El concepto C-861 de 2024 de Colombia Compra Eficiente desarrolla la obligatoriedad de los documentos tipo en los procesos contractuales. Se sustenta en el artículo 4 de la Ley 1882 de 2018 y la modificación introducida por la Ley 2022 de 2020, que asigna a Colombia Compra Eficiente la facultad para adoptar dichos documentos, mediante la Resolución 160 de 2020. También precisa reglas sobre la publicidad y el cronograma: las fechas, horas y plazos se establecen en el cronograma fijado por la entidad en la invitación, sin perjuicio del término y horario definidos en el Decreto 1082 de 2015 para publicar actividades contractuales, y explica que la publicidad de las adendas tiene su propio horario. Finalmente, indica que los plazos de las etapas en los pliegos (o equivalentes) son claros y sus consecuencias pueden ser determinantes, como el rechazo por extemporaneidad o la pérdida de facultad para adjudicar.
DOCUMENTOS TIPO – Fundamento normativo
El artículo 4 de la Ley 1882 de 2018 es el antecedente más relevante de la expedición de documentos tipo con alcance obligatorio. A partir de esta norma se determinó la obligatoriedad por parte de todas las entidades sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública de aplicar los documentos tipo adoptados por el gobierno nacional. En virtud de las competencias atribuidas por la Ley 1882 de 2018 se expidieron varios documentos tipo para el sector de infraestructura de transporte. Esta establecía que el gobierno nacional adoptaría los documentos tipo para los pliegos de condiciones de los procesos de selección de obras públicas, interventoría para las obras públicas, interventoría para consultoría de estudios y diseños para obras públicas y consultoría en ingeniería para obras, los cuales debían ser utilizados por todas las entidades sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública en los procesos de selección que adelantaran.
Por otra parte, debe tenerse en cuenta que la Ley 2022 de 2020 fue sancionada por el presidente de la República el 22 de julio de 2020, que en su artículo 1 modificó el artículo 4 de la Ley 1882 de 2018 y, por tanto, modificó el parágrafo 7 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, asignando directamente a la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente la facultad para adoptar los documentos tipo. En este sentido, con la finalidad de realizar un desarrollo armónico y ajustado a la ley que otorga esta competencia, la Agencia Nacional de Contratación Pública expidió la Resolución 160 del 15 de septiembre de 2020, “Por la cual se adopta el procedimiento para implementar los documentos tipo y se define el sistema para su revisión”.
PUBLICIDAD – Procesos de contratación – Cronograma – Horario – Actividad contractual
Es importante precisar que las fechas, horas y plazos de los procesos de contratación se encuentran regulados en el cronograma que establezca la entidad al hacer la invitación a participar. Sin embargo, los artículos 2.2.1.1.1.7.1 y 2.2.1.1.2.2.1. del Decreto 1082 de 2015 precisan un término y horario para la publicación de las actividades contractuales.
Es indispensable señalar que no se encuentra en la normativa civil, comercial, ni en el Estatuto General de la Contratación Pública que la actividad contractual deba someterse a la jornada laboral de las entidades públicas, pues, la publicidad de las adendas tiene su propio horario, mientras que las demás actividades deberán realizarse de conformidad con el cronograma del proceso de contratación atendiendo la jornada laboral que establezca cada entidad conforme los parámetros de ley.
TÉRMINOS O PLAZOS DE LAS ETAPAS DEL PROCESO DE SELECCIÓN CONTRACTUAL – Preclusivos y perentorios
“[…] Las condiciones de participación previstas en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, deben ser lo suficientemente claras para que los interesados tengan en cuenta los plazos y término con el que disponen para elaborar sus ofertas, así como el plazo que se tomará la entidad para estudiarlas y el término en que procederá a la adjudicación o declaratoria de desierta, al punto que, si no se acatan, las consecuencias para uno u otro serán determinantes, tales como rechazar la propuesta por extemporánea o perder la facultad para adjudicar si no se hace en el tiempo previsto.
Texto del concepto
DOCUMENTOS TIPO – Fundamento normativo
El artículo 4 de la Ley 1882 de 2018 es el antecedente más relevante de la expedición de documentos tipo con alcance obligatorio. A partir de esta norma se determinó la obligatoriedad por parte de todas las entidades sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública de aplicar los documentos tipo adoptados por el gobierno nacional. En virtud de las competencias atribuidas por la Ley 1882 de 2018 se expidieron varios documentos tipo para el sector de infraestructura de transporte. Esta establecía que el gobierno nacional adoptaría los documentos tipo para los pliegos de condiciones de los procesos de selección de obras públicas, interventoría para las obras públicas, interventoría para consultoría de estudios y diseños para obras públicas y consultoría en ingeniería para obras, los cuales debían ser utilizados por todas las entidades sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública en los procesos de selección que adelantaran.
