El Concepto C-1308 de 2025 de Colombia Compra Eficiente explica la regla de renovación de la matrícula mercantil del artículo 33 del Código de Comercio: la matrícula debe renovarse dentro de los tres primeros meses del año, pero esa norma no prevé que deje de surtir efectos por falta de renovación. No obstante, el RUP sí contempla la cesación de efectos cuando no se renueva. Por ello, aunque la no renovación puede generar sanciones (como multas), la matrícula sigue vigente y permite continuar realizando actos y operaciones mercantiles. Para participar en procesos de contratación cuyo objeto implique actividades mercantiles, los oferentes deben acreditar inscripción en el Registro Mercantil y que el certificado corresponda a la realidad jurídica actual del proponente, conforme a las definiciones de comerciante y actividades mercantiles del Código de Comercio.
REGISTRO MERCANTIL – Obligatoriedad – Articulo 33 del Código de Comercio – disposición Legal realidad jurídica del proponente.
El artículo 33 del Decreto 410 de 1971 (actual Código de Comercio) establece la obligación de renovar la matrícula mercantil dentro de los tres primeros meses del año, pero no contempla la cesación de los efectos de la matrícula en caso de no renovarse. Por el contrario, el Registro Único de Proponentes (RUP) sí contempla una cesación de efectos cuando no es renovado, conforme lo establece la normativa vigente.
Por esta razón, si bien la no renovación de la matrícula mercantil puede acarrear sanciones, como multas, la matrícula sigue vigente, lo que permite al comerciante continuar operando y llevar a cabo todos los actos y/o operaciones mercantiles que correspondan.
Cabe destacar que el registro mercantil tiene como finalidad llevar la matrícula de los comerciantes y de los establecimientos de comercio, así como la inscripción de todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exija dicha formalidad. En este sentido, la matrícula mercantil actúa como un medio de identificación que otorga publicidad a la condición de comerciante. Esta condición, de acuerdo con el artículo 10 del Código de Comercio, se adquiere por el ejercicio profesional de una o varias de las actividades que dicho código considera como comerciales o mercantiles, conforme a lo dispuesto en sus artículos 20 y 21.
El artículo 20 del Código de Comercio, en el numeral 15, define como mercantil “Las empresas de obras o construcciones, reparaciones, montajes, instalaciones u ornamentaciones”. Por su parte, el artículo 11 del mismo estatuto dispone: “las personas que ejecuten ocasionalmente operaciones mercantiles no se considerarán comerciantes, pero estarán sujetas a las normas comerciales en cuanto a dichas operaciones”. Así mismo, el artículo 23 señala las actividades que no pueden considerarse mercantiles, y por lo tanto, no requiere que la persona se inscriba en el registro mercantil.
En conclusión, es una obligación legal que los oferentes acrediten su inscripción en el Registro Mercantil para poder participar en procesos de contratación cuyo objeto implique el ejercicio de actividades mercantiles, conforme a lo dispuesto en el artículo 20 del Código de Comercio y que dicho certificado corresponda a la realidad jurídica actual del proponente.
Texto del concepto
REGISTRO MERCANTIL – Obligatoriedad – Articulo 33 del Código de Comercio – disposición Legal realidad jurídica del proponente.
El artículo 33 del Decreto 410 de 1971 (actual Código de Comercio) establece la obligación de renovar la matrícula mercantil dentro de los tres primeros meses del año, pero no contempla la cesación de los efectos de la matrícula en caso de no renovarse. Por el contrario, el Registro Único de Proponentes (RUP) sí contempla una cesación de efectos cuando no es renovado, conforme lo establece la normativa vigente.
Por esta razón, si bien la no renovación de la matrícula mercantil puede acarrear sanciones, como multas, la matrícula sigue vigente, lo que permite al comerciante continuar operando y llevar a cabo todos los actos y/o operaciones mercantiles que correspondan.
