REQUISITOS HABILITANTES, CAPACIDAD

Texto del concepto

REQUISITOS HABILITANTES – Noción

Los requisitos habilitantes se definen como exigencias de participación en los procedimientos de selección, establecidos en disposiciones normativas, de carácter legal o reglamentario, o las contenidas en el acto administrativo que regula las reglas de la convocatoria, es decir, en el pliego de condiciones o el documento equivalente a este. Se diferencian de los criterios de evaluación –también conocidos como criterios de calificación– en que estos son los factores definidos por la Entidad Estatal para la asignación de puntaje en el momento de la comparación de las ofertas, y que, a partir de su ponderación, permiten establecer el orden de elegibilidad y, por ende, la propuesta ganadora.

A partir de lo dicho se deduce que los requisitos habilitantes, si bien constituyen obligaciones que los proponentes deben cumplir y acreditar para participar en el procedimiento de selección, no se valoran con un puntaje que determine el orden de escogencia, sino que se analizan como criterios previos a la evaluación en sentido estricto, de manera que quienes no los reúnan no pueden continuar en el procedimiento de selección, o sea, incurren en causal de rechazo. Esto sin perjuicio del derecho que tienen los oferentes de subsanar los defectos que se presenten en la prueba de tales requisitos, de conformidad con el artículo 5, parágrafos 1º al 4º, de la Ley 1150 de 2007.

CAPACIDAD – Personas naturales – Personas jurídicas

Respecto a la capacidad jurídica, ésta es un presupuesto de la validez de contrato. No en vano, en concordancia con el numeral 1 del artículo 1502 del Código Civil, el artículo 6 de la Ley 80 de 1993 dispone que “Pueden celebrar contratos con las entidades estatales las personas consideradas legalmente capaces en las disposiciones vigentes […]”. Para estos efectos, tratándose de personas naturales, si bien todos los seres humanos, por el hecho de gozar de personalidad jurídica, son sujetos de derechos y obligaciones, algunas no pueden ejercerlos por sí mismos, sino a través de interpuesta persona. Lo anterior significa que, si bien todas las personas tienen capacidad de goce, no todas tienen capacidad de ejercicio.

En relación con las personas jurídicas, su existencia es independiente de quienes la integran. Son entes ficticios con capacidad autónoma para ejercer derechos y contraer obligaciones –art. 633 del Código Civil–; razón por la cual, aunque la participación corresponda a otros sujetos de derecho, dichos entes tienen personería jurídica diferente de los socios individualmente considerados –art. 98, inc. 2, del Código de Comercio–. De esta manera, “[…] todas estas colectividades se presentan como independientes y distintas de los seres humanos que las constituyen; desaparece en cierta medida la individualidad de estos; y se forma un ser jurídico distinto de ellos con vida propia […]”.

Conforme al “Manual para Determinar y Verificar los Requisitos Habilitantes en los Procesos De Contratación” expedido por la Agencia, la capacidad de las personas jurídicas está relacionada con los siguientes aspectos: i) la posibilidad de adelantar actividades en el marco de su objeto social; ii) las facultades de su representante legal y la autorización del órgano social competente cuando esto es necesario de acuerdo con sus estatutos; y iii) la ausencia de inhabilidades, incompatibilidades, conflicto de intereses o prohibiciones para contratar, derivadas de la ley.

CERTIFICACIONES – Existencia y representación legal – RUP – Plazo de vigencia

Tanto el artículo 33 del Código de Comercio como el artículo 2.2.1.1.1.5.1 del Decreto 1082 de 2015 establecen el deber de renovar anualmente la matrícula mercantil y el registro único de proponentes. Sin embargo, el ordenamiento no regula un plazo de vigencia del certificado de existencia y representación legal ni de la certificación del RUP, aspectos totalmente distintos a la obligación de renovar los registros. Por tanto, salvo que el proceso de selección se rija por el artículo 1 de la Ley 2022 de 2020 o el artículo 56 de la Ley 2195 de 2022, las entidades tienen discrecionalidad para acoger un plazo de vigencia de 30 días o establecer uno distinto en los pliegos de condiciones.

Tratándose del certificado de existencia y representación legal, no incluir un término para su expedición en el pliego de condiciones podría generar consecuencias negativas que afectan el proceso de contratación. Por ejemplo, si no se estableciera un término máximo de expedición del certificado, podría ocurrir que las personas jurídicas hubieren modificado su objeto social a actividades que no permiten ejecutar el contrato estatal, sin que la Entidad Estatal tenga conocimiento de esta situación, al no contar con un certificado reciente. De igual forma, si una sociedad restringe la capacidad del representante legal para contraer obligaciones y esta restricción no se ve reflejada en el certificado de existencia y representación, al no ser reciente, la entidad estatal podría terminar suscribiendo un contrato inoponible frente a la sociedad, en cuanto el representante legal no tendría la capacidad jurídica para que esta contraiga obligaciones. Además, es posible que la sociedad hubiera realizado modificaciones respecto a su representante legal u otras modificaciones que justifican que se aporte un certificado de existencia y representación legal de reciente expedición.

Tratándose de la certificación del RUP, si bien el registro tiene una vigencia anual, la fecha de expedición del documento es jurídicamente relevante, porque el dicho periodo pueden haberse presentado actualizaciones en las que varie la información contenida en él. Así, los datos reportados en el registro están vigentes mientras no existan nuevas actualizaciones que afecten el contenido de la información suministrada a la cámara de comercio.

Bogotá D.C., 28 de Agosto de 2025

Señor

Héctor Tique

proyect.soling@gmail.com

Bogotá D.C.

