CIERRE DEL EXPEDIENTE CONTRACTUAL, DELEGACIÓN

Texto del concepto

CIERRE DEL EXPEDIENTE CONTRACTUAL – Requisitos – Procedencia

Para determinar si a la entidad le asiste o no el deber de hacer el cierre del expediente contractual, de acuerdo con la norma citada, consiste en determinar si se exigieron o no garantías de calidad, estabilidad o mantenimiento, o si la entidad estableció condiciones de disposición final o recuperación de las obras o bienes objeto del contrato. De no ser así, no es obligatorio que la entidad haga un cierre del expediente contractual.

La norma, como se dijo previamente, establece que el cierre del expediente debe llevarse a cabo únicamente en dos eventos: i) cuando la administración establece condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes; o ii) una vez vencidos los términos de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento. En consecuencia, resulta irrelevante que el contrato tenga garantías diferentes a las previstas en el artículo 2.2.1.1.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015, así las mismas se encuentren vigentes, pues, se insiste, la entidad únicamente deberá hacer el cierre del expediente cuando se vencen los términos de las garantías referidas en el mencionado artículo 2.2.1.1.2.4.3.

DELEGACIÓN ― Fundamento normativo ― Requisitos legales

Conforme lo expuesto, si bien en principio el deber del cierre del expediente de contratación le corresponde al representante legal de la entidad, conforme al artículo 11 de la Ley 80 de 1993, lo cierto es que, en virtud de las técnicas de delegación y desconcentración, es posible transferir este deber a otros funcionarios. Así las cosas, corresponde a cada Entidad, con la debida valoración de los elementos fácticos y jurídicos que rodean cada caso y previo concepto de sus órganos asesores, determinar quien ostenta la competencia para suscribir el acta de cierre del expediente de contratación.

Bogotá D.C., 02 Junio 2026

Señora

Nora Milena Reina Molina

Abogada Dirección Técnica jurídica

Contraloría Departamental Del Tolima

siaatcparticipacion@auditoria.gov.co

Ibagué, Tolima

Estimada señora Reina:

En ejercicio de la competencia otorgada por los artículos 3, numeral 5º, y 11, numeral 8º, del Decreto Ley 4170 de 2011, así como lo establecido en la Resolución 469 de 2025 expedida por esta Entidad, la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente– responde su solicitud de consulta de fecha 22 de abril de 2026, en la cual manifiesta lo siguiente:

“De manera atenta, me permito solicitar concepto jurídico respecto de la viabilidad de efectuar el cierre de contratos en la plataforma SECOP II después de vencido el término inicialmente previsto para ello, cuando por circunstancias administrativas o de ejecución no se realizó oportunamente, toda vez que corresponde a contratos de vigencias, 2021 a la fecha.

Lo anterior, teniendo en cuenta que esta entidad ha identificado contratos respecto de los cuales, pese a haberse ejecutado y liquidado, no se adelantó en el tiempo establecido el correspondiente cierre o finalización en la plataforma SECOP II, situación que genera inquietudes sobre:

La posibilidad jurídica y técnica de realizar el cierre extemporáneo del contrato en SECOP II.

Si dicho cierre posterior puede entenderse como una actuación válida para efectos de publicidad, trazabilidad y cumplimiento de las obligaciones derivadas del Estatuto General de Contratación.

Las eventuales consecuencias disciplinarias, fiscales o administrativas que podrían derivarse de no haber efectuado el cierre dentro del término inicialmente previsto.

Las acciones o medidas que debería adoptar la entidad para subsanar dicha situación y dejar constancia de las razones que motivaron el cierre extemporáneo.

Si resulta procedente expedir un acto administrativo, informe o constancia interna que soporte el cierre posterior en la plataforma.

En particular, solicitamos se precise si el cierre extemporáneo en SECOP II resulta procedente cuando:

El contrato ya se encuentra terminado y/o liquidado.

La omisión obedeció a una situación administrativa, cambio de personal, dificultades técnicas ofalta de oportunidad en el cargue de la información.

Agradecemos que el concepto se emita con fundamento en las disposiciones aplicables sobre publicidad contractual, uso obligatorio de SECOP II y deberes de las entidades estatales frente a la gestión documental y contractual.”

