DOCUMENTOS EN IDIOMA DIFERENTE AL CASTELLANO, APOSTILLA Y LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Texto del concepto

DOCUMENTOS EN IDIOMA DIFERENTE AL CASTELLANO ‒ Valor probatorio en la contratación estatal

Conforme ha sido reiterado en varios conceptos proferidos por esta entidad, el artículo 10 Superior precisa que el idioma oficial en Colombia es el castellano, por lo que se debe entender que todos los documentos que se pretenden valorar y apreciar en el país deben estar traducidos a este idioma. Por correlato, los documentos expedidos en idioma diferente al castellano, para que puedan ser apreciados y valorados por la entidad contratante, deben ser presentados en su lengua original junto con la traducción al castellano.

De la exigencia de traducir los documentos al castellano, entonces, se deriva una garantía triple: (i) para la Entidad Estatal, porque le permite la valoración de la información de la que dan cuenta los documentos aportados al proceso de contratación; (ii) para el proponente que aporta el documento traducido, debido a que garantiza que su propuesta será valorada según su alcance; y (iii) para los otros oferentes, porque estos pueden tener certeza de los elementos que serán valorados de todas las propuestas, con lo que, además, se contribuye a la vigencia del principio de transparencia, rector de la contratación estatal en Colombia.

APOSTILLA Y LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS ‒ Documentos privados ‒ Convertidos en públicos

Por otro lado, los documentos privados expedidos en el exterior no se encuentran incluidos en la Ley 455 de 1998, que ratifica la Convención sobre Abolición del Requisito de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros de la Conferencia de la Haya, razón por la cual se considera que las disposiciones sobre apostilla y su regulación no deberían extenderse a los documentos que no provienen de un funcionario público en ejercicio de sus funciones o de un particular en el ejercicio de funciones públicas.

Sin perjuicio de lo anterior, el Ministerio de Relaciones Exteriores considera que un documento privado que sea autenticado por un notario público o quien haga sus veces, adquiere el carácter de documento público y, por lo tanto, a pesar de que su naturaleza principal es un documento privado, deben ser apostillados dada su “conversión a documento público”.

APOSTILLA Y LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS ‒ Documentos públicos ‒ Clases

El artículo 1º de la Ley 455 de 1998 identifica los documentos públicos que requieren del trámite de apostilla, conforme a la Convención sobre Abolición del Requisito de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros, de la Conferencia de la Haya de 1961, los cuales son: i) documentos que emanan de una autoridad o un funcionario relacionado con las cortes o tribunales de un Estado, incluyendo los que emanen de un fiscal, un secretario de un tribunal o un portero de estrados; ii) documentos administrativos; iii) actos notariales; y iv) certificados oficiales colocados en documentos firmados por personas a título personal, tales como certificados oficiales que consignan el registro de un documento o que existía en una fecha determinada y autenticaciones oficiales y notariales de firmas. Por su parte, la norma exime del trámite de apostilla los documentos ejecutados por agentes diplomáticos o consulares y los documentos administrativos que se ocupen directamente de operaciones comerciales o aduaneras.

DOCUMENTOS EN IDIOMA DIFERENTE AL CASTELLANO ‒ Traducción oficial – Resolución No. 1959 de 2020

“(…) el numeral 15 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993 establece que las entidades no deben solicitar traducciones oficiales, ni cualquier clase de formalidad, excepto que una norma especial de forma expresa lo exija. Así, si bien es cierto que el artículo 251 del CGP señala que los documentos expedidos en el exterior, en idioma distinto al castellano, para que sean apreciados debe traducirlos un intérprete oficial registrado en el Ministerio de relaciones Exteriores o por quien designe el juez, también lo es que esta norma no deviene aplicable, en tanto el CGP regula la actividad procesal en los asuntos civiles, comerciales, de familia y agrarios, y no la actividad contractual del Estado, toda vez que el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo -CPACA- no realiza una remisión expresa a las disposiciones del mismo. Esta conclusión se refuerza si se tiene en cuenta que la Ley 80 de 1993 es una norma de carácter especial que rige la contratación pública y que contiene una disposición específica en torno a la exigencia de traducciones en los procesos de contratación.

