FIRMA ESCANEADA, UNIVERSIDADES

Texto del concepto

FIRMA ESCANEADA – Firma electrónica – Firma digital – Características – Autenticidad – Secop I – Secop II

En materia probatoria, tanto la firma electrónica como la firma digital pueden producir los mismos efectos jurídicos como mecanismos de autenticación, pero su diferencia tiene que ver con la carga probatoria, pues en la firma digital, por existir una entidad de certificación que avala la identidad del titular de la firma, de manera automática introduce la autenticidad, integridad y no repudio. En el caso de la firma electrónica es necesario probar dichos elementos, a más de la trazabilidad, disponibilidad y el demostrar que se trata el mecanismo confiable y apropiable.

En conclusión, para que un documento con la imagen de una firma sea válido, se deberá determinar si cumple los requisitos de una firma digital o electrónica. Si no cumple los requisitos se entiende que el documento carece de firma. Si el documento tiene firma manuscrita y se escanea para enviarlo a la entidad estatal, deberá considerarse como válido, porque estos documentos son una copia simple del original y tienen validez, salvo que una norma expresa imponga la entrega del original.

UNIVERSIDADES – Normativa – Firma

[…] para el caso de las universidades públicas, la normativa que regula el uso de firmas digitales se fundamenta principalmente en la Ley 527 de 1999, la cual define las firmas digitales como mecanismos que permiten garantizar la autenticidad e integridad de los mensajes de datos y documentos electrónicos. Esta ley establece que las firmas digitales tienen la misma validez jurídica y efectos legales que las firmas manuscritas, siempre que sean generadas mediante un método confiable y verificable, como los certificados emitidos por entidades de certificación acreditadas.

En el contexto universitario, las firmas digitales se han adoptado como una herramienta clave para modernizar procesos administrativos y académicos, alineándose con los principios de eficiencia, transparencia y transformación digital del sector público. Esto incluye la emisión de documentos oficiales como actas de grado, diplomas electrónicos, certificados académicos, contratos, resoluciones, y comunicaciones internas y externas. Las universidades deben garantizar que estos documentos cumplan con los estándares de autenticidad, integridad y no repudio, utilizando plataformas certificadas por la ONAC (Organismo Nacional de Acreditación de Colombia) y otros organismos competentes.

Bogotá D.C., 3 de enero de 2025

Señor

Ricardo Rodríguez Novo

r.a.r.n.peticiones@gmail.com

Ciudad

Estimado señor Rodríguez:

En ejercicio de la competencia otorgada por los artículos 3, numeral 5º, y 11, numeral 8º, del Decreto Ley 4170 de 2011, así como lo establecido en el artículo 4 de la Resolución 1707 de 2018 expedida por esta Entidad, la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente– responde su solicitud de consulta de fecha 25 de noviembre de 2024, en la cual manifiesta lo siguiente:

“1. ¿Para que un contrato estatal sea suscrito a través del mecanismo de firma digital, es necesario que la empresa que brinde el servicio de firma digital esté autorizada para prestar dicho servicio en Colombia? De ser afirmativa la respuesta, por favor indicar qué entidad debe expedir dicha autorización y el acto administrativo que reglamenta el procedimiento.

2. Si la respuesta a la pregunta anterior es afirmativa, por favor responder: si un servidor público suscribe un contrato estatal mediante firma digital a través de una aplicación desarrollada por una empresa que no cuenta con la autorización para prestar ese servicio en Colombia, ¿se debe entender que el contrato estatal tiene algún vicio en su celebración, validez, etc.?

3. ¿Puede un servidor público celebrar válidamente un contrato estatal, suscribiéndolo a través de la firma digital que se permite a través de la aplicación Adobe Acrobat?

4. Si existe algún cambio en las respuestas anteriores tratándose de universidades oficiales, por favor indicarlo.”

De manera preliminar, resulta necesario acotar que esta entidad solo tiene competencia para responder consultas sobre la aplicación de normas de carácter general en materia de compras y contratación pública. En ese sentido, resolver casos particulares desborda las atribuciones asignadas por el legislador extraordinario, que no concibió a Colombia Compra Eficiente como una autoridad para solucionar problemas jurídicos particulares de todos los partícipes del sistema de compra pública. La competencia de esta entidad se fija con límites claros, con el objeto de evitar que la Agencia actúe como una instancia de validación de las actuaciones de las entidades sujetas a la Ley 80 de 1993 o de los demás participantes de la contratación pública. Esta competencia de interpretación de normas generales, por definición, no puede extenderse a la resolución de controversias, ni a brindar asesorías sobre casos puntuales.