Estimado señor Tique:

En ejercicio de la competencia otorgada por los artículos 3, numeral 5º, y 11, numeral 8º, del Decreto Ley 4170 de 2011, así como lo establecido en el artículo 4 de la Resolución 1707 de 2018 expedida por esta Entidad, la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente responde su solicitud de consulta de fecha 15 de agosto de 2025, en la cual –en torno al certificado de existencia y representación legal, así como el registro único de proponentes– plantea las siguientes preguntas:

“1. ¿Cuál es la diferencia en términos de validez de los documentos si se presentan con una fecha de expedición superior a los treinta (30) días previos al cierre del proceso de contratación, por ejemplo, 32 o 40 días, si la vigencia de dichos documentos es de un año?

2. ¿Con qué frecuencia y en qué casos específicos varía la información contenida en los certificados de existencia y representación legal expedidos por las Cámaras de Comercio y en los certificados del Registro Único de Proponentes (RUP)?

3. ¿Es necesario actualizar estos documentos constantemente para garantizar su validez, o bastaría con que la información contenida en los mismos no haya cambiado en un periodo de tiempo razonable?

4. En su concepto, ¿la exigencia de actualización constante de estos documentos constituye una barrera burocrática que afecta la competitividad de las pequeñas empresas? En caso afirmativo, ¿existen alternativas o medidas que favorezcan a las PYMEs para garantizar su participación en los procesos de contratación pública sin que se vea afectado su acceso por cuestiones burocráticas?”.

De manera preliminar, resulta necesario acotar que esta entidad sólo tiene competencia para responder consultas sobre la aplicación de normas de carácter general en materia de compras y contratación pública. En ese sentido, resolver casos particulares desborda las atribuciones asignadas por el legislador extraordinario, que no concibió a Colombia Compra Eficiente como una autoridad para solucionar problemas jurídicos concretos de todos los partícipes del sistema de compra pública. La competencia de esta entidad se fija con límites claros, con el objeto de evitar que la Agencia actúe como una instancia de validación de las actuaciones de las entidades sujetas a la Ley 80 de 1993 o de los demás participantes de la contratación pública. Esta competencia de interpretación de normas generales, por definición, no puede extenderse a la resolución de controversias ni a brindar asesorías sobre casos puntuales.

Conforme lo expuesto, en aras de satisfacer el derecho fundamental de petición se resolverá su consulta dentro de los límites de la referida competencia consultiva, esto es, haciendo abstracción de las circunstancias específicas que la hayan motivado, pero haciendo unas consideraciones sobre las normas generales relacionadas con el problema jurídico de su consulta.

1. Problema planteado:

De acuerdo con el contenido de su solicitud, esta Agencia resolverá el siguiente problema jurídico: ¿existe discrecionalidad por parte de las entidades públicas para establecer el plazo de vigencia del certificado de existencia y representación legal y de la certificación del RUP en los documentos del proceso?

1. Respuesta:

1. Razones de la respuesta:

Lo anterior se sustenta en las siguientes consideraciones:

i. Los requisitos habilitantes se definen como exigencias de participación en los procedimientos de selección, establecidos en disposiciones normativas, de carácter legal o reglamentario, o las contenidas en el acto administrativo que regula las reglas de la convocatoria, es decir, en el pliego de condiciones o el documento equivalente a este. Se diferencian de los criterios de evaluación –también conocidos como criterios de calificación– en que estos son los factores definidos por la Entidad Estatal para la asignación de puntaje en el momento de la comparación de las ofertas, y que, a partir de su ponderación, permiten establecer el orden de elegibilidad y, por ende, la propuesta ganadora.

A partir de lo dicho se deduce que los requisitos habilitantes, si bien constituyen obligaciones que los proponentes deben cumplir y acreditar para participar en el procedimiento de selección, no se valoran con un puntaje que determine el orden de escogencia, sino que se analizan como criterios previos a la evaluación en sentido estricto, de manera que quienes no los reúnan no pueden continuar en el procedimiento de selección, o sea, incurren en causal de rechazo. Esto sin perjuicio del derecho que tienen los oferentes de subsanar los defectos que se presenten en la prueba de tales requisitos, de conformidad con el artículo 5, parágrafos 1º al 4º, de la Ley 1150 de 2007.

El mencionado artículo dispone que se considera objetiva la selección en la cual la escogencia se haga al ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de motivación subjetiva. En ese contexto, los factores de escogencia y calificación que establezcan las Entidades en los pliegos de condiciones o en sus documentos equivalentes deberán tener en cuenta, entre otras cuestiones, los criterios establecidos en dicha disposición. Específicamente, el numeral 1º del artículo referido establece que en los procesos de selección de contratistas serán objeto de verificación, como requisitos habilitantes, entre otros, los siguientes: i) la capacidad jurídica; ii) la experiencia; iii) la capacidad financiera y iv) la capacidad de organización. En efecto, la normativa citada prescribe lo siguiente:

“Artículo 5. De la Selección Objetiva.

[…]

1. La capacidad jurídica y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organización de los proponentes serán objeto de verificación de cumplimiento como requisitos habilitantes para la participación en el proceso de selección y no otorgarán puntaje, con excepción de lo previsto en el numeral 4 del presente artículo. La exigencia de tales condiciones debe ser adecuada y proporcional a la naturaleza del contrato a suscribir y a su valor. La verificación documental de las condiciones antes señaladas será efectuada por las Cámaras de Comercio de conformidad con lo establecido en el artículo 6 de la presente ley, de acuerdo con lo cual se expedirá la respectiva certificación”.

