El Concepto C-329 de 2026 de Colombia Compra Eficiente explica que, al ser el SECOP II un sistema totalmente transaccional, el trámite se realiza en línea y la publicidad de las actuaciones avanza con cada etapa, sin necesidad de cargar documentación física, salvo excepciones. Además, la formación del contrato puede realizarse mediante mensajes de datos (Ley 527 de 1999), lo que permite que los contratos publicados en SECOP II sean firmados electrónicamente. De acuerdo con el procedimiento descrito, tras la adjudicación se genera un contrato en estado “en edición” y, con flujos de aprobación configurados, el ordenador del gasto realiza la aprobación final. Solo cuando el ordenador del gasto aprueba en SECOP II el contrato se entiende perfeccionado y el estado cambia a “Firmado”, quedando público para consulta. Para entidades que usan SECOP II como herramienta de publicidad en régimen especial (sin ofertas), deben crear el proceso, cargar documentos y publicar mediante “Modificaciones/Adendas”, teniendo en cuenta que si se da clic en “Finalizar” la plataforma cierra el expediente.
SECOP II – Plataforma transaccional – Publicidad – Actividad Contractual – Entidades Estatales
Al tratarse de un sistema totalmente transaccional, el trámite se realiza en línea y la publicidad de las actuaciones es concomitante con el avance de cada etapa, lo que descarta la necesidad de cargar documentación física, salvo excepciones específicas. Además, de acuerdo con lo prescrito en el artículo 14 de la Ley 527 de 1999, en la formación del contrato, salvo acuerdo expreso entre las partes, la oferta y su aceptación podrán expresarse por medio de un mensaje de datos, lo que implica que “[n]o se negará validez o fuerza obligatoria a un contrato por la sola razón de haberse utilizado en su formación uno o más mensajes de datos”. Igualmente, el artículo 22 ibidem dispone que los contratos electrónicos compuestos por mensajes de datos tienen los efectos jurídicos según las normas aplicables al negocio jurídico contenido en dichos mensajes, esto es, las normas que regulan el sistema de contratación pública.
En este sentido, la implementación del SECOP II como plataforma transaccional para la actividad contractual del Estado, permite que los contratos que se publiquen sean firmados electrónicamente. De este modo, el proceso mediante el cual se efectúa la firma del contrato y su consecuente aprobación o rechazo es realizado a través del SECOP II. Así, después de que se adjudica el proceso de contratación en la plataforma se inicia el procedimiento por parte de la Entidad Estatal para que se cambie el estado del proceso a “adjudicado”, con lo cual se genera el contrato electrónico en estado “en edición”.
SECOP II – Plataforma transaccional – Flujo de aprobación – Procedimiento – Firma
Conforme lo señala “Guía SECOP II – Gestión Contractual Para Entidades Estatales” es importante que previamente el usuario administrador de la Entidad Estatal haya configurado flujos de aprobación en este hito del proceso con el fin de que el contrato electrónico sea enviado al ordenador del gasto representante legal de la entidad para su aprobación final. Una vez el ordenador del gasto de la entidad realice la aprobación el estado del contrato cambia a “Firmado” y quedará público para consulta de cualquier interesado.
De conformidad con este procedimiento, una vez el proveedor aprueba el contrato en la plataforma, este se remite a la entidad estatal para que adelante los flujos internos de aprobación correspondientes. La aprobación del ordenador del gasto constituye el último paso de dicho flujo y es el hito que permite a SECOP II cambiar el estado del contrato a “Firmado”, así como habilitar las secciones de “Modificaciones del contrato” e “Incumplimientos”, lo que evidencia que el negocio jurídico ha quedado formalmente firmado en el sistema.
Así las cosas, cuando el proceso de contratación se adelanta por el SECOP II la aprobación del contrato para su perfeccionamiento y posterior ejecución deberá efectuarse en dicha plataforma de conformidad con el procedimiento descrito. En todo caso, hasta que no se efectué la aprobación en el SECOP II por parte del ordenador del gasto de la Entidad no se entiende perfeccionado el contrato.
SECOP II – Plataforma transaccional – Flujo de aprobación – Perfeccionamiento
En este orden de ideas, dentro del flujo de aprobación que la entidad haya configurado en el SECOP II, el momento en que el ordenador del gasto emite su aprobación final constituye el hito en el cual se consolida efectivamente la concurrencia de voluntades y el acuerdo contractual. Ello obedece a que, de manera previa, el proveedor ya ha otorgado su aprobación al contrato, manifestando su aceptación integral de las condiciones pactadas. Así, con la aprobación posterior del ordenador del gasto se perfecciona el consentimiento recíproco sobre el objeto y la contraprestación y queda formalmente estructurado el acuerdo.
