CONTRATO ESTATAL, Supervisión, CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS, SECOP

Texto del concepto

CONTRATO ESTATAL – Ejercicio – Funciones de control y vigilancia / CONTRATO ESTATAL – Funciones de control y vigilancia

A través de la actividad contractual, el Estado adquiere bienes, obras y servicios para cumplir los fines que le impone el ordenamiento jurídico, garantizando así la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados. Para la garantía de los fines de interés general involucrados en la contratación de las Entidades Estatales, el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública –en adelante EGCAP– dispone que, en la etapa de ejecución del contrato, las Entidades Estatales y los servidores públicos que participan en ella tienen la obligación de controlar y vigilar la correcta ejecución del objeto contratado. Con esto se busca que las finalidades perseguidas con la celebración de los contratos estatales se logren de manera satisfactoria.

Así, por ejemplo, los artículos 4, 5, 12, 14 y 26 de la Ley 80 de 1993 consagran normas relacionadas con el control y vigilancia de la ejecución de los contratos estatales. Estas disposiciones establecen, entre otros aspectos, la obligación de las Entidades Estatales de velar por el correcto y oportuno cumplimiento de las prestaciones del contrato, las especificaciones de los bienes, obras y servicios objeto de este, y las condiciones de calidad ofrecidas, etc. Esta obligación se predica, en principio, del jefe o representante legal de la entidad, por tener la responsabilidad de la dirección y manejo de la actividad contractual, pero también de los servidores públicos que intervienen en ella. En ese sentido, las Entidades Estatales deben ejercer el control de la ejecución del contrato y, de ser el caso, tomar medidas para exigir el adecuado cumplimiento.

SUPERVISIÓN – Delegación – Designación – Comunicación

En cuanto a la designación del supervisor, la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, en la “Guía para el ejercicio de las funciones de supervisión e interventoría de los contratos del Estado” recomienda que esta se haga por un funcionario público quién pueda actuar al menos como par del contratista y que tenga asignadas funciones relacionadas con el objeto contractual. Así mismo, en dicha Guía se señala que la designación debe estar antecedida por un análisis de la carga operativa del funcionario al que se le asigna la función, para no incurrir en el riesgo de que el supervisor no pueda desempeñar la labor de manera adecuada.

Ahora bien, debe señalarse que, de acuerdo con la Ley 489 de 1998 la delegación es la transferencia del ejercicio de las funciones de las autoridades administrativas a sus colaboradores o a otras autoridades con funciones afines o complementarias. Por otro lado, la Ley 80 de 1993 establece que los jefes y los representantes legales de las Entidades Estatales pueden delegar total o parcialmente la competencia para celebrar contratos y realizar licitaciones, lo cual no los exonera de sus deberes de control y vigilancia de la actividad precontractual y contractual.

Si bien el ordenamiento jurídico consagra la figura de la delegación en materia contractual, la designación del supervisor de un contrato no es una delegación en los términos del artículo 9 de la Ley 489 de 1998 ni tampoco del artículo 12 de la Ley 80 de 1993. Lo anterior, dado que la función de supervisión es inherente al desempeño de las funciones ordinarias de los servidores públicos, como lo establece el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011, y no es una función asignada exclusivamente al representante legal o al ordenador del gasto. En consecuencia, no es necesario emitir un acto administrativo mediante el cual el representante legal o el ordenador del gasto deleguen la función de supervisión del contrato. En todo caso, el representante legal o el ordenador del gasto de la Entidad Estatal, en el evento de que esta función se encuentre delegada, como responsables de la vigilancia y control de la ejecución del gasto y del contrato, deben designar al supervisor del mismo. Para tales efectos podrán definirse las funciones del supervisor en el pliego de condiciones, en una cláusula del contrato, en el manual de contratación o en el acto de la asignación de la función al servidor público escogido para ejercer la supervisión. Así mismo, en todos los casos deberán informarse al funcionario designado como supervisor.

CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS – Procedimiento para pago – Aprobación de Cuentas de cobro – Supervisión

Teniendo en cuenta el marco normativo que rige la supervisión de los contratos estatales, en relación con la aprobación de las cuentas de cobro presentadas por el contratista en el marco de un contrato de prestación de servicios, es preciso señalar que el ordenamiento jurídico que regula la contratación estatal no establece de manera expresa un funcionario específico encargado de dicha aprobación. No obstante, de la interpretación sistemática de las disposiciones que regulan la supervisión contractual se desprende que el seguimiento a la ejecución del contrato y la verificación del cumplimiento de las obligaciones pactadas corresponde, en primer lugar, al supervisor o interventor designado por la Entidad Estatal.

