El concepto C-340 de 2024 precisa que el RUP es el instrumento mediante el cual los proponentes acreditan capacidad financiera, jurídica, organizacional y experiencia, y que el cumplimiento de requisitos habilitantes se demuestra exclusivamente con el certificado del RUP (art. 6 de la Ley 1150 de 2007). Sin embargo, las personas jurídicas o naturales extranjeras sin domicilio o sucursal en Colombia no están obligadas a inscribirse en el RUP. En esos casos, la Entidad Estatal debe verificar directamente el cumplimiento de los requisitos habilitantes, incluyendo en los pliegos modelos de certificados para acreditar experiencia y requisitos. Además, los documentos públicos expedidos en el exterior deben apostillarse o legalizarse conforme a las reglas indicadas (Resolución 10547 de 2018), mientras que la legalización no aplica a documentos privados. Se aceptan copias simples con presunción de autenticidad y valor probatorio.
OFERENTES EXTRANJEROS – Acreditación experiencia en el extranjero – Requisitos habilitantes y de calificación
El Registro Único de Proponentes es el instrumento a través del cual los proponentes acreditan la capacidad financiera, jurídica, organizacional y la experiencia, y es plena prueba de las circunstancias que se hagan constar. En efecto, el artículo 6 de la Ley 1150 de 2007 prevé que el cumplimiento de los requisitos habilitantes se demostrará «exclusivamente con el respectivo certificado del RUP […]». No obstante, lo anterior, las personas naturales o jurídicas extranjeras, sin domicilio o sucursal en Colombia, no están obligadas a inscribirse en el Registro único de Proponentes – RUP. Por esta razón, frente a la acreditación de su experiencia en el extranjero, le corresponde a las Entidades Estatales verificar directamente el cumplimiento de los requisitos habilitantes. Sobre este punto, como lo expuso la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, en el Manual para Determinar y Verificar los Requisitos Habilitantes en los Procesos de Contratación, se sugiere «incluir en los pliegos de condiciones modelos de certificados con los cuales los proponentes acrediten los requisitos habilitantes».
OFERENTES EXTRANJEROS – Apostilla
Como lo señaló la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, en la Circular Externa Única, todos los documentos públicos expedidos en el exterior «deben ser apostillados o legalizados por la Entidad competente desde el país de origen, para que puedan surtir efectos legales en Colombia». Para estos efectos, se debe tener en cuenta lo previsto en la Resolución 10547 del 14 de diciembre de 2018, «Por la cual se adopta el procedimiento para apostillar y/o legalizar documentos» expedida por el Ministerio de Relaciones Exteriores. Conviene destacar que las entidades «solamente pueden exigir la legalización de acuerdo con la Convención de la Apostilla o la legalización de documentos públicos otorgados en el extranjero. Este tipo de legalización no es procedente para los documentos privados». Los documentos privados se presumen auténticos y las Entidades Estatales no deben solicitar autenticaciones, reconocimiento, presentación personal o trámites adicionales, excepto cuando la ley lo exige expresamente. Tanto los documentos públicos como privados pueden ser aportados en copia simple, las cuales también gozan presunción de autenticidad y cuentan con igual valor probatorio que el original. No obstante lo anterior, es importante recordar que de conformidad con el artículo 6 de la Ley 1150 de 2007, sólo en aquellos casos en que por las características del objeto a contratar se requiera la verificación de requisitos del proponente adicionales a los contenidos en el Registro, la entidad podrá hacer tal verificación en forma directa, lo cual deberá estar establecido en los requisitos habilitantes y ponderables establecidos en los pliegos de condiciones o documentos equivalentes.
Texto del concepto
OFERENTES EXTRANJEROS – Acreditación experiencia en el extranjero – Requisitos habilitantes y de calificación
El Registro Único de Proponentes es el instrumento a través del cual los proponentes acreditan la capacidad financiera, jurídica, organizacional y la experiencia, y es plena prueba de las circunstancias que se hagan constar. En efecto, el artículo 6 de la Ley 1150 de 2007 prevé que el cumplimiento de los requisitos habilitantes se demostrará «exclusivamente con el respectivo certificado del RUP […]». No obstante, lo anterior, las personas naturales o jurídicas extranjeras, sin domicilio o sucursal en Colombia, no están obligadas a inscribirse en el Registro único de Proponentes – RUP. Por esta razón, frente a la acreditación de su experiencia en el extranjero, le corresponde a las Entidades Estatales verificar directamente el cumplimiento de los requisitos habilitantes. Sobre este punto, como lo expuso la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, en el Manual para Determinar y Verificar los Requisitos Habilitantes en los Procesos de Contratación, se sugiere «incluir en los pliegos de condiciones modelos de certificados con los cuales los proponentes acrediten los requisitos habilitantes».
