El Concepto C-819 de 2022 explica que el RUP es el instrumento con el que los proponentes acreditan capacidad y experiencia, y que el cumplimiento de requisitos habilitantes se demuestra, de forma general, con el certificado del RUP. Sin embargo, las personas naturales o jurídicas extranjeras sin domicilio o sucursal en Colombia no están obligadas a inscribirse en el RUP, por lo que las Entidades Estatales deben verificar directamente su experiencia en el extranjero. También precisa reglas sobre apostilla o legalización de documentos públicos expedidos en el exterior, de acuerdo con la Convención de la Apostilla (y lo previsto en la Resolución 10547 de 2018), y señala que los documentos privados no requieren legalización. Finalmente, indica que los documentos en idioma distinto al castellano deben presentarse en su lengua original junto con la traducción oficial al castellano, con excepciones para documentos especializados (como fichas técnicas) donde puede admitirse traducción simple según el estudio del sector.
Expediente: C-819 de 2022 – Fecha: 20-12-2022 – Número Interno: C-819 de 2022 – Demandado: – Actor: – Radicado de entrada: P20221013010352 – Radicado de salida: RS20221220015095 – Restrictor: ACREDITACIÓN EXPERIENCIA EN EL EXTRANJERO,REQUISITOS HABILITANTES Y DE CALIFICACIÓN,Apostilla,DOCUMENTOS EN IDIOMA EXTRANJERO – Descriptor: OFERENTES EXTRANJEROS – Mes: Diciembre – Año: 2022
Texto del concepto
OFERENTES EXTRANJEROS – Acreditación experiencia en el extranjero – Requisitos habilitantes y de calificación
El Registro Único de Proponentes es el instrumento a través del cual los proponentes acreditan la capacidad financiera, jurídica, organizacional y la experiencia, y es plena prueba de las circunstancias que se hagan constar. En efecto, el artículo 6 de la Ley 1150 de 2007 prevé que el cumplimiento de los requisitos habilitantes se demostrará «exclusivamente con el respectivo certificado del RUP […]». No obstante lo anterior, las personas naturales o jurídicas extranjeras, sin domicilio o sucursal en Colombia, no están obligadas a inscribirse en el Registro único de Proponentes – RUP. Por esta razón, frente a la acreditación de su experiencia en el extranjero, le corresponde a las Entidades Estatales verificar directamente el cumplimiento de los requisitos habilitantes. Sobre este punto, como lo expuso la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, en el Manual para Determinar y Verificar los Requisitos Habilitantes en los Procesos de Contratación, se sugiere «incluir en los pliegos de condiciones modelos de certificados con los cuales los proponentes acrediten los requisitos habilitantes».
OFERENTES EXTRANJEROS – Apostilla
Como lo señaló la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, en la Circular Externa Única, todos los documentos públicos expedidos en el exterior «deben ser apostillados o legalizados por la Entidad competente desde el país de origen, para que puedan surtir efectos legales en Colombia». Para estos efectos, se debe tener en cuenta lo previsto en la Resolución 10547 del 14 de diciembre de 2018, «Por la cual se adopta el procedimiento para apostillar y/o legalizar documentos» expedida por el Ministerio de Relaciones Exteriores. Conviene destacar que las entidades «solamente pueden exigir la legalización de acuerdo con la Convención de la Apostilla o la legalización de documentos públicos otorgados en el extranjero. Este tipo de legalización no es procedente para los documentos privados». Los documentos privados se presumen auténticos y las Entidades Estatales no deben solicitar autenticaciones, reconocimiento, presentación personal o trámites adicionales, excepto cuando la ley lo exige expresamente. Tanto los documentos públicos como privados pueden ser aportados en copia simple, las cuales también gozan presunción de autenticidad y cuentan con igual valor probatorio que el original. No obstante lo anterior, es importante recordar que de conformidad con el artículo 6 de la Ley 1150 de 2007, sólo en aquellos casos en que por las características del objeto a contratar se requiera la verificación de requisitos del proponente adicionales a los contenidos en el Registro, la entidad podrá hacer tal verificación en forma directa, lo cual deberá estar establecido en los requisitos habilitantes y ponderables establecidos en los pliegos de condiciones o documentos equivalentes.
OFERENTES EXTRANJEROS – Documentos en idioma extranjero
Siguiendo la postura que la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente expuso en la Circular Externa Única, para que los documentos «en un idioma distinto al castellano puedan ser apreciados en el Proceso de contratación deben ser presentados en su lengua original junto con la traducción oficial al castellano». Ello, sin perjuicio de los documentos especializados, «por ejemplo, especificaciones o fichas técnicas, que en el mercado sean de amplia utilización y aceptación en idioma distinto al castellano», pues las entidades estatales podrán incluir en los documentos del proceso de contratación la «posibilidad de que sean aportados en su lengua original acompañados de una traducción simple al castellano, cuando así lo considere conveniente de conformidad con el estudio del sector realizado».