SECOP II – Deber de publicidad – Entidades estatales exceptuadas del estatuto general de contratación de la administración pública – Documentos relacionados con la actividad contractual
En el segundo caso, si decide utilizar el SECOP II como herramienta de publicidad, deberá crear el proceso de contratación en el SECOP II mediante el módulo “Contratación Régimen Especial (sin ofertas)”, cargar todos los documentos del proceso en la sección dispuesta para ello y publicar el proceso. La publicación de los documentos de la gestión contractual, incluido el contrato firmado manuscritamente, debe realizarse mediante modificaciones al proceso a través de la opción “Modificaciones/Adendas”. Sin embargo, las entidades públicas deberán tener en cuenta que, si utilizan esta opción, no deben dar clic en “Finalizar” después de publicar el proceso, en tanto que la plataforma cierra el expediente y no permite la publicación posterior de ningún otro documento.
En este segundo evento si es posible que se firme el contrato de forma manuscrita y, posteriormente, se cargue a la plataforma para realizar la debida publicidad del mismo. La fecha de perfeccionamiento del contrato será aquella en la cual el contrato fue suscrito por ambas partes.
Texto del concepto
SECOP II – Plataforma transaccional – Publicidad – Actividad Contractual - Entidades Estatales
Al tratarse de un sistema totalmente transaccional, el trámite se realiza en línea y la publicidad de las actuaciones es concomitante con el avance de cada etapa, lo que descarta la necesidad de cargar documentación física, salvo excepciones específicas. Además, de acuerdo con lo prescrito en el artículo 14 de la Ley 527 de 1999, en la formación del contrato, salvo acuerdo expreso entre las partes, la oferta y su aceptación podrán expresarse por medio de un mensaje de datos, lo que implica que “[n]o se negará validez o fuerza obligatoria a un contrato por la sola razón de haberse utilizado en su formación uno o más mensajes de datos”. Igualmente, el artículo 22 ibidem dispone que los contratos electrónicos compuestos por mensajes de datos tienen los efectos jurídicos según las normas aplicables al negocio jurídico contenido en dichos mensajes, esto es, las normas que regulan el sistema de contratación pública.
En este sentido, la implementación del SECOP II como plataforma transaccional para la actividad contractual del Estado, permite que los contratos que se publiquen sean firmados electrónicamente. De este modo, el proceso mediante el cual se efectúa la firma del contrato y su consecuente aprobación o rechazo es realizado a través del SECOP II. Así, después de que se adjudica el proceso de contratación en la plataforma se inicia el procedimiento por parte de la Entidad Estatal para que se cambie el estado del proceso a “adjudicado”, con lo cual se genera el contrato electrónico en estado “en edición”.
SECOP II – Plataforma transaccional – Flujo de aprobación – Procedimiento - Firma
Conforme lo señala “Guía SECOP II – Gestión Contractual Para Entidades Estatales” es importante que previamente el usuario administrador de la Entidad Estatal haya configurado flujos de aprobación en este hito del proceso con el fin de que el contrato electrónico sea enviado al ordenador del gasto representante legal de la entidad para su aprobación final. Una vez el ordenador del gasto de la entidad realice la aprobación el estado del contrato cambia a “Firmado” y quedará público para consulta de cualquier interesado.
De conformidad con este procedimiento, una vez el proveedor aprueba el contrato en la plataforma, este se remite a la entidad estatal para que adelante los flujos internos de aprobación correspondientes. La aprobación del ordenador del gasto constituye el último paso de dicho flujo y es el hito que permite a SECOP II cambiar el estado del contrato a “Firmado”, así como habilitar las secciones de “Modificaciones del contrato” e “Incumplimientos”, lo que evidencia que el negocio jurídico ha quedado formalmente firmado en el sistema.
Así las cosas, cuando el proceso de contratación se adelanta por el SECOP II la aprobación del contrato para su perfeccionamiento y posterior ejecución deberá efectuarse en dicha plataforma de conformidad con el procedimiento descrito. En todo caso, hasta que no se efectué la aprobación en el SECOP II por parte del ordenador del gasto de la Entidad no se entiende perfeccionado el contrato.
SECOP II – Plataforma transaccional – Flujo de aprobación – Perfeccionamiento
En este orden de ideas, dentro del flujo de aprobación que la entidad haya configurado en el SECOP II, el momento en que el ordenador del gasto emite su aprobación final constituye el hito en el cual se consolida efectivamente la concurrencia de voluntades y el acuerdo contractual. Ello obedece a que, de manera previa, el proveedor ya ha otorgado su aprobación al contrato, manifestando su aceptación integral de las condiciones pactadas. Así, con la aprobación posterior del ordenador del gasto se perfecciona el consentimiento recíproco sobre el objeto y la contraprestación y queda formalmente estructurado el acuerdo.