Cabe destacar que el registro mercantil tiene como finalidad llevar la matrícula de los comerciantes y de los establecimientos de comercio, así como la inscripción de todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exija dicha formalidad. En este sentido, la matrícula mercantil actúa como un medio de identificación que otorga publicidad a la condición de comerciante. Esta condición, de acuerdo con el artículo 10 del Código de Comercio, se adquiere por el ejercicio profesional de una o varias de las actividades que dicho código considera como comerciales o mercantiles, conforme a lo dispuesto en sus artículos 20 y 21.
El artículo 20 del Código de Comercio, en el numeral 15, define como mercantil “Las empresas de obras o construcciones, reparaciones, montajes, instalaciones u ornamentaciones”. Por su parte, el artículo 11 del mismo estatuto dispone: “las personas que ejecuten ocasionalmente operaciones mercantiles no se considerarán comerciantes, pero estarán sujetas a las normas comerciales en cuanto a dichas operaciones”. Así mismo, el artículo 23 señala las actividades que no pueden considerarse mercantiles, y por lo tanto, no requiere que la persona se inscriba en el registro mercantil.
En conclusión, es una obligación legal que los oferentes acrediten su inscripción en el Registro Mercantil para poder participar en procesos de contratación cuyo objeto implique el ejercicio de actividades mercantiles, conforme a lo dispuesto en el artículo 20 del Código de Comercio y que dicho certificado corresponda a la realidad jurídica actual del proponente.
Bogotá D.C., 20 de octubre de 2025.
Señor
WILSON HUMBERTO PESCA SANDOVAL
wilson.pescasandoval@gmail.com
Bogotá D.C.
Concepto C- 1308 de 2025 | |
Temas: | REGISTRO MERCANTIL – Obligatoriedad – Articulo 33 del Código de Comercio – disposición Legal - realidad jurídica del proponente. |
Radicación: | Respuesta a consulta con radicado No. 1_2025_09_11_009983 |
Estimado señor Pesca;
En ejercicio de la competencia otorgada por los artículos 3, numeral 5º, y 11, numeral 8º, del Decreto Ley 4170 de 2011, así como lo establecido en el artículo 4 de la Resolución 1707 de 2018 expedida por esta Entidad, la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente– responde su solicitud radicada en esta entidad el 11 de septiembre de 2025, en la cual manifiesta lo siguiente:
“(…)
PARA EFECTOS DE UN PROCESO DE CONTRATACIÓN ESTATAL, ES VÁLIDO UN CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL EXPEDIDO ANTES DE LA FECHA DE CIERRE DEL PROCESO, SI ANTES DE ESA FECHA EL PROPONENTE MODIFICÓ SUS ACTIVIDADES ECONÓMICAS Y YA NO CUENTA CON LAS EXIGIDAS EN LOS PLIEGOS DE CONDICIONES? ¿DEBE CONSIDERARSE LA INFORMACIÓN VIGENTE EN EL REGISTRO MERCANTIL A LA FECHA DE CIERRE DEL PROCESO, O BASTA CON QUE EL CERTIFICADO HAYA SIDO EXPEDIDO ANTES DE LA MODIFICACIÓN, AUNQUE YA NO CORRESPONDA A LA REALIDAD?
(…)”.
De manera preliminar, resulta necesario acotar que esta entidad solo tiene competencia para responder consultas sobre la aplicación de normas de carácter general en materia de compras y contratación pública. En ese sentido, resolver casos particulares desborda las atribuciones asignadas por el legislador extraordinario, que no concibió a la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente como una autoridad para solucionar problemas jurídicos particulares de todos los partícipes del sistema de compra pública. La competencia de esta entidad se fija con límites claros, con el objeto de evitar que la Agencia actúe como una instancia de validación de las actuaciones de las Entidades Estatales o de los demás participantes de la contratación pública. Esta competencia de interpretación de normas generales, por definición, no puede extenderse a la resolución de controversias, ni a brindar asesorías sobre casos puntuales.
Conforme lo expuesto, en aras de satisfacer el derecho fundamental de petición se resolverá su consulta dentro de los límites de la referida competencia consultiva, esto es, haciendo abstracción de las circunstancias particulares y concretas mencionadas en su petición, pero señalando unas consideraciones sobre las normas generales que rigen el Sistema de Compras y Contratación Pública relacionadas con los problemas jurídicos de su consulta.
