PRECIOS UNITARIOS, AIU, ADMINISTRACIÓN DELEGADA

Texto del concepto

PRECIOS UNITARIOS – Estructuración del precio – Cantidades de obra¶

Dentro los esquemas para determinar el precio se encuentran, entre otros: i) los precios unitarios –calculados de acuerdo con las unidades que componen el objeto del contrato–, ii) el precio global –que equivale al monto total, sin discriminar unidades–, y iii) la administración delegada de recursos –en la que se distinguen los costos de inversión de los honorarios del administrador–.¶

El contrato cuyo precio es pactado a precios unitarios implica individualizar el valor de cada uno de los ítems requeridos para llevar a cabo la obra o el proyecto. Así mismo, el precio se deriva de apreciar todos los componentes necesarios para la ejecución de la unidad de medida del ítem correspondiente (metro lineal, metro cúbico, metro cuadrado, entre otros). Por lo mismo, el precio será el resultado de multiplicar la cantidad finalmente ejecutada por el valor unitario respectivo.¶

[…]

En esta modalidad de establecimiento del precio, y por la misma naturaleza del contrato que impide definir con certeza su valor real, se establecen unas estimaciones de cantidades de obra, según los estudios y diseños, los estudios previos y unos precios unitarios de los respectivos ítems de obra. Al respecto, la jurisprudencia de la Sección Tercera del Consejo de Estado ha explicado que, en los contratos pactados mediante precios unitarios, ante la imposibilidad de establecer con exactitud los montos totales que resultarán de realizar la obra contratada, previo a la ejecución del negocio jurídico, la entidad, tanto en los pliegos de condiciones o documento equivalente, como en el contrato, aproxima un cálculo estimado de la cantidad o unidades de obra que se requerirá ejecutar. Esto, con el propósito de que el proponente establezca en su propuesta unos valores unitarios respecto de cada unidad de obra prevista por el ente contratante.¶

AIU – Costos indirectos – Finalidad – Ejecución del contrato¶

En este sentido, cuando las entidades estatales incluyen esta forma de desglosar el precio, en los últimos términos indicados, al realizar el estudio de mercado elaboran un presupuesto estimado del valor de la ejecución del contrato. Dicho presupuesto estimado incluye los costos genéricos indirectos en que incurren los contratistas, entre ellos, los de la Administración, para efectos de definir el porcentaje con el que calculan el presupuesto, pese a que el monto de estos componentes varía ostensiblemente de un proponente a otro, pues su valor real depende de circunstancias particulares de los oferentes. ¶

De manera que las entidades calculan un valor estimado que, a su vez, sirve de guía para que los proponentes formulen sus ofertas, pero bajo la premisa de que pagarán un porcentaje fijo incluido por los interesados en sus propuestas, dado lo variable que resulta este valor, y lo complejo y gravoso de realizar un seguimiento minucioso a los costos en que incurren los contratistas por este componente en particular. Además, que estos podrían ser mayores a los inicialmente pactados con el contratista, de manera que la fijación de un porcentaje fijo y estable también puede resultar favorable a la entidad estatal, pues su contraparte no le podrá exigir un monto superior, bajo el argumento de que incurrió en costos o gastos adicionales asociados al componente Administración.¶

AIU – Discrecionalidad

En consecuencia, las entidades gozan de autonomía para configurar el precio y para establecer el sistema de pago más apropiado para satisfacer los fines de la contratación, respetando los límites previstos en el ordenamiento. En tal perspectiva, cuentan con discrecionalidad para establecer en el pliego de condiciones o en su documento equivalente, así como en el contrato, el sistema de precios unitarios y la figura del AIU; modelo que, como se indicó, es más pertinente para los contratos de tracto sucesivo, como el de obra. Por ende, la decisión de incluir el AIU, al igual que la metodología de delimitación de sus variables –ítems y porcentajes– debe obedecer a un juicioso análisis de oportunidad y conveniencia, que consulte las reglas de la experiencia, así como los aspectos particulares de cada negocio. Lo anterior en armonía con la garantía de los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal, dentro de los cuales se halla el principio de economía, postulado que exige la optimización de los recursos públicos.¶

ADMINISTRACIÓN DELEGADA – Noción – Definición ¶

La “administración delegada” corresponde a un contrato atípico, que de acuerdo con la jurisprudencia del Consejo de Estado, se ha entendido, por lo menos, de dos maneras: i) como un mandato, es decir, como un negocio jurídico mediante el cual el contratista actúa en nombre y representación de la entidad contratante, y en contraprestación, la parte contratante delegante paga el costo real del objeto del contrato, adicionando un porcentaje por concepto de administración y utilidad del contratista; o ii) como una modalidad de administración y pago, no necesariamente asociada al mandato. ¶

Así pues, teniendo en cuenta que el artículo 40 de la Ley 80 de 1993 dispuso que podrán incluirse las modalidades, condiciones y, en general, las cláusulas o estipulaciones que las partes consideren necesarias y convenientes, de acuerdo con las normas civiles, comerciales, que correspondan a su esencia y naturaleza, siempre que no sean contrarias a la Constitución, la ley, el orden público y a los principios y finalidades de esta Ley y a los de la buena administración, las entidades estatales podrán celebrar la administración delegada como forma de mandato, por el cual la entidad estatal contratante –mandante– encomienda a la entidad estatal contratista –mandataria– la administración de un proyecto. ¶

PRECIOS UNITARIOS – Acreditación de costos¶

En los contratos pactados bajo el sistema de precios unitarios, corresponde a la entidad estatal verificar las cantidades ejecutadas por ítem, en los términos pactados en el contrato, y pagarlas a los precios unitarios acordados, siempre que se acredite que se ejecutaron a satisfacción. Exigir la acreditación de los costos en que incurrió el contratista como condición para el pago no es propio de la forma en que suele pactarse esta modalidad, pues los precios unitarios y, en su caso, el porcentaje del AIU, en principio invariable, fueron definidos en la oferta y acordados por las partes al suscribir el contrato.¶

Por lo anterior, si no hay cláusula de reajuste o revisión de precios, el contratista no puede reclamar un pago superior cuando incurra en mayores costos, ni la entidad puede pretender pagarle una suma inferior cuando los costos sean menores. En este contexto, la exigencia de soportes de costos no pactados en el contrato para pagar solo el valor demostrado puede constituir una modificación unilateral de la forma de pago acordada, en contravía del derecho del contratista a recibir oportunamente la remuneración pactada y a que su valor intrínseco no se altere durante la vigencia del contrato, en los términos del artículo 5 de la Ley 80 de 1993.¶

Sin perjuicio de lo anterior, las partes pueden incluir en el contrato una obligación en tal sentido en ejercicio de la autonomía de la voluntad. Por esa razón, la posibilidad de exigir la acreditación de costos deberá valorarse según las obligaciones y condiciones efectivamente pactadas en cada contrato.¶

Bogotá D.C., 08 de octubre de 2026

Señor

Edgar Daniel Mantilla Blanco

emantilla9@gmail.com

Valledupar, Cesar

Estimado señor Mantilla:

En ejercicio de la competencia otorgada por los artículos 3, numeral 5º, y 11, numeral 8º, del Decreto Ley 4170 de 2011, así como lo establecido en el artículo 4 de la Resolución 1707 de 2018 expedida por esta Entidad, la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente– responde su solicitud de consulta del 31 de agosto de 2026, en la cual manifiesta lo siguiente: ¶

“[…]1- ¿Cuáles son las diferencias entre un contrato por administración delegada y un contrato por precios unitarios fijos? ¶

2- ¿Es lícito solicitar la justificación de todos los costos de las actividades de un contrato pactado a precios unitarios fijos para solo reembolsarle al contratista el valor demostrado en vez de pagar el equivalente a la cantidad realmente ejecutada y recibida a satisfacción por el precio unitario pactado en el contrato? ¶

3- ¿Hasta qué punto un contrato pactado a precios unitarios fijos puede ser tratado como un contrato de administración delegada en la legislación colombiana?”.¶