SECOP II – Deber de publicidad – Entidades estatales exceptuadas del estatuto general de contratación de la administración pública – Documentos relacionados con la actividad contractual
En el segundo caso, si decide utilizar el SECOP II como herramienta de publicidad, deberá crear el proceso de contratación en el SECOP II mediante el módulo “Contratación Régimen Especial (sin ofertas)”, cargar todos los documentos del proceso en la sección dispuesta para ello y publicar el proceso. La publicación de los documentos de la gestión contractual, incluido el contrato firmado manuscritamente, debe realizarse mediante modificaciones al proceso a través de la opción “Modificaciones/Adendas”. Sin embargo, las entidades públicas deberán tener en cuenta que, si utilizan esta opción, no deben dar clic en “Finalizar” después de publicar el proceso, en tanto que la plataforma cierra el expediente y no permite la publicación posterior de ningún otro documento.
En este segundo evento si es posible que se firme el contrato de forma manuscrita y, posteriormente, se cargue a la plataforma para realizar la debida publicidad del mismo. La fecha de perfeccionamiento del contrato será aquella en la cual el contrato fue suscrito por ambas partes.
Bogotá D.C., 10 Abril 2026
Señora
Marcela Alejandra Herrán Prieto
Bogotá D.C.
Concepto C- 329 de 2026 | |
Temas: | SECOP II – Plataforma transaccional – Publicidad – Actividad Contractual - Entidades Estatales / SECOP II – Plataforma transaccional – Flujo de aprobación – Procedimiento – Firma / SECOP II – Plataforma transaccional – Flujo de aprobación – Perfeccionamiento / SECOP II – Deber de publicidad – Entidades estatales exceptuadas del estatuto general de contratación de la administración pública – Documentos relacionados con la actividad contractual |
Radicación: | Respuesta a consulta con radicado No. 1_2026_03_03_002899 |
Estimada señora Marcela Alejandra:
En ejercicio de la competencia otorgada por los artículos 3, numeral 5º, y 11, numeral 8º, del Decreto Ley 4170 de 2011, así como lo establecido en la Resolución 469 de 2025 expedida por esta Entidad, la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente– responde su solicitud de consulta de fecha 02 de marzo de 2026, en la cual manifiesta lo siguiente:
“(…) en aras de solicitar se indique que si la firma manuscrita tiene validez en la suscripción de un contrato estatal o por el contrario solo es válido y se entiende firmado hasta que el Ordenador del Gasto de la Entidad apruebe y concluya el flujo en la plataforma transaccional para que se modifique el estado del proceso y pase de adjudicado a firmado.
Así mismo solicito se indique actualmente frente a la plataforma transaccional Secop ii, que firma tiene validez si la firma realizada de manera manuscrita o por el contrario las firmadas realizadas en los flujos de aprobación en la plataforma en mención.
De igual forma, respetuosamente solicito de existir lineamientos emitidos por parte de Colombia Compra Eficiente, frente a la abstención de duplicidad en la información con lo que respecta a documentos firmados de manera manuscrita y posteriormente digitalizados y publicados en la plataforma transaccional para que sean aceptados (firmados) por las partes que intervienen en el proceso de selección sea remitidos de maneja adjunta a la emisión de la respuesta.
(…)”.
De manera preliminar, resulta necesario acotar que esta entidad solo tiene competencia para responder consultas sobre la aplicación de normas de carácter general en materia de compras y contratación pública. En ese sentido, resolver casos particulares desborda las atribuciones asignadas por el legislador extraordinario que no concibió a la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente como una autoridad para solucionar problemas jurídicos particulares de todos los partícipes del Sistema de Compras y Contratación Pública. La competencia de esta entidad se fija con límites claros, con el objeto de evitar que la Agencia actúe como una instancia de validación de las actuaciones de las entidades sujetas a la Ley 80 de 1993 o de los demás participantes de la contratación pública. Esta competencia de interpretación de normas generales, por definición, no puede extenderse a la resolución de controversias, ni a brindar asesorías sobre casos puntuales.
Conforme lo expuesto, en aras de garantizar el derecho fundamental de petición, se resolverá su petición dentro de los límites de la referida competencia consultiva, esto es, haciendo abstracción del caso particular y concreto señalado en su petición, pero señalando algunas consideraciones sobre las normas generales relacionadas con el problema jurídico de su consulta.
- Problema planteado:
De acuerdo con el contenido de su solicitud, esta Agencia resolverá el siguiente problema jurídico: ¿Cómo afecta el uso transaccional o publicitario de SECOP II en la validez de la firma (manuscrita o electrónica) en el perfeccionamiento jurídico de los contratos estatales?