Conforme lo expuesto, en aras de satisfacer el derecho fundamental de petición se resolverá su consulta dentro de los límites de la referida competencia consultiva, esto es, haciendo abstracción de las circunstancias particulares y concretas mencionadas en su petición, pero haciendo unas consideraciones sobre las normas generales relacionadas con el (los) problema(s) jurídico(s) de su consulta.

1. Problema planteado:

De acuerdo con el contenido de su solicitud, esta Agencia resolverá el (los) siguiente(s) problemas jurídicos:

1. ¿Qué entidad está autorizada para ofrecer el servicio de firma digital en Colombia, y cuáles son las consecuencias de suscribir un contrato estatal mediante firma digital a través de una aplicación desarrollada por una empresa que no cuenta con la autorización?
2. ¿En el caso de las universidades, cambia la normativa de firma digital?

2. Respuesta:

3. Razones de la respuesta:

Lo anterior se sustenta en las siguientes consideraciones:

El artículo 836 del Código de Comercio define la firma como “la expresión del nombre del suscriptor o de alguno de los elementos que la integren o de un signo o símbolo empleado como medio de identificación personal”, es decir, la forma por la cual se identifica a una persona ya sea con el nombre del suscriptor, un símbolo o signo. Dentro del concepto general, la firma manuscrita es “[…] un rasgo o signo impuesto del puño y letra de una persona, con el cual, de forma general y reiterada, se compromete con el contenido de los documentos que la consignan, o da fe de que lo allí registrado obedece a la realidad”^[1].

Por otra parte, frente a la firma electrónica, el artículo 1 del Decreto 2364 de 2012 la define como “aquella que se realiza a través de métodos tales como, códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permite identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente”. En este sentido, los atributos jurídicos que debe tener la firma electrónica son: i) identificar el firmante, ii) asegurar que el documento firmado es exactamente el mismo que el original y iii) asegurar que los datos que utiliza el firmante para realizar la firma son únicos y exclusivos.

Finalmente, el artículo 2 de la Ley 527 de 1999 define la firma digital como un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje, permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación^[2]. Además, esta normativa prevé que podrán emitir certificados en relación con las firmas digitales las entidades de certificación^[3].

El Documento CONPES 3620 de 2009 explica que “La firma digital y la firma electrónica son formas de identificación personal en el contexto digital, que pueden ser empleadas para cumplir funciones de identificación, de la integridad de un mensaje de datos y el no repudio del mismo. La firma electrónica es el concepto genérico a través del cual se identifica un firmante asociado a un mensaje de datos y se entiende su aprobación al contenido del mismo, mientras la firma digital es una especie de firma electrónica”. De hecho, bajo el principio de equivalencia funcional, estas firmas deben cumplir con las mismas funciones de la firma manuscrita, es decir, deben servir para identificar a una persona como el autor del documento, dar certeza de la participación exclusiva de dicha persona en la firma y asociar esta última al contenido del mensaje de datos.

Por ello, en relación con las firmas que se realizan por un mensaje de datos, el artículo 7 de la Ley 527 de 1999 señala que se deben cumplir los siguientes requisitos: i) se ha utilizado un método que permita identificar el iniciador de un mensaje de datos y para indicar que el contenido cuenta con su aprobación, y ii) el método es tanto confiable como apropiado para el propósito por el cual el mensaje fue generado o comunicado. Debido a que la firma electrónica se genera por un mensaje de datos deberá cumplir los requisitos explicados anteriormente. Dentro de este marco, es necesario distinguir dos (2) situaciones: i) el documento original tiene la firma manuscrita y luego se escaneó para enviarlo a la entidad estatal por correo electrónico y ii) el documento tiene una imagen con la firma y se adjunta como archivo para enviarlo a la entidad.

