PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES – Carácter estimativo
Radicación: Respuesta a consulta P20210312002060
Estimado señor González,
En ejercicio de la competencia otorgada por el numeral 8 del artículo 11 y el numeral 5 del artículo 3 del Decreto Ley 4170 de 2011, la Agencia Nacional de Contratación Pública − Colombia Compra Eficiente responde su consulta del 12 de marzo de 2021.
1. Problemas planteados
Usted formula las siguientes consultas: «[…] 1. ¿Se debe (sic) incluir las prórrogas y adiciones de los contratos en el plan anual de adquisiciones? […]», teniendo en cuenta que existe ambigüedad entre el concepto No. 4201912000004589 y las preguntas frecuentes sobre el Plan Anual de Adquisiciones publicadas en la página web de Colombia Compra Eficiente.
«[…] 2. ¿Cómo adjudicar a los proponentes plurales en el secop i sin incumplir los 3 días hábiles siguientes a la actuación administrativa? […]», ya que depende del RUT para obtener el NIT con el que se puede registrar el acto de adjudicación y esto se demora 10 días, ocasionando el incumplimiento del plazo mencionado.
2. Consideraciones
La Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente emitió el Concepto Unificado CU-348 del 3 de julio de 2020, sobre la naturaleza y deber de publicación del plan anual de adquisiciones. Así mismo, se destacan como precedentes los conceptos con radicado No. 4201912000004589 del 9 de agosto de 2019, reiterado y desarrollado en los conceptos 4201913000006571 del 8 de noviembre de 2019, 4201912000007258 del 4 de diciembre de 2019, C-048 del 13 de enero de 2020, C-106 de 20 de marzo de 2020, C-109 de 25 de marzo de 2020, C-237 de 27 de abril de 2020, C-232 de mayo del 24 de junio de 2020, C-331 del 25 de junio de 2020, C-467 del 31 de julio de 2020 y C-648 del 25 de octubre de 2020, en los que se analizó el plan anual de adquisiciones, su actualización, así como los sujetos obligados a publicarlo. La tesis propuesta en estos conceptos se expone a continuación:
2.1. Contenido del plan anual de adquisiciones
El artículo 2.2.1.1.1.4.1. del Decreto 1082 de 2015 establece el deber de elaborar el plan anual de adquisiciones, que debe contener un listado de lo que la entidad adquirirá durante el año, para satisfacer sus necesidades de bienes, obras o servicios, y debe tener la información desagregada, principalmente en los siguientes aspectos: i) identificación con el clasificador de bienes y servicios, ii) valor estimado del contrato, iii) tipo de recursos, iv) modalidad de selección y v) fecha de inicio del proceso contractual[1].
La Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente puso a disposición de los interesados del Sistema de Compra Pública la guía para elaborar el plan anual de adquisiciones, donde se establece una lista de verificación para elaborarlo o actualizarlo, el cual contiene los pasos para ayudar a la entidad a cumplir las etapas que se deben agotar para obtener este documento, que es una herramienta de planeación. El primer paso es la preparación del equipo. Allí es necesario que la entidad defina el funcionario encargado del plan anual de adquisiciones, el equipo de apoyo y el cronograma para elaborar y actualizar el documento. De esta manera, el funcionario encargado será responsable de obtener la información, diligenciar, solicitar aprobación, publicar, revisar y actualizar el Plan anual de adquisiciones[2].
Debe aclararse que la guía para elaborar el plan anual de adquisiciones señala como responsabilidad del funcionario encargado solicitar aprobación, por lo que su equipo no son quienes adoptan el documento. Por otro lado, la Ley 152 de 1994, Ley Orgánica de Planeación, regula el «plan de acción», en el artículo 26, el cual incluye al «plan anual de adquisiciones», de acuerdo con el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011 y con las definiciones del Decreto 1082 de 2015 ya citadas. Sin embargo, a pesar de que la Ley Orgánica de Planeación impone a los organismos públicos de todos los órdenes la obligación de preparar el «plan de acción», basado en el plan nacional de desarrollo aprobado[3], no identifica al funcionario u organismo, al interior de la entidad estatal, que debe cumplir con esto. Por tanto, es necesario que en cada caso se verifiquen las competencias de los órganos internos de cada entidad, para definir quién adopta o aprueba el documento, y así mismo quién lo estructura, administra y consolida.