2. Respuesta:
La implementación de SECOP II como plataforma transaccional para la actividad contractual del Estado implica que los contratos se suscriben electrónicamente, y que tanto el proceso de firma como su aprobación o rechazo se realizan íntegramente dentro de dicha plataforma. Una vez adjudicado el proceso, la Entidad Estatal cambia su estado a “adjudicado”, lo que da lugar a la generación del contrato electrónico en estado “en edición”. De conformidad con la Guía SECOP II – Gestión Contractual para Entidades Estatales, es indispensable que, previamente, el usuario administrador haya configurado los flujos de aprobación correspondientes, de modo que el contrato sea remitido al ordenador del gasto o representante legal para su aprobación final. Una vez este emite su aprobación, el estado del contrato cambia a “firmado”, quedando disponible para consulta pública y entendiéndose, en ese momento, perfeccionado. En consecuencia, las actuaciones previas —como la elaboración del documento contractual, la adjudicación del proceso o incluso la suscripción manuscrita— no son suficientes para considerar perfeccionado el contrato cuando este se gestiona a través de SECOP II. Dado que el concepto “celebrar” se asocia al perfeccionamiento del contrato estatal, resulta determinante identificar este hito en los procesos gestionados a través de SECOP II. En tanto sistema transaccional, el contrato se entiende celebrado únicamente cuando se surte la aprobación final y se registra el estado “Firmado”. Dentro del flujo de aprobación configurado por la entidad, el momento en que el ordenador del gasto emite su aprobación final constituye el hito en que se consolida la concurrencia de voluntades y el acuerdo contractual, ya que previamente el proveedor ha manifestado su aceptación integral del contrato. Ahora bien, es pertinente mencionar que, la Ley 2195 de 2022 impuso a las entidades con régimen contractual excepcional la obligación de publicar en SECOP II todos los documentos asociados a su actividad contractual, incluyendo información generada en las etapas precontractual, contractual y postcontractual. Para facilitar el cumplimiento de este deber de publicidad, la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente dispuso dos módulos en SECOP II para estas entidades: Contratación Régimen Especial (con ofertas), el cual permite a las entidades gestionar sus procesos competitivos de contratación de manera transaccional, es decir, que a través de este módulo las entidades estatales pueden estructurar el proceso de contratación, recibir ofertas de los proveedores, generar el contrato de electrónico y realizar la gestión contractual y; Contratación Régimen Especial (sin ofertas) el cual permite a las entidades gestionar sus procesos de selección directos y estructurar los procesos de contratación, publicar documentos generados por fuera de la plataforma y realizar la gestión contractual en línea. Así las cosas, las entidades exceptuadas, para cumplir con el deber de publicidad que les asiste podrán elegir cualquiera de las siguientes opciones: 1. Firmar el contrato electrónicamente, es decir, realizar un uso transaccional de la plataforma. 2. Firmar el contrato en físico y publicar los documentos de ejecución en la etapa precontractual del SECOP II, es decir, realizar un uso publicitario de la plataforma. En el primer caso, si la entidad opta por hacer uso de la plataforma de manera transaccional (firmando el contrato electrónicamente), deberá utilizar el módulo de “Contratación Régimen Especial”, estructurar el proceso de contratación, generar el contrato electrónico y realizar la gestión contractual en línea a través de la plataforma. En este caso, no será posible firmar el contrato de forma manuscrita y posteriormente cargarlo. Por lo cual, a efectos de determinar la fecha exacta en que se suscribió el contrato, a efectos de la aplicación de la restricción de la Ley de Garantías Electorales se aplicará lo explicado en el numeral anterior. En el segundo caso, si decide utilizar el SECOP II como herramienta de publicidad, deberá crear el proceso de contratación en el SECOP II mediante el módulo “Contratación Régimen Especial (sin ofertas)”, cargar todos los documentos del proceso en la sección dispuesta para ello y publicar el proceso. La publicación de los documentos de la gestión contractual, incluido el contrato firmado manuscritamente, debe realizarse mediante modificaciones al proceso a través de la opción “Modificaciones/Adendas”. Sin embargo, las entidades públicas deberán tener en cuenta que, si utilizan esta opción, no deben dar clic en “Finalizar” después de publicar el proceso, en tanto que la plataforma cierra el expediente y no permite la publicación posterior de ningún otro documento. En este segundo evento si es posible que se firme el contrato de forma manuscrita y, posteriormente, se cargue a la plataforma para realizar la debida publicidad del mismo. La fecha de perfeccionamiento del contrato será aquella en la cual el contrato fue suscrito por ambas partes. No obstante, es importante resaltar que el uso de la plataforma SECOP II para fines netamente publicitarios, solo es una opción para aquellas entidades exceptuadas del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, mediante el módulo “Contratación Régimen Especial (sin ofertas)”. Lo cual excluye la posibilidad de que las entidades sometidas al Estatuto General de Contratación utilicen el SECOP II con fines netamente publicitarios, sino que están obligadas a tranzar