En el primer supuesto, es válido el documento con firma manuscrita que se escanea posteriormente, pues aquel está firmado con el puño y letra de la persona que lo suscribe, razón por la cual el hecho de que se escanee para enviarlo no es un motivo para rechazar su eficacia. En efecto, tratándose de los proponentes el pliego solo podrá exigir que los documentos de la oferta estén firmados, no que se presenten en original. De acuerdo con el numeral 15 de la Ley 80 de 1993, “Las autoridades no exigirán sellos, autenticaciones, documentos originales o autenticados, reconocimientos de firmas, traducciones oficiales, ni cualquier otra clase de formalidades o exigencias rituales, salvo cuando en forma perentoria y expresa lo exijan leyes especiales”^[4]. Conforme a lo anterior, si el oferente envía el documento con firma manuscrita y luego lo escanea para enviarlo, éste será válido, toda vez que la normativa no exige que se tenga que enviar el documento en original sino solo que tenga la firma de quien lo suscribe.

En el segundo supuesto, el documento tiene una imagen con la firma y se adjunta como archivo para enviarlo al correo electrónico, la entidad verificará si el archivo cumple con los requisitos de la firma digital o electrónica. Como se mencionó, el artículo 2 de la Ley 527 de 1999 regula la firma digital como un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje, permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación. En este sentido, la entidad deberá determinar con las entidades de certificación acreditadas por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia si esa firma digital se encuentra o no registrada. Por otro lado, tratándose de una firma electrónica, la entidad deberá verificar i) la identidad del firmante, ii) que el documento firmado es exactamente el mismo que el original y iii) los datos que utiliza el firmante para realizar la firma son únicos y exclusivos.

En materia probatoria, tanto la firma electrónica como la firma digital pueden producir los mismos efectos jurídicos como mecanismos de autenticación, pero su diferencia tiene que ver con la carga probatoria, pues en la firma digital, por existir una entidad de certificación que avala la identidad del titular de la firma, de manera automática introduce la autenticidad, integridad y no repudio. En el caso de la firma electrónica es necesario probar dichos elementos, a más de la trazabilidad, disponibilidad y el demostrar que se trata el mecanismo confiable y apropiable.

En conclusión, para que un documento con la imagen de una firma sea válido, se deberá determinar si cumple los requisitos de una firma digital o electrónica. Si no cumple los requisitos se entiende que el documento carece de firma. Si el documento tiene firma manuscrita y se escanea para enviarlo a la entidad estatal, deberá considerarse como válido, porque estos documentos son una copia simple del original y tienen validez, salvo que una norma expresa imponga la entrega del original.

“A la firma escaneada si es comunicada, generada, enviada, recibida por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el correo electrónico o el internet, no se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a dicha información por la sola razón de que esté en forma de mensajes de datos”. En esa orientación, esta Subdirección expresa que la firma escaneada se concibe como una firma electrónica, según lo dispuesto en el artículo 7 de la Ley 527 de 1999, la cual dispone:

Cuando cualquier norma exija la presencia de una firma o establezca ciertas consecuencias en ausencia de la misma, en relación con un mensaje de datos, se entenderá satisfecho dicho requerimiento si:

a) Se ha utilizado un método que permita identificar al iniciador de un mensaje de datos y para indicar que el contenido cuenta con su aprobación”.

b) Que el método sea tanto confiable como apropiado para el propósito por el cual el mensaje fue generado o comunicado.

Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas simplemente prevén consecuencias en el caso de que no exista una firma.

En esa misma línea, el Decreto 2364 de 2012, que desarrolla el artículo 7 de la Ley 527 de 1999, establece la firma electrónica, como los”[…] códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas […]”, que permiten identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos. Al respecto, la Corte Suprema de Justicia^[5] en referencia a las firmas escaneadas, manifiesta:

Ahora, la autenticidad del mensaje de datos corre paralela con la confiabilidad del mismo, determinada por la seguridad de que esté dotado en cuanto a la forma como se hubiese generado y conservado la integridad de la información y, por supuesto, en la forma en que se identifique a su iniciador y la asociación de este a su contenido. Como todo documento, la eficacia probatoria del electrónico dependerá, también, de su autenticidad, contándose con mecanismos tecnológicos que permiten identificar el autor del mismo y asociarlo con su contenido. En este aspecto cobra particular relevancia la firma electrónica, que es el género, y que puede comprender las firmas escaneadas, o los métodos biométricos (como el iris y las huellas digitales), y la firma digital -especie-, basada en la criptografía asimétrica (énfasis fuera de texto).

