LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO, ACTA LIQUIDACIÓN, ACTA DE TERMINACIÓN, ACTAS DEL CONTRATO, CIERRE DEL EXPEDIENTE DEL PROCESO, INSTITUCIONES EDUCATIVAS OFICIALES, PUBLICACIÓN EN SECOP

Texto del concepto

LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO – Noción – Clases / ACTA LIQUIDACIÓN - Definición – Objetivo /

“[…] La liquidación es el momento en el cual, una vez concluido el contrato estatal, las partes cruzan cuentas respecto de sus obligaciones. El objetivo de la liquidación es determinar si las partes pueden declararse a paz y salvo o si existen obligaciones por cumplir, y con ocasión de aquella se puede acordar la forma en que deben ser cumplidas. Por esta razón, la liquidación solo procede con posterioridad a la terminación de la ejecución del contrato.

Las disposiciones legales que norman la etapa de liquidación de los contratos estatales son el artículo 60 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 217 del Decreto 019 de 2012, y el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007. El primero de estos artículos se refiere al alcance sustantivo de la liquidación, mientras que el segundo contiene reglas procedimentales para su manejo.

De acuerdo con el artículo 60 de la Ley 80 de 1993, los contratos de tracto sucesivo, aquellos cuyo cumplimiento o ejecución se prolongue en el tiempo y los demás que lo requieran “serán objeto de liquidación”. El mismo artículo prescribe que no será obligatoria la liquidación en los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión. Esta norma al referirse a la liquidación del contrato establece que esta es la etapa del Proceso de Contratación, en la que las partes pueden acordar los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar. A estos efectos, dicha norma establece que en el acta de liquidación debe dejarse constancia de todos los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo. […]”

ACTA DE TERMINACIÓN – Noción – Finalidad

“[…] Hace referencia a un documento que suele utilizarse en contratos de tracto sucesivo como una suerte de constancia de la terminación del plazo de ejecución del contrato, en la que bien se puede dejar constancia de circunstancias de tiempo, modo y lugar alusivas al desarrollo del contrato, sin que ello necesariamente suponga la liquidación del contrato. […]”

ACTAS DEL CONTRATO – Acta de liquidación – Acta de terminación – Constancia de cierre – Diferencias

“[…] Tanto el “acta de liquidación” como el “acta de terminación” son documentos que sobrevienen al plazo de ejecución del contrato, sin embargo, no resultan per se homologables. Sin embargo, es importante precisar que, una vez vencido el plazo de ejecución, dentro del plazo convenido por las partes en el término supletivo establecido en el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, bien podrían las partes de un contrato estatal concurrir a la suscripción de un “acta de terminación”, en el que se realice el cruce de cuentas al que hace referencia el artículo 60 de la Ley 80 de 1993, de tal manera que en el acta de terminación se realice la liquidación del contrato. […]”

CIERRE DEL EXPEDIENTE DEL PROCESO – Constancia administrativa

“[…] Es importante distinguir las referidas actas de la constancia de cierre del expediente contractual a la que se refiere el artículo 2.2.1.1.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015, la cual se trata de una constancia administrativa que culmina las actuaciones contractuales El “cierre del expediente” al que se refiere este artículo es acto de trámite que realiza la Entidad Estatal siempre que se hubiera configurado alguno de los supuestos del artículo 2.2.1.1.2.4.3. del Decreto 1082 de 2015, esto es: i) cuando la administración establece condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes; o ii) una vez vencidos los términos de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento ─solo estas─. […]”

INSTITUCIONES EDUCATIVAS OFICIALES – Naturaleza jurídica –Régimen de Contratación

“[…] Respecto de la capacidad para contratar con la que cuentan las instituciones educativas por medio de los fondos de servicios educativos, hay que precisar que cuando se trate de actos y contratos cuya cuantía no exceda los veinte (20) salarios mínimos mensuales legales vigentes, se sujetarán a las condiciones previstas en el reglamento de contratación que expida el consejo directivo de la institución, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 13 de la Ley 715 de 2001.