OFERENTES EXTRANJEROS – Apostilla
Como lo señaló la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, en la Circular Externa Única, todos los documentos públicos expedidos en el exterior «deben ser apostillados o legalizados por la Entidad competente desde el país de origen, para que puedan surtir efectos legales en Colombia». Para estos efectos, se debe tener en cuenta lo previsto en la Resolución 10547 del 14 de diciembre de 2018, «Por la cual se adopta el procedimiento para apostillar y/o legalizar documentos» expedida por el Ministerio de Relaciones Exteriores. Conviene destacar que las entidades «solamente pueden exigir la legalización de acuerdo con la Convención de la Apostilla o la legalización de documentos públicos otorgados en el extranjero. Este tipo de legalización no es procedente para los documentos privados». Los documentos privados se presumen auténticos y las Entidades Estatales no deben solicitar autenticaciones, reconocimiento, presentación personal o trámites adicionales, excepto cuando la ley lo exige expresamente. Tanto los documentos públicos como privados pueden ser aportados en copia simple, las cuales también gozan presunción de autenticidad y cuentan con igual valor probatorio que el original. No obstante lo anterior, es importante recordar que de conformidad con el artículo 6 de la Ley 1150 de 2007, sólo en aquellos casos en que por las características del objeto a contratar se requiera la verificación de requisitos del proponente adicionales a los contenidos en el Registro, la entidad podrá hacer tal verificación en forma directa, lo cual deberá estar establecido en los requisitos habilitantes y ponderables establecidos en los pliegos de condiciones o documentos equivalentes.
Bogotá D.C., 28 de agosto de 2024.
Señor
SERGIO ANDRES VALENCIA ROJAS
sergio.valencia@iue.edu.co
Bogotá D.C.
Concepto C- 340 de 2024 | |
Temas: | REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES – Concepto / RUP – Sujetos obligados- oferentes extranjeros sin domicilio en el país–Requisitos habilitantes y de calificación – Apostilla– Documentos |
Radicación: | Respuesta a consulta con radicado No. P20240715007188 acumulado con el radicado P20240716007196 |
Estimado señor Valencia;
En ejercicio de la competencia otorgada por los artículos 3, numeral 5º, y 11, numeral 8º, del Decreto Ley 4170 de 2011, así como lo establecido en el artículo 4 de la Resolución 1707 de 2018 expedida por esta Entidad, la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente– responde su solicitud de trasladada por competencia por parte de la Procuraduría General de la Nación y radicada en esta entidad el 17 de julio de 2024, en la cual manifiesta lo siguiente:
“(…) LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO, ENTIDAD PÚBLICA DE EDUCACIÓN SUPERIOR, SE DIRIGE A USTEDES CON EL FIN DE SOLICITAR SU VALIOSA ASESORÍA EN UN PROCESO DE CONTRATACIÓN QUE ESTAMOS PRÓXIMOS A REALIZAR, EN EL MARCO DE LO ESTABLECIDO POR LA LEY 80 DE 1993. NUESTRA INSTITUCIÓN ESTÁ INTERESADA EN CONTRATAR LA SUSCRIPCIÓN A LA BASE DE DATOS EBSCOHOST, CUYO DISTRIBUIDOR ÚNICO AUTORIZADO PARA COLOMBIA ES LA EMPRESA EXTRANJERA EBSCO MÉXICO INC S.A. DE C.V., RADICADA EN MÉXICO. CONSIDERANDO QUE DICHA EMPRESA NO CUENTA CON DOMICILIO NI PERSONAL EN COLOMBIA, NOS ENFRENTAMOS A CIERTAS DIFICULTADES RESPECTO A LA DOCUMENTACIÓN QUE DEBEMOS SOLICITARLE PARA CUMPLIR CON LOS REQUISITOS DE CONTRATACIÓN PÚBLICA ESTABLECIDOS EN LA LEGISLACIÓN COLOMBIANA. DE ACUERDO CON LO ANTERIOR, RESPETUOSAMENTE SOLICITAMOS A LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN SU ASESORÍA SOBRE LOS SIGUIENTES ASPECTOS.