De manera preliminar, resulta necesario acotar que esta entidad solo tiene competencia para responder consultas sobre la aplicación de normas de carácter general en materia de compras y contratación pública. En ese sentido, resolver casos particulares desborda las atribuciones asignadas por el legislador extraordinario, que no concibió a Colombia Compra Eficiente como una autoridad para solucionar problemas jurídicos particulares de todos los partícipes del sistema de compra pública. La competencia de esta entidad se fija con límites claros, con el objeto de evitar que la Agencia actúe como una instancia de validación de las actuaciones de las entidades sujetas a la Ley 80 de 1993 o de los demás participantes de la contratación pública. Esta competencia de interpretación de normas generales, por definición, no puede extenderse a la resolución de controversias, ni a brindar asesorías sobre casos puntuales. ¶

Conforme lo expuesto, en aras de satisfacer el derecho fundamental de petición se resolverá su consulta dentro de los límites de la referida competencia consultiva, esto es, haciendo abstracción de las circunstancias particulares y concretas mencionadas en su petición, pero haciendo unas consideraciones sobre las normas generales relacionadas con los problemas jurídicos de su consulta. ¶

1. Problema planteado:

De acuerdo con el contenido de su solicitud, esta Agencia resolverá los siguientes problemas jurídicos: i) ¿cuáles son las diferencias entre la administración delegada y los precios unitarios como modalidades de pago en los contratos estatales?; y ii) ¿en los contratos pactados bajo el sistema de precios unitarios, puede la entidad estatal exigir al contratista la acreditación de los costos en que incurrió como condición para el pago?¶

1. Respuesta:

1. Razones de la respuesta:

i. Aunque no todo contrato incluye un precio o valor –pues también existen negocios gratuitos– lo usual es que los contratos estatales se perfeccionen como onerosos y, la mayoría de las veces, como conmutativos. Adicionalmente, el precio suele ser el elemento más importante para el contratista, porque equivale a la remuneración que la entidad contratante le pagará por la ejecución del objeto contractual. Las entidades estatales deben calcular el presupuesto oficial mediante el análisis del sector –que incluye el estudio del mercado– y definir la metodología con la cual estructurarán el precio del contrato durante la etapa de planeación. De este modo, los estudios previos deberán incluir el esquema que la Administración usará para estipular el precio o el valor del contrato. ¶

La metodología generalmente dependerá del tipo de contrato, por lo que puede variar dependiendo de si se trata de un contrato de obra pública, prestación de servicios o de concesión^[1]. No existe una sola metodología para pactar el precio y la manera de hacerlo puede ser resultado de la costumbre mercantil y la influencia de disciplinas técnicas, como la ingeniería o la administración de empresas en la contratación estatal. Dentro de los esquemas para determinar el precio se encuentran, entre otros: i) los precios unitarios –calculados de acuerdo con las unidades que componen el objeto del contrato–, ii) el precio global –que equivale al monto total, sin discriminar unidades–, y iii) la administración delegada de recursos –en la que se distinguen los costos de inversión de los honorarios del administrador–.¶

El precio pactado a precios unitarios, al cual se refiere su consulta, implica individualizar el valor de cada uno de los ítems requeridos para llevar a cabo la obra o el proyecto. Así mismo, el precio se deriva de apreciar todos los componentes necesarios para la ejecución de la unidad de medida del ítem correspondiente (metro lineal, metro cúbico, metro cuadrado, entre otros). Por lo mismo, el precio será el resultado de multiplicar la cantidad finalmente ejecutada por el valor unitario respectivo^[2].¶

En esta modalidad se establecen unas estimaciones de cantidades de obra, según los estudios y diseños, los estudios previos y unos precios unitarios de los respectivos ítems de obra^[3]. Al respecto, la jurisprudencia de la Sección Tercera del Consejo de Estado ha explicado que en los contratos pactados mediante precios unitarios, ante la imposibilidad de establecer con exactitud los montos totales que resultarán de realizar la obra contratada, la entidad aproxima un cálculo estimado de la cantidad o unidades de obra que se requerirá ejecutar previo a la ejecución del negocio jurídico, es decir, en los pliegos de condiciones o documento equivalente y en el contrato. Esto, con el propósito de que el proponente establezca en su propuesta unos valores unitarios respecto de cada unidad de obra prevista por la entidad contratante^[4].¶

De esta forma, uno es el valor estimado del contrato y otro el valor real, según las mayores o menores cantidades de obra que efectivamente ejecute el contratista para cumplir el objeto pactado. De esta manera, en los contratos de obra pública con pago pactado a precios unitarios, el valor del contrato es el que resulta de multiplicar las cantidades de obra efectivamente ejecutadas por sus precios unitarios. No obstante, para la celebración de este tipo de contratos, el precio se expresa en un valor estimado, que corresponde a un valor inicial, y que está dado por las cantidades de obra y los precios unitarios por los cuales se hizo la respectiva adjudicación.¶

Así, durante la etapa de planeación las entidades públicas son responsables de estimar y determinar las prestaciones que demanda la satisfacción del interés colectivo, conforme al análisis de los estudios y diseños previos. No obstante, teniendo en cuenta que en la modalidad de precios unitarios las cantidades son estimativas, es factible que, durante la ejecución del contrato, las partes puedan identificar situaciones en las que se genera la necesidad de mayores cantidades de bienes o actividades inicialmente previstas, a lo que se le conoce como mayores cantidades de obra, o adición de ítems contractuales. De esta forma, si bien la responsabilidad inicial en la definición de las cantidades recae en la entidad estatal en la fase de planeación, durante la ejecución del contrato tanto la entidad contratante como el contratista están obligados a identificar, advertir y gestionar oportunamente las situaciones que puedan afectar la adecuada ejecución del contrato. ¶

Otro aspecto importante a tener en cuenta respecto de los contratos cuyo precio se estructura a partir del sistema de precios unitarios es que, ha hecho parte de la práctica de los negocios que el contratante le solicite al potencial contratista que separe en su propuesta los costos directos –es decir, los que están directamente implicados en la ejecución del objeto–, de los costos indirectos, que equivalen a los rubros que no tienen que ver de manera inmediata con la ejecución de las actividades contractuales, pero que integran también el precio, bien porque constituyen erogaciones administrativas o contingentes para el contratista o bien porque se dirigen a salvaguardar su ganancia. En tal sentido, mientras que los costos directos se evidencian en el análisis de precios unitarios –APU–, como la sumatoria de los valores de los ítems según su unidad de medida, los costos indirectos se suelen abreviar en las variables que integran el acrónimo AIU –Administración, Imprevistos y Utilidad–, que se calcula como un porcentaje aplicado a los costos directos^[5].¶

La jurisprudencia ha señalado que “[…] en la conformación de dichos precios unitarios, se tienen en cuenta todos los gastos que se requieren para realizar la unidad de medida respectiva –el metro lineal, el metro cúbico, el metro cuadrado, etc.-. Y lo que comúnmente se denomina análisis de precios unitarios, corresponde a la descomposición de los mismos para determinar los costos que los conforman: la maquinaria que se utilizará, calculando el valor por el tiempo que se requiera; la mano de obra, teniendo en cuenta el costo hora-hombre, y cuántas personas se requieren para la ejecución de esa unidad de medida; la cantidad de los materiales necesarios, etc.”^[6]. ¶

En efecto, la Sección Tercera del Consejo de Estado ha precisado en varias oportunidades que los contratos en los cuales el pago es pactado mediante precios unitarios se caracterizan porque las partes acuerdan el valor de las distintas unidades o cantidades de obra, de modo que el “costo directo total del contrato, será el resultado de multiplicar los precios unitarios por las cantidades de obra ejecutadas y de sumar todos los ítems necesarios para dicha ejecución"^[7]. En el análisis de los precios unitarios, se tienen en cuenta todos los gastos que se requieren para realizar cada unidad o ítem pactado, para lo cual el proponente descompone los mismos y determina los costos que los conforman^[8]. Con este fin, se elabora un listado de cada unidad técnica (ítems) de los elementos, la mano de obra, la maquinaria, equipos y actividades requeridas, especificando, por ejemplo, el número de elementos, metros cúbicos, metros cuadrados, metros lineales, hora-hombre u hora de equipo, para determinar cuánto cuesta cada una de las unidades, cuya sumatoria constituirá el valor total del costo directo de la obra^[9]. ¶