Por otra parte, debe tenerse en cuenta que la Ley 2022 de 2020 fue sancionada por el presidente de la República el 22 de julio de 2020, que en su artículo 1 modificó el artículo 4 de la Ley 1882 de 2018 y, por tanto, modificó el parágrafo 7 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, asignando directamente a la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente la facultad para adoptar los documentos tipo. En este sentido, con la finalidad de realizar un desarrollo armónico y ajustado a la ley que otorga esta competencia, la Agencia Nacional de Contratación Pública expidió la Resolución 160 del 15 de septiembre de 2020, “Por la cual se adopta el procedimiento para implementar los documentos tipo y se define el sistema para su revisión”.
PUBLICIDAD – Procesos de contratación – Cronograma – Horario – Actividad contractual
Es importante precisar que las fechas, horas y plazos de los procesos de contratación se encuentran regulados en el cronograma que establezca la entidad al hacer la invitación a participar. Sin embargo, los artículos 2.2.1.1.1.7.1 y 2.2.1.1.2.2.1. del Decreto 1082 de 2015 precisan un término y horario para la publicación de las actividades contractuales.
Es indispensable señalar que no se encuentra en la normativa civil, comercial, ni en el Estatuto General de la Contratación Pública que la actividad contractual deba someterse a la jornada laboral de las entidades públicas, pues, la publicidad de las adendas tiene su propio horario, mientras que las demás actividades deberán realizarse de conformidad con el cronograma del proceso de contratación atendiendo la jornada laboral que establezca cada entidad conforme los parámetros de ley.
TÉRMINOS O PLAZOS DE LAS ETAPAS DEL PROCESO DE SELECCIÓN CONTRACTUAL – Preclusivos y perentorios
“[…] Las condiciones de participación previstas en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, deben ser lo suficientemente claras para que los interesados tengan en cuenta los plazos y término con el que disponen para elaborar sus ofertas, así como el plazo que se tomará la entidad para estudiarlas y el término en que procederá a la adjudicación o declaratoria de desierta, al punto que, si no se acatan, las consecuencias para uno u otro serán determinantes, tales como rechazar la propuesta por extemporánea o perder la facultad para adjudicar si no se hace en el tiempo previsto.
Bogotá D.C., [Día] de [Mes.NombreCapitalizado] de [Año]
Señora
Daniela Orejuela
Bogotá D.C
Concepto C- 861 de 2024 | |
Temas: | PRINCIPIO DE ECONOMÍA – artículo 25 Ley 80 de 1993/ TÉRMINOS O PLAZOS DE LAS ETAPAS DEL PROCESO DE SELECCIÓN CONTRACTUAL – Preclusivos y perentorios/ CRONOGRAMA – Definición – Importancia / ADENDAS – Modificación al cronograma - Pliego de condiciones definitivo |
Radicación: | Respuesta a consulta con radicado No. P20241114011421 |
Estimada señora Orejuela:
En ejercicio de la competencia otorgada por los artículos 3, numeral 5º, y 11, numeral 8º, del Decreto Ley 4170 de 2011, así como lo establecido en el artículo 4 de la Resolución 1707 de 2018 expedida por esta Entidad, la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente– responde su solicitud de consulta de fecha de 14 de noviembre de 2024, en la cual manifiesta lo siguiente:
“¿Si la fecha de cierre de un proceso en secop ii es por ejemplo el 14 de noviembre de 2024, la fecha de firma en los documentos tipo debe ser obligatoriamente la misma, o cual es la vigencia de la firma de los documentos tipo?”.
¿si el equipo de licitaciones de mi empresa elabora los documentos con una planeación antes del cierre, pueden estos tener una fecha de unos días antes, sin que esto afecte la asignación de puntaje?
¿Puede la entidad responsable de la licitación quitarme el puntaje de los documentos ponderables, porque la fecha de los documentos es de uno o cinco días antes?