(…)
: CONSIDERANDO QUE EBSCO MÉXICO INC S.A. DE C.V. NO CUENTA CON PERSONAL EN COLOMBIA Y POR LO TANTO NO PUEDE GENERAR EL CERTIFICADO DE ANTECEDENTES DE LA PROCURADURÍA,¿EXISTE ALGUNA DISPOSICIÓN ESPECIAL O PROCEDIMIENTO ALTERNATIVO QUE PODAMOS SEGUIR PARA CUMPLIR CON ESTE REQUISITO? REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES (RUP): ¿ES OBLIGATORIO QUE UNA EMPRESA EXTRANJERA SIN DOMICILIO EN COLOMBIA COMO EBSCO MÉXICO INC S.A. DE C.V. SE INSCRIBA EN EL REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES (RUP) PARA PODER CONTRATAR CON NUESTRA INSTITUCIÓN? (…)”.
De manera preliminar, resulta necesario acotar que esta entidad solo tiene competencia para responder consultas sobre la aplicación de normas de carácter general en materia de compras y contratación pública. En ese sentido, resolver casos particulares desborda las atribuciones asignadas por el legislador extraordinario, que no concibió a Colombia Compra Eficiente como una autoridad para solucionar problemas jurídicos particulares de todos los partícipes del sistema de compra pública. La competencia de esta entidad se fija con límites claros, con el objeto de evitar que la Agencia actúe como una instancia de validación de las actuaciones de las entidades sujetas a la Ley 80 de 1993 o de los demás participantes de la contratación pública. Esta competencia de interpretación de normas generales, por definición, no puede extenderse a la resolución de controversias, ni a brindar asesorías sobre casos puntuales.
Conforme lo expuesto, en aras de satisfacer el derecho fundamental de petición se resolverá su consulta dentro de los límites de la referida competencia consultiva, esto es, haciendo abstracción de las circunstancias particulares y concretas mencionadas en su petición, pero haciendo unas consideraciones sobre las normas generales relacionadas con los problemas jurídicos de su consulta.
- Problema planteado:
De acuerdo con el contenido de su solicitud, esta Agencia resolverá el siguiente problema jurídico:
- ¿Es obligatorio que las personas naturales o jurídicas extranjeras, sin domicilio o sucursal en Colombia, deban inscribirse en el Registro único de Proponentes – RUP?
- Respuesta:
Respecto de los problemas jurídicos antes planteados, la Subdirección manifiesta: El artículo 5 de la Ley 1150 de 2007 refiere que los factores de escogencia y calificación que establezcan las entidades en los pliegos de condiciones o sus equivalentes tendrán en cuenta criterios como la capacidad jurídica, la experiencia, la capacidad financiera y de organización de los proponentes para la participación en el proceso de selección. De igual forma indicó que la verificación documental de las condiciones antes señaladas será efectuada por las Cámaras de Comercio de conformidad con lo establecido en el artículo 6 de la misma ley, de acuerdo con lo cual se expedirá la respectiva certificación en el Registro Único de Proponentes (RUP). En ese orden de ideas, el RUP es el instrumento a través del cual los proponentes acreditan la capacidad financiera, jurídica, organizacional y la experiencia, y es plena prueba de las circunstancias que se hagan constar[1], a excepción de los procesos de selección que se exceptúa el uso del RUP, como lo son la mínima cuantía y la contratación directa. De igual forma, tratándose de personas naturales o jurídicas extranjeras, sin domicilio o sucursal en Colombia, estas no se encuentran obligadas a inscribirse en el Registro único de Proponentes – RUP. Por esta razón, frente a la acreditación de su experiencia en el extranjero, ya sea con entidades públicas o privadas, le corresponde a las Entidades Estatales verificar directamente el cumplimiento de los requisitos habilitantes. Sobre este punto, como lo expuso la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, en el Manual para Determinar y Verificar los Requisitos Habilitantes en los Procesos de Contratación, la acreditación de experiencia en el extranjero es permitida y frente su calificación se sugiere a las entidades incluir en los pliegos de condiciones modelos de certificados con los cuales los proponentes acrediten los requisitos habilitantes. Corresponde a las entidades estatales entonces definir los criterios de calificación y habilitación de los procesos de contratación a su cargo, así como los modelos de certificados con los cuales pretende que los proponentes acrediten su experiencia en el extranjero. Igualmente, es importante recordar que de conformidad con el artículo 6 de la Ley 1150 de 2007, sólo en aquellos casos en que por las características del objeto a contratar se requiera la verificación de requisitos del proponente adicionales a los contenidos en el Registro Único de Proponentes, la entidad podrá hacer tal verificación en forma directa. De igual forma, se sugiere la revisión en la “Guía para la participación de Proveedores Extranjeros en Procesos de Contratación”, emitida por esta Agencia, y por medio de la cual se ofrece información y hace recomendaciones a los proveedores extranjeros interesados en participar en el Sistema de Compra Pública, que encuentra en el siguiente enlace: https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_documents/cce_guia_proveedores_extranjeros.pdf |
- Razones de la respuesta:
Lo anterior se sustenta en las siguientes consideraciones:
- La Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente en el Manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en los Procesos de Contratación, precisó que estos tienen como fin primordial medir la aptitud del proponente para participar en un Proceso de Contratación como oferente y están referidos a su capacidad jurídica, financiera, organizacional y su experiencia. Su propósito es establecer unas condiciones mínimas para los proponentes de tal manera que la Entidad Estatal sólo evalúe las ofertas de aquellos que están en condiciones de cumplir con el objeto del Proceso de Contratación.