Ahora bien, en ejercicio de la autonomía de la voluntad, las partes pueden decidir pactar o no el AIU. En los casos en que opten por requerirlo, las entidades pueden solicitar, por ejemplo, que los proponentes establezcan de forma independiente al valor total de los costos directos, un porcentaje fijo que, según sus conocimientos, experiencia, y la naturaleza del negocio jurídico, represente el valor por concepto de administración, imprevistos y utilidad. Bajo este modelo, el valor total de los costos directos, obtenido como resultado de la sumatoria de todos los ítems multiplicados por su valor unitario, se multiplica por el porcentaje de AIU fijado por el contratista en su oferta, el cual representa los costos indirectos en los que incurrirá durante la ejecución del contrato. De cualquier modo, las partes pueden fijar la metodología y las exigencias relacionadas con el cálculo del AIU en otra forma que convengan, “entendiendo que los elementos que lo componen se encuentran incorporados en los precios y en el valor del contrato”^[10].¶

En concordancia, la doctrina explica que en la estructuración de los precios unitarios se tendrán en cuenta todos los costos directos necesarios para la ejecución del objeto contractual que, a su vez, se afectará por el valor del AIU:¶

“Cada uno de los valores unitarios resultan de un análisis de los componentes requeridos para su elaboración, estudio que se denomina comúnmente ‘análisis de precios unitarios’. Así, se examinará, por ejemplo, que para la construcción de un metro cuadrado de muro se requieren 50 ladrillos, que tienen un valor de $50.000; 15 kilos de cemento, que tienen un valor de $5.000; 30 kilos de arena, que tienen un valor de $500; 5 litros de agua, que tienen un valor de 100, y la mano de obra que tiene un valor de $5.000. La sumatoria de cada uno de estos insumos básicos arroja el costo directo que debe cancelar el contratista para la construcción de un metro de muro.¶

El costo directo se multiplica por el AIU, es decir, por los gastos de administración, que incluye los gastos de personal que dirige la obra; los gastos de imprevistos, que pretende cubrir imprevistos y la utilidad. El resultado de la multiplicación anterior determina el valor unitario que deberá cancelar la entidad estatal. Dentro del valor unitario, entonces, están incorporados la totalidad de los gastos en los que incurre el contratista y la utilidad que espera recibir”^[11]. [Énfasis fuera de texto]¶

Por su parte, de acuerdo con la Sección Tercera del Consejo de Estado, el AIU, concepto de común utilización en los contratos de tracto sucesivo –entre ellos, los contratos de obra– no cuenta con una definición normativa, pero hay elementos que permiten precisar su alcance, así: ¶

“[…] el AIU propuesto para el contrato, corresponde a: ¶

i) los costos de administración o costos indirectos para la operación del contrato, tales como los gastos de disponibilidad de la organización del contratista, esto es: A; ¶

ii) los imprevistos, que es el porcentaje destinado a cubrir los gastos con los que no se contaba y que se presenten durante la ejecución del contrato, esto es, el álea normal del contrato: I; ¶

iii) la utilidad o el beneficio económico que pretende percibir el contratista por la ejecución del contrato, esto es: U. ¶

Ahora, teniendo en cuenta que no existe ninguna reglamentación que establezca porcentajes mínimos o máximos para determinar el A.I.U., cada empresa o comerciante de acuerdo con su infraestructura, experiencia, las condiciones del mercado, la naturaleza del contrato a celebrar, entre otros factores, establece su estructura de costos conforme a la cual se compromete a ejecutar cabalmente un contrato en el caso de que le sea adjudicado”^[12].¶

A su turno, la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado sostuvo en concepto del 5 de septiembre de 2018^[13] que “el concepto del A.I.U. comprende la Administración (costos indirectos) Imprevistos y Utilidades, y en algunos contratos este valor aparece cuantificado en forma independiente al valor de la obra y como un porcentaje de la misma^[14], sin perjuicio que en otros contratos este valor no aparezca discriminado y se incorpore en el valor de los precios unitarios”^[15]. ¶

Así pues, ni el sistema de precios unitarios –como metodología de estipulación del valor contractual–, ni el concepto de AIU, ni la forma de calcularlo –es decir, su porcentaje–, son aspectos regulados en el conjunto de las disposiciones legales y reglamentarias que integran la normativa contractual del Estado: “La justificación de esta manera de cotizar el precio procede, incluso, de la formación universitaria que reciben los ingenieros, a quienes les enseñan esta metodología para elaborar las ofertas. En fin, lo que se quiere indicar con estos comentarios es que la necesidad de presentar una propuesta desglosando en forma intensa su precio no procede de la ley, ni del reglamento, sino de la costumbre, […]”^[16]. De otro lado, quien define el valor de cada componente del AIU es el proponente, pues goza de libertad empresarial para hacerlo en la elaboración de su oferta^[17].¶

De esta manera, usualmente en los contratos cuyo valor se estructura bajo el sistema de precios unitarios y con el desglose del AIU, el precio se paga con base en el valor de los costos directos incrementados por el porcentaje del AIU, forma de pago que pueden incluir las entidades estatales en virtud de la autonomía de la voluntad a la cual se refieren los artículos 13, 32 y 40 del EGCAP. Lo usual, que se advierte en la práctica de las Entidades Estatales, es que acudan al AIU con la finalidad de establecer un precio más estable, de manera que el valor del contrato consistirá en lo que resulte de afectar los costos directos por el porcentaje, en principio, invariable del AIU, de manera que al valor de los costos directos se le sume el AIU. ¶

De este modo, las partes asumen los riesgos inherentes a esta forma de pactar el precio y aceptan las aleas normales que se presenten en la ejecución del contrato, de manera que, aunque el contratista incurra en mayores costos de los ítems incluidos en la Administración al presentar su oferta, o que estos disminuyan, aparezcan algunos nuevos o desaparezcan algunos de ellos, el valor se mantiene invariable. De este modo, las partes optan por darle estabilidad al negocio, asumiendo cada una de ellas lo que le favorezca o desfavorezca, lo que evita, además, incurrir en costos de transacción relacionados con la necesidad de acreditar y verificar cada costo o gasto específico asociado a la Administración, lo que generaría más gastos tanto para la entidad como para el contratista.¶

En este sentido, cuando las entidades estatales incluyen esta forma de desglosar el precio, en los últimos términos indicados, al realizar el estudio de mercado elaboran un presupuesto estimado del valor de la ejecución del contrato. Dicho presupuesto estimado incluye los costos genéricos indirectos en que incurren los contratistas, entre ellos, los de la Administración, para efectos de definir el porcentaje con el que calculan el presupuesto, pese a que el monto de estos componentes varía ostensiblemente de un proponente a otro, pues su valor real depende de circunstancias particulares de los oferentes^[18]. ¶

Así, las entidades calculan un valor estimado que, a su vez, sirve de guía para que los proponentes formulen sus ofertas, pero bajo la premisa de que pagarán un porcentaje fijo incluido por los interesados en sus propuestas, dado lo variable que resulta este valor, y lo complejo y gravoso de realizar un seguimiento minucioso a los costos en que incurren los contratistas por este componente en particular. Además, que estos podrían ser mayores a los inicialmente pactados con el contratista, de manera que la fijación de un porcentaje fijo y estable también puede resultar favorable a la entidad estatal, pues su contraparte no le podrá exigir un monto superior, bajo el argumento de que incurrió en costos o gastos adicionales asociados al componente Administración^[19].¶

Frente a los costos que suelen incluirse en la Administración –A–, la jurisprudencia, a partir de la práctica de las entidades estatales, ha señalado que: “Los costos indirectos incorporados en el A, corresponden como regla general a gastos de la oficina central, honorarios del director de obra, y de personal especializado. Generalmente estos costos pueden estar compartidos con los diversos contratos de obra que en forma simultánea esté ejecutando el contratista. Un ejemplo corresponde a los costos de la oficina central, y de los asesores de proyectos^[20]”. En términos similares, pero más precisos, la doctrina, recogiendo la casuística de los contratos estatales, señala de forma más pormenorizada los gastos que se asocian a la –A–, donde se incluyen importantes costos indirectos en que se incurre en la ejecución: ¶