De manera preliminar, resulta necesario resaltar que esta entidad solo tiene competencia para responder consultas sobre la aplicación de normas de carácter general en materia de compras y contratación pública. En ese sentido, resolver casos particulares desborda las atribuciones asignadas por el legislador extraordinario, que no concibió a Colombia Compra Eficiente como una autoridad para solucionar problemas jurídicos particulares de todos los partícipes del sistema de compra pública. La competencia de esta entidad se fija con límites claros, con el objeto de evitar que la Agencia actúe como una instancia de validación de las actuaciones de las entidades sujetas a la Ley 80 de 1993 o de los demás participantes de la contratación pública. Esta competencia de interpretación de normas generales, por definición, no puede extenderse a la resolución de controversias, ni a brindar asesorías sobre casos puntuales.
Conforme lo expuesto, en aras de satisfacer el derecho fundamental de petición se resolverá su consulta dentro de los límites de la referida competencia consultiva, esto es, haciendo abstracción de las circunstancias particulares y concretas mencionadas en su petición, pero haciendo unas consideraciones sobre las normas generales relacionadas con el problema jurídico de su consulta.
- Problema planteado:
De acuerdo con el contenido de su solicitud, esta Agencia resolverá los siguientes problemas jurídicos: ¿Existe algún inconveniente en que se suscriban los documentos y/o formatos que hacen parte de los documentos tipo con anterioridad a la fecha de cierre de determinado proceso contractual?
- Respuesta:
La suscripción de los documentos y/o formatos que componen los documentos tipo y que sean obligatorios en determinado proceso contractual se pueden suscribir con anterioridad al cierre del proceso contractual y este no tiene ninguna repercusión adversa o negativa para el proponente. Los oferentes deben observar o tener presente las modificaciones o adendas que la Entidad Estatal pueda anexar al proceso contractual, de esta manera, se podrán tomar las medidas a que haya lugar para cumplir con el cronograma establecido en el cual se pactan las fechas, horas y plazos del proceso.
De conformidad con los mandatos derivados del principio de transparencia, consagrado en el artículo 24 de la Ley 80 de 1993, y lo dispuesto en el artículo 2.2.1.1.2.1.3 del Decreto 1082 de 2015, en el pliego de condiciones deben definirse “las reglas aplicables a la presentación de las ofertas, su evaluación y a la adjudicación del contrato”, así como el cronograma del proceso de selección, lo cual también es aplicable a la invitación en los procesos de mínima cuantía. Esto implica que para dar aplicación a la anterior regla las entidades deberán establecer, en la respectiva invitación, el lapso durante el cual recibirán ofertas, definiendo expresamente la hora hasta la cual recibirán las ofertas, de tal manera que este pueda ser conocido con anticipación por los interesados en participar. |
- Razones de la respuesta:
Lo anterior se sustenta en las siguientes consideraciones:
- La adopción de los documentos tipo obligatorios en el ordenamiento jurídico colombiano se incluyó por primera vez en el parágrafo 3 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007[1], que facultó al gobierno nacional para expedirlos, pero solo cuando se tratara de la adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización. Sin embargo, esta facultad no ha sido ejercida hasta la actualidad.
- Debido a lo anterior, el artículo 4 de la Ley 1882 de 2018 es el antecedente más relevante de la expedición de documentos tipo con alcance obligatorio. A partir de esta norma se determinó la obligatoriedad por parte de todas las entidades sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública de aplicar los documentos tipo adoptados por el gobierno nacional. En virtud de las competencias atribuidas por la Ley 1882 de 2018 se expidieron varios documentos tipo para el sector de infraestructura de transporte.
- El Decreto 1082 de 2015, artículo 2.2.1.1.1.3.1, literal 11, define el cronograma como aquel documento en el cual la Entidad Estatal establece las fechas, horas y plazos para las actividades propias del proceso de contratación y el lugar en el que estas deben llevarse a cabo, de esto se deriva que, los procesos deben realizarse en los tiempos estipulados sin que haya lugar a observaciones ni interpretaciones sobre las fechas establecidas. No obstante lo anterior, es imperioso manifestar que el jefe o representante de la Entidad Estatal podrá prorrogar dichos plazos antes de su vencimiento y por un término total no mayor a la mitad del inicialmente fijado, siempre que las necesidades de la administración así lo exijan[2].
- De acuerdo con el artículo 2.2.1.1.2.2.1 del decreto 1082 de 2015, todas las modificaciones que se realicen por parte de la Entidad Estatal deben publicarse en los días hábiles, entre las 7:00 am y las 7:00 pm., a más tardar el día hábil anterior al vencimiento del plazo para presentar ofertas a la hora fijada para tal presentación, salvo en la licitación pública pues de conformidad con la ley la publicación debe hacerse con tres (3) días de anticipación[3].