- Las entidades estatales, durante la etapa de planeación del contrato, deben estudiar y determinar los requisitos habilitantes que establecerán en los pliegos de condiciones, los cuales deben ser adecuados y proporcionales a la naturaleza, al valor del contrato, a la forma de pago, a los riesgos, al plazo y a la complejidad de la ejecución del objeto, como lo prevén el numeral 1 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 2.2.1.1.1.6.2 del Decreto 1082 de 2015[2]. En consecuencia, una vez los requisitos de habilitación son fijados por la entidad estatal, quienes presenten ofertas deben acreditar que los cumplen. En caso contrario, las propuestas deberán rechazarse.
- El Registro Único de Proponentes es el instrumento a través del cual los proponentes acreditan la capacidad financiera, jurídica, organizacional y la experiencia, y es plena prueba de las circunstancias que se hagan constar[3]. En efecto, el artículo 6 de la Ley 1150 de 2007 prevé que el cumplimiento de los requisitos habilitantes se demostrará «exclusivamente con el respectivo certificado del RUP […].
- No obstante lo anterior, las personas naturales o jurídicas extranjeras, sin domicilio o sucursal en Colombia, no están obligadas a inscribirse en el Registro único de Proponentes – RUP. Por esta razón, frente a la acreditación de su experiencia en el extranjero, le corresponde a las Entidades Estatales verificar directamente el cumplimiento de los requisitos habilitantes. Sobre este punto, como lo expuso la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, en el Manual para Determinar y Verificar los Requisitos Habilitantes en los Procesos de Contratación, se sugiere «incluir en los pliegos de condiciones modelos de certificados con los cuales los proponentes acrediten los requisitos habilitantes.
- Como lo señaló la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, en la Circular Externa Única, todos los documentos públicos expedidos en el exterior “deben ser apostillados o legalizados por la Entidad competente desde el país de origen, para que puedan surtir efectos legales en Colombia”. Para estos efectos, se debe tener en cuenta lo previsto en la Resolución 10547 del 14 de diciembre de 2018, “Por la cual se adopta el procedimiento para apostillar y/o legalizar documentos” expedida por el Ministerio de Relaciones Exteriores. Conviene destacar que las entidades «solamente pueden exigir la legalización de acuerdo con la Convención de la Apostilla o la legalización de documentos públicos otorgados en el extranjero. Este tipo de legalización no es procedente para los documentos privados»[4].
- Los documentos privados se presumen auténticos y las Entidades Estatales no deben solicitar autenticaciones, reconocimiento, presentación personal o trámites adicionales, excepto cuando la ley lo exige expresamente. Tanto los documentos públicos como privados pueden ser aportados en copia simple, las cuales también gozan presunción de autenticidad y cuentan con igual valor probatorio que el original.
- Referencias normativas, jurisprudenciales y otras fuentes:
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- Doctrina de la Agencia Nacional de Contratación Pública:
La Subdirección de Gestión Contractual se ha pronunciado sobre la obligatoriedad del Registro Único de Proponentes en los conceptos No. La Agencia Nacional de Contratación Pública ‒ Colombia Compra Eficiente-, en los Conceptos 4201912000004669 del 26 de agosto de 2019, 4202013000000064 de 4 de enero de 2020, C-031 del 6 de febrero de 2020, C-051 del 2 de marzo de 2020, C-096 del 17 de marzo de 2020, C-098 del 16 de marzo de 2020, C-113 del 25 de marzo de 2020, C-120 del 3 de marzo de 2020, C-152 del 16 de marzo de 2020, C-227 del 26 de mayo de 2020, C-400 del 30 de junio de 2020, C-786 del 19 de enero de 2021, C-800 de 01 de febrero de 2021, C-103 del 24 de marzo del 2021, C-140 del 9 de abril del 2021, C-237 del 26 de mayo de 2021, C- 133 del 7 de abril de 2021, C-318 del 29 de junio de 2021, C-329 de 8 de julio de 2021, C-406 del 13 de agosto de 2021, C-407 del 25 de agosto de 2021, C-416 del 18 de agosto de 2021, C-538 del 27 de setiembre de 2021, C-560 del 22 de diciembre de 2021, C-142 del 30 de marzo de 2022, C-293 del 12 de abril de 2022, C-324 del 20 de mayo de 2022, C-395 del 17 de junio de 2022, C-401 del 30 de junio de 2022, C-426 del 5 de julio de 2022, C-490 del 21 de octubre de 2022 y C-078 del 04 de junio de 2024.