Para entender mejor el tema conviene especificar que en los gastos que hacen parte de la A se encuentran: i) el pago de salarios y prestaciones sociales del personal profesional y especializado necesario para ejecutar la obra –es el caso del Director de obra, los arquitectos, ingenieros y contadores, eventualmente abogados u otros; pero no se incluyen los obreros–, ii) pago de salarios y prestaciones sociales del personal logístico y de apoyo no dedicado directamente con la ejecución del contrato –por ejemplo: las secretarias de la empresa, el servicio de cafetería en mensajero, la vigilancia, los seguros, etc.– sin los que la empresa no puede funcionar; iii) pago de arrendamiento de las instalaciones necesarias para el funcionamiento de la empresa –oficinas y campamento de la obra–; iv) pago de impuestos y gravámenes en general que afectan la actividad o el contrato; v) valor de las fotocopias, papelería en general y equipos de oficina, vi) transporte terrestre, tiquetes aéreos y arrendamiento de vehículos –distintos de la maquinaria que se emplea en la obra–, vii) pólizas del contrato, viii) pago de servicios públicos y otras comunicaciones –como el servicio celular– y ix) gastos en que se incurra para realizar ensayos de laboratorio^[21] (Énfasis por fuera de texto)¶

En consecuencia, como ni el AIU ni la forma de calcularlo están regulados en la normativa contractual del Estado, las entidades gozan de autonomía para configurar el precio y para establecer, en el pliego de condiciones o documento equivalente y en el contrato, el sistema de precios unitarios y la figura del AIU, modelo más pertinente para los contratos de tracto sucesivo, como el de obra. La decisión de incluir el AIU y la metodología para delimitar sus variables –ítems y porcentajes– debe obedecer a un juicioso análisis de oportunidad y conveniencia, que consulte las reglas de la experiencia y los aspectos particulares de cada negocio, en armonía con los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal, entre ellos el de economía, que exige optimizar los recursos públicos.¶

En todo caso, vale aclarar cuando no se pacta AIU, para que un contratista pueda recibir el reconocimiento otros gastos asociados al cumplimiento del contrato, es indispensable que estos se encuentren expresamente en el clausulado contractual. Esto permite a la entidad garantizar la disponibilidad presupuestal correspondiente. Si bien las entidades tienen autonomía para definir el precio y la forma de pago de dichos gastos, deben respetar los límites legales establecidos, especialmente los señalados en el artículo 40 de la Ley 80 de 1993, el cual en su inciso tercero señala que: “En los contratos que celebren las entidades estatales podrán incluirse las modalidades, condiciones y, en general, las cláusulas o estipulaciones que las partes consideren necesarias y convenientes, siempre que no sean contrarias a la Constitución, la ley, el orden público y a los principios y finalidades de esta Ley y a los de la buena administración”. ¶

ii. El artículo 1º de la Ley 80 de 1993 –EGCAP– determina que su objetivo es disponer de reglas y principios que rigen los contratos de las entidades estatales. En ese sentido, el artículo 32 ibidem define los contratos estatales como “todos los actos jurídicos, generadores de obligaciones que celebren las entidades a que se refiere este estatuto (art. 2), previstos en el derecho privado o en disposiciones especiales, o derivados del ejercicio de la autonomía de la voluntad”. ¶

En este contexto, el sistema de compras públicas puede apoyarse en normas de derecho civil y comercial. Respecto a las entidades sometidas a la Ley 80 de 1993, el inciso primero del artículo 13 dispone que “Los contratos que celebren las entidades a que se refiere el artículo 2o. del presente estatuto se regirán por las disposiciones comerciales y civiles pertinentes, salvo en las materias particularmente reguladas en esta ley”. Esta posición se reitera en el EGCAP al señalar que “Las estipulaciones de los contratos serán las que de acuerdo con las normas civiles, comerciales y las previstas en esta ley, correspondan a su esencia y naturaleza” –art. 40, inciso primero–.¶

De esta manera, las entidades estatales regidas por el EGCAP están habilitadas para celebrar los contratos que suelen celebrar los particulares entre sí, en virtud del principio de autonomía de la voluntad establecido en el artículo 1602 del Código Civil. En ese sentido, las entidades podrán pactar formas de mandato o formas de administración de recursos como la administración delegada, teniendo en cuenta la remisión de los artículos 13, 32 y 40 de la Ley 80 de 1993 a las normas comerciales y civiles.¶

Tal como lo ha conceptuado anteriormente esta Agencia, la “administración delegada” corresponde a un contrato atípico, que de acuerdo con la jurisprudencia del Consejo de Estado, se ha entendido, por lo menos, de dos maneras: i) como un mandato, es decir, como un negocio jurídico mediante el cual el contratista actúa en nombre y representación de la entidad contratante, y en contraprestación, la parte contratante delegante paga el costo real del objeto del contrato, adicionando un porcentaje por concepto de administración y utilidad del contratista; o ii) como una modalidad de administración y pago, no necesariamente asociada al mandato. ¶

Al respecto, el Consejo de Estado se refirió a la administración delegada en el contrato de obra pública así: ¶

“El contrato de obra pública por administración delegada no constituye una figura nueva en el derecho colombiano como que de él ya se ocupaba tanto el artículo 85 del decreto 150 de 1976, como los artículos 90 a 100 del decreto 222 de 1983. Este negocio jurídico es entendido como aquel en el que el contratista, por cuenta y riesgo de la entidad pública contratante se encarga de la ejecución del objeto convenido, o lo que es igual, bajo este sistema el contratista actúa a nombre y por cuenta del contratante delegante. ¶

Bajo este sistema la administración paga el costo real de la obra, más determinado porcentaje como retribución al contratista por concepto de honorarios de administración (en los que se incluyen costos de personal, oficinas, vehículos, desplazamientos etc.) y la utilidad”^[22]. ¶

En similar postura, la Sección Tercera del Consejo de Estado^[23] ha sostenido que ¶

“(…) es entendido como aquel negocio jurídico en el que el contratista, por cuenta y riesgo del contratante, se encarga de la ejecución del objeto del convenio, a cambio de unos honorarios que pueden pactarse en forma de porcentaje sobre el valor de la obra o como precio fijo.¶

El administrador delegado, tiene como obligación esencial, la de tomar bajo su responsabilidad la dirección técnica de la obra, de conformidad con las cláusulas del respectivo contrato, la cual es de propiedad de la entidad estatal.¶

En el evento de que el administrador delegado celebre subcontratos para efectos de la ejecución del objeto convenido, él será el único responsable de los mismos^[24]”.¶

En este contexto específico, la administración delegada consiste en la modalidad mediante la cual el contratista recibe unos recursos en administración que se encuentran destinados a cubrir los costos de un determinado proyecto. Por la ejecución de estas actividades de administración que realiza por cuenta del contratante, el contratista recibe a título de pago unos honorarios. Sin embargo, lo anterior no implica que estos contratos se encuentren limitados a una forma de administración y pago en los contratos de obra pública. ¶

Por el contrario, la administración delegada puede comprender actividades de administración y gestión de otro tipo de actividades y contratos, con lo cual es similar al contrato de mandato. Sobre este aspecto, la Sección Cuarta del Consejo de Estado precisó que la administración delegada reviste de la misma esencia de la relación contractual propia del mandato, en el entendido de que el contratista representa, administra y gestiona el contrato^[25]. Por ello, el contratista recibe como valor del contrato los recursos de inversión o entregados en administración y los honorarios, imponiéndosele, en virtud del principio de transparencia, el deber de identificar con claridad cada uno de estos valores y de rendirle cuentas a la entidad contratante, como a los órganos de control, si estos lo solicitan. ¶

Así lo ha señalado la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado:¶

“Según la jurisprudencia del Consejo de Estado (sección tercera, sentencias de 12 de septiembre de 1994 y 23 de marzo de 1995), el sistema de administración delegada se realiza “por cuenta y riesgo del contratante”, por lo cual coloca al contratista en la posición de un representante que no contrae obligaciones a nombre propio sino del contratante, salvo en tratándose de subcontratos, o sea cuando el contratista encomienda la ejecución de parte del objeto del contrato a un tercero, pues en este evento el subcontratista se vincula en forma directa e independiente con el contratista.¶