De manera preliminar, resulta necesario acotar que esta entidad solo tiene competencia para responder consultas sobre la aplicación de normas de carácter general en materia de compras y contratación pública. En ese sentido, resolver casos particulares desborda las atribuciones asignadas por el legislador extraordinario que no concibió a Colombia Compra Eficiente como una autoridad para solucionar problemas jurídicos particulares de todos los partícipes del sistema de compra pública. La competencia de esta entidad se fija con límites claros, con el objeto de evitar que la Agencia actúe como una instancia de validación de las actuaciones de las entidades sujetas a la Ley 80 de 1993 o de los demás participantes de la contratación pública. Esta competencia de interpretación de normas generales, por definición, no puede extenderse a la resolución de controversias, ni a brindar asesorías sobre casos puntuales.

Conforme lo expuesto, en aras de garantizar el derecho fundamental de petición, se resolverá su petición dentro de los límites de la referida competencia consultiva, esto es, haciendo abstracción del caso particular y concreto señalado en su petición, pero señalando algunas consideraciones sobre las normas generales relacionadas con el problema jurídico de su consulta.

1. Problema planteado:

De acuerdo con el contenido de su solicitud, esta Agencia resolverá el siguiente problema jurídico: ¡) ¿Es jurídicamente procedente realizar de manera extemporánea el cierre o finalización de un contrato y de su expediente contractual en la plataforma SECOP II cuando, pese a encontrarse ejecutado y/o liquidado, dicha actuación no fue realizada oportunamente por razones administrativas, operativas o técnicas? ii) ¿Cuáles son las consecuencias jurídicas derivadas de la omisión del cierre oportuno de los contratos en SECOP II y qué actuaciones debe adelantar la entidad estatal para regularizar, soportar y subsanar dicha situación conforme a los deberes de publicidad, transparencia y gestión contractual?

2. Respuesta:

3. Razones de la respuesta:

Lo anterior se sustenta en las siguientes consideraciones:

El artículo 2.2.1.1.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015, al cual se refiere en su consulta, establece lo siguiente:

“Artículo 2.2.1.1.2.4.3. Obligaciones posteriores a la liquidación. Vencidos los términos de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes, la Entidad Estatal debe dejar constancia del cierre del expediente del Proceso de Contratación”.

De acuerdo con el artículo antes citado, el “cierre del expediente” es un acto de trámite que realiza la Entidad Estatal cuando han vencido, por un lado, las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o por el otro, cuando se establecieron condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes. Se trata de una constancia administrativa que culmina las actuaciones contractuales^[1].

Al respecto, la Sección Tercera del Consejo de Estado^[2] resaltó que “una norma como la demandada, que impone el deber de dejar constancia del cierre de un expediente contractual, constituye una disposición de correcta y debida organización y administración de una carpeta de la Entidad Pública en la esfera intraorgánica –pues opera al interior de la Administración, sin imponer obligaciones o cargas a particulares o contratistas–“^[3].

Es cierto que la disposición se refiere genéricamente al “debe dejar constancia del cierre del expediente del Proceso de Contratación”. Sin embargo, también lo es que, según las definiciones contenidas en el artículo 2.2.1.1.1.3.1. del Decreto 1082 de 2015, el “Proceso de Contratación” es el “[c]onjunto de actos y actividades, y su secuencia, adelantadas por la Entidad Estatal desde la planeación hasta el vencimiento de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes o el vencimiento del plazo, lo que ocurra más tarde”.

Nótese que el enunciado no hace referencia a las modalidades de selección de contratistas en que resulta aplicable. Incluso, se menciona la fase de planeación contractual, etapa relevante en todas las modalidades de selección. Del ámbito de aplicación del artículo referido tampoco es posible concluir que el deber de cerrar el expediente se circunscriba a alguna modalidad o tipología contractual concreta. De lo anterior, es posible afirmar que este es aplicable a cualquier tipo de contrato, independientemente de la modalidad por la cual se seleccione al contratista.

En consecuencia, lo que resulta relevante para determinar si a la entidad le asiste o no el deber de hacer el cierre del expediente contractual, de acuerdo con el artículo 2.2.1.1.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015, consiste en determinar si se exigieron o no garantías de calidad, estabilidad o mantenimiento, o si la entidad estableció condiciones de disposición final o recuperación de las obras o bienes objeto del contrato. De no ser así, no es obligatorio que la entidad haga un cierre del expediente contractual.