- Conforme al principio de economía señalado en el numeral primero del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, deben cumplirse los procedimientos y etapas estrictamente necesarios para asegurar la selección objetiva de la propuesta más favorable, por lo que se señalarán términos preclusivos y perentorios para las diferentes etapas del proceso de selección. En virtud de este principio, las partes del proceso de contratación, así como los funcionarios públicos, se encuentran obligados a respetar y acatar tales etapas.
- Adicionalmente, hay normas específicas del EGCAP que establecen la facultad de prorrogar plazos de algunas etapas del proceso, pero en todo caso esto debe efectuarse antes de su vencimiento. A título de ejemplo, el numeral 5 de artículo 30 de la Ley 80 de 1993 señala que la entidad, de oficio o a solicitud de un número plural de posibles oferentes, podrá prorrogar el plazo para el cierre del proceso antes de su vencimiento, por un término no superior a la mitad del inicialmente fijado. De igual manera, el jefe de la entidad puede prorrogar el plazo para efectuar la adjudicación, y para la firma del contrato, respetando los limites perentorios de ley, esto es, antes del vencimiento de dichos plazos y por un término no mayor a la mitad del inicialmente fijado, cuando sea requerido.
- Finalmente se reitera que de conformidad con los mandatos derivados del principio de transparencia, consagrado en el artículo 24 de la Ley 80 de 1993, y lo dispuesto en el artículo 2.2.1.1.2.1.3 del Decreto 1082 de 2015[4], en el pliego de condiciones deben definirse “las reglas aplicables a la presentación de las ofertas, su evaluación y a la adjudicación del contrato”, así como el cronograma del proceso de selección, lo cual también es aplicable a la invitación en los procesos de mínima cuantía. Esto implica que para dar aplicación a la anterior regla, las entidades deberán establecer, en la respectiva invitación, el lapso durante el cual recibirán ofertas, definiendo expresamente la hora hasta la cual recibirán las ofertas, de tal manera que este pueda ser conocido con anticipación por los interesados.
4. Referencias normativas, jurisprudenciales y otras fuentes:
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5.Doctrina de la Agencia Nacional de Contratación Pública:
La Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, en los conceptos C- 218 del 13 de julio de 2023, C- 065 del 20 de mayo de 2024, C- 284 del 08 de julio de 2024, C- 299 del 21 de agosto de 2024, C- 393 del 09 de septiembre de 2024, C- 415 del 12 de septiembre de 2024, C- 432 del 16 de septiembre de 2024, C- 493 del 01 de octubre de 2024, C- 782 del 18 de noviembre de 2024 y C- 793 del 18 de noviembre de 2024 se ha pronunciado sobre el cronograma en los procesos de contratación.
Estos y otros conceptos se encuentran disponibles para consulta en el Sistema de Relatoría de la Agencia, en el cual también podrás encontrar jurisprudencia del Consejo de Estado, laudos arbitrales y la normativa de la contratación concordada con la doctrina de la Subdirección de Gestión Contractual. Accede a través del siguiente enlace: https://relatoria.colombiacompra.gov.co/ .
La Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente recomienda a todas las entidades públicas, independientemente de su naturaleza, que gestionan recursos públicos, la aplicación de los Documentos Tipo. Esta recomendación es válida tanto para su uso obligatorio, cuando así lo establezca la normatividad vigente, como para su implementación como una buena práctica. El objetivo es garantizar la transparencia y promover un proceso de selección objetiva en la contratación pública, contribuyendo así a mejorar la eficiencia, la competencia y la confianza en el manejo de los recursos del Estado.
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Este concepto tiene el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Atentamente,
Elaboró: | Héctor Luis Quiñones Quiñones Analista T2 – 02 de la Subdirección de Gestión Contractual |
Revisó: | Juan Carlos González Vásquez Contratista de la Subdirección de Gestión Contractual |
Aprobó: | Carolina Quintero Gacharná Subdirectora de Gestión Contractual ANCP – CCE |
Parágrafo 3. El Gobierno Nacional tendrá la facultad de estandarizar las condiciones generales de los pliegos de condiciones y los contratos de las entidades estatales, cuando se trate de la adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización por parte de las entidades. ↑
Ley 80 de 1993, Artículo 30, numeral 9, literal 2 ↑
Decreto 1510 de 2013, articulo 25 ↑
“Artículo 2.2.1.1.2.1.3. Pliegos de condiciones. Los pliegos de condiciones deben contener por lo menos la siguiente información:
[…]
5. Las reglas aplicables a la presentación de las ofertas, su evaluación y a la adjudicación del contrato.
[…]
14. El Cronograma”. ↑