La firma escaneada se constituye en un tipo de firma electrónica, que tiene la suficiente validez y autenticidad dentro de un documento. Es decir, Los documentos suscritos mediante firmas escaneadas tendrán la calidad de ser auténticos, según lo prescrito en el artículo 244 de la Ley 1564 de 2012^[6]. En esa orientación, el inciso segundo del artículo 10 de la Ley 527 de 1999 prescribe: “En toda actuación administrativa o judicial, no se negará eficacia, validez o fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo de información en forma de un mensaje de datos, por el sólo hecho que se trate de un mensaje de datos o en razón de no haber sido presentado en su forma original”.

En suma, los documentos que contienen la firma escaneada se presumen auténticos, salvo que sean tachados de falsos. En torno a esta idea, la confiabilidad de la firma electrónica está contenida en el artículo 4 del Decreto 2364 de 2012^[7], que dispone reglas para determinarla: i) los datos de creación de la firma en el contexto corresponden al firmante; y ii) la posibilidad de detectar cualquier alteración no autorizada del mensaje de datos, posterior a la firma. Estas reglas se aplican, sin perjuicio de demostrar la confiabilidad o no de la firma.

En el caso de la firma escaneada en los diferentes documentos que componen la propuesta económica del oferente, se señala que no es una causal de rechazo, pues se considera válida como mecanismo para identificar la intención del proponente en participar dentro del proceso de contratación. Esta idea se plantea, toda vez que la firma escaneada se entiende según las consideraciones precedentes como una firma electrónica, sujetándose a las reglas de lo dispuesto en el artículo 7 de la Ley 527 de 1999 y en su Decreto reglamentario 2364 de 2012.

El SECOP II es una plataforma transaccional, que permite gestionar en línea los procedimientos de contratación, con cuentas y usuarios asociados a estas, para las entidades y los proveedores, y otorga una vista pública para cualquier interesado en hacer seguimiento a la contratación pública. Desde sus cuentas, las entidades crean, evalúan y adjudican procedimientos de contratación, y gestionan la fase de ejecución del contrato. Los proveedores pueden hacer comentarios a los documentos del procedimiento, presentar ofertas y seguir el procedimiento de selección en línea.

Sobre la utilización de SECOP II, es necesario aclarar que el procedimiento contractual se desarrolla en línea y dentro de la plataforma, conformándose un expediente electrónico, lo cual denota una diferencia con el SECOP I, donde el procedimiento es físico, esto es, con documentos escritos y físicos que se publican para cumplir las obligaciones de las entidades antes señaladas conforme al artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015. Al existir esa diferencia entre las dos versiones del SECOP, el cumplimiento del deber de publicidad de las actuaciones contractuales en SECOP II tiene ciertas particularidades.

Si bien los documentos que deben publicarse en el SECOP II corresponden a los mismos que deben publicarse en el SECOP I, esto es, todos los expedidos con ocasión el Proceso de Contratación con excepción de los expresamente excluidos, la naturaleza transaccional del SECOP II implica que los procesos contractuales no solo deban ser publicados mediante esta plataforma, sino también gestionados a través de ella, al consistir la mayoría de los hitos contractuales en documentos y actuaciones electrónicas generadas en tiempo real, de tal manera que el proceso contractual avanza en la medida en la que se generen y aprueben estos documentos y actuaciones electrónicas en la plataforma. Esto a diferencia de los procesos publicados en el SECOP I, en los que primero se generan los documentos escritos y luego se publican en la plataforma dentro del plazo de tres (3) días previsto en el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015. Esto significa que, el término de tres (3) días para publicar, en la práctica, no opera en las actuaciones generadas de manera electrónica dentro de los procedimientos gestionados a través de SECOP II, comoquiera que tales documentos son creados o expedidos mediante la propia plataforma, razón por la que una vez estos se aprueban quedan inmediatamente publicados, sin que transcurra el referido término.