- Problema jurídico planteado:
De acuerdo con el contenido de su solicitud, esta Agencia resolverá el siguiente problema jurídico: ¿Prevalece la información del certificado de existencia y representación legal aportado por el proponente, o la realidad jurídica vigente en el Registro Mercantil a la fecha de cierre?
- Respuesta:
De manera preliminar resulta pertinente indicar que el Certificado de existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio competente constituye el único documento reconocido por el ordenamiento jurídico para acreditar la existencia, capacidad y representación legal de una persona jurídica en el marco de un proceso de contratación. Así lo ha señalado la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, en concepto en el concepto C-431 del 15 de mayo de 2025, al indicar que la capacidad jurídica del proponente debe ser verificada a partir del contenido del certificado de existencia y representación legal, el cual permite identificar la realidad jurídica vigente del proponente. Así las cosas, en los procesos de contratación estatal no basta con aportar un certificado de existencia y representación legal que haya sido expedido antes del cierre del proceso si dicho documento no refleja la realidad jurídica vigente del proponente, toda vez que la información en él contenida debe corresponder a la situación real e inscrita en el registro mercantil a la fecha de cierre del proceso de selección. De esta manera, en desarrollo del principio de selección objetiva, la entidad estatal debe verificar no solo la existencia formal del documento, sino la correspondencia entre el contenido del certificado y la realidad jurídica actual del proponente. Así las cosas, la modificación de las actividades económicas registrada antes del cierre del proceso y que afecta la aptitud del proponente para ejecutar el objeto contractual constituye un hecho relevante para la verificación de los requisitos habilitantes. En estos casos, corresponde a la entidad estatal, a través de sus equipos jurídicos y del comité evaluador, verificar la información más reciente disponible en el Registro Mercantil y compararla con la documentación presentada por el oferente, a fin de garantizar la transparencia y legalidad del proceso. Será entonces la entidad, conforme a sus competencias y a los principios de selección objetiva y responsabilidad administrativa, la que deberá resolver esta situación a la luz de los pliegos y de la normativa vigente. De igual manera, para el adecuado ejercicio de esta labor, se recomienda consultar y aplicar las orientaciones del Manual para la Verificación de Requisitos Habilitantes de Colombia Compra Eficiente[1], que establece criterios técnicos para revisar la vigencia y coherencia de la información del proponente. Finalmente, debe advertirse que el análisis en torno a un proceso de contratación especifico debe ser realizado por quienes tengan interés en ello. De esta forma, las afirmaciones aquí realizadas no pueden ser interpretadas como juicios de valor sobre circunstancias concretas relacionadas con los hechos que motivan la consulta. Por lo anterior, previo concepto de sus asesores, la solución de situaciones particulares corresponderá a los interesados de adoptar la decisión y, en caso de conflicto, a las autoridades judiciales, fiscales y disciplinarias. En ese sentido, al tratarse de un análisis que debe realizarse en un procedimiento contractual específico, esta Agencia no puede definir un criterio universal y absoluto por vía consultiva, sino que brinda elementos de carácter general para que los partícipes del Sistema de Compras y Contratación Pública adopten la decisión que corresponda, lo cual es acorde con el principio de juridicidad. Así cada entidad definirá la forma de adelantar su gestión contractual, sin que sea atribución de la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, validar sus actuaciones. |
- Razones de la respuesta:
De manera preliminar es pertinente indicar que el registro mercantil tiene “por objeto llevar la matrícula de los comerciantes y de los establecimientos de comercio, así como la inscripción de todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exigiere esa formalidad”[2]. Así, la matrícula mercantil es un medio de identificación que da publicidad a la condición de comerciante, la cual, de acuerdo con el artículo 10 del Código de Comercio, se establece para aquellas personas que se ocupan profesionalmente de una o varias de las actividades que el mismo código considera como comerciales o mercantiles, según el artículo 20 y 21[3].