Conforme lo expuesto hasta aquí, el cierre del expediente debe llevarse a cabo únicamente en dos eventos: i) cuando la administración establece condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes; o ii) una vez vencidos los términos de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento. Así las cosas, resulta irrelevante que el contrato tenga garantías diferentes a las previstas en el artículo 2.2.1.1.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015, así las mismas se encuentren vigentes, pues, se insiste, la entidad únicamente deberá hacer el cierre del expediente cuando se vencen los términos de las garantías referidas en el mencionado artículo 2.2.1.1.2.4.3.

No puede perderse de vista que el artículo 2.2.1.1.2.4.3. regula una etapa del Proceso Contractual, es decir, se trata de una norma que, por su naturaleza procedimental, debe ser interpretada a la luz de los principios generales del derecho, particularmente del principio de legalidad, en virtud del cual son inalterables las formalidades establecidas en los procedimientos, en este caso, las formas establecidas para cada etapa del procedimiento contractual. No es posible extender el deber de dejar constancia en el expediente contractual a supuestos no contemplados en dicho artículo, sin modificar una etapa del Proceso Contractual y, con esto, fustigar el principio de legalidad^[4].

De acuerdo con esto, puede decirse, entonces, que si el contrato no incluye ninguna de las garantías referidas en el artículo 2.2.1.1.2.4.3. del Decreto 1082 de 2015, o no se establecieron condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes, la entidad no tiene la obligación de dejar constancia del cierre del expediente contractual. En armonía con lo anterior, si el contrato incluye varias garantías, el deber solo surgirá ante el vencimiento de las que se refiere el artículo 2.2.1.1.2.4.3., con independencia del término de vigencia de las demás. En ese sentido, vencidas las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, deberá realizarse el cierre del expediente, aunque sigan vigentes otras garantías como, por ejemplo, la de pago de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones laborales.

Por otro lado, al igual que la delegación, el artículo 209 de la Constitución Política de 1991 autoriza la desconcentración como técnica organizacional que atempera el rigor de la centralización. Prevista en inciso primero del artículo 12 de la Ley 80 de 1993, permite que los representantes legales de las Entidades Estatales desconcentren el trámite de los procesos de selección en los funcionarios que, dentro de la entidad, ostenten cargos directivos o ejecutivos.

Para estos efectos, la doctrina define la desconcentración como “[…] el proceso a través del cual las funciones de una entidad u organismo son distribuidas en diferentes áreas; funcionales o unidades territoriales, las cuales cuentan generalmente con una estructura administrativa, y cuyo fin último es, al igual que la descentralización y la delegación, garantizar los fines esenciales del Estado”^[5].

En otras palabras, se trata de una atribución que tiene el superior jerárquico para repartir algunas competencias entre los subalternos, sin que esto les otorgue autonomía en el cumplimiento de sus funciones; razón por la cual, implica una adecuada distribución del trabajo en la que el titular de las funciones conserva la dirección y el control de las tareas asignadas^[6]. Por ello, el artículo 8 de la Ley 489 de 1998 dispone lo siguiente:

“La desconcentración es la radicación de competencias y funciones en dependencias ubicadas fuera de la sede principal del organismo o entidad administrativa, sin perjuicio de las potestades y deberes de orientación e instrucción que corresponde ejercer a los jefes superiores de la Administración, la cual no implica delegación y podrá hacerse por territorio y por funciones.

Parágrafo. En el acto correspondiente se determinarán los medios necesarios para su adecuado cumplimiento.

Los actos cumplidos por las autoridades en virtud de desconcentración administrativa sólo serán susceptibles del recurso de reposición en los términos establecidos en las normas pertinentes”.

Con una orientación similar, el parágrafo del artículo 12 del EGCAP –adicionado por el artículo 21 de la Ley 1150 de 2007– dispone que: “[…] se entiende por desconcentración la distribución adecuada del trabajo que realiza el jefe o representante legal de la entidad, sin que ello implique autonomía administrativa en su ejercicio […]”. Este artículo introduce un cambio relevante en la materia, pues –a diferencia del inciso final del artículo 8 de la Ley 489 de 1998– agrega que contra los actos no procede el recurso de reposición, expresión declarada exequible mediante la Sentencia de la Corte Constitucional C-259 de 2008 con ponencia del Magistrado Jaime Córdoba Triviño.