Se comprende entonces que corresponda a la entidad contratante suministrar los fondos necesarios para el cumplimiento de las funciones u obligaciones del contratista; fondos que el administrador delegado manejará bajo su propia responsabilidad, con la obligación de rendir cuentas a la entidad respectiva y a la Contraloría General de la República. Adicionalmente, también se podrán suministrar al contratista equipos y elementos de propiedad de la entidad contratante”^[26].¶

Posteriormente, el Consejo de Estado, en su Sala de Consulta y Servicio Civil^[27], indicó que en los contratos de administración delegada, se puede pactar la ejecución de un proyecto en su totalidad, donde la Entidad Estatal mantiene la titularidad de éste y de los dineros destinados para su ejecución, mientras que el contratista sólo los administra y ejecuta a cambio de una contraprestación, que cuando se entrega a título de pago, se desplaza al patrimonio del contratista sin ningún condicionamiento. ¶

En este contexto, es preciso citar la sentencia del 20 de noviembre de 2020^[28], que reiteró que, si bien las normas del mandato se integran al contenido del contrato de obra por administración delegada no quiere decir que el contratista obre en nombre y representación del contratante frente a terceros. Sobre el tema, la providencia reiteró que la representación no es un elemento de la esencia de este negocio jurídico, como se deduce del artículo 2.177 del Código Civil, que prescribe que el “mandatario puede, en el ejercicio de su cargo, contratar a su propio nombre, caso en el cual no obliga respecto de terceros al mandante”. De igual forma, el inciso segundo del artículo 1.262 del Código de Comercio también contempla que “el mandato [comercial] puede conllevar o no la representación del mandante”. ¶

En ese sentido, la providencia en cita indicó que el elemento esencial que se debe observar del contrato de mandato es que el mandatario obra por cuenta del mandante en cumplimiento de su gestión. Esto quiere decir que, los efectos patrimoniales de los actos que ejecute el mandatario en su administración se radican en cabeza del mandante siempre que no se exceda en los límites de su encargo, como se deduce de los artículos 2.186 del Código Civil y 1.266 del Código de Comercio^[29]. ¶

Al respecto, la Corte Suprema de Justicia ha dicho que el mandato puede constituir representación o no, y que cuando las partes optan que se ejerza sin representación conlleva que:¶

“entre mandante y terceros no surjan vínculos jurídicos y carezcan, por ende, de legitimación para emprender acciones judiciales entre sí. No obstante, esto no quiere decir que el sustituido se mantenga totalmente al margen de la situación y que los resultados del negocio no lo alcancen: (…) aunque obra frente a terceros en nombre propio, sigue haciéndolo por cuenta ajena, la del mandante, y a riesgo de éste, cual lo define el reseñado artículo 1262 del Código de Comercio, de modo que sobre su patrimonio habrán de recaer, en últimas, los resultados del acto”^[30]. ¶

En sentencia del 15 de octubre de 2021^[31], el Consejo de Estado precisó que la administración delegada involucra la realización o ejecución de la obra encomendada junto con la administración de los fondos, por lo que el administrador delegado ejerce las funciones propias de un intermediario al realizar su gestión por cuenta y riesgo del mandante, propietario de la obra, pero, a su vez, despliega las obligaciones propias del contrato de confección de obra material, cuyo objeto es la ejecución de la obra contratada dentro de las especificaciones y plazos convenidos. ¶

Según lo expuesto, la administración delegada puede ser pactada como parte de un mandato con o sin representación en el marco de un contrato estatal. Esta forma de administración delegada asociada al mandato será distinta de aquella que se pacta como para la administración o pago, como los casos señalados que no implican un contrato de mandato. ¶

Recientemente, el Consejo de Estado en sentencia del 20 de junio de 2023, reiterando lo expuesto por esa Corporación frente a la esencia del mandato en la administración delegada, señaló lo siguiente: ¶

“En el contrato de obra por administración delegada, el administrador delegado, se encarga, por cuenta y riesgo del contratante, de la ejecución del objeto convenido, figura que por ende entraña la relación contractual propia del mandato, pues en los términos del artículo 2142 del Código Civil, el contratante “confía la gestión de uno más negocios a otra por cuenta y riesgo de la primera”, y con ocasión de la ejecución del encargo, el mandatario, a su vez y como regla general, contrata en nombre del mandante; no obstante, la regla general antes indicada tiene su excepción, pues tal como es dispuesto por el artículo 2177 ejusdem, el mandatario “puede, en el ejercicio de su cargo, contratar a su propio nombre o al del mandante” y “si contrata a su propio nombre no obliga respecto de terceros al mandante^[32]”.¶

Lo anterior evidencia que la ejecución de la administración delegada asociada a un mandato implica que el ejecutor realice todas las actividades necesarias para la ejecución del objeto convenido, por cuenta y riesgo del mandante. Se sigue entonces que la administración delegada puede requerir que el contratista adelante procesos de selección para subcontratar actividades que sean necesarias para el cumplimiento del objeto del contrato. ¶

En este sentido, el Consejo de Estado ha indicado sobre la subcontratación en el marco de la administración delegada que “aunque el administrador delegado tiene como obligación esencial tomar bajo su responsabilidad la dirección técnica de la obra, la cual es de propiedad de la entidad estatal, en el evento de que el administrador delegado celebre subcontratos para efectos de la ejecución del objeto convenido, él será el único responsable de los mismos”^[33]. En este sentido, si bien la administración delegada implica la realización o ejecución del objeto convenido, junto con la administración de los recursos, en caso de que se celebren subcontratos no se genera una relación jurídica entre la entidad contratante y los terceros. ¶

De igual forma, vale la pena señalar lo expuesto por la Corte Suprema de Justicia en sentencia del 18 de octubre de 2023, en el cual se precisa que el contrato de administración delegada es de los llamados contratos atípicos o innominados, de modo que, al no estar regulados, necesariamente debe consultarse lo pactado por las partes y desentrañar las intenciones y objetivos que acordaron al suscribir el acuerdo^[34].¶

Así pues, teniendo en cuenta que el artículo 40 de la Ley 80 de 1993 dispuso que podrán incluirse las modalidades, condiciones y, en general, las cláusulas o estipulaciones que las partes consideren necesarias y convenientes, de acuerdo con las normas civiles, comerciales, que correspondan a su esencia y naturaleza, siempre que no sean contrarias a la Constitución, la ley, el orden público y a los principios y finalidades de esta Ley y a los de la buena administración, las entidades estatales podrán celebrar la administración delegada como forma de mandato, por el cual la entidad estatal contratante –mandante– encomienda al contratista –mandatario– la administración de un proyecto. ¶

Por otro lado, según se indicó, la administración delegada puede concebirse como una forma de pago de contratos como el de obra pública o el de interventoría. En efecto, dentro de la forma de pactar la metodología de ejecución y el precio de los contratos estatales de obra pública, las partes pueden emplear distintos sistemas, como, por ejemplo, i) el “precio global” –en el que se paga “a mano alzada” el objeto del contrato–; ii) los “precios unitarios” –en los cuales se suelen detallar los costos directos, diferenciándolos de los costos indirectos de administración (A), imprevistos (I) y utilidades (U)–, o iii) la “administración delegada”, que consiste en la modalidad en virtud de la cual el contratista recibe unos recursos destinados a cubrir los costos de un determinado proyecto –siendo lo más común que se aplique en la ejecución de obras públicas– (recursos de inversión o entregados en administración), por cuya labor obtendrá, a título de pago, unos honorarios por la administración. Sobre este aspecto, la doctrina ha señalado lo siguiente: ¶

“La administración delegada es una modalidad de pago poco usada en la actualidad, pero, al fin y al cabo, empleada ocasionalmente. En ella el contratista se compromete a ejecutar un trabajo, pero con los recursos económicos, materiales y/o la maquinaria del Estado. Desde este punto de vista se diferencia sustancialmente del precio global y del unitario, donde lo normal es que el contratista pone estos recursos para ejecutar el trabajo.¶

[…]