Bogotá, D.C., 20 de diciembre de 2022
Señora
Andrea Villate
Bogotá D.C.
Concepto C – 819 de 2022
Temas:
| OFERENTES EXTRANJEROS – Acreditación experiencia en el extranjero – Requisitos habilitantes y de calificación – Apostilla– Documentos en idioma extranjero |
Radicación: | Respuesta a consulta P20221013010352 |
Estimada señora Andrea:
En ejercicio de la competencia otorgada por los artículos 11, numeral 8º, y 3º, numeral 5º, del Decreto Ley 4170 de 2011, la Agencia Nacional de Contratación Pública − Colombia Compra Eficiente responde su consulta del 13 de octubre de 2022.
- Problemas planteados
«[…] Solicitamos que por favor se aclare si es posible acreditar la experiencia en licitaciones públicas a través de contratos ejecutados en el extranjero tanto para entidades estatales, como para compaías (sic) privadas del país donde se ejecutó el contrato. […]»
- Consideraciones
Para responder las preguntas planteadas se analizarán los siguientes temas: i) consideraciones generales sobre los requisitos habilitantes; ii) consideraciones generales sobre los requisitos de calificación; y, iii) apostilla o legalización de documentos y documentos en idioma extranjero.
La Agencia Nacional de Contratación Pública − Colombia Compra Eficiente se ha pronunciado sobre lo previsto en la Circular Externa Única expedida por esta Agencia y la Ley 455 de 1998 para apostillar y legalizar documentos expedidos en el exterior, y en los conceptos con radicado: 2201913000007348 del 3 de octubre de 2019, C–164 del 14 de abril de 2020, C-261 del 15 de abril de 2020, C-304 del 21 de mayo de 2020, C-324 del 17 de marzo de 2020, C-441 del 24 de julio de 2020, C-532 del 28 de septiembre de 2021 y C-855 del 12 de diciembre de 2022. La tesis propuesta en estos conceptos se reitera y amplía a continuación.
- Consideraciones generales sobre los requisitos habilitantes
La Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente en el Manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en los Procesos de Contratación, precisó que estos tienen como fin primordial medir «la aptitud del proponente para participar en un Proceso de Contratación como oferente y están referidos a su capacidad jurídica, financiera, organizacional y su experiencia». Su propósito es «establecer unas condiciones mínimas para los proponentes de tal manera que la Entidad Estatal sólo evalúe las ofertas de aquellos que están en condiciones de cumplir con el objeto del Proceso de Contratación».
Las entidades estatales, durante la etapa de planeación del contrato, deben estudiar y determinar los requisitos habilitantes que establecerán en los pliegos de condiciones, los cuales deben ser adecuados y proporcionales a la naturaleza, al valor del contrato, a la forma de pago, a los riesgos, al plazo y a la complejidad de la ejecución del objeto, como lo prevén el numeral 1 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 2.2.1.1.1.6.2 del Decreto 1082 de 2015[1]. En consecuencia, una vez los requisitos de habilitación son fijados por la entidad estatal, quienes presenten ofertas deben acreditar que los cumplen. En caso contrario, las propuestas deberán rechazarse.
El Registro Único de Proponentes es el instrumento a través del cual los proponentes acreditan la capacidad financiera, jurídica, organizacional y la experiencia, y es plena prueba de las circunstancias que se hagan constar[2]. En efecto, el artículo 6 de la Ley 1150 de 2007 prevé que el cumplimiento de los requisitos habilitantes se demostrará «exclusivamente con el respectivo certificado del RUP […]».
No obstante lo anterior, las personas naturales o jurídicas extranjeras, sin domicilio o sucursal en Colombia, no están obligadas a inscribirse en el Registro único de Proponentes – RUP. Por esta razón, frente a la acreditación de su experiencia en el extranjero, le corresponde a las Entidades Estatales verificar directamente el cumplimiento de los requisitos habilitantes. Sobre este punto, como lo expuso la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, en el Manual para Determinar y Verificar los Requisitos Habilitantes en los Procesos de Contratación, se sugiere «incluir en los pliegos de condiciones modelos de certificados con los cuales los proponentes acrediten los requisitos habilitantes».