A partir de las consideraciones anteriores, se puede concluir que tanto el constituyente, como el legislador, permiten el ejercicio de la función administrativa –concretada en la actividad contractual de las Entidades Públicas–, empleando las técnicas de la delegación y la desconcentración. Con estas instituciones se busca mitigar la centralización, para que las funciones del Estado se adelanten con eficiencia, celeridad y economía, en los términos del artículo 209 de la Constitución. Estos principios también impactan, de manera favorable, la contratación estatal y, es por ello que, esta Agencia considera que la actividad contractual, y dentro de ella el deber de cerrar el expediente de contratación puede delegarse y desconcentrarse, situación que tendrá que tenerse en cuenta a efectos de determinar el funcionario competente para adelantar el trámite.

Conforme lo expuesto, si bien en principio el deber del cierre del expediente de contratación le corresponde al representante legal de la entidad, conforme al artículo 11 de la Ley 80 de 1993, lo cierto es que, en virtud de las técnicas de delegación y desconcentración, es posible transferir este deber a otros funcionarios. Así las cosas, corresponde a cada Entidad, con la debida valoración de los elementos fácticos y jurídicos que rodean cada caso y previo concepto de sus órganos asesores, determinar quien ostenta la competencia para suscribir el acta de cierre del expediente de contratación.

Finalmente, dado el objeto de su consulta, es pertinente mencionar los lineamientos expedidos por la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente respecto al cierre del expediente de contratación. En la Circular Externa Única esta Agencia señaló que, una vez las Entidades hayan publicado toda la información de las etapas precontractual, contractual y se haya cumplido con las obligaciones postcontractuales, deberán finalizar el proceso en la plataforma SECOP^[7].

Así mismo, el 31 de julio de 2023 la ANCP–CCE expidió la Circular Externa No. 003 de 2023^[8] mediante la cual se prorrogó el plazo de cierre de los expedientes hasta el 10 de noviembre de 2023. Posteriormente, el 10 de noviembre de 2023 la ANCP-CCE expidió la Circular Externa No. 006 de 2023^[9] mediante la cual se amplió nuevamente el plazo inicial previsto hasta el 01 de marzo de 2024.

No obstante, si bien, en las Circulares Externas reseñadas anteriormente se estableció un término para que las Entidades Estatales cerraran los contratos electrónicos, el 01 de noviembre de 2024 la ANCP-CCE expidió la Circular Externa No. 005 de 2024, en donde se impartieron directrices adicionales a los sujetos obligados a transar en el SECOP II sobre el cierre del expediente electrónico en los siguientes términos:

“(…)

1. Cerrar los expedientes electrónicos de los contratos que hayan cumplido con las obligaciones post-contractuales a las que se refiere el 2.2.1.1.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015.

2. Cerrar los expedientes electrónicos de los contratos cuyo plazo de ejecución y término para liquidar hayan finalizado, en los que no se hayan incluido garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, ni obligaciones postcontractuales.

3. Cerrar el expediente electrónico de los contratos cuyo plazo de ejecución haya finalizado, que no requieran de liquidación o no se encuentren pendientes obligaciones postcontractuales pendientes.

(…)”

Por consiguiente, en esta última Circular Externa se reitera la responsabilidad de todos los usuarios del SECOP II a seguir las instrucciones indicadas en las circulares y en los manuales de operación de la plataforma para garantizar, entre otros aspectos, el óptimo desempeño de la misma.

Precisamente, en los los Términos y Condiciones de Uso del SECOP II^[10], que aceptan los Usuarios al momento de la generación de credenciales de acceso y que son de obligatorio cumplimiento y establecen en el numeral 2. Elementos técnicos de la operación del SECOP II que:

“(…)

(l) Los Usuarios aceptan y depende aplicar los protocolos, lineamientos y procedimientos descritos en el Minisitio de SECOP II, incluidos manuales, conceptos y guías de uso, cualquier actuación que contradiga lo establecido en estos es responsabilidad exclusiva de los Usuarios.

(m) Las Entidades Estatales están obligadas a ajustar sus procesos y procedimientos de gestión y operación, sus manuales de funciones y de contratación para usar el SECOP II. (Negrilla y subrayado fuera de texto)

Ahora bien, frente al cierre del expediente, el 21 de julio de 2022, la Subdirección de Gestión Contractual de la ANCP-CCE emitió el Concepto C – 469 de 2022^[11] en donde concluye lo siguiente:

“De acuerdo con el artículo 2.2.1.1.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015, y reiterando la postura de unificación acogida por esta Agencia en el Concepto CU – 028 de 2020, el cierre del expediente del proceso de contratación es un acto de trámite obligatorio en los contratos estatales en los que se hayan pactado garantías de calidad, estabilidad o mantenimiento, o cuando la entidad establezca condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes contratados. Una vez cumplidas tales condiciones se deberá realizar el acto de trámite correspondiente, dejando constancia del cierre del expediente contractual.