por dicha plataforma. En consecuencia, la validez y eficacia de la firma manuscrita en el marco de SECOP II no es absoluta, sino que depende del uso que la entidad estatal haga de la plataforma. Cuando se emplea de manera transaccional, caso en el cual la gestión contractual se realiza íntegramente en línea, la firma manuscrita carece de efectos para el perfeccionamiento del contrato, el cual solo se entiende celebrado una vez se surte el flujo de aprobación y el sistema registra el estado “Firmado”. Por el contrario, cuando SECOP II es utilizado exclusivamente como herramienta de publicidad por entidades con régimen excepcional, la firma manuscrita sí conserva plena validez jurídica, siendo este el momento en que se perfecciona el contrato, sin perjuicio de su posterior publicación en la plataforma. Así, el elemento determinante no radica en la naturaleza de la firma —manuscrita o electrónica— de manera aislada, sino en el régimen jurídico aplicable a la entidad y en el esquema de gestión contractual que esta adopte. Este define el mecanismo jurídicamente válido de formación del consentimiento, el hito de perfeccionamiento del contrato y, en consecuencia, la eficacia jurídica de las actuaciones adelantadas por las partes, en concordancia con el marco normativo aplicable al uso de medios electrónicos en la contratación estatal. |
3. Razones de la respuesta:
Lo anterior se sustenta en las siguientes consideraciones:
El SECOP II es una plataforma transaccional, que permite gestionar en línea todos los procedimientos de contratación, con cuentas y usuarios asociados a estas, para las entidades y los proveedores, y vista pública para cualquier interesado en hacer seguimiento a la contratación pública. Desde sus cuentas, las entidades crean, evalúan y adjudican procedimientos de contratación, y gestionan la fase de ejecución del contrato. Los proveedores pueden hacer comentarios a los documentos del procedimiento, presentar ofertas y seguir el procedimiento de selección en línea.
Al tratarse de un sistema totalmente transaccional, el trámite se realiza en línea y la publicidad de las actuaciones es concomitante con el avance de cada etapa, lo que descarta la necesidad de cargar documentación física, salvo excepciones específicas. Además, de acuerdo con lo prescrito en el artículo 14 de la Ley 527 de 1999, en la formación del contrato, salvo acuerdo expreso entre las partes, la oferta y su aceptación podrán expresarse por medio de un mensaje de datos, lo que implica que “[n]o se negará validez o fuerza obligatoria a un contrato por la sola razón de haberse utilizado en su formación uno o más mensajes de datos”. Igualmente, el artículo 22 ibidem dispone que los contratos electrónicos compuestos por mensajes de datos tienen los efectos jurídicos según las normas aplicables al negocio jurídico contenido en dichos mensajes, esto es, las normas que regulan el sistema de contratación pública.
En este sentido, la implementación del SECOP II como plataforma transaccional para la actividad contractual del Estado, permite que los contratos que se publiquen sean firmados electrónicamente. De este modo, el proceso mediante el cual se efectúa la firma del contrato y su consecuente aprobación o rechazo es realizado a través del SECOP II. Así, después de que se adjudica el proceso de contratación en la plataforma se inicia el procedimiento por parte de la Entidad Estatal para que se cambie el estado del proceso a “adjudicado”, con lo cual se genera el contrato electrónico en estado “en edición”.
El documento “Procesos de Contratación: Gestión Contractual en el SECOP II” expedido por esta entidad, detallas los pasos para aprobación del contrato en el SECOP II[1]. Específicamente, el literal III establece el procedimiento a seguir para aprobar o rechazar el contrato, según el cual el proveedor, una vez revise el contrato electrónico puede “Aprobar” o “Rechazar” el contrato. En caso de estar de acuerdo con las condiciones establecidas por la Entidad Estatal, se debe dar clic en “Aprobar contrato” y automáticamente el SECOP II guarda los cambios y el estado del contrato cambia a “Firmado y enviado a la Entidad Estatal”. Una vez la Entidad Estatal reciba el contrato electrónico aprobado por el proveedor debe publicarlo y a “partir de este momento el contrato queda para conocimiento del público en general, su estado cambia a “Firmado” para que se cumplan con los requisitos para iniciar la ejecución del contrato”.
Conforme lo señala “Guía SECOP II – Gestión Contractual Para Entidades Estatales[2]” es importante que previamente el usuario administrador de la Entidad Estatal haya configurado flujos de aprobación[3] en este hito del proceso con el fin de que el contrato electrónico sea enviado al ordenador del gasto representante legal de la entidad para su aprobación final. Una vez el ordenador del gasto de la entidad realice la aprobación el estado del contrato cambia a “Firmado” y quedará público para consulta de cualquier interesado.
De conformidad con este procedimiento, una vez el proveedor aprueba el contrato en la plataforma, este se remite a la entidad estatal para que adelante los flujos internos de aprobación correspondientes. La aprobación del ordenador del gasto constituye el último paso de dicho flujo y es el hito que permite a SECOP II cambiar el estado del contrato a “Firmado”, así como habilitar las secciones de “Modificaciones del contrato” e “Incumplimientos”, lo que evidencia que el negocio jurídico ha quedado formalmente firmado en el sistema.