- Consideraciones generales sobre los requisitos de calificación
Los requisitos de calificación «corresponden al objeto [del contrato] (…), sus especificaciones técnicas, su precio, etc., [y] constituyen, propiamente, lo ofrecido por los participantes y que es materia de comparación entre las distintas ofertas, para escoger entre ellas la más favorable para la administración»[3]
Por ello, los requisitos de calificación dependen de la modalidad de selección bajo la cual se adelante el proceso de contratación respectivo. Así, en la licitación pública y la selección abreviada de menor cuantía corresponden a: i) la ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes o fórmulas o ii) la ponderación de los elementos de calidad y precio que representen la mejor relación de costo-beneficio, como lo prevé el artículo 2.2.1.1.2.2.2 del Decreto 1082 de 2015 y el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007.
Por su parte, en la selección abreviada de subasta inversa y la compra derivada de una orden en un Acuerdo Marco de Precios corresponden al precio, criterio que igualmente aplica para la mínima cuantía, como lo disponen los artículos 2.2.1.2.1.2.2 y 2.2.1.2.1.5.2 del Decreto 1082 de 2015, así como el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007.
En el concurso de méritos son: i) la experiencia del interesado y del equipo de trabajo y ii) la formación académica y las publicaciones técnicas y científicas del equipo de trabajo, como lo estatuye el artículo 2.2.1.2.1.3.2 del Decreto 1082 de 2015.
En la contratación directa se analiza que la adquisición se efectúe en condiciones de mercado y que el contratista, en los casos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, cuente con la idoneidad para ejecutar la labor encomendada, como lo disponen tanto el artículo 2.2.1.2.1.4.9 del Decreto 1082 de 2015 y el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007.
Finalmente, se debe destacar que la determinación de los factores de calificación les corresponde a las entidades estatales, quienes deberán fijarlos con base en las condiciones del contrato a ejecutar, y una vez vencido el plazo para presentar ofertas, no son susceptibles de subsanación.
- Apostilla o legalización de documentos y documentos en idioma extranjero
Como lo señaló la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, en la Circular Externa Única, todos los documentos públicos expedidos en el exterior «deben ser apostillados o legalizados por la Entidad competente desde el país de origen, para que puedan surtir efectos legales en Colombia». Para estos efectos, se debe tener en cuenta lo previsto en la Resolución 10547 del 14 de diciembre de 2018, «Por la cual se adopta el procedimiento para apostillar y/o legalizar documentos» expedida por el Ministerio de Relaciones Exteriores. Conviene destacar que las entidades «solamente pueden exigir la legalización de acuerdo con la Convención de la Apostilla o la legalización de documentos públicos otorgados en el extranjero. Este tipo de legalización no es procedente para los documentos privados»[4].
Los documentos privados se presumen auténticos y las Entidades Estatales no deben solicitar autenticaciones, reconocimiento, presentación personal o trámites adicionales, excepto cuando la ley lo exige expresamente. Tanto los documentos públicos como privados pueden ser aportados en copia simple, las cuales también gozan presunción de autenticidad y cuentan con igual valor probatorio que el original.
No obstante lo anterior, es importante recordar que de conformidad con el artículo 6 de la Ley 1150 de 2007, sólo en aquellos casos en que por las características del objeto a contratar se requiera la verificación de requisitos del proponente adicionales a los contenidos en el Registro, la entidad podrá hacer tal verificación en forma directa, lo cual deberá estar establecido en los requisitos habilitantes y ponderables establecidos en los pliegos de condiciones o documentos equivalentes.
Siguiendo la postura que la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente expuso en la Circular Externa Única, para que los documentos «en un idioma distinto al castellano puedan ser apreciados en el Proceso de contratación deben ser presentados en su lengua original junto con la traducción oficial al castellano».
Ello, sin perjuicio de los documentos especializados, «por ejemplo, especificaciones o fichas técnicas, que en el mercado sean de amplia utilización y aceptación en idioma distinto al castellano», pues las entidades estatales podrán incluir en los documentos del proceso de contratación la «posibilidad de que sean aportados en su lengua original acompañados de una traducción simple al castellano, cuando así lo considere conveniente de conformidad con el estudio del sector realizado».
- Respuesta
«[…] Solicitamos que por favor se aclare si es posible acreditar la experiencia en licitaciones públicas a través de contratos ejecutados en el extranjero tanto para entidades estatales, como para compaías privadas del país donde se ejecutó el contrato. […]» (sic)
El artículo 5 de la Ley 1150 de 2007 refiere que los factores de escogencia y calificación que establezcan las entidades en los pliegos de condiciones o sus equivalentes tendrán en cuenta criterios como la capacidad jurídica, la experiencia, la capacidad financiera y de organización de los proponentes para la participación en el proceso de selección. De igual forma indicó que la verificación documental de las condiciones antes señaladas será efectuada por las Cámaras de Comercio de conformidad con lo establecido en el artículo 6 de la misma ley, de acuerdo con lo cual se expedirá la respectiva certificación en el Registro Único de Proponentes (RUP).