Cabe resaltar que, el deber cerrar el expediente cuando vencen las garantías, procede de manera obligatoria, únicamente cuando se vencen las garantías aludidas por el artículo 2.2.1.1.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015, esto es, las de calidad, estabilidad y mantenimiento. Sin embargo, si una vez vencidas estas siguen vigentes otras garantías como, por ejemplo, la de pago de salarios y prestaciones sociales, nada obsta para que la entidad proceda a realizar el cierre dejando constancia de este hecho, como una buena práctica contractual. Lo anterior, sin perjuicio que, como se señaló en las consideraciones, la constancia del cierre del expediente también es posible realizarla en eventos distintos a los establecidos en el artículo 2.2.1.1.2.4.3. del Decreto 1082 de 2015, pese a que no sea obligatoria. (…)” (Negrilla y subrayado fuera del texto)

Así pues, durante la ejecución y después de la terminación de los contratos estatales se presentan ciertas actuaciones que la Entidad Estatal debe realizar por mandato legal, o que deben realizar las partes en virtud del acuerdo de voluntades. Por regla general, estas actuaciones deben estar contenidas en documentos, como, por ejemplo, el acta de recibo final del contrato, el acta de liquidación o la constancia de cierre del expediente.

Por lo cual, se aclara que no existe norma que prohíba que la entidad haga el cierre del expediente contractual en aquellos eventos en los que no esté obligada, pues esto, además de dar cuenta de una correcta y debida organización y administración, resulta útil para dejar constancia del vencimiento de las garantías del contrato y la condición de los bienes y obras desde la perspectiva ambiental, o del punto final de la actuación contractual, dependiendo esto último de si el contrato fue liquidado o no en el momento de dejar la constancia de cierre del expediente.

Es decir que, la ANCP-CCE comparte que una vez se hayan cumplido todas las obligaciones post-contractuales, independientemente del tipo de contrato que la Entidad Estatal haya celebrado, se deberá efectuar el cierre del contrato.

Ahora, sobre la utilización del SECOP II es necesario señalar que el procedimiento contractual se realiza a través de la plataforma así que, en el momento en el que el contrato electrónico se encuentre aprobado por ambas partes, el estado de este pasa a “Firmado”, queda público de forma automática en la plataforma para que pueda ser consultado por cualquier interesado, logrando así, un acuerdo entre las partes sobre el objeto y la contraprestación en consonancia con el artículo 41 de la Ley 80 de 1993.

En esta línea, cuando el contrato se encuentra firmado, se habilitarán las secciones que le permiten al Proveedor y a la Entidad Estatal adelantar la gestión de los requisitos para el inicio de ejecución de este, así como realizar la gestión y publicación de la ejecución del contrato.

Una vez el contrato electrónico queda en estado “Firmado” y público para su consulta. El SECOP II, habilitará una funcionalidad desde la cuenta de la Entidad Estatal para “Iniciar ejecución”. Para iniciar la ejecución del contrato se requiere:

• Si existen garantías de cumplimiento del contrato deberán estar en estado “Aprobado” (en la segunda sección de “Condiciones”).
• Registrar la información del Compromiso Presupuestal. Tenga en cuenta que, para las Entidades Estatales que no se encuentran registradas en el Sistema Integrado de Información Financiera – SIIF del Ministerio de Hacienda y Crédito Público este estará con el estado “No validado” y podrá continuar. (en la sexta sección de “Información presupuestal”).
• Definir en los campos obligatorios la fecha de inicio y fecha de terminación del contrato (en la primera sección de “Información general”).

Los pasos indicados anteriormente, son los requisitos mínimos para iniciar con la ejecución del contrato, si la Entidad Estatal no cumple con estos, técnicamente no podrá iniciar con la ejecución del contrato, por lo cual, los formularios “7. Ejecución del Contrato”, “8. Modificaciones” y “9. Incumplimientos” quedaran bloqueados hasta el inicio de la ejecución del contrato.

Por lo anterior, y en atención a su consulta le informamos que en el momento en el que la Entidad Estatal inicia con la ejecución del contrato electrónico y este cambia el estado a “En ejecución”, el SECOP II habilitará las modificaciones al contrato.