Por el contrario, cuando la celebración de contratos a que haya lugar con recursos del fondo de servicios educativos supere la cuantía de los veinte (20) salarios mínimos legales mensuales vigentes, debe hacerse con estricta sujeción a lo dispuesto en la Ley 80 de 1993, por lo que las reglas a las que deben sujetarse los procedimientos dentro de los que se enmarque esta contratación son las del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, procediendo la aplicación de las modalidades de selección definidas en la Ley 1150 de 2007, así como los requisitos y formalidades establecidas en el Decreto 1082 del 2015 y demás normatividad integrante del referido estatuto. […]”

PUBLICIDAD SECOP – Fundamento normativo – Documentos sin firma

“[…] aunque la publicación en el SECOP de los documentos relacionados con la actividad contractual ya era obligatoria –lo sigue siendo– para las entidades que cuentan con un régimen especial, el artículo 53 de la Ley 2195 de 2022 –que modifica el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007– establece con mayor precisión este deber y lo complementa con la exigencia de emplear el SECOP II. En otras palabras, en el artículo 53 de la Ley 2195 de 2022 el Congreso de la República dispone que las entidades estatales exceptuadas del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública deben publicar en el SECOP II –es decir en la plataforma transaccional vigente– su actividad contractual.

[…]

Los artículos 2.1.1.2.1.7 del Decreto 1081 de 2015 y 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015, establecen el deber de publicar en el SECOP los Documentos del Proceso dentro del plazo de tres (3) días siguientes la expedición de los mismos. De esta, manera independientemente de si el documento se ha producido un documento de manera manuscrita, electrónica o digital, una vez expedido el mismo, la Entidad Estatal está obligada a publicarlo tan pronto se expide el mismo.

Este deber se extiende a todas versiones definitivas de todos los Documentos del Proceso expedidos por la Entidad Estatal durante el Proceso de Contratación, por lo que para cumplir con el mismo se deben publicar los documentos debidamente expedidos con su correspondiente firma. Esto sin perjuicio de las publicaciones de borradores de los pliegos de condiciones y anexos para la recepción de observaciones de conformidad con lo establecido en el 2.2.1.1.2.1.4 del Decreto 1082 de 2015. En ese orden, fuera de los proyectos y borradores preliminares que se publican para recibir observaciones de la ciudadanía, es importante que los documentos que se publican en el SECOP se encuentren debidamente suscritos ya sea de forma manuscrita, digital o electrónica, ya que esto es lo que permite dar certeza de su autoría y su contenido de cara al desarrollo del proceso y la satisfacción del deber de publicidad. […]”

Bogotá D.C., 29 de julio del 2024

Señora

Xiomara del Rocío Torra Gómez

ca.xtorra.giron@santander.edu.co

Girón, Santander

Estimada señora Torra:

En ejercicio de la competencia otorgada por los artículos 3, numeral 5º, y 11, numeral 8º, del Decreto Ley 4170 de 2011, así como lo establecido en el artículo 4 de la Resolución 1707 de 2018 expedida por esta Entidad, la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente– responde su solicitud de consulta de fecha 24 de mayo de 2024, trasladada por la Contraloría General de la Republica mediante oficio Nro. 2024EE0099825, radicado el 30 de mayo de 2024, en el cual manifiesta lo siguiente:

“[…] 1. ¿El acta de terminación, reemplaza el acta de liquidación?

2. ¿Pueden los establecimientos Oficiales, subir al SECOP II, el contrato en PDF sin firmas y manifestar en las auditorias de los entes de control, que el físico u original, se encuentra firmado?

3. ¿Los Establecimientos Educativos, no están obligados, a elaborar acta de liquidación, para los contratos de prestación de servicios profesionales?

4. ¿Pueden entonces los Establecimientos Educativos, elegir, que contratos liquidan o no?

5. ¿La ley 80 de 1993, exime a los Establecimientos Educativos, de liquidar ciertos contratos? […]”.

De manera preliminar, resulta necesario acotar que esta entidad solo tiene competencia para responder consultas sobre la aplicación de normas de carácter general en materia de compras y contratación pública. En ese sentido, resolver casos particulares desborda las atribuciones asignadas por el legislador extraordinario, que no concibió a Colombia Compra Eficiente como una autoridad para solucionar problemas jurídicos particulares de todos los partícipes del sistema de compra pública. La competencia de esta entidad se fija con límites claros, con el objeto de evitar que la Agencia actúe como una instancia de validación de las actuaciones de las entidades sujetas a la Ley 80 de 1993 o de los demás participantes de la contratación pública. Esta competencia de interpretación de normas generales, por definición, no puede extenderse a la resolución de controversias, ni a brindar asesorías sobre casos puntuales.