Una vez fijados los requisitos habilitantes por la Entidad Estatal, quienes presenten ofertas deben acreditar que cumplen con los mismos, pues, en el evento contrario, las propuestas deberán ser rechazadas. El ente encargado de verificar el cumplimiento por parte de los proponentes sobre los requisitos que haya considerado la Entidad como habilitantes será la Cámara de Comercio, esto en la medida en que, mediante el Registro Único de Proponentes –RUP–, se pondrá de presente toda la información relacionada con la experiencia, capacidad jurídica, capacidad financiera y organizacional, así como la clasificación del proponente^[1]. De la misma manera es pertinente mencionar que existen determinados procesos en donde se excepciona el uso del mencionado registro y de la clasificación del proponente, siendo estos los siguientes: contratación directa, contratos para la prestación de servicios de salud, contratos de mínima cuantía, entre otros puestos de presente por el artículo 6 de la Ley 1150 de 2007^[2].

ii. Respecto a la capacidad jurídica, ésta es un presupuesto de la validez de contrato. No en vano, en concordancia con el numeral 1 del artículo 1502 del Código Civil^[3], el artículo 6 de la Ley 80 de 1993 dispone que “Pueden celebrar contratos con las entidades estatales las personas consideradas legalmente capaces en las disposiciones vigentes […]”. Para estos efectos, tratándose de personas naturales, si bien todos los seres humanos, por el hecho de gozar de personalidad jurídica, son sujetos de derechos y obligaciones, algunas no pueden ejercerlos por sí mismos, sino a través de interpuesta persona. Lo anterior significa que, si bien todas las personas tienen capacidad de goce, no todas tienen capacidad de ejercicio. En efecto, la primera es reconocida por el artículo 14 de la Constitución Política de 1991, en el sentido que “Toda persona tiene derecho al reconocimiento de su personalidad jurídica”. Adicionalmente, el artículo 74 del Código Civil prescribe que “Son personas todos los individuos de la especie humana, cualquiera que sea su edad, sexo, estirpe o condición”. Al respecto, la doctrina explica que:

“Capacidad es una palabra de doble sentido, lo mismo que incapacidad, su contraria: a veces designa con ella la aptitud o falta de aptitud para adquirir y para poseer derechos, para ser titular de esos derechos, y entonces se trata de una capacidad o una incapacidad de goce […]; otras veces, y con mayor frecuencia, se trata sólo de la aptitud o falta de aptitud para ejercer los derechos de que una persona está investida y, en tal caso, se trata sólo de una capacidad o de una incapacidad de ejercicio.

Ejemplos: un menor no tiene derechos políticos, está totalmente privado de ellos; la incapacidad se refiere al goce, a la existencia misma de esos derechos. Pero ese mismo menor puede ser propietario o acreedor; puede poseer bienes, tener una fortuna considerable; desde este punto de vista, en ese terreno, le pertenece la capacidad de goce, pero, esos derechos de que está investido de propiedad o de crédito, no puede ejercerlos por sí mismo, sobre todo sí es todavía un niño; es preciso, de toda necesidad, que alguien los ejerza por él, en su nombre. Le falta capacidad de ejercicio.

[…]

Resulta de las explicaciones precedentes que la incapacidad de goce es más grave que la de ejercicio, porque la primera lleva consigo la segunda, y no recíprocamente. Y, sobre todo, una es irremediable mientras que la otra lleva consigo paliativos, remedios: el menor es incapaz de ejercitar los derechos que le pertenecen, pero eso no importa, porque alguien los ejercerá por él, su padre o su tutor. Lo esencial es tener, poseer los derechos; la cuestión de su ejercicio es, si no secundaria, por lo menos susceptible de ser resuelta por un medio o por otro”^[4]. (Énfasis dentro del texto)

Por ello, ante la necesidad de proteger a determinados sujetos, el ordenamiento jurídico exige que se actúe a través de terceros, bien sea para adquirir derechos o contraer obligaciones. No en vano, el Código Civil dispone que “La capacidad legal de una persona consiste en poderse obligar por sí misma, y sin el ministerio o la autorización de otra” –inciso 2 del artículo 1502– y que “Toda persona es legalmente capaz, excepto aquéllas que la ley declara incapaces” –artículo 1503–^[5].

Para el Consejo de Estado “[…] la capacidad jurídica en la contratación estatal se integra no solamente por la capacidad de goce y la capacidad de ejercicio del proponente sino también por la ausencia de inhabilidades o incompatibilidades de su parte. En otros términos, en la actividad negocial de la administración tiene capacidad jurídica el proponente que existe, que tiene plena capacidad de ejercicio o de obrar y que no tiene inhabilidad o impedimento alguno para intervenir en el iter contractual”^[6]. Si bien las inhabilidades y las incompatibilidades guardan relación con las incapacidades particulares que consisten en la prohibición que la ley ha impuesto a ciertas personas para ejecutar ciertos actos^[7], para efectos de la capacidad de ejercicio, es necesario estarse a lo dispuesto en inciso 1 del artículo 34 del Código Civil.

iii. En relación con las personas jurídicas, su existencia es independiente de quienes la integran. Son entes ficticios con capacidad autónoma para ejercer derechos y contraer obligaciones –art. 633 del Código Civil–^[8]; razón por la cual, aunque la participación corresponda a otros sujetos de derecho, dichos entes tienen personería jurídica diferente de los socios individualmente considerados –art. 98, inc. 2, del Código de Comercio–^[9]. De esta manera, “[…] todas estas colectividades se presentan como independientes y distintas de los seres humanos que las constituyen; desaparece en cierta medida la individualidad de estos; y se forma un ser jurídico distinto de ellos con vida propia […]”^[10].

Conforme al “Manual para Determinar y Verificar los Requisitos Habilitantes en los Procesos De Contratación” expedido por la Agencia, la capacidad de las personas jurídicas está relacionada con los siguientes aspectos: i) la posibilidad de adelantar actividades en el marco de su objeto social; ii) las facultades de su representante legal y la autorización del órgano social competente cuando esto es necesario de acuerdo con sus estatutos; y iii) la ausencia de inhabilidades, incompatibilidades, conflicto de intereses o prohibiciones para contratar, derivadas de la ley.