Los aspectos claves de este negocio, en función del precio, tienen que ver con el hecho de que la entidad estatal asume la obligación de poner el dinero para que el contratista compre los materiales, pague el arriendo de la maquinaria, del personal de trabajo, y demás elementos necesarios para la construcción; y el contratista se compromete a construir con estos recursos puestos a su disposición; no se le paga un precio unitario o global, sino una administración, por el hecho de poner su conocimiento y esfuerzo al servicio de la construcción de una obra, la cual ejecuta con los recursos del Estado^[35]”.¶

De igual forma, se ha señalado que “en la administración delegada el contratista se compromete a construir una obra y la entidad estatal asume los valores de los subcontratos que debe celebrar el contratista para cumplir con el objeto, con un valor adicional que corresponde a los honorarios de administración (costos de personal, oficinas, vehículos, etc) y la utilidad”. De esta forma, se refiere a este sistema de pago como el de costes y costas: “Coste” comprende todos los gastos de construcción (materiales, mano de obra, etc); “costas” comprende la utilidad del cocontratante. La suma de estos rubros traduce el precio de la obra”^[36].¶

En consecuencia, en virtud del principio de autonomía de la voluntad de las partes, reconocido en los artículos 13, 32 y 40 de la Ley 80 de 1993, así como en el artículo 1602 del Código Civil, es viable que las Entidades Estatales celebren contratos en los que se pacte la administración delegada de los recursos, bien como forma de mandato o modalidad de pago. ¶

iii. En virtud de lo expuesto, tanto la administración delegada como los precios unitarios constituyen formas de pactar el precio y la ejecución en los contratos estatales. Sin embargo, en la administración delegada el contrato se ejecuta por cuenta y riesgo de la entidad contratante, y el contratista actúa como su delegado o representante a cambio del pago de unos honorarios. En los precios unitarios, el contratista ejecuta con autonomía técnica y económica y por su propia cuenta, de modo que recibe el pago por unidades o cantidades de obra.¶

Adicionalmente, ambas figuras se diferencian en la forma en que se determina el pago. En la administración delegada el pago se compone de dos componentes independientes: el costo real de la obra y un porcentaje pactado como retribución por honorarios. Sobre esto, el Consejo de Estado ha señalado que:¶

Bajo este sistema la administración paga el costo real de la obra, más determinado porcentaje como retribución al contratista por concepto de honorarios de administración (en los que se incluyen costos de personal, oficinas, vehículos, desplazamientos etc.) y la utilidad. El contratista ejecuta, entonces, el objeto convenido por cuenta y riesgo de la entidad que contrata la obra, de suerte que se convierte en un delegado o representante de aquélla, a cambio de un honorario que se acuerda en el contrato ya como una suma fija, ora como un porcentaje del presupuesto de la obra. De modo que el contrato de obra pública ejecutado por el sistema de administración delegada impone, en aras del principio de transparencia que debe orientar la contratación pública (art. 24 de la ley 80), meridiana claridad en la aplicación de los dineros y bienes oficiales a los trabajos cuyo desarrollo se ha encomendado al contratista, como delegado o intermediario de la entidad contratante, en tanto que por virtud de esta modalidad contractual a él se encomienda la ejecución por encargo oficial del gasto público destinado a la obra. ¶

En tal virtud, el sistema de administración delegada constituye una de las formas o modalidades de pago del contrato de obra pública, en la que la remuneración del administrador delegado, que se denomina honorarios, puede pactarse en forma de porcentaje o de precio fijo, con base en el presupuesto oficial de la obra y por lo mismo, la diligencia debe ser mayor al momento de seleccionar al contratista, en cuanto este último se encarga -por cuenta y riesgo de la administración- de la ejecución de la obra y toma bajo su responsabilidad la dirección técnica de la misma. Adicionalmente, el valor del contrato corresponde al valor de los honorarios del administrador delegado, en los cuales quedan comprendidos además de la remuneración del trabajo desplegado por el administrador delegado, el valor de los gastos en que éste incurra para ejecutar ese trabajo y que son diferentes a aquellos propios de la ejecución de la obra cuya administración se le encomendó, los cuales, como ya se anotó, son pagados con cargo al presupuesto de la obra, esto es, a aquel destinado por la entidad contratante a la ejecución de la obra. En otras palabras, con cargo a los honorarios que se pactan para el administrador delegado, éste debe cubrir los gastos en que incurra para la ejecución de su trabajo, tales como los viajes que deba realizar o los honorarios que deba pagar a quienes encargue de la vigilancia permanente de la ejecución de la obra, o los gastos administrativos como salarios de secretaria, costos de papelería, etc. Con todo, ello no significa que el administrador deba siempre asumir estos gastos, porque puede pactarse en el contrato de manera diferente^[37].¶

En contraste, en el sistema de precios unitarios el contratista estima de antemano los costos directos (materiales, mano de obra, maquinaria, rendimientos) e indirectos (administración, imprevistos y utilidad). En este marco, los pagos corresponden a las cantidades de obra ejecutadas. Por lo anterior, el precio es indeterminado pero determinable, pues pueden variar las cantidades, pero el precio establecido para cada unidad permanece. El valor definitivo que la entidad debe reconocer y pagar es el que resulta de multiplicar las cantidades de obra por los precios unitarios del contrato, de modo que el valor estimado inicial y el valor real difieren según las mayores o menores cantidades ejecutadas.¶

Así, cuando el contrato se pacta a precios unitarios, las partes generalmente acuerdan que el pago se calcule multiplicando las cantidades efectivamente ejecutadas de cada ítem por el precio pactado para este. Por ello, a la entidad le corresponde verificar las cantidades ejecutadas por ítem, y no exigir que el contratista acredite sus costos como condición para el pago, pues los precios unitarios ya fueron pactados por las partes. Exigir soportes de costos que no se pactaron en el esquema de precios unitarios sin un fundamento contractual supondría una modificación unilateral de la forma de pago acordada, contraria al derecho del contratista a recibir oportunamente la remuneración pactada y a que su valor intrínseco no se altere durante la vigencia del contrato, en los términos del artículo 5 de la Ley 80 de 1993.¶

Bajo este esquema, el proponente elabora su análisis de precios unitarios para ejecutar la obra conforme a las especificaciones del pliego de condiciones. En palabras del Consejo de Estado, "ello quiere decir que el proponente tiene amplio margen para determinar los costos en los que incurrirá al ejecutar la obra" [énfasis fuera de texto] ^[38]. Por eso, si no hay cláusula de reajuste o revisión, el contratista tiene la obligación de ejecutar a los precios unitarios acordados; no podrá reclamar un pago superior cuando incurra en mayores costos, ni la entidad podrá pagarle una suma inferior cuando sus costos sean menores. El pago estará determinado por las cantidades que realmente ejecute el contratista multiplicadas por el valor unitario pactado.¶

En suma, exigir soportes como los planteados en la consulta no es propio de la forma en que suele pactarse la modalidad de precios unitarios. Aunque esa obligación podría incluirse en el contrato, no se advierten razones para que las entidades la pacten en los contratos estructurados bajo esta metodología, toda vez que el proponente definió en su oferta los costos directos e indirectos con base en los cuales se pagaría el contrato y, al suscribirlo, las partes acordaron un valor unitario para cada ítem y, de pactarse el AIU, un porcentaje en principio invariable.¶

En particular, sobre la posibilidad de que la Entidad Estatal en un contrato de obra pública bajo el sistema de precios unitarios solicite la devolución de los dineros que por concepto de los diferentes componentes de administración (A) no soporte adecuadamente el contratista o que no llegare a ejecutar, esta Agencia señaló lo siguiente:¶

[…] la posibilidad de solicitar la devolución de dichos dineros depende de la forma como se haya celebrado el contrato y de las obligaciones pactadas a cargo del contratista, pues en el contrato se podría incluir tal obligación. No obstante, teniendo en cuenta la forma como suelen pactarse los contratos estructurados bajo la metodología del AIU, donde el valor del contrato se paga con base en el precio de los costos directos incrementados por el porcentaje del AIU, no sería procedente solicitar dicha devolución si no quedó así pactado, toda vez que las partes acuerdan la aplicación de un porcentaje para efectos de calcular el monto a pagar, más no de reconocer costos específicos en que haya incurrido el contratista. En todo caso, la definición de este aspecto puede variar de la forma como se haya celebrado cada contrato y del contenido de las obligaciones pactadas en el mismo^[39].¶