Conforme lo expuesto, en aras de satisfacer el derecho fundamental de petición se resolverá su consulta dentro de los límites de la referida competencia consultiva, esto es, haciendo abstracción de las circunstancias particulares y concretas mencionadas en su petición, pero haciendo unas consideraciones sobre las normas generales relacionadas con los problemas jurídicos de su consulta.

1. Problema planteado:

De acuerdo con el contenido de su solicitud, esta Agencia resolverá los siguientes problemas jurídicos: i) ¿cuál es régimen de liquidación de los contratos celebrados las Instituciones Educativas Oficiales? ii) ¿el “acta de terminación” reemplaza el “acta de liquidación”?; iii) ¿las Instituciones Educativas Oficiales deben elaborar “acta de liquidación” para los contratos de prestación de servicios profesionales?; iv) ¿Pueden las Instituciones Educativas publicar en el SECOP documentos sin firma en lugar de los originales firmados?

1. Respuesta:

1. Razones de la respuesta:

Lo anterior se sustenta en las siguientes consideraciones:

• En cuanto al régimen de contratación de las Instituciones Educativas Oficiales, es importante comenzar por explicar que, las Leyes 60 de 1993 y 715 de 2001 descentralizaron el sistema educativo en Colombia, asignándoles a los departamentos, distritos y municipios las competencias y los recursos para dirigir las instituciones educativas. Es decir, el sistema educativo está descentralizado por las competencias propias que se les ha otorgado a las entidades territoriales para administrar las instituciones educativas. Estas pueden hacer parte de los diferentes niveles, pero no por ello son entidades descentralizadas. Conforme a lo anterior, las Instituciones Educativas Oficiales pertenecen a la entidad territorial que haya efectuado su reconocimiento de carácter oficial. No obstante, carecen de personería jurídica. Sin embargo, tienen capacidad para contratar. Esta se concreta en la competencia que les otorgó el legislador en la Ley 715 de 2001 para administrar los fondos de servicios educativos, siendo cuentas contables que permiten a las instituciones realizar la gestión y ejecución presupuestal de los recursos que reciben los establecimientos educativos^{[1] [2]}.
• Respecto de la capacidad para contratar con la que cuentan las instituciones educativas, por medio de los Fondos de Servicios Educativos, hay que precisar que cuando se trate de actos y contratos cuya cuantía no exceda los veinte (20) salarios mínimos mensuales legales vigentes, se sujetarán a las condiciones previstas en el reglamento de contratación que expida el consejo directivo de la institución, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 13 de la Ley 715 de 2001^[3].
• Esto significa que la contratación que realicen las instituciones educativas, siempre que se ubique por debajo del referido umbral, no deberá ceñirse a las reglas del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, sino a las determinadas por el reglamento expedido por el consejo directivo de la institución educativa conforme al artículo 13 de la Ley 715 de 2001, que implica que tales reglamentos se expidan de conformidad con los principios de igualdad, moralidad, imparcialidad y publicidad, así como de acuerdo con en la experiencia y el análisis concreto de las necesidades del establecimiento, determinando los trámites, garantías y constancias que deben cumplirse para que el rector o director celebre cualquier acto o contrato que cree, extinga o modifique obligaciones con cargo al respectivo fondo de servicios educativos.
• En ese sentido, tratándose de la contratación realizada por dichas instituciones por debajo de la cuantía de veinte (20) salarios mínimos legales mensuales vigentes, es el consejo directivo quien tiene la competencia para establecer las reglas conforme a las cuales debe realizarse la adquisición de bienes, obras y servicios, incluidos los procedimientos, mecanismos, requisitos y formalidades que deben respetarse en estos procesos de contratación. El régimen sustantivo de los contratos celebrados es principalmente el derecho privado. Dado que el artículo 13 de la Ley 715 de 2001, en concordancia con el artículo 2.3.1.6.3.17. del Decreto 1075 de 2015, permite que el consejo directivo regule “[…] los trámites, garantías y constancias que deben cumplirse para que el rector o director celebre cualquier acto o contrato que cree, extinga o modifique obligaciones que deban registrarse en el Fondo […]”, el reglamento que defina los procedimientos aplicables complementa las normas civiles y comerciales, sin que este acto administrativo pueda modificar o derogar estas últimas, por tratarse de aspectos regulados en la ley.