Para dar respuesta a su interrogante, es necesario indicar que, Certicámara S.A. es una entidad de certificación digital abierta que desempeña un papel esencial en la consolidación de la confianza y la seguridad en el ecosistema digital colombiano. Bajo el marco normativo de la Ley 527 de 1999^[8] y en alineación con estándares internacionales, Certicámara asegura jurídica y técnicamente las transacciones electrónicas, las comunicaciones y los procesos de gestión de información digital.

Entre sus servicios destacan la emisión de certificados digitales que garantizan la autenticidad e integridad de las identidades en línea, la implementación de firmas digitales avanzadas con validez legal, la autenticación fuerte para proteger accesos y transacciones, y los sellos de tiempo que acreditan la temporalidad de documentos y operaciones electrónicas. Además, ofrece soluciones especializadas para plataformas de e-Notaría y e-Gobierno, facilitando la digitalización segura de trámites públicos y privados. Certicámara también se distingue por su enfoque en la innovación, incorporando tecnologías emergentes como blockchain y servicios de identidad digital descentralizada, contribuyendo a la modernización del Estado, el desarrollo del comercio electrónico y la transformación digital de empresas y entidades públicas en Colombia.

La Constitución Política de Colombia en su artículo 69, establece, por una parte, una garantía de autonomía para que las universidades establezcan sus directivas y sus estatutos de acuerdo con la ley; y por la otra, la posibilidad de que cuenten con un régimen especial que corresponde dictar al Congreso^[9]_. En desarrollo de lo anterior, se expidió la Ley 30 de1992, mediante la cual se regularon aspectos como la naturaleza jurídica de las universidades estatales y oficiales, la forma de organizarse y el régimen de contratación aplicable. Asimismo, en el artículo 57 se consignó que el carácter especial del régimen de las universidades estatales u oficiales comprende, entre otros aspectos, el régimen de contratación^[10].

De otro lado, la Ley 489 de 1998, al desarrollar la estructura y organización de la Administración Pública, establece que los entes universitarios hacen parte integral de esta^[11], catalogándolos como entidades públicas de carácter autónomo a las que aplica un régimen especial^[12]. Al respecto, en la Sentencia C-1019 de 2012, la Corte Constitucional señaló:

“El régimen especial de las universidades públicas y oficiales se justifica en el hecho de que estas instituciones manejan recursos públicos y a que a través suyo se promueve directamente el servicio público de la educación, por lo cual es fundamental establecer canales de articulación con el Estado y la sociedad en aras de que esta misión se cumpla adecuadamente. Además, como entes públicos, a las universidades se les exige el cumplimiento de la obligación de colaboración armónica consagrado en el artículo 113 de la C.P. para el cumplimiento de las funciones del Estado.

Aunque se establezca la participación de representantes del Estado en sus órganos de gobierno, la normatividad y la jurisprudencia han reconocido que lo anterior no significa que dichas instituciones hagan parte de la administración central o descentralizada, o se conviertan por ello en órganos dependientes y bajo el control de tutela del Estado, “pues las universidades estatales por su carácter de entes autónomos no conforman ninguna de las ramas del poder ni pueden formar parte de la administración nacional”^[13]. De esta manera se pretende preservar a las universidades públicas y oficiales, de las injerencias e interferencias arbitrarias e indebidas del poder político”^[14].

En armonía con lo anterior, se ha considerado que los entes universitarios no son entidades que hagan parte de la rama ejecutiva, ni pueden, por tanto, considerarse entidades descentralizadas, sino que gozan de un régimen especial. Lo anterior fue señalado por el Consejo de Estado de la siguiente manera^[15]:

“Ahora bien, en la disposición legal [art. 57 de la Ley 30/92] se menciona que las universidades estatales u oficiales están vinculadas al Ministerio de Educación Nacional en lo que se refiere a las políticas y planeación del sector educativo, en donde la jurisprudencia constitucional ha dejado en claro que es únicamente para efectos de coordinar y planear el desarrollo de directrices educativas, y no como organismos supeditados al poder ejecutivo, de manera que deben actuar con independencia del mismo, sin estar sujetas a un control de tutela como el concebido para los establecimientos públicos, concepto que por sí mismo niega la autonomía.

[…]

La situación se modificó con el actual marco constitucional en donde se estableció [art. 69] la garantía a la autonomía universitaria, para que pudieran darse sus directivas y regirse por sus propios estatutos, de acuerdo con el régimen especial que previera la Ley para las universidades del Estado, por lo cual se despojaban del control de tutela que ejercía el ejecutivo sobre ellas, con el fin de garantizar la independencia académica en la educación superior, sin ningún tipo de injerencia del poder público.