Así las cosas, cuando el proceso de contratación se adelanta por el SECOP II la aprobación del contrato para su perfeccionamiento y posterior ejecución deberá efectuarse en dicha plataforma de conformidad con el procedimiento descrito. En todo caso, hasta que no se efectué la aprobación en el SECOP II por parte del ordenador del gasto de la Entidad no se entiende perfeccionado el contrato.
Bajo este contexto, y en atención a la consulta planteada, es pertinente señalar que el concepto de “celebrar” se asocia al momento del perfeccionamiento del contrato estatal, por lo cual resulta necesario identificar dicho hito en los procesos adelantados a través de la plataforma SECOP II. En este sentido, al tratarse de un sistema transaccional, el contrato se entiende celebrado una vez se ha surtido la aprobación final por parte de la entidad estatal, momento en el cual la plataforma registra el estado de “Firmado”, dejando constancia de la concurrencia de voluntades y del cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento.
En este orden de ideas, dentro del flujo de aprobación que la entidad haya configurado en el SECOP II, el momento en que el ordenador del gasto emite su aprobación final constituye el hito en el cual se consolida efectivamente la concurrencia de voluntades y el acuerdo contractual. Ello obedece a que, de manera previa, el proveedor ya ha otorgado su aprobación al contrato, manifestando su aceptación integral de las condiciones pactadas. Así, con la aprobación posterior del ordenador del gasto se perfecciona el consentimiento recíproco sobre el objeto y la contraprestación y queda formalmente estructurado el acuerdo.
Este hito es jurídicamente relevante, en la medida en que con él se satisface el requisito previsto en el artículo 41 de la Ley 80 de 1993, esto es, que el perfeccionamiento del contrato ocurre cuando existe acuerdo sobre el objeto y la contraprestación y este se eleva a escrito. En el sistema transaccional del SECOP II, esto se materializa a través del documento electrónico del contrato y de las aprobaciones efectuadas en la plataforma, las cuales dejan trazabilidad y constancia del consentimiento de las partes. Por consiguiente, es en la aprobación final del ordenador del gasto, como último paso del flujo de aprobación, donde se entiende cumplido el requisito de perfeccionamiento al quedar configurado el acuerdo exigido por la norma señalada.
En consecuencia, tratándose de procesos gestionados en SECOP II, las actuaciones necesarias para que el contrato adquiera el estado de “Firmado” deben surtirse dentro del flujo de aprobación definido por la entidad. En este sentido, el perfeccionamiento del contrato se configura con la aprobación final por parte del ordenador del gasto y su registro como estado “Firmado” en la plataforma, momento a partir del cual se entiende celebrado.
Ahora bien, teniendo en cuenta el contenido de la consulta, resulta relevante considerar otras de las particularidades del Sistema Electrónico para la Contratación Pública –SECOP II–. La Ley 2195 de 2022, mediante el artículo 53, adicionó el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, imponiendo a las entidades con régimen contractual excepcional la obligación de publicar los documentos relacionados con su actividad contractual en SECOP II o plataforma equivalente. Por actividad contractual se entiende la documentación generada por oferentes, contratistas, entidades contratantes, supervisores o interventores, en las etapas precontractual, contractual y postcontractual. Al respecto, la norma citada de manera expresa señala:
Adiciónese los siguientes incisos al artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, el cual quedará así:
Artículo 13. PRINCIPIOS GENERALES DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL PARA ENTIDADES NO SOMETIDAS AL ESTATUTO GENERAL DE CONTRATACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA. Las entidades estatales que por disposición legal cuenten con un régimen contractual excepcional al del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, aplicarán en desarrollo de su actividad contractual, acorde con su régimen legal especial, los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, respectivamente según sea el caso y estarán sometidas al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto legalmente para la contratación estatal.
En desarrollo de los anteriores principios, deberán publicar los documentos relacionados con su actividad contractual en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública –SECOP II– o la plataforma transaccional que haga sus veces. Para los efectos de este artículo, se entiende por actividad contractual los documentos, contratos, actos e información generada por oferentes, contratista, contratante, supervisor o interventor, tanto en la etapa precontractual, como en la contractual y la postcontractual.
A partir de la entrada en vigencia de la presente Ley, se establecerá un periodo de transición de seis (6) meses, para que las entidades den cumplimiento efectivo a lo aquí establecido. (Cursiva fuera del original).
Con el propósito de garantizar el cumplimiento del mencionado deber de publicidad, la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente, en su calidad de administrador del SECOP, en los términos establecidos en el numeral 8 del artículo 3 del Decreto-Ley 4170[4], tiene dispuesto dos módulos para las entidades estatales con régimen especial, los cuales son:
- Contratación Régimen Especial (con ofertas)[5]: Permite a las entidades gestionar sus procesos competitivos de contratación. Mediante este módulo las entidades pueden adelantar el proceso de contratación de manera transaccional, es decir, que a través de este módulo las entidades estatales pueden estructurar el proceso de contratación, recibir ofertas de los proveedores, generar el contrato de electrónico y realizar la gestión contractual.