2.2. Carácter estimativo del plan anual de adquisiciones
Precisar el grado de vinculatoriedad del plan anual de adquisiciones supone el análisis de lo dispuesto en los artículos 2.2.1.1.1.4.1, 2.2.1.1.1.4.3[4] y 2.2.1.1.1.4.4[5] del Decreto 1082 de 2015. El primer artículo establece el deber de las entidades de «elaborar el plan anual de adquisiciones, el cual debe contener la lista de bienes, obras y servicios que pretenden adquirir durante el año». El aparte trascrito permite inferir que se trata de un documento estimativo, pues contiene un listado de bienes, obras o servicios que, producto del ejercicio de planeación de la entidad estatal, esta pretende adquirir dentro de la vigencia correspondiente. Esta redacción advierte la naturaleza estimativa del documento, pues contiene los siguientes aspectos: i) la necesidad; ii) la identificación en el clasificador si la entidad conoce el bien, obra o servicio que satisface la necesidad; iii) el valor estimado del contrato; iv) el tipo de recursos con cargo a los cuales la entidad pagará el bien, obra o servicio; v) la modalidad de selección del contratista y vi) la fecha aproximada en la cual la entidad iniciará el procedimiento de selección.
La norma referida establece la obligación de enunciar la información de manera indicativa, y no impone determinar valores precisos, tiempos, bienes, obras o servicios de manera exacta, pues, por el contrario, permite realizar un pronóstico indicativo de las necesidades que debe contratar. Este carácter estimativo del plan anual de adquisiciones fue reconocido por la Agencia Nacional de Contratación Pública ― Colombia Compra Eficiente, en la guía para elaborar el plan anual de adquisiciones, donde precisó, como uno de sus usos, «servir como referente inicial para evaluar la ejecución de presupuesto y pronosticar la demanda de bienes y servicios de la entidad durante el año referido del plan»[6].
La segunda disposición relevante –esto es, el artículo 2.2.1.1.1.4.3 del Decreto 1082 de 2015– establece el deber de publicidad de las entidades públicas del plan anual de adquisiciones, en sus páginas web y en el SECOP II, con la información mínima señalada en el artículo 2.2.1.1.1.4.1. del Decreto 1082 de 2015.
La norma impone a las entidades el deber de publicar las actualizaciones que realicen al plan anual. De esta manera, se faculta a la Administración para realizar cambios y modificaciones, por lo que no es un documento rígido que vincule la contratación, sino que, por el contrario, se trata de un instrumento de planificación que orienta y permite tener un referente de las necesidades de bienes, obras y servicio que debe contratar para la respectiva anualidad, y que además puede ser actualizado.
La tercera norma mencionada, es decir, el artículo 2.2.1.1.1.4.4. del Decreto 1082 de 2015, en el inciso 1, fijó, en criterio de esta Subdirección, el alcance de la facultad otorgada a las entidades para actualizar el plan anual de adquisiciones. Por ello es pertinente consultar el significado natural del verbo rector de la disposición y luego establecer los límites establecidos en la norma.
El Diccionario de la Lengua Española define «actualizar» como «hacer actual algo, darle actualidad» o «poner al día datos, normas, precios rentas, salarios». Es decir, «actualizar» se puede asociar con la acción de traer al presente un dato establecido en el pasado. Aplicada esta definición a la norma citada, se tendría que el reglamento facultó a las entidades públicas para poner al día la información contenida en el documento del plan anual de adquisiciones.
Con el deber de actualizar el plan, una vez al año cuando menos, implícitamente se señala que el contenido inicial no es rígido ni inmodificable y, en consecuencia, por la misma dinámica de la actividad contractual de la Administración, estos datos necesariamente tendrán que modificarse. Además, la norma no limita la actualización del plan a un tope máximo, pero estableció un número mínimo, pues indicó que debían actualizarlo por lo menos una vez durante su vigencia.