En efecto, el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011 dispone que las Entidades Estatales deben ejercer la supervisión o interventoría de los contratos estatales con el fin de verificar el cumplimiento de las condiciones pactadas, así como prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y garantizar la correcta ejecución de los recursos públicos. En ese sentido, el supervisor constituye el principal mecanismo de control durante la ejecución contractual, siendo el encargado de certificar la adecuada prestación del servicio o la entrega de los bienes contratados, lo cual sirve de soporte para el reconocimiento de pagos al contratista.

De igual forma, la normativa del sistema de compras públicas establece que las Entidades Estatales deben estructurar sus procesos internos de contratación a través de sus respectivos manuales. En este contexto, el artículo 2.2.1.2.5.3 del Decreto 1082 de 2015 señala que las Entidades Estatales deben adoptar un manual de contratación en el cual se definan los procedimientos internos relacionados con la actividad contractual, incluyendo las responsabilidades de los servidores públicos que intervienen en las distintas etapas del proceso. Así mismo, la Entidades Estatales, como buena práctica contractual adoptan manuales de supervisión e interventoría, en el cual detallan las funciones, responsabilidades y procedimientos para el correcto seguimiento de los contratos estatales.

SECOP – Informes y cuentas de cobro – Gestión en plataforma SECOP II

[…] corresponde a cada Entidad Estatal, en ejercicio de su autonomía administrativa y mediante su manual de contratación, o de los demás manuales que haya adoptado como por ejemplo, el manual de supervisión e interventoría, definir el funcionario o dependencia responsable de efectuar la aprobación de las cuentas de cobro o solicitudes de pago en la plataforma SECOP II, garantizando que dicho procedimiento se ajuste a los principios de la función administrativa y de la contratación estatal, particularmente los de transparencia, responsabilidad y control en el manejo de los recursos públicos.

En relación con el procedimiento de presentación de las cuentas de cobro por parte de los contratistas y su debida aprobación en la plataforma SECOP II por parte de la entidad contratante, es pertinente precisar que no existe en el Sistema de Compra y Contratación Pública una disposición normativa que lo indique, pues en virtud del principio de autonomía de la voluntad, las partes pueden determinar el procedimiento dentro de los contratos estatales e incluir las condiciones, cláusulas o estipulaciones que consideren necesarias para desarrollar el objeto contractual, la forma de ejecución, los documentos necesarios para cancelar los honorarios, entre otros aspectos, siempre en consideración de lo que arroja la etapa de planeación a través de los documentos previo.

Para la publicidad de la ejecución del contrato se recomienda el uso del módulo de “Plan de Pagos” que se encuentra en la sección “7. Ejecución del contrato”. Allí el contratista podrá registrar las facturas y/o cuentas de cobro, junto con los demás documentos exigidos por la Entidad Estatal. Por su parte, la Entidad en su deber de seguimiento a la Ejecución contractual tendrá disponible la opción de rechazar o aprobar la referencia del plan de pago según corresponda, así como de publicar los documentos relacionados con la supervisión del contrato.

Bogotá D.C., 05 de abril de 2026

Señora

Aurora Andrea Reyes Saavedra

areyes@regionmetropolitana.gov.co

Ciudad

Estimada señora Reyes Saavedra:

En ejercicio de la competencia otorgada por los artículos 3, numeral 5º, y 11, numeral 8º, del Decreto Ley 4170 de 2011, así como lo establecido en la Resolución 469 de 2025 expedida por esta Entidad, la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente– responde su solicitud de consulta de fecha 24 de febrero de 2026, en la cual manifiesta lo siguiente:

“(…) 1. ¿Cuál es el sustento jurídico, normativo o reglamentario que

determina quién debe aprobar las cuentas de cobro registradas en

SECOP II en contratos de prestación de servicios celebrados por

entidades públicas?

En particular, se solicita precisar: (i) ¿La aprobación corresponde al

Supervisor del contrato?, (ii) ¿Corresponde al Ordenador del Gasto?, (iii)

¿O existe una competencia compartida o diferenciada según la etapa del

proceso?

2. ¿Cuál es el momento jurídicamente correcto para aprobar la cuenta de cobro en la plataforma SECOP II? (i) ¿Cuándo el área financiera de la

entidad valida y aprueba la cuenta para trámite de pago? (ii) ¿Cuándo el Supervisor certifica el cumplimiento de las obligaciones contractuales?

(iii) ¿O cuando se materializa el pago efectivo al contratista?

Con fundamento en los hechos y consultas planteadas, respetuosamente

solicito: 1.Indicar de manera expresa el fundamento constitucional, legal, reglamentario o doctrinal que sustente la posición.: (…)”.