Lo anterior hizo que dejaran de pertenecer a la rama ejecutiva y por supuesto no hicieran parte de las demás [legislativa y judicial], al convertirse en organismos autónomos que cumplen funciones estatales de trascendental importancia para la nación, sin perder la calidad de entidades públicas […]”^[16].

Ahora bien, para el caso de las universidades públicas, la normativa que regula el uso de firmas digitales se fundamenta principalmente en la Ley 527 de 1999^[17], la cual define las firmas digitales como mecanismos que permiten garantizar la autenticidad e integridad de los mensajes de datos y documentos electrónicos. Esta ley establece que las firmas digitales tienen la misma validez jurídica y efectos legales que las firmas manuscritas, siempre que sean generadas mediante un método confiable y verificable, como los certificados emitidos por entidades de certificación acreditadas.

En el contexto universitario, las firmas digitales se han adoptado como una herramienta clave para modernizar procesos administrativos y académicos, alineándose con los principios de eficiencia, transparencia y transformación digital del sector público. Esto incluye la emisión de documentos oficiales como actas de grado, diplomas electrónicos, certificados académicos, contratos, resoluciones, y comunicaciones internas y externas. Las universidades deben garantizar que estos documentos cumplan con los estándares de autenticidad, integridad y no repudio, utilizando plataformas certificadas por la ONAC (Organismo Nacional de Acreditación de Colombia) y otros organismos competentes.

Además, las universidades están llamadas a implementar políticas y protocolos de uso de firmas digitales que incluyan la capacitación de su personal, la adopción de sistemas de gestión documental electrónicos, y la actualización tecnológica para garantizar la interoperabilidad y la seguridad de los datos. También deben promover el cumplimiento de normativas complementarias, como las relacionadas con protección de datos personales (Ley 1581 de 2012) y acceso a la información pública (Ley 1712 de 2014), asegurando que las tecnologías implementadas respeten los derechos de los usuarios y cumplan con los requisitos legales aplicables.

En este marco, las firmas digitales contribuyen no solo a la legalidad y confiabilidad de los documentos electrónicos, sino también a la reducción de costos, el ahorro de tiempo y el cuidado del medio ambiente, al disminuir la dependencia de soportes físicos y procesos manuales en las instituciones de educación superior.

Finalmente, un servidor público puede celebrar válidamente un contrato estatal utilizando una firma digital generada mediante una aplicación como PDF, siempre que dicha firma cumpla con los requisitos establecidos en la Ley 527 de 1999^[18] y el Decreto 2364 de 2012^[19], garantizando la identificación del firmante, la integridad del documento y la vinculación exclusiva de los datos del firmante al contenido del documento. Además, para que la firma digital sea válida, debe estar respaldada por una entidad de certificación acreditada por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). Sin embargo, también es relevante mencionar que, si la firma es una firma manuscrita escaneada, en el SECOP I dicha firma tiene validez jurídica, ya que el proceso permite que se envíen copias escaneadas de los documentos firmados de manera manuscrita.

En conclusión, para que un documento con la imagen de una firma sea válido, se deberá determinar si cumple los requisitos de una firma digital o electrónica. Si no cumple los requisitos se entiende que el documento carece de firma. Si el documento tiene firma manuscrita y se escanea para enviarlo a la entidad estatal, deberá considerarse como válido, porque estos documentos son una copia simple del original y tienen validez, salvo que una norma expresa imponga la entrega del original.

4. Referencias normativas, jurisprudenciales y otras fuentes:

5. Doctrina de la Agencia Nacional de Contratación Pública:

La Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, en reiteradas oportunidades, ha analizado la procedencia de los medios electrónicos, como instrumentos permitidos para la sustanciación de las actuaciones administrativas contractuales. Así lo hizo en los conceptos: C-243 del 24 de marzo de 2020, C-245 del 7 de abril de 2020, C-247 del 7 de abril de 2020, C-253 del 7 de abril de 2020, C-254 del 7 de abril de 2020, C-016 del 21 de abril de 2020, C-017 del 27 de abril de 2020, C-262 del 27 de abril de 2020, C-296 del 21 de mayo de 2020, C-287 del 27 de mayo de 2020, C-292 del 28 de mayo de 2020, C-753 de 06 de febrero de 2022, C-754 del 23 de diciembre de 2020, C-193 del 3 de mayo de 2021, C-753 del 6 de febrero de 2022 , C-030 del 25 de febrero de 2022, C-655 del 07 de octubre de 2022. Estos y otros conceptos se encuentran disponibles para consulta en el Sistema de relatoría de la Agencia, al cual se puede acceder a través del siguiente enlace: https://relatoria.colombiacompra.gov.co/busqueda/conceptos