El inciso 2 del artículo citado estableció cuatro (4) eventos en los que procede actualizar el plan anual de adquisiciones: i) ajustes en los cronogramas de adquisición, valores, modalidad de selección y origen de los recursos; ii) para incluir nuevas obras, bienes o servicios; iii) excluir obras, bienes o servicios y iv) modificar el presupuesto anual de adquisiciones. El inciso citado solo estableció los eventos en los que tiene que actualizarse, sin limitar la modificación a ciertos topes, como, por ejemplo, aumentar o disminuir valores. La norma no enfatizó en este punto, por lo cual, en principio, podrá modificarse.
En este orden de ideas, la Subdirección de Gestión Contractual considera que el plan anual de adquisiciones es un instrumento de planificación y orientación de la contratación de las entidades públicas, establecido para identificar las necesidades de contratación, en el que se incluyen, de manera estimativa, los bienes, obras y servicios que la Administración está interesada en adquirir. Lo anterior de ninguna manera restringe las decisiones en la contratación, que habrán de adoptarse dentro de la anualidad respectiva.
Las normas citadas permiten concluir que el objetivo del plan anual de adquisiciones es indicar los bienes, obras y servicios que la entidad pretende adquirir, sin consideración a la forma en que estos deberán obtenerse, pues es el criterio de necesidad de aquellos el que fundamenta la inclusión o no en la lista del plan y no el carácter pecuniario de este, ni su modalidad de contratación. Por tanto, bastará con que la entidad identifique la necesidad contractual para que deba incluirlo en el listado.
En este punto surge el siguiente interrogante: ¿la entidad cómo puede definir si debe o no incluir un bien, obra o servicio en el plan? Basta consultar el artículo 2.2.1.1.1.4.1. del Decreto 1082 de 2015, el cual señala que «las entidades deben elaborar un plan anual de adquisiciones, el cual debe contener la lista de bienes, obras y servicios que pretenden adquirir durante el año». Este aparte permite extraer el contenido esencial del mismo, pues los enlista como requisitos mínimos del plan. A renglón seguido, la norma establece el deber de incluir otra información: «la Entidad Estatal debe señalar la necesidad y cuando conoce el bien, obra o servicio que satisface esa necesidad debe identificarlo utilizando el Clasificador de Bienes y Servicios, e indicar el valor estimado del contrato, el tipo de recursos con cargo a los cuales la Entidad Estatal pagará el bien, obra o servicio, la modalidad de selección del contratista, y la fecha aproximada en la cual la Entidad Estatal iniciará el Proceso de Contratación», que no siendo menos importante es complementaria y descriptiva de la información esencialísima del plan, como se explicará a continuación.
La norma citada en el párrafo precedente dispone que el plan tiene un contenido esencial –la lista de bienes, obras y servicios que pretenda adquirir la entidad– y otro que es obligatorio incluirlo pero que es complementario y descriptivo de lo esencial –valor del contrato, modalidad de selección, tipo de recursos, etc.–. A partir de esta clasificación se infiere su finalidad y el criterio rector para que, en cada caso, la entidad resuelva cómo se define si un bien, obra o servicio se incluye o no en el plan.
Del primer aparte de la norma se observa que su finalidad es clara: todo los bienes, obras o servicios que la entidad tenga intención de adquirir deben incluirse en el plan. Es decir, la obligación de incluir un contenido específico en el plan se fundamenta únicamente en que se trate de un bien, obra o servicio que la entidad pretenda adquirir. De manera que, para responder si una entidad está o no obligada a incluir un contenido en particular dentro del plan anual de adquisiciones, bastará con tener claro que aquellos sean objeto de adquisición, sin consideración a la forma en que la entidad planee obtenerlos.
Lo anterior también permite entender que la actividad de «adquirir», como el criterio rector para determinar el alcance de la obligatoriedad de incluir en el plan una información específica. Cuando el primer aparte señala que el plan «[…] deberá contener la lista de bienes, obras y servicios que pretenden adquirir durante un año», es claro que adquirir es el elemento determinante para concluir que se debe enlistar un bien, obra o servicio en el plan. Esto, muy a pesar de que la misma disposición establezca otra información adicional que debe incluir este documento –modalidad, valor estimado–, pero que para esta Subdirección es complementaria o descriptiva a la señalada como información mínima o esencialísima del plan.