El artículo 20 del Código de Comercio, en el numeral 15, define como mercantil “Las empresas de obras o construcciones, reparaciones, montajes, instalaciones u ornamentaciones”. Por su parte, el artículo 11 del mismo estatuto dispone: “las personas que ejecuten ocasionalmente operaciones mercantiles no se considerarán comerciantes, pero estarán sujetas a las normas comerciales en cuanto a dichas operaciones”. Así mismo, el artículo 23 señala las actividades que no pueden considerarse mercantiles, y por lo tanto, no requiere que la persona se inscriba en el registro mercantil[4].
Con relación al registro mercantil, se debe precisar que la finalidad del registro es ser un instrumento que cuente con la información de las personas consideradas comerciantes, de allí que el artículo 26 del Código de Comercio, prevé que su objeto es llevar la matrícula de los comerciantes y de los establecimientos de comercio, así como la inscripción de todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exigiere esa formalidad. De lo anterior se deduce que la matrícula es el registro a que están obligadas todas las personas que ejercen regularmente el comercio, lo mismo que en relación con sus establecimientos de comercio.
Por su parte, la Corte Constitucional mediante sentencia C- 621 de 2003 con ponencia del Magistrado Marco Gerardo Monroy Cabra se pronunció sobre la naturaleza jurídica del registro mercantil, señalando que este es un instrumento que le permite al público el conocimiento de datos relevantes del tráfico mercantil, la calidad de comerciante de una persona y las actividades propias.
Así mismo, para la Corte, en la referida sentencia, el registro mercantil no es un requisito para la validez y existencia de los actos jurídicos, sino una herramienta de publicidad de estos y, por lo tanto, oponibles a terceros.:
“A diferencia de otros registros que son de naturaleza real, como el registro inmobiliario, el registro mercantil es de naturaleza personal porque lo inscrito es la persona misma en su condición de comerciante y los hechos y actos que a él lo afectan frente a terceros. Usualmente se le reconoce un carácter meramente declarativo, en cuanto es simplemente un mecanismo de publicidad de ciertos hechos o actos relevantes en el tráfico mercantil. Es decir, la inscripción en el registro no es un requisito de aquellos que son necesarios para la existencia o para la validez de los actos jurídicos inscritos, sino que únicamente los hace conocidos y por lo tanto “oponibles” a los terceros. Así, una vez hecho el correspondiente registro, el acto tendrá efectos no sólo entre quienes participaron en él, sino erga omnes, por lo cual en adelante nadie podrá alegar su desconocimiento. Este es el principio que se conoce como de “publicidad material del registro”, en virtud del cual, una vez inscrito, el acto se supone conocido de todos. Por lo anterior, la doctrina señala que la finalidad inmediata del registro es dar seguridad a las relaciones que implican la responsabilidad jurídica del comerciante”[5].
Así las cosas, el artículo 28 del Código de Comercio señala que las personas que ejerzan profesionalmente el comercio y sus auxiliares, tales como los comisionistas, corredores, agentes, representantes de firmas nacionales o extranjeras, deben inscribirse en el registro mercantil, al mes siguiente de que inicien sus actividades. De tal forma, deberán inscribirse en el registro mercantil, quienes realizan de manera habitual alguna actividad comercial de las definidas por el Código de Comercio, es decir, deben matricularse ante la Cámara de Comercio todas las personas naturales que realicen en forma permanente o habitual alguno de los actos u operaciones mercantiles, en caso contrario, a pesar de que sea un acto mercantil, la persona natural no debe estar inscrita en el registro.
De otro lado, el artículo 37 del Código de Comercio dispone, como sanción aplicable al comerciante que ejerce el comercio sin registro mercantil, la imposición de una multa:
Artículo 37. La persona que ejerza profesionalmente el comercio sin estar inscrita en el registro mercantil incurrirá en multa hasta de diez mil pesos, que impondrá la Superintendencia de Industria y Comercio, sin perjuicio de las demás sanciones legales. La misma sanción se aplicará cuando se omita la inscripción o matrícula de un establecimiento de comercio.