Si la Entidad Estatal requiere modificar el contrato, deberá ingresar al detalle del contrato y hacer clic en “Modificar” desde la primera sección del contrato o desde la octava sección de “Modificaciones del contrato”. Las modificaciones habilitadas por la plataforma son:

• Suspensión del contrato
• Reactivación del contrato
• Modificación del contrato
• Adición al contrato
• Cesión del contrato,
• Terminar, terminar unilateralmente o caducar el contrato.
• Cerrar el contrato.

De manera que, para realizar el cierre del contrato en el SECOP II como Entidad Estatal deberá realizar una modificación al contrato electrónico de tipo “Cerrar el contrato”, ya que, si bien el cierre del expediente no implica una novedad sobre la ejecución del contrato, en la plataforma se encuentra como un tipo de modificación al implicar el cambio del estado del contrato a “Cerrado” a través de esta modificación como Entidad podrá realizar al cierre total del expediente contractual. En consecuencia, se deberá realizar únicamente cuando se hayan cumplido todas las obligaciones post-contractuales y la Entidad Estatal tenga todos los documentos soporte de cada obligación.

En el caso de que no se hayan cumplido todas las fechas asociadas al contrato y la Entidad Estatal requiera cerrar el mismo deberá realizar una modificación previa ajustando estas fechas, y posteriormente proceder con el cierre del expediente del contrato.

Merece la atención que, una vez realizada esta modificación el contrato se cierra, por consiguiente, la plataforma bloqueará el cargue posterior de cualquier documento o actualización adicional en el contrato electrónico. En la gestión de esta modificación el SECOP II, habilitará la sección de “Documentos del contrato” en esta sección como entidad podrá anexar los documentos que considere necesarios para realizar el cierre del expediente contractual.

Es preciso señalar que las Entidades Estatales fueron dotadas de autonomía administrativa para el ejercicio de las funciones y competencias que en virtud del principio de legalidad les fueron atribuidas por el ordenamiento jurídico. Por esa razón, como responsables de su actividad contractual, con asesoría de sus equipos jurídicos, y conforme al régimen jurídico de contratación que les resulta aplicable, les corresponde adoptar las decisiones y adelantar las actuaciones que estimen pertinentes para desarrollar dicha actividad.

Lo anterior, teniendo en cuenta que la ANCP-CCE desarrolla y administra el Sistema Electrónico para la Contratación Pública –SECOP–, sin embargo, su competencia no implica tomar decisiones en materia contractual sobre los Procesos de Contratación que adelantan las diferentes Entidades Estatales.

Para el cumplimiento de las anteriores directrices, a las Circulares Externas se anexan unos lineamientos técnico-funcionales para que las Entidades Estatales procedan con el cierre de los contratos suscritos en SECOP II, en los términos indicados en las Circulares. Particularmente, el Anexo 1 – Cierre del Contrato en SECOP II de la Circular Externa 005 puede consultarse en el siguiente enlace: https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_circulares/anexo1_circular_externa_cierre_expedientes_secopii.pdf. Así mismo, para más información, pueden acceder al guía “SECOP II – Gestión contractual para Entidades Estatales” la cual pueden consultar en el siguiente enlace: https://www.colombiacompra.gov.co/node/22987

4. Referencias normativas:

5. Doctrina de la Agencia Nacional de Contratación Pública:

La Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente se ha pronunciado sobre la constancia de cierre del expediente en los conceptos con radicados Nos. 2201913000005848 del 13 de agosto de 2019, 2201913000005887 del 14 de agosto de 2019 y 2201913000007481 del 7 de octubre de 2019, los cuales fueron objeto de unificación en el Concepto CU–028 del 25 de febrero de 2020. Así mismo, esta Agencia se ha pronunciado sobre la delegación y la desconcentración de funciones contractuales en los conceptos con número de radicado: 4201912000006841 del 28 de octubre de 2019, 2201913000008176 del 31 de octubre de 2019, 2201913000009082, del 9 de diciembre de 2019, C-268 del 21 de abril de 2020, C-448 del 28 de julio de 2020 y C-060 del 10 de marzo 2022. Estos y otros conceptos se encuentran disponibles para consulta en el Sistema de relatoría de la Agencia, al cual se puede acceder a través del siguiente enlace: https://relatoria.colombiacompra.gov.co/busqueda/conceptos.