En virtud de lo expuesto, bajo la metodología de precios unitarios la entidad puede y debe verificar las cantidades ejecutadas en los términos pactados en el contrato, y pagarlas a los precios unitarios acordados siempre que se acredite que se ejecutaron a satisfacción. La posibilidad de exigir la acreditación de costos como la planteada en la consulta deberá valorarse según las obligaciones y condiciones efectivamente pactadas en cada contrato, aunque, se reitera, no es propia de lo que generalmente se acuerda bajo esta modalidad de pago. ¶

Dentro de este marco, la entidad contratante definirá en cada caso concreto lo relacionado con el tema objeto de consulta. Al tratarse de un análisis que debe realizarse en el procedimiento contractual específico, la Agencia no puede definir un criterio universal y absoluto por vía consultiva, sino que brinda elementos de carácter general para que los partícipes del sistema de compras y contratación pública adopten la decisión que corresponda, lo cual es acorde con el principio de juridicidad. Así, cada entidad definirá la forma de adelantar su gestión contractual, sin que sea atribución de Colombia Compra Eficiente validar sus actuaciones.¶

1. Referencias normativas, jurisprudenciales y otras fuentes:¶

1. Doctrina de la Agencia Nacional de Contratación Pública:¶

La Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente se ha pronunciado sobre contratos cuyo objeto se contempla la administración delegada de recursos esta entidad se ha pronunciado en los conceptos C-593 del 9 de octubre de 2020, C-691 del 27 de noviembre de 2020, C-173 del 23 de abril de 2021, C-021 de 24 de febrero de 2023, C-160 de 2023, C-911 del 31 de diciembre de 2024, C-134 del 24 de febrero de 2025, C-228 del 27 de marzo de 2025, C- 555 del 17 de junio de 2025, C-892 del 14 de agosto de 2025 y C-1051 del 10 de septiembre de 2025, entre otros. Estos y otros conceptos se encuentran disponibles para consulta en el Sistema de relatoría de la Agencia, al cual se puede acceder a través del siguiente enlace: https://relatoria.colombiacompra.gov.co/busqueda/conceptos.   ¶

Las garantías no son un requisito formal: son el instrumento con el que se protege el patrimonio público frente a los riesgos del contrato. Por ello, la Agencia Nacional de Contratación Pública –Colombia Compra Eficiente– invita a consultar la nueva versión de la Guía para la Exigencia y Constitución de Garantías en los Procesos de Contratación, dirigida a las entidades sometidas al EGCAP y a las de regímenes exceptuados, así como a proveedores y órganos de control. Encontrará orientaciones sobre las clases de garantías admisibles, la correspondencia entre riesgos asignados y amparos exigidos, su suficiencia y vigencia, y el procedimiento para hacerlas efectivas. Consúltela aquí: https://www.colombiacompra.gov.co/archivos/manual/guia-de-garantias-en-procesos-de-contratacion¶

De otro lado, le contamos que el Decreto 287 del 19 de marzo de 2026 sustituyó los artículos 2.2.1.2.4.2.6., 2.2.1.2.4.2.7. y 2.2.1.2.4.2.8. del Decreto 1082 de 2015 y estructuró el Sistema Integral de Preferencias en favor de las personas con discapacidad, en cumplimiento del artículo 13 de la Ley Estatutaria 1618 de 2013. Para orientar su aplicación, esta Agencia expidió la Circular Externa 003 del 12 de mayo de 2026, en la que precisa quiénes son los beneficiarios, las cinco medidas que integran el sistema y su obligatoriedad según la modalidad de selección, y el régimen de transición aplicable a los procesos en curso. Consúltela aquí: https://www.colombiacompra.gov.co/archivos/circular/circular-externa-003-de-2026¶

Recuerde también que la información sobre sanciones e inhabilidades solo cumple su función preventiva si llega oportunamente a los registros públicos. Sobre este deber, esta Agencia expidió la Circular Externa 002 del 5 de mayo de 2026, dirigida a todas las entidades del Estado sin distinción de su régimen contractual, en la que reitera la obligatoriedad de reportar caducidades, multas, sanciones, declaratorias de incumplimiento e inhabilidades ante las Cámaras de Comercio, la Procuraduría General de la Nación y el SECOP, e indica los responsables, los portales dispuestos para el efecto y las consecuencias disciplinarias de omitir este deber. Consúltela aquí: https://www.colombiacompra.gov.co/archivos/circular/circular-externa-002-de-2026¶

Finalmente, si quiere seguir de cerca la actividad de la Agencia, la tercera edición de 2026 del Radar de la Compra Pública reúne, entre otros contenidos, la Circular Externa 003 de 2026, el Decreto 552 de 2026, un estudio sobre inteligencia artificial en la compra pública, los avances de la Relatoría, análisis jurisprudencial, conceptos jurídicos destacados y la oferta de la Escuela Virtual ANCP-CCE. Descárguelo aquí: https://www.colombiacompra.gov.co/archivos/boletin/boletin-edicion-n-3-de-2026-radar-de-la-compra-publica¶

Por último, le invitamos a seguirnos en las redes sociales en las cuales se difunde información institucional: ¶

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Este concepto tiene el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y las expresiones aquí utilizadas con mayúscula inicial deben ser entendidas con el significado que les otorga el artículo 2.2.1.1.1.3.1. del Decreto 1082 de 2015.¶

Atentamente,

1. “La manera como las ofertas presentan el precio varía demasiado, incluso por razón de la costumbre que se impone en determinados negocios. Por ejemplo, tratándose de la compraventa, del suministro o la prestación de servicios profesionales –entre otros contratos, que de hecho son la mayoría– el valor que se ofrece no se desglosa para revelar al destinatario su estructura de costos. El proponente se limita a establecer una cifra por la que está dispuesto a asumir ciertas obligaciones, pero el comprador desconoce cómo se compone internamente, es decir, no sabe –ni usualmente le interesa conocerlo– qué parte del valor corresponde a gastos de mano de obra, de transporte, de energía, cuál es la utilidad esperada, entre otros conceptos. En estos casos se limita a conocer con claridad absoluta cuánto le costará el bien o el servicio, porque es lo que pagará.¶

   Sin embargo, en otros negocios, como la obra pública, la concesión y la consultoría, el Estado está acostumbrado a que se desglosen intensamente los costos, exigiendo no sólo el precio total sino una distinción entre los costos directos y los costos indirectos. Los primeros son los gastos imprescindibles para ejecutar la obra, entre los que se encuentra: la adquisición de materiales, insumos y suministros, la inversión en equipos, el pago de la mano de obra de las cuadrillas de trabajadores obreros y otros gastos afines –representados en los ítems que componen el contrato–. Los costos indirectos aluden a los gastos que también son necesarios para la obra, pero que no hacen parte de los elementos mismos con los que se construye, es decir, se trata de los costos de administración de la obra, los imprevistos que se presentan durante su ejecución y la utilidad esperada” (MARÍN CORTÉS, Fabián. El precio. Serie: Las cláusulas del contrato estatal. Medellín: Librería Jurídica Sánchez y Centro de Estudios de Derecho Administrativo –CEDA–, 2012. pp. 63-64). ↑¶

2. CONSEJO DE ESTADO. Sala de lo Contencioso Administrativo. Sección Tercera Subsección A. C.P.: María Adriana Marín. Sentencia del 22 de agosto de 2023. Radicación número: 85001-23-33-000-2015-00211-01 (58.634). ↑¶

3. CONSEJO DE ESTADO. Sala de Consulta y Servicio Civil. C..P: Édgar González López. Sentencia del 5 de septiembre de 2018. Expediente: 2386. ↑¶

4. CONSEJO DE ESTADO. Sala de lo Contencioso Administrativo. Sección Tercera. Subsección A. C.P.: Hernán Andrade Rincón (E). Sentencia del 29 de julio de 2015. Radicación número: 68001-23-31-000-2002-02796-01 (41.008). ↑¶