Respecto a la acreditación de la capacidad de las personas jurídicas, el certificado de existencia y representación legal juega un papel importante. Conforme al artículo 117 del Código de Comercio, tanto la existencia de la sociedad como las cláusulas del contrato se probarán mediante “[…] certificación de la cámara de comercio del domicilio principal, en la que constará el número, fecha y notaría de la escritura de constitución y de las reformas del contrato, si las hubiere”. Dicho documento también tiene la función de acreditar la representación de la sociedad, por lo que además deberá señalar los nombres de los representantes, las facultades conferidas a cada uno de ellos y las limitaciones que eventualmente se les impongan^[11]. 

En concordancia con esta disposición, las entidades estatales al adelantar sus procesos de contratación exigen certificados de existencia y representación con un tiempo de expedición determinado, para verificar tanto la identidad de sus eventuales contratistas que tengan la condición de personas jurídicas como las atribuciones de sus representantes legales. Por ejemplo, tratándose de los “Documentos Tipo – Versión 4” de licitación de obra pública de infraestructura de transporte, éste se solicita para verificar el requisito habilitante de capacidad; razón por la cual, de acuerdo con el numeral 3.2.2 de documento base, debe tener una “Fecha de expedición […] no mayor a treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de cierre del Proceso de Contratación. En caso de modificarse la fecha de cierre del proceso, se tendrá como referencia para establecer el plazo de vigencia del certificado de existencia y representación legal la fecha originalmente establecida en el pliego de condiciones definitivo”.

Asimismo, para efectos de las convocatorias de que trata el artículo 12 de la Ley 1150 de 2007, el parágrafo segundo del artículo 2.2.1.2.4.2.4 del Decreto 1082 de 2015 dispone lo siguiente: “Para efectos de la limitación a Mipyme, los proponentes aportarán la copia del registro mercantil, del certificado de existencia y representación legal o del Registro Único de Proponentes, según corresponda conforme a las reglas precedentes, con una fecha de máximo sesenta (60) días calendario anteriores a la prevista en el cronograma del Proceso de Contratación para el inicio del plazo para solicitar la convocatoria limitada”.

Los plazos indicados en los párrafos precedentes no se derivan de una regulación de orden legal, pues –pues aunque el artículo 33 del Código de Comercio prescribe que las personas que tengan la calidad de comerciantes deben renovar matrícula mercantil dentro de los tres primeros meses de cada año– no existe un término de vigencia para la certificación. Por ello, salvo norma que disponga algún plazo especial, dicho aspecto debe clarificarse en los documentos del proceso, pues ni el Código de Comercio ni ninguna otra norma del ordenamiento jurídico colombiano regulan la materia. Al respecto, en Oficio 16-136493 del 5 de julio de 2016, la Superintendencia de Industria y Comercio estima que:

“[…] la ley no ha señalado un término de vigencia para el certificado de existencia y representación legal que expiden las cámaras de comercio.

En relación con este punto, es pertinente advertir que teniendo en cuenta que los actos y documentos sujetos a inscripción pueden ser modificados en cualquier momento y las cámaras de comercio deben proceder a su registro siempre que se cumplan los requisitos previstos para dicha inscripción, los certificados de existencia y representación legal no tienen una vigencia temporal específica. En consecuencia, mientras no se presenten otros actos y documentos que alteren las inscripciones previas, tales certificados corresponderán exactamente a lo que se encuentre inscrito.

De acuerdo con lo anterior, se debe señalar que en caso de que se requiera conocer con plena certeza los actos y documentos inscritos en la cámara de comercio de una sociedad determinada, es necesario obtener certificados de existencia y representación legal recientemente expedidos por la cámara de comercio respectiva”. (Énfasis fuera de texto)

En esta perspectiva, no incluir un término para la expedición del certificado de existencia y representación en el pliego de condiciones podría generar consecuencias negativas que afectan el proceso de contratación. Por ejemplo, si no se estableciera un término máximo de expedición del certificado de existencia y representación, podría ocurrir que las personas jurídicas hubieren modificado su objeto social a actividades que no permiten ejecutar el contrato estatal, sin que la Entidad Estatal tenga conocimiento de esta situación, al no contar con un certificado reciente. De igual forma, si una sociedad restringe la capacidad del representante legal para contraer obligaciones y esta restricción no se ve reflejada en el certificado de existencia y representación, al no ser reciente, la entidad estatal podría terminar suscribiendo un contrato inoponible frente a la sociedad, en cuanto el representante legal no tendría la capacidad jurídica para que esta contraiga obligaciones^[12]. Además, es posible que la sociedad hubiera realizado modificaciones respecto a su representante legal u otras modificaciones que justifican que se aporte un certificado de existencia y representación legal de reciente expedición.

En esa medida, como ocurre en los documentos tipo de licitación para obra pública de infraestructura de transporte, la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente adoptó un término de expedición del certificado de existencia y representación legal de máximo 30 días antes del cierre del proceso. Esta regla garantiza que la entidades estatales puedan identificar con plena certeza la identidad de la persona jurídica, además de evitar circunstancias como las indicadas en el párrafo anterior, de manera que no se materialicen las consecuencias negativas que se pudieren derivar de la presentación de certificados de existencia y representación legal que no sean recientes. En tal sentido, se consideró que el término de 30 días calendario al cierre del proceso constituye un término razonable que suelen utilizar muchas entidades estatales en su práctica contractual. Por tanto, salvo que el proceso de selección se rija por el artículo 1 de la Ley 2022 de 2020 o el artículo 56 de la Ley 2195 de 2022, las entidades tienen discrecionalidad para acoger dicho plazo de vigencia o establecer uno distinto en los pliegos de condiciones.

iv. De otro lado, las cámaras de comercio, de acuerdo con el artículo 6.1 de la Ley 1150 de 2007 y con el artículo 2.2.1.1.1.5.3 del Decreto 1082 de 2015, verificarán y certificarán los requisitos habilitantes de experiencia, capacidad jurídica, capacidad financiera y de organización. Conforme al numeral 6.3 de la Ley 1150 de 2007, la cámara de comercio, verificada la información aportada por el proponente, publicará el acto de inscripción del Registro Único de Proponentes, contra el cual cualquier persona podrá interponer recurso de reposición dentro de los diez (10) días hábiles siguientes contados a partir de su publicación –posibilidad aplicable frente a la inscripción, renovación o actualización–^[13]. En firme el acto administrativo que realiza la inscripción en el Registro Único de Proponentes se podrá demandar su nulidad sin que la presentación de la demanda suspenda la inscripción del RUP.