Aprovechamos la oportunidad para manifestar la entera disposición de la Agencia Nacional de Contratación Pública –Colombia Compra Eficiente– para atender las peticiones o solicitudes, así como para brindar el apoyo que se requiera en el marco de nuestras funciones a través de nuestros diferentes canales de atención:

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Este concepto tiene el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y las expresiones utilizadas con mayúscula inicial deben ser entendidas con el significado que les otorga el artículo 2.2.1.1.1.3.1 del Decreto 1082 de 2015.

Atentamente,

1. La Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado, en concepto del 8 de marzo de 2017, radicado No. 2298, y con ponencia del Consejero Édgar González, manifestó respecto del trámite del cierre del expediente del Proceso de Contratación que: “[…] procede cuando se ha efectuado la liquidación del contrato, a efectos de dejar las constancias sobre el vencimiento de las garantías y la condición de los bienes y obras desde la perspectiva ambiental, y también en los casos en los cuales no se haya efectuado dicha liquidación, a efectos de dejar constancia sobre el punto final de la actuación contractual”. ↑

2. En términos generales, se concluyó: “[…]8.4.- En el caso concreto se concluyó que el precepto reglamentario no desconocía, trasgredía o modificaba el inciso cuarto del artículo 60 de la Ley 80 de 1993. Se determinó que la exigencia establecida en el artículo demandado se dirige únicamente a la Administración, no compromete o afecta situaciones jurídicas de terceros ajenos a la Administración e implica el deber de dejar constancia o atestiguar una situación o estado de cosas ocurrido en el iter posterior a la liquidación.

   […]

   “8.5.- Concluyó la Sala que la norma enjuiciada comprendía una regulación propia de la esfera intraorgánica que, inclusive, no demandaba regulación expresa, y no afectaba, alteraba o modificaba ninguna cuestión propia de la etapa liquidatoria. En consecuencia, no se encontró probado un exceso de competencia del Gobierno Nacional en el sub judice.” ↑

3. Consejo de Estado. Sección Tercera. Subsección C. Radicado No. 11001-03-26-000-2015-00165-00. Número interno 55.813. M.P. Jaime Orlando Santofimio Gamboa. Sentencia del 10 de octubre de 2016. ↑

4. Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente. Concepto CU-028 del 25 de febrero de 2020. Radicado de entrada No. 4202013000000460. Radicado de salida No. 2202013000001282. En este concepto se señaló: “[…] una interpretación literal y sistemática de la disposición da cuenta de una tesis contraria a la que se expuso antes, esto es, que el cierre del expediente únicamente debe realizarse en dos eventos: i) cuando la administración establece condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes; o ii) una vez vencidos los términos de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento ̶ solo estas ̶ .”

   ↑

5. HERNÁNDEZ, Pedro Alfonso. Descentralización, desconcentración y delegación en Colombia. Bogotá: Legis, 1999. p. 158. ↑

6. En esta medida, “Difiere […] la delegación y la desconcentración, en que la primera supone una asignación específica de funciones de un órgano que las ejecuta bajo su entera autonomía y responsabilidad, salvo que el delegante obre con dolo o culpa grave en sus funciones generales de vigilancia y control, evento en el que también sería responsable, mientras que en la segunda, esto es, la desconcentración, es el encargo que el superior hace a sus dependientes para que éstos, actuando a nombre y dirección de aquel, descongestionen la actividad administrativa” (Cfr. PALACIO HINCAPÉ, Juan Ángel. La contratación de las entidades estatales. Séptima Edición. Medellín: Librería Jurídica Sánchez, 2014. p. 97). ↑

7. Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente. Circular Externa Única, la cual se puede consultar en el siguiente enlace: https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_circulares/circular_externa_unica_version_3_vf49.pdf ↑

8. Circular Externa No. 003 de 2023: https://operaciones.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_circulares/circular_externa_no_003_de_2023_1.pdf ↑

9. Circular Externa No. 006 de 2023: https://operaciones.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_circulares/09112023_-_proyecto_circular_externa_006_cierre_expedientes_secopii.pdf ↑

10. Consulte los términos y condiciones de SECOP II en el siguiente enlace: https://www.colombiacompra.gov.co/archivos/manual/terminos-y-condiciones-de-uso-del-sistema-electronico-de-contratacion-publica-secop-ii ↑

11. Concepto C – 469 de 2022. Disponible en: https://relatoria.colombiacompra.gov.co/ficha/C-469%20de%202022. ↑