- Contratación Régimen Especial (sin ofertas)[6]: Este módulo permite a las entidades gestionar sus procesos de selección directos. Asimismo, este módulo permite estructurar los procesos de contratación, publicar documentos generados por fuera de la plataforma y realizar la gestión contractual en línea.
Ahora bien, dado que el artículo 53 de la Ley 2195 de 2022 no cambió la forma en que se perfeccionan los contratos suscritos por estas entidades exceptuadas, para cumplir con el deber de publicidad que les asiste, estas podrán elegir cualquiera de las siguientes opciones:
- Firmar el contrato electrónicamente, es decir, realizar un uso transaccional de la plataforma.
- Firmar el contrato en físico y publicar los documentos de ejecución en la etapa precontractual del SECOP II, es decir, realizar un uso publicitario de la plataforma.
En el primer caso, si la entidad opta por hacer uso de la plataforma de manera transaccional (firmando el contrato electrónicamente), deberá utilizar el módulo de “Contratación Régimen Especial”, estructurar el proceso de contratación, generar el contrato electrónico y realizar la gestión contractual en línea a través de la plataforma. En este caso, no será posible firmar el contrato de forma manuscrita y posteriormente cargarlo. Por lo cual, a efectos de determinar la fecha exacta en que se suscribió el contrato, a efectos de la aplicación de la restricción de la Ley de Garantías Electorales se aplicará lo explicado en el numeral anterior.
En el segundo caso, si decide utilizar el SECOP II como herramienta de publicidad, deberá crear el proceso de contratación en el SECOP II mediante el módulo “Contratación Régimen Especial (sin ofertas)”, cargar todos los documentos del proceso en la sección dispuesta para ello y publicar el proceso. La publicación de los documentos de la gestión contractual, incluido el contrato firmado manuscritamente, debe realizarse mediante modificaciones al proceso a través de la opción “Modificaciones/Adendas”. Sin embargo, las entidades públicas deberán tener en cuenta que, si utilizan esta opción, no deben dar clic en “Finalizar” después de publicar el proceso, en tanto que la plataforma cierra el expediente y no permite la publicación posterior de ningún otro documento.
En este segundo evento si es posible que se firme el contrato de forma manuscrita y, posteriormente, se cargue a la plataforma para realizar la debida publicidad del mismo. La fecha de perfeccionamiento del contrato será aquella en la cual el contrato fue suscrito por ambas partes.
No obstante, es importante resaltar que el uso de la plataforma SECOP II para fines netamente publicitarios, solo es una opción para aquellas entidades exceptuadas del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, mediante el módulo “Contratación Régimen Especial (sin ofertas)”. Lo cual excluye la posibilidad de que las entidades sometidas al Estatuto General de Contratación utilicen el SECOP II con fines netamente publicitarios, sino que están obligadas a tranzar por dicha plataforma.
.
|
5. Doctrina de la Agencia Nacional de Contratación Pública:
La Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, se ha pronunciado en relación con los principios de publicidad y de acceso a la información pública en la contratación estatal, y sobre los fundamentos normativos del deber de publicar la documentación contractual en las plataformas SECOP I y SECOP II, en conceptos como el CU-367 del 23 de julio de 2020, reiterado en los conceptos: C−433 de 24 de julio de 2020, C−468 del 24 de julio de 2020, C−474 de 24 de julio de 2020, C−488 del 28 de julio de 2020, C−544 del 21 de agosto de 2020, C−575 del 27 de agosto de 2020, C−643 del 26 de octubre de 2020, C−661 del 17 de noviembre de 2020, C-094 del 13 de abril de 2021, C−068 del 22 de abril de 2021, C-185 del 29 de abril de 2021, C-472 del 6 de septiembre de 2021, C-074 del 10 de marzo de 2022, C-083 del 18 de marzo de 2022, C-135 del 28 de marzo de 2022, C-332 del 24 de mayo de 2022, C-337 del 25 de mayo de 2022, C-355 del 2 de junio de 2022 y C-379 del 22 de junio de 2022. De igual manera, recientemente se pronunció sobre la interpretación del artículo 53 de la Ley 2195 de 2022, en los conceptos C-049 del 7 de marzo de 2022, C-120 del 22 de marzo de 2022, C-124 del 22 de marzo de 2022, C-132 del 28 de marzo de 2022, C-337 del 25 de mayo de 2022, C-348 del 13 de junio de 2022, C-357 del 13 de junio de 2022, C-422 del 13 de julio de 2022, C-475 del 26 de julio de 2022, C-480 del 18 de julio de 2022, C-492 del 2 de agosto de 2022, C-495 del 2 de agosto de 2022 y C-510 del 8 de agosto de 2022, C-508 del 30 de agosto de 2022. Las ideas expuestas en dichas oportunidades se reiteran a continuación y se complementan en lo pertinente
Estos y otros conceptos se encuentran disponibles para consulta en el Sistema de relatoría de la Agencia, al cual se puede acceder a través del siguiente enlace: https://relatoria.colombiacompra.gov.co/busqueda/conceptos.