Así las cosas, la obligación de incluir información en el plan se fundamenta en que se trate de la adquisición de bienes, obras o servicios por parte de la entidad, y no se encuentra condicionada por la naturaleza de la información complementaria ─modalidad de contratación, valor, forma de pago, etc.─ relacionada con la información principal, máxime cuando la obligación de enlistar está consagrada en la norma respecto de los bienes, obras o servicios a adquirir, y no respecto de los procesos de contratación, lo cual otorga cierta importancia a ese primer aspecto, más que a su forma de contratación.
La norma es categórica en señalar que en el plan debe enlistarse todo bien, obra o servicio que se pretenda adquirir, y en este sentido las entidades deben cumplir la obligación, sin consideración a las condiciones en que planee hacerlo, pues el deber de inclusión en el plan es independiente de la clase o modalidad de contratación o de la forma en que se pagará el valor estimado, etc. Basta con que se trate de un bien, obra o servicio que la entidad quiere adquirir para que surja la obligación de relacionarlo.
De modo que el elemento rector para anunciar la posible contratación en el plan anual de adquisiciones es la intención de adquirir el bien, obra o servicio, independientemente de la forma en que la entidad pretenda hacerlo, es decir, para el reglamento es irrelevante si el bien será comprado o si la contraprestación para su adquisición se dará en especie. Lo importante es que en el plan se reporte la estimación del valor que la entidad deberá pagar como contraprestación para la obtención de dicho bien, obra o servicio.
Por tanto, las entidades deben incluir en su plan anual de adquisiciones todos los convenios o cualquier otra modalidad de contratación, a través de los que la entidad podrá adquirir bienes, obras y servicios para satisfacer sus necesidades, pues la finalidad del artículo 2.2.1.1.1.4.1. del Decreto 1082 de 2015 es que en este documento se enuncien todas las necesidades de contratación de las entidades públicas.
Asimismo, aunque, por expresa disposición del reglamento, hay que mantener actualizado el plan anual de adquisiciones, no es necesario incorporarle todas las modificaciones, por dos razones fundamentales: i) el reglamento no impone la obligación de modificarlo cada vez que se adopte una variación y, además, ii) el reglamento autorizó incluir en el plan información estimativa, como cuando en el artículo 2.2.1.1.1.4.1. utiliza expresiones como: «indicar el valor estimado del contrato».
Además, la norma no señaló un número máximo de oportunidades para actualizar el plan anual de adquisiciones, por lo cual la entidad podrá modificarlo las veces que considere pertinente. De igual forma, el reglamento, al establecer cierto margen de laxitud en relación con la información incluida en el plan anual de adquisiciones y en el deber no tan inflexible de actualizarlo, permite colegir también que la descripción del plan anual de adquisiciones no necesariamente tiene que ser idéntica a la minuta contractual o a los pliegos de condiciones. Solo las modificaciones sustanciales al contenido inicial del plan deben incluirse en este, por lo cual no es necesaria la identidad absoluta entre la información contenida en el plan y el contenido del pliego de condiciones o las minutas contractuales.
Tampoco debe existir necesariamente identidad entre el valor del contrato previsto en el plan y el de cada procedimiento de contratación, porque la norma señaló que el valor del contrato era «estimado». La misma conclusión aplica para todas las modalidades de contratación que se relacionen en el plan anual de adquisiciones, porque la norma señala que deben incluirse todas las necesidades de contratación, sin importar que generen o no erogación, la fecha aproximada en que se iniciará el proceso de contratación y, en general, para todo el contenido del plan. Incluso, por esta misma razón, es innecesaria la identidad entre el valor señalado en el plan y el monto por el cual finalmente se suscribe el contrato, pues lo usual es que luego de realizar el procedimiento de selección, el valor inicial se define de acuerdo con los ofrecimientos realizados por los proponentes, y será por dicho valor que finalmente se suscriba el contrato.