De la misma forma, el artículo 11 del Decreto 2153 de 1992, en el numeral 5, faculta al Superintendente Delegado para la Promoción de la Competencia para imponer multas de hasta diecisiete (17) salarios mínimos mensuales legales vigentes por ejercer profesionalmente el comercio sin estar matriculados en el registro[6]; disposición que también sería aplicable ante la falta de renovación de este instrumento.
Por otro lado, debe tenerse en cuenta que la capacidad jurídica en la contratación estatal es la facultad legal que tiene una persona –natural o jurídica– para celebrar contratos con una entidad pública, sin perjuicio de que el legislador habilite a otros sujetos, como sucede con los consorcios u uniones temporales, a quienes les asigna capacidad contractual[7]. En el caso de las personas naturales, son capaces jurídicamente a menos que estén expresamente inhabilitadas por decisión judicial o administrativa, como la interdicción judicial, y que no estén incursas en inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones para contratar derivadas de la ley. En referencia a la capacidad jurídica, la doctrina ha señalado:
La capacidad, de acuerdo con lo establecido por el Código Civil, se refiere a la facultad que legalmente se le confiere a la persona para poder ejercer sus derechos y contraer obligaciones, partiendo del supuesto de que todas las personas naturales son capaces, con excepción de aquellas que la ley expresamente excluye de tal presunción (arts. 1503 y 1504), y de que la capacidad de las personas jurídicas se circunscribe a lo expresado en su objeto social y su forma de creación.
Ahora bien, en relación con el problema jurídico planteado es de precisar que en los procesos de contratación estatal no basta con aportar un certificado de existencia y representación legal que haya sido expedido antes del cierre del proceso si dicho documento no refleja la realidad jurídica vigente del proponente, toda vez que la información en él contenida debe corresponder a la situación real e inscrita en el registro mercantil a la fecha de cierre del proceso de selección.
De esta manera, en desarrollo del principio de selección objetiva, la entidad estatal debe verificar no solo la existencia formal del documento, sino la correspondencia entre el contenido del certificado y la realidad jurídica actual del proponente.
Así las cosas, la modificación de las actividades económicas registrada antes del cierre del proceso y que afecta la aptitud del proponente para ejecutar el objeto contractual constituye un hecho relevante para la verificación de los requisitos habilitantes. En estos casos, corresponde a la entidad estatal, a través de sus equipos jurídicos y del comité evaluador, verificar la información más reciente disponible en el Registro Mercantil y compararla con la documentación presentada por el oferente, a fin de garantizar la transparencia y legalidad del proceso. Será entonces la entidad, conforme a sus competencias y a los principios de selección objetiva y responsabilidad administrativa, la que deberá resolver esta situación a la luz de los pliegos y de la normativa vigente.
Finalmente debe advertirse, que el análisis para resolver problemas específicos en torno a los procesos de contratación debe ser realizado por quienes tengan interés en ello. De esta forma, las afirmaciones aquí realizadas no pueden ser interpretadas como juicios de valor sobre circunstancias concretas relacionadas con los hechos que motivan la consulta. Por lo anterior, previo concepto de sus asesores, la solución de situaciones particulares corresponderá a los interesados de adoptar la decisión y, en caso de conflicto, a las autoridades judiciales, fiscales y disciplinarias.
En ese sentido, al tratarse de un análisis que debe realizarse en un procedimiento contractual específico, esta Agencia no puede definir un criterio universal y absoluto por vía consultiva, sino que brinda elementos de carácter general para que los partícipes del Sistema de Compras y Contratación Pública adopten la decisión que corresponda, lo cual es acorde con el principio de juridicidad. Así cada entidad definirá la forma de adelantar su gestión contractual, sin que sea atribución de la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, validar sus actuaciones.