Por el contrario, cuando la celebración de contratos a que haya lugar con recursos del fondo de servicios educativos supere la cuantía de los veinte (20) salarios mínimos legales mensuales vigentes, debe hacerse con estricta sujeción a lo dispuesto en la Ley 80 de 1993. Es decir, las reglas a las que deben sujetarse los procedimientos dentro de los que se enmarque esta contratación son las del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, procediendo la aplicación de las modalidades de selección definidas en la Ley 1150 de 2007, así como el régimen de liquidación del contrato estatal establecido en los artículos 60 de la Ley 80 de 1993 y 11 de la Ley 1150 de 2007.

• Ahora bien, para responder a su consulta es necesario explicar que la liquidación es el momento en el cual, una vez concluido el contrato estatal, las partes cruzan cuentas respecto de sus obligaciones. El objetivo de la liquidación es determinar si las partes pueden declararse a paz y salvo o si existen obligaciones por cumplir, y con ocasión de aquella se puede acordar la forma en que deben ser cumplidas. Por esta razón, la liquidación solo procede con posterioridad a la terminación de la ejecución del contrato.
• Las disposiciones legales que norman la etapa de liquidación de los contratos estatales son el artículo 60 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 217 del Decreto 019 de 2012, y el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007. El primero de estos artículos se refiere al alcance sustantivo de la liquidación, mientras que el segundo contiene reglas procedimentales para su manejo.
• De acuerdo con el artículo 60 de la Ley 80 de 1993, los contratos de tracto sucesivo, aquellos cuyo cumplimiento o ejecución se prolongue en el tiempo y los demás que lo requieran “serán objeto de liquidación”. El mismo artículo prescribe que no será obligatoria la liquidación en los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión. Esta norma al referirse a la liquidación del contrato establece que esta es la etapa del Proceso de Contratación, en la que las partes pueden acordar los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar. A estos efectos, dicha norma establece que en el acta de liquidación debe dejarse constancia de todos los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo.  
• Adicionalmente, el artículo 60 de la Ley 80 de 1993 establece que la liquidación no resulta obligatoria en los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión. En ese orden, frente a este tipo de contratos las Entidades Estatales deben definir la oportunidad y forma de recibir el objeto contratado y, en cada caso, si un contrato requiere o no de liquidación, con arreglo a criterios tales como la naturaleza, objeto y plazo del contrato^[4], así como la probabilidad de que puedan surgir diferencias durante la ejecución del contrato.
• De acuerdo con el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, existen tres tipos de liquidación: i) bilateral, ii) unilateral y iii) judicial. En términos generales, la primera, que puede ser total o parcial, debe hacerse en el término que estipulen las partes o, en su defecto, dentro del término supletivo de cuatro meses. La segunda se debe practicar dentro de los dos meses siguientes al vencimiento del término que acuerden las partes, o ante el silencio de estas, luego de los cuatro meses para realizar la liquidación bilateral, sin que esta se efectúe. Finalmente, la tercera la realiza el juez contencioso administrativo o un tribunal arbitral dentro de un proceso judicial de controversias contractuales y puede darse con ocasión de una demanda del interesado solicitando dicha liquidación y para ello existe un plazo máximo de 2 años contados a partir de los dos meses establecidos en la Ley para realizar la liquidación unilateral, de conformidad con la citada sentencia de unificación del Consejo de Estado.
• De acuerdo con esto, cuando la liquidación se da de manera bilateral, ya sea en el plazo acordado por las partes o dentro del término supletivo establecido en el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, dicha actuación suele materializarse en un documento de denominado acta de liquidación, en el que se refleja el cruce de cuentas avalado por ambos extremos de la relación contractual quienes concurren a su suscripción. En todo caso, la liquidación del contrato solo puede ocurrir una vez vencido el periodo de ejecución, en la medida en que el vencimiento de este periodo es un presupuesto para verificar el cumplimiento de las obligaciones tendientes a la ejecución del objeto contractual, de tal manera que las partes pueden realizar el cruce de cuentos a efectos de declararse a paz y salvo.