2.3. Obligación de incluir el contrato y su valor estimado en el plan anual de adquisiciones
Como consecuencia del carácter estimativo, la guía para elaborar el plan anual de adquisiciones de Colombia Compra Eficiente recuerda que se trata de un instrumento que sirve como «referente inicial para evaluar la ejecución de presupuesto y pronosticar la demanda de bienes y servicios de la entidad durante el año referido del plan»[7]. De otra parte, como se indicó, el artículo 2.2.1.1.1.4.1. del Decreto 1082 de 2015 establece el deber de elaborar el «plan anual de adquisiciones», que debe contener un listado de lo que la entidad pretende adquirir durante el año, para satisfacer sus necesidades de bienes, obras o servicios, y debe tener la información desagregada, principalmente en los siguientes ítems: i) identificación con el clasificador de bienes y servicios, ii) valor estimado del contrato, iii) tipo de recursos, iv) modalidad de selección y v) fecha de inicio del proceso contractual.
El precepto distingue los ítems de valor estimado del contrato y tipo de recursos con los que se asumirá el mismo. Así, el deber de incluir el valor estimado se impone de manera incondicional y, por lo tanto, en aplicación de la regla básica de interpretación según la cual no puede distinguir el intérprete donde no distingue la norma, se debe incorporar el valor total estimado del contrato, sin importar el origen de los recursos.
Las entidades están obligadas a dejar constancia, en el plan anual de adquisiciones, sobre «el tipo de recursos con cargo a los cuales la Entidad Estatal pagará el bien, obra o servicio». Sin embargo, esto confirma la necesidad de identificar el valor estimado del bien, obra o servicio a adquirir identificado el valor; además del deber de señalar el tipo de recursos con cargo a los que se hará el pago correspondiente.
Esto se ajusta a la lógica del plan anual de adquisiciones, como instrumento de planeación y herramienta que materializa el principio de transparencia. En efecto, debe recordarse que este documento no es un instrumento de carácter presupuestario, sino de planeación. De manera que, se trata de un documento programático que permite identificar y justificar el valor total de los recursos requeridos, siendo un referente inicial para ejecutar el presupuesto y estimar la demanda de bienes y servicios durante la vigencia fiscal.
En este contexto, es un verdadero instrumento de planeación que informa a los potenciales proveedores acerca de la estimación de las obras, bienes y servicios requeridos por cada entidad. Por ello, se considera que, con la publicación del valor estimado total del contrato, el público en general y los potenciales oferentes en particular tendrán el conocimiento de cuáles entidades actuarán como contratantes y de las oportunidades de negocios, con claridad sobre todos sus detalles, incluido el valor total estimado de los contratos.
Ahora bien, respecto del valor estimado del contrato que se incluye en el Plan Anual de Adquisiciones, este puede variar por adiciones o prórrogas que realice la entidad. En ese sentido, por ser el objeto de su consulta, se exponen dos posiciones de Colombia Compra Eficiente al respecto. En primer lugar, en la página web de esta Agencia, se publicó un documento denominado «Preguntas Frecuentes Plan Anual de Adquisiciones» como apoyo a los participantes de la contratación estatal, para que resuelvan sus dudas de manera ágil.
En ese documento publicado por la Agencia, una de sus preguntas trata del deber de incluir las prórrogas o adiciones en la herramienta de planeación analizada, y su respuesta señala claramente que no se deben publicar porque «[…] hacen parte de un proceso contractual ya celebrado, caso en el cual no hace parte de un nuevo proceso de adjudicación».
Por otra parte, en su consulta se cita el concepto No. 4201912000004589 del 9 de agosto de 2019, el cual también se refiere a la inclusión de las prórrogas o adiciones en el Plan Anual de Adquisiciones, cuya respuesta analiza otro supuesto frente al mismo asunto, y es su actualización. En esa medida, se deben diferenciar varias situaciones: en primer lugar, la publicación de las prórrogas o adiciones de un contrato como un nuevo proceso de adjudicación, que es lo analizado en el documento «Preguntas Frecuentes Plan Anual de Adquisiciones». Y, en segundo lugar, la inclusión de las prórrogas o adiciones de un contrato como parte de la actualización de dicho plan, que es de lo que trata el concepto citado en su consulta.