5. CONSEJO DE ESTADO. Sala de lo Contencioso Administrativo. Sección Tercera. Subsección B. C.P: Ruth Stella Correa Palacio. Sentencia del 14 de octubre de 2011. Expediente: 20811. ↑¶

6. CONSEJO DE ESTADO. Sección Tercera. Subsección B. Sentencia del 29 de febrero de 2012. Exp. 16371, C.P. Danilo Rojas Betancourth. ↑¶

7. Consejo de Estado. Sección Tercera. Sentencia del 29 de febrero de 2012. Rad:16371 ↑¶

8. Ídem. ↑

9. Consejo de Estado. Sección Tercera. Sentencia del 14 de marzo de 2013. Rad:20.524. ↑¶

10. Consejo de Estado. Sección Tercera. Sentencia del veintiocho (28) de febrero de dos mil veintidós (2022). C.P. Nicolás Yepes Corrales. Rad. 65483. ↑¶

11. PINO RICCI, Jorge. El régimen jurídico de los contratos estatales. Universidad Externado de Colombia. Bogotá, 2005. pp. 416. ↑¶

12. CONSEJO DE ESTADO. Sección Tercera. Subsección B. Sentencia del 14 de octubre de 2011. Exp. 20811, C.P. Ruth Stella Correa Palacio. ↑¶

13. CONSEJO DE ESTADO. Sala de Consulta y Servicio Civil. Concepto del 5 de septiembre de 2018, radicado No. 11001-03-06-000-2018-00124-00 C.P. Édgar González López. ↑¶

14. “Los costos indirectos incorporados en el A, corresponden como regla general a gastos de la oficina central, honorarios del director de obra, y de personal especializado. Generalmente estos costos pueden estar compartidos con los diversos contratos de obra que en forma simultánea esté ejecutando el contratista. Un ejemplo corresponde a los costos de la oficina central, y de los asesores de proyectos”. ↑¶

15. “[…] la utilidad es el beneficio económico que pretende percibir el contratista por la ejecución del contrato y por costos de administración se han tenido como tales los que constituyen costos indirectos para la operación del contrato, tales como los gastos de disponibilidad de la organización del contratista; el porcentaje para imprevistos, como su nombre lo indica, está destinado a cubrir los gastos con los que no se contaba y que se presenten durante la ejecución del contrato” (Consejo de Estado. Sección Tercera. Consejero Ponente: Ramiro Saavedra Becerra. Sentencia del 28 de agosto de 2003. Radicado: 17.554). ↑¶

16. MARÍN, Op. Cit., pp. 64-65. ↑

17. Ibíd., p. 66. ↑

18. “Que el porcentaje sea superior o inferior, o que para una empresa sea mayor o menor que para otra, depende de muchas razones, por ejemplo: del personal que se requiera en la obra –unas empresas emplean más o menos que otras–; de la magnitud del trabajo; de las cargas administrativas que cada empresa tienen –pensionados, convenciones colectivas y otros; del tamaño de la misma –mientras más grande es la A tiende a ser mayor; del costo de los campamentos; del transporte del personal; del sitio de las obras –si la empresa tiene un domicilio en el lugar del trabajo su A tiende a ser menor, y si se encuentra en otra ciudad tiende a subir, por ejemplo porque el salario de los ingenieros se incrementa por los viáticos–”. (Ibíd, p. 76). ↑¶

19. Lo anterior, sin perjuicio de las fórmulas de reajuste que se establezcan en el contrato y lo establecido en el artículo 27 de la Ley 80 de 1993. En tal sentido, en los casos de desequilibrio económico, porque los costos indirectos en los que incurre el contratista exceden el alea normal, es decir, le causan una afectación grave de su economía, podría exigirle a la entidad que le pague más de lo que se estipuló en la A o en la I, siendo esta una circunstancia extraordinaria. ↑¶

20. Consejo de Estado. Sala de Consulta y Servicio Civil. Concepto del 5 de septiembre de 2018, radicado No. 11001-03-06-000-2018-00124-00, C.P. Édgar González López ↑¶

21. Ibíd, p. 77. ↑

22. Consejo de Estado. Sala de lo Contencioso Administrativo. Sección Tercera. Sentencia del 06 de junio de 2007. Radicación No. 25000-23-26-000-1996-02482-01(17.253). C.P: Ruth Stella Correa Palacio. ↑¶

23. Consejo de Estado. Sala de lo Contencioso Administrativo. Sección Tercera. Subsección A. sentencia del 12 de agosto de 2019. Radicado: 25000-23-26-000-2002-01599-01(38603) C.P: María Adriana Marín. ↑¶

24. RICO PUERTA, Luís Alfonso. Teoría General y Práctica de la Contratación Estatal, Décima edición, pág. 240 y 241. ↑¶

25. Consejo de Estado. Sala de lo Contencioso Administrativo. Sección Cuarta. Sentencia del 16 de septiembre de 2010. Radicado: 130011-23-31-000-1999-90004-01 (16605) C.P: Carmen Teresa Ortiz. ↑¶

26. Consejo de Estado. Sala de Consulta y Servicio Civil. Concepto de 7 febrero de 1997, Rad. 934, C. P. Javier Henao Hidrón. ¶

    ↑

27. Consejo de Estado. Sala de Consulta y Servicio Civil. Concepto 2298 del 8 de marzo de 2017. C.P: Edgar González López. ↑¶

28. Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Tercera. Subsección A. Sentencia del 20 de noviembre de 2020. Radicado: 05001-23-31-000-2002-02323-01 (47201). C.P: José Roberto Sáchica Méndez. ↑¶

29. En este sentido, la jurisprudencia de la Subsección ha destacado que “[d]os de los elementos descriptores que tanto la legislación civil como la mercantil comparten en torno al mandato aluden a i) que la gestión confiada se hace por cuenta y riesgo del mandante y ii) los actos ejercidos por el mandatario no obligan al mandante si han excedido los límites del encargo”. Consejo de Estado. Sala de lo Contencioso Administrativo. Sección Tercera. Subsección A. Sentencia del 1 de octubre de 2018. Radicado: 13001-23-31-000-2012-00022-01 (57897). C.P: Marta Nubia Velásquez Rico. ↑¶

30. Corte Suprema de Justicia, Sala de Casación Civil. Sentencia del 17 de abril de 2007. M.P: Pedro Octavio Munar Cadena. Exp. 00645. ↑¶

31. Consejo de Estado, Sala de Lo Contencioso Administrativo, Sección Cuarta, en sentencia del 15 de octubre de 2021. Consejera Ponente: Myriam Stella Gutiérrez Argüello. Exp. 24376. ↑¶

32. Consejo de Estado. Sala de lo Contencioso Administrativo. Sección Tercera. Sentencia del 20 de junio de 2023. Radicado: 68001-23-31-000-2008-00361-01 (61174) C.P: José Roberto Sáchica Méndez. ↑¶

33. Ibidem. ↑

34. Corte Suprema de Justicia, Sala de Casación Laboral. Sentencia del 18 de octubre de 2023. Magistrado Ponente. Iván Mauricio Lenis Gómez. Rad. 91382. ↑¶

35. MARÍN CORTÉS, Fabián. El precio. Medellín: Librería Jurídica Sánchez, Centro de Estudios de Derecho Administrativo –CEDA–, 2012, pp. 149-150. ↑¶

36. PINO RICCI, Jorge. El régimen jurídico de los contratos estatales. Universidad Externado de Colombia. Bogotá, 2005. pp. 423. ↑¶

37. Consejo De Estado. Radicación número: 25000-23-26-000-1996-02482-01(17253) Consejera ponente: Ruth Stella Correa Palacio. Bogotá, D.C., seis (6) de junio de dos mil siete (2007). ↑¶

38. CONSEJO DE ESTADO. Sentencia del primero (1) de noviembre de dos mil veintitrés (2023). Radicación: 05001233100019970035501 (45.723). Consejero Ponente: JOSÉ ROBERTO SÁCHICA MÉNDEZ (E) ↑¶

39. Agencia Nacional de Contratación Pública. Concepto C ─ 211 del 08 de abril de 2020. ↑¶