- Referencias normativas, jurisprudenciales y otras fuentes:
Manual Para Determinar y Verificar los Requisitos Habilitantes en los Procesos de Contratación: https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_documents/cce-eicp-ma-04._manual_requisitos_habilitantes_v3_29-09-2023.pdf |
- Doctrina de la Agencia Nacional de Contratación Pública:
La Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, , en el concepto con radicado No. 4201912000004782 del 30 de octubre de 2019, reiterado en los conceptos 4201912000005754 del 4 de octubre de 2019, 4201913000007896 del 25 de noviembre de 2019, 4201913000007962 del 28 de noviembre de 2019, C-054 de 2020, C-184 de 2020, C-474 del 22 de mayo de 2025, C-1268 del 10 de octubre de 2025, se pronunció sobre la exigencia del registro mercantil en los procesos de contratación, entre otros. Estos se encuentran disponibles para consulta en el Sistema de Relatoría de la Agencia, en el cual también podrás encontrar jurisprudencia del Consejo de Estado, laudos arbitrales y la normativa de la contratación concordada con la doctrina de la Subdirección de Gestión Contractual, accede a través del siguiente enlace:
https://relatoria.colombiacompra.gov.co/busqueda/conceptos.
También, te contamos que ya publicamos la nueva Guía de Contratación Pública Sostenible y Socialmente Responsable. Esta guía es un instrumento clave para integrar buenas prácticas en la contratación estatal, promoviendo los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) a través de criterios y obligaciones ambientales y sociales en todas las etapas del proceso. Puede consultar la guía en el siguiente enlace: Guía de Contratación Pública Sostenible y Socialmente Responsable | Colombia Compra Eficiente | Agencia Nacional de Contratación Pública.
Este concepto tiene el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y las expresiones aquí utilizadas con mayúscula inicial deben ser entendidas con el significado que les otorga el artículo 2.2.1.1.1.3.1. del Decreto 1082 de 2015.
Atentamente,
Elaboró: | Nicolas Andrés Guzmán Contratista de la Subdirección de Gestión Contractual |
Revisó: | Juan Carlos González Contratista de la Subdirección de Gestión Contractual |
Aprobó: | Carolina Quintero Gacharna Subdirectora de Gestión Contratual - ANCP – CCE |
www.colombiacompra.gov.co/wp-content/uploads/2024/08/cce-eicp-ma-04._manual_requisitos_ habilitantes_v3_29-09-2023.pdf ↑
Código de Comercio. “Artículo 26. El registro mercantil tendrá por objeto llevar la matrícula de los comerciantes y de los establecimientos de comercio, así como la inscripción de todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exigiere esa formalidad”. ↑
Código de Comercio: “Artículo 10. Son comerciantes las personas que profesionalmente se ocupan en alguna de las actividades que la ley considera mercantiles.
La calidad de comerciante se adquiere, aunque la actividad mercantil se ejerza por medio de apoderado, intermediario o interpuesta persona. ↑
Código de Comercio: Artículo 23: No son mercantiles:
1) La adquisición de bienes con destino al consumo doméstico o al uso del adquirente, y la enajenación de los mismos o de los sobrantes;
2) La adquisición de bienes para producir obras artísticas y la enajenación de éstas por su autor;
3) Las adquisiciones hechas por funcionarios o empleados para fines de servicio público;
4) Las enajenaciones que hagan directamente los agricultores o ganaderos de los frutos de sus cosechas o ganados, en su estado natural. Tampoco serán mercantiles las actividades de transformación de tales frutos que efectúen los agricultores o ganaderos, siempre y cuando que dicha transformación no constituya por sí misma una empresa, y
5) La prestación de servicios inherentes a las profesiones liberales. ↑
Corte Constitucional. Sentencia C-621 de 2003. M.P. Marco Gerardo Monroy Cabra. ↑
Decreto 2153 de 1992, “Artículo 11. […] 5. Imponer a las personas que ejerzan profesionalmente el comercio, sin estar matriculadas en el registro mercantil, multas hasta el equivalente de diecisiete (17) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción”. ↑
Ley 80 de 1993. “Artículo 6. De la capacidad para contratar. Pueden celebrar contratos con las entidades estatales las personas consideradas legalmente capaces en las disposiciones vigentes. También podrán celebrar contratos con las entidades estatales, los consorcios y uniones temporales”. ↑