Asimismo, frente a esas situaciones, la entidad contratante tiene dos opciones: incluir o no incluir las prórrogas o adiciones de un contrato, ya que como se observó no es obligatorio que lo hagan por el carácter estimativo del Plan Anual de Adquisiciones. De esta forma, si la entidad decide incluir las prórrogas o adiciones de un contrato, debe tener en cuenta que no son un nuevo proceso contractual, de acuerdo con lo expuesto sobre el contenido del plan, que está determinado por la adquisición de bienes, obras o servicios por parte de la entidad.
En caso de que decida no incluir esas modificaciones al valor estimativo del contrato, según el artículo 2.2.1.1.1.4.4. del Decreto 1082 de 2015, es obligatorio actualizar el Plan Anual de Adquisiciones una vez en la vigencia, y también es un deber de la entidad actualizarlo, entre otros, cuando haya ajustes en los valores. Esto significa que si la entidad decide no incluir la modificación amparada en el carácter estimativo de este documento del proceso de contratación, ello no la releva de su deber de actualizarlo una vez en la vigencia, lo cual puede versar o no sobre el ajuste en el valor de un contrato que tuvo una adición o prórroga, además de otros aspectos que señala el artículo citado que deben ser actualizados por la entidad.
3. Respuestas
«[…] 1. ¿Se debe (sic) incluir las prórrogas y adiciones de los contratos en el plan anual de adquisiciones? […]», teniendo en cuenta que existe ambigüedad entre el concepto No. 4201912000004589 y las preguntas frecuentes sobre el Plan Anual de Adquisiciones publicadas en la página web de Colombia Compra Eficiente.
«[…] 2. ¿Cómo adjudicar a los proponentes plurales en el secop i sin incumplir los 3 días hábiles siguientes a la actuación administrativa? […]», ya que depende del RUT para obtener el NIT con el que se puede registrar el acto de adjudicación y esto se demora 10 días, ocasionando el incumplimiento del plazo mencionado.
De conformidad con la competencia otorgada en el numeral 8 del artículo 11 y numeral 5 del artículo 3 del Decreto Ley 4170 de 2011, la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente atiende consultas relativas a temas contractuales en lo que se refiere a la aplicación de normas de carácter general en materia de compras y contratación pública. Por tal motivo, esta entidad carece de competencia para pronunciarse respecto de actuaciones contractuales específicas y, por ende, no es posible determinar lo que deben hacer las entidades estatales en sus procesos de contratación, para adjudicar un contrato que tiene dificultades en su trámite, máxime cuando se refiere a problemáticas asociadas a la expedición de un Registro Único Tributario, de acuerdo con la situación descrita en la consulta.
Por otra parte, la obligación de incluir un contenido específico en el Plan Anual de Adquisiciones se fundamenta únicamente en que se trate de un bien, obra o servicio que la entidad pretenda adquirir, sin importar el origen de los recursos. El Decreto 1082 de 2015 enlista los ítems que debe contener el Plan Anual de Adquisiciones, particularmente el valor estimado del contrato y el tipo de recursos.
En consecuencia, observando el carácter estimativo de este instrumento de planeación, las entidades no tienen el deber de incluir las adiciones o prórrogas de los contratos en el Plan Anual de Adquisiciones. Pero si tienen el deber de actualizarlo una vez en la vigencia y cuando ocurra una o varias de las situaciones señadas en el artículo 2.2.1.1.1.4.4. del Decreto 1082 de 2015. No obstante, si la entidad decide incluir las adiciones o prórrogas de los contratos, debe tener en cuenta los dos supuestos analizados por Colombia Compra Eficiente, tanto en el documento de preguntas frecuentes como en el concepto citado en su petición.
El primer supuesto es que no se deben incluir como un nuevo proceso, porque la adquisición ya fue contemplada y se duplica sin que exista una nueva necesidad. Y el segundo supuesto es que se deben incluir las adiciones o prórrogas de los contratos como actualización del plan, de acuerdo con el artículo 2.2.1.1.1.4.4. del Decreto 1082 de 2015. Por tanto, no existe ambigüedad entre lo señalado por Colombia Compra Eficiente, ya que las preguntas frecuentes y el concepto No. 4201912000004589 del 9 de agosto de 2019 sobre el Plan Anual de Adquisiciones no se refieren al mismo supuesto.