El artículo 2.2.1.1.1.5.1 del Decreto 1082 de 2015 señala que las personas inscritas en el RUP deben presentar la información para renovar su registro a más tardar el quinto día hábil del mes de abril de cada año, de lo contrario cesan los efectos del RUP^[14]. Asimismo, el Consejo de Estado en sentencia del 19 de septiembre de 2019 señaló la finalidad de la renovación del RUP y las consecuencias de no hacerlo en el término previsto:

“Al respecto, no puede perderse de vista que la finalidad principal de la renovación del RUP, al margen de que con ese acto se nutra del registro de nueva información, es conservar su vigencia, propósito que, de acuerdo con el artículo 8 del Decreto 1510 de 2013, solo ha de cumplirse si el mismo se realiza dentro del plazo allí establecido, comprendido entre el 1 de enero hasta el quinto día hábil del mes de abril. En defecto, la disposición reglamentaria establece como consecuencia la cesación de los efectos del RUP.

Ante ese panorama, el incumplimiento del deber de renovar el RUP en el período trae como consecuencia la cesación de efectos respecto de la información certificada en ese documento y, por contera, la falta de vocación como plena prueba para acreditar el cumplimiento de los requisitos habilitantes del proponente, anomalía que en manera alguna se sanea o convalida por el hecho de realizar una renovación por fuera del plazo reglamentado, en tanto no resulta jurídicamente admisible extender una vigencia que por ministerio de la ley se encuentra vencida y cuyos efectos cesaron, precisamente por no haberse renovado en el término señalado”^[15].

Conforme a lo anterior, en armonía el artículo 2.2.1.1.1.5.1. del Decreto 1082 de 2015, si el proponente no presenta la información para renovar su registro antes del quinto día hábil del mes de abril de cada año, cesarán los efectos del RUP. Lo anterior implica que el proponente que no cumpla con la carga indicada no se puede presentar a los procedimientos de selección, en los casos que es necesario estar inscrito en el RUP, porque no tendría capacidad para hacerlo y, por tanto, tendría que inscribirse nuevamente, caso en el que solo se podrá presentar cuando la inscripción esté en firme.

Tratándose del trámite de renovación, la persona que haya presentado la información para renovar su registro a más tardar al quinto día hábil del mes de abril, cumpliendo con el requisito establecido en el artículo 2.2.1.1.1.5.1, puede participar en los procedimientos de selección, debiéndose tener en cuenta la información “antigua”. De esta manera, en el período comprendido entre el momento de la solicitud de renovación y el momento de la firmeza de la nueva información, se permite que emplee la información del RUP que está en firme antes de iniciar el trámite de renovación, cuyos efectos no han cesado por encontrarse vigente.

Así las cosas, para verificar que los efectos del RUP no han cesado, es necesario que el certificado contenga la anotación de que el inscrito, a más tardar el quinto día hábil de abril de cada año, radicó ante la cámara de comercio los documentos para la renovación. En todo caso, si tal circunstancia no estuviere inscrita en el certificado, podrá acreditarse a través del medio documental expedido por la cámara de comercio correspondiente, por lo que al no existir tarifa legal que permita establecer la forma de acreditar el trámite de renovación, la entidad estatal debe validar que el documento aportado por el proponente ofrezca certeza sobre el estado del trámite, verificando que se haya presentado la información para renovar su registro antes del quinto día hábil del mes de abril de cada año.

Dicho esto, la firmeza del acto de inscripción, renovación y actualización del RUP debe armonizarse con las prescripciones establecidas para la generalidad de los actos administrativos, esto es, de acuerdo con el artículo 87 de la Ley 1437 de 2011^[16]. Conforme a lo anterior, la persona natural o jurídica podrá presentarse a los procedimientos de selección cuando el acto administrativo que realiza la inscripción del RUP se encuentra en firme, porque es un requisito para las personas naturales y jurídicas, nacionales o extranjeras con domicilio en Colombia, que aspiran a celebrar contratos con las entidades estatales, estar inscritas en él, salvo las excepciones establecidas en la ley.

Así, la firmeza del RUP es una condición de ejecutoriedad, para consolidar los efectos del acto administrativo de inscripción. En palabras del Consejo de Estado, “El fenómeno procesal de la firmeza implica en principio, que la decisión se torna incuestionable en sede administrativa, lo que a su vez conlleva su ejecutoriedad”^[17]. Es importante resaltar que los distintos eventos de firmeza señalados en el artículo 87 del CPACA involucran la exigencia de la publicidad, comunicación o notificación del acto, además de incluir la necesidad de resolver los recursos administrativos interpuestos contra la decisión, como expresión del debido proceso y del derecho de defensa en sede administrativa.

El artículo 6.3 de la Ley 1150 de 2007 regula la impugnación del acto de inscripción de información en el RUP, para que cualquier persona presente recurso de reposición durante los 10 días hábiles siguientes a su publicación, tiempo después del cual el acto administrativo adquiere firmeza y será oponible a terceros, adquiriendo su presunción de legalidad, siempre que durante el término indicado no se presenten recursos. Si ocurre lo último, para que el acto de inscripción o renovación quede en firme, o que la actualización de la nueva información adquiera firmeza, será necesario que se resuelvan dichos recursos.