La sostenibilidad no es una opción, es una obligación. Por ello, la Agencia Nacional de Contratación Pública –Colombia Compra Eficiente– te invita a realizar el Curso de Contratación Pública Sostenible y Socialmente Responsable, una herramienta clave para fortalecer las capacidades de todos los compradores públicos, proveedores, servidores públicos v para generar mayor valor público. Accede al curso y aprende como implementar criterios sociales y ambientales en las diferentes etapas del proceso de contratación:
https://formacionvirtual.colombiacompra.gov.co/mod/page/view.php?id=3718
De otro lado, te contamos que esta Agencia ha da un paso decisivo en la estandarización y modernización del sector social con la expedición de las Resoluciones 539, 540, 541, 952 y 953 de 2025, mediante las cuales adoptó Documentos Tipo para las modalidades de selección de licitación pública (versión 2), selección abreviada de menor cuantía, mínima cuantía, consultoría e interventoría, promoviendo procesos más transparentes, eficientes competitivos y sostenibles en sectores estratégicos como educación, salud, cultura, recreación, deporte, institucional y vivienda. Consulta y descarga los documentos aquí: https://www.colombiacompra.gov.co/normativa-y-relatoria/documentos-tipo
Si quieres conocer más sobre la aplicación de Documentos Tipo puedes consultar la última versión de la Guía para la comprensión e implementación de los Documentos Tipo de obra pública de infraestructura de transporte. En esta actualización se incorporaron orientaciones prácticas dirigidas a entidades públicas, proveedores, organismos de control y demás interesados, con el propósito de facilitar la adecuada implementación de estos instrumentos en los procesos contractuales. Además se incluyeron lineamientos que orientan la implementación de los criterios ambientales y sociales incluidos en los documentos tipo: Consulta la guía aquí:
https://www.colombiacompra.gov.co/archivos/manual/guia-para-la-comprension-e-implementacion-de-los-documentos-tipo-de-obra-publica-de-infraestructura-de-transporte-bajo-las-diferentes-modalidades-de-contratacion-vigentes
Por último, lo invitamos a seguirnos en las redes sociales en las cuales se difunde información institucional:
Twitter: @colombiacompra
Facebook: ColombiaCompraEficiente
LinkedIn: Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente
Instagram: @colombiacompraeficiente_cce
Este concepto tiene el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y las expresiones utilizadas con mayúscula inicial deben ser entendidas con el significado que les otorga el artículo 2.2.1.1.1.3.1 del Decreto 1082 de 2015.
Atentamente,
Elaboró: | Denis Andrea Cárdenas Hernández Analista T2 ‒ 1 de la Subdirección de Gestión Contractual |
Revisó: | Adriana Katherine López Rodríguez Contratista de la Subdirección de Gestión Contractual |
Aprobó: | Carolina Quintero Gacharná Subdirectora de Gestión Contractual ANCP – CCE |
Disponible en: https://www.colombiacompra.gov.co/node/23710 ↑
Disponible en: https://www.colombiacompra.gov.co/base-conocimiento/gestion-contractual-envio-del-contrato-secop-ii ↑
Son secuencias para la aprobación de algunas tareas asignadas a los miembros del Equipo del Proceso de contratación, que por su relevancia requieren ser autorizadas por uno o varios usuarios de la Entidad Estatal (ej. publicación de pliegos definitivos, publicación del informe de evaluación, adendas, aprobación del contrato, etc.). El usuario administrador puede configurar plantillas tipo con secuencias de aprobación que use de manera frecuente (ej. primero aprueba el secretario general y luego el director general). https://www.colombiacompra.gov.co/base-conocimiento/configuracion-de-cuentas-secop-ii ↑
Decreto 4170 de 2011: “Artículo 3. Funciones: La Agencia Nacional de Contratación Pública –Colombia Compra Eficiente– ejercerá las siguientes funciones: [...]
8. Desarrollar y administrar el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP) o el que haga sus veces, y gestionar nuevos desarrollos tecnológicos en los asuntos de su competencia, teniendo en cuenta los parámetros fijados por el Consejo Directivo. [...]”. ↑
En el siguiente link se puede consultar la Guía para gestionar o publicar los procesos de Régimen Especial con oferta en el SECOP II: https://www.colombiacompra.gov.co/node/23628
En el siguiente link se puede consultar la Guía para gestionar o publicar los procesos de Régimen Especial sin oferta en el SECOP II: https://www.colombiacompra.gov.co/node/30741 ↑