Este concepto tiene el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Elaboró: | Ximena Ríos López Gestor T1-11 de la Subdirección de Gestión Contractual |
Revisó: | Sebastián Ramírez Grisales Gestor T1-15 de la Subdirección de Gestión Contractual |
Aprobó: | Jorge Augusto Tirado Navarro Subdirector de Gestión Contractual |
Anexo: | 0 |
Decreto 1082 de 2015: «Artículo 2.2.1.1.1.4.1. Plan Anual de Adquisiciones. Las Entidades Estatales deben elaborar un Plan Anual de Adquisiciones, el cual debe contener la lista de bienes, obras y servicios que pretenden adquirir durante el año. En el Plan Anual de Adquisiciones, la Entidad Estatal debe señalar la necesidad y cuando conoce el bien, obra o servicio que satisface esa necesidad debe identificarlo utilizando el Clasificador de Bienes y Servicios, e indicar el valor estimado del contrato, el tipo de recursos con cargo a los cuales la Entidad Estatal pagará el bien, obra o servicio, la modalidad de selección del contratista, y la fecha aproximada en la cual la Entidad Estatal iniciará el Proceso de Contratación. Colombia Compra Eficiente establecerá los lineamientos y el formato que debe ser utilizado para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones». ↑
La Guía para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones dispone: «El Plan Anual de Adquisiciones requiere del conocimiento y experiencia de las personas que trabajan en las distintas áreas de la entidad estatal, por lo cual Colombia Compra Eficiente recomienda la conformación de un equipo multidisciplinario que apoye al funcionario a cargo de la elaboración y actualización del Plan Anual de Adquisiciones.
»Así mismo, Colombia Compra Eficiente recomienda la elaboración de un cronograma de actividades que muestre en detalle las etapas de planeación y diligenciamiento del Plan Anual de Adquisiciones al interior de la entidad estatal, especificando las actividades coordinadas por el funcionario encargado y señalando el tiempo requerido para cada una de ellas». ↑
Ley 152 de 1994: «Artículo 26. Planes de acción. Con base en el Plan Nacional de Desarrollo aprobado cada uno de los organismos públicos de todo orden a los que se aplica esta Ley preparará su correspondiente plan de acción.
»En la elaboración del plan de acción y en la programación del gasto se tendrán en cuenta los principios a que se refiere el artículo 3 de la presente Ley, así como las disposiciones constitucionales y legales pertinentes.
»Los planes que ejecuten las entidades nacionales con asiento en las entidades territoriales deberán ser consultados previamente con las respectivas autoridades de planeación, de acuerdo con sus competencias». ↑
Decreto 1082 de 2015: «Artículo 2.2.1.1.1.4.3. Publicación del Plan Anual de Adquisiciones. La Entidad Estatal debe publicar su Plan Anual de Adquisiciones y las actualizaciones del mismo en su página web y en el SECOP, en la forma que para el efecto disponga Colombia Compra Eficiente». ↑
Decreto 1082 de 2015: «Artículo 2.2.1.1.1.4.4. Actualización del Plan Anual de Adquisiciones. La Entidad Estatal debe actualizar el Plan Anual de Adquisiciones por lo menos una vez durante su vigencia, en la forma y la oportunidad que para el efecto disponga Colombia Compra Eficiente.
»La Entidad Estatal debe actualizar el Plan Anual de Adquisiciones cuando: (i) haya ajustes en los cronogramas de adquisición, valores, modalidad de selección, origen de los recursos; (ii) para incluir nuevas obras, bienes y/o servicios; (iii) excluir obras, bienes y/o servicios; o (iv) modificar el presupuesto anual de adquisiciones». ↑
Agencia Nacional de Contratación Pública ―Colombia Compra Eficiente Guía para elaborar el plan anual de adquisiciones. Página 3. ↑
Agencia Nacional de Contratación Pública ―Colombia Compra Eficiente Guía para elaborar el plan anual de adquisiciones. Página 3. ↑