De manera preliminar, resulta necesario acotar que esta entidad solo tiene competencia para responder consultas sobre la aplicación de normas de carácter general en materia de compras y contratación pública. En ese sentido, resolver casos particulares desborda las atribuciones asignadas por el legislador extraordinario que no concibió a Colombia Compra Eficiente como una autoridad para solucionar problemas jurídicos particulares de todos los partícipes del sistema de compra pública. La competencia de esta entidad se fija con límites claros, con el objeto de evitar que la Agencia actúe como una instancia de validación de las actuaciones de las entidades sujetas a la Ley 80 de 1993 o de los demás participantes de la contratación pública. Esta competencia de interpretación de normas generales, por definición, no puede extenderse a la resolución de controversias, ni a brindar asesorías sobre casos puntuales.

Conforme lo expuesto, en aras de garantizar el derecho fundamental de petición, se resolverá su petición dentro de los límites de la referida competencia consultiva, esto es, haciendo abstracción del caso particular y concreto señalado en su petición, pero señalando algunas consideraciones sobre las normas generales relacionadas con el problema jurídico de su consulta.

1. Problema planteado:

De acuerdo con el contenido de su solicitud, esta Agencia resolverá el siguiente problema jurídico: ¿Existe un marco normativo que indique quien tiene el deber legal de aprobar por parte de la entidad contratante las cuentas de cobro en la plataforma SECOP II?

1. Respuesta:

1. Razones de la respuesta:

Lo anterior se sustenta en las siguientes consideraciones:

A través de la actividad contractual, el Estado adquiere bienes, obras y servicios para cumplir los fines que le impone el ordenamiento jurídico, garantizando así la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados^[1]. Para la garantía de los fines de interés general involucrados en la contratación de las Entidades Estatales, el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública –en adelante EGCAP– dispone que, en la etapa de ejecución del contrato, las Entidades Estatales y los servidores públicos que participan en ella tienen la obligación de controlar y vigilar la correcta ejecución del objeto contratado. Con esto se busca que las finalidades perseguidas con la celebración de los contratos estatales se logren de manera satisfactoria.

Así, por ejemplo, los artículos 4, 5, 12, 14 y 26 de la Ley 80 de 1993 consagran normas relacionadas con el control y vigilancia de la ejecución de los contratos estatales. Estas disposiciones establecen, entre otros aspectos, la obligación de las Entidades Estatales de velar por el correcto y oportuno cumplimiento de las prestaciones del contrato, las especificaciones de los bienes, obras y servicios objeto de este, y las condiciones de calidad ofrecidas, etc. Esta obligación se predica, en principio, del jefe o representante legal de la entidad, por tener la responsabilidad de la dirección y manejo de la actividad contractual, pero también de los servidores públicos que intervienen en ella. En ese sentido, las Entidades Estatales deben ejercer el control de la ejecución del contrato y, de ser el caso, tomar medidas para exigir el adecuado cumplimiento.

La jurisprudencia contencioso-administrativa ha considerado que la obligación de vigilar la correcta ejecución del objeto contractual es una función de la entidad contratante, en los siguientes términos:

“La función de vigilancia y control del contrato estatal supone el cuidado y la supervisión, de forma tal que en ejercicio de esa función, quien administra la adecuada y oportuna ejecución del contrato no sólo debe velar por que las partes den cumplimiento a las obligaciones contractuales, sino que el contrato se ejecute en el tiempo y la forma convenidos, para de esta forma garantizar la satisfacción de las necesidades que la administración buscaba alcanzar con la celebración del respectivo contrato”^[2].

Así mismo, esta Agencia se ha pronunciado sobre el deber de vigilancia y control del contrato estatal. En el concepto emitido por esta Agencia con el radicado 4201913000008240 del 20 de diciembre de 2019, se señaló que:

“el seguimiento de la ejecución del contrato para su dirección, control y vigilancia del correcto cumplimiento del objeto es un deber legal que permite a las entidades estatales tomar medidas orientadas a la satisfacción de los fines de la contratación, dentro de las cuales, se encuentra la posibilidad de pactar y ejercer las cláusulas exorbitantes, la designación de una supervisión o la contratación de una interventoría para vigilar la ejecución del contrato y la facultad de pactar e imponer multas, cláusula penal o hacer efectivas las garantías del contrato, previa declaratoria de incumplimiento de las obligaciones del contrato, en aras de lograr la satisfacción de las necesidades de bienes, obras o servicios que se pretenden suplir con la celebración de los contratos estatales”.

Las Leyes 1150 de 2007 y 1474 de 2011 complementan el régimen jurídico de la obligación de vigilar la ejecución de los contratos estatales. Allí se impone, entre otros postulados, el debido proceso como principio rector en materia sancionatoria contractual, para la imposición de multas y la decisión de hacer efectiva la cláusula penal; principio que se debe respetar en el ejercicio del control y vigilancia de la ejecución contractual^[3]. También se establecen los límites de la responsabilidad del representante legal ante la delegación de sus funciones en materia contractual^[4]. Igualmente, se regula la supervisión y la interventoría de los contratos estatales^[5].