Por su parte en los conceptos con radicado: 2201913000007348 del 3 de octubre de 2019, C–164 del 14 de abril de 2020, C-261 del 15 de abril de 2020, C-304 del 21 de mayo de 2020, C-324 del 17 de marzo de 2020, C-441 del 24 de julio de 2020, C-532 del 28 de septiembre de 2021 y C-855 del 12 de diciembre de 2022, analizó el ámbito de aplicación de los documentos tipo. Así mismo, en los conceptos C- 090 del 16 de marzo de 2022, C-228 del 27 de abril de 2022 y C-242 del 2 de mayo de 2022, C-937 de 2022, se ha pronunciado sobre lo previsto en la Circular Externa Única expedida por esta Agencia y la Ley 455 de 1998 para apostillar y legalizar documentos expedidos en el exterior.
Estos y otros conceptos se encuentran disponibles para consulta en el Sistema de Relatoría de la Agencia, en el cual también podrás encontrar jurisprudencia del Consejo de Estado, laudos arbitrales y la normativa de la contratación concordada con la doctrina de la Subdirección de Gestión Contractual. Accede a través del siguiente enlace: https://relatoria.colombiacompra.gov.co/ . Te invitamos también a revisar la tercera edición del Boletín de Relatoría de 2024 en el cual podrás consultar en detalle el marco normativo de documentos tipo: https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/files_2020/boletin_de_realtoria_iii.pdf ".
"De otra parte, te informamos que entre el 15 al 29 de agosto de 2024 estará disponible para comentarios la Guía para Promover la Participación de las MIPYMES en los Procesos de Compra y Contratación Pública. Esta nueva versión desarrolla lineamientos para la aplicación de los incentivos regulados por normas como la Ley 2069 de 2020 y los decretos 1860 de 2021, 142 de 2023 y el 874 de 2024. Te invitamos a participar dejando tus observaciones en los siguientes enlaces: https://www.sucop.gov.co/entidades/colombiacompra /Normativa?IDNorma=17363 y https://www.colombiacompra.gov.co/content/convocatorias ".
También le invitamos a consultar las versiones I y II de 2024 del Boletín de Relatoría de la Subdirección de Gestión Contractual, las cuales puede descargar en la página web de la Agencia: https://www.colombiacompra.gov.co/sala-de-prensa/boletin-digital
Por último, lo invitamos a seguirnos en las redes sociales en las cuales se difunde información institucional:
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Este concepto tiene el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y las expresiones aquí utilizadas con mayúscula inicial deben ser entendidas con el significado que les otorga el artículo 2.2.1.1.1.3.1. del Decreto 1082 de 2015.
Atentamente,
Elaboró: | Christian Camilo Orjuela Galeano Contratista de la Subdirección de Gestión Contractual |
Revisó: | Adriana Katherine López Rodríguez Contratista de la Subdirección de Gestión Contractual |
Aprobó: | Carolina Quintero Gacharná Subdirectora de Gestión Contractual ANCP – CCE |
Sin perjuicio de aquellos eventos en los cuales la inscripción en el RUP no es obligatoria, caso en el cual “corresponderá a las entidades contratantes cumplir con la labor de verificación” de los requisitos habilitantes, como lo prevé el artículo 6 de la Ley 1150 de 2007. ↑
Así, por ejemplo, en un proceso de contratación de obra pública con un “presupuesto oficial de 100 SMMLV, la experiencia exigida es proporcional si la Entidad Estatal exige que los proponentes hayan participado en Procesos de Contratación de 50 SMMLV del mismo tipo de obra”, como lo indicó la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente en el Manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en los Procesos de Contratación. ↑
Sin perjuicio de aquellos eventos en los cuales la inscripción en el RUP no es obligatoria, caso en el cual “corresponderá a las entidades contratantes cumplir con la labor de verificación” de los requisitos habilitantes, como lo prevé el artículo 6 de la Ley 1150 de 2007. ↑
Como lo señaló la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, en la Circular Externa Única. ↑