Bogotá D.C., [Día] [Mes.NombreCapitalizado] [Año]

Doctora

Edna Rocío Valenzuela Jiménez

Coordinadora del Grupo Interno de Trabajo de Contratación

Vicepresidencia Jurídica

Agencia Nacional de Infraestructura

ggutierrez@ani.gov.co

Bogotá D.C

Estimada Doctora Valenzuela:

En ejercicio de la competencia otorgada por los artículos 3, numeral 5º, y 11, numeral 8º, del Decreto Ley 4170 de 2011, así como lo establecido en el artículo 4 de la Resolución 1707 de 2018 expedida por esta Entidad, la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente– responde su solicitud de consulta de fecha 25 de julio de 2024, en la cual manifiesta lo siguiente:

“Cuál es la línea actual de la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente sobre la exigencia o no de traducciones oficiales o simples de documentos en idioma diferente al castellano durante la evaluación de los procesos competitivos?

La anterior consulta se genera en ocasión de las diferencias entre la línea expresada en la Circular Externa la cual va de la mano con la regla incorporada en el documento base de los Pliego Tipo para la LICITACION DE OBRA PÚBLICA DE INFRAESTRUCTURA DE TRANSPORTE – VRSION 04, y que de la lectura se tiene que es contraria a la línea manifestada en el concepto C-437 de 2023.

De manera preliminar, resulta necesario acotar que esta entidad solo tiene competencia para responder consultas sobre la aplicación de normas de carácter general en materia de compras y contratación pública. En ese sentido, resolver casos particulares desborda las atribuciones asignadas por el legislador extraordinario, que no concibió a Colombia Compra Eficiente como una autoridad para solucionar problemas jurídicos particulares de todos los partícipes del sistema de compra pública. La competencia de esta entidad se fija con límites claros, con el objeto de evitar que la Agencia actúe como una instancia de validación de las actuaciones de las entidades sujetas a la Ley 80 de 1993 o de los demás participantes de la contratación pública. Esta competencia de interpretación de normas generales, por definición, no puede extenderse a la resolución de controversias, ni a brindar asesorías sobre casos puntuales.

Conforme lo expuesto, en aras de satisfacer el derecho fundamental de petición se resolverá su consulta dentro de los límites de la referida competencia consultiva, esto es, haciendo abstracción de las circunstancias particulares y concretas mencionadas en su petición, pero haciendo unas consideraciones sobre las normas generales relacionadas con el problema jurídico de su consulta.

1. Problema planteado:

De acuerdo con el contenido de su solicitud, esta Agencia resolverá el siguiente problema jurídico: ¿Cuál es la línea de la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente sobre la exigencia o no de traducciones oficiales o simples de documentos en idioma diferente al castellano durante la evaluación de los procesos competitivos?

1. Respuesta:

1. Razones de la respuesta:

Lo anterior se sustenta en las siguientes consideraciones:

• El artículo 10 Superior precisa que el idioma oficial en Colombia es el castellano^[2], por lo que se debe entender que todos los documentos que se pretenden valorar y apreciar en el país deben estar traducidos a este idioma. Por consiguiente, los documentos expedidos en idioma diferente al castellano, para que puedan ser apreciados y valorados por la entidad contratante, deben ser presentados en su lengua original junto con la traducción al castellano.
• De la exigencia de traducir los documentos al castellano, entonces, se deriva una garantía triple: (i) para la Entidad Estatal, porque le permite la valoración de la información de la que dan cuenta los documentos aportados al proceso de contratación; (ii) para el proponente que aporta el documento traducido, debido a que garantiza que su propuesta será valorada según su alcance; y (iii) para los otros oferentes, porque estos pueden tener certeza de los elementos que serán valorados de todas las propuestas, con lo que, además, se contribuye a la vigencia del principio de transparencia, rector de la contratación estatal en Colombia.
• La Resolución No. 1959 de 2020 expedida por el Ministerio de Relaciones Exteriores, en su artículo 6, dispone que los documentos que requieren de apostilla o legalización de un documento traducido se debe autenticar la firma del traductor ante el notario público.
• Con todo, la aplicación de esta norma exige distinguir dos hipótesis: por un lado, la de aquellos documentos en otro idioma que se apostillaron en el extranjero y que se pretenden hacer valer en los procesos de contratación y, por el otro, los que estando en otro idioma se pretenden apostillar ante las autoridades colombianas, con el objeto de hacerlos valer en otro país y ante las autoridades extranjeras. En términos generales, debe señalarse que apostillar significa “[…] certificar la autenticidad de la firma de un servidor público en ejercicio de sus funciones y la calidad en que el signatario haya actuado […]”.
• Si el documento ya fue apostillado por una autoridad extranjera habrá lugar a la traducción simple del mismo, claro está, si se encuentra en un idioma diferente al castellano, pero no será necesario que se lleve a cabo la traducción oficial y, por ende, tampoco lo será que se autentique la firma del traductor ante notario público. Tal conclusión se fundamenta en dos argumentos: primero, por cuanto el artículo 6º de la Resolución 1959 de 2020 establece un trámite previo a la apostilla o la legalización del documento, lo que supone que dicha norma no aplica en aquellos eventos en los que ya se llevó a cabo la apostilla o la legalización, menos cuando se hizo ante una autoridad extranjera.
• La Ley 455 de 1998, “Por medio de la cual se aprueba la “Convención sobre la abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros”, suscrita en la Haya el 5 de octubre de 1961”, establece que la apostilla es un trámite mediante el cual los agentes diplomáticos y consulares certifican la autenticidad de un documento o de una firma para que ostente validez en un país parte del Convenio sobre Abolición del Requisito de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros, de la Conferencia de la Haya de 1961. Por su parte, teniendo en cuenta que la Convención de la Haya elimina la obligación de legalización, se entiende que los países que no suscriben dicho instrumento internacional realizan el trámite de legalización.
• De igual forma, en virtud de lo dispuesto por la Convención de Viena de 1963, los países no signatarios de la Convención de la Haya 1961 deberán realizar el trámite de legalización, el cual, de conformidad con el artículo 2 de la Resolución No. 10547 de 2018, expedida por el Ministerio de Relaciones Exteriores de la República de Colombia, es la certificación de un documento o firma de un servidor público para que éste tenga validez en un país que hace parte de la Convención de Viena de 1963, sobre relaciones consulares^[3].
• En este sentido, a pesar de que la apostilla y legalización tienen como finalidad certificar la firma de un servidor público, su diferencia radica en los trámites y requisitos que se deben surtir de acuerdo con el instrumento internacional –Conferencia de la Haya de 1961 o Convención de Viena de 1963, según corresponda–.
• De conformidad con lo anterior, es importante mencionar que la guía para el trámite de apostilla, expedida por el Despacho Permanente de la Conferencia de La Haya en Derecho Internacional Privado, expresa que el procedimiento de apostilla es un trámite exclusivo para los “documentos públicos”, que, conforme al ordenamiento jurídico de un país, requieren de formalidades y solemnidades para que tengan validez jurídica, como por ejemplo una decisión judicial.
• En tanto el numeral 15 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993 establece que “[l]as autoridades no exigirán sellos, autenticaciones, documentos originales o autenticados, reconocimientos de firmas, traducciones oficiales, ni cualquier otra clase de formalidades o exigencias rituales, salvo cuando en forma perentoria y expresa lo exijan leyes especiales”. En ese mismo sentido, el artículo 9, numeral 5, de la Ley 1437 de 2011, les prohíbe a las entidades estatales exigir documentos o crear formalidades no previstas en la ley de forma expresa. Estas dos normas cobran importancia si se tiene en cuenta que no existe una norma que establezca la formalidad notarial de los documentos que fueron apostillados por autoridades extranjeras y que se pretenden hacer valer en procesos de contratación estatal, pues, se reitera, el artículo 6 de la Resolución 1959 de 2020, únicamente se aplica en aquellos casos en los que el documento a traducir no ha sido apostillado y/o legalizado.
• El artículo 480 del Código de Comercio determina que los documentos otorgados en el exterior deben ser autenticados por los funcionarios competentes de cada país, y posteriormente autenticarse la firma de estos funcionarios con el cónsul colombiano o, a falta de cónsul colombiano, por una nación amiga.^[4]Sin embargo, dada la ubicación de esta norma en el Código de Comercio y a su redacción, debe interpretarse que dicha disposición aplica únicamente en lo relativo a las sociedades extranjeras.
• Por su parte, el Código General del Proceso, en el artículo 251, establece que los documentos públicos otorgados en el extranjero deberán apostillarse de acuerdo con lo contemplado en los tratados internacionales ratificados por Colombia.^[5] Esta disposición sería en materia de contratación estatal de forma subsidiaria, ante la ausencia de norma especial que regule la actividad probatoria en el procedimiento administrativo general y en el procedimiento administrativo contractual, según como se observa en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo –CPACA– que en esta materia realiza una remisión a las disposiciones sobre los medios probatorios del Código General del Proceso en el artículo 40 – sin perjuicio de otras remisiones–. Pero, la citada disposición tampoco contempla la obligación de apostillar los documentos privados, sino únicamente para los documentos públicos otorgados en el exterior; por ende, tampoco sería posible extender dicha obligación a documentos no relacionados por la misma.
• Por consiguiente, tal y como ya se ha puesto de presente por esta Agencia en conceptos previos, cuando un documento es presentado en un idioma distinto al castellano debe ser traducido y, para tales fines, se aplicarán las siguientes reglas: (i) si es un documento privado que requiere de traducción, no será indispensable que sea traducción oficial, de acuerdo con el numeral 15 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993; (ii) si es un documento público que requiere de apostilla o legalización, y estos trámites se van a realizar ante las autoridades colombianas, se requerirá́ la autenticación ante notario público de la firma del traductor del documento, en los términos del artículo 6 de la Resolución 1959 de 2020; y iii) si es un documento público que requiere de apostilla o legalización, y ésta ya se realizó ante autoridades diferentes a las colombianas, se requerirá́ traducción siempre que el idioma sea diferente al castellano, sin que sea necesario traducción oficial ni autenticación ante notario público, en aplicación del numeral 15 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, y del numeral 5 del artículo 9 de la Ley 1437 de 2011, según se explicó antes.
• No obstante a lo anterior, en el caso de documentos especializados, como por ejemplo, especificaciones o fichas técnicas, las Entidades Estatales podrán establecer en los documentos del proceso que estos sean aportados en su lengua original junto con la traducción oficial al castellano, el proponente puede presentar con la oferta documentos con una traducción simple y entregar la traducción oficial al castellano dentro del plazo previsto para la subsanación y la traducción oficial debe ser el mismo texto presentado.
• El artículo 251 de la ley 1564 de 2012, nos remite a las particularidades que deben observar los documentos en idioma distinto al castellano en materia probatoria:

“Para que los documentos extendidos en idioma distinto del castellano puedan apreciarse como prueba se requiere que obren en el proceso con su correspondiente traducción efectuada por el Ministerio de Relaciones Exteriores, por un intérprete oficial o por traductor designado por el juez. En los dos primeros casos la traducción y su original podrán ser presentados directamente. En caso de presentarse controversia sobre el contenido de la traducción, el juez designará un traductor. (Negrilla fuera del texto original).

Los documentos públicos otorgados en país extranjero por funcionario de este o con su intervención, se aportarán apostillados de conformidad con lo establecido en los tratados internacionales ratificados por Colombia. En el evento de que el país extranjero no sea parte de dicho instrumento internacional, los mencionados documentos deberán presentarse debidamente autenticados por el cónsul o agente diplomático de la República de Colombia en dicho país, y en su defecto por el de una nación amiga. La firma del cónsul o agente diplomático se abonará por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia, y si se trata de agentes consulares de un país amigo, se autenticará previamente por el funcionario competente del mismo y los de este por el cónsul colombiano.

Los documentos que cumplan con los anteriores requisitos se entenderán otorgados conforme a la ley del respectivo país.”

• En virtud del principio de autonomía las entidades públicas tienen la capacidad de tomar decisiones y actuar en el marco de sus competencias, sin necesidad de una intervención directa o control de otras entidades o poderes del Estado, siempre y cuando estas acciones estén alineadas con los principios constitucionales, las leyes y las normativas que rigen su funcionamiento.
• Esta autonomía incluye la posibilidad de expedir reglamentos, resoluciones, y otras disposiciones que desarrollen su objeto misional y regulen sus procedimientos internos. En virtud de esas disposiciones, se les concedió a las entidades públicas la capacidad jurídica para llevar a cabo su contratación, lo cual se traduce en que gozan de plena autonomía e independencia para gestionar la satisfacción de sus necesidades en ejecución de la actividad contractual.
• Así las cosas, corresponde a las autoridades administrativas de manera autónoma e independiente, como responsables de sus procedimientos contractuales y conforme a las disposiciones que rigen la contratación estatal, adoptar las decisiones y/o adelantar las actuaciones que estimen pertinentes en el desarrollo de sus procesos de contratación.