Al igual que ocurre con el certificado de existencia y representación legal, el literal D) del numeral 3.1.1 del pliego de condiciones de los “Documentos Tipo – Versión 4” de licitación de obra pública de infraestructura de transporte establece lo siguiente: “Los proponentes obligados a estar inscritos en el Registro Único de Proponentes (RUP), deben aportar certificado con fecha de expedición no mayor a treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de cierre del Proceso de Contratación. En caso de modificarse la fecha de cierre del proceso, se tendrá como referencia para establecer el plazo de vigencia del certificado la fecha originalmente establecida en el pliego de condiciones definitivo”.

La fecha de expedición del certificado es distinta al cumplimiento de la obligación de renovar el RUP después de la inscripción. Si bien el registro tiene una vigencia anual, la fecha de expedición del certificado es jurídicamente relevante, porque el dicho periodo pueden haberse presentado actualizaciones en las que varie la información contenida en él. Así, los datos reportados en el registro están vigentes mientras no existan nuevas actualizaciones que afecten el contenido de la información suministrada a la cámara de comercio. Por ello, también se hace necesario que los interesados alleguen una certificación de expedición reciente, por lo que –sin perjuicio de lo establecido en los documentos tipo sobre la materia– las entidades deben establecer la fecha de expedición del certificado en el pliego de condiciones.

Por lo demás, el ordenamiento tampoco regula la frecuencia con la que deben modificarse las certificaciones objeto de consulta, pues depende de los cambios que experimenten los inscritos en sus actividades económicas. Como se dichas variaciones inciden en el cumplimiento de requisitos habilitantes, especialmente, en lo que se refiere a la capacidad jurídica, es necesario que las certificaciones sean de reciente expedición para garantizar la vigencia de la información contenida en éstas, por lo que no basta la ausencia de cambios en un periodo de tiempo razonable.

Finalmente, la Agencia estima que la exigencia de certificaciones de reciente expedición no es violatoria de la libre competencia económica ni constituye una barrera burocrática, pues es una condición que se impone por igual a todos los interesados en los procesos de selección. En este contexto, no existe alguna norma que, con carácter prevalente o imperativo, establezcan alternativas o medidas que favorezcan a las Mipymes en la forma como se aportan los certificados de existencia y representación legal o los certificados del registro único de proponentes.

v. Al margen de la explicación precedente debe advertirse que el análisis requerido para resolver problemas específicos en torno a la gestión contractual de las entidades públicas debe ser realizado por quienes tengan interés en ello, de acuerdo con lo explicado la aclaración preliminar del presente oficio. De esta manera, las afirmaciones aquí realizadas no pueden ser interpretadas como juicios de valor sobre circunstancias concretas relacionadas con los hechos que motivan la consulta. Por lo anterior, previo concepto de sus asesores, la solución de situaciones particulares corresponde a los interesados adoptar la decisión correspondiente y, en caso de conflicto, a las autoridades judiciales, fiscales y disciplinarias.

Dentro de este marco, la entidad contratante definirá en cada caso concreto lo relacionado con el tema objeto de consulta. Al tratarse de un análisis que debe realizarse en el procedimiento contractual específico, la Agencia no puede definir un criterio universal y absoluto por vía consultiva, sino que brinda elementos de carácter general para que los partícipes del sistema de compras y contratación pública adopten la decisión que corresponda, lo cual es acorde con el principio de juridicidad. Así, cada entidad definirá la forma de adelantar su gestión contractual, sin que sea atribución de Colombia Compra Eficiente validar sus actuaciones.

1. Referencias normativas:

1. Doctrina de la Agencia Nacional de Contratación Pública:

Esta Subdirección se ha pronunciado sobre la vigencia del certificado de existencia y representación legal respecto a los procesos regidos por documentos tipo en el Concepto C-511 del 21 de septiembre de 2021. Igualmente, ha analizado las problemáticas asociadas al RUP en los Conceptos 4201713000001182 del 24 de marzo de 2017, 4201814000002165 del 23 de abril de 2017, 4201713000001647 del 27 de abril de 2017, 4201711000001879 del 11 de mayo de 2017, 4201714000002097 del 24 de mayo de 2017, 4201814000002927 del 11 de abril de 2018, 4201814000002917 del 11 de mayo de 2018, 4201813000003018 del 11 de mayo de 2018, , 4201814000004174 del 18 de mayo de 2018, 4201814000004014 del 20 de junio de 2018, 4201813000004073 del 21 de junio de 2018, 4201912000003350 del 4 de julio de 2019, 4201912000007418 del 11 de diciembre de 2019, y C-005 del 14 de febrero de 2020, C-454 del 06 de julio de 2020 2020, C-466 del 24 de julio de 2020, C-420 del 28 de julio de 2020, C-534 del 12 de agosto de 2020, C-553 del 24 de agosto de 2021, C-576 del 31 de agosto de 2021, C-786 de 2020 del 19 de enero de 2021, C-800 del 1 de febrero de 2021, C-703 del 11 de enero de 2022, C-328 del 22 de julio de 2022, entre otros. Estos y otros se encuentran disponibles para consulta en el Sistema de relatoría de la Agencia, al cual puede accederse a través del siguiente enlace: https://relatoria.colombiacompra.gov.co/busqueda/conceptos.

Te informamos que ya se encuentra disponible la Guía de lineamientos de transparencia y selección objetiva para el departamento de La Guajira – Objetivo sexto constitucional de la Sentencia T-302 del 2017. Esta Guía se expedide en el marco del cumplimiento de la orden proferida por la Honorable Corte Constitucional en la Sentencia T-302 del 2017. Con su implementación se busca contribuir a la superación del Estado de Cosas Inconstitucional declarado por la situación de vulneración masiva y recurrente de los derechos fundamentales de los niños y de las niñas del Pueblo Wayúu. Puede consultar la guía en el siguiente enlace: Guía de lineamientos de transparencia y selección objetiva para el departamento de La Guajira – Objetivo sexto constitucional de la Sentencia T-302 del 2017.