• Conforme a esto, en lo relativo a la liquidación de contratos estatales que deban celebrar por encima del umbral los veinte (20) salarios mínimos legales mensuales vigentes, las Instituciones Educativas Oficiales deben a aplicar lo dispuesto en los artículos 60 de la Ley 80 de 1993 y 11 de la Ley 1150 de 2007, disposiciones en virtud de las cuales están llamadas a liquidar los contratos de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecución se prolongue en el tiempo y los demás en lo que hayan estimado como necesaria la liquidación. De otra parte, en lo relativo a los contratos celebrados por debajo del referido umbral, las Instituciones Educativa Oficiales deberán establecer la procedencia de la liquidación del contrato a partir de lo dispuesto en el reglamento expedido en el respectivo consejo directivo y lo estipulado en las cláusulas del contrato.
• Explicado lo anterior, en aras de responder su el segundo problema planteado es necesario aclarar que los términos “acta de liquidación” y “acta de terminación”, no resultan sinónimos en el contexto de la contratación estatal. Mientras que el primero se refiere a la liquidación en los términos regulados por los artículos 60 de la Ley 80 de 1993 y 11 Ley 1150 de 2007, el segundo hace referencia a un documento que suele utilizarse en contratos de tracto sucesivo como una suerte de constancia de la terminación del plazo de ejecución del contrato, en la que bien se puede dejar constancia de circunstancias de tiempo, modo y lugar alusivas al desarrollo del contrato, sin que ello necesariamente suponga la liquidación del contrato.
• En ese orden, tanto el “acta de liquidación” como el “acta de terminación” son documentos que sobrevienen al plazo de ejecución del contrato, sin embargo, no resultan per se homologables. Sin embargo, es importante precisar que, una vez vencido el plazo de ejecución, dentro del plazo convenido por las partes en el término supletivo establecido en el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, bien podrían las partes de un contrato estatal concurrir a la suscripción de un “acta de terminación”, en el que se realice el cruce de cuentas al que hace referencia el artículo 60 de la Ley 80 de 1993, de tal manera que en el acta de terminación se realice la liquidación del contrato.
• En todo caso, es importante distinguir las referidas actas de la constancia de cierre del expediente contractual a la que se refiere el artículo 2.2.1.1.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015, la cual se trata de una constancia administrativa que culmina las actuaciones contractuales El “cierre del expediente” al que se refiere este artículo es acto de trámite que realiza la Entidad Estatal siempre que se hubiera configurado alguno de los supuestos del artículo 2.2.1.1.2.4.3. del Decreto 1082 de 2015, esto es: i) cuando la administración establece condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes; o ii) una vez vencidos los términos de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento ─solo estas─.
• De otra parte, en lo relativo al deber de publicidad de los Documentos del Proceso, es importante explicar que el mismo se sustentado a nivel legal en disposiciones de orden legal como los artículos 3 de la Ley 1150 de 2007, 9–literal e)– y 11 –literal g)– de la Ley 1712 de 2014. Este deber no se predica de las Entidades Estatales sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, sino que también se extiende a las entidades exceptuadas con regímenes especiales de contratación, al tenor de lo dispuesto en el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, adicionado por el artículo 53 de la Ley 2195 de 2022.
• En atención a lo establecido en estas disposiciones, los artículos 2.1.1.2.1.7 del Decreto 1081 de 2015 y 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015^[5], establecen el deber de publicar en el SECOP los Documentos del Proceso dentro del plazo de tres (3) días siguientes la expedición de los mismos^[6]. De esta, manera independientemente de si el documento se ha producido un documento de manera manuscrita, electrónica o digital, una vez expedido el mismo, la Entidad Estatal está obligada a publicarlo tan pronto se expide el mismo.
• Este deber se extiende a todas versiones definitivas de todos los Documentos del Proceso expedidos por la Entidad Estatal durante el Proceso de Contratación, por lo que para cumplir con el mismo se deben publicar los documentos debidamente expedidos con su correspondiente firma. Esto sin perjuicio de la publicaciones de borradores de los pliegos de condiciones y anexos para la recepción de observaciones de conformidad con lo establecido en el 2.2.1.1.2.1.4 del Decreto 1082 de 2015^[7]. En ese orden, fuera de los proyectos y borradores preliminares que se publican para recibir observaciones de la ciudadanía, es importante que los documentos que se publican en el SECOP se encuentren debidamente suscritos ya sea de forma manuscrita^[8], digital^[9] o electrónica^[10], ya que esto es lo que permite dar certeza de su autoría y su contenido de cara al desarrollo del proceso y la satisfacción del deber de publicidad.