Particularmente, la Ley 1474 de 2011 enmarcó el seguimiento, control y vigilancia de la ejecución del contrato estatal dentro del principio de moralidad administrativa. El artículo 83 ibidem establece que “con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, las entidades públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda”.

El legislador además definió las nociones de supervisión e interventoría, como mecanismos que pueden usar las Entidades Estatales para vigilar el contrato, en estos términos:

“La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados. Para la supervisión, la Entidad estatal podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos.

La interventoría consistirá en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la Entidad Estatal, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen. No obstante, lo anterior cuando la entidad lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal, podrá contratar el seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable, jurídico del objeto o contrato dentro de la interventoría”.

Del primer concepto, se extractan las siguientes características en relación con la supervisión: i) la labor de supervisión siempre existirá en relación con cualquier contrato estatal, salvo cuando se realice la vigilancia a través de la interventoría, caso en el cual podrán concurrir informando en el contrato de interventoría la división de dicha vigilancia. Por su parte, la interventoría se contratara dependiendo del análisis de su necesidad y extensión^[6]; ii) no requiere conocimientos especializados como la interventoría; iii) se ejerce por la Entidad Estatal por conducto de la designación de servidores públicos idóneos para cumplir la función; iv) puede recibir apoyo de personal contratado para tal fin mediante contratos de prestación de servicios; v) le es inherente el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico del contrato vigilado^[7].

En cuanto a la designación del supervisor, la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, en la “Guía para el ejercicio de las funciones de supervisión e interventoría de los contratos del Estado”^[8] recomienda que esta se haga por un funcionario público quién pueda actuar al menos como par del contratista y que tenga asignadas funciones relacionadas con el objeto contractual. Así mismo, en dicha Guía se señala que la designación debe estar antecedida por un análisis de la carga operativa del funcionario al que se le asigna la función, para no incurrir en el riesgo de que el supervisor no pueda desempeñar la labor de manera adecuada.

Ahora bien, debe señalarse que, de acuerdo con la Ley 489 de 1998 la delegación es la transferencia del ejercicio de las funciones de las autoridades administrativas a sus colaboradores o a otras autoridades con funciones afines o complementarias. Por otro lado, la Ley 80 de 1993 establece que los jefes y los representantes legales de las Entidades Estatales pueden delegar total o parcialmente la competencia para celebrar contratos y realizar licitaciones, lo cual no los exonera de sus deberes de control y vigilancia de la actividad precontractual y contractual.

Si bien el ordenamiento jurídico consagra la figura de la delegación en materia contractual, la designación del supervisor de un contrato no es una delegación en los términos del artículo 9 de la Ley 489 de 1998 ni tampoco del artículo 12 de la Ley 80 de 1993. Lo anterior, dado que la función de supervisión es inherente al desempeño de las funciones ordinarias de los servidores públicos, como lo establece el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011, y no es una función asignada exclusivamente al representante legal o al ordenador del gasto. En consecuencia, no es necesario emitir un acto administrativo mediante el cual el representante legal o el ordenador del gasto deleguen la función de supervisión del contrato. En todo caso, el representante legal o el ordenador del gasto de la Entidad Estatal, en el evento de que esta función se encuentre delegada, como responsables de la vigilancia y control de la ejecución del gasto y del contrato, deben designar al supervisor del mismo. Para tales efectos podrán definirse las funciones del supervisor en el pliego de condiciones, en una cláusula del contrato, en el manual de contratación o en el acto de la asignación de la función al servidor público escogido para ejercer la supervisión^[9]. Así mismo, en todos los casos deberán informarse al funcionario designado como supervisor.

Teniendo en cuenta el marco normativo que rige la supervisión de los contratos estatales, en relación con la aprobación de las cuentas de cobro presentadas por el contratista en el marco de un contrato de prestación de servicios, es preciso señalar que el ordenamiento jurídico que regula la contratación estatal no establece de manera expresa un funcionario específico encargado de dicha aprobación. No obstante, de la interpretación sistemática de las disposiciones que regulan la supervisión contractual se desprende que el seguimiento a la ejecución del contrato y la verificación del cumplimiento de las obligaciones pactadas corresponde, en primer lugar, al supervisor o interventor designado por la Entidad Estatal.