Este concepto tiene el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y las expresiones aquí utilizadas con mayúscula inicial deben ser entendidas con el significado que les otorga el artículo 2.2.1.1.1.3.1. del Decreto 1082 de 2015.

Atentamente,

1. Art. 6 Ley 1150 de 2007 “Todas las personas naturales o jurídicas nacionales o extranjeras domiciliadas o con sucursal en Colombia, que aspiren a celebrar contratos con las entidades estatales, se inscribirán en el Registro Único de Proponentes del Registro Único Empresarial de la Cámara de Comercio con jurisdicción en su domicilio principal.

   […]

   En dicho registro constará la información relacionada con la experiencia, capacidad jurídica, financiera y de organización del proponente y su clasificación”. ↑

2. “No se requerirá de este registro, ni de clasificación, en los casos de contratación directa; contratos para la prestación de servicios de salud; contratos de mínima cuantía; enajenación de bienes del Estado; contratos que tengan por objeto la adquisición de productos de origen o destinación agropecuaria que se ofrezcan en bolsas de productos legalmente constituidas; los actos y contratos que tengan por objeto directo las actividades comerciales e industriales propias de las empresas industriales y comerciales del Estado y las sociedades de economía mixta y los contratos de concesión de cualquier índole. En los casos anteriormente señalados, corresponderá a las entidades contratantes cumplir con la labor de verificación de las condiciones de los proponentes”. ↑

3. Esta norma prescribe que “Para que una persona se obligue a otra por un acto o declaración de voluntad, es necesario:

   1o.) que sea legalmente capaz;

   2o.) que consienta en dicho acto o declaración y su consentimiento no adolezca de vicio;

   3o.) que recaiga sobre un objeto lícito;

   4o.) que tenga una causa lícita.

   La capacidad legal de una persona consiste en poderse obligar por sí misma, y sin el ministerio o la autorización de otra”. ↑

4. JOSSERAND, Louis. Derecho civil: teorías generales del derecho y de los derechos. Las personas. Tomo I. Volumen I. Buenos Aires: EJEA, 1952. pp. 262-263. ↑

5. En esta medida, la limitación de la capacidad de ejercicio de los menores de edad tiene su fundamento en el artículo 1504 del Código Civil, el cual –después de la modificación introducida por el artículo 57 de la Ley 1996 de 2019– dispone que “Son absolutamente incapaces los impúberes. Sus actos no producen ni aún obligaciones naturales, y no admiten caución. Son también incapaces los menores púberes. Pero la incapacidad de estas personas no es absoluta y sus actos pueden tener valor en ciertas circunstancias y bajo ciertos respectos determinados por las leyes. Además de estas incapacidades hay otras particulares que consisten en la prohibición que la ley ha impuesto a ciertas personas para ejecutar ciertos actos”. ↑

6. CONSEJO DE ESTADO. Sección Tercera. Sentencia del 26 de enero de 2011. Rad. 36.408. C.P. Jaime Orlando Santofimio Gamboa. ↑

7. Para estos efectos, la doctrina considera que “[…] la incapacidad especial afecta únicamente a ciertas personas, impidiéndoles que puedan ejecutar actos específicos que la ley señala en cada caso; de modo que, para que sea aplicable, se requieren dos condiciones: la persona misma y el acto.

   Si esas personas, que, por otra parte, son plenamente capaces para celebrar o ejecutar válidamente cualquier acto o contrato de la vida civil, celebran uno, para el cual son capaces, el acto o contrato es válido, porque la incapacidad sólo dice relación con el acto o contrato específico que la ley señala.

   Igualmente, el acto o contrato para cuya ejecución o celebración la ley considera incapaz a ciertas y determinadas personas no tiene en sí nada de reprobable, y puede, por lo general, ser ejecutado por cualquier individuo, estando las más de las veces expresamente reglamentado por la legislación. Pero si es ejecutado por aquellas personas, la ley no permite su subsistencia y autoriza su anulación, porque no quiere que esas personas, que están en situaciones especiales, celebren o ejecuten tales actos o contratos.

   En consecuencia, en las incapacidades especiales existe una relación íntima entre la calidad o estado de que está revestida una persona, y el acto específico que realiza. Por tal motivo, tratándose de una persona que no reúna esa calidad o estado, el acto puede ejecutarse sin ningún inconveniente; y en igual forma, tratándose de otro acto diverso, la persona que tenga esa calidad puede ejecutarlo válidamente. La incapacidad especial se produce, pues, por la conjunción de dos circunstancias, que deben coexistir: persona que reúna ciertas condiciones o que tenga un estado especial determinado por la ley, y acto cuya celebración sea prohibida a esa persona” (ALESSADRI BESA, Arturo. La nulidad y la rescisión en el derecho civil chileno. Tomo I. Santiago de Chile: Ediar Editores LTDA, 1949. p. 471). ↑

8. Al respecto, “Se ha considerado […] que, respecto de la colectividad, la personificación no es un hecho natural, porque la colectividad no puede existir como persona jure propio; se ha querido, por tanto, investigar cómo puede ser sujeto de derechos un ente que no tiene existencia real y electiva, y se ha pensado que, además de los entes reales y efectivos, que son personas jure propio, pueden existir entes incorpóreos, entes morales, entes intelectuales, los cuales, aunque no tengan una existencia real, pueden, no obstante, ser reputados existentes como personas en consideración a los fines para que han sido constituidos y por los cuales se les ha atribuido la facultad de tener patrimonio, de contraer obligaciones y de ejercitar derechos patrimoniales” (FIORE, Pasquale. La personalidad jurídica de los entes morales y del estado en el interior y en el extranjero. Santiago: Ediciones Olejnik, 2020. p. 10). ↑

9. Así, “[…] podemos advertir que el concepto de persona jurídica está directamente ligado a la capacidad, y por la vía de la capacidad, llegaremos a un concepto afín, el de la separación patrimonial entre la persona jurídica y sus miembros.