1. Referencias normativas, jurisprudenciales y otras fuentes:

1. Doctrina de la Agencia Nacional de Contratación Pública:

Sobre la liquidación de los contratos estatales esta Subdirección se pronunció en los conceptos No. 4201912000004908 del 27 de septiembre de 2019, CU-028 de 25 de febrero de 2020, C-221 de 21 de abril de 2020, C-078 del 17 de marzo de 2021 y C-220 del 18 de mayo de 2021, C-739 del 29 de noviembre del 2022, C-015 del 24 de febrero del 2023, C-158 del 06 de junio del 2023, C-176 del 03 de mayo del 2023 y C-427 del 27 de noviembre del 2023. Igualmente ha analizado la naturaleza jurídica de las instituciones educativas y su régimen de contratación en los conceptos con radicado Nro. 2201913000006285 del 27 de agosto de 2019, No. 2201913000006068 del 28 de agosto de 2019, 2201913000008174 del 31 de octubre de 2019, 2201913000008197 del 1 de noviembre de 2019, C-181 del 6 de abril de 2020, C-272 del 27 de abril de 2020, C-284 del 27 de mayo de 2010, C-399 del 23 de junio de 2020, C-574 del 28 de agosto de 2020, C-355 del 2 de junio de 2022, C-475 del 26 de julio de 2022 y C-195 del 24 de agosto del 2023. Estos y otros conceptos se encuentran disponibles para consulta en el Sistema de relatoría de la Agencia, al cual se puede acceder a través del siguiente enlace: https://relatoria.colombiacompra.gov.co/busqueda/conceptos.

También le invitamos a consultar las versiones I y II de 2024 del Boletín de Relatoría de la Subdirección de Gestión Contractual, las cuales puede descargar en la página web de la Agencia: https://www.colombiacompra.gov.co/sala-de-prensa/boletin-digital

Por último, lo invitamos a seguirnos en las redes sociales en las cuales se difunde información institucional:

Twitter: @colombiacompra

Facebook: ColombiaCompraEficiente

LinkedIn: Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente Instagram: @colombiacompraeficiente_cce

Este concepto tiene el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y las expresiones aquí utilizadas con mayúscula inicial deben ser entendidas con el significado que les otorga el artículo 2.2.1.1.1.3.1. del Decreto 1082 de 2015.

Atentamente,

1. Ley 715 de 2001: “Artículo 11. Fondos De Servicios Educativos. Las instituciones educativas estatales podrán administrar Fondos de Servicios Educativos en los cuales se manejarán los recursos destinados a financiar gastos distintos a los de personal, que faciliten el funcionamiento de la institución”. ↑

2. Consejo de Estado. Sección Tercera Subsección A. Sentencia del 12 de octubre de 2017. M.P. Marta Nubia Velásquez Rico. Exp. No. 51.634. ↑

3. Ley 715 de 2001: “Artículo 13. Procedimientos de contratación de los fondos de servicios educativos. Todos los actos y contratos que tengan por objeto bienes y obligaciones que hayan de registrarse en la contabilidad de los Fondos de servicios educativos a los que se refiere el artículo anterior, se harán respetando los principios de igualdad, moralidad, imparcialidad y publicidad, aplicados en forma razonable a las circunstancias concretas en las que hayan de celebrarse. Se harán con el propósito fundamental de proteger los derechos de los niños y de los jóvenes, y de conseguir eficacia y celeridad en la atención del servicio educativo, y economía en el uso de los recursos públicos.

   “Los actos y contratos de cuantía superior a veinte (20) salarios mínimos mensuales se regirán por las reglas de la contratación estatal, teniendo en cuenta su valor y naturaleza, y las circunstancias en las que se celebren. El Gobierno Nacional podrá indicar los casos en los cuales la cuantía señalada en el presente inciso será menor.

   “El rector o director celebrará los contratos que hayan de pagarse con cargo a los recursos vinculados a los Fondos, en las condiciones y dentro de los límites que fijen los reglamentos.