En efecto, el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011 dispone que las Entidades Estatales deben ejercer la supervisión o interventoría de los contratos estatales con el fin de verificar el cumplimiento de las condiciones pactadas, así como prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y garantizar la correcta ejecución de los recursos públicos. En ese sentido, el supervisor constituye el principal mecanismo de control durante la ejecución contractual, siendo el encargado de certificar la adecuada prestación del servicio o la entrega de los bienes contratados, lo cual sirve de soporte para el reconocimiento de pagos al contratista.

De igual forma, la normativa del sistema de compras públicas establece que las Entidades Estatales deben estructurar sus procesos internos de contratación a través de sus respectivos manuales. En este contexto, el artículo 2.2.1.2.5.3 del Decreto 1082 de 2015 señala que las Entidades Estatales deben adoptar un manual de contratación en el cual se definan los procedimientos internos relacionados con la actividad contractual, incluyendo las responsabilidades de los servidores públicos que intervienen en las distintas etapas del proceso. Así mismo, la Entidades Estatales, como buena práctica contractual adoptan manuales de supervisión e interventoría, en el cual detallan las funciones, responsabilidades y procedimientos para el correcto seguimiento de los contratos estatales.

Bajo esta perspectiva, si bien la verificación del cumplimiento de las obligaciones contractuales corresponde principalmente al supervisor o interventor, el trámite de aprobación de las cuentas de cobro y la autorización de pago puede implicar también la intervención de otras áreas relacionadas con la gestión contractual, como las áreas financieras o presupuestales de la entidad, las cuales deben realizar las validaciones correspondientes en materia de disponibilidad presupuestal, registro presupuestal y demás requisitos financieros exigidos por la normativa aplicable.

En ese orden de ideas, corresponde a cada Entidad Estatal, en ejercicio de su autonomía administrativa y mediante su manual de contratación, o de los demás manuales que haya adoptado como por ejemplo, el manual de supervisión e interventoría, definir el funcionario o dependencia responsable de efectuar la aprobación de las cuentas de cobro o solicitudes de pago en la plataforma SECOP II, garantizando que dicho procedimiento se ajuste a los principios de la función administrativa y de la contratación estatal, particularmente los de transparencia, responsabilidad y control en el manejo de los recursos públicos.

En relación con el procedimiento para presentación de las cuentas de cobro por parte de los contratista y su debida gestión en la plataforma SECOP II para la aprobación de las mismas por parte de la entidad contratante en los contratos de prestación de servicios, es pertinente precisar que no existe en el Sistema de Compra y Contratación Pública una disposición normativa que lo indique, pues en virtud del principio de autonomía de la voluntad, las partes pueden determinar el contenido de los contratos estatales e incluir las condiciones, cláusulas o estipulaciones que consideren necesarias para desarrollar el objeto contractual, la forma de ejecución, los documentos necesarios para cancelar los honorarios, entre otros aspectos, siempre en consideración de lo que arroja la etapa de planeación a través de los documentos previos.

En ese sentido, las Entidades Públicas desde los estudios previos definirán las condiciones del contrato de prestación de servicios a celebrar, plasmado en la minuta del contrato de prestación de servicios profesionales, de apoyo a la gestión y trabajos artísticos, según corresponda. Así mismo, se resalta que en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y en el Decreto 1082 de 2015 no se encuentran disposiciones que establezcan la forma en que deben presentarse las cuentas de cobro, tales como el informe de ejecución o el informe y certificación de cumplimiento, así como las fechas para su presentación, por cuanto esto dependerá de las directrices fijadas al interior de la Entidad Estatal en su guías, circulares o manuales, que se verán reflejados en las cláusulas contenidas en la minuta del contrato de prestación de servicios.

Es importante señalar que, dentro de las cuentas de cobro lo que sí resulta obligatorio desde el ámbito normativo, es el cumplimiento de las obligaciones al Sistema de Seguridad Social Integral que deberá asumir el contratista, de conformidad con lo establecido en el artículo 41 de la Ley 80 de 1993^[10].

Mencionado lo anterior, respecto a la gestión de las cuentas de cobro a través de la plataforma transaccional, resulta importante indicar que tratándose de SECOP II, el artículo 3 de la Ley 1150 de 2007 creó el Sistema Electrónico para la Contratación Pública, el cual –de conformidad con el artículo 3.8 del Decreto 4170 de 2011– es administrado por esta Agencia. Esta plataforma no solo es un canal de publicidad de la gestión contractual de las Entidades Públicas, pues también es un medio transaccional para la suscripción de contratos electrónicos. A estas dos (2) facetas del SECOP se refiere la Ley citada cuando dispone, respectivamente, que “De conformidad con lo dispuesto en la Ley 527 de 1999, […] la expedición de los […] contratos y en general los actos derivados de la actividad precontractual y contractual, podrán tener lugar por medios electrónicos” y que “Contará con la información oficial de la contratación realizada con dineros públicos, para lo cual establecerá los patrones a que haya lugar y se encargará de su difusión a través de canales electrónicos”.