En ese orden de ideas, el RUP es el instrumento a través del cual los proponentes acreditan la capacidad financiera, jurídica, organizacional y la experiencia, y es plena prueba de las circunstancias que se hagan constar[5], a excepción de los procesos de selección que se exceptúa el uso del RUP, como lo son la mínima cuantía y al contratación directa.
De igual forma, tratándose de personas naturales o jurídicas extranjeras, sin domicilio o sucursal en Colombia, estas no se encuentran obligadas a inscribirse en el Registro único de Proponentes – RUP. Por esta razón, frente a la acreditación de su experiencia en el extranjero, ya sea con entidades públicas o privadas, le corresponde a las Entidades Estatales verificar directamente el cumplimiento de los requisitos habilitantes. Sobre este punto, como lo expuso la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, en el Manual para Determinar y Verificar los Requisitos Habilitantes en los Procesos de Contratación, la acreditación de experiencia en el extranjero es permitida y frente su calificación se sugiere a las entidades «incluir en los pliegos de condiciones modelos de certificados con los cuales los proponentes acrediten los requisitos habilitantes».
Corresponde a las entidades estatales entonces definir los criterios de calificación y habilitación de los procesos de contratación a su cargo, así como los modelos de certificados con los cuales pretende que los proponentes acrediten su experiencia en el extranjero.
Igualmente, es importante recordar que de conformidad con el artículo 6 de la Ley 1150 de 2007, sólo en aquellos casos en que por las características del objeto a contratar se requiera la verificación de requisitos del proponente adicionales a los contenidos en el Registro Único de Proponentes, la entidad podrá hacer tal verificación en forma directa.
Sin perjuicio de ello, se sugiere revisar los formatos sobre la acreditación de experiencia y la capacidad financiera y organizacional que la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente sugiere para la contratación con personas naturales o jurídicas extranjeras, incluidos en el «Manual para Determinar y Verificar los Requisitos Habilitantes en los Procesos de Contratación» que encuentra en el siguiente enlace:
https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_documents/cce_manual_requisitos_habilitantes.pdf
De igual forma, se sugiere la revisión en la «Guía para la participación de Proveedores Extranjeros en Procesos de Contratación», emitida por esta Agencia, y por medio de la cual se ofrece información y hace recomendaciones a los proveedores extranjeros interesados en participar en el Sistema de Compra Pública, que encuentra en el siguiente enlace:
Este concepto tiene el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y las expresiones aquí utilizadas con mayúscula inicial deben ser entendidas con el significado que les otorga el artículo 2.2.1.1.1.3.1. del Decreto 1082 de 2015.
Elaboró: | Juan Carlos Covilla Martínez Contratista de la Subdirección de Gestión Contractual |
Revisó: | Any Alejandra Tovar Castillo Contratista de la Subdirección de Gestión Contractual |
Aprobó: | Nohelia del Carmen Zawady Palacio Subdirectora de Gestión Contractual |
Así, por ejemplo, en un proceso de contratación de obra pública con un “presupuesto oficial de 100 SMMLV, la experiencia exigida es proporcional si la Entidad Estatal exige que los proponentes hayan participado en Procesos de Contratación de 50 SMMLV del mismo tipo de obra”, como lo indicó la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente en el Manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en los Procesos de Contratación. ↑
Sin perjuicio de aquellos eventos en los cuales la inscripción en el RUP no es obligatoria, caso en el cual “corresponderá a las entidades contratantes cumplir con la labor de verificación” de los requisitos habilitantes, como lo prevé el artículo 6 de la Ley 1150 de 2007. ↑
Sentencia de la Subsección B de la Sección Tercera de la Sala de lo Contencioso Administrativo del Consejo de Estado del 16 de agosto de 2018, radicación 2003-01082-01 (37339) con ponencia de Stella Conto Díaz Del Castillo. ↑
Como lo señaló la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, en la Circular Externa Única. ↑
Sin perjuicio de aquellos eventos en los cuales la inscripción en el RUP no es obligatoria, caso en el cual “corresponderá a las entidades contratantes cumplir con la labor de verificación” de los requisitos habilitantes, como lo prevé el artículo 6 de la Ley 1150 de 2007. ↑