1. Doctrina de la Agencia Nacional de Contratación Pública:

La Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, en los Conceptos C- 532 del 28 de septiembre de 2021, C- 686 del 19 de octubre de 2022, C- 819 del 20 de diciembre de 2022, C- 090 del 24 de marzo de 2023, C- 367 del 20 de octubre de 2023, C- 437 del 25 de octubre de 2023 y C- 085 del 06 de junio de 2024 entre otros, analizó el contexto de la traducción de los documentos establecidos en un idioma diferente al castellano. Estos y otros conceptos se encuentran disponibles para consulta en el sistema de relatoría de la Agencia, al cual se puede acceder a través del siguiente enlace: https://relatoria.colombiacompra.gov.co/busqueda/conceptos.

También le invitamos a consultar la versión III de 2024 del Boletín de Relatoría de la Subdirección de Gestión Contractual, el cual puede descargar en la página web de la Agencia: https://www.colombiacompra.gov.co/sala-de-prensa/boletin-digital

Por último, lo invitamos a seguirnos en las redes sociales en las cuales se difunde información institucional:

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Este concepto tiene el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y las expresiones aquí utilizadas con mayúscula inicial deben ser entendidas con el significado que les otorga el artículo 2.2.1.1.1.3.1. del Decreto 1082 de 2015.

Atentamente,

1. Resulta del caso precisar, por una parte, que el mismo artículo constitucional reconoce que “[…] Las lenguas y dialectos de los grupos étnicos son también oficiales en sus territorios […]” y, por la otra, que el legislador también ha declarado otros idiomas y lenguajes como oficiales, esto es, el inglés en el Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina (Ley 47 de 1993); y el lenguaje de señas (Ley 982 de 2005), al cual el mismo legislador dotó de especial protección. ↑

2. El castellano es el idioma oficial de Colombia. Las lenguas y dialectos de los grupos étnicos son también oficiales en sus territorios. La enseñanza que se imparta en las comunidades con tradiciones lingüísticas propia será bilingüe. ↑

3. Resolución No. 10547 de 2018: «artículo 2. De las definiciones. Para efectos de la presente Resolución, entiéndase lo siguiente:

   […]

   “2. Legalización: Certificar la autenticidad de la firma de un servidor público en ejercicio de sus funciones y la calidad en que el signatario haya actuado, la cual deberá estar registrada ante el Ministerio de Relaciones Exteriores, para que el documento surta plenos efectos legales en un país que hace parte de la Convención de Viena de 1963, sobre relaciones consulares, artículo 5°, literal f) que reglamenta las actuaciones consulares en calidad de notario”. ↑

4. Código de Comercio: «Artículo 480. Autenticación de documentos otorgados en el exterior. Los documentos otorgados en el exterior se autenticarán por los funcionarios competentes para ello en el respectivo país, y la firma de tales funcionarios lo será a su vez por el cónsul colombiano o, a falta de éste, por el de una nación amiga, sin perjuicio de lo establecido en convenios internacionales sobre el régimen de los poderes.

   “Al autenticar los documentos a que se refiere este artículo los cónsules harán constar que existe la sociedad y ejerce su objeto conforme a las leyes del respectivo país”. ↑

5. Código General el Proceso: “Artículo 251. Documentos en idioma extranjero y otorgados en el extranjero. Para que los documentos extendidos en idioma distinto del castellano puedan apreciarse como prueba se requiere que obren en el proceso con su correspondiente traducción efectuada por el Ministerio de Relaciones Exteriores, por un intérprete oficial o por traductor designado por el juez. En los dos primeros casos la traducción y su original podrán ser presentados directamente. En caso de presentarse controversia sobre el contenido de la traducción, el juez designará un traductor.

   “Los documentos públicos otorgados en país extranjero por funcionario de este o con su intervención, se aportarán apostillados de conformidad con lo establecido en los tratados internacionales ratificados por Colombia. En el evento de que el país extranjero no sea parte de dicho instrumento internacional, los mencionados documentos deberán presentarse debidamente autenticados por el cónsul o agente diplomático de la República de Colombia en dicho país, y en su defecto por el de una nación amiga. La firma del cónsul o agente diplomático se abonará por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia, y si se trata de agentes consulares de un país amigo, se autenticará previamente por el funcionario competente del mismo y los de este por el cónsul colombiano.

   “Los documentos que cumplan con los anteriores requisitos se entenderán otorgados conforme a la ley del respectivo país”. ↑