El numeral 1.2 de la Circular Externa Única de la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente^[11] dispone que el Sistema Electrónico para la Contratación Pública está compuesto por el SECOP I, el SECOP II y la Tienda Virtual del Estado Colombiano. El SECOP I solo funciona como medio de publicidad, es decir, no tiene carácter transaccional. Esto significa que el procedimiento contractual se adelanta fuera de la plataforma a través de un expediente físico. No obstante, las actuaciones y los documentos se convierten en electrónicos para cargarse posteriormente a la plataforma por quien tenga la función dentro de la entidad.

Por su parte, el SECOP II permite generar contratos en línea y realizar la firma electrónica de los mismos. Tiene funciones que permiten al proveedor presentar garantías y facturas; y a la entidad estatal, realizar la revisión y aprobación de ambos tipos de documentos en línea. Además, el módulo permite hacer modificaciones contractuales, tanto unilaterales como bilaterales –estas últimas son enviadas para aprobación del proveedor antes de la publicación por parte de la entidad estatal–. Para registrar el seguimiento al avance de la ejecución, el módulo de gestión contractual habilita el registro de planes de ejecución por porcentaje de avance y el cargue de documentos tanto a proveedor como a la entidad estatal, la cual puede crear usuarios para que los supervisores de los contratos carguen la información pertinente. Finalmente, la liquidación y el cierre de los expedientes contractuales también puede realizarse a través del SECOP II. Es de destacar que la plataforma tiene un módulo de búsqueda pública que permite a los ciudadanos y entes de control revisar el avance en tiempo real de cualquier contrato realizado a través del SECOP II, sin necesidad de tener usuarios creados en la plataforma.

Ambas plataformas contribuyen a la concreción del principio de publicidad. Dicho principio impone a las autoridades administrativas el deber de dar a conocer sus actos, contratos y decisiones, para que se divulguen y eventualmente se controlen las actuaciones. Por lo demás, la Ley 1712 de 2014 identifica como principios que orientan el acceso a la información pública el de máxima publicidad y el de transparencia en la información. El primero establece que toda información en posesión, bajo control o custodia de un sujeto obligado es pública y no podrá ser reservada o limitada sino por disposición constitucional o legal. Por su parte, el segundo alude al deber de los sujetos de proporcionar y facilitar el acceso a la misma en los términos más amplios posibles, y a través de los medios y procedimientos que establezca la ley.

Ahora bien, las Entidades Estatales, conforme al artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015, tienen la obligación de publicar en el SECOP “[…] los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación […]”. La expresión Documentos del Proceso está definida en el artículo 2.2.1.1.1.3.1 del Decreto 1082 de 2015, donde se establece que son “(a) los estudios y documentos previos; (b) el aviso de convocatoria; (c) los pliegos de condiciones o la invitación; (d) las adendas; (e) la oferta; (f) el informe de evaluación; (g) el contrato; y cualquier otro documento expedido por la Entidad Estatal durante el Proceso de Contratación”.

No obstante, para identificar los documentos que deben publicarse, es necesario realizar una interpretación sistemática de las disposiciones del Decreto 1082 del 2015, comoquiera que el anterior no es un listado taxativo, sino enunciativo. En efecto, además de los documentos enlistados, el artículo 2.2.1.1.1.3.1 Ibídem recoge en la noción de Documentos del Proceso “cualquier otro documento expedido por la Entidad Estatal durante el Proceso de Contratación”. Este mismo artículo define la expresión Proceso de Contratación como el “Conjunto de actos y actividades, y su secuencia, adelantadas por la Entidad Estatal desde la planeación hasta el vencimiento de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes o el vencimiento del plazo, lo que ocurra más tarde”. 

Respecto de los contratos de prestación de servicios, si bien los documentos que deben publicarse en el SECOP II corresponden a los mismos que deben publicarse en el SECOP I, esto es, todos los expedidos con ocasión a la gestión contractual con excepción de los expresamente excluidos, la naturaleza transaccional del SECOP II implica que los procesos contractuales no solo deban ser publicados mediante esta plataforma, sino también gestionados a través de ella, al consistir la mayoría de los hitos contractuales en documentos y actuaciones electrónicas generadas en tiempo real, de tal manera que el proceso contractual avanza en la medida en la que se generen y aprueben estos documentos y actuaciones electrónicas en la plataforma. Esta es una diferencia respecto de los procesos publicados en el SECOP I, en los que primero se generan los documentos escritos y luego se publican en la plataforma dentro del plazo de tres (3) días previsto en el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015. Esto significa que el término de tres (3) días para publicar, en la práctica, no opera en las actuaciones generadas de manera electrónica dentro de los procedimientos gestionados a través de SECOP II, puesto que tales documentos son creados o expedidos mediante la propia plataforma, razón por la que una vez estos se aprueban quedan inmediatamente publicados, sin que transcurra el referido término.