Nos complace informarte que ya están disponibles las nuevas versiones de los Documentos Tipo para Infraestructura de Transporte, recuerda que es de obligatoria observancia por TODAS las entidades sometidas al EGCAP y entidades de régimen especial, con las excepciones de ley:

• Documentos tipo para los procesos de selección de interventoría de obra pública de infraestructura de transporte – versión 3: 03. Documentos tipo para los procesos de selección de interventoría de obra pública de infraestructura de transporte – versión 3 | Colombia Compra Eficiente | Agencia Nacional de Contratación Pública
• Documentos tipo para los procesos de selección de consultoría de obra pública de infraestructura de transporte – versión 2: 02. Documentos tipo para los procesos de selección de consultoría de obra pública de infraestructura de transporte – versión 2. | Colombia Compra Eficiente | Agencia Nacional de Contratación Pública

También, te contamos que ya publicamos la nueva Guía de Contratación Pública Sostenible y Socialmente Responsable. Esta guía es un instrumento clave para integrar buenas prácticas en la contratación estatal, promoviendo los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) a través de criterios y obligaciones ambientales y sociales en todas las etapas del proceso. Puede consultar la guía en el siguiente enlace: Guía de Contratación Pública Sostenible y Socialmente Responsable | Colombia Compra Eficiente | Agencia Nacional de Contratación Pública

Por último, lo invitamos a seguirnos en las redes sociales en las cuales se difunde información institucional:

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Este concepto tiene el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y las expresiones aquí utilizadas con mayúscula inicial deben ser entendidas con el significado que les otorga el artículo 2.2.1.1.1.3.1. del Decreto 1082 de 2015.

Atentamente,

1. REMOLINA, Nelson y PEÑA, Lisandro De los títulos valores y de los valores en el contexto digital. Bogotá: Temis, 2011. p. 120. ↑

2. Ley 527 de 1999: “Artículo 2. Definiciones […] c) Firma digital. Se entenderá como un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación […]”. ↑

3. Ley 527 de 1999: “Artículo 30. Actividades de las entidades de certificación. Las entidades de certificación acreditadas por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia para prestar sus servicios en el país, podrán realizar, entre otras, las siguientes actividades: […] 1. Emitir certificados en relación con las firmas electrónicas o digitales de personas naturales o jurídicas […]”. ↑

4. En concordancia, el artículo 246 de la Ley 1564 de 2012 dispone que “Las copias tendrán el mismo valor probatorio del original, salvo cuando por disposición legal sea necesaria la presentación del original o de una determinada copia.

   “Sin perjuicio de la presunción de autenticidad, la parte contra quien se aduzca copia de un documento podrá solicitar su cotejo con el original, o a falta de este con una copia expedida con anterioridad a aquella. El cotejo se efectuará mediante exhibición dentro de la audiencia correspondiente”. ↑

5. CORTE SUPREMA DE JUSTICIA, SALA DE CASACIÓN CIVIL. Magistrado Ponente:Pedro Octavio Munar Cadena. Bogotá, D.C., dieciséis (16) de diciembre de dos mil diez (2010). Ref.: Expediente No.11001 3110 005 2004 01074 01 ↑

6. “ARTÍCULO 244. DOCUMENTO AUTÉNTICO. Es auténtico un documento cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito, firmado, o cuando exista certeza respecto de la persona a quien se atribuya el documento.

   “Los documentos públicos y los privados emanados de las partes o de terceros, en original o en copia, elaborados, firmados o manuscritos, y los que contengan la reproducción de la voz o de la imagen, se presumen auténticos, mientras no hayan sido tachados de falso o desconocidos, según el caso.