   “Con estricta sujeción a los principios y propósitos enunciados en el primer inciso de este artículo, y a los reglamentos de esta Ley, el Consejo Directivo de cada establecimiento podrá señalar, con base en la experiencia y en el análisis concreto de las necesidades del establecimiento, los trámites, garantías y constancias que deben cumplirse para que el rector o director celebre cualquier acto o contrato que cree, extinga o modifique obligaciones que deban registrarse en el Fondo, y cuya cuantía sea inferior a veinte (20) salarios mínimos mensuales. El Consejo puede exigir, además, que ciertos actos o contratos requieran una autorización suya específica”

   Decreto 1075 de 2015: “Artículo 2.3.1.6.3.5. Funciones del Consejo Directivo. (…) 6. Reglamentar mediante acuerdo los procedimientos, formalidades y garantías para toda contratación que no supere los veinte (20) salarios mínimos legales mensuales vigentes (SMLMV)”. ↑

4. CONSEJO DE ESTADO, Sala de Consulta y Servicio Civil. Radicado No. 1453. Concepto de 6 de agosto de 2003. MP. Augusto Trejos. ↑

5. Decreto 1082 de 2015. “Artículo 2.2.1.1.1.7.1. Publicidad en el Secop. La Entidad Estatal está obligada a publicar en el Secop los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición. La oferta que debe ser publicada es la del adjudicatario del Proceso de Contratación. Los documentos de las operaciones que se realicen en bolsa de productos no tienen que ser publicados en el Secop.

   La Entidad Estatal está obligada a publicar oportunamente el aviso de convocatoria o la invitación en los Procesos de Contratación de mínima cuantía y el proyecto de pliegos de condiciones en el Secop para que los interesados en el Proceso de Contratación puedan presentar observaciones o solicitar aclaraciones en el término previsto para el efecto en el artículo 2.2.1.1.2.1.4 del presente decreto”. ↑

6. Decreto 1081 de 2015: “Artículo 2.1.1.2.1.7. Publicación de la información contractual. De conformidad con el literal (c) del artículo 3° de la Ley 1150 de 2007, el sistema de información del Estado en el cual los sujetos obligados que contratan con cargo a recursos públicos deben cumplir la obligación de publicar la información de su gestión contractual es el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP).

   Los sujetos obligados que contratan con cargo a recursos públicos deben publicar la información de su gestión contractual en el plazo previsto en el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013, o el que lo modifique, sustituya o adicione.

   Los sujetos obligados que contratan con recursos públicos y recursos privados, deben publicar la información de su gestión contractual con cargo a recursos públicos en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP)”.

   ↑

7. Decreto 1082 de 2015: “Artículo 2.2.1.1.2.1.4. Observaciones al proyecto de pliegos de condiciones. Los interesados pueden hacer comentarios al proyecto de pliegos de condiciones a partir de la fecha de publicación de los mismos: (a) durante un término de diez (10) días hábiles en la licitación pública; y (b) durante un término de cinco (5) días hábiles en la selección abreviada y el concurso de méritos”. ↑

8. El artículo 836 del Código de Comercio define la firma como “la expresión del nombre del suscriptor o de alguno de los elementos que la integren o de un signo o símbolo empleado como medio de identificación personal”, es decir, la forma por la cual se identifica a una persona ya sea con el nombre del suscriptor, un símbolo o signo. Dentro del concepto general, la firma manuscrita es “[…] un rasgo o signo impuesto del puño y letra de una persona, con el cual, de forma general y reiterada, se compromete con el contenido de los documentos que la consignan, o da fe de que lo allí registrado obedece a la realidad” REMOLINA, Nelson y PEÑA, Lisandro De los títulos valores y de los valores en el contexto digital. Bogotá: Temis, 2011. p. 120. ↑

9. El artículo 1 del Decreto 2364 de 2012 define a firma electrónica, como “aquella que se realiza a través de métodos tales como, códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permite identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente”. En este sentido, los atributos jurídicos que debe tener la firma electrónica son: i) identificar el firmante, ii) asegurar que el documento firmado es exactamente el mismo que el original y iii) asegurar que los datos que utiliza el firmante para realizar la firma son únicos y exclusivos. ↑

10. El artículo 2 de la Ley 527 de 1999 define la firma digital como un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje, permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación. ↑