En ese orden de ideas, el carácter transaccional de SECOP II, como herramienta que permite no solo publicar sino también gestionar y crear Documentos del Proceso, de manera electrónica al interior de la plataforma, implica que el deber de publicidad respecto de estas actuaciones se cumpla de manera distinta a como sucede en SECOP I, donde los documentos contractuales se expiden primero en un medio físico que posteriormente es cargado en la plataforma.

Para la publicidad de la ejecución del contrato se recomienda el uso del módulo de “Plan de Pagos” que se encuentra en la sección “7. Ejecución del contrato”. Allí el contratista podrá registrar las facturas y/o cuentas de cobro, junto con los demás documentos exigidos por la Entidad Estatal. Por su parte, la Entidad en su deber de seguimiento a la Ejecución contractual tendrá disponible la opción de rechazar o aprobar la referencia del plan de pago según corresponda, así como de publicar los documentos relacionados con la supervisión del contrato.

Adicionalmente, aquellos documentos transversales a la ejecución del contrato, como, por ejemplo, el registro presupuestal, el acta de inicio, las actas de delegación de la supervisión, entre otros, podrán publicarse a través del módulo “Documentos de la ejecución” de la sección “7. Ejecución del contrato”. La ventana de documentos de ejecución del contrato en el aplicativo SECOP II, permite cumplir con el deber de publicidad regulado por el artículo 2.2.1.1.1.7.1. del Decreto 1082 de 2015, lo que significa que todos los documentos expedidos durante la etapa ejecución puedan ser publicados en esa opción, ya sea por la misma Entidad Estatal o el proveedor, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición, en caso de no ser publicados automáticamente por la plataforma de SECOP II al momento de su creación, garantizando, entre otros, el principio de transparencia que rige en la contratación estatal.

Para estos efectos, la “Guía de gestión contractual en el SECOP II” explica que:

En la séptima sección de “Ejecución del contrato” una vez inicia la ejecución del contrato, aparecerán los planes de entrega de los bienes y servicios del contrato; los planes de pago y la opción para que usted solicite los pagos (En el caso de las facturas deberá enviarlas a la Entidad Estatal a través de SECOP II después de radicarlas en la entidad). También puede consultar documentos de la ejecución contractual cargados por la entidad estatal como los informes de supervisión. Adicionalmente, en esta sección usted puede cargar informes de actividades y en general documentos de la ejecución contractual que la entidad estatal le solicite.

Al margen de la explicación precedente debe advertirse que el análisis requerido para resolver problemas específicos en torno a la designación de la supervisión debe realizarse por quienes tengan interés en ello, de acuerdo con lo explicado en la aclaración preliminar del presente oficio. De esta manera, las afirmaciones aquí realizadas no pueden ser interpretadas como juicios de valor sobre circunstancias concretas relacionadas con los hechos que motivan la consulta. Por lo anterior, previo concepto de sus asesores, la solución de situaciones particulares corresponde a los interesados adoptar la decisión correspondiente y, en caso de conflicto, a las autoridades judiciales, fiscales y disciplinarias.

Dentro de este marco, la entidad pública definirá en cada caso concreto lo relacionado con el tema objeto de consulta. Al tratarse de un análisis que debe realizarse en el procedimiento contractual específico, la Agencia no puede definir un criterio universal y absoluto por vía consultiva, sino que brinda elementos de carácter general para que los partícipes del sistema de compras y contratación pública adopten la decisión que corresponda, lo cual es acorde con el principio de juridicidad. Así, cada entidad definirá la forma de adelantar su gestión contractual, sin que sea atribución de Colombia Compra Eficiente validar sus actuaciones.