   En este sentido, al ser una persona jurídica un ente con aptitud para adquirir derechos y contraer obligaciones, es titular de un patrimonio propio, enteramente separado del de sus miembros, y es precisamente con este patrimonio con el que la persona jurídica va a responder por las obligaciones asumidas por quienes la representan (en ejercicio de tal representación). Paralelamente, todos los bienes que se adquieren por el ente se incorporan al patrimonio de la persona jurídica” (Cfr. CALCATERRA, Gabriela & ADAD, Lisandro. Personas jurídicas. Buenos Aires: Astrea, 2019. p. 2). ↑

10. CLARO SOLAR, Luis. Explicaciones de derecho civil chileno y comparado. Volumen II. Tomo V. Santiago: Editorial Jurídica de Chile, 2013. p. 353. ↑

11. “Artículo 117. La existencia de la sociedad y las cláusulas del contrato se probarán con certificación de la cámara de comercio del domicilio principal, en la que constará el número, fecha y notaría de la escritura de constitución y de las reformas del contrato, si las hubiere; el certificado expresará, además, la fecha y el número de la providencia por la cual se le concedió permiso de funcionamiento y, en todo caso, la constancia de que la sociedad no se halla disuelta.

    Para probar la representación de una sociedad bastará la certificación de la cámara respectiva, con indicación del nombre de los representantes, de las facultades conferidas a cada uno de ellos en el contrato y de las limitaciones acordadas a dichas facultades, en su caso”. ↑

12. De acuerdo con la Corte Constitucional en la Sentencia C-305 de 2019, con ponencia de la Magistrada Cristina Pardo Schlesinger, “[…] la indebida representación negocial no da lugar a la nulidad del contrato, ni relativa ni absoluta, sino a la inoponibilidad del mismo frente a terceros, específicamente frente a la persona jurídica”. ↑

13. “6.3. De la impugnación de la inscripción en el Registro Único de Proponentes (RUP). Realizada la verificación a que se refiere el numeral 6.1 del presente artículo, la Cámara publicará el acto de inscripción, contra el cual cualquier persona podrá interponer recurso de reposición ante la respectiva Cámara de Comercio, durante los diez (10) días hábiles siguientes a la publicación, sin que para ello requiera demostrar interés alguno. Para que la impugnación sea admisible deberá prestarse caución bancaria o de compañía de seguros para garantizar los perjuicios que se puedan causar al inscrito. Contra la decisión que resuelva el recurso de reposición, no procederá apelación.

    En firme la inscripción, cualquier persona podrá demandar su nulidad en desarrollo de la acción prevista en el Código Contencioso Administrativo. Para el efecto será competente el Juez de lo Contencioso Administrativo en única instancia.

    La presentación de la demanda no suspenderá la inscripción, ni será causal de suspensión de los procesos de selección en curso en los que el proponente sea parte. El proceso se tramitará por el procedimiento ordinario a que se refiere el Código Contencioso Administrativo. Adoptada la decisión, la misma sólo tendrá efectos hacia el futuro.

    Cuando en desarrollo de un proceso de selección una entidad estatal advierta la existencia de posibles irregularidades en el contenido de la información del RUP, que puedan afectar el cumplimiento de los requisitos exigidos al proponente dentro del proceso de que se trate, podrá suspender el proceso de selección e impugnar ante la Cámara de Comercio la inscripción, para lo cual no estarán obligadas a prestar caución. Para el trámite y adopción de la decisión las Cámaras de Comercio tendrán un plazo de veinte (20) días. De no haberse adoptado una decisión en el término anterior, la entidad reanudará el proceso de selección de acuerdo con la información certificada en el RUP.

    En el evento en que la Cámara de Comercio establezca la existencia de graves inconsistencias se le cancelará la inscripción en el registro quedando en tal caso inhabilitado para contratar con las entidades estatales por el término de cinco (5) años, sin perjuicio de las acciones penales a que haya lugar. En caso de reincidencia la inhabilidad será permanente.

    Las mismas sanciones previstas en el inciso anterior se predicarán en el evento en que el Juez de lo Contencioso Administrativa declare la nulidad del acto de inscripción.

    La información contenida en el registro es pública y su consulta será gratuita”. ↑

14. “Artículo 2.2.1.1.1.5.1. Inscripción, renovación, actualización y cancelación del RUP.

    […]

    La persona inscrita en el RUP debe presentar la información para renovar su registro a más tardar el quinto día hábil del mes de abril de cada año. De lo contrario cesan los efectos del RUP. La persona inscrita en el RUP puede actualizar la información registrada relativa a su experiencia y capacidad jurídica en cualquier momento”. ↑

15. Consejo de Estado. Sección Tercera. Subsección A. Sentencia del 19 de septiembre de 2019. Exp. 59.432. C.P. Marta Nubia Velásquez Rico. ↑

16. “Artículo 87. Firmeza de los actos administrativos. Los actos administrativos quedarán en firme:

    1. Cuando contra ellos no proceda ningún recurso, desde el día siguiente al de su notificación, comunicación o publicación según el caso.

    2. Desde el día siguiente a la publicación, comunicación o notificación de la decisión sobre los recursos interpuestos.

    3. Desde el día siguiente al del vencimiento del término para interponer los recursos, si estos no fueron interpuestos, o se hubiere renunciado expresamente a ellos.

    4. Desde el día siguiente al de la notificación de la aceptación del desistimiento de los recursos.

    5. Desde el día siguiente al de la protocolización a que alude el artículo 85 para el silencio administrativo positivo”. ↑

17. Consejo de Estado. Sección Cuarta. Sentencia del 19 de noviembre de 1999. Exp. 9.453. CP. Daniel Manrique Guzmán. ↑