   “También se presumirán auténticos los memoriales presentados para que formen parte del expediente, incluidas las demandas, sus contestaciones, los que impliquen disposición del derecho en litigio y los poderes en caso de sustitución.

   “Así mismo se presumen auténticos todos los documentos que reúnan los requisitos para ser título ejecutivo.

   “La parte que aporte al proceso un documento, en original o en copia, reconoce con ello su autenticidad y no podrá impugnarlo, excepto cuando al presentarlo alegue su falsedad. Los documentos en forma de mensaje de datos se presumen auténticos.

   “Lo dispuesto en este artículo se aplica en todos los procesos y en todas las jurisdicciones”. ↑

7. “ Artículo 4. Confiabilidad de la firma electrónica. La firma electrónica se considerará confiable para el propósito por el cual el mensaje de datos fue generado o comunicado si:

   “1. Los datos de creación de la firma, en el contexto en que son utilizados, corresponden exclusivamente al firmante.

   “2. Es posible detectar cualquier alteración no autorizada del mensaje de datos, hecha después del momento de la firma.

   “Parágrafo. Lo dispuesto anteriormente se entenderá sin perjuicio de la posibilidad de que cualquier persona:

   “1. Demuestre de otra manera que la firma electrónica es confiable; o

   “2. Aduzca pruebas de que una firma electrónica no es confiable”. ↑

8. Congreso de la República de Colombia. (1999). Ley 527 de 1999. Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, el comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y otras disposiciones. ↑

9. “Artículo 69. Se garantiza la autonomía universitaria. Las universidades podrán darse sus directivas y regirse por sus propios estatutos, de acuerdo con la ley. La ley establecerá un régimen especial para las universidades del Estado”.

   ↑

10. “Artículo 57. Las universidades estatales u oficiales deben organizarse como entes universitarios autónomos, con régimen especial y vinculados al Ministerio de Educación Nacional en lo que se refiere a las políticas y la planeación del sector educativo.

    Los entes universitarios autónomos tendrán las siguientes características: Personería jurídica, autonomía académica, administrativa y financiera, patrimonio independiente y podrán elaborar y manejar su presupuesto de acuerdo con las funciones que le corresponden.

    El carácter especial del régimen de las universidades estatales u oficiales comprenderá la organización y elección de directivas, del personal docente y administrativo, el sistema de las universidades estatales u oficiales, el régimen financiero, el régimen de contratación y control fiscal y su propia seguridad social en salud, de acuerdo con la presente ley”. ↑

11. “Artículo 39. Integración de la Administración Pública. La Administración Pública se integra por los organismos que conforman la Rama Ejecutiva del Poder Público y por todos los demás organismos y entidades de naturaleza pública que de manera permanente tienen a su cargo el ejercicio de las actividades y funciones administrativas o la prestación de servicios públicos del Estado Colombiano”. ↑

12. “Artículo 40. Entidades y organismos estatales sujetos a régimen especial. El Banco de la República, los entes universitarios autónomos, las corporaciones autónomas regionales, la Comisión Nacional de Televisión y los demás organismos y entidades con régimen especial otorgado por la Constitución Política se sujetan a las disposiciones que para ellos establezcan las respectivas leyes”. ↑

13. Corte Constitucional. Sentencia C-121 de 2003. M.P. Clara Inés Vargas Hernández. ↑

14. Corte Constitucional. Sentencia C-1019 del 28 de noviembre de 2012. M.P. Mauricio González. ↑

15. CONSEJO DE ESTADO. Sección Cuarta. Sentencia del 16 de diciembre de 2008. Exp. 16.297. C.P. Martha Teresa Briceño de Valencia ↑

16. ↑

17. Congreso de la República de Colombia. (1999). Ley 527 de 1999. Artículo 29. Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, el comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y otras disposiciones. ↑

18. Ley 527 de 1999. (1999). Ley 527 de 1999 por la cual se regula el comercio electrónico, se establecen normas sobre la firma digital y se dictan otras disposiciones. Congreso de la República de Colombia. ↑

19. Decreto 2364 de 2012. (2012). Decreto 2364 de 2012 por el cual se reglamenta la Ley 527 de 1999 en lo relacionado con la firma digital y se dictan otras disposiciones. Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones de Colombia. ↑