4. Referencias normativas, jurisprudenciales y otras fuentes:

5. Doctrina de la Agencia Nacional de Contratación Pública:

Sobre la naturaleza y características del contrato de prestación de servicios, esta Subdirección se ha referido en los Conceptos 4201912000006026 de 1° de octubre de 2019, Concepto N° Radicado: 2201913000008409 del 12 de noviembre de 2019, C–047 del 18 de febrero de 2020, C–071 del 4 de marzo de 2020, C–188 del 13 de abril de 2020, C–005, 006, 018 y 138 del 11 de mayo de 2020, C–053, 175, 255, 282, 293 y 320 del 12 de mayo de 2020, C–288 del 27 de mayo de 2020, C–345 del 23 de junio de 2020, C–484 del 6 de agosto de 2020, C–608 del 1 de octubre de 2020, C-145 del 8 de abril del 2021, C-491 del 14 de septiembre de 2021, C-517 del 30 de septiembre de 2021, C – 654 de 22 de noviembre de, C-181 del 7 de abril de 2022, C-773 del 17 de noviembre de 2022, C- 953 del 25 de enero de 2023 y C-966 del 1 de febrero de 2023, C-135 del 25 de mayo de 2023, C-414 del 11 de septiembre de 2024, C-079 del 4 de marzo de 2025, entre otros. Sobre la publicación de los documentos del contrato de prestación de servicios, esta Subdirección se ha referido en los conceptos C-148 de 30 de marzo de 2023, C-332 del 24 de mayo de 2022, entre otros. Estos y otros conceptos se encuentran disponibles para consulta en el Sistema de Relatoría de la Agencia, en el cual también podrás encontrar jurisprudencia del Consejo de Estado, laudos arbitrales y la normativa de la contratación concordada con la doctrina de la Subdirección de Gestión Contractual. Accede a través del siguiente enlace: https://relatoria.colombiacompra.gov.co/.

La sostenibilidad no es una opción, es una obligación. Por ello, la Agencia Nacional de Contratación Pública –Colombia Compra Eficiente– te invita a realizar el Curso de Contratación Pública Sostenible y Socialmente Responsable, una herramienta clave para fortalecer las capacidades de todos los compradores públicos, proveedores, servidores públicos v para generar mayor valor público. Accede al curso y aprende como implementar criterios sociales y ambientales en las diferentes etapas del proceso de contratación:
https://formacionvirtual.colombiacompra.gov.co/mod/page/view.php?id=3718

De otro lado, te contamos que esta Agencia ha da un paso decisivo en la estandarización y modernización del sector social con la expedición de las Resoluciones 539, 540, 541, 952 y 953 de 2025, mediante las cuales adoptó Documentos Tipo para las modalidades de selección de licitación pública (versión 2), selección abreviada de menor cuantía, mínima cuantía, consultoría e interventoría, promoviendo procesos más transparentes, eficientes competitivos y sostenibles en sectores estratégicos como educación, salud, cultura, recreación, deporte, institucional y vivienda. Consulta y descarga los documentos aquí: https://www.colombiacompra.gov.co/normativa-y-relatoria/documentos-tipo

Si quieres conocer más sobre la aplicación de Documentos Tipo puedes consultar la última versión de la Guía para la comprensión e implementación de los Documentos Tipo de obra pública de infraestructura de transporte. En esta actualización se incorporaron orientaciones prácticas dirigidas a entidades públicas, proveedores, organismos de control y demás interesados, con el propósito de facilitar la adecuada implementación de estos instrumentos en los procesos contractuales. Además se incluyeron lineamientos que orientan la implementación de los criterios ambientales y sociales incluidos en los documentos tipo: Consulta la guía aquí:
https://www.colombiacompra.gov.co/archivos/manual/guia-para-la-comprension-e-implementacion-de-los-documentos-tipo-de-obra-publica-de-infraestructura-de-transporte-bajo-las-diferentes-modalidades-de-contratacion-vigentes

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Este concepto tiene el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y las expresiones aquí utilizadas con mayúscula inicial deben ser entendidas con el significado que les otorga el artículo 2.2.1.1.1.3.1. del Decreto 1082 de 2015.

Atentamente,

1. Artículo 3 de la Ley 80 de 1993. ↑

2. Consejo de Estado. Sala de lo Contencioso Administrativo. Sección Tercera. Subsección C. Sentencia del 27 de noviembre de 2017. M.P. Jaime Orlando Santofimio. Exp. 51.802. ↑

3. Artículo 17 de la Ley 1150 de 2007. ↑

4. Artículo 21 de la Ley 1150 de 2007. ↑

5. Artículos 83 a 86 de la Ley 1474 de 2011. ↑

6. A excepción de la interventoría del contrato de obra adjudicado por licitación pública que es obligatoria según el numeral 1° del artículo 32 de la Ley 80 de 1993. ↑

7. Sobre las características de la supervisión de los contratos estatales se ha pronunciado esta Agencia en el concepto con radicado # 4201913000008240 del 20 de diciembre de 2019. ↑

8. Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente. Guía para el ejercicio de las funciones de supervisión e interventoría de los contratos del Estado. Disponible en: cce_guia_supervision_interventoria.pdf ↑

9. Departamento Administrativo de la Función Pública. Concepto del 6 de mayo de 2019. Rad. 140.881. ↑

10. Se puede consultar el concepto C -240 del 4 de abril de 2025. https://relatoria.colombiacompra.gov.co/conceptos/c-240-de-2025/ ↑

11. circular_externa_unica_version_3_vf49.pdf ↑